Anleitung für die ELSTER-Schnittstelle in GS-FIBU/GS-EAR

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1 Anleitung für die ELSTER-Schnittstelle in GS-FIBU/GS-EAR Allgemeine Systemvoraussetzungen Grundsätzlich muss der Rechner die allgemeinen Systemvoraussetzungen für den Einsatz von GS-FIBU/GS-EAR erfüllen (Stand: Dezember 2004): Pentium II kompatibler PC (ab 350 MHz) WINDOWS 98 SE, NT 4.0 (letztes SP), XP, MB Arbeitsspeicher mindestens 100 MB freier Festplattenspeicher SVGA-Grafikkarte - (Auflösung 800 x 600) Maus & CD-ROM Laufwerk Internet Explorer 5.5 Zusätzliche Voraussetzungen für die digitale Belegarchivierung Jet Engine 4.0 SP3 oder MS-ACCESS 2000 (oder höher) TWAIN-kompatibler Scanner Zusätzliche Voraussetzungen für die Zusammenarbeit mit GS-AUFTRAG Professional Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.60 (oder höher) WICHTIG: Hinweise zur Konfiguration Ihrer Systemumgebung für die ELSTER-Datenübertragung bei der Verwendung von Proxyserver oder Firewall finden Sie im PDF-Dolument "Konfiguration_AVMKEN_Jana.pdf" im Ordner.C:\GSWIN\ELSTER\. Darüber hinaus sollte das Dokument "Troubleshooting.rtf" (liegt bei der Standardinstallation im Ordner C:\GSWIN\DATEN\) gelesen und die dort aufgeführten Punkte für das verwendete Betriebssystem geprüft bzw. die Komponenten installiert werden. Konfigurieren und Aktivieren der ELSTER-Schnittstelle Eintragen der Mandanteneinstellungen Zunächst müssen im Programm in den Einstellungen einige Parameter für die Übertragung definiert werden. Unter dem Menüpunkt "Mandanten" -> "Mandanteneinstellungen" müssen für die Teilnahme am ELSTER-Verfahren folgende Einstellungen zwingend definiert werden: Bundesland Finanzamt Steuernummer Name und Adresse des Mandanten

2 Die in der Programmhilfe erwähnte Zulassungsnummer ist bei der ELSTER-Übertragung nicht mehr erforderlich und kann daher auch nicht in den Mandanteneinstellungen eingetragen werden. Drücken Sie bitte auf die neben den Eingabefeldern befindlichen Suchschalter und wählen die entsprechenden Einträge aus den Vorgabelisten aus. Mit einem Doppelklick werden die Daten in die Mandanteneinstellungen übernommen. Kontrollieren Sie bitte, ob die hier eingetragene Steuernummer und deren Schreibweise mit der Ihnen vom Finanzamt mitgeteilten Steuernummer übereinstimmen. Wahlweise können hier auch die Daten des zuständigen Steuerberaters eingetragen werden: Name (max. 25 Zeichen) Telefonvorwahl (max. 6 Zeichen) Telefonanschluss (max. 14 Zeichen) Berufsbezeichnung des Mandanten (max. 10 Zeichen) Diese Angaben werden (falls vorhanden) mit den Steuerdaten zusammen als Kennziffer 09 an das Finanzamt übermittelt. Ausfüllen der ELSTER-Teilnahmeerklärung Damit Sie als Übermittler am ELSTER-Verfahren teilnehmen können, müssen Sie zunächst eine Teilnahmeerklärung bei Ihrem zuständigen Finanzamt einreichen. Sollten Sie als Steuerberater die Übermittlung für Ihre Mandanten übernehmen, müssen alle Mandanten eine entsprechende Erklärung an ihr Finanzamt senden, bevor mit der Übermittlung begonnen werden kann. Auch dieses Formular finden Sie (vorausgefüllt) im HILFE-Menü. Vor der ersten Übertragung Nachdem Sie alle Einstellungen beim Mandanten vorgenommen bzw. kontrolliert haben, ist aus Sicht der Software alles bereit für eine Übertragung. Ein entsprechender Bearbeitungshinweis des Finanzamts für die Teilnahmeerklärung sollte Ihnen allerdings vor der ersten Übermittlung bereits vorliegen. Bei einigen Ämtern ist zudem eine einmalige Testübertragung von Daten