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1 ruhr-universität bochum Einführung des Facility Management Systems Buisy An der Ruhr-Universität Bochum Projektbericht APRIL 2005

2 Projekt Einführung des Facility Management Systems BuiSy an der Ruhr-Universität Bochum Autoren Wolfgang Gröne (Dezernat 5 - Technischer Hochschulbetrieb) Marius Grzybowski(Dezernat für Informations- und Kommunikationsdienste) Helge Hammes (Dezernat 5 - Technischer Hochschulbetrieb) André Müller (Dezernat 5 - Technischer Hochschulbetrieb) Peter Nagel (Dez. 6 - Dezernat für Informations- und Kommunikationsdienste) Martina Rothacker (Dez. 6 - Dezernat für Informations- und Kommunikationsdienste) Peter Schadowski (Dez. 6 - Dezernat für Informations- und Kommunikationsdienste) Hans-Dieter Tewes (Dez. 6 - Dezernat für Informations- und Kommunikationsdienste) Redaktion Martina Rothacker Projektleitung Martina Rothacker (Dezernat für Informations- und Kommunikationsdienste) Projektzeitraum Juli 2002 Dezember 2004 Mai /62

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Projekt-Management Projektzeitraum Personal-Ressourcen Personal-Entwicklung Sach-Ressourcen Berichte an die Leitungsebene Meilensteine Mitbestimmungsverfahren für BuiSy Fachkonzept CAD Raumverwaltung Reinigung Miete Schließanlagen Liegenschaften Dezentraler Einsatz des Raumbuchs Die Anforderungen Die technische Umsetzung Die Zugriffsrechte Reports Schnittstellen Ordnungsnummern BuiSy BuiSy Raum-Informationssystem BuiSy LDS BuiSy HISCOB BuiSy SuperX / Joolap BuiSy PQS Anlagen Anlage 1: Evaluierung der Flächen und Räume Anlage 2: Projektplan Produktivschaltung Anlage 3: Gebäudeübersicht nach Flächenarten Anlage 4: Reportbeispiele /62

4 1 Einleitung Die Absicht, das Facility Management System (FMS) BuiSy einzuführen, ist von Seiten des Dezernats 5 in Abstimmung mit dem Dezernat 6 im Juni 2002 getroffen worden. Ziel war es, die zum damaligen Zeitpunkt eingesetzte Eigenentwicklung für das Raumbuch durch Standard-Software abzulösen, die in ihren Funktionsumfang den gesamten Bereich des Facility Managements abdeckt. Im Herbst 2002 wurde im Rahmen der Gutachterkonferenz der DFG die Einführung des Facility-Management-Systems BuiSy an der RUB positiv entschieden. Im Rahmen dieses Projektes wurden die Bereiche Raummanagement, Reinigung, Miete und Rauminformationssystem realisiert. Zurückgestellt wurden die Bereiche Schließanlagen und Liegenschaften. Der Aufbau des Störungs- und Instandhaltungsmanagements erfolgt in einem Nachfolgeprojekt seit Januar Projekt-Management Die folgenden Abschnitte dokumentieren den Projektzeitraum, die Projekt- Meilensteine, die erforderlichen Sachmittel sowie eingesetzten Personal- Ressourcen und die im Rahmen des Projekts erforderlichen Personalentwicklungsmaßnahmen. 2.1 Projektzeitraum Die Auftaktveranstaltung des Projekts hat im Juli 2002 stattgefunden. Das Projekt ist Ende 2004 mit der Inbetriebnahme des Raumbuchs über BuiSy und dem Produktionsbetrieb des Rauminformationssystems abgeschlossen worden. Die ursprüngliche Planung sah einen Projektzeitraum bis Mitte 2004 vor. Dieser konnte nicht eingehalten werden, da ab dem ein Insolvenzeröffnungsverfahren über das Vermögen der agiplan TechnoSoft Aktiengesellschaft anhängig war. Zum hat die conject AG/München das Produkt BuiSy von der agiplan TechnoSoft AG übernommen. Ansprechpartner für das Projekt standen erst im Oktober 2003 wieder zur Verfügung. 2.2 Personal-Ressourcen Der Projektgruppe gehörten die folgenden Mitglieder an: Dezernat 5: Geldmann (bis 10/2003) Gröne Hammes Müller zuständig für Raumverwaltung Kaufmännischer Bereich, EDV Reinigung, Zutritts- und Schlüsselmanagement, Liegenschaftsmanagement CAD-Bereich, EDV, Bereiche Gebäudeleittechnik, Instandsetzung und Wartung 4/62

5 Steyer Dezernat 6: Nagel Apaydin (ab Oktober 2003) Rothacker Schlüsselmanagement IT-Unterstützung IT-Unterstützung Projektleitung 2.3 Personal-Entwicklung Für die Mitglieder der Projektgruppe sowie die Endanwender von BuiSy und FM 2000 sind gemäß den jeweiligen Zuständigkeiten Schulungen in den folgenden Bereichen durchgeführt worden: BuiSy Grundlagen-Schulung BuiSy Administrator-Schulung BuiSy Endanwender-Schulung FM2000 Anwender-Schulung FM2000 Administrator-Schulung 2.4 Sach-Ressourcen Für die Durchführung des Projekts sind die folgenden Kosten entstanden: Software-Lizenzen ,62 Einführungs-Unterstützung durch ,65 agiplan/conject, Service-Control Schulungen 8.468,54 Hardware 2.363,27 Summe , Berichte an die Leitungsebene Die Leitungsebene des Dezernats 5 wurde ab Juli 2003 alle zwei Monate über den Fortgang des Projekts informiert. Im Rahmen der DezernentInnengespräche der Verwaltung der Ruhr-Universität sowie einer Dekane-MitarbeiterInnen-Besprechung wurden BuiSy und das im Intranet verfügbare Raum-Informationssystem vorgestellt. 2.6 Meilensteine Auftaktveranstaltung Oktober 2002 November 2002 Abschluss der Einarbeitung der Projektgruppe in das Thema über Informationsaustausch mit der Fachhochschule Bochum und den Universitäten Düsseldorf, Dortmund und Aachen Beitritt zur IuK-NRW Arbeitsgruppe BuiSy für Anwender Einführungs-Workshop mit Agiplan Technosoft AG Beginn der technischen Vorbereitungen für die Übernahme der RUB-AutoCAD-Pläne nach BuiSy 5/62

6 Dezember 2002 Abschluss der IST-Analyse Workshop mit Agiplan Technosoft AG: Festlegung der Vorgehensweise für die Einführung des BuiSy Raumbuchs Grundlagenschulung BuiSy für alle Projektgruppenmitglieder Juni 2003 Aufsetzen der BuiSy-Pilotdatenbank durch Agiplan Technosoft AG und Mitglieder der Projektgruppe Festlegung der über BuiSy zu erfassenden Flächen Festlegung des Workflows zur Erfassung der Raumdaten zwischen CAD-Büro und Raumverwaltung im Dezernat Entscheidung der Leitung des Dezernats 5, dem Dezernat 6 den Auftrag zu erteilen, ein Web-Portal für den dezentralen Einsatz des Raumbuchs bereitzustellen Inbetriebnahme der einheitlichen Layer-Struktur für den Datenaustausch zwischen RUB und BLB Anwenderschulung für die CAD-Abteilung: cad2fm Endanwender-Workshop BuiSy Raumbuch unter Einsatz der RUB-Pilotdatenbank November Datenabgleich mit ServiceControl und endgültige Übernahme der Daten aus dem Raumprogramm nach BuiSy FM2000 Schulung für zwei Mitarbeiter der CAD-Abteilung Inbetriebnahme der Schnittstelle zwischen der Ordnungsnummern-Datenbank und BuiSY Endanwender-Schulungen BuiSy-Raumbuch über der RUB- Pilotdatenbank Produktivschaltung des Raumbuchs mit BuiSy Pflege aller für den Bereich Reinigung relevanten Daten über BuiSy Abnahme der angeforderten Reports von der Leitungsebene des Dezernats 5 6/62

