swissdigin-forum Lösung für Rechnungsempfänger

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1 swissdigin-forum swissdigin-forum Lösung für Rechnungsempfänger Wenn Sie diesen Text lesen können, müssen Sie die Folie im Post-Menü mit der Funktion «Folie einfügen» erneut einfügen. Sonst kann kein Bild hinter die Fläche gelegt werden! Inhaltsverzeichnis E-Rechnung mit Offlinesoftware E-Rechnung auf E-Finance für Geschäftskunden 1

2 Kurzvorstellung Unternehmen PostFinance AG Kurzvorstellung Unternehmen Die Burkhalter Gruppe 360 Schweizer Elektrotechnik Im Bereich Elektrotechnik am Bauwerk sind wir die führende, unabhängige Gesamtanbieterin der Schweiz. Unser Netzwerk umfasst 40 weitgehend autonome operative Gesellschaften an 96 Standorten in allen vier Landesteilen der Schweiz 2

3 Kurzvorstellung Unternehmen Firma - Unabhängige Schweizer Firma / gegründet Büros sowie Datenzentren in Zürich und Genf - Über 35 Mitarbeiter und 700 Kunden - ISO zertifiziert Angebot - Informationsmanagement und Archivierungslösungen - Direkt und indirekt über Partner Umsetzung - Als Lösung beim Kunden (Inhouse) - Als Service (Managed, Cloud oder BPO) Ziel Unterstützung der Kunden zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung Lösungsübersicht: Burkhalter Gruppe Papierrechnungen OCR Workflow (Basware) Archiv E-Rechnungen ERP/FIBU (Xpert.Line) 3

4 Prozessübersicht: Burkhalter Gruppe Zielgruppe Die Arcplace Lösung ist geeignet für Mittelgrosse bis grosse globale Unternehmen Unternehmen mit über Rechnungen pro Jahr Die Lösung ist Branchenunabhängig Kompatibel mit alle ERP- und FiBu-Systemen 4

5 Projektvorgehen: Schritt 1 Einführung elektronische Rechnungsverarbeitung 1. Konzeption 2. Implementation 3. Test 4. Go-live Dauer: 3-4 Monate Kosten: ca CHF 50% für Workflow Prozess 30% für Scanning 20% für Archivierung Projektvorgehen: Schritt 2 Ergänzung mit E-Rechnungen 1. Vertrag mit Provider 2. Auswahl 1. Lieferant für E-Rechnungen 3. Konfiguration 4. Test und Go-live mit 1. Lieferant 5. On-boarding von weitere Lieferanten Dauer: ca. 1-2 Wochen (für 1. Lieferant) Kosten: Schnittstelle ist in der Lösung inbegriffen Innerhalb der Burkhalter Gruppe wurden unterdessen 45 E- Rechnungsempfänger aufgeschaltet 5

6 Vorteile E-Rechnungen / Rechnungsworkflow Kosten Einsparungen Rechnungseingang > Keine Datenerfassung Verarbeitung > Verkürzung der Prüfung-/Genehmigungsdauer Archivierung > Reduzierung physichen Platz und schnelleren Zugriff Erhöhte Transparenz Buchhaltung hat jederzeit den Überblick Früherkennung von Ineffizienzen Bessere Compliance Protokolierung aller Schritte Kontrollierter Prozess Rechtskonforme elektronische Ablage E-Rechnung mit Offlinesoftware Vorstellung des Lösungskonzepts - Registrierung E-Finance ist die E-Banking-Lösung von PostFinance mit rund 1.6 Mio. Kundinnen und Kunden, wovon ca Firmen. 6

