Neu in Lavid-F.I.S. 5 Neu in Lavid-F.I.S. Version 5

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2 1. Vorwort Dieses Dokument beinhaltet eine Übersicht über die Neuerungen in im Vergleich zu Lavid-F.I.S Eine detaillierte Liste aller Änderungen finden Sie wie gewohnt in unserem Support-Forum. Einige Funktionen sind in einigen Programmvarianten nicht verfügbar, können aber durch Nachlizensierung ergänzt werden. Welche Funktionen nun genau für Sie möglich sind ist abhängig von den von Ihnen erworbenen Modulen. Unser Vertrieb berät Sie gerne. 2. Inhalt 1. Vorwort Inhalt Allgemein Schneller Filterfelder in Listen Neue Module Automatische Disposition Schichtplanung Fahrzeugvermietung Erweiterung bestehender Programmpunkte Aktionen, Aktionsarten Arbeitszeiterfassung Anbindung Entfernungswerke Fahrer, Bearbeiter, Monteure Fahrten Auftragserfassung und Berechnung Fahrtendisposition Touren Datenimport Buchhaltung: Offene Posten, DTA/SEPA-Export, FiBu-Export

3 3. Allgemein 3.1. Schneller Durch Änderung der Datenbank-Zugriffe konnte Lavid-F.I.S. in vielen Punkten erheblich beschleunigt werden. Dies macht sich schon bei der Anmeldung und insbesondere im Reporting und bei dem Aufruf von Programmpunkten bemerkbar Filterfelder in Listen Über fast allen Listen im Programm finden Sie nun eine Zeile mit Filterfeldern. Durch diese ist es möglich, die angezeigten Datensätze nach jedem Wert der Liste weiter einzugrenzen. Auch entfällt damit das zusätzliche Einrichten von Suchkriterien in Eigenen Suchen und Abfragen, was aber für Spezialaufgaben weiterhin möglich ist

4 4. Neue Module 4.1. Automatische Disposition Die Automatische Disposition stellt eine Erleichterung und Unterstützung Ihrer Disposition dar. Auf Knopfdruck können Sie nun Ihre Aufträge auf Ihre Fahrzeuge disponieren! Dabei werden mögliche Kombinationen von Aufträgen in die gleichen Zielregionen ebenso beachtet wie die speziellen Anforderungen Ihres Geschäftes, die Sie durch unterschiedliche Gewichtungen (wie z.b. Kosten, Entfernungen, Auftragslaufzeiten etc.) definieren können. Natürlich werden auch Restriktionen wie Fahrzeugkapazitäten, Lenk- und Ruhezeiten, Terminvorgaben, Dauer eines Auftrags usw. beachtet. So einfach geht s: In der Monteur- oder Fahrtendisposition auf AUTODISPO klicken, auf BERECHNEN klicken, Ergebnisse anschauen, auf OK klicken, um aus den vorgeschlagenen Kombinationen Aufträge / Touren zu bilden. Die gebildeten Aufträge und Touren können Sie natürlich wie gewohnt nachbearbeiten Schichtplanung Die Schichtplanung unterstützt Sie bei der Einteilung Ihrer Mitarbeiter mit viel Komfort. Spielend ist es möglich, einen rollierenden Rhythmus zu hinterlegen, der es Ihnen ermöglicht einmal getroffene Planungen in definierbaren Intervallen zu wiederholen. Auch unterstützt die Schichtplanung die zu besetzenden Tätigkeitsfelder, so dass z.b. für Einsatzleiter nur die dafür qualifizierten Personen vorgeschlagen werden

5 4.3. Fahrzeugvermietung Voll integriert in Lavid-F.I.S. steht Ihnen nun auch ein Modul zur Fahrzeugvermietung zur Verfügung. Ihrer Disposition steht hierzu eine Plantafel zur Verfügung, über die Sie nicht nur freie Fahrzeuge zu bestimmten Zeiträumen ermitteln können, sondern auch direkt Angebote, Reservierungen, Mietverträge und Rechnungen erstellen können. Auch Werkstatttermine, Unfälle usw. können hinterlegt werden und sind wie aus anderen Programmpunkten gewohnt als komplette Historie im Fahrzeugstamm hinterlegt. Natürlich sind auch Mischeinsätze z.b. für Transporte und Vermietungen von Fahrzeugen möglich. Dabei werden Kundensonderpreise und Gruppenpreise ebenso beachtet wie unterschiedliche Preismodelle

6 5. Erweiterung bestehender Programmpunkte 5.1. Aktionen, Aktionsarten Über Aktionen erfassen Sie wie bisher Termine, Wiedervorlagen, Besuchsberichte, Abweichungsberichte, Arbeitszeiten, Urlaube, abzurechnende Leistungen usw. Hier kann nun für eine schnellere Erfassung die Bezeichnung anhand bereits erfasster Werte eingetragen werden: In den Stati-Vorgaben können nun zudem komplette Makros ergänzt werden, über die Sie Ihren Workflow abbilden können. So kann z.b. bei Erledigung eines Kundentermins automatisch ein Besuchsbericht erstellt werden Arbeitszeiterfassung Aus der Arbeitszeiterfassung heraus können nun auch beliebige Aktionsformulare gedruckt werden, wie beispielsweise Tätigkeitslisten und auch Tätigkeitsnachweise

