docuvita »Zuverlässige Hilfe bei Ablage-Beschwerden*« Dokumentenmanagement mit docuvita compact

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1 »Zuverlässige Hilfe bei Ablage-Beschwerden*«Dokumentenmanagement mit docuvita compact *) für Beratung und Support fragen Sie Ihren docuvita Partner

2 compact»wofür brauche ich ein Dokumentenmanagement- System?«Inhaltsverzeichnis 4 gute Gründe... DMS mit docuvita compact Rechts- & Revisionssicherheit Zugriffsschutz & Datensicherheit Architektur & Zukunftssicherheit Schnittstellen docuvita Partnernetzwerk

3 4 gute Gründe für Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement senkt Verwaltungskosten. Bei dem Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (kurz: DMS) werden Geschäftsunterlagen und relevante Informationen ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt. Dokumente werden so schneller gefunden, Aktenberge schrumpfen, Papierarchive werden überflüssig. Die Verwaltungskosten können deutlich gesenkt werden, so dass sich die Umstellung auf die papierlose Ablage in der Regel bereits innerhalb eines Jahres amortisiert. Dokumentenmanagement optimiert Arbeitsabläufe. Sofort nach der Ablage im System stehen die Dokumente allen (berechtigten) Mitarbeitern zur Verfügung. Eine Mehrfachablage findet nicht mehr statt. Dokumente erreichen in Windeseile ihren Bestimmungsort und können - da sie in elektronischer Form vorliegen - wesentlich effizienter verteilt werden. Dokumentenmanagement verbessert Kundenbeziehungen. Stellen Sie sich vor einer Ihrer Kunden ruft an und hat eine Anmerkung zu einem Schreiben, das er letzte Woche an einen Ihrer Mitarbeiter geschickt hat. Dieser ist allerdings momentan nicht im Haus. Die Frage ist nun: wo ist dieses Schreiben? Mit einem Dokumentenmanagement-System finden Sie das fragliche Dokument innerhalb von Sekunden. Sie können dem Kunden sofort qualifiziert antworten und müssen ihn nicht vertrösten, bis der Mitarbeiter wieder im Haus ist. Das erspart allen Beteiligten Zeit und Nerven. Dokumentenmanagement stärkt Ihre Wettbewerbsposition. Niedrige Verwaltungskosten, optimierte Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens und die bessere Beziehung zu Ihren Kunden sind Faktoren, die die Schlagkraft Ihres Unternehmens im immer schärferen Wettbewerb deutlich verbessern können. Zeiteinsparungen 2

4 compact»docuvita compact: so einfach kann professionelles Dokumentenmanagement sein«dokumentenmanagement mit docuvita compact Maßgebend bei der Entwicklung von docuvita compact war zum einen die Anforderung, ein besonders flexibles und skalierbares System auf der Basis modernster Technologien zu entwickeln. Andererseits sollte das Dokumenten- Management-System möglichst einfach zu bedienen und zu administrieren sein. Bei all diesen Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt haben wir dem Kostenfaktor unser besonderes Augenmerk gewidmet. Niedrige Investitionskosten. Bei der Entwicklung unserer Lösungen verwenden wir wo immer es sinnvoll ist lizenzkostenfrei verfügbare Open-Source-Software. Die dadurch entstehenden Kostenvorteile bei der Entwicklung geben wir an unsere Kunden weiter. Für Sie bedeutet dies außerdem, dass Sie serverseitig komplett auf die kostengünstige Alternative Linux setzen können. Wir können Ihnen so ein leistungsfähiges System zur Verfügung stellen, für dessen Server Sie keinen Cent an Betriebssystemoder Datenbanklizenzen bezahlen müssen. Selbstverständlich kann der docuvita Server auch unter gängigen Microsoft Betriebsystemen zum Einsatz kommen. Niedrige laufende Kosten. Bei der Gestaltung der Benutzeroberfläche von docuvita compact haben wir uns an verbreiteten Applikationen orientiert, um den Benutzern des DMS die Handhabung so einfach wie möglich zu machen. In der Regel benötigen Anwender nur wenige Stunden Schulung, bis sie selbständig mit dem System arbeiten können. Auch die wesentlichen administrativen Funktionen des Systems lassen sich in kürzester Zeit erlernen. Hohe Anpassbarkeit. Bereits im Standard verfügt docuvita compact über eine besonders hohe Anpassbarkeit. Mit wenigen Mausklicks bearbeiten Sie die Ablagestruktur, legen neue Dokumenttypen an oder erweitern bestehende Objekttypen um beschreibende Felder. Dank des modularen Aufbaus können selbst komplexeste Anforderungen abgedeckt werden. Arbeitsmappe zur bequemen Handhabung elektronischer Akten. Diese Funktion bietet den Anwendern eine vertraute Herangehensweise an den Umgang mit dem Dokumentenmanagement-System. Sie können sich virtuelle Akten holen und auf den Schreibtisch legen. Wenn eine Akte nicht mehr benötigt wird, legt sie der Anwender zurück. Der Vorteil gegenüber einem Papierarchiv liegt auf der Hand: Im Gegensatz zum herkömmlichen Aktenordner kann eine virtuelle Akte gleichzeitig bei beliebig vielen Mitarbeitern gleichzeitig auf dem Schreibtisch liegen. Einzig die einzelnen Dokumente können nur jeweils von einem Anwender zur Bearbeitung geöffnet werden. Versuchen weitere Anwender ein Dokument zu bearbeiten, erhalten sie einen entsprechenden Hinweis, können das Dokument allerdings trotzdem in der Vorschau ansehen. 3

