RiConsult. Die Checklisten für den ERP-Inbetriebnahmetermin. Wie eine Inbetriebnahme umsichtig durchgeführt werden kann

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1 Die Checklisten für den ERP-Inbetriebnahmetermin Wie eine Inbetriebnahme umsichtig durchgeführt werden kann Dr. Christian E. Riethmüller [Oktober 2011] RiConsult Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 1(16)

2 Dr. Christian Riethmüller, RiConsult, Stuttgart Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Wie eine Inbetriebnahme umsichtig durchgeführt werden kann Die Inbetriebnahme eines neuen ERP-Systems droht ein Unternehmen zu erschüttern, daher muss in der Vorbereitungsphase gezielt auf den Inbetriebnahmezeitpunkt hingearbeitet werden. Möglichst frühzeitig sind Checklisten mit den wichtigsten Aktivitäten zur Inbetriebnahme anzufertigen und kontinuierlich fortzuschreiben. Nur so lassen sich Überraschungseffekte durch Zwangsabweichungen in den Lösungsansätze eindämmen. Das Unternehmen braucht Kriterien, an denen die Inbetriebnahme eines neuen Systems wirklich erfolgreich festgemacht werden kann. Dies kann verlässlich über Checklisten der Umstiegsaktivitäten abgesichert werden. Es gilt, rechtzeitig den Stopp für den Inbetriebnahmefortgang zu erkennen: Das Projektteam muss eine Basis finden, die Projektampel zu bedienen; man braucht gute Gründe, auf rot zu schalten, möglichst vor dem Echtstart, nicht während der Inbetriebnahme. Die Inbetriebnahme Nachdem sich ein Unternehmen unter viel Stress entschlossen hat, eine Symbiose mit einem ERP-System einzugehen, beginnen zahlreiche Auseinandersetzungen mit dem Hersteller, dem System, den Beratern und dem eigenen Haus. Vielfach führen phantasielose Berater ohne Kenntnis der Bedürfnisse eines Unternehmens und ohne Gefühl für die Situation das System ein. Dabei zählt gerade hier das Zitat von Albert Einstein: Phantasie ist wichtiger als Wissen, denn Wissen ist begrenzt. 1 Nicht ohne Grund fürchten die Unternehmen die Vorbereitungsphase und die Inbetriebnahme selbst, weil sich erst hier die in der Auswahlphase nicht geklärten Anforderungen und Eigenschaften offenbaren sowie Korrekturmaßnahmen an Einführungskonzepten oder Prozessabläufen erzwingen. In diesem Fachbeitrag werden die Bedingungen des Inbetriebnahmetages beleuchtet. Sie sollen eine Hilfe darstellen, mit Voraussicht diesen Zeitpunkt zu planen sowie inhaltlich vorzubereiten und abzusichern. Der Inbetriebnahmetermin Das Unternehmen versucht, einen Termin festzulegen, der offensichtlich die geringsten Probleme aufwirft und der Organisation die geringsten Reibungsverluste verursacht. Die Festlegung dieses Termins ist abhängig von der Dauer der Inbetriebnahme. Es geht nicht nur um das Umlegen des Schalters, mit dem neuen System zu starten. Eventuell muss aufgrund der Dauer des Umstellungstages ein Termin im Kalender gesucht werden, an dem mehrere Tage (Wochenende, erweitert durch Feier- und Brückentage) zur 1 Albert Einstein, , Deutscher Physiker und Nobelpreisträger Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 2(16)

