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1 Hilfe Topal Solutions

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3 Inhaltsverzeichnis 1. Erste Schritte mit Topal Willkommen zum Hilfesystem von Topal Solutions! In Topal navigieren Die Auswahlbereiche Die Kopfleiste Das Kontextmenü Topal kennenlernen Buchungen erfassen Rechnungen einbuchen Zahlungen verbuchen Konten in den Kontenplan einfügen Mandanten/Geschäftsjahre Mandanten/Geschäftsjahre Mandanten Geschäftsjahre Reports Stammdaten Stammdaten-Tabellen Tabellen Länder Währungen Sprachen Bankenstamm Bankkonten Abschreibungen Zinssätze Nummernbereiche Partner Zahlungsarten Zahlungsbedingungen Mahnstufen Mehrwertsteuer Postleitzahlen Reports Kontenpläne Kontenplan Kontenpläne bearbeiten Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Konto)" Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Kontokopie)" Das Fenster "Kontenplanelemen bearbeiten (Kontengruppe)" Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Kommentarzeile)" Das Fenster "Kontenplanelemen bearbeiten (Zähler)" Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Spiegelkonto)" Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Ergebnis)" Kostenstellen/Methoden Kostenstellen/Methoden Reports Adressen/Personenkonten Adressen/Personenkonten Liste der Adressen und Personenkonten Adressen/Personenkonto Reports Hauptbuch Hauptbuchungen Hauptbuchungen iii

4 Hilfe Topal Solutions 1.2. Das Fenster "Transaktion bearbeiten" Geldbuchungen Reports Debitoren Debitoren Debitorenrechnungen Manuelle Zahlungen Zahlungsläufe - Debitoren ESR-Zahlungen Mahnungen Reports Kreditoren Kreditoren Kreditorenrechnungen Manuelle Zahlungen Zahlungsläufe - Kreditoren Reports Budgetierung Budgetierung Budgets Topal Reporting System iv

5 Kapitel 1. Erste Schritte mit Topal 1. Willkommen zum Hilfesystem von Topal Solutions! In dieser Hilfe finden Sie alle Funktionen der Finanzbuchhaltung, der Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung von Topal Solutions detailliert erläutert. Die folgenden Kapitel erklären jeden Arbeitsbereich von Topal, jede Liste und jeden Dialog im Detail. Die einzelnen Softwaremodule sind jedoch so einfach strukturiert, dass Sie sich nach einer kurzen Testphase sicherlich schnell darin zurechtfinden werden. Die Arbeitsabläufe, die Sie bei den täglichen Buchungen, beim Erstellen von Auswertungen oder bei Mahn- und Zahlungsläufen benötigen, werden von Topal klar gegliedert und vorgegeben. Wünschen Sie beim Ausprobieren von Topal Solutions oder beim Einarbeiten in das Programm ein wenig mehr Unterstützung, laden wir Sie gerne ein, die Beispiele im Kapitel "Topal kennenlernen" durchzuarbeiten. Hier werden Sie mit den wichtigsten Arbeitsabläufen vertraut gemacht. Sollten danach noch immer Fragen offen sein, wenden Sie sich an unseren Support. Unser Fachpersonal mit Erfahrung im Finanz- und Treuhandwesen wird Ihnen gerne weiterhelfen. Weitere Informationen zum Support finden Sie im Servicebereich unserer Internetseite Ihr Topal-Team 2. In Topal navigieren Ähnlich wie in modernen Windows-Programmen wie Microsoft Outlook übernimmt auch in Topal ein Navigationsbereich an der linken Seite des Programmfensters die Gliederung der Aufgaben in unterschiedliche Themenbereiche. So gibt es unter anderen die Punkte "Mandanten/Geschäftsjahre", "Stammdaten", "Kontenplan", "Hauptbuchungen" oder "Personenkonten" und diverse weitere. Sobald Sie einen der Menüpunkte auswählen, erscheinen im Hauptbereich die zugehörigen Funktionen und Daten. Im Hintergrund liegt dann meist eine Liste der jeweiligen Datensätze, wie eine Buchungsliste, eine Liste aller Personenkonten, verschiedene Stammdaten-Tabellen oder eine grafische Darstellung des Kontenplans als Baumstruktur. Wenn es sich um einfach strukturierte Daten wie beispielsweise Stammdaten oder ein Budget handelt, erfassen Sie diese Informationen direkt in der Tabelle. Zum Erfassen komplexerer Eingaben, wie Buchungen oder Konten, öffnen Sie entsprechende Dialoge. Die Strukturierung des Programms durch die einzelnen Menüpunkte der Navigation und das Zusammenspiel der Listen und Dialoge machen Topal zu einem sehr übersichtlichen Programm, in dem selten mehr als ein Fenster gleichzeitig geöffnet sein muss. Über die Navigation gelangen Sie ohne Umwege schnell in denjenigen Bereich des Programms, in dem Sie arbeiten möchten. Es gibt zwei Möglichkeiten, zwischen den Menüpunkten der Navigation hin und her zu schalten: Klicken Sie mit der Maus auf eine der Schaltflächen der Navigationsleiste, oder nutzen Sie den Tastaturbefehl CTRL+Ordnungszahl der Schaltfläche, also z.b. CTRL+3 für den dritten Menüpunkt von oben. 1

6 Erste Schritte mit Topal 2.1. Die Auswahlbereiche Zu jedem Menüpunkt der Navigation gehört ein sogenannter Auswahlbereich, der links oberhalb der Schaltflächen der Navigationsleiste erscheint. Dieser flexibel gestaltete Abschnitt stellt immer diejenigen Funktionen, Filter- oder sonstigen Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die in dem gerade geöffneten Bereich notwendig sind. Gelegentlich befinden sich dort Befehle, um Aktionen auszuführen, häufiger jedoch Filterfunktionen, die die Auswahl der Daten in der Liste einschränken. Beispielsweise steuern Sie mit den Funktionen des Auswahlbereichs bei den Personenkonten, ob nur Debitoren-, nur Kreditoren- oder sämtliche Personenkonten in der Liste erscheinen sollen. In den Stammdaten enthält der Auswahlbereich die diversen Stammdaten-Tabellen, wie Währungen, Banken oder Mehrwertsteuer etc. Im Kontenplan finden Sie die Symbole für den Hauptkontenplan und die Nebenkontenpläne mit ihren verschiedenen Ansichten. Im Auswahlbereich eines jeden Abschnitts der Navigation befindet sich der Punkt "Auswertungen", in dem Sie die jeweils zugehörigen Reports aufrufen können Die Kopfleiste Die Kopfleiste mit diversen Buttons und Menüs im oberen Bereich des Programmfensters enthält einige Elemente, die unabhängig davon, wo Sie sich gerade im Programm befinden, immer gleich sind. Auf der linken Seite sehen Sie beispielsweise immer den aktuellen Mandanten und das aktuelle Geschäftsjahr angezeigt und können mit diesen Listenfeldern direkt in andere Mandanten und Perioden wechseln. Rechts in der Kopfleiste befinden sich die für den jeweils geöffneten Bereich der Navigation wichtigsten Befehle, wie beispielsweise Neue Buchung, wenn Sie sich im Bereich der Hauptbuchungen, der Debitoren- oder der Kreditorenbuchungen befinden Das Kontextmenü Von zentraler Bedeutung in Topal ist das Kontextmenü, das sich mit einem Klick der rechten Maustaste öffnet. Dort befinden sich alle wichtigen Befehle, um neue Datensätze anzulegen, bestehende zu ändern oder zu löschen, um die Darstellung in der Liste zu verändern, sowie viele weitere Funktionen, die jeweils in dem Bereich, in dem Sie sich gerade befinden, wichtig sind. Deshalb ist die obere Menüleiste von Topal verhältnismässig schlank; hier finden Sie nur einige wenige Basis- Befehle, während alle wichtigen Funktionen kontextbezogen zur Verfügung gestellt werden. Sollten Sie sich also beispielsweise im Bereich des Kontenplans nach dem Befehl zum Anlegen eines neuen Kontos fragen, klicken Sie auf die rechte Maustaste, und Sie werden sämtliche Befehle zum Anlegen neuer Kontenplaneinträge finden. 2