7 Inbetriebnahme der Schnittstellen BuiSy-HISCOB und BuiSy- SuperX Pflege aller für den Bereich Mietverträge notwendigen Informationen über BuiSy Inbetriebnahme des Raum-Informationssystems Inbetriebnahme der Schnittstelle zwischen BuiSy und dem PQS-System des Reinigungsdienstleisters (Lesezugriff) April 2005 Projektbericht 3 Mitbestimmungsverfahren für BuiSy Auf Basis der Rahmen-Dienstvereinbarung über Planung, Einführung, Betrieb und Erweiterung/Änderung von Systemen der Informationstechnik (IT)vom 26. Mai 2004 (Amtliche Bekanntmachung AB-Nr. 557) gehört BuiSy zu den zur Zeit schwebenden Projekten. Bis Ende Mai 2005 soll eine Dienstvereinbarung erarbeitet sein. 4 Fachkonzept In diesem Kapitel werden die Ergebnisse der einzelnen Arbeitsgebiete des Projekts dargestellt. 4.1 CAD Im Rahmen der Einführung des FM-Systems Buisy müssen sämtliche Flächen der RUB erfasst werden. Diese Aufgabe stellt die CAD-Abteilung vor eine besondere Herausforderung. In den vergangenen Jahren wurden etwa 95 Prozent der Gebäude der RUB mit AutoCad gezeichnet. Das Problem bestand nun darin, eine Verknüpfung der AutoCad Pläne mit der Raumdatenbank zu erstellen. Zu diesem Zweck wurde uns das Tool cad2fm der Fa. DeltaCad zur Verfügung gestellt. Mit diesem Tool können Räume, die eine eindeutige Raumnummer haben und von einem Polygon umgrenzt sind, automatisch erkannt werden. Die erkannten Räume werden von dem AutoCad Aufsatz FM2000 übernommen und mit der Raumdatenbank von Buisy verbunden. Daten, wie die Fläche von Räumen, werden vom AutoCad ermittelt und von FM2000 automatisch in die Raumdatenbank geschrieben. Die benötigten Polygone mussten mit viel Personaleinsatz um sämtliche Flächen gezogen werden. Weiterhin fanden interne wie auch externe Schulungen für die Mitarbeiter der CAD-Abteilung statt. Nach zusätzlichen Experimenten und intensiven Gesprächen mit FM2000 Experten der Firmen conject und Deltacad haben wir einen praktikablen Weg zur Übernahme der Daten aus dem AutoCad Pläne ins Buisy gefunden. Dazu mussten Vereinbarungen getroffen werden, dass z.b. die Attribute Raumnummer, Umfang und Fläche der Klasse Raum nur über AutoCad mit FM2000 und nicht über das Raumprogramm geändert werden dürfen. Daher wurden die 7/62

8 genannten Attribute für nicht CAD Anwender gesperrt. Weiterhin wurde zur optimalen Verarbeitung und zum leichtern Datenaustausch mit dem BLB und anderen Planungsbüros eine einheitliche Layerstruktur festgelegt. Eine einschneidende Veränderung für die CAD-Abteilung ist, dass die Raumpläne, nachdem sie in BuiSy eingebunden sind nur noch mit AutoCad in Kombination mit FM2000 bearbeitet werden können. Die weitere Verarbeitung von Grundrissplänen, wie Änderung der Fläche, der Raumnummer oder des Grundrisses eines Raumes, kann nicht mehr mit dem herkömmlichen AutoCad erfolgt. Auch Layer können nicht ohne weiteres hinzugefügt werden. Daher ist es wichtig durch den Besuch von Informationsveranstaltungen oder Schulungen den intensiven Kontakt zur Firma DeltaCad, die FM2000 programmiert und vertreibt, aufrecht zu erhalten. Im Endstadium werden ca. 500 Grundrisspläne mit rund Räumen/Flächen angebunden sein. Der Sachstand der Erfassung bzw. Kontrolle ist in der beigefügten Anlage 1: Evaluierung der Flächen und Räume dargestellt. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Gebäudetechnik, Flächen- und Raummanagement und CAD-Abteilung ist für die Erhebung und Erhaltung ständig aktueller Daten und Pläne zwingend erforderlich. Parallel zu der Verwaltung der Raumdaten werden Daten aus dem technischen Bereich FM-mäßig erfasst, d.h. Sicherheitsschränke, Digestorien und Kopierer werden graphisch in den CAD-Grundrissen abgebildet und mit den entsprechenden technischen Merkmalen in der Datenbank hinterlegt. Über Reporte bzw. Tabellen können die Daten abgerufen und ausgewertet werden. 4.2 Raumverwaltung In Zeiten knapper Ressourcen und einer vorgesehenen Flächenverdichtung im Rahmen der Hochschulstandortentwicklungsplanung ist eine Flächenverwaltung für 86 Gebäude und einer Gesamtfläche von zur Zeit m² ohne ein Facility- Managementsystem (FMS) nicht vorstellbar. Die logische Konsequenz war die Ablösung der zum damaligen Zeitpunkt eingesetzten Eigenentwicklung für die Raumverwaltung durch das FMS BuiSy der Firma conject (vormals agiplan Technosoft). Insbesondere die Verbindung der Raumdatenbank mit einer graphischen Oberfläche soll es ermöglichen, dass die Basis-Raumdaten fehlerfrei erfasst werden können. Basisraumdaten: Gebäude Etage Raum-Nr. QM-Fläche Das System soll nur Räume enthalten, die auch im CAD-Grundriss vorhanden sind. Durch diese Verknüpfung ist eine 100%-ige Flächenerfassung gewährleistet. Basis- Raumdaten in der Datenbank können nur über eine entsprechende Änderung des Grundrisses aufgenommen oder korrigiert werden. 8/62

