Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung in den psychiatrischen Kliniken

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1 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung in den psychiatrischen Kliniken

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 3 Einleitung 4 Zielsetzung 5 1. Vorbereitungen Checkliste zur Einführung der Kostenträgerrechnung im Krankenhaus Grundlagenliteratur 7 2. Projektorganisation, Terminplanung Projektorganisation und Ressourcenplanung Terminplanung Datenschutz Überprüfung Ist-Zustand Finanzbuchhaltung Kostenstellen-Rechnung nach H Einleitung Abgrenzungen FIBU/KORE Zurechnung der Kostenarten auf die Kostenstellen Überprüfung Nebenbuchhaltungen Lohnbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Material- und Medikamentenbewirtschaftung Honorarbuchhaltung Überprüfung Ist-Zustand Informatik Informatik Informatik-Sollkonzept für innerbetriebliche Anforderungen Tabellarische Übersicht der Informatiksysteme (Beispiele) Grafische Übersicht und Zusammenhänge der Informatiksysteme (Beispiel) Schnittstellen-Spezifikation Pflichtenheft Beispiel eines Inhaltsverzeichnisses zu einem Pflichtenheft Spezielle Anforderungen (Kanton Zürich) Umsetzung der Kostenträgerrechnung Definition Kostenträger Fallabhängige Kostenträger Fallunabhängige Kostenträger/Gemeinwirtschaftliche Leistungen 36 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 1

3 5.2 Leistungserfassung Arztdienst Pflegedienst Hotellerie Therapeutische und medizin-technische Bereiche Medikamente, Material Fremdrechnungen, Transporte Umstellung auf die Kostenträgerrechnung Umstellung der Finanzbuchhaltung Umstellung der Kostenstellenrechnung Kostenstellenstruktur Zuordnung der Kosten und Erträge auf die Kostenstellen und Kostenträger Umlage- und Verrechnungsschlüssel Zurechnung der Kosten auf den Kostenträger Kalkulatorische Kosten Buchungsschema Kostensatzermittlung Auswertungen Kostenträgerausweis Weitere Auswertungen Abstimmung Finanzbuchhaltung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung Implementation im Betrieb Strategisches Controlling Operatives Controlling 72 Anhang 74 Wegleitung zur Erhebung des Kostenträger-Records des Kantons Zürich 2 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

4 Der lange Marsch zur Kostentransparenz Stark wachsende Gesundheitskosten und überproportional steigende Krankenkassen-Prämien beschäftigen nicht nur Politikerinnen und Politiker, sondern insbesondere auch die Leistungsfinanzierer (Krankenversicherer und die öffentliche Hand). Am meisten sind jedoch die Versicherten selbst beunruhigt über die ständig steigenden Gesundheitsausgaben. Einige Millionen Schweizerinnen und Schweizer sind Krankenversicherungsexperten und kennen eines oder mehrere Rezepte, um die Kosten «in den Griff» zu bekommen und dies häufig ohne zu berücksichtigen, wie hoch ihre eigenen Ansprüche an diese Leistungen im Gesundheitswesen sind. Für die Betriebe aber auch für die Gesundheitsdirektion ist Transparenz die Voraussetzung, um in diesem Umfeld die richtigen Entscheide treffen zu können. Unter anderem verlangt dies eine einheitliche Kostenträgerrechnung in den Kliniken und Klinik übergreifende Vergleichsmöglichkeiten. Mit der Verordnung über die Erfassung der Kosten und Leistungen in Kliniken und Pflegeheimen (VKL) ist die Kostenträgerrechnung ab zwingend als Element des betrieblichen Rechnungswesens vorgeschrieben. Das vorliegende Handbuch stützt sich weitgehend auf Erfahrungen im Rahmen der Umsetzung der Kostenträgerrechnung in den somatischen Spitälern. Die Kostenträgerrechnung ist in einigen somatischen Spitälern (Stand Januar 2004) erfolgreich eingeführt worden. Nun sollen auch in den psychiatrischen Kliniken die Kostenträgerrechnungen realisiert werden. Das Handbuch ist in Zusammenarbeit mit vier psychiatrischen Kliniken entstanden und berücksichtigt die fachspezifischen Anforderungen an das betriebliche Rechnungswesen der psychiatrischen Kliniken. Es soll den Kliniken als Leitfaden und Hilfestellung bei der Umsetzung dienen. Die Einführung der Kostenträgerrechung verlangt von allen Beteiligten einen grossen Einsatz ihrer knappen personellen Ressourcen. Ich danke deshalb allen, die an diesem Projekt mitgewirkt haben und wünsche diesen sowie allen anderen Betrieben bei der Einführung der Kostenträgerrechnung viel Energie und Erfolg! Verena Diener, Regierungsrätin Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 3

5 Einleitung Vorbemerkung Dieses Handbuch wurde von der Gesundheitsdirektion Kanton Zürich in Zusammenarbeit mit vier psychiatrischen Kliniken sowie mit der Firma Keller Unternehmensberatung AG, Baden-Dättwil erarbeitet. Ziel ist, einen sinnvollen und praktikablen Weg zur Einführung der Kostenträgerrechnung (KTR) in den psychiatrischen Kliniken aufzuzeigen. Dabei stützt sich das Handbuch auf Erfahrungen bei der Einführung der Kostenträgerrechnung in den somatischen Kliniken, sowie den spezifischen Anforderungen des betrieblichen Rechnungswesens in den psychiatrischen Kliniken. H+, DIE SPITÄLER DER SCHWEIZ arbeiten gegenwärtig, im Rahmen ihres Projektes REKOLE, an gesamtschweizerischen Standards für die Umsetzung der Kostenträgerrechnung. Die Publikation eines entsprechenden Handbuches, sowie die Vernehmlassung dürfte jedoch noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Eine gesamtschweizerisch einheitliche Lösung und die entsprechenden Auswertungen für alle Kliniken dürften flächendeckend nicht vor 2008 realisiert sein. Es ist aber erklärtes Ziel des Kantons Zürich, vorher die notwendige Transparenz zu schaffen. Selbstverständlich werden wir dabei unsere Überlegungen und Erfahrungen im Projekt REKOLE einbringen und unser Projekt an die Standards von H+ dort wo es uns sinnvoll erscheint anpassen. Wir danken den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der beteiligten Kliniken für die wertvollen Hinweise bei der Erarbeitung des Manuals sowie bei der Lösungsfindung für die praktische Umsetzung der Kostenträgerrechnung. Namentlich haben folgende Personen an dieser Publikation mitgewirkt: Das Redaktionsteam: Urs Preuss, Gesundheitsdirektion Kanton Zürich Robert A. Niederöst, Gesundheitsdirektion Kanton Zürich Patrizia Bernardinis, Gesundheitsdirektion Kanton Zürich Werner Keller, Keller Unternehmensberatung AG, Baden-Dättwil Psychiatrische Kliniken: Peter Steiner, Psychiatrie-Zentrum Hard, Embrach und Psychiatrie-Zentrum Rheinau David J. Bosshard, Psychiatrische Klinik Schlössli, Oetwil a.s Peter Hösly, Psychiatrische Universitätsklinik, Zürich Aus Gründen der Lesbarkeit wird in diesem Bericht zum Teil nur die männliche Form verwendet. Die Ausführungen gelten selbstverständlich für beide Geschlechter. 4 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