7 Erste Schritte mit Topal In den Spaltentiteln sämtlicher Listen, sei es die Buchungsliste oder eine Liste der Stammdaten, enthält das Kontextmenü die Befehle, um die Liste auf- oder absteigend zu sortieren und Spalten ein- oder auszublenden. Das Kontextmenü funktioniert überall, auch direkt auf den Schaltflächen der Navigation - probieren Sie es aus, dann erfahren Sie am schnellsten, welche Funktionen das Programm zur Verfügung stellt und wie man mit Topal arbeitet. 3. Topal kennenlernen Nachdem Sie Topal installiert haben, befindet sich in dem Programm neben den Vorlagemandanten, aus dem Sie einen neutralen Kontenplan kopieren können, der Beispielmandant Monbijou AG. Damit können Sie beim Kennenlernen des Programms mit ein paar Beispieldaten spielen, so dass sich die Funktionen von Topal schnell erschliessen. Die im Folgenden beschriebenen Schritte sollen Ihnen Anregungen geben, wie Sie bei Ihren ersten Expeditionen durch das Programm vorgehen können Buchungen erfassen In Topal gibt es ein multifunktionales Buchungsfenster. Sie erfassen dort die Fibu-Buchungen des Hauptbuchs ebenso wie die Kreditoren- und Debitorenrechnungen und -zahlungen. Wenden Sie sich zunächst einmal dem Hauptbuch zu, und legen Sie testweise ein paar einfache Buchungen an: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptbuchungen links in der Navigationsleiste. Sie sehen jetzt eine Liste der bereits im Beispielmandant erfassten Buchungen. 2. Wählen Sie aus dem Menü des Buttons Neue Buchung, der sich rechts oben in der Kopfleiste befindet, den Punkt Einfachbuchung. Damit öffnet sich das Fenster Transaktion bearbeiten, in dem alle Buchungsvorgänge in Topal erledigt werden. Das Listenfeld links oben im Fenster zeigt den Eingabemodus "Einfachbuchung". 3. Als einfaches Beispiel für eine Testbuchung eignet sich eine Bareinnahme der Monbijou AG: Kasse (1000) an "Verkauf Edelsteine" (3200), 1'076 Franken. Wenn Sie davon ausgehen, dass Belegnummer und Datum bereits richtig eingestellt sind, brauchen Sie nur das Soll- und Habenkonto, den Betrag und einen Text zu erfassen. 3

8 Erste Schritte mit Topal Verwenden Sie die Tabulator-Taste oder die Pfeil-rechts-Taste, um sich von Feld zu Feld zu bewegen. Dem Konto 3200 bringt einen Steuerschlüssel zur automatischen Verbuchung der Umsatzsteuer in die Buchung mit. Der im Buchungsbetrag enthaltene Steuerbetrag von 76 Franken wird automatisch auf das dem Steuerschlüssel zugeordnete Umsatzsteuerkonto gebucht. 4. Speichern Sie die Buchung, indem Sie ENTER tippen oder den Button Speichern mit einem Mausklick auslösen. Buchungen, die nur ein Soll- und ein Habenkonto benötigen, lassen sich auf diese Weise zügig erfassen. Die gespeicherte Buchung wurde in die im Hintergrund liegende Liste aufgenommen. Falls Sie nachträglich etwas daran ändern möchten, lässt sie sich mit einem Doppelklick wieder in das Buchungsfenster laden. Testen Sie als nächstes auch die Eingabe von Sammelbuchungen an einem einfachen Beispiel, dem Barverkauf einer Uhr für 750 Franken und eines Colliers für 245 Franken. Der Verkauf der Uhr soll auf dem Ertragskonto 3300 und der des Colliers auf dem Konto 3205 verbucht werden. 1. Wählen Sie aus dem Listenfeld für den Eingabemodus links oben im Fenster Transaktion bearbeiten die Einstellung "Sammelbuchung". 2. Verbuchen Sie zunächst den Gesamtbetrag der Bareinnahme von 995 Franken: Erfassen Sie einen Beispielsbuchungstext und geben Sie dann im Feld Konto die Kontonummer 1000 für die Kasse ein. Vergewissern Sie sich, dass der Radio-Button Soll/Haben auf "Soll" gestellt ist, und tragen Sie im Feld Betrag die 995 Franken ein. 3. Lösen Sie mit ENTER den Befehl Hinzufügen aus. Damit wird die Buchung in die Liste im oberen Bereich des Fensters aufgenommen. Der verbuchte Betrag wird nun im Feld Differenz angezeigt und als neuer Buchungsbetrag vorgeschlagen. Im Folgenden verteilen Sie diese Differenz auf zwei Haben-Buchungen. 4. Geben Sie das Konto 3300, den Betrag von 750 Franken und einen Text ein. Die Einstellung "Haben" ist bereits richtig vorgegeben. 5. Tippen Sie erneut ENTER, um den Befehl Hinzufügen zu geben. Jetzt erscheint auch die zweite Buchung in der Liste, und der Differenzbetrag hat sich um den gebuchten Haben-Betrag reduziert. Im Betragsfeld wird bereits der richtige Buchungsbetrag für die Verbuchung des Colliers vogeschlagen. 6. Geben Sie das Konto 3205 ein, ergänzen oder ändern Sie den Text, und bestätigen Sie die Teilbuchung erneut mit dem Befehl Hinzufügen. Jetzt ist die Sammelbuchung ausgeglichen, und damit wird der Button Speichern aktiv. 4