3 Verfügung stehen. Vielleicht entstehen erste Überlegungen, einen Betriebsurlaub einzuplanen und in dieser Zeit zum Beispiel Disposition und Fertigung mit vorbereiteten Fertigungsaufträgen nur mit verminderter Kraft arbeiten zu lassen. Die Basis für die Festlegung des ersten Inbetriebnahmetermins ist in der Inbetriebnahme-Checkliste der Tabelle 1 zusammengestellt. Je nach Umfang der geplanten Inbetriebnahme sind die Aktivitäten zu modifizieren, zu ergänzen oder zu streichen. Nr. Aktivität Bewertung 1 Monatsübernahme-/-abschlussarbeiten 2 Bestandsinventur 3 Kalkulation 4 Einschätzung der Datenqualität im Alt-System 5 Neue Datenbestandteile für das Neu-System 6 Differenz zwischen den alten und neuen Datenstrukturen 7 Aufwand zur Übertragung der Grunddaten 8 Aufwand zur Übertragung der aktuellen Auftragsdaten 9 Format der Altdaten und Formatabweichungen im neuen System 10 Migrationserfahrungen des Systemlieferanten 11 Unterstützung des Inbetriebnahmetermins, wenn das Unternehmen noch kein PPS-System im herkömmlichen Sinne hat 12 Berücksichtigung von Ergänzungssystemen zur Inbetriebnahme 13 Notwendige Anpassungen im neuen System 14 Kapazität des Unternehmens für das Projekt 15 Neue Funktionalität oder Prozessualität gleich bei der Inbetriebnahme 16 Externe Einflüsse, Entscheidungen, für den Inbetriebnahmetermin 17 Dauer des Umstellungstages Tab. 1: Inbetriebnahme-Check für die Planung des Inbetriebnahmetermins In der Bewertungsspalte werden die aktuellen Zustandswerte eingetragen, aus denen das Projektteam ableiten kann, wie der Zustand der Vorbereitungen für den Echtbetrieb einzuschätzen ist. Frühzeitig ist mit dem Wirtschaftsprüfer abzustimmen, ob zur Umstellung des Systems im Alt-System eine Lagerbestands-Inventur durchgeführt werden, da dieser Zeitaufwand zusätzlich für den Umstellungszeitraum berücksichtigt werden muss. Die Inbetriebnahmeplanung muss im Detail vorliegen, zum Beispiel mit folgenden Aktivitäten: Durchführung der kompletten Konvertierung Manuelle, nachträgliche Ergänzungen der Daten im Neu-System, sofern notwendig Test der Anwendungen (z.b. Grunddatenkalkulation, Bedarfsermittlung, Schnittstellen) Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 3(16)

4 Prüfung der Verfügbarkeit des Inbetriebnahmepersonals Freigabe des Systems Information externer Geschäftspartner (z.b. neue Lieferanten- oder Kundennummern, neue Artikelnummern, Änderung von Schnittstellen) Dokumentation der Fehlersituationen Klärung (Zusammenstellung) und Gewichtung der Nacharbeiten Dieser Detailplan sollte wenigstens einmal durchgetestet sein, damit das Projektteam die Durchführbarkeit in dem vorgesehenen Zeitrahmen prüfen und bestätigen kann. Zu dieser Terminplanung gehört auch die Abstimmung zwischen Projektteam und Geschäftsleitung, ob die Notwendigkeit besteht, eine Task Force (schnelle Eingreiftruppe als Feuerwehr) einzurichten, damit in den Anfangstagen der Inbetriebnahme eine umfangreiche Unterstützung geboten werden kann. Die Eingreiftruppe soll an den Stellen sofort agieren, an denen das System zu Fehlern führt und die Anwender nicht mehr weiter wissen, wie sie das System versorgen müssen, um Prozessabwicklungen nicht unnötigerweise aufzuhalten. Wenn die Daten nach der Inbetriebnahme zur Belastung in der Anwendung führen, weil Bestände fehlerhaft fortgeschrieben, Aufträge nicht generiert werden oder Bewertungen nicht funktionieren, kann es sein, dass die Task Force weit über die Inbetriebnahmephase hinaus aktiv sein muss. Dies ist dann das Ergebnis einer nicht genügenden Inbetriebnahmevorbereitung. Die Task Force ist mit Mitarbeitern besetzt, die im Projekt die höchste Qualifikation bewiesen und außerdem möglichst einen Gesamtüberblick über das ERP-System erhalten haben. Ihre Aufgabe besteht vor allem darin, den Anwendern auf Anforderung Lösungen für organisatorisch offene Flanken ad hoc zu präsentieren, Fehler nachhaltig zu beseitigen, organisatorische Lösungen zu komplettieren oder an vergessene Anforderungen zu adaptieren. Woher weiß ein Unternehmen, dass eine Task Force aufgestellt werden muss? Eigentlich ist die Frage recht einfach zu beantworten: Wenn die Organisation nicht ausreichend informiert und ausgebildet, die Datenmigration nicht fehlerfrei und vollständig ausgeführt wurde, Prozesse nicht in dem notwendigen Umfang ausgetestet und implementiert wurden, muss sich das Unternehmen auf eine Task Force vorbereiten. Der Inbetriebnahme-Check Die folgenden Checklisten sollen den Inbetriebnahme-Gau zu umgehen. Tabelle 2 zeigt den Zielerreichungsgrad einzelner Organisations- und Anwendungsbereiche, der zur Inbetriebnahme erfüllt sein soll. Die Einschätzung der Zielerreichung macht den Reifegrad der Inbetriebnahmevorbereitungen offensichtlich. Die Ist-Spalte ist eine Kombination aus Datenmigration, Funktionalität- und Prozesserfüllung sowie Wissensbasis der Anwender. Wichtig ist die Einschätzung, ob die Abweichung des Ists vom Soll eine Inbetriebnahme verhindert, erschwert oder ohne Auswirkung ist. Das Projektteam muss einschätzen können, inwieweit Abweichungen später nachgebessert werden können; die Inbetriebnahme muss das Portfolio an Systemleistung absichern, das durch das alte System abgedeckt wurde und auch in Zukunft erforderlich ist. Sicherheit wird vorausgesetzt, das Projektteam trägt die Verantwortung der Bestätigung des Inbetriebnahmetermins (Regelung durch die Projektampel ). Das Unternehmen muss mit Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 4(16)