6 Zielsetzung Zahlreiche Anspruchsgruppen inner- und ausserhalb der Klinik (Bundesrat, Kanton, Versicherer, Klinikleitung) fordern zunehmend eine erhöhte Kostentransparenz über die Produktpalette in der Klinik. Diese Forderung ist mit der Einführung der Verordnung des Bundesrates über die Kosten- und Leistungsrechnung in Kliniken und Pflegeheimen (VKL) am 1. Januar 2003 unter anderem auch rechtlich verankert. Die Kostenträgerrechnung ist somit auch in den psychiatrischen Kliniken als zwingendes Element eines modernen betrieblichen Rechnungswesens vorgeschrieben. Die Kostenstellenrechnung muss somit um eine patientenbezogene Kostenträgerechnung ergänzt werden. Inskünftig wird die Kostenträgerrechnung ihren festen Platz als wichtiges Element im operativen und strategischen Controlling einer Klinik bekommen. Endlich erhält die Klinik ein Instrument zur Ermittlung seiner Produktekosten. Dies wird im Bereich des Controllings zahlreiche neue Anwendungsmöglichkeiten eröffnen! Das vorliegende Handbuch soll eine Hilfestellung bei der konkreten Umsetzung der Kostenträgerrechnung in der betrieblichen Praxis bieten. Grundlage dafür sind die Erkenntnisse bei der Umsetzung der Kostenträgerrechnung in den somatischen Spitälern sowie die praktischen Erfahrungen zweier psychiatrischer Kliniken. Das Manual wurde den speziellen Bedürfnissen im Rechnungswesen in den psychiatrischen Kliniken angepasst. Das Handbuch soll in erster Linie die Verantwortlichen bei der Umsetzung unterstützen und eine mögliche pragmatische Vorgehensweise aufzeigen, welche in der Praxis realisiert werden konnte. Vorausgesetzt werden Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung in der Klinik sowie deren rechtlichen Grundlagen. Besonderer Wert wurde ausserdem auf Verständlichkeit und Einfachheit gelegt. Es ist deshalb weder der einzige, noch der perfekte Weg, um eine Kostenträgerrechnung einzuführen aber es ist zumindest eine erprobte und funktionierende Lösung; sicherlich kein schlechter Leistungsausweis im Bereich des Klinik-Kostenrechnungswesens! In diesem Sinne dient diese Anleitung sowohl als Leitlinie, wie auch als Nachschlagewerk ohne wissenschaftlichen Anspruch. Der Leitgedanke dieser Publikation soll sein: «Die Theorie ist bekannt, jetzt wird umgesetzt!» Die wichtigsten Ziele der Kostenträgerrechnung in den psychiatrischen Kliniken sind zusammenfassend nochmals wie folgt definiert: Einhaltung der VKL (Verordnung über die Kosten- und Leistungserfassung in Kliniken und Pflegeheimen) Grundlage für eine leistungsgerechte Abgeltung (Tarifierung) Grundlage für eine wirksame und leistungsabhängige Abgeltung von Staatsbeiträgen (Globalbudget) Zwischenbetriebliche Vergleiche auf Grund von tatsächlich erbrachten Leistungen (Benchmarking) Interne Kosten- und Leistungskontrolle (Controlling in der Klinik) Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 5

7 1. Vorbereitungen Zielsetzung: Grundlagen für die Einführung einer Kostenträgerrechnung sind bekannt. Verweise Titel Kapitel Behandelte Themen: 1.1 Checkliste zur Einführung der Kostenträgerrechnung im Krankenhaus 1.2 Grundlagenliteratur 1.1 Checkliste zur Einführung der Kostenträgerrechnung im Krankenhaus Problematik Aufgaben: Bei der Einführung der Kostenträgerrechnung wird die Vorgehensweise gemäss untenstehender Checkliste empfohlen. Studium der aufgeführten Checkliste sowie der dort aufgeführten Literatur. Nachstehend finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Probleme, die bei der Realisierung einer Kostenträgerrechnung zu beachten sind. Schritt Aktivität Mehr Infos siehe erledigt Nr. 1. Vorbereitungen 1.1 Studium Leitfaden Kosten- und Leistungsrechnung von H+; KORAS 3. Auflage Studium Standards der Kostenträgerrechnung im Spital LORAS Publik Studium Handbuch zum Modul Leistungs- und Kostenrechnung KORE-Handbuch KORE (Kanton Zürich) 1.4 Studium Kostenerhebung für die Aus- und Weiterbildung LORAS Publik Studium dieses Handbuches 2. Projektorganisation, Terminplanung 2.1 Projektorganisation und Ressourcenplanung Kapitel Terminplan erstellen Kapitel Festlegung Datenschutzbestimmungen Kapitel Überprüfung IST-Zustand 3.1 Überprüfung Finanzbuchhaltung Kapitel Überprüfung Kostenstellenrechnung Kapitel Überprüfung Informatikmittel Kapitel Informatik-Sollkonzept 4.1 Sollkonzept erstellen Kapitel Schnittstellen spezifizieren Kapitel Spezielle Anforderungen der Gesundheitsdirektion (Kanton Zürich) Kapitel Konzeption und Einführung 5.1 Definition Kostenträger Kapitel Umstellung FIBU Kapitel Umstellung Kostenstellenrechnung Kapitel Überprüfung Leistungserfassung Arztdienst Kapitel Überprüfung Leistungserfassung Pflegedienst Kapitel Überprüfung Leistungserfassung Hotellerie und Verwaltung/Administration Kapitel Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

8 Schritt Aktivität Mehr Infos siehe erledigt Nr. 5.7 Überprüfung Leistungserfassung Medizinisch technische Kapitel und therapeutische Bereiche 5.8 Überprüfung Leistungserfassung Medikamente, Material Kapitel Überprüfung Leistungserfassung Fremdrechnungen, Transporte Kapitel Zurechnung der Kosten auf den Kostenträger Kapitel Kostensatzermittlung Kapitel Auswertungen 6.1 Definition Kostenträgerausweis Kapitel Definition weitere Auswertungen Kapitel Überprüfung 7.1 Abstimmung mit FIBU und Kostenstellenrechnung Kapitel 7 8. Implementation im Betrieb 8.1 Strategisches Controlling Kapitel Operatives Controlling Kapitel Grundlagenliteratur Titel Herausgeber Kommentar Verweis * Handbuch Kostenträgerrechnung im Spital H+ Die Spitäler der Schweiz, H+ leistete mit dem Handbuch wesentliche Grundlagenarbeit. Es empfiehlt sich deshalb, dessen Inhalt zu kennen. H+ Handbuch Leitfaden zur Kostenund Leistungsrechnung der schweizerischen Kliniken H+ Kontenrahmen und Statistik der schweizerischen Kliniken, 3. Rev H+ Kosten- und Leistungsrechnung der schweizerischen Kliniken, 3. Auflage, Juli 1992 (KORAS). Dieser Leitfaden dient als Standardwerk zur Erstellung der Kosten- und Leistungsrechnung in den Kliniken. Dieses Werk bildet die Grundlage zur Führung der Finanzbuchhaltung. KORAS Kontenrahmen und Statistik H+ Handbuch zum Modul Leistungs- und Kostenrechnung KORE Gesundheitsdirektion des Kantons Zürich, Version 2.0, Dezember Hilfsmittel zur Erstellung der Kostenund Leistungsrechnung nach vorgegebener Kostenarten- und Kostenstellen-Referenzierung gemäss den Richtlinien der Gesundheitsdirektion des Kantons Zürich. Handbuch KORE-Modul (Kanton Zürich) Standards der Kostenträgerrechnung im Spital Gesundheitsdirektion des Kantons Zürich, Projekt LORAS, Publik 4, Zürich, Theoriebezogenes Standardwerk zur Kostenträgerrechnung in den Spitälern des Kantons Zürich. Standards (Publik 4) * unter diesem Kürzel wird in den nachfolgenden Kapiteln jeweils auf die entsprechende Publikation verwiesen. Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 7