erforderlich (siehe "Typ der Übertragung"). Auswertungen für das ELSTER-Verfahen Im Auswertungsbereich können nach der Erledigung aller Einstellungen und Vorarbeiten die Auswertungen Umsatzsteuervoranmeldung (nur für die Perioden Monat oder Quartal) Antrag auf Dauerfristverlängerung Anmeldung der Sondervorauszahlung über das Internet in einer komprimierten Form an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Die dazu dienende ELSTER-Konsole steht Ihnen im Vorschau-Fenster der oben genannten Auswertungen zur Verfügung. Um z. B. eine Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER zu übertragen, öffnen Sie den Auswertungsbereich, wählen Sie unter "Auswertungen periodisch" die Umsatzsteuervoranmeldung für 2005 und geben auf der rechten Seite unter "Auswertungsperiode" den aktuellen Monat oder das Quartal ein. Klicken Sie anschließend bitte auf den Schalter "Vorschau" unterhalb der gewählten Auswertung. Die Vorschau für die gewählte Auswertung wird nun erstellt. Der Schalter zum Öffnen der ELSTER-Konsole wird

3 als gelbes Briefsymbol links neben der Auswahlliste für den Zoomfaktor in der Vorschau eingeblendet. Hierüber ist die Prüfung und anschließende Übermittlung der Daten direkt aus der Buchhaltung möglich. Bei allen anderen Auswertungen wird dieser Schalter ausgeblendet. Starten Sie die ELSTER-Konsole per Mausklick auf das gelbe Briefsymbol. Prüfen der Angaben Der Schalter "Prüfen" testet sowohl die Vollständigkeit und Plausibilität der vorliegenden Einstellungen und Daten, als auch die Einhaltung der Systemvoraussetzungen. Eine Prüfung der Daten ist nicht zwingend erforderlich. Zumindest nach der Installation und Einrichtung der Mandanteninformationen in den Einstellungen ist allerdings zu empfehlen, die Taste "Prüfung" zu betätigen. Hier kann festgestellt werden, ob z. B. die Rechnerkonfiguration und die Installation der benötigten Komponenten für die ELSTER-Schnittstelle stimmen. Sollte hierbei eine Fehlermeldung erscheinen, folgen Sie den Hinweisen unter der Überschrift "ELSTER-Troubleshooting" im weiteren Verlauf dieser Anleitung. Sollte trotz fehlerfreier Prüfung ein Fenster mit Hinweisen auf eine fehlerhafte Datenaufbereitung erscheinen, überprüfen Sie im Menü "Mandanten" -> "Mandanteneinstellungen", ob die Steuernummer korrekt eingetragen wurde. Achten Sie vor allem auf die korrekte Schreibweise der Steuernummer. Hinweise zur Vorschau Die Vorschau zeigt die "Komprimierte Anmeldung" in einer Bildschirmvorschau, aus der auch ein Ausdruck des Formulars möglich ist. Hierbei werden nur diejenigen Werte der Anmeldung ausgewiesen, die eine Kennziffer für die entsprechenden Druckpositionen tragen (Menü "Stammdaten" -> "Sachkonten", dort Steuer- bzw. Umsatzkonten per Doppelklick öffnen und die gewünschte Auswertungspositionen unter "Vorgaben" -> "Auswertungspositionen"). Eine vollständige Übersicht der für die jeweiligen Auswertungspositionen vorgesehenen Konten können Sie über das Menü "Auswertungen" -> "Auswertungen allgemein" erstellen: Wählen Sie dort bitte zunächst den Eintrag "Gliederungslisten Auswertungspositionen" (GS-FIBU) bzw. "Auswertungspositionen" (GS- EAR). Nach einem Klick auf eine der Schaltflächen "Vorschau" oder "Drucken" öffnet sich ein Dialogfenster, aus dem Sie bitte die gewünschte Auswertung, z. B. Umsatzsteuervoranmeldung, auswählen. Bestätigen Sie Ihre Auswertung bitte mit einem Klick auf "OK". Die gewählte Auswertung wird nun gedruckt bzw. die Vorschau am Bildschirm angezeigt. Alle übrigen (Berechnungs-) Werte bleiben dabei unberücksichtigt. Die komprimierte Fassung zeigt so nur diejenigen Daten, die an die Finanzverwaltung übertragen werden. Art der Datenübermittlung Die Übermittlung der Daten kann über eine aktive Internet-Verbindung erfolgen. Beachten Sie bitte, dass bei der Datenübermittlung keine automatische Etablierung oder Prüfung auf Verfügbarkeit einer Internet-Verbindung erfolgt. Arbeiten Sie also nicht mit einer Standleitung, stellen Sie ggf. die Verbindung manuell her, bevor Sie die Übermittlung starten. Typ der Übertragung Bei der Übermittlung stehen Ihnen verschiedene Varianten zur Auswahl: Normal:

4 Hierbei werden die Daten zur Bearbeitung an das Finanzamt übermittelt. Dieser Typ wird also nach abschließenden Tests im "Ernstfall" für die regelmäßige Übertragung der Daten verwendet. Testübertragung: Bei manchen Finanzämtern ist nach der Zulassung zunächst eine einmalige Testübermittlung erforderlich. Sollte dieser Fall eintreffen, erhalten Sie eine entsprechende schriftliche Aufforderung vom Finanzamt. Softwaretest: Bei diesem Übertragungstyp werden Ihre Daten lediglich an die Clearingstelle übermittelt und nicht an die einzelnen Bundesländer weitergeleitet. Sie können diesen Übertragungstyp also verwenden, um nach der Einrichtung der Einstellungen eine Übertragung zu simulieren, ohne dass eine anschließende Bearbeitung durch das Finanzamt erfolgt. Wiederholte Übermittlung In einzelnen Fällen kann der Teilnehmer vom Finanzamt zu einer erneuten Datenübermittlung aufgefordert werden. Diese Aufforderung erfolgt in der Regel in einer schriftlichen Form. Haben Sie lediglich einen Softwaretest durchgeführt, werden Sie nach Abschluss der Übertragung nochmals darauf hingewiesen, dass keine Bearbeitung der Daten erfolgt. Nach einer erfolgreichen Datenübermittlung erscheint nun ein Druckdialog. Hierüber kann ein Kontrollausdruck der übertragenen komprimierten Anmeldung für die Unterlagen des Steuerpflichtigen angefertigt werden. Der Kontrollausdruck beinhaltet den Namen, die Steuernummer, Datum, Uhrzeit und eine laufende Nummer der Übermittlung. Diese Nummer kann im Bereich von 1 bis 9999 liegen. Nach dem Erreichen der max. Grenze von 9999 wird diese automatisch wieder auf 1 gesetzt. Hinweis: Ein nachträgliches Einsenden des Kontroll-Papierausdrucks per Post an das Finanzamt ist nicht notwendig! Die im Rahmen des StDÜV-Verfahrens übermittelten UStVA werden von der Finanzverwaltung ohne Signatur akzeptiert. Sie sollten die Übermittlungsprotokolle und die Kontrollausdrucke trotzdem sorgfältig aufbewahren, um bei der Anforderung einer erneuten Übermittlung alle Daten griffbereit zu haben. Update-Verfahren Nach den geltenden Vorschriften muss bei einem Update oder bei einer Änderung des ELSTER-Verfahrens auch die Software der Teilnehmer zwingend aktualisiert werden. Anderenfalls ist keine Datenübermittlung zulässig. Das Programm überprüft daher automatisch vor jeder Datenübermittlung, ob eine aktualisierte Version der relevanten Dateien für die Verwendung der ELSTER-Schnittstelle vorliegt und aktualisiert ggf. die entsprechenden Komponenten oder nach Bedarf das gesamte Programm auf Ihrem Rechner nach der Bestätigung einer entsprechenden Abfrage automatisch. Dazu werden die aktualisierten Dateien über eine Internetverbindung auf Ihren Rechner übertragen. Hinweis: Da es sich bei dieser Aktualisierung ggf. um ein "echtes" Programmupdate handeln kann, sollten Sie vor der Aktualisierung auf jeden Fall eine Datensicherung anfertigen.

