Sachbericht Unterstützung eines niedrigschwelligen Beratungssystems für ältere Menschen und ihre Angehörigen / Berlin

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1 Sachbericht Unterstützung eines niedrigschwelligen Beratungssystems für ältere Menschen und ihre Angehörigen / Berlin Vorab möchten wir darüber informieren, dass die im Antrag aufgeführten Koordinierungsstellen Rund ums Alter seit September 2009 in Pflegestützpunkte nach 92c SGB XI umgewandelt wurden und damit in die geschäftsführende Trägerschaft des Landes Berlins übergegangen sind. Das Land Berlin hat die Erfüllung seiner Aufgaben an die Träger der ehemaligen Koordinierungsstellen Rund ums Alter (im Nachfolgenden KST/PSP genannt) delegiert. Somit führt der Verein Albatros e.v. im Zusammenhang mit der Antragstellung auch weiterhin die Rechtsgeschäfte in Kooperation mit der Tochter Albatros ggmbh durch. Die KST/PSP haben sich durch ihr Erfahrungswissen und die kontinuierliche Weiterentwicklung ihres Beratungsangebotes einen festen Platz in der Berliner Altenhilfe- und Pflegelandschaft geschaffen. Innerhalb ihrer Beratungspraxis haben sie einen besonderen Unterstützungsbedarf bei der Personengruppe der älteren Menschen festgestellt, bei denen zwar ein Hilfebedarf vorhanden ist, die aber nicht im Sinne des Pflegeversicherungsgesetzes als schwerpflegebedürftig anerkannt sind (so genannte Pflegestufe 0). Gerade die Personen mit geringen finanziellen Ressourcen sehen häufig keine Möglichkeit, ihren Hilfebedarf zu decken und die notwendige Unterstützung zu erhalten. Gleichzeitig ist die Hemmschwelle, Hilfe oder staatliche Leistungen in Anspruch zu nehmen, insbesondere bei älteren Menschen, hoch. Hiermit gekoppelt ist oftmals ein Informationsdefizit über finanzielle Leistungen und Angebote in der Versorgungslandschaft der Altenhilfe. Durch ein niedrigschwelliges Beratungssystem soll die Zielgruppe in ihrem Recht auf Selbstbestimmung unterstützt, die Lebensqualität verbessert, der zunehmenden Vereinsamung entgegengewirkt und das selbstständige Leben gefördert werden. Das Beratungsangebot zielt darauf ab, ältere Menschen in ihrem Wunsch zu unterstützen, in der eigenen Häuslichkeit zu verbleiben umfassend zu informieren und über die Unterstützungsmöglichkeiten aufzuklären einen Einstieg und Zugang zu Leistungen und Angeboten unterhalb der Pflegebedürftigkeit zu bieten ein auf ihre Bedarfe abgestimmtes Hilfsnetzwerk zu implementieren durch frühzeitige Hilfe Pflegebedürftigkeit zu verhindern oder ihre Entwicklung zu verlangsamen Versorgungslücken zu erkennen und zur Verbesserung des Hilfesystems für diese Zielgruppe beizutragen. Albatros e.v. hat stellvertretend für alle KST/PSP im Land Berlin Fördermittel zur Unterstützung eines niedrigschwelligen Beratungssystem für ältere Menschen und ihre Angehörigen beantragt, verwaltet und zweckgebunden eingesetzt. Ziel der Maßnahme war es, eine speziell auf das Arbeitsgebiet ausgerichtete Software in den KST/PSP einzuführen und diese in der Praxis zu erproben und an diese anzupassen. Mit der Einführung der neuen Software sollte die Beratung effektiver und effizienter gestaltet, ein Analyseinstrument zur Eruierung von Bedarfen und Versorgungslücken geschaffen und die vielfältigen Informationen zusammengefasst werden.

