Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern. Tipps und Tricks für kleine und mittlere Unternehmen

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1 Sustainable Electronic Procurement Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern Tipps und Tricks für kleine und mittlere Unternehmen

2 Danksagung Das Projekt EPROC möchte sich bei den folgenden Einrichtungen für ihre Unterstützung und Beiträge zu diesem Dokument bedanken: BIP Solutions Carlow County Council CAZS, Universität Wales, Bangor Cork County Council East Lancashire epartnership Enterprise Ireland Staatliche Entwicklungsbehörde Irlands Forfás Nationale irische Regulierungsund Beratungsstelle für Betriebe, Handel, Wissenschaft, Technologie und Innovation Forum for the Future Kerry County Council IBEC Irischer Unternehmensund Arbeitgeberverband IDeA Leeds City Council National Public Procurement Policy Unit, Irland Newham KickStart Projekt North Tipperary County Council Northumberland County Council OGC SEBIC South East Business Innovation Centre South Tipperary County PLC Value Wales Waterford County Councils und Waterford City Council Wexford County Council Wiltshire County Council

3 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 01 Einführung Wie ist das Projekt EPROC entstanden? Öffentliche Einrichtungen und Kommunen führen im Rahmen von Effizienzsteigerungen zunehmend neue eprocurement-systeme ein und wickeln damit einen großen Teil ihrer Einkaufsprozesse über das Internet ab. Bestehende Lieferanten stehen dabei vor vielfältigen Herausforderungen. Spezielle Kenntnisse sowie eine grundlegende technische Infrastruktur sind notwendig, um an elektronischen Beschaffungsprozessen teilzunehmen. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die sich dieser Form des elektronischen Handels nicht anschließen, können bei der Bewerbung um öffentliche Aufträge benachteiligt werden. Dies ist der Grund, weshalb das Projekt EPROC mit Partnern aus Deutschland, den Niederlanden, Irland und Wales ins Leben gerufen wurde. Untersuchungen haben gezeigt, dass kleine und mittlere Betriebe in Europa eher kommunale als zentrale Verwaltungen als Kunden haben. Daher wurde beschlossen, dass eprocurement zwischen KMU und kommunalen Auftraggebern im Mittelpunkt des Projekts stehen soll. Das EPROC-Projekt wurde gefördert durch Mittel des European Regional Development Fund im Rahmen der INTERREG IIIB Gemeinschaftsinitiative zur Raumentwicklung in Nordwesteuropa. Der vorliegende Leitfaden wurde verfasst, um kleine und mittelständische Betriebe bei der Einführung neuer eprocurement-prozesse und -Instrumente zu ermuntern und zu unterstützen. Wie kann dieser Leitfaden Ihnen als KMU helfen? Die Ausführungen innerhalb dieses Leitfadens beruhen auf Untersuchungen, die im Rahmen von EPROC Anfang 2006 in öffentlichen Einrichtungen sowie kleinen und mittleren Unternehmen durchgeführt wurden. Natürlich kann der Leitfaden nicht alles enthalten, was KMU zum Thema eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern wissen müssen; er liefert jedoch eine stabile Basis für die proaktive und vertrauensvolle Weiterentwicklung. Dieser Leitfaden soll Ihnen vermitteln, was eprocurement ist, warum Sie sich damit vertraut machen sollten und warum öffentliche Einrichtungen und Kommunen diese Option zunehmend bevorzugen. Sie sollen beurteilen können, an welchem Punkt die kommunalen Verwaltungen mit der Einführung ihrer eprocurement-lösungen stehen und wie die Zukunft aussehen wird. Dieser Leitfaden zeigt, warum Behörden und Verwaltungen KMU in ihre eprocurement-prozesse einbinden wollen und wie sie ihre Lieferanten bei der Einführung unterstützen. Schließlich soll dieser Leitfaden kleinen und mittleren Unternehmen die Chancen aufzeigen, die eprocurement bieten kann und verdeutlichen, welche Gefahren Betrieben drohen, die sich dieser Entwicklung verschließen. Welche Auswirkungen hat eprocurement auf bestehende IKT-Systeme und welche neuen Fähigkeiten werden für seine erfolgreiche Einführung benötigt? Es wird zudem ausführlich erläutert, wie Sie reagieren sollten, wenn Sie aufgefordert werden, sich an eprocurement-prozessen zu beteiligen.

4 02 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern Die technischen Komponenten von eprocurement werden in einer verständlichen Form dargestellt angefangen bei elektronischer Vergabe bis hin zu elektronischer Rechnungslegung und elektronischen Zahlungsverfahren. Da bei den Kommunen verstärkt Wert auf nachhaltige Beschaffungspraktiken gelegt wird, ist auch diesem wichtigen Thema ein Kapitel gewidmet. In welcher Form Sie den Leitfaden lesen wollen, auf Papier oder am PC, ist Ihre eigene Entscheidung. Bitte stören Sie sich nicht an seinem Umfang er ist so aufgebaut, dass Sie ihn entweder ganz durchlesen oder einzelne Kapitel im Inhaltsverzeichnis auswählen können, die von besonderem Interesse für Sie sind. Die Links im Kapitel Weitere Informationen (Anhang F) verweisen auf ausführlichere Informationen zu bestimmten Themen. Vor den Hauptteil des Dokuments haben wir eine Kurzfassung der wichtigsten Themen gestellt, die bei eprocurement mit öffentlichen Einrichtungen und Kommunen zu berücksichtigen sind: dies sind die Kernthemen, die Sie beachten sollten. Weitere EPROC-Leitfäden Zusätzlich zu diesem Dokument haben die EPROC-Partner einen Kurzleitfaden für KMU über erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern verfasst. Ferner gibt es einen Kurzleitfaden für KMU zum Thema Nachhaltigkeit, mit besonderer Betonung auf nachhaltige Beschaffungspraktiken von Behörden und Kommunen. Darüber hinaus wurde ein Leitfaden zum Thema eprocurement für öffentliche Einrichtungen verfasst. Dieser Leitfaden soll den für die Beschaffung verantwortlichen Mitarbeitern der Behörden einen besseren Überblick über ihre KMU-Lieferantenbasis in Bezug auf eprocurement bieten. Auch für Kommunen und Behörden wurde ein Leitfaden über nachhaltige Beschaffung mit kleinen und mittelständischen Unternehmen erstellt. All diese Veröffentlichungen stehen auf der EPROC-Webseite unter zum Download zur Verfügung. Dort sind darüber hinaus mehrere Online-Lernprogramme für KMU zu finden. Ausführliche Informationen über das Projekt EPROC und die Projektpartner entnehmen Sie bitte Anhang A und B. Haftungsausschluss Das Projekt EPROC, die damit verbundenen Unternehmen sowie im Namen von EPROC tätige Personen übernehmen keine Haftung für die Verwendung der nachfolgenden Informationen. Zum Ausdruck gebrachte Ansichten spiegeln die Ansichten der Autoren und nicht notwendigerweise die des Projekts EPROC oder der verbundenen Unternehmen wider. Für alle getroffenen Aussagen wird keinerlei Gewährleistung übernommen.

