Abnahme und Inbetriebnahme

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1 Abnahme und Inbetriebnahme Adrian Specker 15. Januar 2007 Ziele der Abnahme und Inbetriebnahmetätigkeit 2 a) Überprüfung der effektiven Bereitschaft zur Inbetriebnahme bzw. Systemumstellung b) Aufsetzen des Produktivsystems und Schulung der Benutzer c) Vornahme einer Abnahmeprüfung; Protokollierung der Ergebnisse d) Produktivstart und rascher Support e) Systemdokumentation 1

2 Übersicht Abnahme und Inbetriebnahme 3 Bereitschaftsanalyse und Schulung Vorgehensschritte der Abnahme und Inbetriebnahme Welche Vorgehensschritte sind für die Abnahme und Inbetriebnahme vorzusehen? Bereitschaftsanalyse Vor dem "Abenteuer Inbetriebnahme" sollte eine klare Standortbestimmung erfolgen. Einführungsvorbereitung, Installation und Roll-out Konzepte Komplettumstellung versus gestaffelte Einführung Soll der Übergang von einem alten System modulweise gestaffelt erfolgen? Abnahme und Produktivstart Abnahmeprüfung und Bewertung Die Abnahme muss nach vorgängig definierten Kriterien erfolgen. Stichtagsumstellung versus Parallellauf-Phase Soll das alte System sicherheitshalber für eine Zeit parallel betrieben werden? Morphologie in Inbetriebnahme und Abnahme Entscheidungsmöglichkeiten zu den Roll-Out Varianten. Erfolgsfaktor Schulung Ein zentraler Erfolgsfaktor jedes IT-Projektes ist eine genügend umfangreiche Schulung. Installation und Datenübernahme Aufbau des Produktivsystems und Übernahme der vorgesehenen Datenbestände. Ergebnisse des Produktivstarts Zusammenfassung Ergebnisse von Abnahme und Inbetriebnahme. Positionierung Abnahme und Inbetriebnahme im Wasserfallmodell 4 Projektantrag Projektplanung & -initialisierung Start Realisierung Projektmanagement Projektmanagement Projektabschluss Systemnutzung Grobkonzept Konzept Pflichtenheft & Evaluation Verifikation & Vertrag Detailkonzept Design & Implementation Abnahme & Inbetriebnahme Betrieb & Unterhalt 2

3 Positionierung Abnahme und Inbetriebnahme im Spiralmodell 5 Nutzung Betrieb & Unterhalt Abnahme & Inbetriebnahme Entwicklung und Validierung Design & Implementation Phase 2 Phase 1 Detailkonzept Projektantrag Verifikation & Vertrag Grobkonzept Pflichtenheft & Evaluation Planung der nächsten Phasen Konzept Lösungskonzepte Beispiel ASAP: Accelerated SAP Einführung 6 Realisierungsvorbereitung Detailkonzept Implementierung Inbetriebnahme Produktivstart 3

4 7 1. Block Bereitschaftsanalyse und Schulung Vorgehensschritte der Abnahme und Inbetriebnahme 8 BEREITSCHAFTS- ANALYSE SCHULUNG EINFÜHRUNGS- VORBEREITUNG & INSTALLATION ABNAHMEPRÜFUNG & -BEWERTUNG ABNAHME- ENTSCHEIDUNG PRODUKTIVSTART & INBETRIEBNAHME Analyse der technischen Systembereitschaft (SW, Daten, etc.). Analyse der organisatorischen Bereitschaft. Ausbildung der zukünftigen Benutzer. Bewertung des Ausbildungsstandes der Benutzer. Erarbeitung des detaillierten Einführungsprozesses. Installation aller Hard-, Software- und Netzwerkkomponenten. Erarbeitung von Abnahmekonzepten. Durchführung der Abnahmeprüfung mit Prüffällen. Bewertung der Abnahme, eventuelle Wiederholung der Abnahme. Dokumentation der Abnahme mit Protokoll und Vorbehalten. Entscheidung betreffend die formelle Abnahme & Einführung. Datenübernahmelauf & manuelle Datenbereinigung. Systemaktivierung und Umstellung auf Neuorganisation. Produktivstart und Behebung erster Fehler nach dem Start. 4

