Arbeitsgenehmigungen Online Auftraggeber. Ziele des Projekts

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1 Migratinsamt Arbeitsgenehmigungen Online Eine Case Study über das Prjekt e-wrkpermits Auftraggeber Ziele des Prjekts Amt für Wirtschaft und Arbeit des Kantns Zürich, Bereich, Dr. Stephan Kux und Migratinsamt des Kantns Zürich, Walter Steiger In mehreren Untersuchungen aus dem Jahren über die Standrtqualitäten des Kantns Zürich ergab sich immer wieder, dass vr allem der schwere Zugang zum Schweizer Arbeitsmarkt und damit die erschwerte Rekrutierung vn internatinalen Spezialisten als Nachteil für die Attraktivität des Standrts Zürich gewertet wurden. Zu diesem Zeitpunkt waren zwar die gesetzlichen Rahmenbedingungen in Richtung eines erleichterten Persnenverkehrs zwischen der Schweiz und der EU (der Hauptregin für ausländische Mitarbeitende) schn geschaffen, aber die Umsetzung dieser Gesetze in die perative Verwaltung war nch nicht vllzgen. Ziel und Inhalt des Prjekts war, diese perative Umsetzung zu realisieren und damit den lebenden Beweis für die Öffnung des Schweizer Arbeitsmarkts zu schaffen und dieses Eintrittshemmnis zu eliminieren. Weitere Ziele waren die Befreiung des Verfahrens vn Unterschriften der persönlichem Erscheinen, eine drastische Verkürzung der Durchlaufzeiten, die Eliminierung vn Medienbrüchen und schliesslich die Schaffung eines mdernen und ffenen Images für den Standrt. e-wrkpermits sllte auf flgende vier Bereiche setzen: Stufe 1 - Infrmatin: allgemeine Infrmatin zum Thema Arbeitsbewilligungen Stufe 2 - Interaktin: Kntaktmöglichkeiten über das Internet, Dwnladmöglichkeiten z.b. Gebührenblätter Stufe 3 - Transfrmatin: nline Gesuchserfassung, Status Tracking, selbständiges Verwalten der Gesuchsdaten und Meldungen über Verlängerungen Stufe 4 - Knvergenz: Selbstdeklaratin durch qualifizierte Benutzer und selbständiges Management der Kntingente

2 Migratinsamt Ablauf des Prjekts In der Initiierungsphase wurden zunächst alle Verwaltungsvrschriften und die zugrunde liegenden Gesetze überarbeitet und die Änderungen vm Regierungsrat verabschiedet, um damit die Vraussetzungen für einen elektrnische Antragstellung und Bewilligung, nämlich die Befreiung vn Unterschriften der das persönliche Erscheinen des Antragstellers, zu schaffen. Nachdem diese Vraussetzungen gegeben waren, wurde in einer Vrstudie evaluiert, welche rganisatrischen Abläufe geändert werden müssten und welche Anfrderungen an eine zu schaffende Applikatin zu stellen waren. Neben einer Arbeitserlaubnis benötigen ausländische Arbeitnehmer auch eine Aufenthaltserlaubnis, die vm Migratinsamt ausgestellt wird. Für die Auftraggeber war klar, dass nur ein integrierter Przess, an dessen Ende beide Genehmigungen erteilt würden, echten Kundennutzen schaffen würde. Beide Ämter mussten als ihre jeweiligen Abläufe synchrnisieren und unterbrechungsfrei rganisieren. Mit diesen rganisatrischen Vrbereitungen knnte ein Pflichtenheft erstellt und eine Ausschreibung durchgeführt werden. Zu diesem Zeitpunkt wurde get(it)dne erstmals in das Prjekt berufen und erstellte ein Gutachten zum Pflichtenheft. Die Ergebnisse dieses Gutachtens betrafen hauptsächliche prjektrganisatrische Dinge wie die Definitin des Phasenmdells, die Prjektmanagement Methde, die Prjektrganisatin etc. und wurden in das Pflichtenheft eingearbeitet, bevr dieses zur Ausschreibung verwendet wurde. Auf die Ausschreibung gingen ca. 30 Angebte ein, die in einem dreiteiligen Evaluatinsverfahren bewertet wurden. Ein Teil der Evaluatin bestand aus einem Kriterienkatalg, der hauptsächliche frmale und strukturelle Kriterien zur Prüfung einsetzte und vn einer externen Beratungsfirma übernmmen wurde. Der zweite Teil war die Analyse der Angebte nach fachlichen Gesichtspunkten und qualitativen Merkmalen, der vn get(it)dne ausgeführt wurde. Der dritte Teil waren wirtschaftliche Kriterien und der Gesamteindruck und wurde vm Auftraggeber selbst wahrgenmmen. Aus diesen drei Betrachtungen wurde das in allen Punkten beste Angebt ermittelt und angenmmen. Zu diesem Zeitpunkt trat die Firma Icntel AG aus Zürich in das Prjekt ein zusammen mit einer internatinalen Beratungsfirma. Icntel übernahm die Realisierung und die Beratungsfirma das Prjektmanagement. get(it)dne überwachte sämtliche Prjektaktivitäten und trat als Vertreter des Auftraggebers und als Cntrller auf. Der erste Schritt zur Umsetzung bestand aus einer umfassenden Knzeptinsphase, an deren Ende eine Spezifikatin alle legalen, rganisatrischen und technischen Aspekte der zukünftigen Lösung beschrieb. Die Spezifikatin wurde anhand der e-trust Nrm CWA geprüft und ergänzt, um die legalen, rganisatrischen und sicherheitstechnischen Festlegungen dem eurpäischen Standard anzupassen.

