Neues In-/Exkasso-System

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1 viadico wir beraten und zeigen Wege auf Beratung und Coaching Analyse und Lösungsvorschläge Konzeption und Umsetzung Verantwortliches Management Neues In-/Exkasso-System So viel Standard wie möglich, so viel Individualisierung wie nötig 2013 viadico GmbH. Nürtinger Straße Filderstadt. Telefon Telefax

2 Die Kooperationspartner Wilken GmbH und viadico GmbH Spezialist für betriebswirtschaftliche Standardsoftware seit 35 Jahren Mehr als 450 Mitarbeiter Kunden (eine Auswahl): RheinLand Itzehoer DRV Bund Schweizer Finanzministerium die deutschen BKK und IKK LufthansaAirPlus Spezialist für versicherungsfachliche Systemberatung seit 21 Jahren Systemintegrator für WinEx von Wilken Standorte: Filderstadt bei Stuttgart Hürth bei Köln Herzogenrath bei Aachen München viadico GmbH 2

3 Neues In-/Exkasso-System So viel Standard wie möglich, so viel Individualisierung wie nötig! Standard als Gefahr Verzicht auf Gewohntes? Standard kann zu wenig Standard unterstützt nicht die gewohnten Prozesse Standard als Chance Kosten im Griff behalten Überschaubares Einführungsrisiko Kurze Entwicklungszeit Individualität nur, wenn es einen echten Mehrwert bringt Alte Zöpfe abschneiden Keine goldenen Henkel, keine Sonderlocken viadico GmbH 3

4 Neues In-/Exkasso-System WinEx von Experten in einer Entwicklungspartnerschaft entwickelt, um einen neuen Standard zu definieren Wilken Software-Spezialist für ERP Standard-Software Langjährige Erfahrung in SW-Entwicklung, Konfiguration von Kundenspezifika unter Beibehaltung eines Standards RheinLand Versicherungen Know-how des versicherungsspezifischen Zahlungsverkehrs Fachlicher Input mit Blick auf Standardnutzen Bewusste Veränderung der eigenen Prozesse, sofern sie nicht markttypisch waren viadico GmbH 4

5 Neues In-/Exkassosystem Wen wollen wir erreichen? Versicherungsgesellschaften die von der Arbeit anderer profitieren wollen die in einer User-Group auf Augenhöhe mitdiskutieren und mitentscheiden wollen die ein optimales Kosten-/Nutzenverhältnis suchen die so viel Standard wie möglich und so viel Individualisierung wie nötig brauchen Wer sind die bisherigen Versicherungskunden? Rheinland Versicherungen - der Pilot- und Entwicklungspartner Itzehoer Versicherungen - der 2. Kunde User-Group Wilken Versicherungskunde viadico viadico GmbH 5

6 Woher stammt unsere Motivation? Schlüssel-Erlebnisse aus anderen Einführungen zu teuer Das Projekt kann nicht im Budgetrahmen vollendet werden. zu wenig Die Zielvorgaben des Projektes können nicht erfüllt werden. Risiko Kosten/Budget Einführungstermin/Zeit Fachliche Zielvorgaben zu lange Das Projekt kann nicht im Zeitrahmen vollendet werden. zu aufwändig Vereinbarungen zur Ressourcen-Bereitstellung können nicht eingehalten werden viadico GmbH 6

7 Woher stammt unsere Motivation? Schlüssel-Erlebnisse aus anderen Einführungen zu teuer Das Projekt kann nicht im Budgetrahmen vollendet werden. zu wenig Die Zielvorgaben des Projektes können nicht erfüllt werden. Wie bekommen wir diese Unwägbarkeiten in den Risiko Kosten / Budget Einführungstermin / Zeit Griff? Fachliche Zielvorgaben zu lange Das Projekt kann nicht im Zeitrahmen vollendet werden. zu aufwändig Vereinbarungen zur Ressourcen-Bereitstellung können nicht eingehalten werden viadico GmbH 7

8 Wie bekommen wir diese Unwägbarkeiten in den Griff? WinEx-Einführung mit Monitoring folgender Kennzahlen während der gesamten Laufzeit des Einführungsprojektes Realisierungsgrad des Projektes im Verhältnis zum Budgetrahmen Gebundenes internes Personal im Projekt Anteil externer Beratung im Einführungsprojekt viadico GmbH 8