5 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 03 Vorwort Die Ergebnisse des Projekts EPROC verleihen dem Thema eprocurement einen ganz eigenen Blickwinkel. Dieser Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen geht auf die Bedenken und Interessen mittelständischer Lieferanten ein, die sich vielleicht bald mit der Welt des elektronischen Beschaffens auseinandersetzen müssen. Der Leitfaden betrachtet das Thema eprocurement hauptsächlich aus der Sicht der KMU. Er erläutert, warum öffentliche Auftraggeber die papiergestützten Beschaffungsprozesse zunehmend durch Online-Verfahren ersetzen und bietet einen leicht verständlichen Einblick in die Welt von eprocurement. eprocurement hat sich im öffentlichen Sektor in Europa weitgehend durchgesetzt. Wenn Sie weiterhin öffentliche Aufträge erhalten wollen, werden Sie früher oder später diese neue Beschaffungsform akzeptieren müssen. Ihnen sollte bewusst sein, welche Chancen und Risiken damit verbunden sind. Dieser übersichtliche Leitfaden bietet einen idealen Überblick über die vielen technischen Komponenten von eprocurement, die von Ihren Auftraggebern genutzt werden. Ausgehend von den Erfahrungen der Projektpartner in Bezug auf KMU enthält er praktische Ratschläge, wie Sie reagieren sollten, wenn Ihre öffentlichen Auftraggeber Sie auffordern, elektronische Beschaffungssysteme einzuführen. Das Thema Nachhaltigkeit betrifft insbesondere auch das Beschaffungswesen im öffentlichen Sektor. Dieser Leitfaden zeigt auf, warum nachhaltige Beschaffungspraktiken von öffentlichen Auftraggebern bevorzugt werden. Es wird erläutert, was unter nachhaltiger Beschaffung zu verstehen ist und was ein Lieferant tun kann, um seine öffentlichen Kunden bei der Erfüllung ihrer Ziele einer nachhaltigen Beschaffung zu unterstützen. Catherine Carmody eprocurement Project Manager Kerry County Council

6 04 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern eprocurement im öffentlichen Sektor Kernpunkte Nachstehend folgt eine Kurzfassung der wichtigsten Punkte, die Sie in Bezug auf eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern bedenken müssen. All diese Themen werden im weiteren Verlauf des Leitfadens ausführlich behandelt. eprocurement ist die Zukunft nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil! eprocurement in öffentlichen Einrichtungen wird in den nächsten drei bis fünf Jahren gravierend an Bedeutung gewinnen es zu ignorieren, würde Ihnen schaden. Bis zum Jahr 2010 soll die elektronische Vergabe oberhalb des EU-Schwellenwerts zu 100 % möglich sein und zu 50 % tatsächlich durchgeführt werden. eprocurement bietet auch Potenziale für den Mittelstand! Meist stehen Lieferanten eprocurement skeptisch gegenüber. Tatsächlich bringt eprocurement zunächst für öffentliche Verwaltungen den größeren Nutzen. Langfristig gesehen bietet eprocurement auch große Chancen für kleine und mittlere Lieferanten. Durch die elektronische Annahme von Bestellungen sparen Sie Zeit und Kosten. Ausschreibungen online suchen! Für die meisten Unternehmen ist die Online-Recherche von öffentlichen Ausschreibungen der erste Kontakt mit eprocurement. Durch die Veröffentlichung auf Ausschreibungsplattformen haben Sie die Möglichkeit, neue Aufträge zu akquirieren. Starten Sie mit geringem Risiko! Machen Sie sich zunächst mit einfachen eprocurement-anwendungen vertraut. Dazu gehört z. B. die Registrierung auf öffentlichen Ausschreibungsplattformen (z. B. Viele Plattformen bieten die Möglichkeit, Sie bei passenden Aufträgen per zu benachrichtigen. Öffentliches Auftragswesen als Mittel der regionalen Wirtschaftsförderung! Das öffentliche Auftragswesen kann im Zuge gesetzlicher Rahmenbedingungen zur regionalen Wirtschaftsförderung genutzt werden. Darüber hinaus haben manche Lieferanten durch öffentliche Auftraggeber den ersten Kontakt mit elektronischem Geschäftsverkehr. Diese Erfahrungen können auch bei anderen Kunden und für die zukünftige Geschäftstätigkeit sehr hilfreich sein. Einer Ihrer öffentlichen Auftraggeber plant die Implementierung von eprocurement? Nehmen Sie die Herausforderung an! Sie sind nicht der einzige Lieferant, der mit dieser Herausforderung konfrontiert wird. Reagieren Sie grundsätzlich auf jede Anfrage positiv und treten Sie in Dialog mit Ihren Kunden. Erfahrungsgemäß ist eprocurement für proaktive Lieferanten deutlich leichter.

7 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 05 Nutzen Sie die Unterstützung, die Ihnen angeboten wird! Die meisten öffentlichen Verwaltungen sind sich bei der Einführung einer eprocurement- Lösung der Herausforderungen bewusst, die sich für ihre Lieferanten ergeben. Idealerweise informieren öffentliche Einrichtungen ihre Lieferanten z. B. in Veranstaltungen oder mit Schulungsmaterialien und unterstützen sie bei der Einführung. Nehmen Sie daher jede Hilfe an. Öffentliche Verwaltungen nutzen unterschiedliche Systeme! Bundes- oder landesweit standardisierte eprocurement-lösungen oder -Strategien gibt es nicht. Die meisten Verwaltungen wählen ihre eigenen Lösungen. Beliefern Sie mehrere Organisationen, so ist es möglich, die Anforderungen verschiedener eprocurement-systeme erfüllen zu müssen. Idealerweise nutzen eprocurement-systeme gängige Datenstandards. Nachhaltigkeit wird ein zunehmend wichtiger Faktor im öffentlichen Beschaffungswesen! Die Beschaffung von nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen wird für öffentliche Verwaltungen zunehmend wichtiger. In Zukunft werden ökologische und soziale Faktoren im öffentlichen Einkauf eine immer größere Rolle spielen. Dies bietet gerade für kleine und mittlere Lieferanten eine gute Möglichkeit, Alleinstellungsmerkmale zu bilden.

