Merkblatt E-Bilanz I. GRUNDLAGEN

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1 Merkblatt E-Bilanz Wie mit Rundschreiben ST 124/2011 bereits berichtet und in der Infoline (unter Wirtschaft/ Betriebswirtschaft und EDV) dargestellt, sind bilanzierende Steuerpflichtige gemäß 5 b Einkommensteuergesetz (EStG) zukünftig verpflichtet, den Inhalt der Bilanz sowie der Gewinnund Verlustrechnung elektronisch an das Finanzamt übermitteln (sog. "E-Bilanz"). Nach dem Willen des Gesetzgebers ist der Jahresabschluss 2012 (der in 2013 erstellt wird) elektronisch ans Finanzamt zu senden. Es wird jedoch nicht beanstandet, wenn der Jahresabschluss 2012 noch in Papierform abgegeben wird und erst der Jahresabschluss 2013 (der in 2014 erstellt wird) elektronisch übermittelt wird ("Nichtbeanstandungsregelung"). Im folgenden werden zunächst die gesetzlichen Grundlagen der E-Bilanz und zentrale Begriffe erläutert. Der zweite Teil des Merkblattes gibt Hinweise für die Einführung der E-Bilanz in der betrieblichen Praxis. I. GRUNDLAGEN Der Gesetzgeber will mit der E-Bilanz eine Optimierung der Arbeitsabläufe zwischen Unternehmen und Verwaltung und insbes. eine deutliche Vereinfachung und Effizienzsteigerung bei den Finanzämtern erreichen. Die elektronische Einreichung der Daten wird dazu beitragen, bei den Finanzämtern bereits bestehende Analysesysteme durch elektronische Auswertung, Abgleich mit den Vorjahren und Bilden von Kennziffern effizienter und aussagekräftiger zu machen. Die Finanzverwaltung hofft dabei, die Steuereinnahmen durch gezielte Auswahl prüfungswürdiger Unternehmen zu erhöhen. Nach erfolgreichem Abschluss einer Pilotphase im 1. Halbjahr 2011, in die auch die Verbände einbezogen waren, veröffentlichte das BMF am sein endgültiges Anwendungsschreiben zur E-Bilanz. Das BMF-Schreiben (s. auch Infoline) enthält u.a. folgende Regelungen: Persönlicher Anwendungsbereich 5 b EStG gilt für alle Unternehmen, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 1, 5 oder 5 a EStG ermitteln. Danach sind die Inhalte einer Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch zu übermitteln, wenn nach HGB oder Steuerrecht eine Pflicht besteht, sie aufzustellen, oder wenn sie freiwillig aufgestellt werden. Damit wird die bisherige Abgabe in Papierform durch eine Übermittlung per Datenfernübertragung ersetzt. Dies gilt für alle bilanzierenden Unternehmen unabhängig von der Rechtsform und der Größenklasse und für alle Bilanzen, also auch für Eröffnungs-, Liquidations-, Sonder- und Ergänzungsbilanzen. Übergangsweise gibt es Erleichterungen für steuerbegünstigte Körperschaften wie z.b. Krankenhäuser, Vereine, Stiftungen etc., für sogenannte "Betriebe gewerblicher Art" von juristischen Personen des öffentlichen Rechts sowie für Personenhandelsgesellschaften (OHG, GmbH & Co. OHG, KG, GmbH & Co. KG) und andere Mitunternehmerschaften. Details siehe BMF-Schreiben vom Zeitlicher Anwendungsbereich Die Regelungen des 5 b EStG sind erstmalig für Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen. Es gibt jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung: Danach wird es für das 1. Wirtschaftsjahr, das nach dem beginnt (bei kalenderjahrgleichem Wirtschaftsjahr ist dies das Jahr 2012) ausnahmsweise nicht beanstandet, wenn die Bilanz und G+V noch nicht nach dem amtlich vorgeschriebenen Datensatz elektronisch übermittelt werden, sondern stattdessen noch in Papierform. Für diese Papierform ist es dann auch nicht erforderlich, Bilanz bzw. G+V nach der neuen Taxonomie zu gliedern. 1