5 Bereitschaftsanalyse 9 Nach abgeschlossenen "Tests durch den Lieferanten erfolgt eine: Bereitschaftsanalyse (Readiness) - Analyse aus Anwendersicht, wie weit das System für den Betrieb bereit ist - Klärung, wo noch offene Punkte bestehen, welche einen Start verhindern - Allenfalls spezielles Readiness - Controlling oder Qualitätssicherungsreport - Standortbestimmung auch aus betriebsorganisatorischer Sicht Schulung 10 Die Anzahl Schulungstage wirkt sich positiv auf Zufriedenheit mit Schulung aus Die Anzahl Schulungstage wirkt sich positiv auf die Systemakzeptanz aus Für eine hohe Zufriedenheit sind im Durchschnitt mindestens 12 Schulungstage erforderlich Schulung gleichermassen für Bereichsleiter, Abteilungsleiter Schulung frühzeitig einplanen & während der Arbeitszeit anbieten Arbeitsplatzübergreifende Aspekte schulen (Verständnis der Zusammenhänge) In kleinen Blöcken schulen, Möglichkeit zur Anwendung des erlernten Stoffes Möglichst firmenspezifisch schulen Quelle: Einflussfaktoren auf Akzeptanz und Einführungsumfang von PPS; Martin, R.: (1993) 5

6 11 2. Block Einführungsvorbereitung, Installation und Roll-out-Konzepte Komplettumstellung versus gestaffelte Einführung 12 Frage: Soll der Übergang mit dem kompletten System (alle abzulösenden Module) oder aber gegliedert in mehreren Stufen erfolgen? Ergebnis einer Expertenbefragung: Vorteile Komplettumstellung Keine temporären Schnittstellen (85%) Kürzere Projektdauer (69%) Höhere Transparenz des Projektes (59%) Geringere Kosten Schnellerer Erfolg Hohe Akzeptanz der Benutzer Keine Parallelorganisation Effektiveres Arbeiten Keine Doppelerfassung der Daten Nachteile Komplettumstellung Personelle Engpässe (71%) Zu hohes Risiko (46%) Stabilität Auftragsabwicklung leidet (34%) Hohe Belastung der Mitarbeiter Hohe Anforderung an Projektmanagement Quelle: Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR), Schmitz, R.; Aachen (1998) 6

7 Stichtagsumstellung versus Parallellauf-Phase 13 Vorteile Stichtagsumstellung Einheitliche Arbeitsweise (85%) Kürzere Projektdauer (85%) Günstig bei kleinen Betrieben (69%) Höhere Motivation (54%) Geringere Belastung (46%) Grössere Transparenz Keine Parallelorganisation Zwang zum Neuen Beteiligung der GL höher Nachteile Stichtagsumstellung Wenig stabile Auftragsabwicklung (31%) Keine Sicherheitslösung Sehr hoher Aufwand der Umstellung Hohe Belastung nach dem Stichtag Kein kontinuierlicher Vertrauensaufbau Hohes Risiko Hoher Testaufwand Quelle: Schmitz, Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR), Aachen (1998) Einführungsstrategien in der Praxis aus Sicht der Experten 14 Modularer Übergang zum Stichtag: 40% Vertrieb alt MAWI alt FIBU alt Komplette Umstellung zum Stichtag: 30% Vertrieb alt MAWI alt FIBU alt Produktionsbereich zum Stichtag: 10% Vormontage Halbzeug alt Montage alt Vertrieb neu MAWI neu FIBU neu Vertrieb neu MAWI neu FIBU neu Vormontage neu Halbzeug neu Montage neu Quelle: Schmitz, Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR), Aachen (1998) 7

8 Installation 15 Installation der Netzwerk- und Serverkomponenten - Installation muss "Bottom-up" erfolgen - Hardware- und physische Netzwerkkomponenten - Installation von Betriebssystem, Middleware, Datenbank Installation des Produktivsystems - Kopieren der Anwendung vom Testsystem auf das Produktivsystem - Neuerliche Tests mit dem Produktivsystem Installation der Clients und Peripheriegeräte - Verteilung allfälliger Client-Komponenten mit entsprechenden Tools Datenübernahme 16 Datenübernahmen verdienen hohe Aufmerksamkeit in jedem IT-Projekt - Hoher Aufwand einer allfälligen Neuererfassung - Aufwändige Nachbearbeitung - Unterscheidung zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten Probelauf Datenübernahme - ca. 1 Monat vor Produktivstart - Datenübernahme der Bewegungsdaten - Tests mit den übernommenen Daten - allfällige Bereinigungen Definitive Datenübernahme - ca. 1 Woche vor Produktivstart - Während einer Woche muss das neue System gepflegt werden 8