8 06 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern Inhaltsverzeichnis Einführung... 1 Vorwort... 3 eprocurement im öffentlichen Sektor Kernpunkte Einführung und Hintergrund Warum müssen sich KMU mit dem Thema eprocurement auseinandersetzen? Was ist eprocurement? Hintergrund eprocurement aus Sicht der öffentlichen Auftraggeber eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern aus Sicht der KMU eprocurement-technologien Warum ist eprocurement für den öffentlichen Sektor so interessant? Senkung der öffentlichen Ausgaben Gesetzgebung Neue eprocurement-technologien Warum möchten öffentliche Einrichtungen KMU in eprocurement-prozesse einbinden? Hintergrund Die Beauftragung lokaler KMU unterstützt regionale Wirtschaftsförderungsund Nachhaltigkeitsziele KMU bieten oftmals ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als Großunternehmen Wie führen öffentliche Einrichtungen KMU-freundliche Beschaffungspraktiken ein? Lebensdauer- oder Lifecycle-Kosten Vergabe nach Losen (Teilung von Aufträgen) Vergabe an Subunternehmer Angebote von Konsortien Auftragsbewertung und Value Banding Präqualifizierung Lieferantenbewertung Zusammenfassung eprocurement in kommunalen Verwaltungen Was wird getan, was wird geplant? eprocurement-strategie der kommunalen Behörden Wales Irland Deutschland Niederlande Andere Länder Wo stehen die kommunalen Verwaltungen bei der Einführung von eprocurement-lösungen und in welche Richtung gehen sie? Elektronische Vergabe Elektronischer Einkauf Elektronische Bezahlung Zusammenfassung Wie helfen die kommunalen Verwaltungen ihren Lieferanten bei der Einführung von eprocurement? Hintergrund eprocurement-trainings- und -Informationsprogramme der kommunalen Verwaltungen eprocurement-beratung und -Support durch Vertreter der Verwaltungen... 21

9 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern eprocurement für KMU Chancen und Gefahren Welche Chancen bietet eprocurement? Gewinnung neuer Kunden im öffentlichen Sektor Gewinnung neuer internationaler Aufträge Einstieg in die Welt des elektronischen Handels Verbesserung der Geschäftsprozesse Welche Gefahren sind mit der Ablehnung von eprocurement verbunden? Wie gehen KMU mit dem Thema eprocurement um? Welche Auswirkungen hat die Einführung von eprocurement auf die vorhandenen IKT-Systeme? Welche speziellen Kenntnisse und Fähigkeiten benötigen KMU für die Teilnahme an eprocurement? Was tun, wenn Sie aufgefordert werden, in die Welt von eprocurement einzutreten? Sie sollten die Aufforderung einer Verwaltung, an eprocurement teilzunehmen, in keinem Fall ignorieren! Beantworten Sie jede Aufforderung positiv Stellen Sie fest, was andere Kunden aus dem öffentlichen Sektor tun Nutzen Sie die lokale Unterstützung für KMU Technische Komponenten von eprocurement Elektronische Vergabe Elektronische Marktplätze Elektronische Auktionen Elektronische Abrechnung ecommerce-fähige Webseiten Ausschreibungs-/Angebotsseiten für geringwertige Güter Ein kurzer Überblick über XML Elektronische Zahlungsverfahren Transaktionale s Hintergrund Arten von transaktionalen s Spamfilter und transaktionale s eprocurement und Nachhaltigkeit Warum streben die kommunalen Verwaltungen nach nachhaltiger Beschaffung und was heißt dies für KMU? Wie setzen die kommunalen Verwaltungen nachhaltige Beschaffungskonzepte um? Präqualifikationsfragebögen (PQQ) Erstellen der Anforderungsspezifikation und Auftragsvergabe Was können KMU tun, um die Kriterien der kommunalen Verwaltung für nachhaltige Beschaffung zu erfüllen? Ökologische Erwägungen Soziale Erwägungen Wichtige Nachhaltigkeitsaspekte, die KMU beachten müssen Anhang A: EPROC Übersicht Anhang B: Partner des EPROC-Projekts Anhang C: Glossar Anhang D: Abkürzungen Anhang E: EU-Schwellenwerte für die Beschaffung Anhang F: Zusätzliche Informationsquellen... 62

10 08 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 1. Einführung und Hintergrund Foto: soundboy, 1.1 Warum müssen sich KMU mit dem Thema eprocurement auseinandersetzen? Ob Sie bereits als Lieferant für kommunale Behörden tätig sind oder dies planen das ohnehin komplizierte Beschaffungswesen öffentlicher Auftraggeber ist durch die Einführung von eprocurement noch verwirrender geworden. Die bisherigen Ausschreibungsverfahren auf Papier wurden durch internetbasierte Lösungen ersetzt. Lieferanten, die ihre Rechnungen noch auf Papier eprocurement ist die Bezeichnung für die Abwicklung von Angebots-, Einkaufs- und Zahlungsprozessen auf elektronischem Weg. verschicken, werden aufgefordert, diese künftig elektronisch zu versenden. Bestellungen werden ebenfalls digital übermittelt. Unternehmen, die für öffentliche Einrichtungen tätig sein wollen, müssen sich daher mit dem Thema eprocurement auseinandersetzen. eprocurement steckt im öffentlichen Sektor immer noch in den Kinderschuhen, wobei die Die Kommunen achten zunehmend auf mögliche Entwicklung in den EPROC-Partnerländern unterschiedliche Stadien erreicht hat. Im privaten Einsparungen durch die Umstellung von Papier auf elektronische Systeme. Sektor werden elektronische Beschaffungssysteme schon lange genutzt, der traditionsverhaftete öffentliche Sektor öffnet sich dieser Entwicklung jedoch nur langsam. Der wachsende Druck auf EU- und Länderebene hat nun dazu geführt, dass sich öffentliche Einrichtungen und Kommunen zunehmend damit beschäftigen, welche Einsparungen im Beschaffungswesen durch den Umstieg von Papier auf elektronische Systeme möglich sind.

