Spedition Zufall Fulda Robert Blum Tel.: 0661/ Die Logistik Plattform im Web für Kunden der Unternehmensgruppe Zufall

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1 Ansprechpartner : Spedition Zufall Göttingen Rainer Soltmann Tel.: 0551/ rainer.soltmann@zufall.de Spedition Zufall Fulda Robert Blum Tel.: 0661/ robert.blum@zufall.de Axthelm + Zufall Nohra Steffen Kirst Tel.: 03643/ steffen.kirst@zufall.de Die Logistik Plattform im Web für Kunden der Unternehmensgruppe Zufall Kunden - Handbuch Stand

2 D a s P r o d u k t optimale Anbindung A uftragserfassung, Sendungsdokumentation und Überwachung via Internet. Online-Order ist ein komplettes Tool für den Kundenservice rund um die Uhr. Es ist eine Versandabwicklung, die sowohl Grosskunden anspricht, als auch kleineren Kunden eine rentable Integreation ermöglicht. Dabei ist weder beim Verlader noch beim Spediteur ein Mehraufwand oder ein Umstrukturierungsprozess erforderlich. Ein Internetzugang und ein aktueller Browser genügen. Der Barcode und Listendruck kann auf jedem Drucker erfolgen, den der Browser ansteuern kann. minimaler Aufwand Einfache Handhabung und übersichtliche Gestaltung zeichnen Online-Order aus. Sämtliche Routinedaten von der simplen Empfängeradresse bis hin zur komplexen Gefahrguterfassung werden bedienerfreundlich durch Stammdaten unterstützt. Optional können die Auftragsdaten über eine Schnittstellendatei importiert werden. Auf Knopfdruck werden Barcode- Etiketten und Ladelisten erzeugt. Zusatznutzen Ein integrierter Mehrwert ergibt sich durch die automatische Erstellung von Leistungsprofilen mittels Statistikprogrammen, Einbeziehung der Empfänger in die Auftragsüberwachung und unterstützende Funktionen in der Produkt und Terminbehandlung. Sicherheit Seine Zuverlässigkeit hat Online-Order schon seit über einem Jahr unter Beweis gestellt. Alle vitalen Server basieren auf dem sprichwörtlich stabilen Linux. Ausgerüstet mit Disk-Subsysteme auf RAID5-Basis, redundante Dual-Netzteile, dreifach Stromausfall-Backup, Spiegelserver und Leitungsredundanzen. Eine 100% Verfügbarkeit streben wir zwar an, können diese aber trotz Allem nicht garantieren. Z ukunft : Online-Order wird ständig weiterentwickelt und um Module rund um die Spedition ergänzt. So können demnächst auch Frachten übernommen und Rechnungsanlagen beim Kunden gedruckt werden. In Planung ist ein Bestellwesen, das der Spediteur seinen Kunden anbieten kann, sodass Bestellungen direkt in einen Speditionsauftrag münden können. 2

3 Inhaltsübersicht Auftragsbearbeitung Login (Verlader) Menü / Versandarten Auftragserfassung Etiketten drucken Ladelisten drucken Transport / Archiv Adressbuch / Empfänger-Statistik..11 Kunden-Verladerstatistik Neukunden Check Tipps & Tricks Druck Probleme

4 1.0 Login Starten Sie die Seite und klicken Sie auf : Sendungsdaten online übertragen >> Verlader - Login Die Bezeichnung für Kunde und der erste Name für den Benutzer wird vom Spediteur für den Verlader vergeben. Weitere Benutzer kann der Kunde selbst unter Benutzerdaten anlegen. Ebenso kann der Masterbenutzer des Kunden die Passworte frei vergeben. Die Rechte hierfür sind in Benutzerdaten hinterlegt. Online-Order hat zwei getrennte Internetzugänge (Leitungen zu verschiedenen Providern). Beide Zugänge führen zu den selben Daten. Für den Fall einer Störung empfehlen wir, beide Zugänge in den Favoriten Ihres Browsers zu hinterlegen. 4