5 Nr. Realisierungsziele der Inbetriebnahme Geplant % Ist % 1 Organisationskonzepte 1.1 Lagerwirtschaft Anonyme Fertigungsplanung Auftragsbezogene Fertigungsplanung Einkauf Kundenauftragsverwaltung Versand Gewährleistungsabwicklung Innerbetriebliche Aufträge Konfigurator - Variantengenerator 2.1 Aufbau der Klassifikationen, Merkmale, Regeln, Formeln, 3 Migrationen 3.1 Stammdaten Kundenvorgänge aktuell Einkaufsvorgänge aktuell Fertigungsaufträge aktuell Lagerbestände Vergangenheitsstrukturen Statistiken (siehe auch 7) Stammdatenergänzungen 4.1 Nacherfassungen Stammdaten Nacherfassungen Fertigungsaufträge Nacherfassungen Kundenaufträge Nacherfassungen Einkaufsvorgänge Kalkulation 5.1 Stammdaten Fertigungsauftragsstrukturen Projekte Abrechnungsverfahren 6.1 Monatsabschluss Lagerbestand WIP Statistikfortschreibungen (BI) 7.1 Lagerbestand WIP Auftragseingang Auftragsbestand Deckungsbeitrag Artikelpreisentwicklung Bestellentwicklung Schnittstellen 8.1 Finanzbuchhaltung Kostenrechnung CAD PDM BDE - MDE Bewertungsübergang 9.1 Bestände Kalkulationen Belege 10.1 Einkaufsvorgänge Kundenvorgangsverwaltung Fertigungspapiere Tab. 2: Realisierungsziele der Inbetriebnahme: Soll und Ist (zum Zeitpunkt des Inbetriebnahmetermins) Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 5(16)