11 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 09 In der europaweiten, nationalen und kommunalen eprocurement-politik wird großer Wert auf die Einbindung von kleinen und mittleren Unternehmen gelegt. Sie sind für Politik und Wirtschaft von immenser Bedeutung und sollen durch die Einführung von eprocurement auf keinen Fall benachteiligt werden. Es wird befürchtet, dass viele bisher bei lokalen Anbietern eingekaufte Waren und Dienstleistungen künftig von größeren und zum Teil weiter entfernten Lieferanten bezogen werden müssen, da die lokalen Anbieter die Anforderungen von eprocurement nicht erfüllen können. KMU müssen mit dieser neuen Entwicklung Schritt halten und zeigen, dass sie bereit und fähig sind, elektronische Beschaffungsprozesse zu bewältigen. Hat ein lokaler Lieferant einen öffentlichen Kunden einmal verloren, so ist es sehr schwer, diesen zurückzugewinnen. Ein Großteil der öffentlichen Einrichtungen möchte möglichst viele Produkte von lokalen Lieferanten beziehen, um damit gleichzeitig die lokale Wirtschaftsförderung zu unterstützen. Es gibt auch deutliche Hinweise darauf, dass der Einkauf bei lokalen Zulieferern die regionale Wirtschaft massiv fördert, ohne Bestimmungen zu verletzen. Dies ist auch für lokale Politiker von großem Interesse, da sie stets darum bemüht sind, einen Kompromiss zwischen Kostenersparnis und Effizienz einerseits und der Wählergunst andererseits zu erzielen. In einem ersten Schritt wurde innerhalb der EPROC-Forschungsarbeit eine Untersuchung bei kommunalen Behörden in jedem der vier Partnerländer durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Untersuchungen zeigen, dass die kommunalen Behörden kleine und mittlere Unternehmen als Lieferanten schätzen und sie weitgehend in ihre geplanten Beschaffungsprozesse einbinden möchten. Etwa die Hälfte der befragten Behörden verfügt bereits über ein eprocurement-konzept. Viele dieser Einrichtungen wickeln ihre Beschaffungsprozesse mit KMU bereits teilweise elektronisch ab und erklären, manuelle Bestellvorgänge zukünftig vollständig einstellen zu wollen. Erfreulich ist, dass viele KMU bereits im elektronischen Beschaffungsprozess der kommunalen Behörden berücksichtigt werden. Europäische, nationale und lokale eprocurement- Strategien zielen auf die Einbindung von KMU ab. Kleine und mittlere Betriebe müssen darauf eingehen und zeigen, dass sie ebenso wie ihre großen Mitbewerber bereit und in der Lage sind, an eprocurement teilzunehmen. Öffentliche Einrichtungen möchten möglichst viele Produkte und Dienstleistungen von lokalen Anbietern beziehen, um die regionale Wirtschaftsförderung zu unterstützen. Viele öffentliche Einrichtungen wickeln ihre Beschaffungsprozesse mit KMU bereits teilweise elektronisch ab und geben an, manuelle Beschaffungsabläufe zukünftig vollständig einstellen zu wollen. KMU müssen die Grundlagen von eprocurement und den Einfluss auf Arbeitsabläufe und Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern kennen. In Europa gibt es mehr als 20 Mio. kleine und mittelständische Unternehmen. Der prozentuale Anteil beträgt in den meisten EU-Staaten mehr als 99 %. Öffentliche Auftraggeber sind für KMU wichtige Geschäftspartner. Sie müssen bei Auswahl und Behandlung ihrer Lieferanten gerecht und professionell vorgehen. Ferner sind sie langfristige, verlässliche Kunden und zahlen pünktlich. KMU müssen die Grundlagen von eprocurement sowie den Einfluss auf Arbeitsabläufe und Geschäftsbeziehungen mit ihren kommunalen Auftraggebern kennen. Es ist jedoch leider nicht damit getan, eine eprocurement-software zu kaufen. Die öffentlichen Auftraggeber nutzen meist individuelle elektronische Beschaffungssysteme.

12 10 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern eprocurement ist nicht auf die Vergabe und Abwicklung umfangreicher Ausschreibungen beschränkt. Zweifellos werden insbesondere öffentliche Ausschreibungen in Europa überproportional häufig elektronisch abgewickelt und es existieren zahlreiche Systeme und Lösungskonzepte. Aber auch kleine Behörden holen Preisangebote bekannter Lieferanten zunehmend per ein oder veröffentlichen Ausschreibungen auf Online-Plattformen. Bis 2010 soll öffentliches eprocurement oberhalb des EU-Schwellenwerts in Europa zu 100 % möglich sein und zu 50 % tatsächlich abgewickelt werden. Die Mitglieder des EPROC-Teams stehen seit vielen Jahren in engem Kontakt zu kleinen und mittleren Unternehmen und sind sich bewusst, dass neue Entwicklungen oft unverständlich dargestellt werden. Dies gilt auch für eprocurement. Der Begriff wird von verschiedenen Organisationen je nach Interesse oder Bestreben unterschiedlich definiert und genutzt. Bei einem EU-Ministertreffen im November 2005 wurden ehrgeizige Ziele für die Entwicklung von eprocurement in Europa gesetzt. Bis 2010 sollen elektronische Beschaffungsprozesse oberhalb des EU-Schwellenwerts zu 100 % möglich sein und zu 50 % tatsächlich abgewickelt werden. Ob die öffentlichen Auftraggeber bereits eprocurement eingeführt haben oder auch nicht KMU sollten sich darüber bewusst sein, dass es für die künftige Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern von großer Wichtigkeit ist, mit den Funktionen und dem Einfluss von eprocurement auf eigene Geschäftsprozesse vertraut zu sein. Auch für kleine und mittlere Unternehmen, die erstmals kommunale Auftraggeber gewinnen wollen, gilt, dass sie mit der Entwicklung von eprocurement Schritt halten müssen. 1.2 Was ist eprocurement? Hintergrund Für kleine und mittlere Unternehmen ist vor allem die Erkenntnis wichtig, dass es für eprocurement nicht nur eine Lösung, ein Modell oder einen Anbieter gibt. eprocurement umfasst unterschiedliche Tools, Techniken und Lösungen. Nur wenige KMU können bzw. müssen die komplette Bandbreite von eprocurement abdecken. Es gibt keine logische Abfolge, die vorschreibt, dass Unternehmen mit elektronischer Vergabe beginnen, dann zu elektronischem Einkauf und schließlich zu elektronischen Zahlungsverfahren übergehen müssen. Die speziellen Anforderungen werden üblicherweise vom öffentlichen Auftraggeber bestimmt. Es existieren so viele unterschiedliche eprocurement-modelle und -Definitionen wie es so genannte Experten oder Lösungsanbieter gibt. Innerhalb des Projekts EPROC werden eine leicht verständliche Definition und ein einfaches Modell verwendet: eprocurement ist die Bezeichnung für die Abwicklung der Angebots-, Einkaufs- und Zahlungsprozesse auf elektronischem Weg. Der eprocurement-prozess gliedert sich in folgende drei Hauptkomponenten: den Ausschreibungs- und Angebotsprozess; den Einkaufsprozess; den Zahlungsprozess.

13 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern eprocurement aus Sicht der öffentlichen Auftraggeber Kleine und mittlere Unternehmen sollten wissen, wie sich eprocurement für ihre kommunalen Auftraggeber darstellt; deren Sichtweise ist in Abbildung 1 dargestellt, die die verschiedenen Aufgaben in jedem Schritt des Beschaffungsprozesses, also Ausschreibung, Einkauf und Bezahlung, aufzeigt. Elektronische Vergabe Elektronischer Einkauf Elektronisches Zahlungsverfahren Abbildung 1 eprocurement aus Sicht der öffentlichen Einrichtungen Bedarfsanalyse Bestellvorgang Rechnungseingang/Zahlung Spezifikation Kontrolle After Sales Service Auftragsvergabe Vertragsabschluss Strategische Beschaffung Operative Beschaffung eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern aus Sicht der KMU Das abgewandelte Modell aus Abbildung 1 zeigt unten stehend den eprocurement-prozess aus Sicht der KMU: Elektronische Vergabe Elektronischer Einkauf Elektronisches Zahlungsverfahren Abbildung 2 Öffentliches eprocurement aus Sicht der KMU Elektronische Vergabeprozesse verstehen Entwicklung/Aktual. der Produktinformationen Fakturierung Passende Ausschreibungen finden Bearbeiten von Bestellungen Zahlung Vergabeunterlagen einreichen Vertragliche Angelegenheiten Neue Aufträge akquirieren Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen abwickeln