2 Die elektronische Übermittlung ist also erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013 verpflichtend, das heißt in der Praxis: bei Abgabe des Jahresabschlusses 2013 im Jahr 2014 (bei kalenderjahrgleichem Wirtschaftsjahr). Pflichtbestandteile, die zwingend elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln sind: Stammdaten ( GCD-Modul ) Bilanz und G+V Ergebnisverwendung (nur falls Bilanzgewinn) Kapitalkontenentwicklung (nur für Personengesellschaften) steuerliche Gewinnermittlung (nur für Einzelunternehmen und Personengesellschaften) steuerliche Modifikationen: Überleitungsrechnung der Wertansätze oder Umgliederung freiwillig können elektronisch übermittelt werden (alternativ in Papierform): o Anhang mit Anlagenspiegel o Haftungsverhältnisse o Eigenkapitalspiegel o Kapitalflussrechnung o Lagebericht o Bericht des Aufsichtsrates, Beschlüsse, Erklärungen ( andere Berichtsbestandteile ) o Detailinformationen, z.b. Kontensalden Übermittlungsformat Die elektronische Übermittlung der Jahresabschlussdaten muss über den XBRL-Standard (extensible Business Reporting Language) erfolgen. Die gültige XBRL-Kerntaxonomie kann unter heruntergeladen werden. Aktuell ist das die Taxonomie 5.0 vom für Jahresabschlüsse 2012 und die Taxonomie 5.1 vom für Jahresabschlüsse Dabei kann die jeweils neueste Version (momentan 5.1) auch für alle Vorjahre verwendet werden. Die Finanzverwaltung ist ab Juni 2012 technisch in der Lage, XBRL-Datensätze der Taxonomie Version 5.0 anzunehmen, ab November 2012 auch der Version 5.1. Bis dahin ist eine Test- Übermittlung nur mit der XBRL-Taxonomie aus der Pilotphase möglich (Taxonomie vom ). Im übrigen ist das XBRL-Format allen veröffentlichungspflichtigen Kapitalgesellschaften bereits bekannt, weil sie in diesem Format ihre Handelsbilanz an den E-Bundesanzeiger übermitteln. Im Vergleich dazu sind beim Senden der E-Bilanz alle Bilanzierenden mit ihrer Steuerbilanz betroffen. Taxonomie Die Taxonomie ist ein Datenschema für Jahresabschlussdaten, bestehend aus Datenfeldern und Strukturen: Sie legt die verschiedenen Positionen fest, aus denen z.b. eine Bilanz oder eine Gewinn- und Verlustrechnung bestehen kann, und ordnet die Positionen ihren Beziehungen zueinander entsprechend an. Die elektronische Übermittlung der Inhalte der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung erfolgt für Unternehmen aller Branchen grundsätzlich nach der Kerntaxonomie. Für bestimmte Wirtschaftszweige (wie Banken, Versicherungen) wurden Branchentaxonomien 2

3 erstellt, die in diesen Fällen für die Übermittlung der Datensätze zu verwenden sind. Die Kerntaxonomie ergänzende Taxonomien gibt es darüber hinaus für die Wohnungswirtschaft, für Verkehrsunternehmen, Land- und Forstwirtschaft, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und kommunale Eigenbetriebe. Für Bauunternehmen gilt die Kerntaxonomie. Die jeweils gültige Taxonomie steht unter als XBRL-Datei zum Download bereit. Um sich einen Überblick über Aufbau und Gliederung der Taxonomie zu verschaffen, eignen sich einerseits die Excel-Darstellungen von Kerntaxonomie ( GAAP-Modul, Jahresabschlussmodul) und Stammdatenblatt ( GCD-Modul ), die ebenfalls unter heruntergeladen werden können. Eine sehr anschauliche Übersicht andererseits bietet Der Anbieter dieser Internetseite (ABZ-Reporting) hat die Taxonomie technisch mitentwickelt. Nach Auswahl der "HGB-Taxonomie Version 5.0, Kerntaxonomie ( )" im Pull-Down-Menü ("Please select a taxonomy") oben in der Mitte der Internetseite und Auswahl der Sprache rechts neben dem Pull-Down-Menü ("de") erscheint die komplette Taxonomie Version 5.0. Durch Anklicken der Kreuzchen ("+") vor der jeweiligen Taxonomie-Position wird die nächsttiefere Gliederungsebene erreicht. Pflichtfelder der Taxonomie Mussfelder (MF) Die als "Mussfeld" gekennzeichneten Positionen der Taxonomie sind zwingend zu befüllen (Mindestumfang). Ein NIL-Wert (Null-Wert - "Not In List") ist nicht zulässig, wenn tatsächlich ein Geschäftsvorfall vorliegt, der unter ein Mussfeld zu subsumieren ist, und lediglich die Kontenbezeichnung in der Buchhaltung eine andere ist. Es wird elektronisch geprüft, ob formal alle Mussfelder in den übermittelten Datensätzen enthalten sind. Bei Mussfeldern, Kontennachweis erwünscht kann (freiwillig) ein den Wert erläuternder Kontennachweis hinterlegt werden. Diesem Wunsch des Fiskus sollte