3 Migratinsamt Betriebsphase Die auf Sicherheitsmanagement und e-business Geschäftsprzesse spezialisierte Eur Prject Office AG führte diese Prüfung anhand einer umfassenden Risikanalyse durch. Dies führte zu verschiedenen Anpassungen. Die get(it)dne führte eine Überprüfung im Hinblick auf die Zielerreichung des Prjekts durch. Die Spezifikatin wurde in der Flge ergänzt und angepasst und zur Realisierung frei gegeben. Die Realisierung fand wie geplant über mehrere Previews bzw. Prttypen statt und lieferte in regelmässigen Abständen anfassbare und überprüfbare Ergebnisse. S knnte vermieden werden, dass das Prjekt eine technisch bedingte Eigendynamik entwickelt. Die Zwischenergebnisse erlaubten die kntinuierliche Überprüfungen des Erreichten gegen die ursprünglichen Ziele. Die Realisierung knnte mit geringer Verzögerung gegenüber dem ursprünglichen Zeitplan abgeschlssen werden. Die sehr intensive Testphase wurde vn get(it)dne gesteuert. Neben den üblichen Applikatins- und Lasttests wurden vn der Eur Prject Office AG intensive Security- und Intrusinstests durchgeführt, um die zu Prjektbeginn definierten, den hhen Ansprüchen der Kunden an Sicherheit und Vertraulichkeit zu überprüfen. Nach erflgreicher Einarbeitung der Testfeedbacks wurde e-wrkpermits schliesslich im Februar 2003 durch Icntel nline geschaltet. Für die Planung des Betriebs vn e-wrkpermits wurden mehrere Teilprjekte aufgesetzt: Die Organisatin der Betrieblichen Abläufe in der Verantwrtung des AWA/MA, technischer Betrieb und Weiterentwicklung in der Verantwrtung vn Icntel, Risikmanagement, Security und Datenschutz in der Verantwrtung vn Eur Prject Office Krdinatin und Prjektmanagement des Betriebs im ganzen, Vermarktung und PR in der Verantwrtung vn get(it)dne. Mit dieser Prjektrganisatin wurde sichergestellt, dass der Betrieb in einer transparenten Struktur gemanagt wird und dass nicht die bei vielen IT Prjekten auftretende Lücke im Anschluss an die anstrengende Realisierungsphase auftritt. Das Betriebsteam trifft sich seit Betriebsbeginn einmal im Mnat und plant, beschliesst und krdiniert den weiteren Ausbau vn ewp. Flgende Ausbaustufen und Ziele wurden seit Betriebsbeginn erflgreich realisiert: Ein Usabilitytest mit der auf diesen Bereich spezialisierten ergnmie & technlgie GmbH zur Optimierung des Frmulars und des Infrmatinsprtals. Das Mdul für qualifizierte Kunden, mit dem Grssunternehmen aus dem Kantn nach einer Vereinbarung mit dem AWA und entspr. Schulungen ihre Bescheide für ihre ausländischen Mitarbeitenden selbst bis zur Genehmigungsreife bearbeiten können und damit innerhalb vn 3 Sekunden nach dem vllständigen Ausfüllen des Frmulars ihre Genehmigung erhalten.