6 dem erreichten Portfolio arbeiten können. Die Umsetzung der Realisierungsziele lassen sich durch die organisationsbedingte Nutzbarkeit der Funktionalität und Prozesse untermauern. Die beispielhaften Istwerte in Tabelle 2 sind von dem Projektteam einzuschätzen, inwieweit die Abweichungen vom geplanten Soll relevant sind oder nicht. Mindestens muss die bisherige oder eine Mindest-Funktionalität gewährleistet sein, auf erweiterte Funktionen wird das Unternehmen eventuell verzichten können. Den Anwendern muss vermittelt werden, was aus dem geplanten Portfolio an Anwendung nicht zur Verfügung steht. Hierzu gehört dann auch, wie diese Anwendungslücken mit dem geringsten Schaden umschifft werden können. Tabelle 3 beinhaltet eine Prüfliste, welche Funktionen zur Inbetriebnahme vorrangig funktionabel verfügbar sein müssen. Dazu gehören natürlich Basisdaten und die Personalisierung des Systems, was relativ einfach auf Existenz nachzuprüfen ist. Die lebensnotwendigen Funktionen müssen lauffähig sein, an den Stellen, an denen Belege als Prozessdokument benötigt werden, müssen Belege im richtigen Umfang erzeugt werden können. Die Belegausgabe darf auch nicht daran scheitern, dass im System die Verbindung zum Drucker nicht angelegt ist. Prozesse müssen fehlerfrei ausgeführt werden können. Tabelle 3 umreißt die Anwendung eines typischen mittelständischen Unternehmens; je arbeitsteiliger ein Unternehmen arbeitet, desto umfangreicher wird die Anlistung der Prüfelemente. Im Regelfall existieren für Bereiche, Prozesse oder Funktionen verantwortliche Mitarbeiter, die die Anwendbarkeit bestätigen müssen. Je lässiger der Umgang mit der Funktionalität gehandhabt wird, desto näher rückt der Gau zur Inbetriebnahme. Hier soll vermittelt werden, dass das Unternehmen sehr sicher in die neue ERP-Welt gelangen kann, wenn es die Umstellung mit der notwendigen Ernsthaftigkeit und dem erforderlichen Aufwand betreibt. In Tabelle 3 wurde auf die explizite Nennung etwaiger Anpassungen verzichtet; sie sind in dem jeweiligen Funktionsbereich als subsummiert zu betrachten. Nr. Bereich Prüfelement verantwortlich 1.1 Basis Fabrikkalender 1.2 Schichtmodelle 1.3 Zahlungsziele 1.4 Konten 1.5 Steuersätze 1.6 Klassifikationseinteilungen 1.7 Disponenten 1.8 Anwender 1.9 Lagerorte 1.10 Personalisierung 1.11 Customizing-Parameter 2.1 Basisdaten Artikelstamm 2.2 Kundenstamm (Debitoren) 2.3 Lieferantenstamm (Kreditoren) 2.4 Stücklisten 2.5 Kapazitätseinheiten 2.6 Arbeitspläne 2.7 Sachmerkmalsleiste 3.1 Einkauf Bestellvorschläge Erfüllungsgrad Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 6(16)

7 Nr. Bereich Prüfelement verantwortlich 3.2 Anfragen 3.3 Abrufbestellungen 3.4 Angebote von Lieferanten 3.5 Bestellungen 3.6 Bestellerinnerung 3.7 Bestellmahnung 3.8 Lieferanten-Artikel-Referenzen 3.9 Lieferantenpreislisten 4 Belege Anfragen Abrufe Bestellungen Bestelländerungen Erinnerungen Mahnungen 5.1 Lagerwirtschaft Inventur Generierung Inventurliste Erfassung der Inventur incl. Storno Inventur-Abschluss Inventurerfassungsliste Inventurergebnisliste 5.2 Lagerbewegungen Einkauf Verkauf Produktion Ungeplante Umbuchungen Bewertungen (mengenlose Buchung) 5.3 Bewegungsjournal 5.4 Lagerbestandsliste 6 Disposition anonyme auftragsbezogene 7.1 Vertrieb Vorgänge Anfragen von Kunden Angebote an Kunden Aufträge Abrufaufträge 7.2 Vorgangsduplizierung (Kopf + Positionen) 7.3 Auftragsbestätigung 7.4 Umterminierung 7.5 Lieferscheinverwaltung 7.6 Kommissionierung 7.7 Ladeeinheitenzuordnung 7.8 Tourenplanung 7.9 Fakturierung 7.10 Belege Angebot Auftragsbestätigung Lieferschein intern (Kommissionsschein) Lieferschein extern Proforma-Rechnung Ausgangsfakturen (Rechnungen, Gutschriften, zugehörige Stornos) 8.1 Produktion Fertigungsauftragsgenerierung 8.2 Aktivierung, Einplanung 8.3 Freigabe 8.4 Rückmeldungen Erfüllungsgrad Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 7(16)

