Benutzer-Dokumentation V

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1 Benutzer-Dokumentation V Stand:

2 Inhaltsverzeichnis: 1 EINLEITUNG AUFRUF ERWEITERTE HÜL BENUTZER-MENÜ BERECHTIGUNGEN FÜR DIE ERWEITERTE HÜL ERWEITERTE AUSWERTEMÖGLICHKEITEN BESCHREIBUNG HÜL - G BESCHREIBUNG HÜL - K FORMATE DER AUSWERTUNG ERZEUGEN UND SPEICHERN DER ERWEITERTEN HÜL AUFBEREITUNG DER DATEN CSV-DATEN IN EXCEL IMPORTIEREN WEITERVERARBEITUNG MIT EXCEL IRM@ Seite 2

3 1 Einleitung Mit der wird gegenüber der Vorgänger-Version die nachfolgend beschriebene Erweiterung ausgeliefert: Bereitstellung neuer Auswertemöglichkeiten in in Form einer HÜL-G ( Gesamt ) HÜL-K ( Kontierung ) Beide Auswertungen liefern lediglich die Rohdaten aus IRM@, die im CSV-Format ausgegeben, in Excel weiterverarbeitet werden können. Hierzu sind in der auswertenden Dienststelle idealer Weise Excel-Kenntnisse in der Nutzung von Pivot-Tabellen vorhanden. Hinweis: Die Weiterverarbeitung der IRM@-Rohdaten in Excel unterliegt nicht der Supportvereinbarung zu IRM@. Der LDI leistet daher in Bezug auf die Weiterverarbeitung in Excel keine Anwenderunterstützung IRM@ Seite 3

4 2 Aufruf Erweiterte HÜL 2.1 Benutzer-Menü Mit der Version wird im Menüpunkt Auswertungen/Bewirtschaftung eine neue Auswertungsmöglichkeit Erweiterte HÜL angeboten. 2.2 Berechtigungen für die Erweiterte HÜL Bevor dieser Menüpunkt angezeigt und genutzt werden kann, ist es erforderlich einer relevanten Benutzergruppe die Funktion zuzuordnen. AUS0230_L Übersicht erweiterte HÜL 2.3 Erweiterte Auswertemöglichkeiten Mit der Auswertung besteht die Möglichkeit, HÜL-relevante Daten innerhalb eines Mandanten durch Auswahl der HÜL-G oder HÜL-K zu selektieren und diese als Report in einem CSV-Format zu erzeugen und zu speichern. Anschließend können diese Daten innerhalb einer Excel-Mappe mit Microsoft Excel (ab Version 97) beliebig bearbeitet und ausgewertet werden Seite 4

5 2.4 Beschreibung HÜL - G Nach Aufruf der Funktion Erweiterte HÜL öffnet sich das Formular AUS0230 zum Erstellen der Reports. Es bestehen defacto zwei Auswertungsmöglichkeiten. Einerseits kann eine Haushaltsüberwachungsliste Gesamt erzeugt werden, welche die Einzeldaten zu den verschiedenen Möglichkeiten der Mittelbewirtschaftung enthält, insbesondere betrifft dies: Mittelverwaltung (Tabelle Mittelverwaltung), Zuweisungen, intern und extern (Tabelle Zuweisung_Mittel), Festlegungen (Tabelle Huel), Anordnungen (Tabelle Huel), Istbuchungen (Tabelle Kasse_Ist, Faelligkeitstermin). 2.5 Beschreibung HÜL - K Andererseits ist es möglich, eine Haushaltsüberwachungsliste Projekte und Kosten zu erzeugen. Mit diesem Report werden Buchungsdaten bereitgestellt, die im Zusammenhang mit Kostenstellen, Projekten, Objekten und Gemeinden stehen und nach eigenen Vorstellungen in einer Excel-Mappe ausgewertet werden sollen. 2.6 Formate der Auswertung Vor dem Erzeugen der Reports ist das Druckformat auf CSV einzustellen. Die Daten werden auch in den anderen, verfügbaren Formaten ausgegeben, sind dann aber nicht als Information oder zur Weiterbearbeitung aufbereitet IRM@ Seite 5

6 2.7 Erzeugen und Speichern der erweiterten HÜL Die Reports werden durch Betätigen der entsprechenden Schaltflächen erzeugt und sind anschließend zu speichern. HÜL-G Haushaltsüberwachungsliste Gesamt bestehend aus der aktuellen Auswertung im gewählten Jahr, den Beträgen aus der Mittelverwaltung und den Beträgen aus Zuweisungen. HÜL-K Haushaltsüberwachungsliste Projekte und Kosten bestehend aus der aktuellen Auswertung zu Kostenstellen, Projekten, Objekten und Gemeinden Seite 6

7 2.8 Aufbereitung der Daten Die Daten werden so aufbereitet, dass sich die Summen aus der HÜL als einfache Summen gleichartiger Datensätze ergeben. Stornierte Datensätze werden nicht in die Excel-Auswertung übernommen. Alle Daten werden in einem Tabellenblatt zusammengefasst. Als Spalten werden grundsätzlich alle relevantenen Daten, die in den zugrunde liegenden Tabellen vorhanden sind, in der Liste angeboten. Alle Datensätze werden mit Mandantennummern versehen. Dies soll die Möglichkeit eröffnen, Datenlieferungen mehrerer Dienststellen insbesondere nachgeordneter Bereiche - in einer Excel-Mappe zusammen zu führen und anhand der Mandanten-Nr. auszuwerten. Hinweis: Mit der erweiterten HÜL werden ausschließlich die Daten des Mandaten zur Verfügung gestellt, in dem sich der jeweilige Benutzer angemeldet hat. Eine mandantenübergreifende Auswertung ist nach wie vor in IRM@ nicht realisiert. 2.9 CSV-Daten in Excel importieren Nach dem Speichern der CSV-Datei in Ihrem Zielverezeichnis starten Sie bitte Excel (Anm.: nicht die CSV-Datei aus dem Zielverzeichnis heraus öffnen). Hier führen Sie bitte folgende im Anschluss beschriebenen Schritte durch: Menüpunkt Datei importieren auswählen IRM@ Seite 7

8 In dieser Meldung den Button Weiter betätigen. Bei den Trennzeichen auch die Auswahl Komma aktivieren, Button Weiter betätigen Seite 8

9 Button Fertig stellen betätigen. Mit dem Button ok den Import der Daten abschließen Seite 9

10 Ergebnis des Imports der Daten Die so erzeugte Datei im xls-format abspeichern Seite 10 Seite 10

11 2.10 Weiterverarbeitung mit Excel Mit dieser Art der Bereitstellung von HÜL-relevanten Daten ist es möglich, sogenannte Pivot-Tabellen in Excel zu erzeugen. Das heißt, eine Menge gleichartiger Datensätze kann in Gruppen zusammengefasst und als Ergebnis in einer Tabelle darstellt werden, der sogenannten Pivot-Tabelle. Nach welchen Feldern gruppiert wird und welche Felder ausgegeben werden, kann der Benutzer frei wählen und auch nach Erstellung der Pivot-Tabelle interaktiv verändern, ohne den gesamten Erstellvorgang wiederholen zu müssen. Hinweis: Die Weiterverarbeitung der in Excel unterliegt nicht der Supportvereinbarung zu Der LDI leistet daher in Bezug auf die Weiterverarbeitung in Excel insbesondere zum Thema Pivot-Tabellen und Makro-Programmierung - keine Anwenderunterstützung IRM@ Seite 11 Seite 11