Sample / Vorlage Pflichtenheft. Grob Version 1.0 Finalversion L O G O

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1 Sample / Vorlage Pflichtenheft Grob Version 1.0 Finalversion L O G O Druckdatum: / Seite: 1 / 11

2 1) Ausgangspunkt & Ziel Derzeitige Situation: Ziel & Nutzen: Muss Kriterien Wunsch Kriterien Was ist nicht Bestandteil Was soll nicht erreicht werden Betroffene Bereiche Risiken & Wechselwirkungen Notiz:...5 2) Projektgruppe Projektowner Projektauftraggeber Fortschritts Reporting Eskalation Projektnutzer Projekt Team Intern Projekt Team Extern Projekt Beirat Umgebungen...5 3) Anforderungen/Prozesse im Detail Aufträge importieren Reklamation einheitliche Menübaum (unabhängig vom Bereich) einheitliche Reklamationsformulare (unabhängig vom Bereich) Reklamationsbearbeitung für Parat und weitere Kunden/Gruppen (LEH,..) Auftragsnummer in Reklamationsformular Delegation an Mitarbeiter Anruftypen Auswertungen / Filter Kunden Reklamationen Kunden Umsätze Kunden Aufträge Kunden Lieferdaten Kunden Stammdaten Kombination Reklamation Umsätze Stammdaten Kunde Telefonmarketing Antworten Kunde sonstige Informationen...6 4) Schnittstellen & Systeme Datenübernahme Fremdsystem (einmalig)...7 Druckdatum: / Seite: 2 / 11

3 ERP System Fibu Subsystem x Sonstige Datenübernahme Fremdsystem (laufend) ERP System Fibu (Nachtjob) Subsystem x (Nachtjob) Sonstige (Nachtjob) NNN_XXXFORM.txt (Import Datei)...7 5) Datenmengen & Verarbeitungszeiten Daten Import Daten Mengengerüst Schnittstellen Reklamation Umsatz Daten Stammdaten Benutzer Anzahl Reklamation Kunden Auswertungen/Filter Umsatz Auswertungen Verarbeitungs & Reaktionszeiten...8 6) Clients...8 7) Server...8 8) Netzwerk / Sicherheit / Lizenzen / Datensicherung /...8 9) Termine / Zeitplan ) Schulung & Dokumentation Die Schulung erfolgt nach dem train the trainer Prinzip Dokumentation ) Change Management ) Installation /Software Updates / Wartung Installation Updates Fernwartung ) Test / Rollout / Abnahme Testsystem Prototyp Testbeispiele (Daten & Testfälle Test / Fehler / Ergebniss Dokumentation Abnahme Rollout ) Datenbanken Quell Server: Ziel Server...10 Druckdatum: / Seite: 3 / 11

4 14.3. User ) Tabellen Quelle Zeiterfassung xxxxxx Daten ) Tabellen Ziel Windows/SQL xxxxxx Daten ) Programme / Jobs XXXXXXXXXX YYYYYYYYYY ZZZZZZZZZZZ ) Begriffserklärungen & Codes ) Adressen Auftraggeber xxxx Auftragnehmer yyyy Externe Berater / Lieferanten...11 Druckdatum: / Seite: 4 / 11

5 1) Ausgangspunkt & Ziel 1.1. Derzeitige Situation: Grobe Beschreibung der derzeitigen Situation 1.2. Ziel & Nutzen: Grobe Beschreibung des Zieles und deren Vorteile 1.3. Muss Kriterien 1.4. Wunsch Kriterien 1.5. Was ist nicht Bestandteil 1.6. Was soll nicht erreicht werden Betroffene Bereiche 1.8. Risiken & Wechselwirkungen 1.9. Notiz: 2) Projektgruppe 2.1. Projektowner ο Vertrieb Innendienst rxxxxx 2.2. Projektauftraggeber ο Vertrieb Innendienst Hr. xxxxxx Fortschritts Reporting - #abklären?????# Eskalation - #abklären?????# 2.3. Projektnutzer ο Vertrieb Innendienst 2.4. Projekt Team Intern ο Vertrieb Innendienst Hr. xxxxxx ο IT - #noch abhzuklären# 2.5. Projekt Team Extern ο Fa xxxxxx Fr. yyyyyyyy ο Externe Beratung - #ist jemand notwendig?????# ο Dritte Dienstleister - #ist jemand notwendig?????# 2.6. Projekt Beirat 2.7. Umgebungen Druckdatum: / Seite: 5 / 11