4 Migratinsamt Der Erflg vn e-wrkpermits Die nächsten Schritte Eine zentrale Scan Statin zur Digitalisierung der vn einigen Antragstellern auf Papier eingereichten zusätzlichen Unterlagen. Ein Prviderwechsel zur erfahrenen und im Hsting vn sicherheitsrelevanten Auftritten erprbten Aspectra AG, um die Vraussetzungen für ein Audit nach dem CWA zu erlangen. Ein umfassendes Audit durch e-cmtrust nach dem CEN Wrkshp Agreement CWA und in der Flge die Erreichung des "e-trust" Zertifikates als erste e-gvernment Site weltweit. Der derzeitige Höhepunkt: Die Meldung beim "Best f Swiss Web" Wettbewerb und ein sechster Platz in der Publikumswertung zum "Master f Swiss Web" und der Sieg in der Kategrie "Public Affairs" als beste Behördenwebsite der Schweiz im Jahr Die Userzahlen steigen seit dem Launch kntinuierlich an und liegen derzeit bei ca eindeutigen Besuchern im Mnat. Bereits kurz nach Betriebsbeginn lag der Anteil der nline eingereichten Gesuche bei knapp 10%. Aktuell (Stand 05/2004) liegt er bei 33%. Das Ziel für Ende 2004 sind 40%. Die Durchlaufzeit und damit die Wartezeit vn der Antragstellung bis zur Genehmigung wurde vn 4-6 Wchen verkürzt auf 2 Tage für nrmale Antragsteller und 3 Sekunden für qualifizierte Benutzer. Als Standrtargument leistete ewp hervrragende Dienste bei der Ansiedlung mehrerer grsser Unternehmen, die in ihren Standrtevaluatinen jeweils die restriktiven Arbeitsmarktverhältnisse als Nachteil identifiziert hatten. Unter anderem knnte Ggle durch e-wrkpemits davn überzeugt werden, dass diese restriktiven Bedingungen der Vergangenheit angehören und kein Hemmnis für die Ansiedlung mehr sind. Internatinaler Wettbewerb Wir wllen uns mit e-wrkpermits dem internatinalen Vergleich stellen und in einem eurpäischen Wettbewerb melden Weiterer Ausbau Die Öffnung des Schweizer Arbeitsmarkts flgt einem Stufenplan. Im Juni '04 entfällt der Inländervrrang für Arbeitskräfte aus der EU. Eine Arbeitserlaubnis ist dann für diesen Persnenkreis nicht mehr erfrderlich, sndern nur nch eine Meldung und die Aufenthaltsgenehmigung des Migratinsamts. e-wrkpermits wird ab Juni diese Vereinfachung unterstützen. Technische Features Die Antragstellung vn einem PDA aus wird derzeit im Team diskutiert. Die Antragstellung bzw. Statusmeldungen via SMS als Visin verflgt.

5 Migratinsamt Technische Infrmatinen e-wrkpermits basiert auf der Ltus Dmin - Plattfrm, auf welcher die Web-Services, der Wrkflw und die verschiedenen Agents betrieben werden. Das Ltus-Dmin-Hsting und die Sicherheitsinfrastruktur sind im Service Level Agreement des Betreibers umschrieben. Wesentliche Merkmale: Hardware-Anfrderungen: NT-Server, Betriebssystem Windws 2000 Sftware-Anfrderungen: Ltus Ntes, MS Wrd 2000, ODBC Schnittstelle zum Buchhaltungssystem, Adbe Acrbat, Cristal Reprts (Auswertungen für interne Arbeitsplätze) Sicherheit: Virusschutz für Attachments, SSL, laufend überwachte Firewall, Zutrittssicherung zum Serverraum Backup: täglicher und wöchentlicher Datenbackup Verfügbarkeit: 7*24 Stunden, laufende Überwachung Benutzerverwaltung: Die Benutzer mit ihren Rllen und Rechten werden in Ltus Dmin verwaltet, wbei zwischen den internen Benutzern (Sachbearbeiter, Administratren) und externen Benutzern unterschieden wird. Ltus Dmin Agents: Vm System werden autmatisch s versandt. Dies betrifft die Passwörter, die Erinnerung an ausstehende Dkumente, die Mitteilungen über Statusänderungen vn Gesuchen. Archivierung: Der Archivierungsprzess erflgt nach vrdefinierten Regeln autmatisch durch den Ltus Ntes-Agenten.