9 Die weiteren erfassten Raumparameter wie Flächenart, Belegung, LDS-Daten, Liegenschaft, Reinigungsdaten etc. können dagegen fehlerhaft sein und müssen über entsprechende Tabellen / Reporte kontrolliert und gepflegt werden. Wird beispielsweise die eine Belegung definierende Ordnungsnummer, die in einem anderen Basissystem gepflegt wird, ungültig, können diese Räume in einer Tabelle aufgelistet und einem anderen Nutzer zugewiesen werden. Ein weiteres Ziel war die Einbeziehung der Reinigungsflächen in das FMS. Die reinigungsrelevanten Daten (Leistungskennzahl, Intervall etc.) sollen hier gepflegt werden. Änderungen werden monatlich über eine Schnittstelle dem PQS-System und somit den Reinigungsdienstleistern mitgeteilt. Parallel hierzu wurde die Firma Service Control mit der Optimierung der Unterhaltsreinigung (Intervalle und Leistungskennzahlen) beauftragt. Der Aufbau der Datenbank, die Berücksichtigung der optimierten Reinigungsparameter und die Schnittstelle zur Service Control-Software PQS (Permanente Qualitätssicherung) stellten eine weitere Herausforderung dar. Arbeitsschritte Damit das Flächen- und Raummanagement aufgebaut werden konnte, mussten im Wesentlichen folgende Zwischenschritte durchgeführt werden: Übernahme der Raumdaten aus der alten RUB-Datenbank in die BuiSy- Datenbank (Dezernat 6) Vervollständigung und Aufbereitung der CAD-Grundrisspläne (Dezernat 5, CAD-Abteilung) Erfassung der zu reinigenden Fläche bzw. der Bodenart in den Etagen- Grundrissen (Dezernat 5, Hausmeister) Eingabe der erfassten Reinigungsdaten aus den Grundrissplänen, wie z.b. Bodenart, Reinigungsintervall und Leistungskennzahl in die Service-Control- Datenbank (Fa. Service Control) Synchronisierung der Service-Control-Datenbank mit der RUB-Datenbank und Übernahme in die BuiSy-Datenbank (Dezernat 6) Polygonisierung der Räume in sämtlichen CAD-Grundrissen (Dezernat 5, CAD-Abteilung) Verknüpfung der Räume in der BuiSy-Datenbank mit den polygonisierten Räumen in den CAD-Grundrissen (Dezernat 5, CAD-Abteilung) Kontrolle und Löschung doppelter bzw. nicht verknüpfter Räume in der BuiSy- Datenbank (Dezernat 5, CAD-Abteilung und Raummanagement) Kontrolle und Pflege der Reinigungsdaten (Dezernat 5, Gebäudeverwaltung / Reinigung) Kontrolle und Pflege der weiteren Raumparameter, wie Flächenart, LDS- Daten, Belegung (Ordnungsnummer), Belegungsanteil in Prozent etc. (Dezernat 5, Raummanagement bzw. Herr Hampel) Validitätsprüfung der Raumzuordnung gemäß Ordnungsnummer in Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Bereich (Dezernat 5, Raummanagement) Entwicklung eines intranetbasierten Rauminformations-Systems zur Information der Nutzer über die ihnen zugeordneten Flächen incl. Pflegedienst (Entwicklung Dezernat 6, Nutzerverwaltung Dezernat 5) 9/62

10 Aufbau eines Reportwesens zur Analyse und Pflege des Flächenbestandes Dezernate 5 + 6) Aufbau von diversen Schnittstellen zu Basissystemen (Ordnungsnummern, HISCOB) bzw. anderen Informations-Systemen wie z.b. SuperX (Dezernat 6) Eine graphische Übersicht des geplanten Ablaufs für die Portierung des Raumbuchs nach BuiSy findet sich in Anlage 2: Projektplan Produktivschaltung. Gegenüber dem dort dargestellten Zeitplan konnte eine um 3 Monate vorgezogene Produktivschaltung erreicht werden, da die Anbindung der CAD-Pläne (Punkt 15 im Plan) erheblich schneller durchgeführt wurde als vorgesehen. Erfassungsstand Die Erfassung der Flächen, d.h. die Verknüpfung der Räume der Datenbank mit den Räumen in den Grundrissen ist zu 95% abgeschlossen. Lediglich einige Gebäude in den Außenbereichen wurden nur pauschal erfasst. Zum Stichtag ist eine Gesamtfläche von m² und einer Hauptnutzfläche von m² verteilt auf 86 Gebäude im FMS enthalten (siehe Anlage 3: Gebäudeübersicht nach Flächenarten). Hiervon sind rund 95% direkt mit einem der zur Zeit 443 CAD-Grundrisspläne verknüpft. Damit dürfte die RUB zu den größten FMS-Anwendern in Deutschland gehören, die eine graphische Verbindung zur Datenbank eingeführt haben. Aufteilung der Flächenarten der RUB Ohne FF HNF NNF SF VF Summe m² Ohne = in Bearbeitung; noch keine Flächenart zugeordnet FF = Funktionsfläche HNF = Hauptnutzfläche NNF = Nebennutzfläche SF = Sonstige Fläche VF = Verkehrsfläche Insgesamt werden zur Zeit Räume/Flächen und Belegungen (ein Raum kann von mehreren Nutzern anteilig belegt werden) vom FMS verwaltet. Zuständigkeiten Für die Anwendung des BuiSy-Moduls Flächen- und Raummanagement gelten im Dezernat 5 folgende Zuständigkeiten: Sachgebiet Planung, Technische Dokumentation Sachgebietsleiter Zuständigkeiten Herr A. Müller Verwaltung der CAD-Grundrisse; Bereitstellung der DWF-Dateien für FMS; Pflege der Basis-Daten in Zusammenarbeit mit dem Flächen- 10/62

11 Flächen- / Raummanagement Grundstücks- und Gebäudeverwaltung; Reinigung; Hausverwaltung; Mietangelegenheiten Herr Erlkamp Herr Geldmann Herr Hammes /Raummanagement; Aufnahme techn. Gewerke in den CAD- Grundriss; Administration Erfassung, Verwaltung und Auswertung (Tabellen/Reporte) der erfassten / nicht erfassten Flächen bzw. weiteren Raumdaten (außer: Reinigungsdaten, Mietdaten und Daten des Betriebes), LDS-Meldung, Validitätsprüfung, Rauminfo-System etc. Verwaltung der Reinigungsdaten; Verwaltung der Mietdaten Die Pflege der technischen Raumdaten innerhalb der Abteilung 5.2 ist derzeit noch nicht organisiert. Jeder Bereich ist für die Erfassung / Pflege der Daten im Rahmen seiner Zuständigkeit verantwortlich. Die Projektgruppe hatte nicht den Auftrag, einen optimierten Workflow zu erarbeiten. Tabellen / Reporte Sowohl die Pflege bzw. Kontrolle der Flächen- und Raumdaten, wie auch Auswertungen, werden im FMS in Form von Tabellen und Reporten unterstützt. Tabellen sind eine spezielle Form von Reporten. Es gibt BuiSy-interne Reporte sowie externe Reporte (s. Kapitel 6) Der Unterschied zwischen internen und externen Reporten besteht vor allem darin, dass bei internen Reporten direkt in die Detailansicht des jeweiligen Objektes gesprungen werden kann, um die Detaildaten anzusehen bzw. zu bearbeiten. Externe Reporte können in den wichtigsten Formaten exportiert werden. Die möglichen Reporte sind dem Kapitel 6 zu entnehmen, einige Reporte sind beispielhaft in Anlage 4: Reportbeispiele angefügt. 4.3 Reinigung Eine Verknüpfung der Reinigungsdaten mit einem Raumprogramm existierte in der Vergangenheit nicht. Eine Berücksichtigung reinigungsrelevanter Veränderungen wie z.b. Nutzungsart, Bodenbelagsart, Umbaumaßnahmen fanden deshalb nicht oder nur ansatzweise statt. Reinigungsbedarf und Reinigungsleistungen waren somit nicht immer identisch. Mit der Entscheidung, den Bereich Reinigung mit BuiSy-Unterstützung durchzuführen, verbindet sich das Ziel, Reinigungsleistung, -umfang und -kosten zu optimieren. Für die BuiSy unterstützte Klasse Reinigung werden u.a. die Attribute Nutzungsgruppe, Nutzung, Intervall, Periode, Leistungskennzahl und ein Bemerkungsfeld für Nutzerspezifische Wünsche genutzt. 11/62