der Steuerpflichtige möglichst nachkommen, um Rückfragen zu vermeiden. Rechnerisch notwendige Positionen (RNSV) Damit die in der Taxonomie hinterlegten Rechenoperationen funktionieren, werden Positionen, die auf der gleichen Ebene mit Mussfeldern rechnerisch verknüpft sind, als rechnerisch notwendig, soweit vorhanden gekennzeichnet. Diese Positionen sind dann ebenfalls mit Werten zu übermitteln. Sollte kein Wert vorhanden sein, weil die Buchführung dafür kein separates Konto führt, bleibt das Feld leer ein NIL ist nicht einzutragen. Die erhaltenen Anzahlungen auf unfertige Bauleistungen können auf der Aktivseite einem RNSV-Feld zugeordnet werden, um sie mit dem Bestand an unfertigen Bauleistungen zu saldieren. Summenmussfelder (SMV) Oberpositionen, die über rechnerisch verknüpften Mussfeldern stehen, sind als Summenmussfelder gekennzeichnet. Umgekehrt heißt das: Wenn ein Summenmussfeld mit einem Wert belegt ist, müssen auch die auf Ebenen darunter liegenden Mussfelder befüllt sein. Auffangpositionen Kann ein Pflichtfeld für einen bestimmten Sachverhalt nicht mit Werten befüllt werden, weil für diese Position in der ordnungsmäßigen individuellen Buchführung kein Konto geführt wird und sich der Wert auch nicht aus der Buchhaltung ableiten lässt, so ist eine Auffangposition zu 3

4 nutzen, um die rechnerische Richtigkeit der übermittelten Daten sicherzustellen. Die Software füllt das Pflichtfeld der entsprechenden Taxonomieposition dann mit einem "NIL-Wert" (Not In List ). Das gleiche gilt, wenn ein entsprechender Geschäftsvorfall im Wirtschaftsjahr nicht vorgelegen hat. Dabei besteht kein Wahlrecht zwischen der Nutzung von Mussfeld oder Auffangposition: Sofern das entsprechende Konto in der Buchhaltung geführt wird und ein Geschäftsvorfall vorliegt, muss das Mussfeld belegt werden und darf stattdessen nicht die Auffangposition genutzt werden. Die Einführung der E-Bilanz sollte nach dem Willen des Gesetzgebers nicht zu einem Eingriff in das Buchungsverhalten führen, das heißt, eine Anpassung der Buchhaltung an die Taxonomie (z.b. durch Einrichtung zusätzlicher Konten) sollte nicht erforderlich sein. Diesem Ziel dienen die in der Taxonomie eingefügten Auffangpositionen. Sie lassen sich an der Formulierung "nicht zuordenbar" erkennen. Zahlreiche RNSV-Felder ( rechnerisch notwendig, soweit vorhanden ) dienen in zweiter Funktion als Auffangposition. Grundsätzlich erlauben es die 54 Auffangpositionen in Bilanz und G+V, eine komprimierte E- Bilanz mit der Gliederungstiefe der HGB-Bilanz ans Finanzamt zu übermitteln ERiC-Prüfung Die elektronische Übermittlung der Jahresabschlussdaten erfolgt immer über die Schnittstelle ERiC (Elster Rich Client) der Finanzverwaltung: Dort werden die übermittelten Daten auf Plausibilität geprüft, um sie dann ans Finanzamt weiterzuleiten. "ERiC" prüft insbesondere - die Erfüllung fachlicher Details - die Einhaltung generischer Anforderungen (Mussfelder, Summenfelder) - die Einhaltung des XBRL-Standards Stellt ERiC mindestens einen Fehler fest, so wird der komplette Datensatz zurückgewiesen. Der Jahresabschluss gilt in diesem Fall als nicht eingereicht. ERiC prüft dabei allerdings stets den ganzen Datensatz (bricht also nicht beim ersten Fehler ab!) und gibt am Schluss ein Fehlerprotokoll aus Mit einem NIL-Wert ausgefüllte Mussfelder sind aus Sicht des ERiC-Prüfverfahrens ausgefüllt. II. EINFÜHRUNG DER E-BILANZ IM BAUUNTERNEHMEN Hauptkritikpunkt an der Einführung der E-Bilanz waren von Beginn an Umfang und Gliederungstiefe der Taxonomie. Während die Bilanz nach HGB 62 Positionen vorsieht, fragt die Kerntaxonomie (für Bilanz und G+V) je nach Gesellschaftsform 700 bis 800 Positionen ab - und zwar von jedem Bilanzierenden, egal welcher Größe. Davon sind 300 bis 400 Pflichtfelder, der Anteil der Mussfelder beträgt ca Ein Beispiel, in dem die Gliederung der Position Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände nach der Kerntaxonomie der neuen E- Bilanz im Vergleich zur Gliederung laut HGB-Bilanz dargestellt wird, befindet sich im Anhang dieses Merkblattes. Das bloße elektronische Senden des Jahresabschlusses in seiner bisherigen Gliederung (wie es bei der Jahresabschluss-Veröffentlichung durch die Kapitalgesellschaften bereits praktiziert wird) würde bei den meisten Unternehmen allenfalls technischen Aufwand bedeuten und 4