8 Nr. Bereich Prüfelement verantwortlich 8.5 Umplanung 8.6 Auftragsstorno 8.7 Auftragsänderung 8.8 Duplizieren von Aufträgen 8.9 Belege Begleitkarte Entnahmestückliste Entnahmeschein Rückmeldeschein Fertigmeldeschein Sammelentnahme 9 Kalkulation Kalkulationsarten Grunddaten (Schwerpunkt HK2- Ermittlung) Auftrag mit Soll-, mitlaufender und Ist-/Nachkalkulation 10 Konfiguration Sachmerkmale und Merkmalsausprägungen Konfigurationsregeln Konfigurationen für Standard-Variantenartikel Konfigurationen für Individual- Variantenartikel 11.1 Schnittstellen Finanzbuchhaltung 11.2 Anlagenbuchhaltung 11.3 Kostenrechnung 11.4 BDE 11.5 Konfigurator 11.6 BI-Anwendung 11.7 und weitere Erfüllungsgrad Tab. 3: Test-Checkliste: Zentrale vorhandene, umgesetzte Funktionalität (zum Zeitpunkt des Inbetriebnahmetermins) Ein Ausschnitt Vorbereitungen zum Systemwechsel im Alt-System Die nachfolgenden Vorbereitungsmaßnahmen sind ein Ergebnis der Migrationsarbeiten zu den aktuellen Bewegungsdaten. Es ist unerheblich, ob nur die offenen Positionen übernommen werden oder aber Komplettstrukturen unabhängig von ihrem Status; es hilft in jedem Fall, die Vorgänge in einen gesicherten Zustand zu überführen. Tabelle 4 beinhaltet eine Auswahl von Aktivitäten, die unmittelbar vor dem Systemwechsel noch im Alt-System auszuführen sind, um möglichst einwandfreie Daten in das neue System migrieren zu können. Gleichzeitig sind die Zustände der Vorgänge für eine manuelle Erfassung im neuen System. Nur so ist garantiert, dass bei einem Datenvergleich zwischen neuem und altem System eine verlässliche Vergleichsdarstellung vorgenommen werden kann. Die Punkte 1.1 bis 1.3 in Tabelle 4 fordern ein sorgfältiges Nachbuchen, um alle Vorgänge noch im Alt-System abzuschließen; im Zweifelsfall haben diese Nachbuchungen Auswirkungen auf den Buchbestand des Lagers. Um es beim Systemwechsel nicht zu Materialstaus kommen zu lassen, werden alle Fertigungsaufträge bereits mit Material versorgt (Vorsorgebuchungen; Punkt 1.4), damit die Produktion reibungslos weiterarbeiten kann. Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 8(16)

9 Nr. Bereich Vorgänge/Aktionen verantwortlich 1.1 Produktion Fehlende Buchungen in Stücklisten 1.2 Fehlende Buchungen in Arbeitsplänen 1.3 Fertigmeldung von Fertigungsaufträgen 1.4 Entnahmen für den Übergang 2.1 Vertrieb Entnahme der offenen Lieferscheinpositionen 2.2 Fakturierung der gelieferten Kundenauftragspositionen 2.3 Rückführung der gebuchten Kundenauftragspositionen, wenn sie nicht fakturiert werden können 2.4 Stornierung der nicht auszuliefernden Lieferscheinpositionen 3.1 Einkauf Bestellpositionen für den Übergang 3.2 Schließen von Bestellungen mit Restmengen 4.1 Wareneingang Leerung des Wareneingangsprüflagers 4.2 Buchung der offenen Wareneingänge 5.1 Rechnungsprüfung Buchung der vorhandenen Eingangsfakturen 6.1 Kalkulation Bewertung der fertiggemeldeten Fertigungsaufträge/Teile durchgeführt Tab. 4: Aktionen unmittelbar vor dem Inbetriebnahmetermin (Systemwechsel) Die Kundenauftragspositionen, zu denen bereits Lieferscheine existieren, werden entnommen (2.1). Diese Positionen werden dann sofort nach der Auslieferung fakturiert (2.2). Die entnommenen Positionen, die nicht fakturiert werden können, werden wieder in den Zustand zurückgeführt, als seien sie noch komplett offen (2.3). Die nicht verarbeiteten Lieferscheine werden storniert (2.4). Es werden Vorsorgebestellungen erzeugt, um die ersten Tage des Systemwechsels nicht sofort unter dem Druck stehen zu müssen, Bestellungen von der ersten Stunde an mit dem neuen System zu erstellen (3.1). Die Bestellpositionen, die nur noch Restmengen enthalten, werden geschlossen, damit sie nicht mehr die Datenübergabe belasten (3.2). Das Wareneingangsprüflager ist zu leeren (4.1); entweder werden die Waren angenommen, gebucht und ins Lager gelegt, den Aufträgen zugeführt oder bei Gemeinkostenmaterialien den Anfordernden übergeben. Wenn zu viele Waren verarbeitet werden müssten, könnte mit den Lieferanten abgesprochen werden, die Waren temporär zurückzuführen. Hilfreich ist auch, den Lieferanten einen Terminbereich zu benennen, in dem sie möglichst nicht liefern sollen. Der Wareneingang (4.2) ist gleichfalls zu leeren; dabei gelten dieselben Aktionen wie beim Wareneingangsprüflager. Diese Maßnahmen sind erforderlich, um Bestellungen abschließen zu können. Alle eingegangenen Eingangsfakturen sind zu verarbeiten (5.1); damit können Bestellvorgänge komplett abgeschlossen werden. Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 9(16)