14 12 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern eprocurement-technologien Betrachtet man die unterschiedlichen Technologien und Lösungen, mit denen sich kleine und mittlere Unternehmen bei einer Teilnahme an öffentlichem eprocurement auseinandersetzen müssen, so entsteht das folgende Bild: Abbildung 3 Die Technologien Elektronische Vergabe Elektronischer Einkauf Elektronisches Zahlungsverfahren Elektronische Ausschreibungen Elektronische Marktplätze Elektronische Rechnungslegung Elektronische Angebotsabgabe Elektronische Katalogsysteme Automatisierte Zahlungsabwicklung Inverse elektronische Auktionen Neue Aufträge akquirieren Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen abwickeln Obige Modelle und Definitionen werden in diesem Leitfaden durchgängig benutzt. Nähere Erläuterungen zu den unterschiedlichen Technologien sind in Kapitel 4 zu finden. 1.3 Warum ist eprocurement für den öffentlichen Sektor so interessant? Senkung der öffentlichen Ausgaben Schätzungen zufolge entfallen etwa 16 % des BIP der EU, also Mrd. Euro, auf das öffentliche Beschaffungswesen. Laut Schätzungen der EU entfallen etwa 16 % des Bruttoinlandsprodukts der EU, also Mrd. Euro, auf das öffentliche Beschaffungswesen. Dieses hohe Volumen verstärkt das Interesse des öffentlichen Sektors an wirtschaftlicheren Beschaffungslösungen. Im privaten Sektor wird eprocurement bereits seit Jahren von vielen Unternehmen genutzt, wohingegen der öffentliche Sektor erst vor kurzem die Vorteile dieses Instruments für sich entdeckt hat. Von den Regierungen wurden daher Initiativen zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit des öffentlichen Sektors veranlasst, die eprocurement als zentrales Thema aufgreifen. Auf Länderebene sind in ganz Europa Programme zur Förderung von eprocurement entstanden.

15 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 13 Hauptnutzen vieler eprocurement-vorhaben sind: Preissenkung (z. B. durch das Bilden von Einkaufsgemeinschaften) Kostensenkung (z. B. durch die Reduzierung von Druck- und Papierkosten) Prozessoptimierung (z. B. durch veränderte Verfahren und/oder Arbeitspraktiken). Es wird deutlich, dass durch eprocurement im öffentlichen Sektor signifikante Einsparungen erzielt werden können. Eine Reduzierung von % der Prozesskosten bzw. 60 Euro pro Transaktion wird häufig genannt. Zu erwähnen sind zudem immaterielle Vorteile wie eine erhöhte Kundenzufriedenheit, bessere Managementinformationen und eine effizientere Nutzung von personellen Ressourcen. In Deutschland hat eine Untersuchung der Mummert Consulting AG gezeigt, dass die deutschen Kommunalverwaltungen durch eprocurement etwa 30 % Kosten einsparen können. Der Zeitaufwand für Bestellungen in Papierform betrug laut dieser Untersuchung im Durchschnitt etwa 105 Minuten gegenüber 30 Minuten im elektronischen Verfahren. Es hat sich außerdem gezeigt, dass die Kosten für öffentliche Ausschreibungen durch die Nutzung von elektronischen Prozessen um bis zu 75 % gesenkt werden konnten. eprocurement ermöglicht zahlreiche Verbesserungen. Papier wird gar nicht mehr gebraucht. Wir klicken auf unserem Desktop nur noch ein Symbol an und erledigen in wenigen Minuten das, was vorher Tage dauerte. Adrian Gibson, Leiter Beschaffungswesen beim Essex County Council (UK) Gesetzgebung Auch Änderungen der geltenden rechtlichen Bestimmungen unterstützen die verstärkte Nutzung von eprocurement in der EU. Gesetze wie die konsolidierten EU-Richtlinien und die EU- Rechnungsrichtlinie enthalten klare Bestimmungen zur Nutzung von eprocurement-tools und -Techniken. Es wurde ein neues gesetzliches Rahmenwerk für die elektronische Beschaffung im öffentlichen Sektor eingeführt, das die Mitgliedstaaten bis 31. Januar 2006 umsetzen mussten Neue eprocurement-technologien Gesetzesvorschriften wie z. B. die konsolidierten EU-Richtlinien und die EU-Rechnungsrichtlinie enthalten klare Bestimmungen zur Nutzung von eprocurement-tools und -Techniken. Neue eprocurement-technologien sind mittlerweile gängiger Standard. Es existieren viele unterschiedliche elektronische Marktplätze, auf denen kommunale Verwaltungen Produkte und Leistungen einkaufen können, sowie weitere Lösungen wie elektronische Auktionen, Ausschreibungs- oder Rechnungsverfahren. Die Finanzmanagementsysteme kommunaler Behörden verfügen mittlerweile auch meist über eigene eprocurement-module.

16 14 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 1.4 Warum möchten öffentliche Einrichtungen KMU in eprocurement-prozesse einbinden? Hintergrund Mittelständische Betriebe sind für die Wirtschaft vor allem hinsichtlich der Arbeitsplätze, die sie schaffen, von großer Bedeutung. Darüber hinaus spielen sie aber auch eine wesentliche Rolle für das Überleben der Kommunen und leisten einen wichtigen Beitrag für Unternehmertum und Innovation. Wie zuvor bereits erwähnt, sind insgesamt etwa 99 % aller Unternehmen in der Etwa 99 % aller Unternehmen in der EU sind KMU, sie stellen etwa 65 Mio. Arbeitsplätze. EU kleine und mittelständische Betriebe, die etwa 65 Mio. Arbeitsplätze bereitstellen. Es überrascht daher nicht, dass KMU europaweit stärker an den öffentlichen Sektor gebunden und die Bedingungen für sie deutlich verbessert werden sollen. In Wales hat beispielsweise das Welsh Assembly Government gezeigt, dass mit jeder Steigerung der öffentlichen Ausgaben um 1 % Arbeitsplätze geschaffen werden können Die Beauftragung lokaler KMU unterstützt regionale Wirtschaftsförderungs- und Nachhaltigkeitsziele Öffentliche Einrichtungen bevorzugen die Einbeziehung des lokalen Mittelstands, da somit die Ziele der Wirtschaftsförderung, insbesondere hinsichtlich der Beschäftigungssicherung, unterstützt werden. Natürlich ist es auch ökologisch sinnvoller, bei lokalen Anbietern und nicht bei weit entfernten Zulieferern zu beschaffen. Öffentliche Einrichtungen möchten bei lokalen kleinen und mittleren Betrieben beschaffen. Um Aufträge für sich zu gewinnen, müssen diese jedoch den Beschaffungsprozess der öffentlichen Auftraggeber kennen und wissen, wofür sie sich bewerben. Lyn Duncan, Managing Director einer Firma, die Unternehmen beim Online-Handel mit dem öffentlichen Sektor unterstützt Eine Behörde stellte fest, dass die Verlagerung von 10% ihrer Ausgaben für nicht-lokale auf lokale Lieferanten durch Multiplikatoreffekte zusätzliche 55 Mio. Euro für die lokale Wirtschaft freisetzen würde. Aktuelle Studien zeigen, dass lokal tätige Unternehmen etwa 76 % ihrer Erträge auch wieder lokal investieren, während bei überregional aktiven Lieferanten dieser Anteil im Durchschnitt nur 36 % beträgt. Eine der im Rahmen der Studien befragten Behörden stellte beispielsweise fest, dass eine Verlagerung von 10 % der Ausgaben für nichtlokale auf lokale Lieferanten durch Multiplikatoreffekte zusätzliche 55 Mio. Euro für die lokale Wirtschaft freisetzen würde. Aus diesem Grund führen die Kommunen zunehmend Ausgabenanalysen durch, um zu untersuchen, wie und wo ihre Gelder ausgegeben werden. Auf diese Weise können sie die Einbeziehung der lokalen Wirtschaft künftig besser planen.

