Make-Buy-Use-Compose (MBUC)

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1 Make-Buy-Use-Compose (MBUC) Vorhaben Fuhrpark- und Geräteverwaltung KVR- BD_ITV_001 MBUC_FuGeV_1.1.odt Version: V1.1 Datum: Status: final Erstellt von: Robert Jasny Robert Wicke (KVR-BD) Review: Günter Raab am_fachkonz_v.ott V1.1 Vorlage wurde erstellt von D-III-GB3

2 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 2 von 14 Änderungsnachweis Datum Erstellt von Version Aktivität Robert Jasny 0.1 Neuerstellung Robert Jasny 0.2 Update nach SAP-Meeting Robert Jasny 0.3 Update Make-Schätzung Robert Wicke 0.4 Review-Änderungen in Kapitel 3.1, 4.1, Robert Jasny 0.5 Änderungen RW eingearbeitet Robert Jasny 0.6 Kap Robert Jasny 0.7 Review-Version Robert Jasny 0.8 Review-Kommentare RW eingearbeitet Robert Wicke 0.9 Review-Kommentare von Günter Raab eingearbeitet (Kapitel 3.2, Punkt 2) Robert Jasny 1.0 Abbildung in Kap. 4.3 hinzugefügt, Finale Version für LK Robert Jasny 1.1 Aktualisierung mit neuen Zahlen bzgl. Betriebskosten

3 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 3 von 14 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Management Summary Entscheidungsgrundlagen Organisatorische Randbedingungen und Risiken Technische Randbedingungen und Risiken Analyse der Ist-Systeme Marktbetrachtung Betrachtete Lösungsalternativen BUY - Kauf/Vergabe einer Branchensoftware (empfohlene Lösung) Vorteile Nachteile MAKE - Individualentwicklung Vorteile Nachteile COMPOSE - Customization auf Basis von Standard SAP PM/MM Vorteile Nachteile Gegenüberstellung der Lösungsalternativen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Anlagen...14

4 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 4 von 14 1 Einleitung Dieses Dokument enthält mögliche Umsetzungsalternativen für das Vorhaben Fuhrpark- und Geräteverwaltung sowie eine Empfehlung zur Umsetzung. Ziel dieses Dokuments ist es, dem Lenkungskreis eine Abwägung der verschiedenen Lösungsalternativen zu ermöglichen und eine Entscheidung für die empfohlene Alternative zu erlangen. 2 Management Summary Im Rahmen der MBUC-Empfehlung wurden 3 Lösungsalternativen betrachtet: 1. BUY : Kauf/Vergabe einer Branchensoftware 2. MAKE : Eigenentwicklung auf Basis der Standard-Web-Architektur 3. COMPOSE : Eigenentwicklung/Customization auf Basis von Standard SAP PM/MM Die Alternative BUY wurde in einer Best Case und in einer Worst Case Variante berechnet. Bei der Variante Best Case wurde von Seiten der Betriebskosten ein strategiekonformes, Limux-fähiges Produkt angesetzt, bei der Variante Worst Case ein Windows-Produkt im Terminal-Server-Betrieb. Für alle 4 Fälle wurde eine WiBe der Stufe 1 durchgeführt (siehe Anhänge E bis H). Zusätzlich wurde zur Beurteilung der Alternativen ein Kriterienkatalog mit 12 fachlichen, strategischen, betrieblichen und monetären Aspekten erstellt und im Rahmen einer Nutzwertanalyse (Kapitel 5) ausgewertet. 1. BUY - Kauf/Vergabe einer Branchensoftware 2. MAKE - Eigenentwicklung durch 3. COMPOSE - Customization auf Basis von Standard SAP PM/MM Varianten Es wird empfohlen eine Branchensoftware zu kaufen (Alternative Buy). Die WiBe-Berechnung hat ergeben, dass der Kauf einer Standardsoftware selbst im Worst Case (Kauf einer Windows-Software mit Betrieb auf Terminal Server) die wirtschaftlichste der drei betrachten Alternativen darstellt. Die von der KVR-BD geforderte Anforderung an die Hochverfügbarkeit kann ebenfalls erfüllt werden, da eine Kauflösung von und bei der Branddirektion betrieben werden kann. Empfohlene Variante Erstellung der Vergabeunterlagen Nächste Schritte 3 Entscheidungsgrundlagen 3.1 Organisatorische Randbedingungen und Risiken Die Branddirektion ist eine Hauptabteilung des KVR mit eigenem dika. Im Verantwortungsbereich der KVR-BD befindet sich auch die integrierte Leitstelle (ILSt), die technisch aber nicht vom dika sondern von einer anderen Organisationseinheit betreut wird. Die ILSt ist im Rahmen von MIT-KonkreT als Sonderbereich definiert und unterliegt damit offiziell nicht dem stadtweiten Anforderungsmanagement-Prozess.