9 2. Projektorganisation, Terminplanung Zielsetzung: Bestimmung der Projektorganisation und der Ressourcenplanung. Verweise Titel Kapitel H+ Handbuch: Handlungsbedarf und Ressourcen. 9.4., S. 78 Projektorganisation. 9.5./9.6., S. 79/S. 81 Standards (Publik 4): Datenschutz , S. 45 Behandelte Themen: 2.1 Projektorganisation und Ressourcenplanung. 2.2 Terminplanung. 2.3 Datenschutz. 2.1 Projektorganisation und Ressourcenplanung Problematik Aufgaben: Es ist ein sinnvoll zusammengesetztes Projektteam zu bilden, welches über die notwendige fachliche und soziale Kompetenz und die erforderlichen zeitlichen Kapazitäten verfügt. Bilden eines Projektteams. Planung der internen (und/oder externen) benötigten Ressourcen. Damit ein Kostenträgerrechnungs-Projekt Erfolg versprechend durchgeführt werden kann, ist eine Projektorganisation zu definieren. Die internen Ressourcen sind dafür freizustellen. Die Projektleitung kann mit internen oder externen Ressourcen besetzt werden. Bei einer internen Besetzung eignet sich eine Person aus dem Bereich Organisation oder Controlling. Das Projektteam besteht sinnvollerweise aus den hauptsächlich betroffenen Bereichen Patientenadministration, Controlling und Informatik. Es ist darüber hinaus notwendig, den ärztlichen und den pflegerischen/therapeutischen Bereich mit einzubeziehen. Die internen Ressourcen sind für das Projekt freizustellen. Erfahrungsgemäss muss etwa mit einer halben Stelle über die gesamte Projektdauer gerechnet werden. Die zeitliche Belastung fällt allerdings je nach Projektphase sehr unterschiedlich an. Die Aktivitäten sind deshalb genau zu planen. Projektmanagementkompetenz und Fachkompetenz können nach Bedarf extern beigezogen werden. 8 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

10 Beispiel eines Organigramms: Auftraggeber Klinikleitung Projektsteuerung Vertretung Klinikleitung Projektleitung evtl. externe Beratung Projektleitung externe Beratung Vertretung Patientenadministration Vertretung Controlling Vertretung Informatik Punktuell bei Bedarf weitere Bereiche wie Pflegedienst, Ärztlicher Dienst usw. 2.2 Terminplanung Problematik Aufgaben: Innerhalb welcher zeitlicher Frist ist die Kostenträgerrechnung einzuführen? Es ist ein realistischer Terminplan zu erstellen. Die Terminplanung ist bei Projektstart im Detail zu erarbeiten. Basierend auf den vorgängig beschriebenen Aktivitäten ist unter optimalen Rahmenbedingungen, d.h., falls die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen freigestellt werden mit einer Projektdauer von rund 9 bis 12 Monaten zu rechnen. Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 9

11 Folgender Standard-Terminplan kann als Basis für die Detailprojektierung gelten: Standard-Terminplanung Phase Monat 1+2 Monat Monat 13 Projektorganisation Terminplanung Konzept KTR Subsysteme Definition KTR Definit. Fallmerkmale Real. Diagnose-Erf. Real. Schnittstellen Installation Software Schulung Parametrierung Datenübernahme Test Leistungen Kostensätze Auswertungen Analysetool Gesamttest Produktivstart 2.3 Datenschutz Problematik Aufgaben: Datenschutz überprüfen und sicherstellen. Überprüfen des Datenschutzes und Einleiten der notwendigen Massnahmen zu dessen Sicherstellung. Die Gesundheitsdirektion Kanton Zürich beabsichtigt, die Daten der Kostenträgerrechnung der Zürcher Kliniken nach einheitlichen Kriterien auszuwerten und die Ergebnisse den beteiligten Kliniken zur Verfügung zu stellen. Nebst den eigenen Daten der Klinik sollen nur anonymisierte Ergebnisse zur Verfügung gestellt werden. Die Einsichtnahme, die Weitergabe oder die Veröffentlichung von Daten erfolgt nur mit vorgängiger Zustimmung der betroffenen Kliniken. Vorbehalten bleibt die Weitergabe der Daten an die Tarifpartner im Falle eines Rechtsstreits (Einsichtsrecht von Gesetzes wegen). 10 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

12 Es gelten dieselben Massnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes wie für den PATREC (Patienten Record des Kantons Zürich, Handbuch Version 3.0., Abschnitt rechtliche Grundlagen zur Erhebung des PATREC, S , Ausgabe 2000), d.h. insbesondere, dass die Kostenträgerrechnung keine Rückschlüsse auf die behandelten Patienten zulassen darf. An dieser Stelle wird auf die Wiedergabe des vollständigen Textes des PATREC-Manuals verzichtet. Die wichtigsten Datenschutzmassnahmen der Gesundheitsdirektion Kanton Zürich sind wie folgt festgesetzt worden: Zwischen den administrativen Patientennummern und den medizinischen Patientendaten besteht ein anonymer Verbindungscode, der keine Rückschlüsse auf die Identität der Patienten zulassen. Der anonyme Verbindungscode wird nach der Gruppierung der Daten gelöscht. Geburtsdatum und Wohnort des Patienten werden nach der Gruppierung gelöscht. Technische Datenschutzmassnahmen Der Datenträger wird der Gesundheitsdirektion von einem berechtigten Mitarbeiter des Spitals persönlich überbracht. Das Aushändigen der Daten darf nur an eine empfangsberechtigte Person erfolgen. Die empfangsberechtigten Personen werden namentlich in einer Liste aufgeführt. Bezüglich Datenschutz gelten für den klinikinternen Gebrauch ebenfalls die oben erwähnten Bestimmungen, d.h. die Patienten-Identifikation muss so verschlüsselt werden, dass keine Rückschlüsse auf behandelte Patienten möglich sind. Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 11