5 Bei Mehrfachinstallation der Buchhaltung im Netzwerkbetrieb ist es ausreichend, das ELSTER-Update auf einem Arbeitsplatz herunter zu laden. Sie finden das Update-Setup anschließend EAR32.EXE bzw. FIBU32.EXE im Programmverzeichnis der Anwendung (C:\GSWIN\FIBU oder C:\GSWIN\EAR). Diese Datei kann auf die übrigen Arbeitsplätze verteilt und dort installiert werden. ELSTER Troubleshooting Einstellungen im Windows-Explorer Um die Übersicht in den Windows Ordnern zu verbessern, nehmen Sie bitte folgende Änderungen an den Ordneransichten vor: Starten Sie bitte den Windows-Explorer (Symbol "Arbeitsplatz" auf dem Desktop bzw. "Start" -> "Arbeitsplatz" im Startmenü in Windows XP). Öffnen Sie dort bitte das Menü "Ansicht" und aktivieren dort die Option "Details". Anschließend öffnen Sie das Menü "Extras" -> "Ordneroptionen" -> "Ansicht" und nehmen folgende Einstellungen vor: Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden (Haken nicht gesetzt) 1 Versteckte Dateien und Ordner Alle Dateien und Ordner anzeigen Versteckte Dateien und Ordner ausblenden Klicken Sie anschließend bitte auf die Schaltfläche "Für alle übernehmen" und bestätigen die anschließende Abfrage mit "Ja". Schließen Sie nun den Dialog mit einem Klick auf "OK", um die vorgenommenen Änderungen für alle Ordner zu übernehmen. Überprüfen der MDAC (nur bei Windows 98 SE, NT 4.0, 2000) Hinweis: Für Elster muss nicht unbedingt die komplette MDAC 2.60 installiert werden. Bei Windows 98 SE sollte nur die Jet Engine 4.0 SP 3 und ggf. das DCOM98 installiert werden. Bei Windows 2000 ist die MDAC 2.60 in der Regel bereits vorinstalliert. Hier muss eventuell das aktuelle Service-Pack für die Jet Engine 4.0 installiert werden. Wechseln Sie mit dem Windows-Explorer (Symbol "Arbeitsplatz" auf dem Desktop) in das Verzeichnis C:\PROGRAMME\GEMEINSAME DATEIEN\MICROSOFT SHARED\DASETUP\ und klicken Sie die Datei dasetup.exe mit der rechten Maustaste an. Über den Kontextmenüeintrag "Eigenschaften" -> "Version" können Sie die Dateiversion ermitteln. Hier sollte mindestens Version 2.60.xxxxx angezeigt werden Überprüfen der Konfiguration mittels edaochk.exe Um zu überprüfen, ob die getroffenen Maßnahmen Erfolg gebracht haben, starten Sie bitte das Programm edaochk.exe im Verzeichnis C:\GSWIN\ELSTER\. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor: Im Programmverzeichnis (C:\GSWIN\FIBU\ oder C:\GSWIN\EAR\) liegt eine Access-Datenbank mit dem Rechnernahmen, z. B. Mein Rechner.mdb oder

6 ws_12345.mdb oder jackermann.mdb. Diese Datei muss ins Verzeichnis ELSTER kopiert werden. Im Verzeichnis C:\GSWIN\ELSTER\ die Datei "edaochk.exe" per Doppelklick ausführen. Bitte die Meldungen im Prüfprotokoll auf dem Bildschirm beachten. Falls alle Hinweise im Dokument "Troubleshooting" beachtet wurden, zeigt die Prüfung ein positives Ergebnis. Anschließend die manuell kopierte.mdb-datei im Verzeichnis C:\GSWIN\ELSTER wieder gelöscht werden. Fehler beim Programmstart Symptome: Meldung mit der Überschrift "Microsoft Visual C++ Runtime Library" Meldung: "Die Ordnungszahl 3312 wurde in der DLL 'vpes32.dll' nicht gefunden" Fehler bei der Erfassung der Stammdaten (Menü "Mandanten" -> "Mandanteneinstellungen") Fehler beim Eintragen der Mandantendaten (Menü "Mandanten" -> "Mandanteneinstellungen") Symptome: