ALLEVO // Integriert Excel in SAP Erleichtert die Planung Reduziert die Kosten
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- Reinhardt Pfeiffer
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1 ALLEVO // Integriert Excel in SAP Erleichtert die Planung Reduziert die Kosten
2 1 16 ALLEVO KENNENLERNEN // Durch diesen Leitfaden erhalten Sie erste Eindrücke davon, wie eng unsere Lösung Excel und SAP miteinander verknüpft. Sie planen Objekte Kostenstellen Aufträge PSP-Elementen Profit Center Ergebnisobjekte (CO-PA) Elemente Kostenarten Leistungsarten Leistungsaufnahmen Statistische Kennzahlen Wert- und Mengenfelder in einem Excel-Tabellenblatt und voll integriert in SAP.
3 2 16 KOSTENSTELLENPLANUNG //
4 3 16 KUNDEN EINE AUSWAHL //
5 POSITIONIERUNG UND NUTZEN // Positionierung Umsetzung der operativen Planung in SAP ERP unter Nutzung von Excel als voll in SAP integriertes Frontend Planung von Kostenstellen, Kostenträgern, Profit Centern, Ergebnisobjekten Ergänzung zu spezialisierten BI-Produkten Vorteile der Lösung Selbständiger Aufbau eines Planungsmodells und einer Oberfläche in SAP (Excel!) durch den Excel-affinen Controller Keine Daten in verteilten Excel-Dateien, alles zentral und direkt in SAP Laufende und vollständige Berichte über die Planungsdaten in SAP Statusmanagement für den Planungsprozess Verwendung der SAP-Standards (Berechtigungen, Stammdaten, Vorgänge) Herausforderungen Ausdehnung der Excel-Integration auf andere SAP-Module (FI, MM, HR, ) und Integration in den Planungsprozess Reporting Anwendung bei Ist-Buchungen Kern AG // Wentzinger Straße 17 // D Freiburg // +49 (761) //
6 5 16 IDEE UND ZIEL // Alles in Excel erfassen Excel ist die einfach zu nutzende, aber intelligente Erfassungsoberfläche. Alle Excel-Funktionen stehen Ihnen zur freien Verfügung. Alles direkt in SAP Alle Plandaten in SAP, das ist das Ziel von Allevo. Sie sollen dort vorliegen, wo auch die Istdaten erzeugt werden. Excel in SAP integriert Für die Planung nutzen Sie Ihr normales SAP und Ihr normales Excel. Sie erreichen alles mit Ihrem heutigen SAP-Customizing. Es gibt keine redundante Datenhaltung.
7 WIRKUNG // Weniger Arbeit alles wird direkt in SAP gesichert Das Erstellen und Versenden von vielen Excel-Dateien fällt weg. SAP übernimmt die Datensicherung, denn Allevo speichert alle Plandaten direkt in SAP. Allevo macht zeitintensive administrative Tätigkeiten überflüssig. Mehr Qualität & dabei alle entlasten und allen nutzen Die intelligente Oberfläche (Excel) und die sichere Datenhaltung (SAP) entlasten alle Personen, die an der Planung beteiligt sind. Die Planung kann relativ weit nach hinten verlegt werden, was zu einer enormen Qualitätssteigerung der Plandaten führt. Geringer Zeitaufwand der Planungsprozess steht sofort und immer im Fokus der Planungsprozess beschleunigt sich dadurch um bis zu 75 % unterjährige Forecasts sind in kürzester Zeit durchführbar übrigens: Allevo ist in wenigen Stunden eingerichtet Kern AG // Wentzinger Straße 17 // D Freiburg // +49 (761) //