13 3. Überprüfung Ist-Zustand Zielsetzung: Überprüfung des Ist-Zustandes des Rechnungswesens sowie der Informatik im Hinblick auf die Einführung der Kostenträgerrechnung. Verweise Titel Kapitel Kontenrahmen und Kontenplan. S. 49ff. Statistik H+ KORAS Kostenstellenrahmen. 5., S. 33ff. Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung. 3., S. 13 Berichtigungen. 4.4., S. 18 Zurechnung der Kostenarten auf die Kostenstellen. 6., S. 37ff. Kostenumlage der Hilfskostenstellen. 7., S. 43/44 Verrechnung der Kosten der medizin-technischen Betriebe an die Hauptkostenstellen. 8.2., S. 46/47 Handbuch H+ Ist-Situation (Vorsysteme). 9.3, S. 73ff. Handbuch KORE-Modul Installationsdokumentation. S. 3ff. (Kanton Zürich) Standards (Publik 4) Direkte Kosten. 5.3., S. 27 Behandelte Themen: 3.1 Finanzbuchhaltung 3.2 Kostenstellenrechnung nach H+ 3.3 Überprüfung Nebenbuchhaltungen 3.4 Überprüfung Ist-Zustand Informatik 3.1 Finanzbuchhaltung Problematik Aufgaben: Die Finanzbuchhaltung nach H+ hat die folgenden Daten für die Kostenstellen-/ Kostenträger bereitzustellen; Aufwand-/Ertragsart nach H+. Prüfen, ob Möglichkeit der Direktbuchung auf die Kostenträger besteht. Finanzbuchhaltung dem Kontenplan von H+ anpassen. Sicherstellen, dass Aufwand-/Ertragsart in die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung übernommen werden. Anpassen der Finanzbuchhaltung, damit Direktbuchungen auf die Kostenträger möglich sind (nur, falls praktikabel). Ablaufschritte Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel 1. Schritt Kontenplan der Finanzbuchhaltung dem Kontenrahmen Kontenvon H+ anpassen. rahmen H+ 2. Schritt Nebenbuchhaltungen (Material, Honorar, Lohn- und Kreditorenbuchhaltung) prüfen, ob direkt auf die Kostenträger gebucht werden kann. Für die Kostenstellen- und Kostenträger-Rechnung ist der Kontenplan von H+ massgebend. 12 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

14 Bemerkung zu den Direktbuchungen von der FIBU auf den Kostenträger: Normalerweise ist eine Direktbuchung zum Zeitpunkt der Kontierung einer Fremdbelastung von der Kostenart zum Kostenträger direkt nicht möglich. Zum Beispiel wird die Belastung des Kostenträgers für Medikamente via Kostenstelle «Apotheke» oder «Pflege» erfolgen. Es gibt aber Ausnahmen bei denen ein direkter Bezug zum Kostenträger hergestellt werden kann (z.b. Arzthonorare, Krankentransporte, auswärtige diagnostische Untersuchungen usw.). Diese Fremdleistungen können direkt auf die Kostenträger gebucht werden. Doch Vorsicht: selbst bei diesen so genannten Direktbuchungen ist immer eine Kostenstelle anzugeben, da einerseits (für den Kanton Zürich) weiterhin vollständige Kostenstellenrechnungen verlangt werden und andererseits Buchungen über einen Kostenträger nur dann möglich sind, wenn entsprechende Leistungen definiert sind. Leistungen werden in der Regel nur in den Kostenstellen definiert. Beispiel: Ein stationärer Patient wird zu einer ambulanten Untersuchung in ein fremdes Krankenhaus oder Institut gebracht (z.b. CT). Die Fremdrechnung bezahlt die Klinik in welcher der Patient stationär behandelt wird. Die Finanzbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) kann in der Regel keine Buchungen direkt auf den Kostenträger vornehmen. Aus diesem Grund wird sie die Rechnung über die Kostenstelle «auswärtige Untersuchungen» buchen. Damit eine Verrechnung Kostenträger/Kostenstelle erfolgen kann, muss eine Leistung in der Kostenstelle «hinterlegt/definiert» werden. In unserem Beispiel kann dies entweder eine Franken- oder eine Taxpunktleistung sein. 3.2 Kostenstellen-Rechnung nach H+ Problematik Aufgaben: Sicherstellen, dass weiterhin eine KORE gemäss H+/KORAS erstellt werden kann. Nachweis der sachlichen (evtl. zeitlichen) Abgrenzungen zwischen FIBU und KORE in tabellarischer Form. Kosten/Erträge sind den leistungserbringenden bzw. auftraggebenden Kostenstellen zuzuordnen. Überprüfen des Ist-Zustandes der Kostenstellenrechnung, insbesondere der Umlage- und Verrechnungsschlüssel im Hinblick auf die Kostenträgerrechnung. Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 13

15 3.2.1 Einleitung Das Erstellen einer KORE gehört (auch nach Einführung einer KTR) als integraler Bestandteil weiterhin zur Jahresrechnung. Sie dient der Gesundheitsdirektion als Basis für die Taxberechnungen und für die Erstellung der Globalbudgets. Die KORE hat für die Kliniken intern weiterhin einen grossen Nutzen, dient sie doch zur Überwachung der Kosten in den Kostenstellen (Kostenkontrolle nach Verantwortungsbereich), als Führungsinformation für die Beurteilung von Leistungen, Kosten, Erträgen usw. zur Ermittlung von Kalkulationszuschlägen für die Kostenträgerrechnung, zur subventionsrechtlichen Ausscheidung der Defizite (Akut-, Langzeitbereich, Nebenbetriebe, ambulanter/teilstationärer Bereich). Die Ausführungen zur heutigen Situation der KORE sind bewusst etwas ausführlicher gestaltet. Während in der somatischen Akutversorgung bereits mehrere erprobte Verdichtungsmerkmale (z.b. AP-DRG) bestehen und verwendet werden, gelangen solche in der Psychiatrie-, Rehabilitation- und Langzeitversorgung (noch) nicht verbreitet zur Anwendung bzw. fehlen noch weitest gehend. In diesen Bereichen dürften (vorerst) andere Auswertungskriterien (z.b. nach Garanten, Herkunft, BESA-Stufen etc.) im Vordergrund stehen Abgrenzungen FIBU/KORE Die Aufwände und Erträge der Finanzbuchhaltung werden grundsätzlich den Kosten bzw. den Erlösen der KORE gleichgestellt. Die Differenz zwischen Aufwand/Ertrag (FIBU) und Kosten/Erlösen (KORE) begründet sich durch die zeitlichen und sachlichen Abgrenzungen. Sofern die KORE nur einmal jährlich erstellt wird, ergeben sich keine zeitlichen, sondern nur sachliche Abgrenzungen, welche nachstehend beschrieben werden. 14 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

16 Sachliche Abgrenzungen (sie gelten sowohl für die KORE wie für die KTR) H+ Kto-Grp/Kto. Kto-Bezeichnung (H+) Definition KORE/FIBU Bemerkungen Erträge aus Leistungen Kostenminderung Kostenminderung in den für Patienten betreffenden Kostenstellen 660 Mietzinserträge (Personal- Erträge Nebenbetriebe Gehören nicht zum Kerngeschäft wohnungen, Cafeteria etc.) der Klinik, sondern zu den «Nebenbetrieben» 665/666 Kapitalzinserträge/ Erträge der FIBU Gehören nicht zum Kerngeschäft Erträge aus Verzugszinsen der Klinik; stellen demnach keine Kostenminderung dar; sondern eine sachliche Abgrenzung FIBU/KORE 68.. Erträge aus Leistungen Kostenminderung Kostenminderung in den an Personal und Dritte betreffenden Kostenstellen 69.. Beiträge und Subven- Erträge Betriebsbeiträge, auch Overheadtionen (Bund, Kanton, Money gelten als Erträge und Gemeinden, übrige) nicht als Kostenminderungen Diese Konti gehören nicht in die KORE, sondern sind eine sachliche Abgrenzung FIBU/KORE 46 Kapitalzinsaufwand FIBU Die effektiv anfallenden Kapital- (effektiv) zinsen werden vollständig aus der KORE eliminiert 46 Kalk. Zinsen lt. schemati- KORE Die Berechnung erfolgt nach dem sierter Geldflussrechnung Schema der Geldflussrechnung. Sie werden entweder der KST «Verwaltung» oder «allen» KST zugerechnet 44 Aufwand für FIBU Die anfallenden Aufwendungen Anlagennutzung lt. FIBU werden für die KORE (nicht aktivierte wertver- vollständig eliminiert mehrende Anschaffungen) 4412 Anschaffungen KORE Die Aufwendungen bis Fr bis Fr werden als Betriebskosten in die (sog. Kleinanschaffungen) KORE (Engere Betriebskosten) integriert generell A.o. FIBU a.o. Zahlungen und Nachzahlun- Aufwendungen/Erträge gen auch einmalige Projektkosten (> ) oder periodenfremde Aufwände/Erträge sind keine Betriebskosten und sind daher sachlich abzugrenzen. generell Leistungen Dritter für L+F KORE Beiträge der Bildungsdirektion (nur Universitätskliniken) (Universität), Schweizerischer Nationalfonds, Private (Pharmaindustrie). Verbuchung auf Hauptkostenstellen Kalk. Kosten Kalk. Abschreibungen und KORE Ermittlung der Kosten gemäss Zinsen auf dem Kosten- und Leistungsrechnung Anlagevermögen H+, 3. Auflage 1992, Kapitel 9. Die Zinssätze werden durch die GD jährlich neu festgelegt (Kt. ZH) Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 15