9 17 3. Block Abnahmeprüfung und -bewertung Abnahmeprüfung und -bewertung 18 I ZUSAMMENFASSUNG II ÜBERSICHT DER ABNAHMEGEBIETE III PRÜFPROZEDUREN FÜR ANWENDUNGSGEBIETE 1 N Ausgangslage und Datenbasis für die Abnahme Prüffälle und Prüfprozeduren als Checklisten Exakte Beschreibung der vorzunehmenden Prüfprozeduren. Zu prüfende Funktionalitäten Funktionsliste aller zu überprüfenden Funktionalitäten. Zu prüfende Objekte und Attribute Zu prüfende Druckerzeugnisse und Reports Vorzunehmende Stress- und Belastungstests IV ABNHAMEPROTOKOLL Protokollierung der vorgefundenen Datenbasis Protokollierung der Anwendungsgebiete entsprechend Checkliste Unterteilung der vorgefundenen Probleme nach Problemklassen. V ABNAHMEBEWERTUNG Zusammenfassung der Probleme nach Problemklassen Entscheidung bezüglich Abnahme bzw. Nicht-Abnahme V ABNAHMEVORBEHALTE VI FORMELLE ABNAHMEBESTÄTIGUNG Abnahme unter Verweis auf etwaige Vorbehalte Ort und Datum Unterschrift der Verantwortlichen 9

10 Morphologie zur Abnahme und Inbetriebnahme 19 Ausprägung Parameter Umfang Inbetriebnahme Temporäres Backup-System Temporäre Schnittstellen Datenmigration Abnahme Produktivstart Ausprägung Ausprägung Ausprägung Ausprägung Big Bang alle Module, Bereiche Keine temp. Schnittstelle Stammdaten Manuelle Bereinigung Abnahme vor Produktivstart keine Prozedur notwendig Alle Bereiche, nur gewisse Module Parallelbetrieb Alt- & Neusystem Gewisse temp. Schnittstellen Stammdaten & Bewegungsdaten Automatische Bereinigung Teilabnahme vor Ein Produktivstart oder zwei Schnittstellen automatische Migration Alle Module, nur gewisse Bereiche Altsystem als Notlösung bereit Umfangreiche Schnittstellen Keine Bereinigung Endabnahme nach Produktivstart manuelle Endbereinigung Ein oder zwei Schnittstellen Gewisse Bereiche Gewisse Module Kein Altsystem vorhanden... Keine Datenübernahme Keine Migration Schritt Bereich Schulung Abnahmeprüfung & -bewertung Abnahmeentscheidung Bereitschaftsanalyse Einführungsvorbereitung & Installation Nur Bewegungsdaten Stichtagsumstellung Datenbereinigung Produktivstart & Inbetriebnahme Sozio-technisches System Produktivstart Checks; Organisatorische Bereitschaft; Technische Bereitschaft; Letzte Datenübernahmetests; Identifikation von Nacharbeiten nach Produktivstart. Vorbereitung aller Einführungsaktivitäten. Abnahmeprotokoll; Klassifizierte Mängelliste. Systemaktivierung; Umgestellte Organisation. Einführung & Ausbildung Bereitschaft Ausbildungstand; Produktivsystem installiert; Notfallszenarios; Schulungsunterlagen; Information über Schulung. Ausgebildete Benutzer. Installiertes Produktivsystem; Übernommene Stammdaten; Letzte Mängel behoben; Organisatorische Vorkehrungen für Umstellung. Übernommene Bewegungsdaten. Betrieb & Unterhalt Bereitschaft Betrieb & Unterhalt. Betrieb des Produktivsystems; Aktivierung Unterhaltsbetrieb. Support & Tuning; Start Wartung. Projektmanagement 20 & Controlling Feinplanung Inbetriebnahme; Projektmanagement; Projektcontrolling; Information über Einführungszeitpunkt; Einführungsentscheid. Abnahmeentscheidung. Einführungsentscheid Abschlussbericht. 10