5 könnte überwiegend auf die Softwarehersteller abgewälzt werden. In dem Umfang aber, in dem die Finanzverwaltung gleichzeitig ihren Informationsstand gegenüber den Vorjahren grundsätzlich verbessern und auf eine neue Basis stellen will, steigt auch der Aufwand in den Unternehmen: Für jeden steuerlichen Sachverhalt, der zusätzlich abgefragt wird, muss ein neues Konto in der Buchhaltung eingerichtet werden, das die entsprechende Taxonomie-Position mit Werten versorgt. Sind von dem steuerlichen Sachverhalt besonders viele Konten betroffen (z.b. alle Konten, auf denen Materialaufwand erfasst wird), potenziert sich der Aufwand: Es müssen neue individuelle Konten eingerichtet werden zu jeder Materialart, die dann anschließend einzeln (der Softwareanbieter kümmert sich nur um die Standardkonten) mit der entsprechenden Taxonomie-Position verknüpft werden. Sind keine freien Kontonummern mehr vorhanden, muss umfangreich innerhalb des Kontenrahmens umgegliedert werden. Damit kommt es spätestens an dieser Stelle zu dem eigentlich nicht gewollten Eingriff in die Buchführungspraxis durch die Einführung der E-Bilanz. Als Alternative bleibt nur die manuelle Berechnung der geforderten Werte in Nebenlisten. Die Auffangpositionen stellen zwar eine Erleichterung für die Unternehmen dar, doch sind nicht für alle Mussfelder Auffangpositionen in der Taxonomie vorgesehen und möglicherweise entfallen die heute vorhandenen Auffangpositionen irgendwann, um die angestrebte Standardisierung der Jahresabschlüsse voranzutreiben. Die Umstellung des Rechnungswesens auf die elektronische Übermittlung der Jahresabschlussdaten ist umfangreich und sollte im Jahr 2012 vorbereitet werden. Am besten sollte gleich Anfang 2012 mit den Vorbereitungen zur E-Bilanz im Unternehmen begonnen und der Steuerberater in die Planung mit einbezogen werden. Denn Änderungen des Kontenplans und Änderungen des Buchungsverhaltens werden idealerweise zum Jahresbeginn vorgenommen, da unterjährige Veränderungen bei der Benutzung der Konten einen erheblichen Umbuchungsaufwand nach sich ziehen. Bei den Arbeiten am Jahresabschluss 2011 wird ohnehin jedes einzelne Konto betrachtet - eine ideale Gelegenheit, auch den Bezug des Kontos zur E-Bilanz-Taxonomie zu überprüfen. Sobald die Umstellungsarbeiten abgeschlossen sind, bietet es sich an, probeweise eine Bilanz und eine G+V nach der neuen Taxonomie zu erstellen, z.b. mit den Buchhaltungsdaten des Jahres Anschließend muss überprüft werden, ob die Test-Auswertungen alle in der Taxonomie geforderten Informationen liefern. Ebenso ist es möglich, anonym einen Testlauf zu starten und den Probe-Jahresabschluss online über das ELSTER-Portal (und den ERiC-Client) ans Finanzamt zu senden. Umstellungsfahrplan für die Einführung der E-Bilanz Für bilanzierende Unternehmen bedeutet die Umstellung aufwändige und weitreichende Vorbereitungen, sowohl im Rechnungswesen als auch in der EDV. Lediglich für freiwillig bilanzierende Unternehmen besteht theoretisch die Möglichkeit, die elektronische Abgabe des Jahresabschlusses durch Rückkehr zur Einnahmenüberschussrechnung zu vermeiden. Dazu ist wegen der erheblichen Vorteile der Bilanzierung für Controlling und Finanzierung eher nicht zu raten. Bei der Einführung der E-Bilanz müssen Entscheidungen getroffen werden über die Anpassung der EDV im Unternehmen (Software, ggf. Hardware), die Organisation der Umstellungsarbeiten und Veränderungen in der Organisation des Rechnungswesens und über die Gliederungstiefe der E-Bilanz und die daraus resultierenden Anpassungsmaßnahmen (SOLL-Kontenrahmen). 5