17 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern KMU bieten oftmals ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als Großunternehmen Kleine und mittlere Unternehmen werden nicht nur aufgrund ihrer wirtschaftlichen und ökologischen Vorteile für die nationale und lokale Wirtschaft geschätzt. Sie bieten zudem oftmals ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als große Unternehmen. Dies ist vor allem für kommunale Beschaffungsabteilungen von großer Bedeutung, da diese per Gesetz verpflichtet sind, bei der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen den günstigsten Anbieter zu wählen. KMU bieten kommunalen Auftraggebern Vorteile, die größere Unternehmen nicht realisieren können: Flexibilität: Kleine Unternehmen können flexibel auf den Bedarf kommunaler Auftraggeber reagieren, da sie maßgeschneiderte Produkte oder Dienstleistungen liefern. Servicequalität: Durch die örtliche Nähe zu den Kunden können KMU durch persönliche Betreuung oftmals einen besseren Kundenservice bieten und bauen somit eine bessere Kundenbeziehung auf. Geringere Kosten: KMU können aufgrund eines geringeren Verwaltungs- und Managementaufwands häufig attraktivere Preise bieten als größere Mitbewerber. Spezialprodukte: Lokale Anbieter bieten Spezialprodukte und -dienstleistungen an, die für größere Anbieter, z. B. aufgrund geringer Nachfrage, uninteressant sind. Reaktionszeit: Kürzere Management- und Genehmigungswege ermöglichen ein schnelleres Reagieren auf veränderte Anforderungen. Innovation: KMU können beispielsweise durch die frühzeitige Nutzung neuer Technologien Innovationen fördern und sich dadurch von den großen Anbietern auf dem Markt absetzen. Der Inhalt von Abschnitt wurde teilweise aus dem Dokument des Wiltshire County Council A guide for small and medium sized enterprises including voluntary and community sector organisations how to do business with the public sector übernommen. 1.5 Wie führen öffentliche Einrichtungen KMU- freundliche Beschaffungspraktiken ein? In ganz Europa führen kommunale Verwaltungen zunehmend KMU-freundliche Beschaffungspraktiken ein. Nachfolgend sind einige Beispiele für dabei genutzte Wege und Mittel beschrieben. Zu beachten ist, dass der Grad der Umsetzung durch die Kommunen in den EPROC-Partnerländern variiert Lebensdauer- oder Lifecycle-Kosten Bei der Beurteilung des Werts von Produkten und Dienstleistungen betrachten die kommunalen Verwaltungen jetzt auch die Kosten über die gesamte Lebenszeit anstatt wie bisher nur die reinen Anschaffungskosten Vergabe nach Losen (Teilung von Aufträgen) Durch die Teilung von Aufträgen in kleinere Lose können kommunale Auftraggeber dafür sorgen, dass kleine und mittlere Unternehmen nicht von der Angebotsabgabe ausgeschlossen werden. Diese Lose können nach geografischen Gebieten, nach Erfahrung (d. h. Fertigkeit) oder nach spezifischen Artikeln verteilt werden. Für viele KMU in ländlichen Gegenden sind Aufträge in der Größenordnung von Euro interessanter als Großaufträge.

18 16 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern Vergabe an Subunternehmer Laut der EU-Richtlinie 2004/18/EC bzgl. der Beschaffung im öffentlichen Sektor sollte die Vergabe an Subunternehmer berücksichtigt werden, um kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit zu bieten, öffentliche Aufträge zu erhalten. Die kommunalen Auftraggeber können daher vom Anbieter verlangen, dass er in seinem Angebot angibt, welche Angebotsteile an Subunternehmer vergeben werden. Öffentliche Einrichtungen sollen ihre Lieferanten damit aktiv ermuntern, Teile von akquirierten Großaufträgen an KMU zu vergeben Angebote von Konsortien Kommunale Verwaltungen begrüßen Angebote kleiner Unternehmen, die gemeinsam oder als Konsortium bieten Auftragsbewertung und Value Banding Kommunale Verwaltungen stellen jetzt zunehmend den Jahreswert anstelle des Gesamtwerts eines Auftrags in den Vordergrund. Somit wird für kleine und mittlere Unternehmen deutlicher, dass Aufträge durchaus im Rahmen ihrer Kapazitäten liegen können. Auch die zunehmende Nutzung von Value Banding kann kleinen und mittelständischen Lieferanten helfen, Geschäftschancen, die ihren Kapazitäten entsprechen, besser zu erkennen Präqualifizierung Die kommunalen Auftraggeber fordern Finanzdaten der Anbieter häufig nur für einzelne Aufträge und verlangen nicht mehr als zwei geprüfte Jahresabschlüsse. Bei neuen Lieferanten werden außerdem auch zunehmend alternative Informationen akzeptiert Lieferantenbewertung Ein positives, konstruktives Feedback an die Anbieter bzgl. der Gründe für ihre Auswahl oder Ablehnung stellt für diese eine Chance dar, ihre Angebote bei künftigen öffentlichen Vergaben zu verbessern Zusammenfassung Zwar streben die kommunalen Verwaltungen verstärkt KMU-freundliche elektronische Beschaffungsverfahren an, sie sind jedoch nach wie vor verpflichtet, Waren und Dienstleistungen mittels eines Ausschreibungsverfahrens zu bestellen bzw. zu beauftragen. Nach den Grundsätzen des EU-Vertrags dürfen kommunale Verwaltungen nichts tun, was den Wettbewerb einschränken, verzerren oder unterbinden könnte. Ausführlichere Erläuterungen zu EU-weiten Beschaffungsvorschriften für Kommunen sind in Anhang E zu finden.