17 Ausweis der sachlichen Abgrenzungen Die sachlichen Abgrenzungen sind in tabellarischer Form aufzuzeigen und bilden einen integralen Bestandteil zum Nachweis der Aufwände/Erträge lt. FIBU bzw. Kosten/Erlöse lt. KORE. Die Gesundheitsdirektion des Kantons Zürich hat hierfür ein Formular in EXCEL im Sinne einer Gedankenstütze geschaffen. Dieses befindet sich im Anhang zum Modul (Kanton Zürich) «Krankenhausstatistik ADMIN». Tabellarischer Nachweis der sachlichen Abgrenzungen zwischen FIBU und KORE a) Abgrenzung der Kosten Kosten Beträge in Abgrenzung Franken + Total Betriebsaufwand nach FIBU (gem. ADMIN Seite 22) + Kontogruppe 44, Aufwand für Anlagenutzung + Konto 4412, Investitionen unter Fr Kontogruppe 46, Zinsen auf Umlaufvermögen (effektiv) + Zinsen auf Umlaufvermögen (lt. schematischer Geldflussrechnung) + Konten 650 bis 658 (ohne 659, Debitoren-Verluste), Erträge aus Leistungen an Patienten Konto 660 Mietzinsertrag (nur, wenn in KORE nicht als Nebenbetrieb ausgewiesen) Konten 680 bis 689 Erlöse aus Leistungen an Personal und Dritte + + Engere Betriebskosten 1+3) = 0 0 Nur für Betriebe, welche die Nebenbetriebe in die KORE miteinbeziehen Aufwand der Kontoklassen 7 und 9 (ohne Kosten der Anlagenutzung/ ohne Investitionen über Fr ) + Kto.-Kl. 70; Liegenschaften staatsbeitragsberechtig + + Kto.-Kl. 72; Cafeteria/Kiosk + + Kto.-Kl. 73; Landwirtschaftliche Betriebe + + Kto.-Kl. 74; Krankenwagendienst + + Kto.-Kl. 75; Kinderhort/Kinderkrippe + + Kto.-Kl. 76; GOPS + + Kto.-Kl. 77; Werkstatt + + Kto.-Kl. 90; Schule + + Kto.-Kl. 95; Forschung + + Engere Betriebskosten 2) = Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

18 Kosten Beträge in Abgrenzung Franken + Kalkulatorische Abschreibungen und Zinsen (auf Anlagevermögen) + + Konten 443 und 444, Mietzinse und Leasing + Kosten der Anlagenutzung der Kontenklasse 7 und 9 + = Gesamtkosten KORAS = 0 0 Bemerkungen: 1) Total ohne Nebenbetriebe 2) Total inkl. Nebenbetriebe 3) Die Aufzählungen der sachlichen Abgrenzungen sind die minimalen Muss-Positionen und sind nicht abschliessend, sie können betriebsindividuell ergänzt werden (Summen-Formeln anpassen!). b) Abgrenzung der Erträge Erträge Beträge in Abgrenzung Franken + Total Betriebsertrag nach FIBU (gem. ADMIN Seite 22) + Konten 650 bis 658, Erträge aus Leistungen an Patienten (wie Seite.. ADMIN) Konto 665 und 666, Kapitalzinsen Konten 680 bis 689, Erlöse aus Leistungen an Personal und Dritte (wie Seite.. ADMIN) Gesamtertrag KORAS 1+3) = 0 0 Nur für Betriebe, welche die Nebenbetriebe in die KORE miteinbeziehen Ertrag der Kontoklassen 7 und 9 + Kto.-Kl. 70; Liegenschaften staatsbeitragsberechtig + + Kto.-Kl. 72; Cafeteria/Kiosk + + Kto.-Kl. 73; Landwirtschaftliche Betriebe + + Kto.-Kl. 74; Krankenwagendienst + + Kto.-Kl. 75; Kinderhort/Kinderkrippe + + Kto.-Kl. 76; GOPS + + Kto.-Kl. 77; Werkstatt + + Kto.-Kl. 90; Schule + + Kto.-Kl. 95; Forschung + Gesamtertrag KORAS 2) = 0 0 Bemerkungen: 1) Total ohne Nebenbetriebe 2) Total inkl. Nebenbetriebe 3) Die Aufzählungen der sachlichen Abgrenzungen sind die minimalen Muss-Positionen und sind nicht abschliessend, sie können betriebsindividuell ergänzt werden (Summen-Formeln anpassen!) Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 17

19 3.2.3 Zurechnung der Kostenarten auf die Kostenstellen *(kursiv = die Zurechnung kann sich bei der Umstellung auf die KTR ändern) KA (H+) Bezeichnung Quelle Kostenstellen (grundsätzlich) 30 Besoldung Ärzte Lohnbuchhaltung Hauptkostenstellen/Ärztepool 31 Besoldungen Pflege Lohnbuchhaltung Hauptkostenstellen/Pflegepool 32 Besoldungen anderer Lohnbuchhaltung Vorkostenstellen med. Fachbereiche 33 Verwaltung Lohnbuchhaltung Hilfskostenstellen 34 Ökonomie Lohnbuchhaltung Hilfskostenstellen 35 Technische Betriebe Lohnbuchhaltung Hilfskostenstellen 37 Sozialleistungen Lohnbuchhaltung alle KST 38 Arzthonorare Pat.wesen/Lohnb. Hauptkostenstellen 39 Personalnebenkosten FIBU alle KST 4000 Medikamente FIBU Hauptkostenstellen Med. Fremdleistungen FIBU Hauptkostenstellen Übr. Med. Bedarf FIBU/Mat.-Buchh KST 4412 Investitionen bis Fr FIBU KST (übrige Kti. der Grp. 44 gehören nicht in die KORE) 46.. Zinsaufwand FIBU Fremdzinsaufwand gehört nicht in die KORE; dieser wird ersetzt durch die Zinsen lt. schematisierter Geldflussrechnung -> KST Übriger Betriebsaufwand FIBU KST Betriebserträge Pat.-Buchhaltung Hauptkostenstellen 65 Übr. Erträge aus Leistungen Pat.-Buchhaltung KST (Aufwandminderung) für Patienten 66 Miet- und Kapitalzinserträge FIBU Mietzinserträge = Nebenbetriebe; Kapitalzinserträge = sachliche Abgrenzung zu FIBU 68 Erträge aus Leistungen FIBU KST (Aufwandminderung) Personal/Dritte 69 Beiträge und Subventionen FIBU Hauptkostenstellen (Erträge) 70.. Betriebsfremder A/E FIBU Nebenbetriebe 79 Übriger betriebsfremder A/E FIBU FIBU, gehört nicht in die KORE Leistungen Dritter für L+F KORE Hauptkostenstellen (Kosten) ANL Kosten für Anlagennutzung Anlagebuchhaltung KST (kalk. Abschreibungen und Zinsen a/anlagevermögen) 18 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