6 Im Einzelnen: 1. Die betriebliche Buchhaltungssoftware muss mit einer XBRL-Schnittstelle ausgestattet werden. Der Softwareanbieter sollte dem Unternehmer schriftlich bestätigen, dass die bestehende Software mit einer XBRL-Schnittstelle ausgestattet werden kann und bis wann spätestens diese Funktion zur Verfügung stehen wird. Falls die bestehende Software nicht umgerüstet werden kann, muss eine neue, XBRL-fähige Softwarelösung implementiert werden. Dabei ist auf Zusatzfunktionen zu achten wie z.b. eine softwareinterne Plausibilitätsprüfung, die die Prüfung durch die ERiC-Schnittstelle des Finanzamtes simuliert und die auch unterjährig nach einzelnen Arbeitsschritten der Umstellung durchgeführt werden kann, um rechtzeitig Fehler bei der Umstellung zu finden. Daneben besteht die Möglichkeit, eine das vorhandene Buchhaltungssystem ergänzende Software anzuschaffen: Diese übernimmt dann lediglich die Aufgabe, eine in Papierform oder Excel vom herkömmlichen Buchhaltungssystem ausgegebene E-Bilanz ins XBRL-Format umzuwandeln und über die EriC-Schnittstelle per Elster ans Finanzamt zu senden (z.b. "Formular- Depot" von oder die webbasierte Anwendung "EBilanzOnline" von Notfalls kann es bei kleinen Unternehmen ausreichend sein, wenn der Steuerberater über eine XBRL-fähige Software verfügt und ihm der Betrieb seine Buchhaltungsdaten am Jahresende zum Senden übergibt. Voraussetzung ist aber, dass der Betrieb seine Buchführung nach den Anforderungen der E-Bilanz hinreichend differenziert erstellt hat. 2. In Zusammenarbeit mit dem Steuerberater müssen im nächsten Schritt die bisherigen Kontenpläne erweitert werden, um neben den handelsrechtlichen Anforderungen (durch das BilMoG) zusätzlich auch die steuerlichen Anforderungen erfüllen zu können, nämlich alle Mussfelder der E-Bilanz (automatisch) mit Werten zu versorgen. Die Arbeitssteilung zwischen Buchhaltung und Steuerbüro kann dabei je nach Personalkapazitäten unterschiedlich ausfallen; um sich in das Thema und in die neuen Buchungsmodalitäten einzuarbeiten, ist es aber sinnvoll, möglichst große Anteile der Umstellungs- und Anpassungsarbeiten von der Buchhaltungsabteilung durchführen zu lassen und dem Steuerberater in erster Linie die Aufsicht über die Umstellungsarbeiten zu übertragen. Das dürfte auch aus Kostengesichtspunkten empfehlenswert sein. Als Notlösung besteht selbstverständlich auch die Möglichkeit, im Unternehmen so weiter zu buchen wie bisher und dem Steuerberater nach Jahresende die Umwandlung der vorhandenen Buchhaltungsdaten in eine der Taxonomie angepasste E-Bilanz zu überlassen. Dies dürfte jedoch nur bei sehr kleinen Unternehmen eine finanziell tragbare Lösung darstellen. 3. In diesem Zusammenhang muss auch geprüft werden, ob von der Umgliederung und Erweiterung des Kontenplans auch Nebensysteme, z.b. das Warenwirtschaftssystem, betroffen sind. 4. Es muss entschieden werden, ob eine separate Steuerbilanz elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden soll oder ebenfalls elektronisch die Handelsbilanz mit einer Überleitungsrechnung. Grundsätzlich erlauben heute viele Softwaresysteme das parallele Bearbeiten von Handelsbilanz- und Steuerbilanzdaten ( Zweikreissystem ), so dass die Überleitungsrechnung entfällt. Die Erfahrung zeigt, dass viele Finanzämter nicht in der Lage sind, aus Handelsbilanz und Überleitungsrechnung fehlerfrei das steuerliche Ergebnis abzuleiten. Das parallele Führen von Handelsbilanz- und Steuerbilanzdaten im Unternehmen erfordert allerdings auch, dass unterjährig steuerliche Buchungen im Betrieb erfolgen. Das kann organisatorische Änderungen im Rechnungswesen notwendig machen, z. B. die Anpassung der Buchführungsrichtlinien, neue Zuständigkeiten etc. 6