5 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 5 von 14 Die besondere Tätigkeit der Branddirektion erfordert eine Verfügbarkeit der einsatzrelevanten IT-Systeme über 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr (24x365 Verfügbarkeit). Für die einsatzrelevanten Systeme wird diese Anforderung derzeit durch die Branddirektion selbst im eigenem Rechenzentrum mit eigenem Personal erfüllt. Nahezu alle Anwendungen der Branddirektion sind als einsatzrelevant eingestuft und werden nicht an übergeben. Betriebsübergaben an sind deshalb nur in sehr geringem Umfang erfolgt. Die Rolle von bei der Erstellung/Beschaffung eines Verfahrens das aber nicht in der Verantwortung von betrieben werden soll ist im Rahmen der stadtweiten Prozesse unklar. 3.2 Technische Randbedingungen und Risiken Mit ELDIS3 wird derzeit eine neue Leitstelle geplant. Im Rahmen dessen sind Änderungen in der Netzwerktopologie zu erwarten, z.b. der Zusammenschluss des Verwaltungsnetzes und des Leitstellen-Netzes oder der Trennung der gesamten Branddirektion vom städtischen Backbone. Nachdem es sich bei der FuGeV um ein einsatzrelevantes System handelt und eine endgültige Klärung bezüglich des Sonderbereiches frühestens in 2015 erfolgen wird soll auch die FuGeV im Verantwortungsbereich der Branddirektion betrieben werden. Dadurch werden Lösungsalternativen, die nicht bei der Branddirektion betrieben werden können (wie z.b. eine Realisierung in SAP), ausgeschlossen. 3.3 Analyse der Ist-Systeme Bei der Branddirektion findet derzeit die Verwaltung von Fahrzeugen und Geräten überwiegend manuell anhand von Checklisten, Calc-Tabellen, etc. statt. Zusätzlich existieren IT-Verfahren die nur wenig oder gar nicht miteinander integriert sind. Eine belastbare Kosten- und Leistungsrechnung auf der Ebene einzelner Fahrzeuge und Geräte ist dadurch nicht gegeben. Die nachfolgende Tabelle zeigt einen Überblick der für die FuGeV relevanten Bereiche innerhalb der Branddirektion mit einer Beschreibung der derzeitigen IT-Unterstützung. Anwendungsbereich Art der IT-Unterstützung Fahrzeug- Geräte- und Lagerverwaltung Kfz-Stammdaten Kleiderkammer Verwaltung Atemschutzgeräte Verwaltung Sanitätsgerätelager Zu- und Abgänge aus Lager (Kfz/Nfz-Werkstatt) Excel- bzw. Calc-Tabellen keine (Karteikarten) Software TECBOS mit Transponderlesegeräten TagScout2000 Software TECBOS mit Transponderlesegerät MSA Atlanta PDA 8000 keine (Wareneingangs und -ausgangsbuch) Betriebstankstellen Software TABA WIN 6.2

