Effizient. Effektiv. Transparent.

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1 Effizient. Effektiv. Transparent. DIE MANAGEMENT-SOFTWARE FÜR IHRE VERANSTALTUNG

2 IHRE VERANSTALTUNGSPLANUNG KOSTENEFFIZIENT UND ERFOLGREICH UMGESETZT Mit vivenio sind reibungslose, erfolgreiche und optimale Veranstaltungen in einer neuen Perfektion möglich. Das Veranstaltungsmanagement vereint alle Funktionen in einer Software: von der Veranstaltungsplanung über Teilnehmerregistrierung bis hin zu Controlling und Buchhaltung. Die Daten sind dabei stets auf Ihrem Inhouse- Server oder bei einem von Ihnen beauftragten Provider. Somit stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern alle Veranstaltungsdaten auch abteilungsübergreifend jederzeit zur Verfügung. Dadurch ist gewährleistet, dass immer genau die Informationen abgerufen werden können, die für die jeweilige Veranstaltungsplanung und -nachbereitung benötigt werden. Die Reportingfunktionen bieten Ihnen hierbei größtmögliche Unterstützung und Flexibilität. PERSONAL INFORMATION MANAGER STAMMDATENBANK TEILNEHMER- MANAGEMENT

3 ÜBERZEUGEN SIE SICH SELBST VON DEN ZAHLREICHEN VORTEILEN VON VIVENIO vivenio STANDARD Teilnehmermanagement: Online-Registrierung und Check-in via QR- oder Barcode CRM-Funktionalitäten: Stammdatenbank und Wiedervorlagenmanagement Hotel- und Reisekontingentverwaltung: Buchung und Überwachung von Kapazitäten Projektmanagement: Erstellen und Exportieren von projektübergreifenden Ressourcenplänen Controlling und Buchhaltung: Soll-Ist-Kostenvergleich, Rechnungsverwaltung und Mahnwesen Reporting: Auswertung und Archivierung von Statistiken und Historiendaten Inhouse-Datahandling: Datenhosting auf Ihrem eigenen Server oder bei dem durch Sie beauftragten Provider VERANSTALTUNGS- KALENDER QR- ODER BARCODE CHECK-IN REISEDATEN WIEDERVORLAGEN- MANAGEMENT TRANSFERSERVICE DATENSÄTZE KATEGORISIEREN CHECK-IN HOTEL- UND REISEKONTINGENTVERWALTUNG SOLL/IST- ANALYSEN

4 EINZIGARTIGE DYNAMISCHE WEBSEITENERSTELLUNG Jede Veranstaltung ist in ihrer Form einzigartig. So sollte auch die Online-Registrierung sein. Im Administrationsbereich von vivenio definieren Sie den Stil des Online- Formulars: Sie können zwischen 4 Gestaltungsstilen wählen. Sie stellen die verfügbaren Module wie z. B. Hotel, Zahlung, Reisedaten oder Onlinefragen für das Online- Formular zusammen. Sie können die Beschriftung der Eingabefelder selbst modifizieren. Sie können die Pflicht felder selbst bestimmen. Sie können frei definierte Fragen mit unterschiedlichen Antwortarten stellen (Checkbox, Radio-Button, Freitextfelder,...). Sie können Programmpunkte gruppieren und innerhalb der Gruppe festlegen, eine Einzel- oder Mehrauswahl zulassen Jedem Programmpunkt kann eine Grafik zugeordnet werden. MODULE AKTIV/INAKTIV FESTLEGUNG DER OPTIONEN DYNAMISCHE, AUTOMATISIERTE GENERIERUNG GESTALTUNGSSTIL WÄHLEN FERTIGES FORMULAR vivenio ist an dieser Stelle maximal flexibel, um Ihnen die größtmögliche Freiheit bei der Gestaltung der Onlineregistrierung zu bieten. Selbstverständlich kann das Formular über iframe-technologie in Ihr bestehendes Content- Management-System eingebunden werden.