Das Bundesland und das Finanzamt können nicht über das Lupensymbol in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen werden. Es erscheint eine Fehlermeldung: "Zugriffsverletzung bei Adresse in Modul 'Gsfibu.exe' " oder es passiert nichts. Lösung: Bitte kopieren Sie die Datei vpes32.dll aus dem Ordner C:\GSWIN\ELSTER\ in das Windows Systemverzeichnis \SYSTEM32\ (NT/2000/XP) bzw. \SYSTEM\ (Windows 98 SE) im Windowsverzeichnis (Standard: C:\WINDOWS\, manchmal auch C:\WINNT\). Sehen Sie in den Verzeichnissen C:\WINDOWS\ und C:\WINDOWS\SYSTEM32\ keine Dateien/Ordner, sondern nur eine Meldung: "Diese Dateien sind ausgeblendet.", bitte auf den Text: "Ordnerinhalte anzeigen" klicken. Wichtig: Sollten Sie "KlickTel" installiert haben UND es nach dem Rechnerneustart zu Problemen beim Start eines MS-Office-Programms kommen, kopieren Sie die Datei vpes32.dll aus dem Ordner \ELSTER\ im Installationsverzeichnis für GS-Programme (Standard: C:\GSWIN\) in das Windows Systemverzeichnis. Ist dort bereits eine Datei mit gleichem Namen vorhanden, muss diese überschrieben werden. Fehler bei der Übertragung der Daten an das Finanzamt Symptom: Beim Klicken auf eine der Schaltflächen "Prüfen", "Vorschau" oder "Übertragung" erscheint die Meldung: "Daten sind unvollständig! Überprüfen Sie bitte die Angaben im Menü "Mandanten" -> "Mandanteneinstellungen". Dort wurden jedoch scheinbar alle Daten korrekt eingetragen.

7 Lösung: Des Weiteren sind die vollständigen Angaben zum Mandanten erforderlich Name, Adresse, etc. Bundesland und Finanzamt erneut über das Lupensymbol suchen und per Doppelklick aus der Auswahlliste übernehmen. Funktioniert dies nicht, siehe oben. Die Steuernummer muss eingetragen worden sein. Die Schreibweise der Steuernummer muss exakt dem entsprechen, wie die Steuernummer seinerzeit vom FA mitgeteilt wurde. Symptom: Bei der Übertragung der Daten an das Finanzamt erscheint eine Meldung, dass eine neuere Version des ELSTER-Telemoduls verfügbar ist. Die Abfrage, ob dieses Update herunter geladen werden soll, wird mit JA beantwortet, der Download startet jedoch nicht oder wird nicht vollständig durchgeführt. Lösung: Datensicherung anfertigen, aktuelle Version von GS-FIBU/GS-EAR aus dem Internet herunterladen und als Update über die vorhandene Version installieren. Symptom: Das gelbe Briefsymbol ist in der Vorschau zur Umsatzsteuervoranmeldung nicht sichtbar. Lösung: Aktivieren Sie im Menü "Auswertung" bitte die Auswertungsperiode "Monat" bzw. "Quartal" durch Klick auf den runden Optionsbutton vor der gewünschten Periode und wählen den gewünschten Monat bzw. das Quartal anschließend aus der jeweiligen Auswahlliste aus. Letzte Hinweise Sollte das Problem nach Durchführung der beschriebenen Schritte nicht behoben werden können, führen Sie bitte folgende Schritte durch: Suchen Sie daher bitte nach den unten aufgeführten Dateien im Systemverzeichnis von Windows: tm*.* bds.mdb chkzm.dll DB2NDS.dll ddao35s.dll elsterdb.mdb File2Hex.dll Elster-USt-LSt.mdb GetFP.dll Luca.dll Patchw32.dll vpes32.dll wbh2ever.dll Verschieben Sie diese eventuell gefundenen Dateien in einen Ordner, den Sie bitte neu anlegen. Der Ordnername ist beliebig. Starten Sie hiernach anschließend Ihren Rechner neu.

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