Aufgaben des Sekretärs. Vortrag: DICO im Distrikt 1900 Frank Fischer

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1 Aufgaben des Sekretärs Vortrag: DICO im Distrikt 1900 Frank Fischer

2 Chronologisch

3 Vor Amtsantritt Teilnahme an der Distriktversammlung Anmeldung im Mitgliederportal von Rotary International unter - Mitgliederzutritt Teilnahme an Webinaren zu den Themen RO.CAS und RO.WEB (Termine unter

4 Juli Passwörter neu, Rechte überprüfen, Daten anpassen RO.CAS ( Club Sekretariatsadresse im Wochenbericht Adresse von Präsident und Sekretär im Wochenbericht RO.WEB: kontakt.php und impressum.php aktualisieren RI ( Mitgliederzutritt -Daten überprüfen

5 Oktober/ November Erhalt des Formulars zur Meldung von Incoming Präsident und Incoming Sekretär für das official directory von RI. Formular nach der Jahresversammlung fristgerecht an RI zurücksenden (spätestens ). ACHTUNG: Bisher keine Schnittstelle von RI zu RO.CAS.

6 November Vorbereitung eines korrekten Halbjahresberichtes - Mitgliederzutritt Online Mitgliederdaten überprüfen und korrigieren Anzahl, Ausgeschieden, Neuzugänge Ersatzweise auch Membership Data Form ausfüllen (aus Sekretärshandbuchhttp://

7 Dezember Halbjahresberichtes von RI kontrollieren/korrigieren Alle Personen melden, die bis zum 1. Januar Mitglied sind Durch Schatzmeister die Zahlung der Mitgliedsbeiträge veranlassen Halbjahresbericht an RI senden (bis 1. Januar) Aktivitäten des Clubs mit Präsident/ Vorstand abstimmen Zwischenbericht erstellen

8 Januar Vorstandsämter (Incoming) in RO.CAS auswählen; möglichst bis zum Incoming Vostand auf Distriktversammlung und Seminarangebot hinweisen

9 Februar - März Vorbereitung der Datenkorrektur für das MGV Ein Datenausdruck je Mitglied Korrektur der Daten von Mitglied (mit Unterschrift) Eingabe korrigierter Daten evtl. weiterer Ausdruck

10 April Freigabe der Daten für das MGV in RO.CAS Termin ca. Mitte April (Hinweise im Forum) Einarbeiten des Nachfolgers!! Dokumente, Berichte, RO.CAS, RO.WEB

11 Mai - Juni Aktualisierung der Mitgliederdaten bei RI siehe November Anfertigen des Jahresberichtes für den Club Vorbereiten der Amtsübergabe durch den Präsidenten Übergabe der Unterlagen an Ihren Nachfolger

12 Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben das Tagesgeschäft

13 Wochenbericht (verfassen und) versenden Termine/ Meetingtermine eingeben und pflegen, zusätzliche Infos geben Meetingunterlagen vorbereiten (Regularien, Referent) Foto zum Thema/ Referent wertet den Wochenbericht auf Präsenzauswertungen (halbjährlich), Extrapräsenzübersicht (monatlich) erstellen und verbreiten Einrichten von Verteiler Gruppen z.b. für Ausschüsse Pflege der Mitgliederdaten Kontakt zum Distrikt (Vorbereiten des Governorbesuchs)

14 Die kommunikative Schaltstelle fehlende Kommunikation fördert die Unzufriedenheit im Club bei fehlender Kommunikation brodelt die Gerüchteküche gute Kommunikation ist planbar, erfolgt stetig und unauffällig

15 Aspekte guter Kommunikation Erreichbarkeit aller Mitglieder testen aktuelle ? Der Versand des Wochenberichts geschieht zeitnah Präsident und Sekretär informieren stetig/ Rückmeldung? Zu Vorstandssitzungen wird mit Tagesordnung eingeladen Meetings werden mit Meeting-Vorlagen vorbereitet (Geburtstage werden nicht vergessen) Reger Austausch zwischen Präsident, Sekretär und Clubmeister zur Vorbereitung von Sonderveranstaltungen etc.

16 TIPPS Wochenbericht: Einführung eines Protokollanten-Systems zu Ihrer Entlastung Versand des Wochenberichtes: Mit der bereits wichtige Informationen geben Details im Wochenbericht RO.CAS: Nutzen Sie das Anmeldetool für Veranstaltungen mit Erinnerungsmail Studieren Sie Ihre Clubsatzung Sie werden auch Verfahrensfragen/ Aufgabenbereiche klären müssen

17 Hilfe - Handbuch des Clubsekretärs, Logos, Motto - Dieser Vortrag zum Download, Governor, Beirat, Distrikttermine, Foundation - Infos zu RO.CAS - Hilfefunktion zu RO.CAS - Rotary Verlags GmbH (Rotary Magazin, MGV und weitere informative Schriften z.b. ROTARY WISSEN)

18 Ansprechpartner DICO: Frank Fischer - dico@rotary1900.de Sekretariat: Carola Plaesier - distriktsekretariat@rotary1900.de Rotary Verlag- Tel: oder Kontaktformular RI (Zürich): stephanie.theobald@rotary.org

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