QM-Systeme dynamisch über Wikis gestalten. Florian Rösch, Geschäftsführer

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1 Wiki beschleunigt und dynamisiert der Turbo für QM Systeme QM-Systeme dynamisch über Wikis gestalten Florian Rösch, Geschäftsführer 1

2 Jedes Unternehmen hat ein Managementsystem oder eine Art und Weise wie es sich managt Es ist wie mit dem Wetter es gibt immer eins 2

3 Die Systeme unterscheiden sich in ihrer Art der Festlegungen in kleinen Unternehmen häufiger implizit, sichtbar im Verhalten und der täglichen Arbeit und je größer das Unternehmen ist immer häufiger explizit, beschrieben, dokumentiert und leichter zugänglich. 3

4 Elemente eines Managementsystems Organisation Kultur 4

5 5 In den Unternehmen bestehen unterschiedliche Organisationen Aufbauorganisation Prozessorganisation Wissensorganisation

6 6 Wiki Social Software im Internet & immer häufiger in Unternehmen

7 1. Der Nutzen Menschen führen Transparenz über Unternehmen, Ziele, Funktionsweise und Aufbau bieten, erläutern und Zusammenhänge aufzeigen mit Mitarbeitern in Dialog treten Menschen befähigen 7

8 1. Der Nutzen Wissen managen Verknüpfung von Prozessen und Wissen Wissen gemeinsam weiterentwickeln Abbildung und Weiterentwicklung des kompletten Unternehmenswissens 8

9 1. Der Nutzen Informationen teilen eine interne Wissens-, Informations- und Kommunikationsplattform täglich auf dem neuesten Stand für jeden zugänglich 9

10 1. Der Nutzen Zusammen arbeiten Diskussionen gestalten, Inhalte kommentieren effektive Teamarbeit unterstützen Ideen gemeinsam generieren und bearbeiten 10

11 1. Der Nutzen Individualität ermöglichen Unternehmensidentifikation über das Layout und Design verdeutlichen Benutzern die Möglichkeit bieten, eigene Dinge in Wiki erstellen zu können benutzerspezifische Einstellungen für intuitiven Zugriff auf Inhalte 11

12 1. Der Nutzen Qualität managen leichte Prozesserarbeitung, -änderung und freigabe Fehlervermeidung über mehrere-augen- Prinzip und über den Tellerrand schauen Transparenz in Verantwortlichkeiten, Abläufen und Zusammenhängen 12

13 Qualitätsmanagement Anforderungen & Umsetzung Prozessdarstellung Unterschiedliche Prozessdarstellungsformen (Prosa, Flow-Chart, Swimlane, Tabelle, Graphik) Verknüpfung von Inhalten, Prozessen (deren Schnittstellen), Prozesse mit den prozessrelevanten Unterlagen, Wissen, Best Practices, Lessons Learnt Qualitätssicherung Überblick über Aktivitäten & Änderungen Bewertung, gezielte Überprüfung & Aktualisierung der Inhalte Unterstützung Q-bezogener Aktivitäten Gestaltung von Audits & deren Durchführung, Darstellung der Ergebnisse Darstellung Q-relevanter Kennzahlen 13

14 Qualitätsmanagement Anforderungen & Umsetzung 14 Prozessdarstellung Unterschiedliche Prozesse darstellbar von Prosa bis hin zu Prozessdarstellungsformen bearbeitbaren Graphiken, interne (Prosa, (zwischen Flow-Chart, Seiten, von Swimlane, einer Seite Tabelle, zu einem Graphik) Dokument Verknüpfung etc.) & externe von links Inhalten, (zu einem Prozessen Laufwerk, (deren Verzeichnis, Schnittstellen), Homepage Prozesse im Internet) mit den möglich prozessrelevanten Unterlagen, Wissen, Best Practices, Lessons Learnt Qualitätssicherung Überblick Bewertung über von Aktivitäten Seiten, Wiki-Statistik & Änderungen Bewertung, (viel/wenig gezielte genutzte Überprüfung Inhalte, & Aktualisierung Sackgassenartikel, der Inhalte längste/kürzeste Seite ), letzte Änderungen nachvollziehbar Unterstützung Q-bezogener Aktivitäten Gestaltung Anonyme Befragungen von Audits & mit deren automatischer Durchführung, Datenauswertung, Darstellung Daten graphisch der darstellbar, Ergebnisse Tabellenkalkulation Darstellung Q-relevanter Kennzahlen