12 4.4 Miete An der Ruhr-Universität Bochum sind zur Zeit 47 Räume an externe Nutzer vermietet. Die vermieteten Flächen waren in der Vergangenheit nur in einer Excel- Tabelle erfasst. Diese war in keiner Weise mit dem Raumprogramm verknüpft. Die Aufnahme einer Klasse "Mietvertrag" in BuiSy war in sofern sinnvoll, da man hiermit weitere Informationen über die im Raumprogramm verwalteten Räume hat. Ferner bedeutet eine BuiSy gestützte Mietverwaltung eine Arbeitserleichterung, da u.a. die Pflege separat geführter Listen entfällt. Für die Mietverwaltung sind u.a. die Attribute Mietzins pro m², Mietstatus = (angemietet, vermietet), Vertragslaufzeit mir der,automatik: wenn Vertragsende überschritten: Beziehungen löschen erforderlich. Mittelfristig ist eine Hinterlegung der Mietverträge als Word-Dokument angedacht. 4.5 Schließanlagen Die Ruhr-Universität Bochum verfügt über eine Vielzahl von unterschiedlichen Schlüsseln und Schließanlagen. Zur Zeit findet keine EDV-unterstützte Schlüsselverwaltung statt; Transparenz über die vorhandenen Anlagen besteht somit nur ansatzweise. In der Vergangenheit ist es deshalb wiederholt zu Doppelbestellungen gekommen. Eine Verknüpfung mit BuiSy wurde bisher allerdings dennoch verworfen, da die entsprechende Klasse nicht den von der Ruhr-Universität Bochum geforderten Standards entspricht. Langfristig ist allerdings eine Verknüpfung angedacht. 4.6 Liegenschaften Im Eigentum des Landes NRW befinden sich Grundstücke in einer Größenordnung von 3,5 Mio. m² die von der RUB verwaltet werden. Unterteilen lässt sich diese Fläche in drei Hauptnutzungsarten: 1) unmittelbar der Universität als Sonderbaufläche zugewiesenes Gelände 2) landwirtschaftl. Pachtgrundstücke, 75 ha, 3) Forstflächen, 101 ha. Ferner wurde unabhängig von der Flächennutzung auf Teilen des universitären Geländes ein ca. 280 ha großer Eigenjagdbezirk eingerichtet. Die Aufnahme der Klasse "Liegenschaften" mit den Attributen Gemarkung, Flur, Flurstück, Grundbuch, Blatt, Grundstücksnummer, Flächengröße, Nutzungsart, Pachtverhältnis etc. und Verknüpfung mit einer entsprechenden Liegenschaftskarte wäre sinnvoll. In Anbetracht der Tatsache, dass zahlreiche Liegenschaftsaufgaben wie Verkauf von Grundstücken mittlerweile durch den Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW übernommen wurden und die Einpflege und Verknüpfung dieser Daten sehr arbeitsintensiv ist, wird von dem Konzept Liegenschaften Abstand genommen. Langfristig ist ferner mit einer weiteren Reduzierung der Grundstücke im Bereich der RUB zu rechnen. 12/62

13 5 Dezentraler Einsatz des Raumbuchs Die folgenden Abschnitte beschreiben die Anforderungen an ein Raum- Informationssystem für die Fakultäten der RUB, über das die jeweiligen Zuordnungen von Räumen überprüft und gegebenenfalls Änderungsanträge an den Bereich Raum- Management des Dezernats 5 eingereicht werden können 5.1 Die Anforderungen Das System BuiSy wurde als Instrument der Verwaltung zur Pflege des Raumbuchs an der RUB eingeführt. Enthalten sind alle relevanten Raumdaten der Räume der RUB, außerdem basiert es auf den CAD-Plänen aller Gebäude. Darüber hinaus besteht die Anforderung, den Fakultäten der Ruhr-Universität einen Einblick in die Daten der ihnen zugeordneten Räume zu geben, außerdem sollten die CAD-Pläne der Gebäudeetagen zum Ausdruck bereitgehalten werden. Eine weitere Anforderung ist es zu gewährleisten, dass jeder Benutzer nur die ihm zugeordneten Räume sieht, dazu ist eine auf die Bedürfnisse der RUB angepasste Benutzerverwaltung notwendig. Die Steuerung erfolgt hierbei über die Ordnungsnummern. Ein Benutzer bekommt seine Ordnungsnummern zugeordnet, er darf dann alle Räume sehen, die aus diesen Ordnungsnummern bezahlt werden. Das System BuiSy stellt zwar ein eigenes Onlinesystem zur Verfügung, aber eine Benutzerverwaltung ist nicht enthalten, d.h. jeder Benutzer darf alle Räume, Mieten und Mieter sehen. Daher konnte dieses System an der RUB nicht eingesetzt werden. Deshalb wurden in 2003/2004 das Rauminformations-System und die zugehörige Benutzerverwaltung entwickelt, die im Folgenden beschrieben werden. 5.2 Die technische Umsetzung Das Raum-Infosystem ist in PHP geschrieben und läuft auf einem Apache- Webserver. Um die Daten im BuiSy zu schützen, greift es nicht auf die Originaldatenbank zu, sondern auf eine separate Datenbank, auf welche die benötigten Daten nachts automatisch übertragen werden Auf dem Webserver werden ebenfalls die Etagenpläne der CAD-Abteilung abgelegt, diese liegen im benutzerfreundlichen PDF-Format vor. Der Benutzer greift auf das System über seinen Webbrowser zu. Das hat den Vorteil, dass jegliche Installation beim Benutzer entfällt, außerdem stehen die Browser auf allen Betriebsystemen zur Verfügung. Die Verbindung wird dabei durch das SSL- Protokoll abgesichert, da beim Start der Applikation die LoginID und das Passwort über das Netz übertragen werden. 13/62

14 5.3 Die Zugriffsrechte Die Benutzerverwaltung ist ein separates Programm, das im Dezernat 5 bedient wird. Wenn jemand Zugriff auf das Raum-Informationssystem haben möchte, so muss er das auf der Startseite bereitliegende Antragsformular ausfüllen und an das Dez. 5 schicken. Im Wesentlichen sind dort die persönlichen Daten des Bedieners (Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und Telefonnummer) einzutragen. Der Benutzer bekommt dann eine LoginID und ein Erstpasswort zugeteilt. Die Verwaltung dieser Daten liegt im RubiKS des Rechenzentrums der RUB. Das hat den Vorteil, dass die Anwender dieselben Zugangsdaten für mehrere Anwendungen haben, d.h. wenn der Benutzer z.b. schon für das Haushaltsinformationssystem zugelassen ist, kann er sich mit derselben LoginID auch im Rauminformations- System anmelden, er muss sich nicht für jede Anwendung ein neues Passwort merken (SingleSignOn). Das System checkt beim Einloggen die Kombination aus LoginID und Passwort, dann wird nachgeschaut, ob der Benutzer in der Bedienerverwaltung eingetragen ist und welche Ordnungsnummern ihm zugeordnet sind. Dann wird für ihn eine eigene Sicht auf die Datenbank (View) generiert, um sicherzustellen, dass er wirklich auch nur seine Daten sehen kann. 6 Reports Reports werden sowohl direkt von BuiSy zur Verfügung gestellt als auch über ein externes Reporting-Tool. Die BuiSy-internen Reports sind von den Möglichkeiten stark eingeschränkt und bieten insbesondere nur sehr mangelhafte Export- Funktionalitäten. Sie dienen im wesentlichen der direkten Arbeitsunterstützung, da sie die Möglichkeit bieten, per Mausklick direkt in die Detailansicht einer Klasse (Raum, Etage, Gebäude, ) zu gelangen und hier Änderungen vorzunehmen. So gibt es Reports über fehlende Belegungszuordnung, fehlende Reinigungsparameter und ähnliches. Die externen Reports sind mit Crystal Reports 9 erstellt. Da BuiSy keine Möglichkeit bietet, diese Reports selber anzuzeigen (und von Crystal Reports kein Anzeigprogramm mitgeliefert wird), wurde eine Applikation zur komfortablen Auflistung der verfügbaren Reports sowie der Anzeige der Reports entwickelt. Diese Applikation kann direkt aus BuiSy heraus per Knopfdruck gestartet werden. Sie erlaubt neben der Auswertung des aktuellen Datenbestands auch eine Sicherung von bestimmten Auswertungszeitpunkten. Hierzu wird der jeweilige Report zusammen mit den entsprechenden Daten in einer bestimmten, vorgegebenen Struktur abgelegt und kann von hier jederzeit (mit diesen alten Daten) wieder aufgerufen werden. Einige Reports sind beispielhaft in der Anlage 4: Reportbeispiele dargestellt. 14/62