2 Bereits im Vorfeld der Maßnahme wurde eine spezielle Arbeitsgruppe von den KST/PSP implementiert, um die Ansprüche an eine Software aufzulisten und die bisher auf dem Markt vorhandenen Softwareangebote zu ermitteln und zu bewerten. Im Rahmen der Recherche hatte sich das Dokumentationssystem syncase von der Firma synectic software & services GmbH sowohl unter ökonomischen als auch unter qualitativen Aspekten als geeignet herauskristallisiert. Es ist zum einen speziell für Beratung älterer Menschen entwickelt worden. Zum anderen bietet es aufgrund seiner flexiblen Ausgestaltung die besten Vorbedingungen, um die notwendige Anpassung an die Beratungspraxis der KST/PSP zu ermöglichen. Wie in dem Schreiben zur ersten Mittelabforderung dargestellt, haben wir aufgrund eingehender Beratung einen Wechsel des geplanten Anbieters des Terminalservers vornehmen müssen. Grund hierfür war insbesondere das Anliegen der Vermeidung von Absprache- und Schnittstellenproblemen. Als optimale und sinnvolle Lösung hat sich herauskristallisiert, sowohl die Software als auch den Terminalserver aus einer Hand von der Firma synectic software & services GmbH zu erhalten. Aufgrund der damit zusammenhängenden, notwendigen Neuverhandlungen konnte die Maßnahme nicht wie geplant am , sondern erst am starten. Im Rahmen der Maßnahme wurden insgesamt 50 Netzwerklizenzen der Software syncase für die KST/PSP angeschafft. Konkret bedeutete dieses, dass jeder Mitarbeiterin/jedem Mitarbeiter eine Lizenz zur Verfügung steht, um einen permanenten Zugriff auf die Software zu ermöglichen. Dieses ist notwendig, um die Beratungskontinuität zu garantieren und zeitliche Verzögerungen in der Beratungsarbeit auszuschließen. Der Ablauf der Maßnahme hat sich derart gestaltet, dass in einem ersten Schritt in allen Beratungseinrichtungen die technischen Voraussetzungen geschaffen wurden, um die Software auf den vorhandenen Computern installieren zu können. Zeitgleich erfolgte die Anmietung eines Terminalservers in einem Rechenzentrum, um eine beratungsstellenübergreifende Auswertung der gespeicherten Daten zu ermöglichen und kostenintensive Anpassungen der in den KST/PSP vorhandenen EDV-Technik zu vermeiden. Wie schriftlich mitgeteilt, kam es dabei zu einem Wechsel des zunächst geplanten Terminalserveranbieters, um sowohl die Software und die damit verbundenen Dienstleistungen und Anpassungen als auch den Terminserver von einem Unternehmen, der Firma synectic software & services GmbH, zu erhalten. Dieses hatte den Vorteil, mögliche Absprache- und Schnittstellenprobleme im Vorfeld zu vermeiden. Nach der Installation der Software erfolgte in der Einführungsphase eine intensive Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Schulung war Voraussetzung, um den Einstieg in die Nutzung des Dokumentationssystems allen Anwenderinnen und Anwendern zu erleichtern. Bereits während der von der Herstellerfirma durchgeführten Workshops hat sich gezeigt, dass sich die Schulungsbedarfe innerhalb der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr unterschiedlich gestalten. Gerade Personen mit einer gewissen Computerferne benötigten wiederholte Einweisungen, um sich mit der neuen Software vertraut zu machen. Um dieses realisieren und Hemmschwellen bei der Nutzung des Dokumentationssystems abbauen zu können, wurden nach den Workshops Multiplikatorinnen und Multiplikatoren bestimmt, die im Arbeitsalltag ihre Kolleginnen und Kollegen angeleitet und weitergeschult haben. Dieses waren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der KST/PSP, die sich schnell mit der

