Orbis Medisch en zorgconcern. Papierarm, flexibel, prozessorientiert - durch den Einsatz von nscale

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1 Orbis Medisch en zorgconcern Papierarm, flexibel, prozessorientiert - durch den Einsatz von nscale

2 Anforderungen: ermöglichen von arbeitsplatz- und zeitun abhängigem Arbeiten (flexible Arbeitsplätze im Neubau mit wenig Möglichkeiten zum physikalischen Aufbewahren von Papier) realisierung eines zentralen und fest strukturierten Archivs Ausfallsicherheit (Backup) arbeitsprozessoptimierung Lösung: nscale 6 als DMS & Archiv- Lösung Komponente: Workflow innerhalb nscale Komponente: nscale Imaging Komponente: nscale for SAP Replication Service Komponente: nscale Desktop Komponente: nscale Office Integrator Workflow innerhalb von SAP für MM, FI/CO Workflow innerhalb Aktenart (Dokumentenprüfung) Workflow innerhalb Aktenart (Intranet) Erfolge: schneller und gezielter Informationsaustausch/- erhalt rechts- und revisionssichere Archivierung unternehmenskritischer Dokumente zeitersparnis und Servicesteigerung

3 Über Orbis Medisch en zorgconcern Unter dem Leitspruch Von Menschen für Menschen bietet der Orbis Medisch en Zorgconcern gemeinsam mit ausgesuchten Partnern qualitativ hochwertige Dienste auf dem Gebiet von Gesundheit und Pflege. Die Basis der Arbeit sind Professionalität und Wirtschaftlichkeit. Mit einem Umsatz von 220 Millionen Euro und über Mitarbeitern an 35 Standorten ist Orbis einer der größten Arbeitgeber der Region. Zum Orbis Medisch en Zorgconcern gehören: Orbis Medisch Centrum (ziekenhuis) de zorgcentra Orbis De Baenje, Orbis De Egthe, Orbis Hoogstaete, Orbis Invia, Orbis St. Jansgeleen, Orbis St. Odilia, Orbis St. Maarten, Orbis Lemborgh en Orbis Vastrada Orbis Hospice Daniken Orbis Thuiszorg Orbis Huishoudelijke Hulp Orbis Geestelijke Gezondheidszorgoder Prüfung von Verfahrensdokumentationen.

4 Verlässlichkeit in der Gesundheitsversorgung Die Qualität der Gesundheitsversorgung wird zunehmend von integrierten und optimierten Prozessen geprägt. Die Digitalisierung spielt daher eine zentrale Rolle. Im Auftrag des Ministeriums für Gesundheit, Wohlfahrt und Sport entwickelte Orbis ein vielversprechendes Konzept für die Gesundheits- und Altersversorgung der Zukunft, das unter dem Begriff Krankenhaus des 21. Jahrhunderts 2009 in Süd-Limburg realisiert wurde.

5 Ceyoniq hat uns durch umfangreiches Know-how geholfen, unsere Dokumentenumgebung und Arbeitsprozesse bedeutend zu optimieren. Das gelieferte System nscale hat viele Basismöglichkeiten und bietet daneben ausreichend Möglichkeiten zum Customizing. Wir haben nscale als Basis genommen und während des Rollouts viele Orbisspezifische Änderungen durchgeführt, die meistens aus Anwenderwünschen resultierten. Bei uns hat nscale einen eigenen Namen: DocMA (Document Management und digitale Archivierung). Jolanda Dirx, Koordinatorin DocMA bei Orbis Medisch en Zorgconcern Peer-Jörg Langkrär, Leiter Informationsmanagement bei der BGW

6 Das Krankenhaus des 21. Jahrhunderts Um den Anforderungen an das Krankenhaus des 21.Jahrhunderts gerecht zu werden, musste die bisherige Dokumentenverwaltung konsolidiert werden. Eines der Digitalisierungs projekte ist DocMA, Document Management und digitale Archivierung. Basis war die Digitalisierung des Posteingangs und die Einführung einer Archivierungslösung. Siemens wurde mit diesem Projekt sowie mit der Entwicklung und Einrichtung eines maßgeschneiderten Dokumenten-Managementsystems beauftragt. Als universelle Archivierungsplattform mit DMS-Funktionalitäten wurde nscale 6 von Ceyoniq ausgewählt. Im ersten Schritt wurden die Digitalisierung des Posteingangs und die Weiterleitung der elektronischen Doku - mente als Einstieg zur schnellen und revisionssicheren Archivierung genutzt. In Stufe 2 erfolgte die Anbindung der Dokumenten-Management- und Archivlösung nscale an die Unternehmenssoftware, speziell an SAP.

7 Intelligente und homogene informationsverarbeitung Der Einsatz von nscale erleichtert und vereinfacht die Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs, angrenzender Arbeitsabläufe, spart Aufbewahrungsplatz und schafft eine homogenere Informations- und Wissensbasis im Unternehmen. Digitale Erfassung der Korrespondenz Durch die digitale Erfassung, Archivierung und Verfügbarkeit eines Großteils der Dokumente im Orbis Medisch Centrum sind die Mitarbeiter nun in der Lage von überall auf die relevante Korrespondenz zuzugreifen. Mithilfe des Adhoc-Workflow können Aufgaben mit einem Link auf das entsprechende Dokument weiter gereicht werden. Dabei steht stets der aktuelle Bearbeitungsstand eines Dokuments zur Verfügung.Wurden die Dokumente vorher an unterschiedlichen Orten, wie Aktenordnern oder speziellen Archiven für einzelne Applikationen vorgehalten, sorgt nun nscale dafür, dass Dokumente auf die gleiche Art und Weise an einem zentralen Platz digital abgelegt und archiviert werden können. Insgesamt sind bis dato ca Dokumente in aktueller Version im System archiviert. Zusätzlich werden wöchentlich ungefähr Fakturen digital verarbeitet.

8 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technolgy GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform nscale 7 vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Standorten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt.

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