6 3) Anforderungen/Prozesse im Detail 3.1. Aufträge importieren Import von externen Auftragsdaten in die Ziel Datebank/Tabelle xxxx.yyy) 3.2. Reklamation ο Mandantenübergreifende Barbeitung muss möglich sein einheitliche Menübaum (unabhängig vom Bereich) einheitliche Reklamationsformulare (unabhängig vom Bereich) Reklamationsbearbeitung für Parat und weitere Kunden/Gruppen (LEH,..) Auftragsnummer in Reklamationsformular Delegation an Mitarbeiter Anruftypen - die Anruftypen können je Mandant individuell gewartet werden. Aufgrund der Mandanten Zugehörigkeit der ausgewählten Kundennummer stehen die entsprechenden Anruftypen zur Verfügung. Gemeinsame Anruftypen empfehlen sich nicht weil hier die Felexibilät verloren geht und ev. Anruftypen zur Auswahl stehen die beim jeweiligen Mandanten/Bereich nicht gewünscht sind Auswertungen / Filter ο Mandantenübergreifende Barbeitung muss möglich sein (ev. zusätzliche Auswahlfelder beim Starten von Auswertungen/Filtern #prüfen ob von/bis Mandant reicht, oder die gewünschten Mandanten markiert werden müssen# ο Auf den Ergebnissen muss der oder die Mandaten ersichtlich sein. ο #prüfen welche Daten aus den verschiedenen Quellsystemen zur Verfügung stehen# Kunden Reklamationen Kunden Umsätze Kunden Aufträge - Beispiel: Welche Kunden haben in den letzten 2 wochen (Datum von/bis) nichts bestellt in Kombination mit dem beim Kunden hinterlegten Bestellrythmus #prüfen ob es diese Information Bestellryhtmus schon gibt# - Dazu muss auf die Auftragsdaten und nicht auf die Umsatzdaten zugegriffen werden. - Werte auf Tagesbasis - Eventuell wird hier direkt auf ERP- bzw. Bestellsystem durchgegriffen wobei jedes Quellsystem Kunden Lieferdaten Kunden Stammdaten Kombination Reklamation Umsätze Stammdaten Kunde Telefonmarketing Antworten Kunde sonstige Informationen Druckdatum: / Seite: 6 / 11

7 4) Schnittstellen & Systeme Die bisherigen Pfade wo die Schnittstellenfiles liegen befinden sich am xxx Server. Diese Pfade müssen sich dann auf dem yyy Server befinden. Die teilweise bisher verwendeten Dateiextention.xxx wird durch.txt ersetzt Die Schreibweise der Dateinamen mit Klein- und Grossbuchstaben ist egal. Sämtliche Schnittstellenfiles basieren auf ASCII Textdateien mit Codepage #noch offen# 4.1. Datenübernahme Fremdsystem (einmalig) ERP System Fibu ο Typen (Text, EDI, XML.) ## noch zu definieren ## ο Felder / Details ## noch zu definieren ## ο Sperr/Lock Mechanismen ## noch zu definieren ## ο Laufzeiten / Prozesse Subsystem x Sonstige 4.2. Datenübernahme Fremdsystem (laufend) ERP System Fibu (Nachtjob) Subsystem x (Nachtjob) Sonstige (Nachtjob) 4.3. NNN_XXXFORM.txt (Import Datei) Enthält die Daten zum Drucken der Bestellzettel je Kunde in Excel. Eine Anpassung in der verwendeten Excel Datei ist notwendig (bisher ist die Nr. der Organisation nicht Bestandteil des Dateinamens). ο Namenskonventionen (24_xxxx.txt; 34_xxxxxx.txt, 54_xxxx.txt) - NNN = Codes der jeweiligen Organisationen (024, 034, 054) (siehe Begriffserklärungen & Codes) - xxxxform.txt = fix ο File Muster Organisation;Team;Beziehernummer;Wochenbeginn;Zuname;Vorname;Postleitzahl;Z ahlungsart;stützung 024;0101;38550; ;BERGER;Irene; 1020;1;V 024;0101;37856; ;BOBR;Edith; 1020;1;V ο File Aufbau, Felder mit [ ] getrennt, erste Zeile enthält Spaltenüberschrift - Organisationsnummer (024, 034, 054) - Tour/Teamnummer (5stellig) - Kundennummer - Datum des Montages der Woche in der geliefert/gegessen wird (konvertiert auf DD.MM.YYYY) - Familienname - Vorname - Postleitzahl (5-stellig!) - Zahlungsart Code - Stützungs Code Druckdatum: / Seite: 7 / 11