3 Software vertraut machten und ihr Wissen an ihre Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsalltag weitergeben konnten. Gleichzeitig war die Herstellerfirma Ansprechpartner für Fragen zur Softwarenutzung und bei auftretenden Fehlern im System. Die Schulungen hatten zusätzlich den Effekt, dass die Herstellerfirma erste Änderungswünsche aufnehmen und das System an die Anforderungen und Praxisbedingungen der KST/PSP zeitnah und prozessbegleitend anpassen konnte. Grundlage der fortlaufenden, praxisbezogenen Anpassung während des gesamten Projektzeitraumes war der Aufbau einer Arbeitsgruppe aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der KST/PSP unter Beteiligung der Herstellerfirma, in der aktuelle Fragen zur Nutzung der Software besprochen, Änderungen und Anpassungen vereinbart und gemeinsame Standards und Dokumentationsvorlagen entwickelt wurden. Die Installation einer derartigen Arbeitsgruppe hat sich als sehr sinnvoll erwiesen, um notwendige Abstimmungen gemeinsam und ressourcenorientiert herbeiführen zu können. Gleichzeitig sollten alle KST/PSP an diesem Entwicklungsschritt beteiligt werden, um die Akzeptanz für das neue Dokumentationssystem und ihre weitere Nutzung sicher zu stellen. Bei der Besetzung der Arbeitsgruppe wurde in den KST/PSP darauf geachtet, dass insbesondere die Multiplikatorinnen und Multiplikatoren als Mitglieder benannt wurden, um gewisse Kenntnisse und ein technisches Verständnis voraussetzen zu können. Gerade die Abstimmungsprozesse zu den gewünschten Anpassungen und Veränderungen bei der Software haben sich als sehr zeitintensiv erwiesen. Sie waren abhängig von den zu leistenden Vorarbeiten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, dem begrenzten Kostenrahmen und dem Aushandlungsprozess zwischen den Wünschen und den technischen Umsetzungsmöglichkeiten. Als ein Vorteil hat sich erwiesen, dass nicht alle Anpassungen von der Herstellerfirma vorgenommen werden müssen, sondern diese auch von zusätzlich geschulten Administratorinnen und Administratoren übernommen werden können. Für diese Aufgabe wurden aus dem Pool der KST/PSP spezielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestimmt, die zusätzlich intensiv geschult wurden und im Rahmen der Feinabstimmung und zur Abbildung von Arbeitsprozessen an Workshops mit der Herstellerfirma teilgenommen haben. Neben der Anpassung und Konfiguration des Dokumentationssystems und der Schaffung der notwendigen technischen Voraussetzungen in allen beteiligten Beratungseinrichtungen erfolgte im Bewilligungszeitraum die Programmierung einer Schnittstelle zu der bereits vorhandenen Datenbank Hilfelotse (www.hilfelotseberlin.de). Der Hilfelotse ist eine Datenbank, in der berlinweit alle Hilfs- und Unterstützungsangebote im Bereich Altenhilfe, Gesundheit und Pflege gespeichert sind. Die Daten werden von den KST/PSP recherchiert, eingepflegt und aktualisiert.

4 Die programmierte Verknüpfung zum Hilfelotsen stellt einen großen Vorzug dar, da die gespeicherten Anbieterdaten zu syncase transferiert und so Doppeleingaben in verschiedene Datenbanken vermieden werden können. Das klientenbezogene Hilfenetzwerk wird schneller in syncase erfasst, da die Daten direkt und einmalig in das System übernommen werden und anschließend bei jeder neuen Klienteneingabe zur Verfügung stehen. Langwieriges, wiederholtes Eingeben von Adressen, Ansprechpartnern und Dienstleistungen entfällt. Dies ermöglicht ein effektiveres Arbeiten, eine Zusammenführung der klientenbezogenen Informationen und eine optimierte und strukturierte Weitergabe der Informationen an die Klientinnen und Klienten. Mit dem Dokumentationssystem syncase ist in allen KST/PSP eine detaillierte Erfassung der klientenbezogenen Daten möglich, so dass auch komplexe Beratungen und Case Management-Fälle strukturiert eingegeben und bei Bedarf für die Klientinnen und Klienten visualisiert werden können. Dieses erhöht die Transparenz im Beratungsprozess. Beispielsweise erhalten die Klientinnen und Klienten auf Wunsch schriftlich den gemeinsam erstellten, in der Datenbank verfügbaren Versorgungsplan, damit sie jederzeit die Maßnahmen, Hilfen und Zuständigkeiten nachvollziehen können. Es wurde deutlich, dass gerade ältere Menschen Unterstützung benötigen, damit sie einen Überblick über die vorhandene Dienstleistungsstruktur erhalten und ihre gesetzlich verankerten Möglichkeiten und finanziellen Ansprüche geltend machen können. Gleichzeitig sollen sie aktiv an dem Hilfeplanungsprozess beteiligt werden, um ihr Recht auf Selbstbestimmung umzusetzen und um ihre Mitwirkung zu erhöhen. Auch durch den gemeinsamen Zielfindungsprozess und durch die im Dokumentationssystem dargestellten Ergebnisse und Entwicklungsschritte zwischen den von den Beraterinnen und Beratern vorgeschlagenen und von den Klientinnen