7 5.3. Anbindung Entfernungswerke Wir haben unsere Schnittstellen zu externen Geokodierungs- und Entfernungswerken erweitert: Neben Map and Guide Batch Control / Routenserver / Distance-Server stehen nun auch folgende Entfernungswerke mit einer direkten Anbindung zur Verfügung: Entfernungswerk Map and Guide API Microsoft MapPoint MapQuest / OpenStreetMap Bemerkungen Map and Guide Professional ab Version 2010 je Arbeitsplatz erforderlich. Dieses hat in unseren Tests die besten Geokodierungs- und Entfernungsergebnisse geliefert. Microsoft MapPoint ab Version 2006 erforderlich. Einbindung in Lavid-F.I.S. zur Visualisierung von Fahrzeug-, Monteur- und Kundenstandorten sowie der berechneten Strecken möglich. Bis zu einem bestimmten Volumen kostenfreies Internet- Entfernungswerk (leider konnte uns keiner der beiden Anbieter eine konkrete Anfragezahl nennen. Wir sind in unseren Tests bisher nicht an die Grenzen gestoßen). Im Falle OpenStreetMap erfolgt lediglich die Geokodierung über OpenStreetMap, die Entfernungsberechnung über MapQuest. Berechnete Strecken werden als Karte in Lavid-F.I.S. angezeigt Fahrer, Bearbeiter, Monteure Den Fahrern, Bearbeitern und Monteuren können nun auch Zeitkonten zugewiesen werden. Über dies kann die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten sowie die Arbeitszeiterfassung geprüft werden. Außerdem können die Zeitkonten nun so definiert werden, dass einzelne Schichten z.b. nur alle 3 Wochen ausgeführt werden. Über die neuen Zeitkontengruppen kann zudem definiert werden, mit welcher Aufgabe diese in der entsprechenden Schicht betreut sind

8 5.5. Fahrten Auftragserfassung und Berechnung Aufträge können nun auch Incoterms / Frankaturen enthalten. In den einzelnen Stopps können die voraussichtliche Dauer und die Ankunftszeiten zur Berechnung der Wartezeiten hinterlegt werden (ggf. individuelle Maskenanpassung erforderlich). Die in Lavid-F.I.S eingeführte Routenoptimierung kann nun natürlich auch auf Basis der angebundenen Entfernungswerke arbeiten. In den Versionen Kurier und Abschleppdienste können die Arbeitszeiten der Fahrer über den Schalter FAHRER ANZEIGEN erfasst werden (in den anderen Varianten wie gewohnt über die Arbeitszeiterfassung). Im Kalkulationsfenster kann abhängig vom angebundenen Entfernungswerk nun auch eine Karte angezeigt werden (derzeit nur MapQuest, OpenStreetMap): - 8 -

9 5.6. Fahrtendisposition Optisch wurde die Fahrtendispositionsmaske konsequent auf die neuen Listenelemente umgestellt, so dass nun nach jedem sichtbaren Feld sofort gefiltert werden kann. Auch kann hier nach mehreren Spalten mittels STRG+Mausklick sortiert werden. Wenn Microsoft MapPoint auf dem PC installiert ist, können die aktuellen Aufträge, die gefahrenen Strecken, die Positionen der Fahrzeuge und Fahrer nun direkt visualisiert werden! Die eigentlichen Neuerungen befinden sich jedoch im Kern der neuen Disposition: So werden die Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer beachtet. Termine wie Werkstatttermine der Fahrzeuge, Urlaube etc. werden ebenfalls beachtet und angezeigt. Aufträge können nun auch per Drag and Drop in den Kalender disponiert werden. Der Schalter PASSENDE, der mögliche Kombinationsvorschläge anzeigt, wurde nochmals verbessert

10 Und das Beste: Es steht nun eine vollautomatische Disposition zur Verfügung, die offene Aufträge anhand frei definierbarer Kriterien den passenden Fahrzeugen zuordnet (siehe auch Beschreibung NEUES MODUL: AUTOMATISCHE DISPOSITION)! 5.7. Touren Die Touren wurden neben weiteren Plausibilitätsprüfungen (Einhaltung Lenk- und Ruhezeiten, Machbarkeit der Route) um ein separates ANKUNFTSDATUM (Ankunft am Stopp) erweitert, um die beim Stopp angefallenen Wartezeiten zu erfassen. Dieses kann mit der neuen Version der Telematik- Schnittstelle natürlich auch per Knopfdruck durch den Fahrer gesetzt werden. Die in Lavid-F.I.S eingeführte Routenoptimierung kann natürlich auch hier auf Basis der angebundenen Entfernungswerke arbeiten Datenimport Der Datenimport wurde um den Dateityp UNFORMATIERTER TEXT erweitert: Dies ermöglicht es z.b. in Kombination mit einer OCR-Software, wiederkehrende Auftragsfaxe oder eingehende, immer gleich strukturierte s direkt als Auftrag oder Kontakt etc. zu importieren Buchhaltung: Offene Posten, DTA/SEPA-Export, FiBu-Export Auch die offenen Posten profitieren ganz erheblich von den neuen Listen, so dass Sie nach jeder Spalte filtern können. Wenn Sie mit mehreren Filialen und gemeinsamer Buchhaltung arbeiten, steht Ihnen zudem eine Spalte Filiale zur Verfügung. Die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung wurde zudem um ein frei konfigurierbares Ascii-Format (z.b. CSV) erweitert. So sind Sie auf der Seite der Finanzbuchhaltungssoftware nicht mehr auf einen DATEV-Import angewiesen. Der DTA-Export wurde um das neue SEPA-Überweisungsverfahren ergänzt. Damit sind Sie bestens gerüstet für die bevorstehende Abschaltung des DTA-Verfahrens. Auslandsüberweisungen sind damit auch bei Banken möglich, die bisher das DTA-AZV Verfahren von vornherein nicht unterstützt haben

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