9 Erste Schritte mit Topal 7. Tippen Sie ENTER, oder klicken Sie auf den Button Speichern. Die Buchung wird jetzt in die im Hintergrund liegende Liste der Hauptbuchungen aufgenommen, und das Buchungsfenster ist zur Aufnahme der nächsten Sammelbuchung bereit. Sammelbuchungen können sich aus beliebig vielen Soll- und Haben-Teilbuchungen zusammensetzen Rechnungen einbuchen In vielen Fällen wird Topal im Zusammenhang mit einem Warenwirtschaftssystem eingesetzt, so dass die Buchungen für die Debitorenrechnungen bereits beim Fakturieren automatisch erstellt und in Topal importiert werden. Deshalb wählen wir als Beispiel für das Einbuchen einer Rechnung in den Nebenbüchern eine Lieferantenrechnung. Das manuelle Verbuchen von Debitorenrechnungen funktioniert analog. Nehmen wir an, die Monbijou-AG habe einen Wareneinkauf getätigt und von der Firma Edelsteine AG eine Charge gemischter Schmucksteine im Wert von insgesamt 800 Franken erworben. Ein Kreditoren-Personenkonto für die Edelsteine AG ist im Beispielmandanten bereits vorhanden. 1. Wenn Sie das Fenster Transaktion bearbeiten immer noch geöffnet haben, brauchen Sie nur den Eingabemodus mit dem Listenfeld in der linken oberen Ecke des Fensters auf "Kreditorenrechnung" umschalten. Ansonsten wechseln Sie mit der Navigation in den Bereich Kreditoren und wählen dort den Befehl Neue Rechnung aus der Kopfleiste oder dem Menü der rechten Maustaste. Im ersten Schritt buchen Sie den Gesamtbetrag der Rechnung auf das Personenkonto des Kreditors. In diesem Beispiel wissen Sie zwar, dass ein Kreditorenkonto für die Edelsteine AG vorhanden ist, aber Sie kennen dessen Nummer nicht. 2. Klicken Sie auf den Button der Feldbezeichnung Kreditor, oder setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und tippen Sie die F5-Taste. Eine Liste der Kreditorenkonten öffnet sich, aus der Sie die Edelsteine AG mit einem Doppelklick übernehmen. Auch die mit dem Personenkonto verknüpfte Zahlungsbedingung wird in die Buchung übertragen. (Wenn Ihnen nicht die Kontonummer, aber der Kurzname des Personenkontos bekannt ist, können Sie auch diesen in das Kontenfeld eingeben, Topal setzt dann automatisch die zugehörige Kontonummer ein.) 3. Erfassen Sie den Rechnungsbetrag von 800 Franken sowie einen Beispieltext. 4. Lösen Sie mit ENTER den Befehl Erste Buchung aus. Damit wurde die erste Buchung an das Personenkonto erstellt. Der Cursor befindet sich nun im unteren Bereich des Fensters, wo Sie die Rechnungspositonen verbuchen. In diesem Fall betrifft die Rechnung nur ein einzelnes Warenaufwandkonto, das Konto 4200 "Einkauf Edelsteine", aber hier könnten wie in einer Sammelbuchung beliebig viele Teilbeträge auf verschiedene Aufwandbzw. Aktivkonten gebucht werden. 5. Das Konto 4200 ist als Gegenkonto beim Personenkonto der Edelsteine AG gespeichert und wird im Kontenfeld bereits vorgeschlagen. Auch der Buchungsbetrag von 800 Franken ist richtig vorgegeben, so dass Sie eigentlich nur den Buchungstext zu ändern brauchen. 5

10 Erste Schritte mit Topal 6. Bestätigen Sie die Buchung mit dem Befehl Hinzufügen. Da der Beleg jetzt ausgeglichen ist, wird anschliessend der Button Speichern verfügbar, den Sie mit ENTER oder einem Mausklick auslösen können. Im Hintergrund bebucht Topal das mit dem Personenkonto verknüpfte Kreditoren-Sammelkonto. Wenn Sie sich die soeben gespeicherte Buchung im Hauptbuch ansehen, ist dort in der Spalte für das Haben-Konto das Konto 2000 "Kreditoren CHF" eingetragen. In der Liste des Bereichs Kreditoren, der nur die Kreditoren-Buchungen enthält, befindet sich hingegen die Personenkontonummer Personenkonten Sehen Sie sich einmal das Personenkonto der Edelsteine AG näher an, indem Sie in der Navigation den Menüpunkt Personenkonto wählen und in der Liste der Personenkonten, die sich dann zeigt, auf die Position des Kontos 1001 doppelklicken. Damit öffnet sich das Fenster, in dem Personenkonten erstellt und bearbeitet werden. Zunächst sehen Sie im Register Adresse die Firmenadresse und weitere Basisdaten des Lieferanten. Die wichtigsten Informationen befinden sich jedoch im Register "Kreditor". Dort wird die Zahlungsbedingung, die Ihnen der Lieferant am häufigsten gewährt, gespeichert, ebenso wie das Gegenkonto - das bei diesem Lieferanten am häufigsten benötigte Aufwandkonto. Von zentraler Bedeutung sind hier die Transaktionsmethoden. Sie enthalten die Zahlungsarten, d.h. mit welchem Einzahlungsschein die Zahlung bei diesem Lieferanten erfolgt, und das Sammelkonto, mit dem das Kreditorenkonto verknüpft ist. Das Sammelkonto bestimmt auch die Währung einer Transaktion. Bei einem Lieferanten können selbstverständlich mehrere Zahlungsarten gespeichert sein, wenn Sie beispielsweise gelegentlich rote und gelegentlich blaue Einzahlungsscheine von einem Lieferanten erhalten. Bei einem Lieferanten aus dem europäischen Ausland werden Sie hingegen vermutlich nur eine Transaktionsmethode mit der IBAN-Nummer des Lieferanten und einem Kreditoren-Sammelkonto in der entsprechenden Fremdwährung benötigen. Alle Vorgaben im Register "Kreditor", auch die Transaktionsmethode, können beim Einbuchen der Rechnung selbstverständlich im Einzelfall geändert werden Zahlungen verbuchen Es gibt komfortablere Methoden, als Debitoren- und Kreditorenzahlungen einzeln zu verbuchen. Wenn Sie mit blauen Einzahlungsscheinen arbeiten, erhalten Sie zur Verbuchung der Zahlungen von Ihrer Bank eine ESR-Datei, die Sie im Eingabemodus "ESR-Zahlung" des Fensters Transaktion bearbeiten einlesen können. Debitorenrechnungen, die Sie per Lastschrift eingezogen haben, bilden in Topal sogenannte LSV-Zahlungsläufe, die mit einem Schritt verbucht werden können. Auch Kreditorenrechnungen lassen sich zusammenhängend verbuchen: Zur Zahlung fällige Rechnungen fassen Sie zu 6