5 Rechts- & Revisionssicherheit Suchfunktionen. Um archivierte Dokumente wieder aufzufinden, bietet docuvita compact eine einfache und eine detaillierte Suche, mit deren Hilfe sich gewünschte Dokumente innerhalb kürzester Zeit finden lassen. Die Bedienung der einfachen Suche ist in etwa der einer Internet-Suchmaschine vergleichbar: Sie geben den gewünschten Suchbegriff ein und erhalten alle relevanten Dokumente. Die detaillierte Suche bietet darüber hinaus die Möglichkeit, komplexe Suchbedingungen mit UND/ODER Verknüpfungen zu erstellen. Volltextsuche. Mit der docuvita Volltextsuche erweitern Sie Ihre docuvita compact-installation um die Möglichkeit, den Inhalt aller gespeicherten Dokumente in Sekundenschnelle zu durchsuchen. Der docuvita Volltextindex- Dienst greift dabei auf die im Dokumentenmanagement- System gespeicherten Dokumente zu und legt einen speziell aufbereiteten Suchindex mit den reinen Dokument-Informationen an. Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument ändern oder anlegen, wird dieser Index aktualisiert. Bei der späteren Suche wird nur auf den Index zugegriffen. Da die Volltextinformationen zentral angelegt werden, können die Arbeitsplatz-PCs bei der Suche deutlich entlastet werden. Automatische Versionskontrolle. Verlieren Sie nie mehr den Überblick, wer wann welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat: immer, wenn ein Anwender ein Dokument ändert, wird eine neue Dokumentversion angelegt. Ältere Versionen stehen jederzeit zur Ansicht zur Verfügung, können jedoch nicht mehr verändert werden. Ist docuvita compact ein revisionssicheres Archivsystem? Diese Frage kann nicht einfach mit Ja oder Nein beantwortet werden, denn ein Dokumentenmangement-System kann nicht pauschal als revisionssicher zertifiziert werden. Vielmehr sollte jede Installation eines elektronischen Archivs von einem sachverständigen Dritten - beispielsweise einem Wirtschaftsprüfer - abgenommen werden, wenn steuerlich relevante Dokumente archiviert werden sollen. Hierbei wird die gesamte Implementierung der Lösung betrachtet, wobei nicht nur Soft- und Hardware, sondern auch organisatorische Regelungen berücksichtigt werden. Wie kann ich die Unveränderbarkeit meiner Dokumente nach dem Scannen sicherstellen? Natürlich besteht die Möglichkeit, die Originale in Papierform aufzubewahren und so den Originalitäts- Nachweis zu erbringen. Wenn Sie Ihre Papierdokumente verständlicherweise nicht aufbewahren möchten, können die Dokumentdateien direkt nach dem Scannen auf ein einmal beschreibbares Speichermedium - eine sogenannte WORM - geschrieben werden. Auch diese Möglichkeit besteht mit docuvita compact. Bei der dritten (von den meisten Kunden favorisierten) Methode werden die Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen, was in vielen Fällen die Anschaffung teurer Hardwarekomponenten erspart. Wie funktioniert das mit der elektronischen Signatur genau? Beim Scannen eines Dokuments muss der Anwender eine sogenannte Smartcard, auf der seine Signatur gespeichert ist, in ein Lesegerät einführen und eine PIN-Nummer eingeben. Das zu archivierende Dokument wird in eine PDF-Datei umgewandelt und mit einer eingebetteten elektronischen Signatur versehen. Mit dem kostenlos verfügbaren Adobe Reader kann das Dokument angezeigt und die Signatur überprüft werden. So kann jederzeit der Nachweis über die Echtheit des Dokuments erbracht werden. 4