15 7 Schnittstellen Im Folgenden werden die zu BuiSy eingerichteten Import- und Export- Schnittstellen dargestellt. Importiert werden die RUB-Ordnungsnummer, Exporte werden für das Raum-Infosystem, die LDS-Jahresmeldung, das Kostenrechnungssystem HISCOB, das Führungs-Infosystem SuperX und das Reinigungs-Infosystem des Reinigungs- Dienstleisters zur Verfügung gestellt. Alle Exportschnittstellen wurden vom Dezernat 6 entwickelt, die Importschnittstelle wurde in Zusammenarbeit mit der Firma Conject erstellt. Die folgende Graphik gibt einen Überblick über die bereitgestellten Datenbank- Schnittstellen im Kontext der IT-Landschaft der RUB: 15/62

16 7.1 Ordnungsnummern BuiSy Die Ordnungsnummern (ON) der RUB und der medizinischen Einrichtungen der RUB werden aus ihren Datenbanken jede Nacht exportiert. Es wurden absichtlich keine direkten Zugriffe benutzt, um keine Abhängigkeiten zwischen den Datenbanken zu schaffen. Jede Nacht wird der aktuelle und komplette Bestand der Ordnungsnummern exportiert. In BuiSy werden diese Daten eingelesen. Sollten Ordnungsnummern erloschen sein, so haben die Bediener von BuiSy die Möglichkeit, eine Tabelle aufzurufen, die ihnen alle Räume zeigt, deren zugeordnete Ordnungsnummer nicht mehr existiert. GK CHAR(1) 1=RUB, 2=MEDIZIN ON CHAR(8) Ordnungsnummer Aktiv CHAR(1) L=Löschen, J=Aktiv, N=Inaktiv Kname CHAR(10) Kurzname Dname CHAR(25) Druckname Lname1 CHAR(50) Langname erster Teil Lname2 CHAR(50) Langname zweiter Teil Gültig_Ab Date Startdatum, muss gefüllt sein Gültig_Bis Date Ablaufdatum Geändert CHAR(1) J=Geändert seit dem letzten Export N=unverändert Umgewidmet_In CHAR(8) z.b > SVARel CHAR(1) Darf in SVA benutzt werden (J/N) COBRel CHAR(1) Darf in COB/Raumprogramm benutzt werden (J/N) HHRel CHAR(1) Darf im Haushalt benutzt werden (J/N) BuiSyRel CHAR(1) Darf in BuiSy verwendet werden (J/N) Es wird täglich eine Datei erstellt, Name der Datei JJJJMMTT.txt Es werden immer alle Ordnungsnummern exportiert, auch deaktivierte Dateityp ist Ascii-Delimited, Trennzeichen ist, der senkrechte Strich Nach dem Export werden die ON mit Aktiv= L physikalisch in der Datenbank gelöscht. Es gibt Überschneidungen in den ON zwischen Medizin und RUB, deshalb wird die GK mitgeliefert. Normalerweise beginnen die ON der Medizin mit einer 8, die der RUB mit 5,6,7, oder 9. Leider gibt es Ausnahmen, insbesondere existieren einzelne ON doppelt in der RUB und der Medizin. Das Feld Geändert wird auf J gesetzt sobald eine Änderung an der Ordnungsnummer durchgeführt wurde. Es wird beim nächtlichen Export auf N zurückgesetzt. 7.2 BuiSy Raum-Informationssystem Jede Nacht werden aus BuiSy die Raumdaten und die Zuordnung der Räume zu den Ordnungsnummern exportiert. Diese Daten werden dann im Raumbuch-Info 16/62

17 eingelesen. Da das Raumbuch-Info ein reines Anzeigeprogramm ist, werden dort alle Raumdaten und ihre Zuordnungen vor dem Import gelöscht. Weiterhin werden aus der CAD-Abteilung des Dez. 5 die Raumpläne als PDF- Dokumente bereitgestellt. Diese können im Raumbuch-Info angezeigt und ausgedruckt werden. Aus BuiSy werden folgende Tabellen exportiert: Grflist: Zuordnung einer Ebene zu einer PDF-Datei Ebenen-ID Integer Verbindung zu Raumlist.unl Dateiname String Name der PDF-Datei bellist.unl: Zuordnung eines Raumes zu Ordnungsnummern Raum-Id Integer Verbindung zu raumlist.unl Ordnungsnummer char(8) Ordnungsnummer Anteil real Zu wie viel Prozent gehört dieser Raum zur ON? raumlist.unl: Liste aller Räume Raum-Id Integer Verbindung zu bellist.unl Gebäude Char(40) Gebäude Ebene Char(4) Ebene Ebene-Sort Char(10) Ebene in sortierfähiger Form Raumnr Char(6) Raumnummer Raumnr-Sort Char(10) Raumnummer in sortierfähiger Form Fläche real Fläche in qm RNA Char(3) Raumnutzungsart Nummer RNA Bezeichnung Char(40) Raumnutzungsart Bezeichnung Flächenart Char(3) (HNF, NNF,...) Kategorie Char Mietkategorie (A-I) Liegenschaft Char(6) RUB oder RUBMED Kurzbezeichnung Bodenbelag Char Art des Bodenbelags Ebenen-ID Integer Verbindung zu Grflist.unl 7.3 BuiSy LDS Die für die amtliche Statistik des Landesamtes für Datenverarbeitung und Statistik (LDS) erforderliche Raumdaten-Jahresmeldung wird als ASCII-Datei bereitgestellt. Das Exportprogramm, das auf dem Citrix-Server installiert wurde, wird bei Bedarf gestartet und erzeugt die entsprechende Datei. 17/62