6 Migratinsamt Sicherheit Die Anwendung enthält vertrauliche Persnendaten und ist swhl über das Internet als auch über das Intranet zugänglich. Ein zentraler Erflgsfaktr für den erflgreichen Betrieb vn e-wrkpermits bilden deshalb extrem hhe Sicherheitsvrkehrungen. e-wrkpermits basiert auf einem mehrstufigen Sicherheitsknzept, das für das besndere Einsatzgebiet massgeschneidert ist. Das Fundament bildet die technische Systemknfiguratin mit einer demilitarisierte Zne (DMZ). Damit ist unter anderem sichergestellt, dass die externen Benutzer nur auf Daten in der DMZ zugreifen können. Zusätzliche Sicherheitsvrkehrungen betreffen die Applikatin und den technischen und rganisatrischen Bereich. Sicherheitsvrkehrungen in der Applikatin sind u.a.: Versand vn Passwörtern hne Angabe des Benutzernamens Anfrderung an eine minimalen Passwrtlänge Frage/Antwrt bei Registrierung (spätere Identifikatin bei telefnischer Anfrage) Sperrung vn ausgewählten Benutzernamen Eigenes Hchsicherheitsnetz für die Amtsmitarbeitenden Kein Einlggen der Sachbearbeiter des AWA und des MA vn ausserhalb dieses Netzes Technische Sicherheitsvrkehrungen: nach aussen: SSL-Verschlüsselung zwischen Arbeitsplatz-Cmputern der Gesuchsteller und der ewp-applikatin Prüfung aller eingereichten Beilagen auf Viren Autmatischer Lgut für Kunden nach einer gewissen Zeit am Arbeitsplatz der Mitarbeiter im Amt: Laufende Aktualisierung des Virenschutzes auf den Arbeitsplatz- Cmputern Makr-Filterung bei MS Office Autmatischer Lgut nach 60 Minuten Besndere Prüfung vn Web-Gesuchen auf "Echtheit" (Jux- der fiktive Gesuche sind möglich) Druck der Verfügungen und anderer Dkumente auf einem dedizierten Drucker Die Einhaltung höchster Sicherheitsvrkehrungen wurde im April 2004 durch das e-trust Zertifikat bestätigt.

7 Migratinsamt Der Nutzen der eurpäischen Nrm CWA Die Nrm CWA umfasst die flgenden drei Bereiche: 1. Legale Aspekte 2. Geschäftsprzesse 3. Sicherheitsmanagement Sie bietet eine umfassende Checkliste für die Erstellung und den Betrieb einer auf Interaktin, Transfrmatin und Knvergenz rientierten Web Site. Grundsätzlich richtet sie sich an die Betreiber vn e-shps. Die Frage stellte sich, inwiefern die Nrm für eine e-gvernment Applikatin wie e-wrkpermit anwendbar ist. Eine kritische Durchsicht der Nrmfrderungen zeigte aber sehr bald, dass etwas 85% der legalen Anfrderungen hne jede Änderung anwendbar sind, und 100% der Teile Geschäftsprzesse und Sicherheit. Drt w sich privatrechtlich relevante Punkte nicht hne weiteres im Öffentlich-rechtlichen Bereich wiederfinden, waren analge Frderungen mit Leichtigkeit zu identifizieren. S frdert etwa die CWA einen Eintrag im Handelsregister, was sich leicht übersetzen lässt als Eintrag im Staatskalender. Schwieriger ist es, die Amtszugehörigkeit erkennbar zu machen, was besnders im Ausländerrecht eine wichtige Rlle spielt. Unbestreitbar sind effiziente Geschäftsprzesse und effektives Sicherheitsmanagement zentrale Themen, die gerade im e-gvernment keineswegs selbstverständlich sind. Die Nrm erzwingt hier Praktiken, welche dem Erflg der Applikatin dienen. Im Bereich der Arbeitsbewilligungen sind besnders Banken, aber auch High-Tech Firmen, auf hhe Standards der Diskretin angewiesen. Im Falle vn e-wrkpermits war das e-trust Zertifikat eine Vraussetzung für die Beteiligung dieser im Raum Zürich wichtigen Branchen. Auch in diesem Sinne hat das e-trust Zertifikat nach der eurpäischen Nrm CWA einen bedeutenden Anteil am Erflg vn e-wrkpermits.

8 Migratinsamt Adressen für weitere Infrmatinen Amt für Wirtschaft und Arbeit des Kantns Zürich Dr. Stephan Kux der Christph Hug Walchestrasse Zürich Tel Werner Mattes Tel Christian Erzinger Tel Michael Ruhe Tel Thmas Fehlmann Tel Christpher Müller Tel Giuseppe Mazzitta Tel Niklaus Jmfeld Tel Das Betriebsteam wird weiter an dieser Erflgsstry schreiben...

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