19 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern eprocurement in kommunalen Verwaltungen Was wird getan, was wird geplant? Foto: Jürgen Gerhardt 2.1 eprocurement-strategie der kommunalen Behörden Wales Die kommunalen Verwaltungen in Wales befinden sich in Bezug auf eprocurement noch in einem relativ frühen Stadium. Einige wie z. B. Caerphilly verhalten sich sehr proaktiv, sie stehen jedoch noch nicht unter dem Druck der Welsh Assembly wie ihre englischen Kollegen. Ein Bericht aus dem Jahr 2006 von Value Wales, KMU sollten über die eprocurement-strategien der kommunalen Verwaltungen informiert werden üblicherweise geschieht dies über die Webseite der Verwaltung. dem Koordinierungsorgan für eprocurement im öffentlichen Sektor in Wales, stellt fest, dass eprocurement im öffentlichen Sektor zwar noch nicht weit verbreitet ist, die meisten öffentlichen Organe aber deutliche Fortschritte bei der Einführung erzielen wollen. Etwa die Hälfte der von den walisischen Partnern für die EPROC-Untersuchung befragten Behörden verfügt bereits über eine eprocurement-strategie Irland In Irland hat etwa die Hälfte der untersuchten kommunalen Verwaltungen eine eprocurement- Strategie definiert. Die National Public Procurement Policy Unit empfiehlt den Kommunen zwar die Entwicklung einer eigenen eprocurement-strategie; dies ist aber noch nicht zwingend vorgeschrieben. Die kommunalen Verwaltungen in Irland haben 2003 eine sektoreigene eprocurement-strategie entwickelt, die Ziele für die Verbesserung der Beschaffungsleistung vorgibt, welche die Kommunen in einem Zeitraum von sieben Jahren erreichen sollen. Insbesondere werden die folgenden Ziele vorgeschlagen: Senkung der durchschnittlichen Stückkosten in Höhe von 3 % der Gesamtausgaben Senkung der gesamten Transaktionskosten um 25 % Senkung der Gesamtzahl der Beschaffungsvorgänge um 15 %.

20 18 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern Deutschland In Deutschland verfügten zum Zeitpunkt der Befragung weniger als die Hälfte der untersuchten kommunalen Verwaltungen über eine eprocurement-strategie. Zwar gibt es gesetzliche Richtlinien, die die Kommunen zur Einführung von eprocurement ermuntern; eine eigene eprocurement-strategie wird jedoch nicht verlangt Niederlande Von den im Rahmen der EPROC-Untersuchung befragten kommunalen Verwaltungen in den Niederlanden wies keine eine eprocurement-strategie auf. Da sich eprocurement hier noch in einem frühen Stadium befindet, überrascht dies jedoch nicht Andere Länder Viele der kommunalen Verwaltungen in den EPROC-Partnerländern, die eigene eprocurement- Strategien entwickelt haben, veröffentlichen diese auf ihren Webseiten. Häufig ist ein Kapitel enthalten, in dem erläutert wird, wie die Verwaltung die Einbindung von KMU in den eprocurement-prozess gewährleisten und verbessern will. Wir möchten hiermit alle kleinen und mittleren Unternehmen auffordern, sich diese Webseiten anzuschauen. Viele Verwaltungen nutzen diese Dokumente als Nachweis dafür, dass sie EU- oder Länderrichtlinien erfüllen und erläutern ausführlich, wie sie die Vorgaben der nationalen Politik umsetzen wollen. Sie äußern sich jedoch leider häufig nicht dazu, wie sie eprocurement konkret einführen werden. 2.2 Wo stehen die kommunalen Verwaltungen bei der Einführung von eprocurement-lösungen und in welche Richtung gehen sie? Elektronische Vergabe In allen Partnerländern besteht Einvernehmen darüber, dass das Vergabemodul von eprocurement am aktivsten genutzt wird. Je größer die Aufträge, umso schwieriger ist die Teilnahme für kleine und mittelständische Unternehmen, hört man oft von kleinen Firmen. Die kommunalen Verwaltungen bemühen sich jedoch aktiv, dies zu ändern, z. B. mit Angebotsseiten für geringwertige Güter. Die meisten der von den EPROC-Partnern befragten kommunalen Verwaltungen erklärten, dass sie bereits mit elektronischen Vergabeverfahren (evergabe) arbeiten oder dieses planen. Etwa 75 % der kommunalen Verwaltungen im Südosten Irlands nutzen schon elektronische Vergabeverfahren, alle anderen haben dies fest geplant; nur 14 % der von der MFG Baden- Württemberg in Deutschland untersuchten kommunalen Verwaltungen verwenden elektronische Ausschreibungen und 21 % wollen dies künftig tun. In den Niederlanden fördert die Regierung die Nutzung von evergabe und richtete Seiten wie z. B. TenderNed ein. In Irland werden 95,2 % der veröffentlichungspflichtigen Ausschreibungen jetzt elektronisch (über e-sender) an das Amtsblatt der EU über-

21 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 19 mittelt, in dem europaweite Ausschreibungen veröffentlicht werden müssen. Dies ist der zweithöchste Anteil in Europa, der Mittelwert liegt in der EU bei 57,4%. Wie in Kapitel erwähnt, werden in mehreren EPROC-Partnerländern große öffentliche Aufträge vermehrt in kleinere Lose geteilt, um vor allem kleine und mittlere Zulieferer anzusprechen einige der befragten Verwaltungen verfügen bereits über Angebotsseiten für gringwertige Güter (siehe Kapitel 4.6). Viele kleine und mittlere Betriebe in ländlichen Regionen zeigen großes Interesse an kleineren Aufträgen in einer Größenordnung von bis Euro Elektronischer Einkauf Elektronische Einkaufssysteme waren ebenfalls in den meisten untersuchten Regionen vorhanden, deren Nutzung unterschied sich jedoch deutlich in den einzelnen EPROC-Partnerländern. So bestätigten 67,5 % der vom walisischen Partner ecic befragten Behörden, dass sie bereits elektronischen Einkauf anwenden, weitere 30 % haben die Einführung geplant. In Deutschland sahen die entsprechenden Zahlen anders aus: 29,5 % der befragten Behörden arbeiten schon mit elektronischen Einkaufssystemen, 14 % planen es für die Zukunft. Die Nutzung von elektronischem Einkauf nimmt rasant zu. Manche KMU verfügen über Online- Kataloge, die in die Einkaufssysteme der öffentlichen Kunden integriert sind. Dabei handelt es sich meist um Systeme, die speziell für die Auftragsvergabe der Behörde an das Unternehmen eingerichtet wurden sowie individuelle Online-Kataloge. Es werden auch Bestellungen als transaktionale versandt (siehe Kapitel 4.9), im Allgemeinen wird jedoch elektronischer Einkauf deutlich weniger genutzt als elektronische Ausschreibungen Elektronische Bezahlung 75 % der befragten Verwaltungen in Irland haben elektronische Zahlungsverfahren eingeführt und fast alle der in Wales befragten Behörden nutzen diese bereits oder planen es. In Deutschland fielen diese Zahlen niedriger aus. Nur etwas mehr als 30 % nutzen dort elektronische Bezahlsysteme. In den Niederlanden waren elektronische Zahlungsverfahren bei den kommunalen Verwaltungen kaum anzutreffen. Die am schwächsten entwickelte Komponente von elektronischen Zahlungsverfahren ist die elektronische Abrechnung. Aus Sicht der Verwaltungen ist das eher überraschend, weil insbesondere hier große Kostenersparnisse möglich sind. Für viele KMU sind die herkömmlichen Rechnungen aber immer noch der sicherste Weg, um zu gewährleisten, dass Kartenumsätze in ihren internen Systemen verbucht werden.