18 7.4 BuiSy HISCOB Raumdaten werden nach HISCOB über ASCII-Dateien importiert. Das Exportprogramm, das auf dem Citrix-Server installiert wurde, wird bei Bedarf gestartet und erzeugt die entsprechende Datei, die dann nach HISCOB die Raumdaten liefert. Da HISCOB keine Option für den automatisierten Datenimport bietet, wird der anschließende Import der ASCII-Dateien entsprechend explizit angestoßen. Der Bereich Kostenrechnung hat also die Möglichkeit, die Daten genau dann zu importieren, wenn sie gebraucht werden. Aus BuiSy werden folgende Daten exportiert: Hochschulnummer gem. HstatG. Datum und Zeit der Exporterstellung ID des Gebäudes Etage Raumnummer Unbewertete Hauptnutzfläche (HNF) Minderungsanteil gem. Nutzungstauglichkeit Minderungsanteil gem. Kapazitätswirksamtkeit Raumnutzungsart (RNA) Raumnutzende Instanz Kostenstelle Qualitätskennzeichen Kostenträger Mit Hilfe einer in COB befindlichen Zuordnungsvorschrift werden die RNA-Nummern zu Kostenflächenarten und Nutzungsarten gem. DIN 227 gruppiert. Ein je Kostenflächenart bzw. Nutzungsart in HISCOB hinterlegter Quadratmeterpreis geht gemeinsam mit dem Flächenanteil und dem Qualitätskennzeichen in die Mietberechnung je Kostenstelle ein. 7.5 BuiSy SuperX / Joolap Nach SuperX und Joolap werden die Raumdaten jede Nacht exportiert. Beide Systeme benutzen für Abfragen dieselbe Datenbank. Ein Skript auf dem BuiSy- Server erzeugt die Dateien mit denraumdaten und kopiert sie per ssh zum SuperX- Server. Danach werden die SuperX- und Joolap-Tabellen automatisch aktualisiert. Es werden folgende Daten importiert: Gebäudedaten: Gebäudegruppe, Gebäudenummer, Bezeichnung, Adresse, Baujahr, Besitzverhältnisse, Gebäudeart, Kürzel. Geschossdaten: Gebäudenummer, Geschossnummer, Beschreibung. Raumnutzungsarten: Raumnutzungsart, Beschreibung, Flächenart in COB, Flächenart. Stammdaten: 18/62

19 Gebäudenummer, Geschossnummer, Raumnummer, Fläche, Raumnutzungsart, Flächenart, Nutzer, Nutzungsanteil, Liegenschaft, Vermietungsinformationen. Momentan stehen folgende Abfragen zur Verfügung: Detailübersicht: Räume einer Institution oder eines Gebäudes mit Raumnutzungsart und Geschoß-/Raumnummer. Detailübersicht mit Miete: w. o. jedoch mit Miete. Flächenarten für Gebäude: Übersicht über Haupt- bzw. Nebennutzflächen und Verkehrsflächen eines Gebäudes ausgewertet nach den Raumnutzungsarten. Flächenarten für Institutionen: Übersicht über Haupt- bzw. Nebennutzflächen, Verkehrsflächen, Funktionsflächen einer Institution ausgewertet nach den Raumnutzungsarten 7.6 BuiSy PQS Für die Schnittstelle von BuiSy zum System PQS der Firma Service Control (SC) wurde ein eigener Server beschafft. Dies war notwendig, da die zentrale Datenbank, über die der Abgleich mit den Reinigungsdienstleistern durchgeführt wird, bei der Fa. SC angesiedelt ist und deshalb ein regelmäßiger externer Kontakt notwendig ist. Täglich wird aus BuiSy ein Export erzeugt, der dann auf diesen Server überspielt wird. Dort findet ein Abgleich mit den bei SC gespeicherten Daten statt. Die Differenzdaten werden dann an SC übermittelt und so die Abgleichdatenbank aktualisiert. Aus der zentralen DB werden dann die Daten der Dienstleiter aktualisiert. Es wurde festgelegt, dass BuiSy das datenliefernde System sein soll und alle reinigungsrelevanten Parameter in BuiSy erfasst und gepflegt werden sollen. 19/62

20 8 Anlagen 8.1 Anlage 1: Evaluierung der Flächen und Räume 20/62

21 NICHT ANGEBUNDEN STEMPEL NICHT VERSCHOBEN KEINE 1. KONTROLLE durch Raummanagement KEINE 2. KONTROLLE durch Raummanagement Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement Bibliothek des Ruhrgebietes Bibliothek des Ruhrgebietes 1. OG JA JA 2. OG JA JA EG JA JA KG JA JA ZWG JA JA Botanischer Garten Anzuchtgewächshaus Ergänzungsfläche Biologiegewächshaus Ergänzungsfläche Bot. Garten - Betriebsgebäude Dach EG Bot. Garten - Chinesischer Garten 0 Bot. Garten - Freiflächen 0 1 Bot. Garten - Gewächshäuser Dach Farn-/Moosgewächshaus Ergänzungsfläche Savannenhaus Ergänzungsfläche Tropenhaus Ergänzungsfläche Forum AM - Audi Max 0 JA JA JA JA 00 JA JA JA JA 1 JA JA JA JA 2 JA JA JA JA 3 JA JA JA JA Dach JA JA JA JA FNO - Forum-Nord-Ost 0 JA JA JA JA 00 JA JA JA JA 01 JA JA JA JA 02 JA JA JA JA Forumsplatz Ergänzungsfläche HZO - Hörsaalzentrum Ost JA JA JA JA x JA JA JA JA JA JA JA JA x JA JA JA JA KZS - Kurzzeitsport 04,5 05 Mensa Ergänzungsfläche Mensa Querforum West EG OG MZ - Musisches Zentrum 0 JA JA 01 JA JA Stempel Layouts 1/10

22 Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement 1 JA JA 2 JA JA 3 JA JA SH - Studierendenhaus 0 JA JA 1 JA JA 2 JA JA UB - Bibliothek 0 JA JA 01 JA JA 01,5 JA JA 02 JA JA 1 JA JA 2 JA JA 3 JA JA 4 JA JA 5 JA JA 6 JA JA 7 JA JA UV - Verwaltung 0 JA JA JA 01 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA Dach JA JA JA Verkehrsbauwerk/Ansaugwerk EG Ergänzungsfläche Geisteswissenschaften Bootshalle Gibraltar EG JA JA OG JA JA GA 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA 7 JA JA JA 8 JA JA JA 9 Dach JA JA JA GABF 02 JA JA 03 JA JA 04 JA JA 05 JA JA 06 JA JA Dach JA JA GAFO 02 JA JA JA 03 JA JA JA Stempel Layouts 2/10

23 Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA Dach JA JA GB 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA 7 JA JA JA 8 JA JA JA 9 Dach JA JA JA GBCF 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA Dach JA JA GC 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA 7 JA JA JA 8 JA JA JA 9 Dach JA JA JA GCFW 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA Dach JA JA Medizin /Hegel-Archiv-Bauteil 1 1. OG JA JA 2. OG JA JA Dach JA JA Fundament JA JA KG JA JA Situation Kunst EG JA JA Stempel Layouts 3/10

24 Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement KG JA JA Sportanlagen Markstr JA JA Sportmedizin -Bauteil 4 Dach JA JA EG JA JA Fundament JA JA KG JA JA Ingenieurwissenschaften Feuertechnische Anlagen EG JA JA Hallen Lottental Dach JA JA EG JA JA KG JA JA OG JA JA IA 0 JA JA JA 01 JA JA JA 02 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA Dach JA JA JA IAFO 01 JA JA JA 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA Dach JA JA IAN 0 JA JA JA 01 JA JA JA 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 1 JA JA JA IB 01 JA JA JA 02 JA JA JA 03 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA Dach JA JA JA IBN 0 JA JA JA 01 JA JA JA 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA IC 02 JA JA JA x 03 JA JA JA Stempel Layouts 4/10

25 Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement 04 JA JA JA 05 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA Dach JA JA JA ICFO 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA Dach JA JA ICFW 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA Dach JA JA ICN 01 JA JA JA 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA Dach JA JA Sonderversuchshalle 0 JA JA 01 JA JA 02 JA JA 03 JA JA 1 JA JA Versuchsanlage Lehrst. Wasserwirtschaft EG JA JA Medizin MA 0 JA JA JA JA 01 JA JA JA JA 02 JA JA JA JA 03 JA JA JA JA 1 JA JA JA JA 2 JA JA JA JA 3 JA JA JA JA 4 JA JA JA JA x 5 JA JA JA JA 6 JA JA JA JA 7 JA JA JA JA 8 JA JA JA JA MABF 0 JA JA JA JA 01 JA JA JA JA 02 JA JA JA JA Dach JA JA JA JA MAFO 0 JA JA JA JA 01 JA JA JA JA 02 JA JA JA JA Stempel Layouts 5/10