11 Erste Schritte mit Topal Zahlungsläufen zusammen, die Sie beispielsweise via DTA an Ihre Bank übermitteln. Nachdem die Überweisungen dem Konto belastet wurden, kann der Zahlungslauf mit einem Befehl verbucht werden. Trotz dieser diversen Übermittlungsmethoden wird es auch immer wieder notwendig sein, einzelne Zahlungen manuell zu verbuchen, beispielsweise wenn Sie einem Lieferanten eine Einzugsermächtigung erteilt haben, so dass er die offenen Beträge von Ihrem Konto abbuchen kann. Zur Vervollständigung des Überblicks über die Buchungstechniken von Topal werfen wir daher noch einen Blick auf den Eingabemodus "Kreditorenzahlung". Damit wir geeignete Beispieldaten zur Verfügung haben, buchen Sie zunächst noch eine weitere Kreditorenrechnung der Edelsteine AG über 1'000 Franken ein, so dass für dieses Personenkonto nun zwei offene Posten bestehen, eine Rechnung in Höhe von 800 und eine weitere in Höhe von 1'000 Franken. Nun gehen wir davon aus, dass die Monbijou-AG der Firma Edelsteine AG bereits die Summe der beiden Rechnungen von ihrem Bankkonto 1020 überwiesen hätte und diese Zahlung verbucht werden soll. 1. Wechseln Sie im Fenster Transaktion bearbeiten in den Eingabemodus "Kreditorenzahlung". 2. Tragen Sie im Feld Geldkonto die Kontonummer der Bank 1020 ein. 3. Geben Sie die Personenkontonummer 1001 der Edelsteine AG im Feld Kreditor ein. Daraufhin erscheinen in der Liste im mittleren Bereich des Fensters alle offenen Rechnungen dieses Lieferanten. 4. Da in unserem Beispiel zwei Rechnungen mit einem Betrag bezahlt wurden, markieren Sie jeweils mit einem Mausklick beide Rechnungen in der Liste. Die Summe der ausgewählten Rechnungen wird in das Feld Total übernommen. Topal erkennt, dass die Rechnungen innerhalb der Skontofrist bezahlt wurden und geht davon aus, dass auch Skonto geltend gemacht wurde. Entsprechend korrigiert das Programm den Totalbetrag um die 30 Franken, die unten im Feld Skonto erscheinen und automatisch auf dem angegebenen Skonto-Konto verbucht werden. 5. Da die um die Skontobeträge korrigierte Summe der Rechnungen mit dem bezahlten Betrag übereinstimmt, sind keine weiteren Eingaben mehr notwendig. Sie können die Buchung bereits mit dem Befehl Speichern abschliessen. Bei einer Teilzahlung erfassen Sie zuerst den überwiesenen Betrag im Feld Zahlbetrag und markieren anschliessend in der Liste die Rechnung oder auch mehrere Rechnungen, auf die sich der Abschlag bezieht. Kleine Differenzen zwischen dem Zahlbetrag und dem Rechnungstotal können automatisch als Minderung weggebucht werden, so dass die Kreditorenkonten gleich bereinigt sind. 7

12 Erste Schritte mit Topal 3.4. Konten in den Kontenplan einfügen Einer der ersten Schritte beim Einrichten Ihrer Mandanten ist das Anpassen des Standard-Kontenplans an das jeweils individuelle Unternehmen. Im Beispielmandanten Monbijou AG können Sie dies beliebig testen. Es ist sehr leicht, überflüssige Konten zu löschen, die Bezeichnungen bestehender Konten anzupassen oder neue Konten zu ergänzen. In diesem Beispiel fehlt der Monbijou AG ein Ertragskonto für eine neue Produktgruppe, den Verkauf von aus Edelsteinen gefertigten Accessoires zur Innenraumgestaltung. Das Konto 3206 "Erlöse Accessoires" soll daher neu erstellt werden. 1. Wählen Sie den Menüpunkt Kontenplan in der Navigationsleiste. Der Kontenplan wird als Baumstruktur dargestellt. Sie können beliebig einzelne Äste dieses Baums auf- und zuklappen, damit Sie sich jeweils in dem Kontenbereich, den Sie gerade bearbeiten möchten, einen optimalen Überblick verschaffen können. 2. Wechseln Sie in den Bereich der Erfolgskonten. 3. Markieren Sie dort in der Gruppe der 32er-Konten das Konto Unterhalb von diesem Konto soll das neue Konto 3206 eingefügt werden. 4. Betätigen Sie nun die rechte Maustaste, so dass sich das Kontextmenü öffnet. Dort wählen Sie aus dem Untermenü Neu den Befehl Konto. 5. Jetzt befinden Sie sich in einem Dialog, in dem Sie alle Daten für das neue Konto erfassen. Im Wesentlichen definiert sich ein Konto durch seine Nummer, seinen Kontotyp (Aktiv, Passiv, Aufwand oder Ertrag) und seine Währung. Sie brauchen hier nur die Nummer 3206 des neuen Kontos anzugeben. Der Kontotyp "Ertrag" ist bereits richtig vorgegeben, da Topal erkennt, dass Sie im Bereich der Ertragskonten arbeiten. Auch der Steuerschlüssel "UStn" ist bereits richtig eingestellt. 6. Klicken Sie auf den Button Speichern, damit das neue Konto angelegt wird. In der Baumstruktur befindet sich nun ein weiterer Eintrag in der Gruppe 32. Neue Kontenplan-Elemente werden immer auf derselben Stufe unterhalb des vorher markierten Elements eingefügt. Wenn Sie beispielsweise eine weitere Kontengruppe 37 anlegen möchten, markieren Sie vorher die Gruppe 36 und wählen dann aus dem Kontextmenü, Untermenü Neu, den Befehl Kontengruppe. 8

13 Erste Schritte mit Topal Selbstverständlich lassen sich bestehende Konten und Gruppen, die versehentlich am verkehrten Ort eingefügt wurden, mit der Drag-&-Drop-Technik (ein Objekt mit gedrückter Maustaste an den gewünschten Ort ziehen und dann die Maustaste loslassen) beliebig verschieben. Wenn Sie ein bereits vorhandenes Konto bearbeiten möchten, genügt ein Doppelklick auf das entsprechende Symbol in der Liste, um in den Dialog, den Sie jetzt beim Erstellen des Kontos kennengelernt haben, zu gelangen. Eine Erleichterung beim Erstellen neuer Kontenplan-Elemente bietet die sogenannte Element-Auswahl, die Sie aus dem Kontextmenü aufrufen können. In dieser Palette sind die Symbole der verschiedenen Bestandteile des Kontenplans aufgelistet, die Sie mit Drag-&-Drop an den gewünschten Ort ziehen können, um ein neues Element einzufügen. Mehr als die hier kurz beschriebenen Techniken brauchen Sie nicht zu beherrschen, um einen eigenen Kontenplan aufzubauen. Weitere Informationen zu speziellen Funktionen wie Spiegelkonten, Kostenstellen oder Zählern finden Sie im Hilfe-Kapitel "Kontenplan". 9

14 Kapitel 2. Mandanten/Geschäftsjahre 1. Mandanten/Geschäftsjahre Die Anzahl Mandanten, die Sie mit Topal verwalten können, ist abhängig von der von Ihnen erworbenen Lizenz. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf der Topal-Internetseite unter dem Punkt "Prodkute". In der Kopfleiste des Programms sehen Sie immer, mit welchem Mandanten Sie gerade arbeiten. Der Wechsel zu einem anderen Mandanten ist schnell erledigt: Sie öffnen das Listenfeld in der Kopfleiste und wählen die Firma, mit der Sie gerade arbeiten möchten, aus. Neben diesem Feld befindet sich ein weiteres zur Auswahl des Geschäftsjahres des aktuellen Mandanten. Neben dem Geschäftsjahr wird noch die MWST-Periode angezeigt. Bei einer Veränderung der staatlichen Mehrwertsteuersätze definieren Sie mit dieser Periode, ab wann die neuen Sätze gelten. In der Regel gibt es dann eine Übergangsregelung, in der noch mit den alten Sätzen fakturiert werden darf, obwohl offiziell bereits die neuen Sätze gelten. Mit der Funktion der MWST-Periode in der Kopfleiste von Topal können Sie in diesem Zeitraum flexibel zwischen den alten und neuen Mehrwertsteuersätzen umschalten. Zur Definition der neuen Sätze wechseln Sie in den Auswahlbereich "Mehrwertsteuer" in den Stammdaten Mandanten Ein Klick auf die Bezeichnungen der Listenfelder Mandant, Geschäftsjahr und MWST-Periode öffnet jeweils ein Menü, in dem sich die Befehle zum Anlegen und Löschen eines Mandanten, eines Geschäftsjahres und einer neuen MWST-Periode befinden. Beim Mandant können aus diesem Menü ausserdem die Eigenschaften aufgerufen werden. Diese Funktionen stehen Ihnen unabhängig davon, welchen Bereich der Navigation Sie gerade aufgerufen haben, überall im Programm zur Verfügung. In der Liste der Mandanten erscheinen Bezeichnung und Firmensitz der Unternehmen sowie einige wichtige Einstellungen zur Mehrwertsteuerpflicht. Ein Doppelklick auf eine Position in der Liste öffnet einen Dialog, in dem Sie die Detail-Informationen zum jeweiligen Mandanten einsehen und bearbeiten können. Links im Auswahlbereich neben der Liste befindet sich der Befehl zum Anlegen neuer Mandanten Mandant-Details Die Mandanten-Details umfassen neben der Adresse des Unternehmens diverse Einstellungen zur Mehrwertsteuer und Währung. 10