10 Die Teile aus den fertiggemeldeten Fertigungsaufträgen sind zu bewerten (6.1), was zum Beispiel über die Nachkalkulation ausgeführt werden kann. Dokumentationen aus dem Alt-System und der Abgleich zum neuen System Bei einem umfangreichen Migrationsprogramm werden vielfältige Dokumentationen benötigt, um die Übereinstimmung zwischen Alt- und Neu-System sicher feststellen zu können. Obendrein wird eine Bestätigung benötigt, dass zum D-Day nichts vergessen wurde. Diese Übereinstimmungsanforderungen lassen sich in den nachfolgenden Tabellen dokumentieren: Stammdaten (Tab. 5) Buchhalterische Abschlussdaten (Tab. 6) Aktuelle Bewegungsdaten (Tab. 7) Altdaten (Tab. 8) Bestands- und Bewertungsdaten (Tab. 9) Finanzbuchhaltung (Tab. 10) Anlagenbuchhaltung (Tab. 11) In den Spalten alt neu der nachfolgenden Tabellen sind die Anzahl von Datensätzen einzutragen, aber auch Wertigkeiten, wie Bestands- und Auftragswerte, Vergleichsdaten, die eine Identität zwischen den Systemen sicherstellen. Wenn Teilmengen von Datenbeständen übernommen werden, ist natürlich nur die jeweilige Übernahmedatenbasis zu berücksichtigen. Nr. Dokumentation alt neu Bemerkung 1 Artikelstamm 2 Grunddaten-Stücklisten 3 Kapazitätseinheiten 4 Grunddaten-Arbeitspläne 5 Texte 6 Kunden, Interessenten 7 Lieferanten 8 Adressen Tab. 5: Umstieg auf das neue ERP-System: Stammdaten der einfache Teil An den Stammdaten darf eine Inbetriebnahme nicht scheitern; deshalb wird dieser Migrationsbereich auch als der einfachste Teil der Datenübernahme und der Inbetriebnahmeaktivitäten bezeichnet. Der nächste Block beinhaltet die Abschlussdaten, die buchhalterisch wirksam sind: Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 10(16)

11 Nr. Dokumentation alt neu Bemerkung 1 Lagerbestand 2 WIP-Bestand 3 Verschiebungslogik in der Bestands- Kontierung 4 Bestandsverschiebungslogik bei Umsetzung von geänderten Lagerkonstellationen 5 Grunddatenkalkulation Tab. 6: Umstieg auf das neue ERP-System: Abschlussdaten mit Fortschreibungspflicht der gravierende, häufig komplexe Teil Tabelle 7 mit den offenen Vorgängen ist in vielen Projekten mittlerweile zu einer Herausforderung geworden, weil in zahlreichen Systemen diese Altdaten nicht einfach übertragen werden können. Allein die bereits genannten GUIDs verhindern die Übernahme erfolgreich, wenn keine IDocs oder andere Import-Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Manchmal hilft dann nur noch die manuelle Erfassung. Besonders dramatisch ist ein Verlust existentieller Daten, wenn mit dem Systemwechsel auch der Konfigurator oder Variantengenerator gewechselt wird. Eine maschinelle Übernahme von Regeln, Formeln und Bedingungen wird nur in wenigen Ausnahmefällen möglich sein; grundsätzlich wird sich das Regelwerk in den Basiseigenschaften und Notationen gravierend unterscheiden, sodass keine Übertragbarkeit gegeben ist. Also hilft hier nur eine manuelle Übertragung beziehungsweise eine Neukonzeption, die mehrere Monate Zeit beanspruchen kann. Nr. Dokumentation Alt neu Bemerkung 1 Offene Bestellvorgänge (Einkauf) 2 Offene Kundenaufträge (Vertrieb) 3 Offene Fertigungsaufträge (Produktion) mit offenen Stücklistenpositionen mit offenen Arbeitsplanpositionen 4 Aktuelle Kundenangebote Tab. 7: Umstieg auf das neue ERP-System: Übernahme von Bewegungsdaten aus aktuellen Vorgängen eine (sehr) aufwendige Aufgabe Das Problem der eingeschränkten Übertragbarkeit setzt sich bei den abgeschlossenen Vorgängen (Tabelle 8) fort. In einigen Systemen müssten die Vorgänge nachvollzogen werden, um den Zustand des abgeschlossenen Vorgangs zu erhalten. Der Anwender müsste zum Beispiel die Buchungen für eine Entnahme einer Stücklistenposition vollziehen. Unter diesen Bedingungen wird die Übernahme dann zu einer unwirtschaftlichen Abhandlung. Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 11(16)