26 Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement Dach JA JA JA JA Malakowturm, Markstr. 258a 0 JA JA 1 JA JA 2 JA JA 3 JA JA 4 JA JA 5 JA JA 6 JA JA 7 JA JA Tierhaltung Medizin JA JA ZKF - Zentrum für klinische Forschung 0 JA JA 01 JA JA 02 JA JA 1 JA JA 2 JA JA Ergänzungsfläche Naturwissenschaften NA 01 JA JA JA 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA 7 JA JA JA 8 JA JA JA 9 nicht angebunden Dach NABF 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA Dach JA JA NAFOF 01 JA JA 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA x 05 JA JA JA 06 JA JA JA NB 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA Stempel Layouts 6/10

27 Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement 06 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA 7 JA JA JA 8 JA JA JA 9 nicht angebunden NBCF 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA Dach JA JA NC 02 JA JA JA 03 JA JA JA Polygone Cafeteria kontrollieren 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA 7 JA JA JA 8 JA JA JA Dach JA JA JA NCDF 02 JA JA JA 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA JA 07 JA JA Dach JA JA ND 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA JA 1 JA JA JA 2 JA JA JA 3 JA JA JA 4 JA JA JA 5 JA JA JA 6 JA JA JA 7 JA JA JA 8 JA JA JA Stempel Layouts 7/10

28 Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement Dach JA JA JA NDEF 03 JA JA JA 04 JA JA JA 05 JA JA JA 06 JA JA JA 07 JA JA NI/NT 03 JA JA JA x 04 JA JA JA x 05 JA JA JA Fehler beim speichern! x 06 JA JA JA x 07 Räume / Flur nicht angebunden x NSZ - N-Süd-Zoologie DG JA JA EG KG Oase Oase, Buscheyplatz 3 Sonstige Gebäude Dienstwohnungen Dienstwohnung Im Lottental 61 Ergänzungsfläche Dienstwohnung Im Lottental 63 Ergänzungsfläche Dienstwohnung Im Lottental 65 Ergänzungsfläche Dienstwohnung Im Lottental 67 Ergänzungsfläche Dienstwohnung Overbergstr. 21 EG x KG x OG x Dienstwohnung Overbergstr. 23 EG x KG x OG x Dienstwohnung Overbergstr. 25 EG x KG x OG x Dienstwohnung Overbergstr. 27 EG x KG x OG x Drittnutzer Fachhochschule Bochum HBZ - Hochschulbibliothekszentrum Kitag - Kindertagesstätte Zentrum für Neuinformatik Gebäude für technische Versorgung x Chemieabwasserpumpstation EG KG x Dach x Gasübergabestation am TZ Trinkwasserübergabestation TZ - Energiezentrale 0 JA JA Raum / Flur nicht angebunden x 01 JA JA Räume nicht angebunden x 1 JA JA Raum / Flur nicht angebunden x Dach JA x Versorgungskanal Wärmeübergabestation VEW Stempel Layouts 8/10

29 Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement IBZ IBZ Backhaus EG JA JA OG JA JA IBZ Durchgangsscheune 1. OG JA JA EG JA JA IBZ Hof Beckmann 1. OG JA JA EG JA JA KG JA JA IBZ Remise EG JA JA IBZ Scheune EG JA JA Errormeldung Fehlercode: FMT IBZ Speicher IBZ Wohnhaus 1. OG EG KG Zentrale Gebäude Euro-Eck 1.OG EG KG Garagen Lottental Gebäude im Lottental 42 Ergänzungsfläche Gutsverwaltung Haus Liborihof Ergänzungsfläche Gästehaus der Uni Ergänzungsfläche Haus der Nationen 1. OG JA JA 2. OG JA JA DG JA JA Flur nicht angebunden, keine Raumnummer da EG JA Errormeldung Fehlercode: FMT KG JA JA HDF - Haus der Freunde EG x KG x Parkhaus West E0 Nord E0 Süd E01 Nord E1 Nord E1 Süd E2 Nord E2 Süd E3 Nord E3 Süd E4 Nord UHW - Uni-Hochaus-West 01. OG 02. OG 03.OG 04.OG 05.OG 06.OG 07.OG 08.OG 09.OG 10.OG Stempel Layouts 9/10

30 Stand: Gebäude Etage angebunden Stempel 1. Kontrolle 2. Kontrolle Bemerkungen verschoben Raummanagement Raummanagement 11.OG 12.OG 13.OG EG KG Umweltagentur GmbH Dach EG Ergänzungsfläche OG WBZ - Weiterbildungszentrum 1. OG JA JA DG JA JA EG JA JA KG JA JA Stempel Layouts 10/10

31 8.2 Anlage 2: Projektplan Produktivschaltung 31/62

32 Produktivschaltung Raumbuch Nr. Vorgang Vorgangsname Dauer Anfang Ende Wer Notizen 1 Raumbestandserhebung 115 Tage? Di Mo Raumverwaltun (Gröne) Zuordnung der OrdNummern/Lehreinhe sowie LDS-Daten Qtl, Qtl, Qtl, Qtl, 2004 Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun 2 Grundvorbereitung der CAD-Pläne für die Datenübernahme nach FM2000 und Anbindung an FM Tage? Di Mo CAD-Bereich (Müller) Polygonzüge anpassen, Raumnummern kontrollieren 3 RUB-Raumprogramm: Gebäude und Ebenen kontrollieren und ergänzen 4 Übergabe der überarbeiteten Raumdaten (Excel) von SC an RUB-Raumverwaltung 31,5 Tage Mi Tage? Mi Do Fr Raumverwaltun (Gröne) Service Control Falls noch Etagen fehlen sollten, wird dies bei der Zuordnung der CAD-Pläne zu den Ebenen in BuiSy auffallen und kann dabei behoben werden. siehe Übergabe der von SC überarbeiteten CAD-Pläne an das CAD-Büro 33 Tage Mi Fr Gröne 6 Aufnahme der SC-Änderungen an den CAD-Plänen in den CAD-Datenbestand und Anbindung an FM PQS -> RP Kontinuierlicher Import der PQS-Daten in das RUB-Raumprogramm 7 Wochen Mo Tage Do Fr Do CAD-Bereich (Müller) IT-Unterstützung (Nagel) Datenfelder, die ins RUB-RP importiert werden:... 8 Schulung RP 2 Std. Do Do Raumverwaltun (Gröne) 9 Grunderfassung der Raumdaten in das RUB-Raumprogramm 63 Tage? Mi Mo Raumverwaltun (Gröne) zu erfassende Daten ~ Klasse Raum in BuiSy 10 RP -> BuiSy 1. Export der RUB-Raumdaten und Import in BuiSY 11 Schulung BuiSy wg. Erfassung der CAD-Pläne 12 Problem: Anbindung der Pläne an Etagen funktioniert nicht 2 Tage Do Tag? Mo Tag Di Mo Di Di IT-Unterstützung (Nagel) IT-Unterstützung (Nagel);Hampel IT-Unterstützu (Nagel) Ergebnis: alle Gebäude- und Ebenenstrukturen stehen in BuiSy zur Verfügung Verknüpfung von CAD-Plänen mit Ebenen in BuiSy, Pfad festlegen beim Anbindeneines AutoCAD-Plans an BuiSy erfolgt eine Fehlermeldung und BuiSy stürzt ab Stand: Seite 1/3