5 2.0 Menü Versandarten sind mit dem Verlader weitere Versandarten, wie z.b. Beschaffungslogistik vereinbart, kann hier zwischen den Auftragsarten umgeschaltet werden. Auftrags-Daten Versandaufträge im Status Ein Klick in dieser Spalte leitet den nächsten Verarbeitungs-Schritt ein und zeigt die Auswahl der möglichen Aufträge. Anzahl Ein Klick in dieser Spalte zeigt die Aufträge in in dem entsprechenden Online-Order-Status mit einer weiteren Auswahlmöglichkeit an. Ist nur ein Auftrag vorhanden, so wird direkt auf diesen Auftrag verzweigt. Eine Änderung ab dem Status 4 -Transport ist nicht mehr möglich. Im Unteren Teil der Maske ist eine Pickliste eingeblendet. Hier sind jeweils die zuletzt bearbeiteten Aufträge in einer Kurzform aufgeführt. Sie dient zur Übersicht und im Falle einer Korrektur zum direkten Zugriff auf den Auftrag über die Auftragsnummer. Auftrag erfassen verzweigt zur Auftragserfassung. Ist die Empf.-Id bekannt, so kann zur Beschleunigung der Erfassung, diese bereits hier eingegeben werden. Auftragsbestand suche: wird die eigene Auftragsnummer oder die Spediteurnummer eingegeben, wird direkt zum Auftrag verzweigt. Ansonsten folgt eine weitere Auswahlmaske. Empfängerbestand suche: wird keine Empf.-ID eingegeben, werden die ersten Adressen angezeigt und es erfolgt eine weitere Auswahlmaske, auf der auch neue Empfänger eingerichtet werden können. Bei Auswahl einer Adresse werden auch die Statistikwerte des Empfängers angezeigt. Verwaltung hier wird auf ein Verwaltungs-Menü verzweigt, auf dem die Stammdaten des Kunden, Auftragstandards, Auswertungen und Auskunftsdaten des Spediteurs hinterlegt sind. 5

6 3.0 Auftrags - Erfassung Der Aufbau der Masken erfolgt dynamisch. In den Kundenparametern Auftrags-Standards können z.b. die Anzahl Sendungszeilen / Gefahrgut vorbestimmt werden. Nicht benötigte Felder können ausgeblendet werden. Button : speichern & neu : Die Auftragsdaten werden geprüft und gespeichert. Ist die Sendung korrekt erfasst, wird eine leere Grundmaske für eine weitere Erfassung zur Verfügung gestellt. speichern & Eti : Die Auftragsdaten werden geprüft und gespeichert. Ist die Sendung korrekt erfasst, wird automatisch der Druck-Dialog für das Etikettendrucken aufgerufen. Menü : Verlassen des Bildschirms ohne Speichern und wechseln auf das Ausgangs-Menü. Auftrag löschen : Wenn ein Auftrag noch nicht den Status Transport erreicht hat, kann der Auftrag incl. der dazugehörenden Colli-Informationen gelöscht werden. 6

7 3.0 Auftrags - Erfassung Auftragsnummer : kann wahlweise oder zum Pflichtfeld mit entspr. Stellenanzahl deklariert werden. Versender : sind mehrere Versender (auch Neutralitätsadressen) vorhanden, kann eine entspr. Auswahl erfolgen. (Der Spediteur kann unterschiedliche Kundennummern vergeben). E-Kunden-Id : es kann mit hinterlegten Empfängeradressen gearbeitet werden. Die Adresse wird erst nach dem Klick von "Speichern" angezeigt. Wird eine ID mit einer Adresse eingegeben und es ist noch keine Adresse vorhanden, kann bei entsprechender Kundeneinstellung die Adresse automatisch dem Empfängerbestand hinzugefügt werden. Empf.-Adresse : die Vollständigkeit und Richtigkeit der Adresse wird gegen eine Ortsdatei geprüft. Das Land wird in OrderRace nach der ISO-Norm geführt. Es kann jedoch auch das Kfz-Kennzeichen eingegeben werden, OrderRace setzt dieses dann automatisch nach ISO-Norm um. Bem.Schl. : Standard-Bemerkungen können ausgewählt werden. Bemerkung : diese Bemerk.-Zeile kann auch beim Absender hinterlegt werden. Bemerkung : diese Bemerk.-Zeile kann bei der Empfängeradressen hinterlegt werden. Sendungsbeschreibung : die Anzahl der benötigten Sendungs- und Gefahrgutzeilen wird in den Auftragsstandards des Kunden eingestellt. Ebenso können bestimmte Felder, wie z.b. Stellplätze, CBM oder Lademeter ausgeblendet werden. Beim Speichern wird der Auftrag auf eine gültige Verp.-Art und auf Vollständigkeit geprüft. Gefahrgut : Bei Gefahrguterfassung müßen nur die Mengen des Gefahrgutes erfaßt werden, die Klassifizierung und Bezeichnung wird per Mausklick aus den Angaben beim Kunden ausgewählt. Wenn der folgende Teil komplett mit Standardvorgaben belegt werden kann, so können auch die Felder für eine Erfassung / Änderung dieser Daten komplett gesperrt werden. Ladedatum : wird Standardmäßig auf den aktuellen Tag gesetzt, kann aber auch auf spätere Tage per Mausklick ausgewählt werden (Vorauserfassung). Frankatur : Voreinstellung lt. Angabe in den Standardvorgaben, kann aber auch aus den vom Spediteur zugelassenen Frankaturen ausgewählt werden. Termine : Auswahl der Terminarten aus den vom Spediteur zugelassenen Möglichkeiten. Die formatgerechte Eingabe von Datum und Zeit wird geprüft. Warenwert : das Feld kann über die Standardvorgaben beim Kunden ausgeblendet werden. Nachnahme : das Feld kann über die Standardvorgaben beim Kunden ausgeblendet werden. Währung : Die standardmäßige Währung wird beim Spediteur voreingestellt. Diese Voreinstellung kann beim Kunden geändert, bzw. festgelegt werden, ob die Währung beim Warenwert oder der Nachnahme überhaupt geändert werden darf. 7