7 E-Rechnung mit Offlinesoftware Vorstellung des Lösungskonzepts - Zielgruppe der Lösung und Kosten Welche Offlinesoftware unterstützen die Anbindung an E-Finance - Crealogix (Produkte PayMaker, ClubMaker, Businessmaker) Installationen - SoftCrew (Produkt CashCOMM) 100 Installationen ca Mio TA Preise Der Empfang der E-Rechnungen via E-Finance ist gratis. CHF 25. pro Kalenderjahr für die Archivierung der E-Rechnungen. Im ersten, angebrochenen Kalenderjahr ist die Archivierung gratis. Signaturprüfung Anmeldung Die Anmeldung (Registrierung) erfolgt vollständig elektronisch, direkt in E Finance E-Rechnung mit Offlinesoftware Vorstellung von HRM-Systems AG HRM-Systems AG Dienstleistungen: Automatisierte Taggeldversicherung Absenzenmanagement Unfallversicherung Geschichte Im Jahr 1945 wurde die Beratungsfirma L. Hartmann-Unfallverhütung AG in Winterthur durch Lorenz Hartmann gegründet und hat sich seither sehr erfolgreich entwickelt und eine breite Kundenbasis gewinnen können. Um der wachsenden Bedeutung der Informatik Rechnung zu tragen, wurde im Jahr 1998 die Firma HRM Systems AG als weiterer Unternehmenszweig gegründet. Im Jahr 2006 wurde entschieden, die beiden Firmen unter dem Namen HRM Systems AG zusammen zu führen. Die umfassenden Dienstleistungen unter einem Dach haben sich sehr bewährt und die erfolgreiche Firmenentwicklung konnte weitergeführt werden. Seit der Fusion haben wir mehr als 20 neue Stellen geschaffen. Die Firma wird heute in dritter Generation von der Familie Hartmann geführt. Robert Hartmann ist Geschäftsleiter und Andrea Lorenz Hartmann ist Präsident des Verwaltungsrates. Robert Hartmann, MBA Geschäftsleiter Sozialversicherungsexperte mit eidg. Fachausweis 7

8 E-Rechnung mit Offlinesoftware Vorstellung des Lösungskonzepts im Beispiel HRM Systems AG Software: Die Zahlungen werden von der zuständigen Person im Paymaker erfasst und mittels Direktlink als EZAG-File ins E- Finance übermittelt. Im E-Finance werden die Zahlungen vom Geschäftsführer freigegeben. Grund: Die HRM-Systems AG suchte eine Möglichkeit, den Aufwand für Verarbeitung der Kreditoren Rechnungen zu reduzieren Vorgehen: Zwischen Paymaker und E-Finance wurde die E-Rechnung Schnittstelle aktiviert, damit die Buchhalterin die E- Rechnungen über die Schnittstelle im Paymaker empfangen und kontrollieren kann. Anschliessend wird das EZAG- File erstellt und wieder für die Zahlungsfreigaben ins E-Finance hochladen (wie bei Papierrechnungen, einfach ohne Erfassung). HRM-Systems AG schätzt die E-Rechnung, da diese nicht manuell erfasst, sondern elektronisch übermittelt und somit nur noch kontrolliert und für die Freigabe ins E-Finance hochgeladen werden muss. Kosten: Für HRM-Systems AG sind keine Kosten entstanden, im Gegenteil. der Erfassungsaufwand für Papierrechnungen konnte zusätzlich reduziert werden. Archiv: HRM-Systems AG prüft laufend, ob weitere Papierrechnungen auf E-Rechnungen umgestellt werden können und schätzt das elektronische Archiv. E-Rechnung mit Offlinesoftware Rechnungsstellung und empfang heute 8

9 E-Rechnung auf E-Finance für Geschäftskunden Vorstellung des Lösungskonzepts E-Finance ist die E-Banking-Lösung von PostFinance mit rund 1.6 Mio. Kundinnen und Kunden, wovon ca Firmen. E-Rechnung auf E-Finance für Geschäftskunden Zielgruppe der Lösung, Kosten und Aufwand für die Inbetriebnahme Für wen eignet sich E-Rechnung auf E-Finance für Geschäftskunden Die Lösung eignet sich für Kleinunternehmen, welche wenige E-Rechnungen empfangen und dafür keine geeignete Infrastruktur (ERP-System) zur Verfügung haben. Preise Der Empfang der E-Rechnungen via E-Finance ist gratis. CHF 25. pro Kalenderjahr für die Archivierung der E-Rechnungen. Im ersten, angebrochenen Kalenderjahr ist die Archivierung gratis. Signaturprüfung e Anmeldung Die Anmeldung (Registrierung) erfolgt vollständig elektronisch, direkt in E-Finance. 9

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