33 Produktivschaltung Raumbuch Nr. Vorgang Vorgangsname Dauer Anfang Ende Wer Notizen 13 CAD -> BuiSy (Etagen) 14 RP-BuiSy (Raumdaten) 15 CAD-Pläne -> BuiSy (Räume) Anbindung der CAD-Etagen-Pläne an Etagen in BuiSy Kontinuierlicher Datentransfer der Raumdaten aus RP nach BuiSy Einbindung der CAD-Pläne mit FM2000 in die BuiSy-DB 4 Tage Di Tage Mo Wochen Mo Mo Mi Mo Raumverwaltun (Gröne) IT-Unterstützung (Nagel) CAD-Bereich (Müller) KEINE Anbindung der Räume, nur Verknüpfung der Etagen mit den Erleichterung der Planeinbindung mit CAD2FM, wenn Raumnummern Die Raum-Nummern in BuiSy werden über das CAD-Büro angelegt 3. Qtl, Qtl, Qtl, Qtl, 2004 Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun 16 Generierung von Fehlerlisten / Abgleich Raumlisten 3 Tage Mo Do IT-Unterstützung (Nagel) Geprüft werden müssen zwei Fälle: Abarbeitung der Fehlerlisten / Korrekturen in RP 1 Woche Do Do CAD-Bereich (Müller);Raumve (Gröne) 18 RP -> BuiSy Letzter Export der Daten aus dem RUB-PR und Import in BuiSy 2 Tage? Do Mo IT-Unterstützung (Nagel) 19 Konfiguration BuiSy: Schulungen und Einrichten der Benutzer 8 Tage? Mo Do Administratorschulung BuiSy 2 Tage? Mo Mi Gröne;Müller;Na geplant 21 Konfiguration BuiSy (Benutzer einrichten) 1 Woche Mi Mi BuiSy-Administrator 22 Anwender-Schulung Raumbuch 1 Tag? Mi Do Raumverwaltun (Gröne) geplant 23 Raumdatenpflege über RUB-Raumprogramm wird eingestellt 1 Tag? Mo Di Raumverwaltun (Gröne) 24 Inbetriebnahme des BuiSy-Moduls Raumbuch, Raumdatenpflege über Buisy wird aufgenommen 1 Tag? Do Fr CAD-Bereich (Müller);Raumve (Gröne) Stand: Seite 2/3

34 Produktivschaltung Raumbuch 1 Raumbestandserhebung Zuordnung der OrdNummern/Lehreinheiten sowie LDS-Daten Stand: Außenbereiche fehlen noch, da fehlen auch Zeichnungen, ist aber nicht relevant für Auswertungen 2 Grundvorbereitung der CAD-Pläne für die Datenübernahme nach FM2000 und Anbindung an FM2000 Polygonzüge anpassen, Raumnummern kontrollieren 3 RUB-Raumprogramm: Gebäude und Ebenen kontrollieren und ergänzen Falls noch Etagen fehlen sollten, wird dies bei der Zuordnung der CAD-Pläne zu den Ebenen in BuiSy auffallen und kann dabei behoben werden. siehe Kontinuierlicher Import der PQS-Daten in das RUB-Raumprogramm Datenfelder, die ins RUB-RP importiert werden: Ergebnis: Struktur von Gebäuden und Ebenen steht fest und ist erst nach der Produktivschaltung änderbar. 9 Grunderfassung der Raumdaten in das RUB-Raumprogramm zu erfassende Daten ~ Klasse Raum in BuiSy Export der RUB-Raumdaten und Import in BuiSY Ergebnis: alle Gebäude- und Ebenenstrukturen stehen in BuiSy zur Verfügung 11 Schulung BuiSy wg. Erfassung der CAD-Pläne Verknüpfung von CAD-Plänen mit Ebenen in BuiSy, Pfad festlegen 12 Problem: Anbindung der Pläne an Etagen funktioniert nicht beim Anbindeneines AutoCAD-Plans an BuiSy erfolgt eine Fehlermeldung und BuiSy stürzt ab 13 Anbindung der CAD-Etagen-Pläne an Etagen in BuiSy KEINE Anbindung der Räume, nur Verknüpfung der Etagen mit den Zeichnungen 14 Kontinuierlicher Datentransfer der Raumdaten aus RP nach BuiSy Erleichterung der Planeinbindung mit CAD2FM, wenn Raumnummern (Räume) bereits in BuiSy definiert sind (Minimierung der Fehlerliste) 15 Einbindung der CAD-Pläne mit FM2000 in die BuiSy-DB Die Raum-Nummern in BuiSy werden über das CAD-Büro angelegt 16 Generierung von Fehlerlisten / Abgleich Raumlisten Geprüft werden müssen zwei Fälle: Raum ist im Plan, aber nicht in DB: -> automatisch bei Anbindung der Pläne, Raum wird von CAD in DB erzeugt Raum in DB, aber nicht im Plan: gesonderter Test nach Abschluss der Plananbindung notwendig, Bearbeitung dieser Fehler von Hand durch RV 20 Administratorschulung BuiSy geplant 22 Anwender-Schulung Raumbuch geplant Stand: Seite 3/3

35 8.3 Anlage 3: Gebäudeübersicht nach Flächenarten Legende: (Ohne) FF HNF NNF SF VF Flächen, die neu vom CAD-Büro erfasst (polygonisiert) wurden und denen noch keine Flächenart (z.b. HNF) zugeordnet wurde Funktionsfläche Hauptnutzfläche Nebennutzfläche Sonstige Fläche; Ergänzung für Flächen in nicht allseits umschlossenen Räumen (z.b. Loggia SH 1/204, Atrium 0/4 Sporthallen Markstraße) Verkehrsfläche 35/62

36 Bibliothek des Ruhrgebietes Bibliothek des Ruhrgebietes 471,38 39, ,52 93,39 482, ,19 Botanischer Garten Anzuchtgewächshaus 1.623,70 377, ,19 Biologiegewächshaus 536,63 98,98 635,61 Bot. Garten - Betriebsgebäude 86,55 956,21 29,34 341, ,21 Farn-/Moosgewächshaus 35,84 35,84 Savannenhaus 572,44 572,44 Tropenhaus 900,19 19,86 920,05 Forum AM - Audi Max 445, , , , ,22 FNO - Forum-Nord-Ost 38, ,67 70,77 607, ,79 Forumsplatz 292,45 439,28 731,73 HZO - Hörsaalzentrum Ost 8, , , , , ,04 KZS - Kurzzeitsport 44,90 969,99 304,63 205, ,49 Mensa , , , ,14 MZ - Musisches Zentrum 20, , ,28 374, , ,61 SH - Studierendenhaus 74,39 50, ,84 152,01 52, , ,64 UB - Bibliothek 367, , ,17 241, , ,82 UV - Verwaltung 21,11 135, ,72 313, , ,18 Verkehrsbauwerk / Ansaugbauwerk 486,08 900, ,08 Geisteswissenschaften Bootshalle Gibraltar 1.158, ,65 GA 1.671, ,80 950, , ,25 GABF 848, ,36 203, , ,70 RUB - Technischer Hochschulbetrieb Abteilung Kaufm. Gebäudemanagement Az: 207/03 Stand: Umfang: 5 Seiten Datei: GebGruppe-Geb-FlArt.rpt (ohne) FF HNF NNF SF VF Summe Gebäude

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