22 20 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern Zusammenfassung Einige der EPROC-Partnerländer sind bei der Einführung und Nutzung von eprocurement weiter als andere. Die Lage in den vier untersuchten Ländern lässt sich wie folgt darstellen: Wales aktiv, aber Einbindung der KMU steht noch am Anfang Irland aktiv, aber Einbindung der KMU steht noch am Anfang Deutschland aktiv, aber Einbindung der KMU steht noch am Anfang Niederlande stehen in der Entwicklung noch ganz am Anfang, es gibt noch keine Vorschriften eprocurement wird in den nächsten drei bis fünf Jahren an Verbreitung und Intensität zunehmen. KMU müssen sich darauf vorbereiten, dass die kommunalen Verwaltungen eprocurement zukünftig verstärkt nutzen werden. Trotz dieser unterschiedlichen Entwicklungsstände wurde bei den Untersuchungen und Gesprächen mit Behörden deutlich, dass eprocurement in allen Partnerländern in den nächsten drei bis fünf Jahren an Verbreitung und Intensität zunehmen wird. KMU müssen sich darauf einstellen, dass auch traditionsverhaftete Behörden eprocurement zumindest in Teilen nutzen werden. Leider schauen die Behörden jedoch bei der Einführung einer eigenen eprocurement-strategie oftmals nicht über die Grenzen ihres Leider haben die Untersuchungen gezeigt, dass es keine landesweit einheitlichen Konzepte für die Zuständigkeitsbereichs hinaus. Die Untersuchungen zeigen, dass es kein landesweites Nutzung von Software, Strukturen oder Modellen gibt und dass jede Behörde ihre eigene eprocurement-lösung entwickelt. ware, Strukturen oder Modelle gibt und Konzept für die Nutzung einheitlicher Soft- dass jede Behörde ihre eigene Lösung entwickelt. Dies ist ein klarer Nachteil für kleine und mittlere Unternehmen, da diese nicht über die notwendigen Mittel für die Anschaffung einer eigenen Software für jeden Auftrag verfügen und zudem weder fachlich noch zeitlich in der Lage sind, die zahlreichen unterschiedlichen Formulare zu bearbeiten. Erfreulich ist, dass KMU hinsichtlich der Beschaffungsprozesse bereits mit den kommunalen Behörden zusammenarbeiten. Für die Zukunft muss jedoch gewährleistet werden, dass KMU auch nach der Einführung von eprocurement weiterhin in den Beschaffungsprozess der Behörden eingebunden werden und sich weitere lokale KMU den zunehmend elektronischen Prozessen in öffentlichen Verwaltungen anschließen. 2.3 Wie helfen die kommunalen Verwaltungen ihren Lieferanten bei der Einführung von eprocurement? Hintergrund Europaweit werden die für die Beschaffung verantwortlichen Mitarbeiter der Kommunen von den Regierungen verstärkt aufgefordert, ihre kleinen lokalen Lieferanten bei der Nutzung von eprocurement zu unterstützen. Wie bereits erläutert, wird dieser spezielle Aspekt durch die wachsende Erkenntnis gestützt, dass viele Arbeitsplätze bei kleinen Lieferanten verloren gehen, wenn die Interessen der lokalen Wirtschaft bei der Einführung von eprocurement im öffentlichen Sektor nicht berücksichtigt werden. In England haben Untersuchungen bspw. gezeigt, dass eine halbe Mio. Arbeitsplätze auf dem Spiel stehen.

23 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 21 Den Regierungen Europas wurde daher bewusst gemacht, dass kleine Unternehmen ohne Unterstützung von Seiten der öffentlichen Hand Aufträge verlieren, da ihnen Ressourcen und Fachwissen fehlen, elektronische Bestellungen zu erhalten oder sie nicht fähig bzw. nicht bereit sind, am Online-Handel teilzunehmen. Die nationalen Regierungen in Europa drängen die für die Beschaffung verantwortlichen Mitarbeiter der Kommunen, kleine lokale Lieferanten bei der Nutzung von eprocurement zu unterstützen eprocurement-trainings- und -Informationsprogramme der kommunalen Verwaltungen Tatsächlich besteht bei den Bemühungen der Verwaltungen, ihre Lieferanten in den eprocurement-prozess einzubeziehen, eine große Diskrepanz zwischen den fortschrittlichen und den traditionellen Behörden. Einige Länder verfügen über verbindliche Vorschriften für die Kommunen, eine eprocurement-strategie zu entwickeln und im Rahmen dieser Strategie zu erläutern, wie sie die Einbeziehung der kleinen und mittleren Unternehmen fördern wollen. Wenn die Strategie Trainings- und Informationsveranstaltungen umfasst, stellen Sie fest, wann diese stattfinden, mit welchen Themen sie sich befassen und ob sie mit Kosten verbunden sind. Im Verlauf der EPROC-Studie konnten wir feststellen, dass zahlreiche solcher Veranstaltungen angeboten werden und innerhalb dieser häufig auf bestimmte Elemente von eprocurement eingegangen wird, wie z. B. den Ausschreibungsund Angebotsprozess. Manche Verwaltungen entwickeln eigene Online-Trainingsmodule für eprocurement, in denen sie Lieferanten ihre Konzepte und Supportleistungen verdeutlichen. Einige kommunale Wenn die eprocurement-strategie einer Verwaltung Trainings- und Informationsveranstaltungen beinhaltet, informieren Sie sich darüber, wann solche Veranstaltungen stattfinden und welche Themen sie behandeln. Verwaltungen in Großbritannien, wie z. B. Newham in London und die Stadtverwaltung Bristol, haben sich sehr aktiv mit der Einbindung von KMU beschäftigt. Sie kooperieren mit dem der einen Online-Katalog entwickelt hat, den die Kunden nutzen können und der in die meisten eprocurement-softwarelösungen der Verwaltungen integriert ist eprocurement-beratung und -Support durch Vertreter der Verwaltungen In den meisten EPROC-Partnerländern existieren zentrale Organe wie Value Wales, NePP in England, Electronic Procurement Nederland (EDP.nl), Enterprise Ireland und e-vergabe (Deutschland) mit Webseiten, die sehr nützliche Informationen zu einer Vielzahl von eprocurement-themen bieten. Ein Teil dieser Informationen richtet sich speziell an öffentliche Einrichtungen, andere Teile sind aber auch direkt für Zulieferer von Interesse. Anhang F ( Zusätzliche Informationsquellen ) dieses Leitfadens enthält ausführlichere Informationen über diese Organe. Sie bieten meist auch Informationsveranstaltungen zu bestimmten Themen an, von denen derzeit viele auf die elektronische Vergabe ausgerichtet sind.

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