12 Nr. Dokumentation alt neu Bemerkung 1 Abgeschlossene Bestellvorgänge (Einkauf) 2 Lieferanteneingangsfakturen 3 Abgeschlossene Kundenaufträge (Vertrieb) 4 Kundenausgangsfakturen (Vertrieb) 5 Kundenangebote 6 Abgeschlossene Fertigungsauftragsstrukturen (Produktion) 7 Lagerbewegungsjournal (Materialwirtschaft) 8 Rückmeldejournal (Produktion) 9 Kostenträgerzeitrechnung mit Deckungsbeitragsrechnung Tab. 8: Umstieg auf das neue ERP-System: Übernahme von Altdaten eine (sehr) aufwendige Aufgabe, die an den Zielstrukturen des neuen Systems oder an der Wirtschaftlichkeit scheitern kann In Tabelle 9 sind die grundlegenden Werte-Dokumentationen aufgeführt, die für Wirtschaftsprüfer und Finanzbehörde notwendig sind, um nachzuweisen, dass die alte Bewertung sich in der Bewertung des neuen Systems widerspiegelt. Nr. Dokumentation alt neu Bemerkung 1 Bewertete Bestandsliste Alt-System mit Teil- und Endsummen 2 Bewertete Bestandsliste Neu-System mit Teil- und Endsummen 3 Gegenüberstellung Bestandswerte Altund NeuSystem 4 Kontenergebnis Alt- und Neu-System mit Ausweis der Verschiebungen 5 Gegenüberstellung Kalkulationswerte (z.b. HK2-Basis) Alt- und Neu-System Tab. 9: Übergang der Bestands- und Bewertungsdaten vom Alt- ins Neu-System Bei der Einführung einer neuen Finanzbuchhaltung sind alle Auswertungen im Alt- und Neu-System zu dokumentieren, die die Gleichheit im Abschluss des Alt-Systems mit der Eröffnung im Neu-System nachweist (Tabelle 10). Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 12(16)

13 Nr. Dokumentation alt neu Bemerkung 1 Summen- und Saldenliste 2 Liste der offenen Posten 3 Buchungsjournal 4 Verschiebungslogik in der Kontierung 4 Bilanz 5 Gewinn- und Verlustrechnung 6 Debitoren 7 Verschiebungslogik bei neuen Debitorennummern 8 Kreditoren 9 Verschiebungslogik bei neuen Kreditorennummern Tab. 10: Umstieg im Rechungswesen: Finanzbuchhaltung Die Kostenträger(zeit)rechnung mit Deckungsbeitragsrechnung gehört in den Bereich Übernahme von Alt-Daten (Tabelle 8), um die Zeitreihenbetrachtung aufrechterhalten zu können. Allerdings hängt die Fortsetzung einer derartigen Kostenträgerrechnung von den datentechnischen und funktionalen Angeboten des neuen Systems ab. Tabelle 11 zeigt den analogen Nachweis in der Anlagenbuchhaltung wie für die Finanzbuchhaltung. Nr. Dokumentation alt neu Bemerkung 1 Anlagenspiegel 2 Abschreibungssimulationsergebnisse 3 Anlagenbuchungsjournal 4 Verschiebungslogik in der Kontierung 4 Buchungsübergabe an die FiBu 5 Buchungsübergabe an die Kostenrechnung 6 Lebenslaufakte Versicherungsspiegel 7 Jahresabschluss Tab. 11: Umstieg im Rechungswesen: Anlagenbuchhaltung Fazit Die Furcht vor der Inbetriebnahme lässt sich auflösen, wenn ein Unternehmen gewillt ist, eine umfassende, sorgfältige Prüfung von Daten und Funktionen im Vorhinein durchzuführen. Jede relevante Funktion, die in einem ungeklärten Zustand belassen wird, bremst die Inbetriebnahme ein wenig aus. In der Summe aller akzeptiert unfertigen Lösungsansätze jedoch führt dies zwangsläufig zur Einrichtung einer Task Force, die im Nachhinein Daten-, Funktions- und Organisationsbereinigung betreiben muss. Mit der richtigen Vorsorgeuntersuchung spart das Unternehmen nicht nur Nerven beim Übergang, sondern auch erhebliche Kosten. Projektteam und Geschäftsleitung müssen gewahr sein, dass die Nachlässigkeiten in der Vorbereitung der Umstellung auf ein neues System vor allem auf dem Rücken der Mitarbeiter ausgetragen werden. Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 13(16)

