SAP R/3 und EDM. CATCONSULT GmbH. Information Systems

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1 SAP R/3 und EDM CATCONSULT GmbH Information Systems

2 Überblick 1. Einführung in die Thematik 2. Enterprise Document Management 3. Integrierte Architektur EDM und SAP R/3 4. Szenarien EDM und SAP R/3 5. EDM als integrierte Plattform

3 Überblick 1. Einführung in die Thematik 2. Enterprise Document Management 3. Integrierte Architektur EDM und SAP R/3 4. Szenarien EDM und SAP R/3 5. EDM als integrierte Plattform

4 Einführung in die Thematik Informationsbereitstellung ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor Dokumente lösen Geschäftsprozesse aus und begleiten diese: Optimierung der Geschäftsprozesse durch ERP- Systeme (Enterprise Resource Planing) Optimierung der Informationsprozesse durch EDM- Systeme (Enterprise Document Management)

5 Dokumente als Träger von Wissen Geschäfts- kritisch Geschäfts- prozess- unterstüt- zung RDBMS RDBMS ERP, Analyse, Prozessplanung,... Data Warehousing Enterprise Document Management Groupware, Strukturiert (20%) Unstrukturiert (80%)

6 Realisierung der integrierten Wertschöpfungskette Forschung & Entwicklung Engineering Design Wissens- kette Planung und Infra- struktur Marketing und Vertrieb Service Produktions- pläne Rezepte & Formeln Material Spezifikation Standard Arbeits- anweisungen Qualitäts- Vorschriften Projektpläne Vertriebs- vorschläge Produkt Informationen Reports SAP Material Fluß Verteil- logistik Produktions- Planung Einkauf Produktion Verkauf

7 Überblick 1. Einführung in die Thematik 2. Enterprise Document Management 3. Integrierte Architektur EDM und SAP R/3 4. Szenarien EDM und SAP R/3 5. EDM als integrierte Plattform

8 $800 $600 $400 $200 $0 P rojecte d Tota l Volume (Sites) No. America Europe Asia-Pacific Government Total Sm. Systems 12,000 6,600 2,100 3,000 23,700 Med. Systems 6, ,810 Lg. Systems 2, ,080 Total 20,850 11,550 2,840 4,350 39,590 P rojecte d Tota l Re venue (billions of $) No. America Europe Asia-Pacific Government Total Sm. Systems $1.12 $0.62 $0.20 $0.28 $2.21 Med. S y st ems $1.59 $0.80 $0. 14 $0. 24 $2.78 Lg. S y st ems $1.80 $1.26 $0. 12 $0. 27 $3.46 Total $4.52 $2.67 $0. 46 $0. 80 $8.45 Small Systems (Under 50 Users) Medium Systems ( Users) Large Systems (Over 100 Users) Was ist EDM? Unternehmensweites, elektronisches Management aller Dokumente, Informationen und zugehöriger Geschäftsvorgänge, die zu dem Betrieb eines Unternehmens gehören. Report on Progress in 1994

9 EDM-Funktionen Dokumentenaustausch Dokumentenverwaltung Recherche Archiv Workflow Ausgeben/ Vervielfältigen

10 EDM-Einbindung Dokumentenmanagement (EDM) CAD-Dateien Papierzeichnungen Capture (Scanning) Viewing und Redlining Office-Dokumente PPS-Anbindung Viewer CAD Scanner EDM-System PPS Office

11 Überblick 1. Einführung in die Thematik 2. Enterprise Document Management 3. Integrierte Architektur EDM und SAP R/3 4. Szenarien EDM und SAP R/3 5. EDM als integrierte Plattform

12 Integrierte Architektur - EDM und SAP R/3 SAP Applikation Server FI CO PS ArchiveLink MM PP PM Basis System DVS SD Zertifizierte Schnittstelle Business Rule- Driven HSM EDM

13 Vorhandene Funktionalitäten SAP R/3 DVS Verweise (kein Relationship Objekt)? DVS von SAP ist kein EDM-System Volltext Suche? sondern Graphisches Interface? eine offene DMS Alternativen grafische Benutzeroberfläche? Schnittstelle!!! Unterstützung zusätzlicher HW, z.b. Archivierungsmedien? Automatisierte Versionierung (Wieviel Stellen)? Security für einzelne Dokumente, (nur auf Dok-Klassen)? Cabinet/Folder Struktur (ähnlich Windows)? Defaultmäßige Belegung von Attributen? Flexibler Workflow (ad hoc Änderungen)? Verwaltung von mehreren Formatvarianten eines Dokuments? "Drill Down"-Struktur wie bei Virtuellen Dokumenten?