7 5. Die Schulung der Buchhaltungsabteilung muss organisiert werden, um die Mitarbeiter zu befähigen, die seit Einführung des BilMoG stark zugenommen Abweichungen zwischen handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Ansatz- und Bewertungsregeln zu erkennen und die erforderlichen steuerlichen Buchungen auch unterjährig vornehmen zu können. Um alle Positionen eines BilMoG-Abschlusses, die steuerlich verboten oder mit anderen Werten anzusetzen sind, rechtzeitig (schon beim Buchen im Jahr) erkennen zu können, kann es sinnvoll sein, in der Buchhaltung eine Checkliste anzulegen. 6. Falls eine automatische Versorgung aller Pflichtfelder nicht in vollem Umfang gelingt, müssen die laut Taxonomie meldepflichtigen Daten rechtzeitig in Nebenlisten aufbereitet und gepflegt werden. Entscheidung über die Gliederungstiefe der E-Bilanz Ausgangspunkt für die Planung der Vorgehensweise, mit der die E-Bilanz im Unternehmen eingeführt werden soll, ist die Entscheidung über die Detailtiefe der Anpassung des individuellen Kontenplans an die Taxonomie. Dabei sollte man sich bewusst sein, warum der Gesetzgeber die elektronische Bilanz eingeführt hat: Ziel ist es, bei den Finanzämtern ein Risikomanagement zu ermöglichen. Die Standardisierung der eingereichten Steuerdaten soll den Vergleich zwischen den Steuerpflichtigen erlauben und dadurch das Gruppieren in "Risikoklassen". Die Risikoklassen bestimmen dann, welcher Betrieb grundsätzlich jedes Jahr und zeitnah einer Betriebsprüfung unterzogen wird und welcher Betrieb so klare und plausible Zahlen einreicht, dass er möglicherweise nicht geprüft wird. Unter diesem Gesichtspunkt bringt es zwar kurzfristige Vorteile (Zeitersparnis), den eigenen Kontenplan nur grob an die Taxonomie anzupassen und dabei möglichst viele Auffangpositionen zu nutzen. Langfristig und in der Kommunikation mit dem Finanzamt kann es sich jedoch durchaus lohnen, die eigene Buchhaltung schon zu Beginn der E-Bilanz möglichst eng auf die Taxonomie abzustimmen und die Mussfelder, sofern Geschäftsvorfälle der entsprechenden Art vorliegen, mit Zahlen zu belegen. Die Finanzverwaltung verlangt nach derzeitiger Auslegung nicht, dass der Unternehmer neue, der Taxonomie entsprechende Konten in seiner Buchführung einrichtet. Es ist grundsätzlich den Unternehmen überlassen, wie sie die Informationen für die Erstellung der E-Bilanz aus ihren Unternehmensdaten erzeugen. Die Zuordnung der vorhandenen Buchungskonten zu den jeweiligen Positionen der Taxonomie ist individuell im Unternehmen durchzuführen. Auch eine Ableitung der notwendigen Daten aus anderen Informationsquellen (z.b. Buchungsschlüssel, Steuerschlüssel, Nebenbücher etc.) ist möglich. Sollte ein Unternehmen einen Weg finden, die für die E-Bilanz erforderlichen Informationen aus einer Kombination von Buchungskonto und Steuerschlüssel automatisiert abzuleiten, ist das nach Ansicht der Finanzverwaltung ein genauso geeigneter Weg. Kann aber ein Mussfeld für einen bestimmten Sachverhalt nicht mit Werten befüllt werden, weil die Position nicht in der ordnungsmäßigen individuellen Buchführung geführt wird oder aus ihr nicht ableitbar ist, so ist eine Auffangposition zu nutzen. Umgekehrt heißt das: Falls die Werte aus der Buchführung heraus irgendwie ableitbar sind (z.b. aus Nebenbüchern, durch maschinelle Auswertung von Buchungsschlüsseln), dann müssen die Mussfelder befüllt und dürfen die Auffangpositionen nicht genutzt werden. Das gilt z.b. für die Mussfelder im Bereich Umsatzerlöse, sofern diese mit USt-Schlüsseln verbucht werden. Nach Expertenmeinung kann in der Einführungsphase allerdings davon ausgegangen werden, dass das Finanzamt bei der Ableitbarkeit nur auf das Hauptbuch abstellt und nicht verlangt, dass Buchungsschlüssel ausgewertet werden. Demnach dürfen in der Einführungsphase die Auffangpositionen im Bereich der Umsatzerlöse genutzt werden, sofern die Umsatzerlöse nicht auch bisher schon nach steuerlichen Sachverhalten auf getrennten Konten erfasst wurden. 7