6 compact Zugriffsschutz- & Datensicherheit Ein Hauptaugenmerk bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems sollte auf den Zugriffsschutz gelegt werden. Nur berechtigte Anwender dürfen in der Lage sein, vertrauliche Dokumente einzusehen, zu bearbeiten und zu löschen. docuvita compact verwendet bei der Vergabe von Zugriffsberechtigungen ein System aus flexiblen Zugriffsregeln, die festlegen, welcher Benutzer auf welche Dokumente zugreifen darf. Das docuvita Sicherheitssystem nimmt dem Anwender somit die Verantwortung für die Vergabe von Zugriffsrechten ab. Der Administrator definiert Zugriffsregeln, die jeweils eine bestimmte Gruppe von Dokumenten umfassen. Zum Beispiel Alle Dokumente oder Alle Belege Diese Regeln werden dann den Benutzergruppen mit den gewünschten Zugriffsrechten zugewiesen. Ein Benutzer hat nur dann Zugriff auf Dokumente, wenn ihm dieser ausdrücklich durch eine Zugriffsregel eingeräumt wird. Versehentlich entstandenen Sicherheitslücken wird so vorgebeugt. Selbstverständlich verfügt docuvita compact über ein System zur Benutzerauthentifizierung. Dabei kann die Verwaltung der Benutzerkonten entweder separat in docuvita compact erfolgen oder an eine bestehende Netzwerk- Benutzerverwaltung wie Active Directory gekoppelt werden. In letzterem Fall muss sich der Anwender nicht mehr separat am DMS anmelden. Statt dessen wird er über das Betriebsystem seines PCs authentifiziert. Standardfunktionen wie Passwort-Mindestlänge oder Passwort-Ablaufintervall runden das Sicherheitspaket von docuvita compact ab. Architektur & Zukunftssicherheit docuvita compact wurde mit einer der modernsten derzeit verfügbaren Plattformtechnologien entwickelt, dem Microsoft.NET- Framework. Sie können sich deshalb sicher sein, dass docuvita compact auch für zuküftige Herausforderungen bestens gerüstet ist. Mit Hilfe der von Novell unterstützten mono- Plattform kann der docuvita Server übrigens auch unter Linux zum Einsatz kommen. Selbstverständlich können Sie docuvita compact auch auf einem Windows-Terminalserver betreiben. Bei docuvita compact handelt es sich um eine Three-Tier-Applikation. Das bedeutet, dass docuvita compact aus drei Applikationsebenen besteht: Der Datenhaltungsebene, der Applikationsserver-Ebene und der Client-Ebene. Die Kommunikation zwischen Applikationsserver und der Client-Ebene erfolgt über einen einzigen TCP/IP-Port, der frei festgelegt werden kann. Der Betrieb des Systems durch Firewalls oder über VPN-Zugänge ist somit problemlos möglich. Damit Ihnen auch zukünftig alle Möglichkeiten offen stehen, legen wir sehr großen Wert auf die Verwendung gängiger Industriestandards. So unterstützen wir Datenbanken wie Microsoft SQL-Server, PostgreSQL und ORACLE und wandeln archivierte Dokumente nicht in ein proprietäres Archivformat um. 5 Durch den durchgehend modularen Aufbau und die Plugin-Architektur kann docuvita compact auch später immer wieder an Ihre Anforderungen angepasst und erweitert werden.