14 Die Idealvorstellung ist immer noch: Der Mitarbeiter bucht am Abschlusstag im Alt- System die Warenannahme und vollzieht im neuen System nach dessen Echtbetriebsstart ohne Einbuße von Datenqualität und konsistenz die Rechungsprüfung zu diesem Vorgang. Er ruft das neue System auf, erschrickt nicht über die neue Visualisierung, nimmt die Arbeit normal auf und setzt sie einfach fort. Wunschdenken? Nein, gezielte Arbeit auf den neuen Systemzustand hin. Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 14(16)

15 Literaturverzeichnis Christian E. Riethmüller Kompendium für ERP-System-Auswahl und Inbetriebnahme Band II: Die Inbetriebnahme eines ERP-Systems für Produktions- und Handelsbetriebe. Die Fortsetzung der Leiden der Anwender Remscheid 2011; ISBN Christian E. Riethmüller Der Datenaufbau für den ERP-Echtbetrieb. Ein Leitfaden, November 2011, (#1...), software-markt das it-matchmaker e-zine, Ausgabe 11/2011, Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 15(16)

16 Vitae des Autors Dr. Christian E. Riethmüller, Jahrgang 1950, studierte Betriebswirtschaftslehre an der Technischen Universität Berlin und promovierte zum Thema Dynamische Modellierung betrieblicher Systeme. Seit Ende der 70er Jahre beschäftigt er sich mit Systemauswahlverfahren. Seine Erfahrungen erstrecken sich auf Beratung in den Bereichen Controlling, Logistik, Reengineering sowie auf Konzepte und Realisierung von Automatisierungsprozessen im ERP-Umfeld. Zu seinen Projektinhalten gehören über 20 ERP-Einführungsprojekte, darunter auch einige Projekte, bei denen das bereits vorhandene ERP-System erst einem richtigen Einsatz entgegengeführt wurde. In etwa dem gleichen Umfang hat Riethmüller ERP- Auswahlverfahren begleitet. Darüber hinaus führt er Reengineering-Projekte durch, die lahmende Software wieder aktiviert. Riethmüller entwirft und realisiert Software- Komponenten, die in diesen Ausprägungen auf dem Markt nicht in Standard -Software vorzufinden sind. Das können zum Beispiel Module zum Controlling im Maschinen- und Anlagenbau, zur WIP-Ermittlung, zur Kalkulation, zur Bewertung nach IAS und HGB oder Methoden der Verfügbarkeit und Reservierung sein. Riethmüller gilt als Vor-, Quer- und Antidenker in Sachen ERP-Auswahl, -Inbetriebnahme und Beurteilung. Im Interesse der Anwender denkt er stets laut nach, auch wenn Systemanbieter manchmal darüber verzweifeln. Die Suche nach der Komplexität ohne Komplexität, dem Komplexitätsabstellschalter, motiviert ihn jeden Tag aufs Neue. Seit Herbst 2011 gibt Riethmüller seine Erfahrungen an der Hochschule weiter; in seiner Lehre zeigt er auf, dass die ERP-Welt nicht nur aus SAP besteht. Kontaktdaten: RiConsult Nixenstraße Stuttgart Oktober 2011 ERP: Die Checklisten für den Inbetriebnahmetermin Seite 16(16)

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