8 Aus der gemeinsamen Pressemitteilung von BMF und BMWi vom 30. Mai 2012 geht hervor, dass der Gesetzgeber sich an den Anspruch, Eingriffe in die Buchführungspraxis der Betriebe zu vermeiden, halten will: Auffangpositionen sollen nicht nur in der Einführungsphase der E- Bilanz, sondern dauerhaft Teil der Taxonomie sein. Somit haben die Bemühungen des ZDB, der sich für den dauerhaften Bestand der Auffangpositionen in der E-Bilanz eingesetzt hatte, Früchte getragen. BMF und BMWi bestätigen in ihrer Pressemitteilung unter der Überschrift "Die E-Bilanz kommt wie geplant - alle Erleichterungen gelten auf Dauer", dass nur die im Hauptbuch enthaltenen Bilanzposten elektronisch zu übermitteln sind und es dauerhaft Auffangpositionen geben wird und eine Streichung von diesen Positionen zu einem bestimmten Stichtag nicht beabsichtigt ist. In der Konsequenz wird es möglich sein, unter Nutzung aller zur Verfügung stehenden Auffangpositionen eine E-Bilanz zu übersenden, die in Gliederung und Umfang kaum detaillierter ist als die bisher in Papierform eingereichte Bilanz nach HGB. Ob das auch sinnvoll ist, sollte der Unternehmer anhand der Ausführungen in diesem Merkblatt entscheiden. Schwierig wird es, wenn keine Auffangposition zur Verfügung steht. In diesem Fall bleiben nur die oben beschriebenen Möglichkeiten: Ein neues Konto einrichten oder den Wert für das Pflichtfeld manuell in Nebenlisten ermitteln. Bei der Entscheidung über die Gliederungstiefe der E-Bilanz ist folgendes zu bedenken: Die Taxonomie ist nicht fix. Sie wird in den nächsten Jahren immer weiter angepasst werden, auch weil sich die Steuergesetze ständig ändern. Darüber hinaus ist es (trotz anders lautender Beteuerungen) möglich, dass die heute vorhandenen Auffangpositionen irgendwann angeschafft werden, um die gewünschte "Standardisierung" der Jahresabschlüsse voranzutreiben. Es also durchaus eine Überlegung wert, ob man es sich als Unternehmen jetzt erst einmal einfach macht und möglichst viele Auffangpositionen nutzt oder ob man Rechnungswesen und Kontenplan, wenn die Umstellung ohnehin vorgenommen werden muss, gleich möglichst genau an die neue Taxonomie und die Mussfelder anpasst und eher wenige Auffangpositionen nutzt. Als Richtschnur für die Gliederungstiefe der E-Bilanz gilt: Der Informationsstand, der mit den vergangenen Jahresabschlüssen (in Papierform) vom Unternehmen ans Finanzamt übermittelt wurde, sollte auch mit der E-Bilanz mindestens erreicht werden. Die Bilanzen der Vorjahre liegen dem Finanzamt vor. Das Finanzamt kann also im Vergleich der alten, auf Papier eingereichten Jahresabschlüsse mit der neuen E-Bilanz prüfen, ob aus der bestehenden Buchhaltung heraus weitere Mussfelder hätten befüllt werden können, obwohl Auffangpositionen genutzt wurden. Zuordnung der bisher benutzten Konten zu den neuen Taxonomiepositionen ( Mapping ) Die Kerntaxonomie enthält neue Unterkonten (z.b. bei den Umsatzerlösen oder bei den Forderungen und sonstigen Vermögensgegenständen, siehe auch Darstellung im Anhang) und fasst andere Konten (z.b. im Bereich Gehälter) zusammen. Daher muss der bisher im Unternehmen verwendete Kontenplan - in enger Zusammenarbeit mit dem Steuerberater - gründlich überprüft werden, inwieweit er zur neuen Taxonomie passt, insbesondere, ob sich alle Pflichtfelder aus dem Kontenplan ableiten lassen und ob Kontenbezeichnungen geändert werden sollten. Ggf. sind der Kontenplan zu erweitern und die Kontenbezeichnungen anzupassen. Sofern KMU überwiegend im Standardkontenrahmen der Softwareanbieter buchen, wird sich der Umstellungsaufwand in Grenzen halten: Die DATEV hat allein für ihren SKR neue Konten eingerichtet, um alle Geschäftsvorfälle, nach der die Taxonomie fragt, darstellen zu können. Die von der DATEV in den SKR eingefügten neuen Konten differenzieren insbesondere stärker die Bereiche Umsatzerlöse und Materialaufwand (RHB, bezogene Waren, bezogene Leistungen, jeweils unterteilt nach USt-Sachverhalten); außerdem wird bei den Privatkonten stärker differenziert (z.b. je ein Konto für Privatentnahmen und für Privateinlagen), bei Abschreibungen und in zahlreichen unsystematischen Einzelfällen. Für DATEV-Kunden, die 8