20 3.3 Überprüfung Nebenbuchhaltungen Problematik Aufgaben: Behandelte Themen: Nebenbuchhaltungen wie Materialwirtschaft, Lohn-, Kreditoren-, Honorarbuchhaltung führen; Daten, welche sowohl für die Kostenstellen- wie auch für die Kostenträgerrechnung von Bedeutung sind. Es ist deshalb unabdingbar, die Integrationsmöglichkeiten dieser Systeme in die Kostenrechnung zu kennen. Überprüfen des Ist-Zustandes der Nebenbuchhaltung sowie deren Integrationsmöglichkeiten in die Kostenstellen- bzw. Kostenträgerrechnung (wo praktikabel, siehe Kapitel 3) Lohnbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Material- und Medikamentenbewirtschaftung Honorarbuchhaltung Lohnbuchhaltung Fragestellung Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel Aufteilung Mitarbeiter auf Feststellen, ob einzelne Mitarbeiter auf mehrere Applikationsdokuverschiedene Kostenstellen Kostenstellen verbucht werden können. mentation Lieferant (Prozentuale Aufteilung). Verbuchung Arbeitgeberleistungen Feststellen, ob die Arbeitgeberleistungen monatlich als Aufwand verbucht werden Kreditorenbuchhaltung Fragestellung Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel Direktverbuchung auf Feststellen, ob eine Direktverbuchung auf den Kosten- Applikationsdoku- Kostenträger träger möglich ist (z.b. für Fremdrechnungen mentation Lieferant sinnvoll). Achtung: Kostenstellenverbuchung muss weiterhin gewährleistet sein Material- und Medikamentenbewirtschaftung Fragestellung Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel Direktverbuchung Feststellen, ob eine Direktverbuchung auf den Kosten- Applikationsdokuauf Kostenträger träger allenfalls möglich und sinnvoll ist. mentation Lieferant Achtung: Kostenstellenverbuchung muss weiterhin gewährleistet sein. Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 19

21 3.3.4 Honorarbuchhaltung Fragestellung Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel Datenhaltung Feststellen, ob Honorare auf Datenbank fallgerecht Applikationsdokugespeichert sind (es ist besonders zu beachten, dass mentation Lieferant auch die Honorare für Allgemeinpatienten fallgerecht erfasst werden, da diese nicht gesondert verrechnet werden können). Poolhonorare Feststellen, was mit Pool-Honoraren geschieht. 3.4 Überprüfung Ist-Zustand Informatik Problematik Aufgaben: Die bestehenden Informatikmittel und die Datenflüsse sind so zu dokumentieren, dass diese Grundlage für ein Pflichtenheft bilden. (Anmerkung: Der Soll-Zustand der Informatik wird in Kap. 4 ausführlich behandelt.) Wie sind Applikationen der Gesundheitsdirektion (z.b. KORE-Modul im Kanton Zürich) in die bestehenden Informatiklösungen eingebettet. Tabellarische Übersicht über den Ist-Zustand der Informatik Exkurs: KORE-Modul der Gesundheitsdirektion des Kantons Zürich Die Gesundheitsdirektion verlangt von den Kliniken jährlich eine KORE in elektronischer Form auf einem eigens dafür geschaffenen Modul «Kosten- und Leistungsrechnung». Es beinhaltet einen festen Kostenarten- und Kostenstellenrahmen. Das Modul ist auf den Ausführungsvorschriften von H+ aufgebaut. Mit dem Modul können Taxberechnungen nach dem PLT-Taxmodell automatisch erstellt werden. Ferner können auch Auswertungen für interne Bedürfnisse vorgenommen werden, da das Modul nebst dem vorgegebenen Kontenrahmen auch Auswertungen mit den klinikspezifischen Konten- und Kostenstellenrahmen zulässt. Für die staatsbeitragsberechtigten Kliniken des Kantons Zürich steht das Modul gratis zur Verfügung. 20 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

22 4. Informatik Zielsetzung: Es ist ein Pflichtenheft zu erstellen. Die für die Kostenträgerrechnung benötigten Daten sind mittels eines integrierten Systems, an dem alle erforderlichen Subsysteme angeschlossen sind, zu generieren. Verweise Titel Kapitel Standards (Publik 4) Datenmengen , S. 44 H+ Handbuch Ist-Situation (Vorsysteme). 9.3., S. 73 Behandelte Themen 4.1 Informatik-Sollkonzept für innerbetriebliche Anforderungen 4.2 Pflichtenheft 4.3 Spezielle Anforderungen (Kanton Zürich) 4.1 Informatik-Sollkonzept für innerbetriebliche Anforderungen Problematik Aufgaben: Die Integration der Kostenträgerrechnung in die bestehende Informatik ist von hoher Komplexität. Insbesondere sind die Datenflüsse aufzuzeichnen und die erforderlichen Schnittstellen detailliert zu spezifizieren. Übersicht über Informatikmittel schaffen (Ist und Soll). Definieren der Schnittstellen. Bestehende Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel Informatiksysteme 1. Schritt Tabellarische Übersicht über die Ist- und Soll- Tabelle Informatiksysteme. 2. Schritt Grafische Übersicht über die Ist- und Soll- Zeichnungsprogramm Informatiksysteme. (z.b. Visio etc.) 3. Schritt Spezifikation der Schnittstellen. Schnittstellenbeschreibung Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 21

23 4.1.1 Tabellarische Übersicht der Informatiksysteme (Beispiele) Applikation Funktion Schnittstellen Lieferant xxx Patientenadministration (PATA) Pat./Falldaten zu LEP, Codierung, Labor, xxx Betten-Disposition, Kommunikation (Tel., TV etc.), Controlling, etc. Leistungen zu Controlling Diagnosen zu Controlling Erträge zu FIBU/KORE Pat./Falldaten an Disposition, Leistungen von Kommunikation (Tel., TV etc.) Leistungen von LEP, Labor, Disposition, Kommunikation, etc. Diagnosen von Codierung Finanzbuchhaltung (FIBU) Kostenrechnung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Materialbewirtschaftung BfS-Statistiken (medizinisch + administrativ) FIBU-Daten zu Statistiken KORE-Daten zu Statistiken und Controlling Kalk. Abschreibungen und Zinsen zu KORE und evtl. FIBU Besoldungen, SozLeist., Arzthonorare zu FIBU und KORE Sachaufwand zu FIBU und KORE PATA-, FIBU-, KORE-Daten und Diagnosen von Codierung Controlling (Kostenrechnung) KORE-Daten von KORE xxxx xxxx LEP Pat./Fall-Daten von Patientenadministration xxxx Leistungen an Patientenadministration LEP-Minuten an Controlling xxxx Codierung Pat./Fall-Daten von Patientenadministration xxxx Diagnosen-Gruppierung Diagnosen zu Patientenadministration, Controlling und BfS-Statistiken xxxx Labor Pat./Fall-Daten von Patientenadministration xxxx Leistungen zu Patientenadministration xxxx Bettendisposition, Pat./Fall-Daten von Patientenadministration xxxx Kommunikation Leistungen zu Patientenadministration 22 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