8 LEISTUNGSBEREICH // Planungsobjekte (1) CO-Objekte: Kostenstellen, Aufträge, PSP- Elemente (2) CO-PA: Merkmale bzw. Merkmalskombinationen mit Mengen- und Wertfeldern (3) CO-PCR: Profit Center Planungsgebiete (1) Kostenarten: Mengen und Werte, auch leistungsartenabhängig, Verteilungsschlüssel (2) Leistungsarten: Leistungsmengen, Kapazitäten, fixe und variable Tarife, Verteilungsschlüssel, Äquivalenzziffer (3) Statistische Kennzahlen: Mengen, Verteilungsschlüssel, auch leistungsartenabhängig (4) Leistungsaufnahmen: mit Sicht auf das Partnerobjekt, auch leistungsartenabhängig, Verteilungsschlüssel (5) Abrechnungskostenarten: auch leistungsartenabhängig, Verteilungsschlüssel Betrachtungsraum (1) Jahre: beliebig viele Jahre der Vergangenheit und Zukunft, Ist- und Plandaten, dort beliebig viele Versionen, Jahre / Versionen einzeln oder kumuliert (2) Planversionen: beliebig viele (3) Monate: im Standard 24 Monate, erweiterbar auf beliebig viele Monate, auch andere Zeitabschnitte, z.b. Quartal (4) Mengen, Werte, Tarife, Kommentare zu allen Planungsgebieten (5) Werttypen und Währungen: Ist, Plan, Obligo / Kreis-, Objekt und Transaktions-Währung Kern AG // Wentzinger Straße 17 // D Freiburg // +49 (761) //
9 ARCHITEKTUR // Was man für Allevo benötigt (1) SAP: Seit Release 4.6b und alle existierenden aufwärts (2) Kein SAP-Customizing, keine Programmierung, keine neuen Berechtigungen. Alles bleibt im SAP-Standard (3) Excel: Seit 97 und alle existierenden Versionen aufwärts. Keine Programmierung Wie der Controller die Planung mit Allevo vorbereitet (1) Excel: In einer normalen Exceldatei das Planungsmodell aufbauen (2) Allevo-Master: Diese Exceldatei nennen wir Allevo-Master (3) SAP: Diesen Allevo-Master in SAP einfügen (erste Spalte) - keine Programmierung! Wie man mit Allevo plant (1) Allevo-Transaktion in SAP aufrufen die SAP- Berechtigungen sind unverändert gültig (2) Allevo kopiert die Excel-Datei das geschieht automatisch (3) Allevo liest die historischen Daten (Referenzdaten) und füllt damit die relevanten Zellen (4) Excel-Oberfläche: dort werden die Plandaten wie gewohnt erfasst. (5) Plandaten aus der Excel-Oberfläche übernehmen und in SAP buchen automatisch! (6) Optional: Excel-Oberfläche als Datei speichern, offline planen und wieder einlesen Kern AG // Wentzinger Straße 17 // D Freiburg // +49 (761) //
10 9 16 ALLEVO-PROJEKT // Allevo-Projekte sind Excel-Projekte Der Controller erstellt den Allevo-Master in einer Exceldatei Layout definieren: ändern, einfügen, löschen von Zeilen und Spalten Planungslogik mit Excel-Funktionen abbilden: Formeln, Bezüge, Gültigkeiten, bedingte Formatierungen, Makros Planungslayouts für unterschiedliche Planungsfälle (Personalkosten, Sachkosten, Forecast, ) Bereiche definieren für die Verbindung zwischen Excel und SAP Der Controller definiert die Arbeitsweise über das Excellayout. Ein exemplarischer Allevo-Master ist im Installationspaket enthalten.