15 Mandanten/Geschäftsjahre Mandanten-Nummer Frei wählbares, alphanumerisches Kürzel zur Klassifizierung eines Mandanten. Das Feld muss nicht zwingend ausgefüllt werden Name/Strasse/Land/PLZ Bezeichnung und Adresse des Mandanten Kontaktperson/Telefon Wenn Sie mit Topal eigene Unternehmen verwalten, werden diese Felder wohl leer bleiben. Treuhänder oder Büros, die im Auftrag anderer die Buchhaltung führen, können hier die Kontaktperson bei ihren jeweiligen Klienten und deren Telefonnummer speichern Schweizer Rundung Damit die Nachkommastellen bei der Berechnung von Mehrwertsteuer- und Skontobeträgen sowie bei der Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in die Leitwährung nach dem Schweizer System (5er-Rundung) gerundet werden, aktivieren Sie hier die entsprechenden Checkboxen Exportiert an Treuhänder Die Import-Export-Funktion von Topal ermöglicht das parallele Arbeiten von Treuhänder und seinen Klienten. Es kommt häufig vor, dass die Konten und Kassenbücher vom Klienten selbst eingebucht werden, und er die Daten regelmässig an den Treuhänder übermittelt. Mit Topal ist es möglich, dass in der Zeit, in der der Treuhänder die Buchhaltung des Klienten korrigiert und ergänzt, normal weitergearbeitet werden kann. Nach einem Export der Daten an den Treuhänder werden beim Klienten alle Daten gesperrt. Es ist für ihn aber problemlos möglich, weiterhin neue Buchungen hinzuzufügen. Beim folgenden Import der Treuhänder-Daten werden die als exportiert markierten Buchungen mit den Daten des Treuhänders überschrieben sowie alle neuen Buchungen des Treuhänders übertragen. Die vom Klienten in der Zwischenzeit neu erfassten Daten bleiben jedoch unverändert. Die Import-Export-Funktionen finden Sie im Menü Datei MWST-pflichtig Falls Sie ein nicht mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen zu verwalten haben, können Sie diese Checkkbox deaktivieren, so dass alle Funktionen für die Mehrwertsteuer im Programm ausgeblendet werden. Die Felder für die Steuerschlüssel sind dann im Kontenplan und im Buchungsfenster nicht mehr vorhanden Pauschalsteuer Bei Unternehmen mit geringerem Umsatz, die ihre Umsatzsteuer nach den pauschalen Saldosteuersätzen berechnen und halbjährlich entsprechende Meldungen abgeben, aktivieren Sie hier die Checkbox Pauschalsteuer. Zur Verbuchung der steuerpflichtigen Umsätze legen Sie in den Stammdaten im Bereich Mehrwertsteuer einen Steuerschlüssel mit dem für Sie gültigen Saldosteuersatz an und ordnen im Kontenplan diesen Steuerschlüssel den entsprechenden Ertragskonten zu. Solange beim Mandanten die Checkbox Pauschalsteuer aktiviert ist, lösen Buchungen mit Steuerschlüsseln aber nicht wie unter normalen Umständen Steuerbuchungen aus. Dennoch ist es notwendig, die Steuerschlüssel zu verwenden, denn auf dieser Grundlage erstellt das Programm die Mehrwertsteuerabrechnung. Die zu bezahlende Pauschalsteuer wird dann als Aufwand verbucht. 11

16 Mandanten/Geschäftsjahre MWST-Nummer Speichern Sie hier die Mehrwersteuer-Nummer des Unternehmens, damit sie im Formular der Mehrwertsteuerabrechnung automatisch eingesetzt wird Vorlagemandant Beim Anlegen eines neuen Mandanten stehen Ihnen die Vorlagemandanten als Kopiervorlage zur Verfügung. Topal enthält nach der Installation bereits einen Vorlagemandanten, in dem ein Standard KMU-Kontenplan eingerichtet ist. Sie können beliebig weitere Vorlagemandanten vorbereiten oder auch Mandanten, in denen normal gearbeitet wird, als Vorlagen definieren. In der Regel empfiehlt es sich aber, in den Vorlagemandanten keine Buchungen zu erfassen, sondern sie als neutrale Basis für ein sinnvolles Set an Konten, Steuerschlüsseln, Währungen etc. zu belassen Geschäftssitz Wählen Sie hier das Länderkürzel für den Geschäftssitz des Mandanten Mandantenwährung Leitwährung des Mandanten. Welches Kürzel für die Leitwährung verwendet werden soll, definieren Sie in den Stammdaten in der Tabelle "Währung" Bemerkungen Feld für beliebige Notizen zum Mandanten Neuer Mandant Der Befehl zum Anlegen eines neuen Mandanten befindet sich links im Auswahlbereich des Menüpunkts Mandanten/Geschäftsjahre in der Navigation. Er öffnet einen Dialog, in dem Sie den Namen des Mandanten - optional auch eine Mandanten-Nummer - angeben und einen Vorlagemandanten auswählen können. Alle Mandanten, die in den Mandanten-Details als Vorlagemandant gekennzeichnet sind, erscheinen in diesem Dialog in einem Listenfeld zur Auswahl. Wenn Sie die Checkbox Alle Anzeigen aktivieren, stehen sämtliche bestehenden Mandanten als Kopiervorlage zur Verfügung. Beim Erstellen eines neuen Mandanten werden alle Konten und Stammdaten des Vorlagemandanten kopiert. Nachdem Sie im unteren Bereich des Dialogs noch das nächste Geschäftsjahr angegeben haben, starten Sie den Vorgang mit dem Button Erstellen. Topal informiert Sie daraufhin über den Fortgang des Geschehens, indem gezeigt wird, wie das Kopieren der einzelnen Datenbanken fortschreitet. Sollten dabei Unstimmigkeiten oder Fehler aufgetreten sein, erscheinen entsprechende Meldungen. Setzen Sie sich in solchen Fällen mit unserem Support in Verbindung. Weitere Informationen zum Support finden Sie im Servicebereich unserer Internetseite Wenn Sie das Fenster mit dem Protokoll über das Erstellen des neuen Mandanten schliessen, gelangen Sie in den Dialog für die Mandanten-Details, in dem Sie die Angaben zum jeweiligen Unternehmen vervollständigen können. 2. Geschäftsjahre In diesem Bereich sehen Sie jeweils die Geschäftsjahre, die für den aktuellen Mandanten, der oben in der Kopfleiste des Programms angezeigt wird, angelegt wurden. Beim erstmaligen Anlegen eines Mandanten definieren Sie das erste Geschäftsjahr im Dialog Neuer Mandant. Alle weiteren Geschäftsjahre eröffnen Sie in diesem Bereich mit dem Befehl Neues Geschäftsjahr, den Sie links im Auswahlbereich finden. Jedes neue Geschäftsjahr eines Mandanten wird in das Listenfeld oben 12