8 5) Datenmengen & Verarbeitungszeiten 5.1. Daten Import ο 014xxxxx ca Kunden je File ο 074/yyyyy ca Kunden je File ο 094/zzzzzz ca. 900 Kunden je File 5.2. Daten Mengengerüst Schnittstellen - ERP System - Fibu - Subsystem xxx Reklamation Umsatz Daten Stammdaten 5.3. Benutzer Anzahl Reklamation Kunden Auswertungen/Filter Umsatz Auswertungen 5.4. Verarbeitungs & Reaktionszeiten 6) Clients ο Die Endanwender verwenden Standard Windows Rechner ο Die Konvertierungsprogramme werden durch die Benutzer händisch aufgerufen ο Hardware und Betriebssystem werden vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. ο Benutzer- /Zugriffsrechte ## noch offen ## ο Verfügbarkeitszeiten 7) Server ο Basis sind Micorosoft Server Betriebssystem (derzeit Microsoft 2003 Server) ο Datenbank Basis ist Microsoft SQL Server (derzeit Microsoft SQL 2003, xxx.xxxxx.at, Umstellung geplant) ο Benötige Verzeichnisse für die Datenfiles sind am xxx Server oder einem anderen Fileserver verfügbar (Neustrukturierung, die vorhanden xxxx Verzeichnisse sind nicht mehr zu verwenden) ο Hardware und Betriebssystem werden vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. ο Verfügbarkeitszeiten 8) Netzwerk / Sicherheit / Lizenzen / Datensicherung / Es wird das Standard TCP/IP Netz im Hause verwendet. Zugriffsrechte werden auf NTFS Basis geregelt. Betriebssystem und Datenbanklizenzen werden durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Datensicherung ist durch den Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmer hat die dazu notwendigen Informationen (was muss gesichert werden) zur Verfügung zu stellen. Für die Installation ist vom Auftragnehmer eine Installationsanweisung zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich zu Standard Windows Installationen notwendige Zusatzsoftware (z.b. Runtime s etc,.) 9) Termine / Zeitplan Dies stellt nur den groben Zeitplan dar, die detaillierte Planung erfolgt separat. ## noch offen #### Druckdatum: / Seite: 8 / 11

9 10) Schulung & Dokumentation Die Schulung erfolgt nach dem train the trainer Prinzip ο Keyuser bzw. trainer: ## noch offen ## ο Software Betreuung ## noch offen ## Dokumentation Technische und Anwender Dokumentationen die nicht im Pflichtenheft stehen sind durch den Auftragnehmer zu erstellen. Die Adaption dieses Pflichtenheftes zu einer Dokumentation wird empfohlen. 11) Change Management ο Changes bedürfen der Dokumentation mittels des Change Formulares. ο Changes mit zusätzlichem Kostenaufwand müssen vom Projekt Owner freigegeben werden. 12) Installation /Software Updates / Wartung Installation Für die Installation ist vom Auftragnehmer eine Installationsanweisung zur Verfügung zu stellen Updates Für die Updates ist vom Auftragnehmer eine Installationsanweisung zur Verfügung zu stellen Fernwartung Vom Auftraggeber werden die technischen Voraussetzungen geschaffen. Die verwendeten Technologien müssen durch die Systemadmins des Auftraggebers vorgegeben werden. ## noch offen ## 13) Test / Rollout / Abnahme Testsystem für die Test und die laufenden Updates wird ein Testsystem erstellt ο Anforderungen ## noch offen ## ο Lizenzen - für die zu erstellende Software fallen dafür keine zusätzlichen Lizenzkosten an - Betriebssystem und Datebank Lizenzen werden vom Auftraggeber beigestellt Prototyp Testbeispiele (Daten & Testfälle ο Werden durch den Auftraggeber beigestellt und müssen nachvollziehbar und wiederholbar sein. Diese Testbeispiele werden dem Auftragnehmer schon zum Zeitpunkt der Software Entwicklung für eigene Tests zur Verfügung gestellt. ο Das Soll Ergebniss ist zu definieren. ο Testabläufe und Ergebnisse sind zu dokumentieren. ο Abweichungen sind nach Prioritäten zu klassifizieren (A, B, C) und zu dokumentieren ο Vor Inbetriebnahme wird 2 x parallel gearbeitet, das vorhandene Testsystem ist zu aktualisieren Test / Fehler / Ergebniss Dokumentation ο Es wird das vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellte Test Formular verwendet ο Zusändigkeit / Phasen / Durchführung - Vortest ## Personen Gruppe und Zeitraum festlegen ## - Usertest ## Personen Gruppe und Zeitraum festlegen ## - Finaltest ## Personen Gruppe und Zeitraum festlegen ## Abnahme ο Aufgrund der Testbeispiele erfolgt die Abnahme ο Abweichungen werden nach A/B/C klassifiziert - A = ein Arbeiten ist nicht möglich - B = ein Arbeiten mit Workarrounds ist möglich und kann kurzfristig zugemutet werden. - C = ein Arbeiten ist möglich, eine Lösung ist aber trotzdem notwendig Druckdatum: / Seite: 9 / 11