7 Cie l nt Serve r Dat en»die offene und flexible Architektur reduziert den Projektaufwand auf ein absolutes Minimum«Schnittstellen Seine besonderen Stärken spielt docuvita compact aus, wenn Schnittstellen zu anderen Anwendungen geschaffen werden müssen. Denn erst durch die Integration mit anderen Anwendungen lassen sich die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems ausreizen und maximale Rationalisierungspotentiale erzielen. Office-Dokumente. Die direkte Integration mit den Microsoft Office-Applikationen ermöglicht es dem Anwender, seine Dokumente wie gewohnt zu erstellen und direkt im DMS zu speichern. Das ist schnell erlernt und spart Zeit. . Heutzutage sind viele Unternehmensinformationen in - Nachrichten enthalten, die zwar in den jeweiligen Postfächern der Mitarbeiter aufbewahrt werden, jedoch nicht allgemein zugänglich sind. Durch die Integration Ihres E- Mails-Programms können elektronische Nachrichten bequem dort archiviert werden, wo sie hingehören: im zentralen elektronischen Archiv. Papierdokumente. docuvita compact bietet standardmäßig die Möglichkeit, Scanner mit der gängigen TWAIN-Schnittstelle an jedem lokalen PC zu betreiben. würden sie sie kopieren. Die elektronischen Dokumente werden automatisch im DMS für den Anwender bereitgestellt. Automatische Belegarchivierung. Wie archivieren Sie derzeit Ihre ausgehenden Belege? In Papierform? Mit dem docuvita XML- Importprogramm können Sie ausgehenden Belege ab sofort vollautomatisch direkt aus Ihrem Warenwirtschaftssystem im DMS archivieren. Für die Archivierung verwenden wir das platzsparende und universelle PDF-Format. Datenprovider. Die Datenprovider-Schnittstelle ermöglicht den Zugriff auf die Stammdaten aus Ihrem Warenwirtschaftssystem oder CRM. Und das stets aktuell im laufenden Betrieb. Ein Import der Stammdaten oder gar eine Doppelerfassung sind nicht erforderlich. Altdatenübernahme. Mit dem optionalen XML- Importprogramm können Altdaten aus dem Dateisystem auf Wunsch automatisch importiert werden. In Papierform vorliegende Originale können nach dem Scannen durch ein Dienstleistungsunternehmen ebenfalls automatisch in docuvita compact importiert werden. Auch eine Migration der Daten Ihres bestehenden DMS-Systems ist möglich. Wenn Ihr Unternehmen bereits über einen Digitalkopierer verfügt oder eine solche Anschaffung plant, können Sie diesen verwenden, um Dokumente zu digitalisieren und im DMS zu archivieren. Mit der docuvita Netzwerkscanner- Integration können Anwender ihre Dokumente genau so einfach scannen, als Client-Schnittstellen MS Office, Scanner, individuelle Schnittstellen Client-Anwendung MS Windows-Plattform (.NET-Framework) Applikationsserver Windows (.NET) Linux (mono) XML-Importprogramm Massenimport von Daten und Dokumenten Services Löschdienst,Volltextindex Drittanbieter-Software ERP-Systeme, etc Datenaustausch-API ASP.NET Web-Service Datenbank PostgreSQL, MS SQL, Oracle Dateiablage Windows-Freigabe, Linux (Samba) 6

8 »Das Netzwerk voller guter Ideen und kompetenter Partner«docuvita Partnernetzwerk Bei Installation, Beratung und Anpassung unserer Softwarelösungen setzen wir auf ein Netzwerk aus kompetenten Partnern. Durch die regelmäßige Aus- und Weiterbildung der Partner werden wir unserem hohen Qualitätsanspruch gerecht. docuvita Vertriebspartner haben sich auf den Vertrieb unserer Softwarelösungen spezialisiert. Sie arbeiten mit Service- und/oder Lösungspartnern zusammen, die die fachgerechte Implementierung und Betreuung der Software sicherstellen. docuvita Servicepartner werden von uns für die Installation und Konfiguration von docuvita DMS-Lösungen geschult. Sie sind Ihre Ansprechpartner, wenn es um die Beratung, Einführung und anschließende Betreuung eines Dokumentenmanagement- Systems aus dem Hause docuvita geht. docuvita Lösungspartner passen docuvita Softwareprodukte durch individuelle Erweiterungen und Schnittstellen optimal an die Bedürfnisse ihrer Kunden an. Hierfür entwickeln sie Datenprovider zu bestehenden Systemen und erweitern die docuvita compact Clientapplikation um zusätzliche Funktionen. So können selbst sehr individuelle Lösungen realisiert werden. Weitere Informationen über die Möglichkeiten einer Partnerschaft finden Sie unter: Überreicht von: docuvita - Grunow & Lenuweit GbR Kelkheimer Str. 25, Bad Soden (06196) info@docuvita.de

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