9 überwiegend Standardkonten nutzen, ist die automatische Versorgung der Taxonomiepositionen also gesichert. In dem Umfang aber, in dem individuelle Kontenrahmen und Auswertungsschemata aufgebaut wurden, steigt auch der Aufwand mit der Einführung der E-Bilanz. Vorsicht ist insbesondere geboten bei zweckentfremdeten SKR-Konten, das heißt bei Standardkonten, die im Unternehmen individuell umbenannt wurden und mit anderen Geschäftsvorfällen bebucht werden, als beim ursprünglichen Standardkonto vorgesehen. In diesen Fällen kann es unbemerkt zu einer falschen Zuordnung der gebuchten Sachverhalte zur E-Bilanz-Taxonomie kommen. Erhöhte Anforderungen stellt die Taxonomie darüber hinaus ab dem Jahresabschluss 2015 an die Bilanzierung von Personengesellschaften; insbesondere bei den Kapitalanteilen der Gesellschafter werden sehr detaillierte Angaben gefordert. Um sich einen Überblick über den Anpassungsbedarf zu verschaffen, bietet sich folgende Vorgehensweise an: 1. Summen-Salden-Liste (SuSa) ausdrucken. Die SuSa enthält alle im Unternehmen bebuchten Konten. 2. Bisher verwendeten Kontenplan (z.b. SKR03, SKR04, BKR) ausdrucken. Er enthält alle bebuchbaren Konten. 3. Taxonomie ausdrucken. Sie enthält alle Datenfelder, die soweit im Unternehmen vorhanden zu füllen sind. 4. Daten miteinander vergleichen, Konten den Taxonomie-Positionen zuordnen und notwendige Änderungen in eine Übersicht eintragen: Im einfachsten Fall, wenn ein Konto direkt einer Taxonomie-Position zugeordnet werden kann, muss ggf. nur die Bezeichnung des Kontos geändert werden. Falls Sachverhalte, die mehrere Mussfelder betreffen, bisher auf einem Konto gesammelt wurden, sollten zusätzliche Konten eingerichtet werden usw. 5. Zusätzliche individuelle Konten sollten systematisch unterhalb der dazugehörenden Oberposition eingerichtet werden. Bei zu wenig Platz zusätzliche individuelle Konten kann von 4-stelligen auf 6-stellige Kontonummern ausgewichen werden. 6. Aus Gründen der Plausibilität (die der Fiskus überprüft) sollte erwogen werden, vom Buchen (z.b. von Umsätzen) mit Umsatzsteuerschlüsseln zu wechseln zu Konten mit automatischer Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerfunktion. Das heißt: Für jeden umsatzsteuerlichen Sachverhalt gibt es ein spezifisches Automatikkonto, Z.B. Umsatzerlöse 19%, Umsatzerlöse 7%, Umsatzerlöse 13b etc. bisheriger Kontenplan Konto- Nr. bisherige Kontenbezeichnung Konto-Nr. erweiterter, an die Taxonomie angepasster Kontenplan Mussfeld Rechnerisch erforderlich, soweit vorhanden Kontenbezeichnung lt. Taxonomie Die Datev hat auf ihrer Internetseite ein frei zugängliches Tool Schnellberechnung Arbeitshilfe Kontenzuweisung SKR03/SKR04 auf E-Bilanz-Taxonomie hinterlegt. Der Anwender kann mit dieser Schnellberechnung für jedes Konto erkennen, welchem HGB-Posten und welchem E-Bilanz-Posten es zugewiesen ist. Darüber hinaus weist die Schnellberechnung die in der E-Bilanz-Taxonomie je nach Gesellschaftsform - vorgegebenen Pflichtfelder und Auffangpositionen aus sowie die dafür vorgesehenen Konten. 9

10 Häufig gestellte Fragen zur E-Bilanz Antworten auf häufig gestellte Fragen gibt der "Fragen-und-Antworten"-Katalog auf der vom Gesetzgeber fortlaufend aktualisiert wird. Ferner finden sich unter auch - die einschlägigen BMF-Schreiben - zusätzliche Erläuterungen zu den einzelnen Positionen der E-Bilanz - eine Liste mit Softwareanbietern, die XBRL-fähige Software anbieten - eine Excel-Visualisierung des GCD-Moduls und des GAAP-Moduls - die XBRL-Datei der Kerntaxonomie zum Download Einen sehr guten Leitfaden zur E-Bilanz bietet der Dashöfer-Verlag an unter Der Leitfaden behandelt die Grundlagen, erklärt alle Fachbegriffe und befasst sich dann abschnittsweise mit den Umstellungsproblemen in den einzelnen Abschnitten der Bilanz und G+V. Er kostet als pdf-download ca. 20 und als Broschüre (Postversand) ca

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