24 4.1.2 Grafische Übersicht und Zusammenhänge der Informatiksysteme (Beispiel) Mat+Med. Lohn Anlagen FIBU BEBU Dispo Datenbank Codierung PSYREC PATA Fall-Stamm Leistung Fakturier. Arzt HON Kommunikation Labor Statistik (GD) BFS etc. LEP Medizin Schnittstellen-Spezifikation Datenflüsse Kostenträgerrechnung Datenflussschema Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel Zeichnungs- programm (z.b. Visio etc.) Das Datenflussschema ist evtl. grafisch darzustellen. Es ist insbesondere darauf zu achten, dass die Handhabung von Löschungen (z.b. Leistungen, Fälle) und Mutationen (Verlegungen etc.) genau beschrieben werden. Insbesondere, wenn mit erfassten, aber noch nicht fakturierten Leistungen gearbeitet wird, sind Löschungen dem Controlling-System zu melden. Fakturierte Leistungen können in der Regel nicht mehr gelöscht, sondern nur noch storniert werden. Auch die Behandlung von Stornos ist zu beschreiben. Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 23

25 Beispiel eines Datenflussschemas Admin. System Fibu-Daten Datendrehscheibe KTR Import Fibu Kostenträgerrechnung Verdichtungen Fall-Merkmale Fall-Stammdaten Fälle Auftragsstamm (Fälle) Diagnose-Daten Erlöse Erlöse Erträge Leistungen und Honorare Leistungen/ Honorare Leistungen LEP Abfüllen Bezugsgrössenmengen Kostensätze Schnittstelle FIBU-Daten Schnittstelle FIBU-Daten Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel Beschreibung der Schnittstelle für FIBU-Daten (nur vorzunehmen, wenn Kostenrechnung nicht integriert im bestehenden Administrativ-System). Tabelle Die Schnittstelle der FIBU-Daten hängt von der Informatiklösung ab und muss von Fall zu Fall spezifiziert werden Schnittstelle Patienten/Fälle Schnittstelle Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel Patienten/Fälle Beschreibung der Schnittstelle für Patienten- und Tabelle Falldaten. Die Informationen zum administrativen Fall sind für die Kostenträgerrechnung wichtig (kleinste bebuchbare Einheit) und müssen vom Patienten-Administrationssystem zur Verfügung gestellt werden. 24 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

26 Funktion Lieferung der Patienten-/Falldaten an die Kostenrechnung. Information Fälle für die Kalkulation mit Fallmerkmalen, über welche Verdichtungen vorgenommen werden können. Problemfelder: Eventuell müssen gewisse Felder beim Erstellen der Schnittstelle berechnet werden, da diese vom Liefersystem nicht geführt werden. Dies kann durch das Liefersystem, die Kommunikationsdrehscheibe oder das empfangende System geschehen. In jedem Fall ist genau zu spezifizieren, welche Information geliefert wird (z.b. Berechnung der Aufenthaltsdauer). Es ist abzuklären, ob das empfangende System eine Fallhistory führen und somit die einzelnen Aufenthalte berechnen kann. Notwendige Datenfelder Bezeichnung Patientenidentifikationsnummer (PID) Besonderes Notwendig, wenn keine eindeutige Fallidentifikationsnummer vorhanden ist. Fallidentifikationsnummer(FID) eindeutige Fallidentifikationsnummer (FALLID) Auftraggebende Kostenstelle Wenn nicht vorhanden, muss mit PID (Patientenidentifikation) und FID (Fallidentifikation) gearbeitet werden. Achtung, beim Fallumhängen können PID und FID ändern, die FALLID bleibt jedoch immer die Gleiche. Fallinhaber. Fallmerkmale Siehe separate Beschreibung in Kapitel Schnittstelle Leistungen Schnittstelle Patienten/Fälle Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel Beschreibung der Schnittstelle für Leistungsdaten. Tabelle Die Leistungen sind für die Kostenträgerrechnung wichtig und müssen vom Patientenadministrationssystem oder der Leistungsdatenbank zur Verfügung gestellt werden. Idealerweise wird ein Leistungssammeltopf für die Kostenträgerrechnung verwendet. Dadurch kann sichergestellt werden, dass sämtliche für die Kostenträgerrechnung relevanten Leistungen nur von einem System verwaltet und an die Kostenträgerrechnung übergeben werden. Wo dies nicht möglich ist, muss sehr genau spezifiziert werden, wann welche Leistung, woher und mit welchem Status übermittelt wird. Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 25

27 Übergabe der erfassten Leistungen oder der fakturierten und bewerteten Leistungen? Mit der Lösung, nur fakturierte und bewertete Leistungen zu übergeben, kann sichergestellt werden, dass keine gelöschten Leistungen in die Kostenträgerrechnung übermittelt werden (fakturierte Leistungen können nicht mehr gelöscht, sondern nur noch storniert werden). Dies bedingt aber, dass pro Abrechnungsperiode sauber abgegrenzt fakturiert wird. Bei der Übergabe sämtlicher erfassten Leistungen muss sichergestellt werden, dass Leistungen, welche im Muttersystem gelöscht werden, auch in der Kostenträgerrechnung keine Verwendung mehr finden. Funktion Lieferung der Leistungen an die Kostenträgerrechnung. Information Einzelleistung pro Tag und Patientenfall. Honoraraufwand pro Patientenfall. Datenfelder Bezeichnung Leistungsdatum Leistungsnummer Patientenidentifikationsnummer (PID) Besonderes Nur bei der Übernahme von nicht verdichteten Daten, sonst Abrechnungsperiode. Nummer der Leistung aus dem administrativen System. Notwendig, wenn keine eindeutige Fallidentifikationsnummer vorhanden ist. Fallidentifikationsnummer (FID) Eindeutige Fallidentifikationsnummer (FALLID) Leistungserbringende Kostenstelle Auftraggebende Kostenstelle Wenn nicht vorhanden, muss mit PID (Patientenidentifikation) und FID (Fallidentifikation) gearbeitet werden. Achtung, beim Fallumhängen können PID und FID ändern, die FALLID bleibt jedoch immer die Gleiche. Leistungserbringer für die Leistung. Fallinhaber = Auftrag gebende Hauptkostenstelle (ambulant, teilstationär, stationär). Menge Mengeneinheit Betrag Taxpunkte, CHF, Min. oder andere. Für Frankenleistungen ist die Bewertung in CHF zu übernehmen. 26 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