15 Qualitätsmanagement Anforderungen & Umsetzung 15 Beteiligung Definition & Steuerung des Beteiligungsgrades (vom Mitgestalter über Feedbackgeber bis zum reinem Konsumenten) Dokumentenlenkung & -management Kennzeichnung von Dokumenten: Versionierung von Inhalten & Rückverfolgung von Änderungen Dokumentenfreigabe, -veröffentlichung & -verteilung Darstellung unterschiedlicher Dokumententypen Information & Kommunikation Steuerung des Informationsflusses z.b. bei Änderungen (benutzer- bzw. zielgruppenspezifisch) Kollaborations- & Austauschmöglichkeiten zum gemeinsamen Lernen & Verbessern

16 Qualitätsmanagement Anforderungen & Umsetzung 16 Beteiligung Benutzerrechtvergabe Definition & Steuerung für Gruppen des & Einzelne, Beteiligungsgrades differenzierbar (vom von einzelnen Mitgestalter Seiten bis hin über zu Feedbackgeber kompletten Bereichen bis zum reinem Konsumenten) Dokumentenlenkung & -management Versionierung Kennzeichnung jeder Wiki-Seite von Dokumenten: & angehängter Dokumente, Versionierung Änderungen von Inhalten aller Versionen & anzeigbar, Rückverfolgung Workflow von zur Änderungen Dokumentenfreigabe, unterschiedlichste -veröffentlichung & Dateitypen -verteilung in Wiki hochladbar Darstellung unterschiedlicher Dokumententypen Information & Kommunikation Pull-Prinzip Steuerung über des RSS-Feeds, Informationsflusses - z.b. Information, bei Änderungen letzte Änderungen (benutzer- bzw. möglich, Push-Prinzip zielgruppenspezifisch) einrichtbar (z.b. beim Freigabe- Workflow), Kollaborations- über Kommentare, & Austauschmöglichkeiten Diskussionsseiten zum gemeinsamen gemeinsam Lernen arbeiten & Verbessern

17 Qualitätsmanagement Anforderungen & Umsetzung Sicherheit Datensicherheit im Hinblick auf Zugriff & Datenverlust Nutzerfreundlichkeit Schnelles, einfaches Suchen & Finden Anpassung & Strukturierung des Wikis nach unternehmensspezifischen Gesichtspunkten Persönliche Anpassung des Wikis Leichte Verfügbarkeit/Erreichbarkeit des Wikis & seiner Inhalte auch über mehrere Standorte hinweg Druckfunktion von Inhalten Templates anlegen & nutzen Schneller & einfacher Import neuer Daten 17

18 Qualitätsmanagement Anforderungen & Umsetzung Sicherheit Backupfunktion, Datensicherheit Benutzerkonten, im Hinblick auf SSL-Verbindung Zugriff & bei Wiki Datenverlust im Internet verschlüsselte Datenübertragung Nutzerfreundlichkeit Suchfunktion Schnelles, über einfaches alle Wiki-Inhalte Suchen & (Seiten Finden & Dokumente), Anpassung auf & einzelne Strukturierung Bereiche des eingrenzbar, Wikis nach Stichworte, unternehmensspezifischen alphabetisches & hierarchisches Gesichtspunkten Anzeigen Persönliche der Seiten, Anpassung Favoritenseiten des Wikis & -bereiche einrichtbar,.pdf/.doc Import und Druckfunktion, Leichte Verfügbarkeit/Erreichbarkeit des Wikis Seitentemplates, Datenimport & seiner Inhalte auch über mehrere Standorte hinweg Druckfunktion von Inhalten Templates anlegen & nutzen Schneller & einfacher Import neuer Daten 18