17 Mandanten/Geschäftsjahre in der Kopfleiste neben der Mandantenbezeichnung übernommen, so dass Sie auf einfache Weise zwischen den verschiedenen Perioden hin und her wechseln können. 3. Reports Es ist nicht notwendig, die Saldi eines neuen Geschäftsjahres ausdrücklich vorzutragen. Topal aktualisiert den Saldovortrag entsprechend der aktuellen Daten des Vorjahres. Insofern ist es problemlos möglich, noch im alten Jahr zu buchen, auch wenn das neue bereits eröffnet ist. Als Auswertungen im Bereich der Mandanten bietet Topal ein Formular zum Ausdruck der Mandanten- Adressen im Etiketten-Format und eine Adressliste aller Mandanten an. Die Reportoptionen finden Sie im Kontextmenü der einzelnen Report-Symbole. 13

18 Kapitel 3. Stammdaten 1. Stammdaten-Tabellen 1.1. Tabellen 1.2. Länder 1.3. Währungen Alle Basisdaten, die neben den Konten für das Erstellen von Buchungen notwendig sind wie Währungen, Steuerschlüssel, Zahlungsbedingungen, Banken etc., werden im Bereich "Stammdaten" erfasst und verwaltet. Die Stammdaten sind einheitlich in Tabellenform aufbereitet. Die erste etwas abgesetzt dargestellte Zeile der Tabellen direkt unter den Spaltentiteln dient dem Erfassen neuer Einträge. Sie tragen hier die Daten eines neuen Eintrags ein, und wenn die Zeile vollständig ausgefüllt ist, bestätigen Sie mit ENTER, so dass der neue Eintrag angelegt wird. Um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten, brauchen Sie nur den Cursor in die betreffende Tabellen-Zelle zu setzen und den dortigen Text zu überschreiben oder zu ändern. Im Menü der rechten Maustaste finden Sie die Befehle, um eine ausgewählte Zeile zu löschen, die Sortierordnung einer Spalte zu ändern und einzelne Spalten aus- bzw. einzublenden. Ein Eintrag in die Stammdaten-Tabelle ist jeweils als Vorgabe definiert, das heisst er wird beim Anlegen neuer Adressen, Personenkonten oder Konten jeweils als Standard eingesetzt. Das Länderkürzel ist Teil der Adressen der Debitoren- und Kreditorenkonten. Erfassen Sie hier die Länder, in denen Ihre Kunden und Lieferanten ansässig sind. Topal enthält die ISO-Kürzel sämtlicher Währungen, so dass Sie problemlos Rechnungen in verschiedensten Währungen verbuchen bzw. Fremdwährungskonten führen können. Diejenige Währung, die hier als "Vorgabe" markiert ist, gilt als Ihre Leitwährung, die jedem neuen Konto, das Sie erstellen, automatisch zugeordnet wird. Das Listenfeld Währung im Dialog, in dem Sie die Konten bearbeiten, enthält sämtliche hier in den Stammdaten definierten Währungen, so dass Sie Fremdwährungskonten hier das gewünschte Währungskürzel zuordnen können. Beim Bebuchen eines Fremdwährungskontos erscheinen im Buchungsfenster zusätzliche Felder für den Kurs und den Fremdwährungsbetrag. Als Kurs wird der hier in den Stammdaten gespeicherte Wert vorgeschlagen, der jeodch beliebig überschrieben werden kann. Personenkonten, die in Fremdwährungen geführt werden sollen, ordnen Sie in der Transaktionsmethode ein Debitoren- bzw. Kreditorensammelkonto in der gewünschten Währung zu Die Felder der Tabelle "Währungen" Eine Währung wird durch folgende Komponenten definiert: 14

19 Stammdaten Code Symbol Name Einheit Kurs Die verbreiteten ISO-Kürzel der Fremdwährungen sind in Topal bereits als Standard enthalten. Hier können Sie das jeweils für die Währung verwendete Symbol wie $ oder eingeben. Bezeichnung der Währung, dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt werden. Die Einheit ist die Grössenordnung, in der die jeweilige Währung mit der Leitwährung verglichen wird. In der Regel arbeitet man während eines Geschäftsjahres mit einem festen Standardkurs und bewertet die Fremdwährungsbestände am Ende des Jahres. Der in der Stammdaten-Tabelle gespeicherte Standardkurs kann in den Buchungen jederzeit mit einem aktuellen Tageskurs überschrieben werden bzw. automatisch aus Fremd-und Leitwährungsbetrag der Buchung berechnet werden Diff-Konto 1.4. Sprachen Bei Fremdwährungsrechnungen können sich zwischen dem Kurs beim Einbuchen der Rechnung und dem Kurs, der zum Zeitpunkt der Zahlung der Rechnung gilt, Differenzen ergeben, die Topal automatisch auf das bei der jeweiligen Währung gespeicherte Differenzkonto verbuchen kann. Sie sollten daher allen Währungen, die Sie verwenden möchten, ein Differenzkonto zuordnen. Gegebenenfalls weist Sie das Programm beim Versuch, eine Fremdwährungsbuchung zu speichern, auf eine fehlendes Differenzkonto hin. Die Textbausteine für die Anschreiben an Ihre Kunden und Lieferanten wie beispielsweise die Mahnungen können in verschiedenen Sprachen erfasst werden. Bei jeder Adresse speichern Sie die Sprache des jeweiligen Geschäftspartners, so dass das Programm erkennen kann, welcher Mahntext verwendet werden soll Bankenstamm Als Voraussetzung zur reibungslosen Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs enthält Topal den gesamten Schweizer Bankenstamm. Das unterstützt Sie beim Erfassen der Bankverbindungen Ihrer Kunden und Lieferanten, die in den Transaktionsmethoden der Personenkonten gespeichert werden ebenso wie beim Anlegen der eigenen Bankkonten. Wo immer im Programm eine Bankverbindung erfasst werden muss, lässt sich aus dem Feld für die Clearing-Nummer die Liste des Bankenstamms aufrufen, so dass Sie die gewünschte Bank suchen und übernehmen können. Sie können im Bankenstamm beliebig weitere ausländische Banken erfassen, es ist auch ein Feld für den SWIFT-Code vorgesehen. 15