9 Wie sieht die Zusammenarbeit von Wilken und viadico aus? Ein Ansprechpartner für den Kunden One Face to the Customer viadico Wir regeln und lösen für Sie (kritische) Aufgaben nach der Maxime: Wer es zum aktuellen Zeitpunkt am Besten kann, macht es. Egal ob Wilken oder viadico! viadico GmbH 9

10 1 Einführung nach Wilken 5-Phasen-Modell: einfach und erprobt Phase Anbahnung Orientierungsphase Grobkonzeption Feinkonzeption Realisierung Produktivnahme in Produktion Ergebnis Angebot 1 Angebot 2 Change-Request Fertigstellungsmeldung Abnahmeprotokoll viadico GmbH 10

11 1 Wilken 5-Phasen-Modell: Orientierungsphase Maßgeschneiderte viadico- Services Analyse der Ausgangslage alle Sparten, Hell- und Dunkelverarbeitung Funktionen, Geschäftsvorfälle und Schnittstellen Bestandsanalyse Definition SOLL, SCOPE Was bleibt? Was wird abgelöst? Erkenntnisse für WinEx Anteil Standard/Neuentwicklung Ihr Nutzen: Sicherheit Unser End2End-Versicherungs-Knowhow über alle Sparten und Prozesse und Systeme wie In-/Exkasso, Bestand, Produkte, Schaden/Leistung, Provision viadico GmbH 11

12 Mit WinEx erhalten wir ein Standardsystem für die In-/Exkassoprozesse in der Versicherungswirtschaft, welches den Zahlungsverkehr hochgradig maschinell abwickelt und uns von der Last aufwändiger Eigenentwicklungen befreit. Thomas Schmitz, AL Finanzbuchhaltung, In-/Exkasso, und Helmut Mertens, AL Anwendungsentwicklung viadico GmbH 12

13 1 Wilken 5-Phasen-Modell: Grobkonzeption Maßgeschneiderte viadico- Services Anforderungsspezifikation gemäß Projektziel und Scope Definition Projektrahmen- Bedingungen Relevante Systeme/Systemgruppen identifizieren Arbeitspakete/Funktionen definieren Betroffene Bereiche/Abteilungen identifizieren Prämissen treffen WinEx-Standardvorgehen Projektorganisation nach Arbeitspaketen, nicht nach Systemen Ihr Nutzen: Unsere Kernkompetenz Einführung und Anbindung von Versicherungssystemen Erfahrungen auch aus anderen In-/Exkasso-Einführungen viadico GmbH 13

14 1 Wilken 5-Phasen-Modell: Feinkonzeption Maßgeschneiderte viadico- Services Projektleitung Koordination zwischen Feinkonzeption und Realisierung Fachbereich Auftraggeber, IT-Auftraggeber sowie Wilken als Software-Lieferant Management und Unterstützung bei der internen und externen QS der Konzepte Identifikation, Bewertung und Erstellung von Change Requests Ihr Nutzen: Unsere Erfahrung Projektleitung, Koordination, Fachkonzeption, Anforderungsund Qualitätsmanagement in Standardsoftware-Einführungsprojekten viadico GmbH 14

15 1 Wilken 5-Phasen-Modell: Realisierung Maßgeschneiderte viadico- Services Konfiguration und Customizing Anbindung von WinEx an andere Systeme Test Partner Bestandsführung Produktverwaltung Schaden/Leistung Provision Finanzbuchhaltung Briefe Funktionen Anbindung Migration Integration Ihr Nutzen: 90/10-Standard/Entwicklung Langjährige Erfahrungen von Wilken bei der Entwicklung, der Einführung und dem Betrieb von Standardsoftware im Finanzund Rechnungswesen (ERP-Software) viadico kennt zusätzlich auch die versicherungstypischen Vorsysteme viadico GmbH 15