19 1. Der Nutzen Dokumente managen Dokumente beliebiger Inhalte und Formate verfügbar machen einfach, schnell online organisieren leichte Auffindbarkeit, Änderungen sind nachvollziehbar 19

20 1. Der Nutzen Mails reduzieren Wissen und Information zentral an einem Platz über Neuigkeiten informiert werden zeit- und ortsunabhängig verfügbar 20

21 2. Die Ergebnisse aus Sicht der Führungskraft: aus Sicht der Mitarbeiter: Führung basiert auf einer kommunikativen Philosophie mit Grundsätze und Regeln Dynamik leben und Kommunikation schaffen gezielt in Dialog mit den Mitarbeitern treten Ressourcen erkennen und einsetzen Ein- und Überblicke in Kernaufgaben haben und ermöglichen Wissen archivieren gemeinsam weiterentwickeln Zeitersparnis schaffen Ziele und Philosophie kennen und umsetzen aktuelle und notwendige Informationen nutzen notwendiges und hilfreiches Wissen zur Verfügung haben die Qualität des Unternehmens mit entwickeln Kommunikation-, Austausch- und Diskussionsmöglichkeit nutzen einfacher Zugang zu allem Notwendigen haben Entlastung einzelner Mitarbeiter und v.a. der Verwaltung von Zeitersparnis profitieren 21

22 2. Die Ergebnisse aus Sicht eines Qualitäters: aus Sicht der Kunden: Schaffung eines dynamischen, tagaktuellen QM-Systems Menschen die Möglichkeit der aktiven Beteiligung im Unternehmen und der Gestaltung der Prozesse bieten Zeitersparnis von Verwaltungsaufgaben zur Steigerung der Qualität nutzen kontinuierliche Verbesserung leben das hohe Maß der Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen ist spürbar der hohe Informationsgrad von Führung und Mitarbeiterschaft wird erlebbar Dynamik und Flexibilität werden geboten das breite Wissensspektrum aller Beschäftigten ist nutzbar ein Unternehmen erleben, das sich den Anforderungen moderner Unternehmensführung stellt 22

23 2. Die Ergebnisse Vorsprung & Führung durch Dynamik Entwicklung des Managementsystems zum führenden System im Unternehmen Vorgabe des Rahmens durch das System, in dem die Dynamik durch die Beteiligten stattfindet 23

24 2. Die Ergebnisse Zeit nutzen & Freiräume schaffen Tagaktuelle Entwicklung & Veränderung durch Viele Zeitnahe & direkte Kommunikation Effektive Zusammenarbeit durch Bearbeitung eines Dokuments pflegen 24

25 2. Die Ergebnisse Beteiligung im Managementsystem Möglichkeiten schaffen Prozessgestalter & Systemnutzer am Aufbau & der Weiterentwicklung des Systems beteiligen Aktives Einbringen von Wissen & Informationen ermöglichen Kollaboration, Diskussion fördern & gemeinsam kreativ sein 25

26 3. Das Projekt 1 Struktur schaffen 2 Technische Voraussetzungen herstellen 3 Befüllen & Pilotieren des Wikis 4 Menschen einbeziehen & trainieren 5 Funktionsweise des Wikis überprüfen 26

27 Lesestoff zum Thema: Fachveröffentlichungen o Lena Bulczak: Wiki macht süchtig in Wohlfahrt Intern, Januar 2010 o Daniela Hofmann, Karoline Kraus: Rascher Austausch im Dienst am Menschen in QZ, Ausgabe 11/2008 o Hirschmann: Josef Summer, Karoline Kraus: Abenteuer Hirschmann Wiki in MQ Management und Qualität, 11/2008 o Karoline Kraus: Best Practice: Die lernende Organisation zum Ziel in DQS, Ausgabe 3/2008 Buchempfehlungen: o o o Willms Buhse, Sören Stamer (Hrsg.): Enterprise 2.0 Die Kunst loszulassen Don Tapscott: Wikinomics Ayelt Komus, Franziska Wauch: Wikimanagement 27

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