5 Mit vivenio wird Ihre Veranstaltung nachhaltig zu einem belegbaren Erfolg, da Sie bei allen administrativen Organisationsschritten optimal und logisch unterstützt werden. VIVENIO DIE BASIS ZUR PERFEKTION IHRER VERANSTALTUNG EINFACHE REGISTRIERUNG Adressdaten der Teilnehmer können direkt aus den Stammdaten selektiert und anschließend der gewünschten Veranstaltung zugeordnet werden. Den erfassten Teilnehmern können Programmpunkte, Reisedaten oder Hotelzimmer zugeteilt werden. Alle erforderlichen Belege und Listen lassen sich schnell und unkompliziert anzeigen, ausdrucken oder exportieren. DIE WISSENSDATENBANK FÜR DAS VERANSTALTUNGS- MANAGEMENT IM NETZWERK Ob Sie die Daten der Künstler, Referenten, Hotels oder Event-Locations verwalten, mit vivenio können Sie Ihre Daten kategorisieren, ablegen, suchen und filtern. Kundenadressen, Veranstaltungsorte, Hotel-, Referenten-, Personaldaten etc. werden unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte auf dem Server abgelegt. KOSTENEFFIZIENT UND TRANSPARENT vivenio bietet jederzeit einen Überblick über die aktuellen Zahlen, Berechnung der Fixkosten, Kreditorenverwaltung bis hin zum Deckungsbeitrag. Rechnungen können als Einzel- oder Sammeldruck sofort nach Abschluss der Registrierung/ Buchung generiert, gedruckt, sowie automatisch bis zur dritten Mahnstufe kontrolliert und verwaltet werden. Tagesaktuelle Auswertungen und Statistiken können aus vivenio per Knopfdruck erstellt werden. Somit haben Sie Ihre Kosten immer im Blick. vivenio verknüpft die Daten - Sie können zeit- und kostensparend damit arbeiten. KUNDEN, DIE BEREITS ÜBERZEUGT SIND Kongressveranstalter Tourismus/Stadtmarketing Bildungseinrichtungen MediCongress GmbH Zürich Sitta Kongress- und Eventmanagement GmbH Liechtenstein Tourismus EurAka Baden-Baden ggmbh Franz von Assisi ggmbh Eventagenturen Unternehmen BRAND.Life GmbH fulfil Eventconsulting GmbH KahnEvents GmbH makai Europe GmbH MeEVENTis REALIZE GmbH LIVE MARKETING VET-CONCEPT GmbH & Co. KG Amway GmbH JURA Elektrogeräte Vertriebs-GmbH Mercedes-Benz SAS Institute GmbH

6 IM ÜBERBLICK Stand: Juli 2013 GRUNDEINSTELLUNGEN Systemlisten für vorhandene Module STAMMDATEN Kontakt-/Firmendatenbank Referentendatenbank Hoteldatenbank Locationdatenbank Personal Information Manager (P.I.M.) Lieferantendatenbank Personaldatenbank Ressourcendatenbank VERANSTALTUNGEN Veranstaltungen mit Sessions verwalten (Projekt) Veranstaltungsauslastung Veranstaltungskalender Hotelbelegung Reisedaten Checklisten Kundenverwaltung Ressourcenplanung PROJEKTMANAGEMENT Angebote/Kalkulationen Projektübergreifende Ressourcenpläne Soll-/Ist-Analysen REGISTRIERUNG Teilnehmer & Referenten registrieren Gruppenregistrierung Onlineregistrierung Wartelisten Personal registrieren Tickets erstellen BUCHHALTUNG Rechnungen & Mahnwesen Optionales Feature: Kassenbuch ADMINISTRATION Benutzerverwaltung Rollen für Benutzer verwalten SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Webserver IIS oder Apache auf Windows Server oder Linux-System mit folgenden Softwarekomponenten * : Java 7 Tomcat (7 oder aktueller) Instanz PostgreSQL 9 Datenbank SSL-Zertifikat für ausschließlichen https-zugriff Speicher: 4 GB oder mehr Arbeitsspeicher 1 gespiegelte Systemplatte 1 gespiegelte Datenplatte 1 USV Notstromversorgung und Überspannungsschutz Tägliche Datensicherung empfohlen Wir liefern ein Script, welches die Datenbankinhalte täglich auf eine Festplatte exportiert. Benötigter Festplattenspeicher: 15 GB für Datenbankserver (PostgreSQL Server) Notwendiges Datenvolumen von vivenio liegt im Bereich <10 GB (abhängig von Ihren Daten) Arbeitsplatzausstattung: Windows, MacOSX, Linux oder Tablet PC mit den aktuellen Browsern Stand 04/2013 Remotewartung : Zur Remotewartung setzen wir den Teamviewer Version 5.x ein. Dieser kann auf Wunsch kostenfrei auf Ihrem Server installiert werden. Für Linux-Systeme benötigen wir einen Zugang über ssh-shell. * auch virtualisiert Zeitwerk GmbH Ludwig-Erhard-Str Ettlingen Tel.: +49 (0) / Fax: +49 (0) / Web:

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