5 und Klienten akzeptierten Maßnahmen kann die Prozesshaftigkeit und die kontinuierliche Einbeziehung nach außen hin transparent visualisiert werden. Während es für Menschen mit anerkannten Ansprüchen aus dem Pflegeversicherungsgesetz einen gesetzlich verankerte Beratungspflicht des Kostenträgers gibt, sind gerade Menschen mit der so genannten Pflegestufe 0 häufig sehr wenig über Hilfen informiert. Insbesondere für die, die einen Hilfebedarf aufweisen gilt es, niedrigschwellig Beratung anzubieten. Hierbei soll auch der zunehmenden Isolierung und Vereinsamung entgegengewirkt werden. Durch ganzheitliche, umfassende Beratung und durch die Aufforderung zur Mitwirkung am Hilfeplanungsprozess wird diese Personengruppe anregt, sich für ihre Belange wieder einzusetzen (Stichwort Empowerment). Ziel ist es, ein auf sie individuell abgestimmtes Hilfenetzwerk aufzubauen und sie damit in ihrem Wunsch zu unterstützen, in ihrer Häuslichkeit zu verbleiben. Durch die Einführung eines klientenbezogenen Dokumentationssystems konnte das niedrigschwellige Beratungssystem für ältere Menschen und ihre Angehörigen optimal unterstützt und gefördert werden. Die schnelle Verfügbarkeit von klientenbezogenen Daten für die zuständigen oder in Vertretung arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter garantiert die Vermeidung von Verzögerungen und Informationslücken, beschleunigt den Informationstransfer und erhöht die Transparenz. Hervorzuheben ist insbesondere die Möglichkeit der beratungsstellenübergreifenden, landesweiten Auswertung des vorhandenen Datenmaterials. Durch die Nutzung eines gemeinsamen Terminalservers sind die gesamten Daten zentral an einer Stelle gespeichert. Dieses ermöglicht einen schnellen Zugriff und eine zeitnahe Analyse und Auswertung. Hierdurch können thematische Schwerpunkte und spezifische Zielgruppen herausgefiltert werden, um sich in der Beratungsarbeit auf neue Entwicklungen und veränderte Schwerpunktsetzungen einstellen zu können. Im Sinne des anwaltschaftlichen Handelns wurde für die KST/PSP ein Instrument geschaffen, um Engpässe und fehlende Angebote in der Versorgung von Menschen unterhalb der Pflegebedürftigkeit und von ihren Angehörigen zu erkennen. Die Software ermöglicht differenzierte statistische Abfragen zu allen erfassten Daten, wobei die Auswertungen auch von jedem KST/PSP selbst vorgenommen werden können. Dies erlaubt das Erstellen individueller, kontextbezogener Abfragen je nach Bedarf, die gezielt in der Öffentlichkeitsarbeit oder Netzwerkarbeit eingesetzt werden können. Ziel ist das Erkennen von Versorgungslücken, die Weitergabe an die Systemebene wie Dienstleistungsanbieter und politisch Verantwortliche und die Verbesserung der Versorgungslandschaft gerade für Menschen, die einen Hilfebedarf unter der Pflegestufe 1 haben. Zusammenfassend ist hervorzuheben, dass durch das Dokumentationssystem syncase

6 die Transparenz im Beratungsprozess für die älteren Menschen und ihre Angehörigen erhöht, der Informationstransfer beschleunigt und gesichert, die Beratung effektiver und effizienter gestaltet und die Möglichkeit differenzierter Evaluationen und Analysen zur Verbesserung der Versorgung von Menschen mit Hilfebedarf geschaffen wurde. Das neue Dokumentationssystem wurde in allen KST/PSP eingesetzt, erprobt und an die Notwendigkeiten der Beratungspraxis angepasst. Der fortwährende Anpassungsund Abstimmungsprozess wird auch nach Ablauf des Bewilligungszeitraumes der Maßnahme weitergeführt. Die gesetzten Ziele wurden erreicht und das Modellprojekt hat bereits während der Projektlaufzeit seine Ausstrahlungswirkung entfaltet. Im Bewilligungszeitraum haben bereits weitere Beratungseinrichtungen aus dem gesamten Bundesgebiet ihr Interesse an der Software bekundet. Die KST/PSP haben ihre Erfahrungen diesen Einrichtungen zur Verfügung gestellt, um sie in ihrer Beratungspraxis zu unterstützen und um einen Beitrag zur Verbesserung der Beratungsqualität für ältere Menschen mit Hilfsbedarf zu leisten. Geplant ist, die Software auch nach Bewilligungsende in den KST/PSP einzusetzen, um eine effektive und effiziente Beratungsarbeit weiterhin zu garantieren. 3. Feststellung der gesamten Kosten

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