8 4.0 Etiketten drucken Bei Bedarf nach Relationen selektieren 1.) Auswahl zu druckende Etiketten (bereits vorgemerkt) 2.) Etiketten-Druckposition prüfen 3.) Druckvorgang starten 4.) Drucker evtl. auswählen Aufruf der Einzelaufträge möglich 5.) wichtig : korrekten Druck bestätigen! (Aufträge erhalten dann den Status 2 für Ladelistenschreibung) 8

9 5.0 Ladelisten Drucken Evtl. Selektion nach Relationen aufrufen (Verladung auf Relationsfahrzeuge) Optional Fahrzeugkennung erfassen 1.) Auswahl zu druckende Aufträge (bereits vorgemerkt) 2.) Druckvorgang starten Bei Nutzung der Wochen-Planungsfunktion nach Ladedatum Evtl. Aufruf anderer Planungswoche 3.) evtl. Drucker auswählen und mit OK bestätigen 4.) sehr Wichtig! korrekten Druck bestätigen (der Spediteur hat sonst keinen Zugriff auf die Daten) 9

10 6.0 Auswahl Transport / Archiv Diese Auswahlmöglichkeiten bietet das System, wenn gesuchte Aufträge sich über mehrere Tage erstrecken können. Im Kalender werden die Tage mit der Anzahl der vorhandenen Aufträge angezeigt. Die Auswahl erfolgt über den gewünschten Tag. Die folgende Liste wird daraufhin angeboten. Wenn über "Auftragsbestand - suchen" angewählt wird, erscheint die Liste direkt. Im Kopf dieser Liste kann eine erneute Auswahl getroffen werden. Außerdem kann das Layout der Liste auf z. Zt. 3 unterschiedliche Formate eingestellt werden. Bei der Auswahl einer Sendung erfolgt die komplette Anzeige der Sendung (incl. Quittungsgeber). 10

11 7.0 Adressbuch / Empf.-Statistik siehe S siehe unten Empfänger - Auswahl Empfänger - Statistik Empf.-Zugang F "Sendungsverfolgung" ü Lieferavis Adress-Auswertung 11

12 8.0 Kunden - VerladerStatistiken Auftrags - Summen (nach Zeiträumen) Weitere Zeiträume können ausgewählt werden 12

13 9.0 Neukunden - Checkliste 9.1 Browser Ok?! Folgende Browser sind empfehlenswert und Online-Order-tauglich : 1. Microsoft Internet Explorer ab Version Netscape Communicator abversion 4.7 Der MSIE-Browser ist u.a. sichtbar schneller in der Darstellung von Seiten. Ältere Browser gehen auch, haben aber meist mehr Sicherheits- und Darstellungsprobleme. Browsereinstellungen : Java aktiviert für Druckfunktionen (über Internetoptionen / Erweitert) Vollbildmodus für beste Darstellung. 9.2 welche Nummern werden benötigt (Sped.-Menü Kundenverwaltung) Kunden-Nr. in der Spedition : Folgende Nummern sind optional, sind sie nicht vorhanden, werden die der Spedition verwendet. Eigene ILN-Nr. des Kunden : Eigener NVE-Nummernkreis : Hat der Kunde Empfängeradressen für Online-Order? dem verantwortlichen Online-Order-Betreuer zur Übernahme z.vfg. stellen 9.3 Kunde anlegen mit der Kundenanlage werden die Kunden und Benutzer Login-Daten vergeben. Ein Kunden-Login-Name kann nicht doppelt vergeben werden. 9.4 Auftrag-Standards einstellen Auftragsnummer ja/nein?, Sendungszeilen nicht mehr als wirklich benötigt werden einstellen, hat der Kunde Gefahrgut?, evtl. mit dem Kunden Gefahrgut einrichten. Standard-Sendungsangaben einstellen. 9.5 Benutzer-Angaben anpassen Etiketten-Probedruck ausführen, evtl. Druckgröße anpassen, ist vom verwendeten Browser abhängig (in der Regel MSIE = , bei Netscape 1.8 ).Gleiche Druckgröße auch für Ladelistendruck wählen. 9.6 Hinweistexte aktivieren Nur Schlüssel verwenden, die den Versandgegebenheiten des Kunden entsprechen 13