20 Stammdaten 1.6. Bankkonten Für die Abwicklung der Kreditoren- und Debitorenzahlungen ist es wichtig, hier die eigenen Bankkonten zu speichern. Dazu gehört auch die Kontonummer, unter der diese Bank im Kontenplan geführt wird. Bereits bei den Personenkonten können Sie speichern, von welcher eigenen Bank ein Lieferant in der Regel bezahlt werden soll bzw. auf welches Konto die Rechnungen eines Kunden in der Regel eingezogen werden sollen. Beim Erstellen eines Zahlungslaufs bzw. LSV-Laufs lässt sich diese Voreinstellung dann beliebig ändern Die Felder der Tabelle "Bankkonten" Name Währung Konto Ein eigenes Bankkonto besteht aus folgenden Informationen: Die Bezeichnungen, die Sie hier einer Bank geben, erscheinen innerhalb der Transaktionsmethoden der Debitoren- bzw. Kreditorendaten in einem Listenfeld, so dass Sie gewünschte Bank auf einfache Weise auswählen können. Dieses Feld kann nicht manuell ausgefüllt werden, denn die Währung wird von dem mit dem Bankkonto verknüpften Fibu-Konto vorgegeben. Wählen Sie hier das Geldkonto aus, unter dem das jeweilige Bankkonto im Kontenplan geführt wird. Sobald Sie den Cursor in das Eingabefeld für das Konto oberhalb der Liste setzen, erscheint im Feld ein Button, mit dem Sie die Liste aller Konten öffnen können Konto-Nr. Tragen Sie hier Ihre eigene Kontonummer bei der Bank ein Clearing-Nummer IBAN Die Clearing-Nummer können Sie entweder manuell eingeben, oder Sie übernehmen Ihre Bank aus der Liste des Bankenstamms, die sich aus dem Eingabefeld für die Clearingnummer aufrufen lässt. Die für schnelle und kostengünstige Überweisungen innerhalb der EU notwendige "International Bank Account Number" (IBAN) Kreditlimite Beim Erstellen von Kreditoren-Zahlungsläufen können Sie mit dem Button Bankkonto einen Dialog aufrufen, der die Kreditlimite und den aktuellen Saldo Ihrer Konten enthält, so dass Sie über die 16

21 Stammdaten Kontotyp Vorgabe aktuelle Liquidität informiert sind. Hier speichern sie bei den eigenen Konten die jeweils gültige Kreditlimite. Die Kontotypen für eigene Bankkonten lauten "Bankkonto", "Hauptbuchkonto" oder "Postkonto". Für die korrekte Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehr ist es notwendig, dass ein Konto endeutig als Bank- oder Postkonto definiert ist. Die Einstellung "Hauptbuchkonto" ist für interne Verrechnungskonten vorgesehen. Das als Vorgabe definierte Bankkonto wird in die Transaktionsmethode jedes neu erstellten Debitors oder Kreditors übernommen Abschreibungen 1.8. Zinssätze Hier erfassen Sie die Abschreibungssätze für die verschiedenen Sachanlagen. Für welches Konto welcher Abschreibungssatz gilt, legen Sie im Register "Zuordnungen" des Konto-bearbeiten-Dialogs fest. Dementsprechend kann das Programm eine Abschreibungstabelle erstellen. Diese Tabelle gliedert sich in zwei Bereiche. In der linken Spalte geben Sie die Bezeichnung einer Zinsreihe ein und im rechten Bereich definieren Sie die zu der jeweils ausgewählten Zinsreihe zurgehörigen Prozentsätze. Dabei lassen sich beliebig viele Perioden definieren, für die ein unterschiedlicher Haben- und Sollzins gilt. Darlehens- oder Geldkonten, die verzinst werden, ordnen Sie den Konten im Register "Zuordnungen", die jeweils zutreffende Zinsreihe zu Nummernbereiche Unterschiedliche Firmen praktizieren sehr unterschiedliche Herangehensweisen bei der Arbeit mit Belegnummern. Manche finden es übersichtlich, für die Buchungen an jedes Geldkonto sowie für Kreditoren- und Debitorenbuchungen eigene Nummernkreise zu führen. Die Buchungen an die Kasse beginnen dann beispielsweise mit der Nummer 10000, diejenigen an das Postkonto mit 20000, diejenigen an das wichtigste Bankkonto mit usw. Andere verwenden nur eine einzige durchlaufende Nummernkette für die regulären Buchungen und legen beispielsweise nur für die Buchungen in Zusammenhang mit dem Jahresabschluss einen weiteren Nummernbereich an. Topal erlaubt, beliebig viele Nummernkreise zu definieren. In dieser Tabelle legen Sie das Kürzel und die Startnummer der Nummernbereiche fest und können die laufende Nummer, das heisst die nächste freie Belegnummer, die an eine Buchung vergeben wird, ändern. Belegnummern müssen immer eindeutig sein. Der als Vorgabe definierte Nummernbereich ist jeweils voreingestellt, wenn Sie das Buchungsfenster öffnen. Im Fenster Transaktion bearbeiten rufen Sie mit dem Button hinter dem Feld für die Belegnummer die Liste der hier definierten Nummernbereiche auf. 17

22 Stammdaten Partner Diese Tabelle ist zur Verwaltung der Anteilseigner des Unternehmens vorgesehen. Sie speichern hier unter dem Namen der Partner den Prozentsatz, den Sie am Unternehmen halten. Bei den Kapitalbzw. Privatkonten, auf denen Sie die Anteile im Kontenplan verwalten, lassen sich im Konto-Dialog im Register "Zuordnungen" die Partner auswählen Zahlungsarten Topal enthält die üblichen Zahlungsarten für die verschiedenen Einzahlungsscheine und Methoden des Geldtransfers. Die Zahlungsarten in den Stammdaten sind die einzige Tabelle, die Sie nicht selbst bearbeiten können, sondern die vom Programm fest vorgegeben wird. Die einzige Einstellung, die Sie hier selbst vornehmen, ist, eine der Zahlungsarten als Vorgabe für neue Kreditoren-Personenkonten oder Debitoren-Personenkonten zu definieren. Im Bereich der Debitoren ist als Zahlungsart nur die Lastschrift oder die manuelle Zahlung relevant. Rechnungen, für die als Zahlungsart "manuell" gilt, werden nicht in LSV-Läufe, bzw. im Bereich der Kreditoren nicht in Zahlungsläufe, aufgenommen. Wenn Sie Personenkonten anlegen, gehören dazu auch die sogenannten Transaktionsmethoden, in denen unter anderem die für einen Lieferanten üblichen Zahlungsarten gespeichert sind. Erhalten Sie von einem Lieferanten zuweilen rote Einzahlungsscheine für die Post und zuweilen blaue Einzahlungsscheine mit Referenznummer, erstellen Sie bei dessen Personenkonto eine Transaktionsmethode mit der Zahlungsart "Roter ES Post" und eine weitere mit der Zahlungsart "ESR". Die in den Stammdaten definierte Vorgabe-Zahlungsart für Kreditoren bzw. Debitoren wird in einem neuen Personenkonto als Standard in die erste Transaktionsmethode eingesetzt. Beim Einbuchen einzelner Rechnungen kann die Transaktionsmethode und damit auch die Zahlungsart im Einzelfall geändert werden Zahlungsbedingungen In dieser Tabelle definieren Sie die Zahlungsbedingungen. Damit Topal eine fällige Kunden- oder Lieferantenrechnung in einem Debitoren- oder Kreditoren-Zahlungslauf rechtzeitig zur Zahlung vorschlagen kann, muss in jeder Rechnung eine Zahlungsbedingung gespeichert sein. Die hier in den Stammdaten definierten Zahlungsbedingungen werden bereits den Personenkonten zugeordnet. Beim Bebuchen eines Personenkontos bringt es seine Standard-Zahlungsbedingung also bereits mit Die Felder der Tabelle "Zahlungsbedingungen" Topal enthält bereits eine Reihe von gebräuchlichen Zahlungsbedingungen, die beliebig erweitert werden können. Eine Zahlungsbedingung besteht aus folgenden Feldern: 18