14 Anforderungen an eine Schnittstelle Archivierung von SAP Daten Verknüpfungen von Dokumenten mit SAP Business- Objekten Automatisierung von Datenabgleichprozessen zwischen dem SAP und EDM-System Nutzung der SAP DVS und ArchiveLink API Zertifizierung durch SAP

15 Überblick 1. Einführung in die Thematik 2. Enterprise Document Management 3. Integrierte Architektur EDM und SAP R/3 4. Szenarien EDM und SAP R/3 5. EDM als integrierte Plattform

16 Vision - Papierloses SAP R/3 Eingehende Original Dokumente Beispiel: Kundenaufträge und Rechnungen Geschäftsprozeß: Scan und verknüpfe mit SAP Business Workflow Ausgehende Daten, Dokumente & Reports Beispiel: Lieferantenauftrag, Kreditoren Report Geschäftsprozeß: Archivieren und indizieren für späteren Zugriff Wissensbasis & kontrollierte Dokumente Beispiel: Geschäftsprozeß: CAD Zeichnung, Material Spec verknüpfe freigegebene Version mit SAP Master und stelle SAP Anwender zur Verfügung

17 Scannen von Dokumenten (eingehende) original Papier scannen Dokument speichern & indexieren EDM System SAP R/3 DVS in Client suchen und anschauen (z.b. Web Browser) mit Business Objekt verknüpfen SAP R/3

18 Archivierungsszenarien für Papierdokumente Frühes Archivieren, d.h. scannen der Dokumente im Posteingang Synchrones Archivieren, d.h. scannen der Dokumente zum Zeitpunkt der Bearbeitung Spätes Archivieren, d.h. scannen der der Dokumente nach der Bearbeitung

19 Dokumente/Reports/Daten archivieren (ausgehende) Archivieren & Indexieren SAP R/3 Dokumente & Daten EDM System SAP ArchiveLink EDM System speichert archivierte Dokumente in nativen,, PDF und HTML Renditionen Dokumente anschauen & Reorg Daten wieder hochladen

20 Warum Archivierung von SAP Daten? Technische Gründe (großes Datenvolumen) Plattenplatz Performance Aufwand für Backup/Recovery Betriebswirtschaftliche und rechtliche Gegebenheiten Betriebsprüfung Gewährleistungspflicht Wiederverwendbarkeit der Daten Gesetzliche Auflagen

21 Anforderungen an eine Archivlösung Langzeitaufbewahrung von Daten kurze Wiederbeschaffungszeit komfortable Recherchemöglichkeiten kontrollierter Zugriff Gewährung von Datensicherheit Rechtskonform

22 Rechtliche Rahmenparameter Aufbewahrungsvorschriften gemäß BGB und HGB Ablage von digitalen Originalen gemäß Signaturgesetz Produkthaftungsgesetz Beachtung des Datenschutzgesetzes Individuelle Kundenvereinbarungen sowie weitere Vorschriften die sich aus der internationalen Gesetzgebung ergeben

23 Archiv-Formate Alle Datei und Dokumentformate wie.doc,.xls,.ppt,.dwg,.dgn (Einschränkung des späteren Zugriffs bei Software- oder Versionswechsel möglich) standardisierte und normierte Viewformate PDF TIFF G4 etc..

24 Zusatznutzen Archivierung mit EDM SAP ArchiveLink API Optisches Archiv EDM System Archiviert Daten, Dokumente & Reports Zugriff auf archivierte Daten vom SAP/GUI Restore Daten zu OLTP server Zugriff Dokumente & Reports vom SAP/GUI Speichert Images auf optischen Medium Suche/Zugriff Dokumente durch Web Anwender Dokument-level Berechtigung Agenten unterstützen Aufbewahrungsfristen HSM - Geschäftsregeln bestimmen Speicherbereich Zusammenfassen von abhängigen Dokumenten Freigabeworkflows

25 Zugriff auf externe Dokumente aus SAP R/3 EDM System SAP R/3 Module MM, PM, QM, etc. Erstellung Ergänzung/ Anmerkungen Nach- prüfung Revision Prüfung / Freigabe CAD-Zeichnungen Zeichnungen, Material-Spezifikationen Spezifikationen, etc.

26 Verknüpfen von Dokumenten mit SAP Objekten SAP R/3 DRL DIR Zertifizierte Schnittstelle Creates relationship object and DIR Interface releases Object DOC EDM DOC DOC is retrieved and displayed REL MAT Viewer is started with DIR information about DOC Viewer

27 Zusatznutzen zu SAP R/3 DVS SAP DVS API File System EDM System SAP Anwender Zugriff auf Dokumente Grundlegende Bibliothekservices SAP-zentrierte Berechtigung Suche/Zugriff Dokumente durch Web Anwender ODMA Integration Dokument-zentrierter Workflow Document-Level Berechtigung Zugriff durch andere Applikationen Redline, annotation & markup Fulltext indexing & suchen

28 Überblick 1. Einführung in die Thematik 2. Enterprise Document Management 3. Integrierte Architektur EDM und SAP R/3 4. Szenarien EDM und SAP R/3 5. EDM als integrierte Plattform

29 EDM als integrative Plattform Publishing SAP Intranet CAD U.a. MS-Office, Frame+SGML Integration (z.b. für die Erstellung von Wartungsdokumenten oder Spezifikationen) SMTP/MAPI (z.b. zur Information, bzgl. Workflows, Verwalten von Mails) ArchiveLink (z.b. Belege, Rechnungen) DVS (z.b.spezifikationen, Zeichnungen) ArchiveLink (z.b. Finanz-, Produktionsberichte) WWW Support (z.b. für Intranet, Marketing Dokumente, SAP Reports) U.a. Microstation Integration (z.b. für die Fertigungsplanung) Enterprise Document Management NFS/NTFS (z.b. direktes Ablegen auf opt. Datenträgern oder regelbasiertes Verlagern auf Jukeboxen) Archive/Storage Management

30 Fragen??? CATCONSULT GmbH Bismarckstraße 142 D Duisburg Telefon Telefax altro consult GmbH Niederlassung West Kruppstrasse 82 (ETEC / H5) Essen Tel.: 0201 /

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