16 1 Wilken 5-Phasen-Modell: Produktivnahme Maßgeschneiderte viadico- Services Planung, Konzeption und Durchführung der Anwenderschulungen Unterstützung bei der Umsetzung der aufbau- und ablauforganisatorischen Veränderungen Unterstützung bei der Regelung von System- und Prozessverantwortung Einführung Ihr Nutzen: Unsere Kernkompetenz Wir sind Experten darin, ein System von der Konzeption über die Realisierung, den Test, die Schulung der Mitarbeiter bis zur Produktivsetzung einzuführen viadico GmbH 16

17 Die gemeinsame Entwicklung und Einführung der In-/Exkasso-Lösung WinEx konnte in nur Personentagen innerhalb von 2 Jahren bei den RheinLand Versicherungen erfolgreich vorgenommen werden. Thomas Schmitz, AL Finanzbuchhaltung, In-/Exkasso viadico GmbH 17

18 1 Wilken 5-Phasen-Modell: in Produktion Maßgeschneiderte viadico- Services Bestandsbereinigungen in der Stabilisierungsphase nach Going Live Beobachtung/Test von besonders komplexen und kritischen Vorgängen Riester End2End-Prozesse wie Zulagen, Anbieterwechsel, Leistungsbearbeitungen, Versorgungsausgleich VN-Wechsel Rückwirkende Änderungen Ihr Nutzen: Unsere strategische Lösung User-Group-Mitgliedschaft Teilnahme an regelmäßig stattfindenden Wilken-Anwendertagen und Kunden-Testtagen viadico GmbH 18

19 2 3 Nutzung der Kernkompetenzen führt zu Projekteffizienz! Systemintegration mit viadico Ein Gesamtverantwortlicher Kein organisatorischer Overhead Kunden Scope = Projekt Scope Keine aufwändigen Abstimmungsprozesse Überschaubarer Customizing- Aufwand Breites und tiefes Know-how in wenigen Köpfen statt Spezialisten- Zoo Wir sprechen die Sprache unserer Kunden Standardsoftware von Wilken Betriebswirtschaftliche Anwendungen für branchenspezifische Kernprozesse Fachlich ausgereifter Branchenstandard Hochautomatisierte, sichere Massendaten-Verarbeitung Standardisierte Schnittstellen Ablösung von Eigenentwicklungen Niedriges Einführungsrisiko Schnelle Amortisation Investitionsschutz viadico GmbH 19

20 Entscheidungsgrundlage RheinLand Warum Wilken? Möglichkeit der Massendaten-Verarbeitung Verarbeitung hoher Datenvolumina zum Beispiel bei Lufthansa AirPlus: bis zu Kreditkarten-Transaktionen jeden Tag Deutsche Rentenversicherung Bund: Generierung des Bundeshaushaltes mit Wilken MRS Walbusch: Buchungen pro Monat Einsatz Standardsystem (keine Eigenentwicklung/Wartung) Ablösung der vorhandenen, nicht mehr zeitgemäßen Host-In-/Exkasso- Lösung Vereinheitlichung der Systeme (Mandanten übergreifend) Bessere Integration in die bestehende Systemumgebung Trennung von Datenbank und Applikation Datenbank unabhängig viadico GmbH 20

21 Ergebnis der Entwicklungspartnerschaft von RheinLand und Wilken WinEx bietet den Unternehmen der Versicherungswirtschaft: Vereinfachung von Standardvorgängen durch weitgehende Automatisierung Sichere Anbindung externer Kooperationspartner über Standardschnittstellen Prozesshoheit über Kerngeschäft der Abwicklung des Kunden-In-/Exkasso Deutliche Kostenreduzierung gegenüber Eigenentwicklung Mehr Effizienz dank durchgehendem Prozess mit einheitlicher Sicht auf den Kunden Zusammenführung von Inkasso und Exkasso stellt die Basis für eine verlässliche Liquiditätsplanung Kundenorientierte Sicht und Bearbeitungsmöglichkeit unterstützt wesentliche Aspekte des Customer Relationship Managements auch im Bereich Zahlungsverkehr Eine Transaktionsplattform für täglich stattfindende Prozesse mit hoher Außenwirkung, die von geschäftskritischer Bedeutung sind und daher perfekt funktionieren müssen viadico GmbH 21

22 Vielen Dank! Lutz Böhm Key Account Manager Wilken GmbH Heiko Harders Management Consultant viadico GmbH