23 Stammdaten Code Kürzel zur Bezeichnung der Zahlungsbedingung, diese Angabe ist optional Beschreibung Frist Die Beschreibung der Zahlungsbedingung erscheint in den Listenfeldern, über die Sie die Zahlungsbedingung den Personenkonten oder Buchungen zuordnen. Die Frist definiert die Anzahl Tage nach Rechnungsdatum, nach denen eine Rechnung fällig ist und in einem Kreditoren-Zahlungslauf oder LSV-Lauf zur Zahlung vorgeschlagen werden soll Skonto/Frist Mahnstufen Interessant ist die Möglichkeit, mehrstufige Skontofristen zu definieren. Dazu wählen Sie zunächst in der Tabelle die Zahlungsbedingung aus, für die eine Skontofrist gelten soll, und wechseln dann in die Tabelle im rechten Bereich des Fensters, welche die Spalten "Frist" und "Skonto" enthält. Hier lassen sich nun beliebige Fristen, für die ein bestimmter Prozentsatz Skontoabzug angewendet werden soll, der Zahlungsbedingung zuordnen. Geben Sie jeweils in den Eingabefeldern direkt unterhalb der Spaltentitel die gewünschte Frist und den zugehörigen Skonto-Prozentsatz ein, und bestätigen Sie mit ENTER. Wird eine Rechnung innerhalb der Skontofrist bezahlt, zieht Topal im Zahlungslauf automatisch den entsprechenden Skontobetrag ab und verbucht ihn automatisch auf das im Eingabemodus "Kreditorenzahlung" bzw. "Debitorenzahlung" des Buchungsfensters vorgegebene Skonto-Konto. Beim Erstellen eines neuen Zahlungsvorschlags geben Sie an, wie das Programm mit dem Skontoabzug umgehen soll. Nach wievielen Tagen nach Ablauf des Zahlungsziels eine fällige Rechnung angemahnt werden soll, bestimmt die Anzahl Tage, die Sie hier bei der Mahnstufe 1 speichern. Wurde ein Mahnlauf durchgeführt, speichert Topal die Mahnstufe in den angemahnten Rechnungen. Für den Zeitpunkt der nächsten Mahnung orientiert sich das Programm an der Anzahl Tage der Mahnstufe 2. Dabei werden die Tage vom Ablauf der ersten Mahnfrist an weitergezählt Mehrwertsteuer Topal enthält für jede Position, die auf der Mehrwertsteuer-Abrechnung ausgewiesen werden kann, einen eigenen Steuerschlüssel. Damit lassen sich auch die komplexeren Fälle im Bereich der Mehrwertsteuerverbuchung wie Eigenverbrauch, der Bezug von Dienstleistungen aus dem Ausland oder die Versteuerung vom Verkauf von gebrauchten Motorfahrzeugen problemlos korrekt abrechnen. Die Konten im Standard-Kontenplan sind bereits mit Steuerschlüsseln ausgestattet, so dass in Bezug auf die Mehrwertsteuer beim Einrichten eines neuen Mandanten nicht viel Arbeit anfällt. Wird in einer Buchung ein Steuerschlüssel verwendet, berechnet das Programm automatisch den Steuerbetrag 19

24 Stammdaten und bucht ihn auf das dem Steuerschlüssel zugeordnete Steuerkonto. Die Konten bringen ihre Steuerschlüssel in die Buchung mit, wo jedoch im Einzelfall auch ein von der Vorgabe des Kontos abweichender Steuerschlüssel ausgewählt werden kann. Ob es sich beim Buchungsbetrag um einen Netto- oder Bruttobetrag handelt, lässt sich im Buchungsfenster durch die Radio-Buttons inkl. und exkl. schnell einstellen MWST-Periode Da in gewissen Abständen mit Änderungen der staatlichen Mehrwertsteuersätze zu rechnen ist, gibt es in Topal die Funktion der MWST-Perioden. Das Set von Steuerschlüsseln, das Sie hier in den Stammdaten jeweils angezeigt sehen, gehört zu der MWST-Periode, die oben in der Kopfleiste des Programms eingestellt ist. Ändern sich die Mehrwertsteuersätze, legen Sie eine neue solche Periode an, indem Sie aus dem Menü des Buttons MWST-Periode den Neu-Befehl wählen. In dem folgenden Dialog erfassen Sie den Start der letzten und den Start der neuen Periode. Wenn Sie die Periode speichern, wird eine Kopie der bislang gültigen Steuerschlüssel angelegt, die Sie nun entsprechend den neuen Regelungen anpassen können. Topal verwendet immer die Steuerschlüssel der oben in der Kopfleiste eingestellten MWST-Periode. Im Übergangszeitraum, in dem die alten und neuen Sätze parallel angewendet werden dürfen, können Sie auf diese Weise unkompliziert zwischen den beiden Steuerschlüssel-Sets hin und her wechseln Die Felder der Tabelle "Mehrwertsteuer" Code Die Steuerschlüssel fassen folgende Informationen zusammen: Der Code ist die Bezeichnung des Steuerschlüssels. Er erscheint in den Listenfeldern, aus denen Sie den Steuerschlüssel den Konten und Buchungen zuordnen. Die Vorlagemandanten von Topal erhalten bereits ein Set von Steuerschlüsseln mit bestimmten Codes. Es ist kein Problem, diese Codes nachträglich zu ändern, auch wenn bereits Buchungen mit den Steuerschlüsseln getätigt werden. Das Programm führt die Änderungen überall nach, auch in der Mehrwertsteuer-Abrechnung, bei der gespeichert ist, welcher Steuerschlüssel für welche Zeile des Formulars ausgewertet werden muss. Nur wenn Sie neue Steuerschlüssel erstellen, müssen Sie diese selbständig mit den entsprechenden Mehrwertsteuer-Formularzeilen "verdrahten". Dazu wechseln Sie zu den Hauptbuch-Reports auf, klicken mit der rechten Maustaste auf die Auswertung "MWST-Abrechnung" und rufen aus dem Kontextmenü die Report-Optionen auf. Dort können Sie die einzelnen Abrechnungszeilen auswählen und sehen jeweils, welche der verfügbaren Steuercodes für welche Zeile ausgewertet werden. Aus der Liste der verfügbaren Codes lässt sich dann der neue Steuerschlüssel den relevanten Steuerzeilen zuordnen. Solche Einstellungen sollten Sie freilich nur dann selbständig vornehmen, wenn Ihnen die Logik des Mehrwertsteuer-Formulars vertraut ist. In der Regel sollte es nicht notwendig sein, selbst Steuerschlüssel zu ergänzen. Sollten Sie einzelne Mehrwertsteuerschlüssel nicht benötigen, können sie auch gelöscht werden. Bebuchte Steuerschlüssel lassen sich selbstverständlich nicht löschen. Die in den Vorgabe-Mandanten von Topal enthaltenen Codes haben folgende Bedeutung: Di = Dienstleistungen an Empfänger mit Sitz im Ausland EVn = Eigenverbrauch als Teil des steuerbaren Umsatzes, Normalsteuersatz EVr = Eigenverbrauch, reduzierter Satz Exp = Exportlieferungen mit Nachweis der Ausfuhr frei = Von der Steuer ausgenommene Umsätze 20

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