11 10 16 ALLEVO // weitere Informationen in Sachen Basis Anwendung Möglichkeiten
12 11 16 WEITERE MÖGLICHKEITEN // Statusmanagement: Planungsprozesse steuern Planungslayouts: Jeder Controllingbereich erhält seine Allevo-Master und Einstellungen Satelliten: Details dokumentieren Drill Down: Details können in normalen SAP-Berichten verfolgt werden Forecast: monatsgenau und über Jahresgrenzen hinweg MultiObject: Alle Planungsobjekte (Kostenstellen, Aufträge, PSP-Elemente) und alle Planungsgebiete (Kostenarten, Leistungsarten, Stat. Kenzahlen) in einer Exceloberfläche Leistungsaufnahme: Empfänger nehmen Leistungsarten auf Leistungsabgabe: Sender bestimmen, welche Empfänger von welcher Leistungsart wie viel Leistungsmenge erhalten Leistungsartenabhängige Planung: individuell zur Kostenart oder über Regeln gesteuert Profit Center planen CO-PA planen Personalplanung mit HR-Bezug
13 SAP-REPORTS BERICHTEN ÜBER DETAILS // Planungsdetails in SAP: Zusätzliche Planungsinformationen (allgemeine Vorgaben oder detaillierte Daten) werden ebenfalls in der Exceloberfläche erfasst. Allevo bucht diese Daten direkt ins SAP und dort in kundeneigene Tabellen. Diese kundeneigenen SAP-Tabellen nennen wir Satellitentabellen. Planungsdetails im Bericht: Jeder SAP-Report kann auf diese Detaildaten zugreifen und zwar über den bekannten Drill-down (Bericht-Bericht-Schnittstelle) Kern AG // Wentzinger Straße 17 // D Freiburg // +49 (761) //
14 13 16 MULTIOBJECT // Durch MultiObject können Sie viele Planungsobjekte zeilenweise auflisten und zu jedem Planobjekt alle Planungsgebiete (Kostenarten, Kennzahlen, Leistungsarten) planen zu jeder Zeile (werden Referenzdaten gezeigt siehe hier die Spalten AG23:AX58) Plandaten Planjahr und Planversion zentral bestimmt in Festwerten Referenzdaten ein oder mehrere Jahre Ist- und Plandaten je Planversion Schaltflächen für die Navigation in Excel Planobjekte Kostenarten, Kennzahlen, Leistungsarten zum Planobjekt
15 14 16 PLANUNGSLAYOUT // Excel-Datei mit Layout, Formeln etc. Allevo steuert den Zugriff auf diesen Allevo-Master über das Allevo- Planungslayout. Bei dem Allevo-Master handelt es sich um eine normale Exceldatei. In dieser Exceldatei definiert der Controller den Spalten- und Zeilenaufbau, die Farben und Formeln der Erfassungsoberfläche. Der Allevo-Master wird im Business Document Navigator von SAP abgelegt. Er steht sofort SAP-weltweit und ohne jede Zusatzarbeit zur Verfügung. Zuordnung Jahr, Version, Monat zu Allevo-Parameter Allevo liest und schreibt SAP-Daten nach Maßgabe der Festwerte eines Allevo-Planungslayouts. Unter den Festwerten eines Allevo- Planungslayouts legt der Controller fest aus welchen Jahren, Monaten und Werttypen (Plan/Ist) gelesen bzw. geschrieben werden. Planung der Objekte steuern & verfolgen Allevo zeigt den Planungszustand z.b. einer Kostenstelle als Status. Der Status kann layoutabhängig verfolgt werden. Im Statusmanagement von Allevo kann der Controller für seinen Verantwortungsbereich steuern und verfolgen, welche Planungsobjekte bearbeitet werden sollen bzw. bereits geplant wurden.
16 15 16 SAP BASIS // SAP-Basis SAP-technisch in vier Stunden implementiert excelseitig sofort und SAP-weltweit verfügbar nie Probleme mit Releasewechseln Sicherheiten SAP-User und daher SAP-Berechtigungen eigener Namensraum eigene Transaktion Standard-Schnittstellen Planungsformular: der Allevo-Master Standard: im SAP als Business Document hier zur Demo: Laufwerk C:\ mehrere Allevo-Master möglich jeder Allevo-Master mit eigenem Layout Vorteile Der Controller hat über alles die Hoheit: er gestaltet den Allevo-Master und steuert den Planungsprozess keinerlei Änderungen im Customizing
17 16 16 SAP-TABELLEN UND ZUGRIFFE // SAP SAP: dort spielt sich alles ab FI CO Allevo Allevo: wirkt faktisch als neue Planungs-Komponente in SAP BSEG COEP COSP 1 2 COSS Excel SAT01 Planning Details in SAP: Die zusätzlichen Planungsinformationen (allgemeine Vorgaben oder detaillierte Daten) werden in kundeneigenen SAP-Tabellen gebucht. Diese kundeneigenen SAP-Tabellen nennen wir Satellitentabellen. COSL SAT02 Kundenindividuelle Planung im Satellitenbereich: Über den SAP-Standard (Kostenarten, Statistische Kennzahlen, Leistungsarten als Jahres- oder Monatsdaten) hinaus können Sie definieren, welche weiteren Planungsinhalte behandelt und gebucht werden. COSR Lesen Lesen & Schreiben Schreiben (BAPI)
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