14 10.0 Tipps & Tricks 10.1 möchten Sie in 2 Programmen gleichzeitig arbeiten? ganz einfach, nutzen Sie die parallele Browser-Nutzung, wählen Sie dazu Datei + Neu. Durch umschalten können Sie jetzt 2 Anwendungen gleichzeitig nutzen speichern Sie Ihre Empfänger-Adressen automatisch, stellen Sie dazu in den Auftragseinstellungen den Parameter Adr. autom. Speich. auf Ja und vergeben Sie während der Auftragserfassung eine Empf.-ID für Ihre Adresse. Künftig benötigen Sie dann zur Erfassung nur noch Ihre Empf.-ID. Und eine Empfängerstatistik gibt es automatisch noch oben drauf Nutzen Sie Online-Order als Planungsinstrument für die Verladung, setzen Sie das Ladedatum. Das Ladedatum und das Auftragsdatum werden Systemseitig immer auf den aktuellen Tag gesetzt. Bei späterer Verladung sollten Sie das Datum entsprechend setzen, dadurch erhalten Sie über die Kalenderfunktion eine Übersicht Ihrer geplanten Aufträge. Sie können das Verladedatum auch automatisch aufgrund des Zustelltermins setzen lassen. Setzen Sie dazu in Standard-Auftragsdaten das Feld Ladedatum auf Termin-1 oder Termin-2. Sollten Sie den Auftrag früher als vorgesehen freigeben, so wird das Verladedatum automatisch richtig gesetzt Die Funktion Eti gedruckt, LL drucken nicht zu früh ausführen. Nach Ausführung dieser Funktion können Sie die Aufträge nicht mehr ändern, der Spediteur arbeitet bereits mit Ihren Daten. Nur bis zu diesem Auftragsstatus können Sie beliebig Korrekturen vornehmen und auch Etiketten neu drucken. Danach müssen Sie mit der Spedition Kontakt aufnehmen. Am besten Sie erfassen dann einen neuen Auftrag und lassen den alten Auftrag stornieren. 14

15 11.0 Druck Probleme? 11.1 wird der Netscape-Browser benutzt? es muss einmalig ein Java-Zertifikat installiert werden : surfen Sie dazu auf die «Hilfe» - Funktion. Wählen Sie Themen&Tools und danach Barcode Etiketten und Ladeliste aus. Führen Sie den dort beschriebenen Schritt aus. Nachdem das Zertifikat installiert ist, muß Netscape einmal neu gestartet werden es wird kein Etikett gedruckt, mögliche Ursachen : a.) die Sicherheitsabfrage mit nein beantwortet : Browser neu starten b.) kein Auftrag für Etikettendruck gekennzeichnet : Häkchen setzen c.) Sie wurden während des Logins auf einen alten Browser hingewiesen. d.) Die Java Version ist veraltet (Java Version s Test durchführen) Surfen Sie auf die «Hilfe» - Funktion. Wählen Sie Themen & Tools und dann den Java-Version s-test. Folgen Sie Den Anweisungen beim Netscape Communicator (es wird kein Etikett gedruckt): a.) wurde nach der Installation des Java-Zertifikat s der Browser neu gestartet? b.) prüfen Sie, ob das Java Zertifikat installiert wurde, klicken Sie dazu im Browser auf das SSL-Schloß unten links, über diese Funktion werden sämtliche Zertifikate angezeigt. c.) Wurde der Name des Zertifikats richtig geschrieben? (Kleinbuchstaben) 11.4 das Etikettenformat ist falsch Benutzer-Einstellung prüfen : Etiketten-Größe Als Faustregel gilt: MS-Internet Exploren Version 4.x = Scalierung 1.8 ab MS-Version 5.x und Netcape = Scalierung das Etikett ist rechts unten oder oben abgeschnitten prüfen Sie das Papierformat am Drucker (keine Briefumschläge) 11.6 es wird nur ein Etikett gedruckt oder 11.7 auf der 2. Druckseite kein Barcode und keine Striche ändern Sie in den Benutzereinstellungen die Java-Druckmethode auf einen anderen Wert Sie verwenden WIN2000 und im Druck fehlen die Rahmen und Barcode s Deaktivieren Sie die erweiterte Druckfunktionen unter -> Drucker ->aktueller Drucker ->Eigenschaften ->Druckereinstellung ->Erweitert ->Erweiterte Druckfunktion 15