28 Schnittstelle Honorare Information Honoraraufwendungen (netto) aus Honorarbuchhaltung. Problemfelder Keine fallbezogene Verbuchung der Honorare in der Honorarbuchhaltung Es geht hier um Honorare, welche über die Lohnbuchhaltung ausbezahlt werden, ohne dass sie informatikmässig einen direkten Fallbezug aufweisen (z.b. Belegarzthonorare für Allgemein- Patienten). Es wird empfohlen, den Fallbezug über die Auszahlung (Kreditoren) herzustellen, sofern dies das Informatiksystem zulässt. Kann kein Fallbezug hergestellt werden (Normalfall), werden die Honorare wie «Besoldungen» behandelt. Plafonierung der Honorare Dort, wo Honorarauszahlungen plafoniert sind (z.b. in der Radiologie), kann die Honorarleistung für ausbezahlte Honorare auf dem Kostenträger reduziert werden. Um zu verhindern, dass unter Umständen in der ersten Jahreshälfte die Honorare dem Kostenträger voll, die Honorare hingegen in der zweiten Jahreshälfte dem Kostenträger nicht mehr belastet werden (da der Plafond bereits ausgeschöpft ist), soll ein Durchschnittssatz über das ganze Jahr gewählt werden. Dabei stützt man sich am besten auf Erfahrungswerte ab (z.b. Vorjahr: Total Honorare netto im Verhältnis zu den ausbezahlten Honoraren). Für die Abstimmung zwischen Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung wird die Differenz zwischen reduzierten plus generierten und effektiv ausbezahlten Honoraren ausgewiesen. Pool Wenn Poolhonorare nicht vollständig ausbezahlt werden, empfiehlt sich wie bei der Plafonierung eine Reduktion des Einzelhonorars im Verhältnis des Nettohonorars zum Bruttohonorar. Fixe Honorare Wenn fixe Honorare ausbezahlt werden, könnte, wenn dies die Informatik erlaubt, eine Honorarleistung in der Patientenadministration oder in der Kostenträgerrechnung generiert werden. Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 27

29 Datenfelder Bezeichnung Leistungsdatum Leistungsnummer Patientenidentifikationsnummer (PID) Bemerkung Nur bei der Übernahme von nicht verdichteten Daten, sonst Abrechnungsperiode. Bei vorverdichteten Daten ist die Verdichtungsgruppe anzugeben. Notwendig, wenn keine eindeutige Fallidentifikationsnummer vorhanden ist. Fallidentifikationsnummer (FID) Eindeutige Fallidentifikationsnummer (übergeordnete Fremdnr.) Leistungserbringende Kostenstelle Auftraggebende Kostenstelle Menge Mengeneinheit Konto Wenn nicht vorhanden, muss mit PID (Patientenidentifikation) und FID (Fallidentifikation) gearbeitet werden. Achtung, beim Fallumhängen können PID und FID ändern, die FALLID bleibt jedoch immer die Gleiche. Leistungserbringer für die Honorarleistung (kann mit Auftrag gebender Hauptkostenstelle übereinstimmen). Fallinhaber/Disziplin = Auftrag gebende Hauptkostenstelle (ambulant, teilstationär, stationär). Honoraraufwand. CHF. FIBU-Verbuchungskonto (kann zu Abstimmzwecken mitgeführt werden, kein Mussfeld). Schnittstelle Erträge Die Erlöse können verdichtet werden nach den Kriterien: Fall und auftraggebende Kostenstellen. Funktion Lieferung der Erträge an die Kostenträgerrechnung. Information Erträge pro Fall und Auftrag gebende Kostenstelle. 28 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

30 Datenfelder Bezeichnung Leistungsdatum Erlösgruppe Patientenidentifikationsnummer (PID) Bemerkungen Nur bei der Übernahme von nicht verdichteten Daten, sonst Abrechnungsperiode. Zum Beispiel Tagestaxen, Fallpauschalen, Ärztliche Leistungen, etc. Notwendig, wenn keine eindeutige Fallidentifikationsnummer vorhanden ist. Fallidentifikationsnummer (FID) eindeutige Fallidentifikationsnummer (FALLID) Auftraggebende Kostenstelle Menge Mengeneinheit Wenn nicht vorhanden, muss mit PID (Patientenidentifikation) und FID (Fallidentifikation) gearbeitet werden. Achtung, beim Fallumhängen können PID und FID ändern, die FALLID bleibt jedoch immer die Gleiche. Fallinhaber = Auftrag gebende Hauptkostenstelle (ambulant, teilstationär, stationär). Fakturierter Ertrag. CHF. Anmerkung: Erträge können entweder auf die Auftrag gebende oder auf die leistungserbringende Kostenstelle verbucht werden. Gemäss KORAS werden Erträge nur auf die Auftrag gebende Kostenstelle verbucht. 4.2 Pflichtenheft Problematik Aufgaben: Sofern noch keine Kostenträgerrechnungs-Software zur Verfügung steht, muss eine solche beschafft werden. Für die Ausschreibung und die anschliessende Auswahl (Evaluation) ist ein Pflichtenheft zu erstellen. Erstellen Pflichtenheft Evaluation Kostenträ- Durchzuführende Arbeiten Hilfsmittel gerrechnungs-software Erstellen Pflichtenheft Muster Inhaltsverzeichnis. Beispiel eines Anforderungskataloges an die Kostenträger- Software. Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung 29

31 4.2.1 Beispiel eines Inhaltsverzeichnisses zu einem Pflichtenheft Untenstehend ist eine mögliche Gliederung eines Inhaltsverzeichnisses wiedergegeben. Der Offertsteller ist gehalten, die Nummerierung in seine Offerte zu übernehmen und im Pflichtenheft gestellte Fragen gesamthaft im Kapitel zu beantworten. 1 Portrait der Klinik 1.1 Charakteristik der Klinik 1.2 Die wichtigsten Zahlen auf einen Blick 2 Ausgangslage 2.1 Auftrag 2.2 Ziele Ziele Kostenstellenrechnung Ziele Kostenträgerrechnung 2.3 Definition Kostenträger Administrativer Fall Verdichtungen 2.4 Methode IST-Kostenrechnung 2.5 Zustand Kostenstellenrechnung 2.6 einsetzbare Informatikmittel 2.7 Leistungserfassung Leistungserfassung Arztdienst Arzthonorare Leistungserfassung Pflegedienst Leistungserfassung Sachleistungen Übersicht Leistungserfassung 2.8 Diagnosen-Codierung Diagnosen-Gruppierung 3 Datengrundlagen/Datenflüsse 3.1 Datenherkunft 3.2 Datenfluss 3.3 Buchungsschema 4 Anforderungen an die Software 4.1 Allgemeine Anforderungen 4.2 Spezifische Anforderungen 4.3 Informationen zu Patient/Fall Kostensätze Regeln/Filter bei Leistungsschnittstelle 4.4 Plandaten 4.5 Auswertungen 4.6 Datenschutz 4.7 Parallele Kostenrechnungen 5 Systemtechnik 5.1 Datenmengen 5.2 Berechtigung 5.3 Hardware-Anforderungen 5.4 Anzahl Lizenzen 6 Administratives 6.1 Offertgliederung Vorstellung des Offertstellers, vorhandene Erfahrungen, nächster Stützpunkt Lösungskonzept und Gesamtübersicht Hardware-Anforderungen Beantwortung von Fragen Kommentar zu allfälligen Schwachstellen bezüglich Forderungen im Pflichtenheft Unterstützung, Betreuung, Schulung, Garantie und Wartung Preise und Zahlungsbedingungen (inkl. Stundenansätze) Referenzen, Besichtigungen Allgemeine Geschäftsbedingungen AGB (sofern für die Offerte relevant) 6.2 Administratives Offerteingabe-Termin Offertadresse Gültigkeit der Offerte 6.3 Terminplanung 6.4 Evaluationsvorgehen 6.5 Vertraulichkeit des Pflichtenheftes 6.6 Rückfragen 30 Manual zur Einführung der Kostenträgerrechnung

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