10 13.6. Rollout ο Vorarbeiten für Rollout ο Vorbedingungen für Rollout ο Zeitplan für Rollout 14) Datenbanken Quell Server: ο xxx.xxxxx.at AS400 ( ) ο Bibliothek xxx Ziel Server ο yyyyy.yyy.lan SQL Server 2008 ο Datenbank yyyy User ο Quelle Server - zzzz / zzzzzzz Read Rechte ο Ziele Server - yyy / yyyy Read Write Rechte 15) Tabellen Quelle Zeiterfassung xxxxxx Daten - User: xxxx, Pwd.: siehe Passwortlogik - Primary Key: xxxxx Sample / Vorlage Pflichtenheft - Es werden nur jene Felder beschrieben welche im Zielsystem notwendig sind Quelle Feld Name Typ Länge Notiz Zieltabelle Feld Name in Tabelle x 16) Tabellen Ziel Windows/SQL xxxxxx Daten - User: xxxx, Pwd.: siehe Passwortlogik - Primary Key: xxxxx - Es werden nur jene Felder beschrieben welche im Zielsystem notwendig sind Quelle Feld Name Typ Länge Pflicht Feld Notiz Zieltabelle Feld Name in Tabelle x 17) Programme / Jobs XXXXXXXXXX YYYYYYYYYY ZZZZZZZZZZZ Druckdatum: / Seite: 10 / 11

11 18) Begriffserklärungen & Codes ο xxxx = xxxxxxxxxxxxx ο yyyyy = eine Software die Belege scannen kann und mittels OCR davon Daten auslesen und diese dann in eine Ausgabe Datei stellen kann (diese Software wird auch für andere Bereiche verwendet klassische DMS-Software). ο zzzz = steht als Name für die Software die bereits im Einsatz ist und um die oben beschriebenen Funtkionalitäten erweitert werden soll ο wwww = ERP System über welches derzeit noch die Bearbeitung bzw. Konvertierung erfolgt. ο 024 = Kunde 1 ο 034 = Kunde 2 ο 054 = Kunde 3 19) Adressen Auftraggeber xxxx Name Telefon Adresse Funktion K.L.Pfeifer +43 (0) , Karl.Pfeifer@xxxxxx.at PL +43 (000) yyy zzzz +43 (000) , +43 (000) yyy.wwwww@ttttttt.at Fachabteilung Auftragnehmer yyyy Name Telefon Adresse Funktion Huber +43 (0) , huber@xxxxxx.at PL +43 (000) yyy zzzz +43 (000) , +43 (000) yyy.wwwww@ttttttt.at Programmierer Externe Berater / Lieferanten Name Telefon Adresse Funktion maier +43 (0) , maier@xxxxxx.at HW-Lieferant +43 (000) yyy zzzz +43 (000) , +43 (000) yyy.wwwww@ttttttt.at Prozessberatung Druckdatum: / Seite: 11 / 11