6 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 6 von 14 Anwendungsbereich Tankabrechnungen Aral (Kfz/Nfz-Werkstatt) Art der IT-Unterstützung Calc-Tabelle, manuelle Zuordnung zu Kfz Atemschutzwerkstätte Prüfung und Diagnose Prüfung der Atemschutzgeräte und Atemschutzmasken sowie aller Druckbehälter Software TECBOS Kfz-Werkstätten Prüfung und Diagnose Fehlersuche / Fahrzeugdiagnose im PKW- Bereich Software Bosch-Tester FSA 560/600 Nutzfahrzeugbereich Software TEXA IDC4 LKW Bremsenprüfstand Software MAHA Version V7.50.0xx (derzeit in Beschaffung) AU-Tester Software BRAINBEE omni 800, BRAINBEE omni 800 Kfz/Nfz-Auskunftssysteme Je nach Fahrzeug und dessen Aufbau verschiedene Auskunftssysteme für Reparatur, Fehlersuche und Ersatzteilbestellung Kfz/Nfz-Werkstatt-Rechnungen Software: WIS Mercedes Iveco Magirus BMW ISTA Autodata CDA-3 diverse Teilekataloge (Mann-Filter, Hella, MAHLE, ATE-ETK) Rechnungserstellung (Kfz/Nfz- Werkstatt) Calc-Listen basierend auf Kfz-Stammdaten und Wareneingangs und -ausgangsbuch Buchhaltung/Rechnungswesen Alle buchungsrelevanten Vorgänge, Bestellungen und die Erfassung des Anlagevermögens erfolgen manuell über die SAP-GUI in den entsprechenden Verwaltungsabteilungen der Branddirektion. Verwendete SAP-Module: SAP SRM SAP MM SAP FIAA

7 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 7 von Marktbetrachtung Zur Bewertung der Buy-Alternative wurde von der Branddirektion eine Marktbetrachtung nationaler Anbieter von Branchensoftware für den Bereich Fuhrpark- und Geräteverwaltung durchgeführt und an Hand des Fachkonzeptes Stufe 1 (siehe Anhang C) ausgewertet. Ein möglicher Anbieter erfüllt hierbei alle fachlichen Anforderungen des Fachkonzeptes, ein weiterer Anbieter erreicht ebenfalls einen sehr hohen Erfüllungsgrad der Anforderungen. Beide Anbieter bieten allerdings Windows-Produkte an die sich in der Standard-Betriebsinfrastruktur der LHM nur mit zusätzlichen Kosten für eine Terminal-Server-Infrastruktur betreiben lassen. Im Rahmen der Kostenschätzung wurde deshalb für das Windows-Szenario eine WiBe-Variante Buy Worst Case erstellt. Aufgrund der Schätzung des Vergabewertes wird eine europaweite Ausschreibung erforderlich sein und es ist davon auszugehen dass sich der Kreis der möglichen nationalen Anbieter noch durch europäische Anbieter erweitert. Es ist deshalb auch zu erwarten, dass Anbieter mit Produkten antreten die der Standard-Betriebsinfrastruktur der LHM entsprechen. Für diesen Fall wurde im Rahmen der Kostenschätzung die WiBe-Variante Buy Best Case erstellt. Für eine Abschätzung der zu erwartenden Lizenzkosten wurde ein unverbindliches Pauschalangebot eines Herstellers im preislich oberen Bereich eingeholt. Dieses Angebot wurde als Basis für die Kostenkalkulation in Teilen der WiBe 1 (z.b. Lizenzkosten) herangezogen.

8 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 8 von 14 4 Betrachtete Lösungsalternativen 4.1 BUY - Kauf/Vergabe einer Branchensoftware (empfohlene Lösung) Beim Kauf einer Branchensoftware über ein Vergabeverfahren würde ein Fremdprodukt in die bestehende Landschaft der Branddirektion integriert. Dies umfasst insbesondere die Integration in die bestehende Betriebsinfrastruktur der Branddirektion und die Integration mit bestehenden IT-Systemen wie SAP (MKRW der SKA) sowie vorhandenen Prüf- und Diagnosesystemen der Branddirektion. Neben der Abdeckung der im Fachkonzept beschriebenen fachlichen Funktionalitäten liegt ein weiterer Schwerpunkt auch auf den dort beschriebenen externen Schnittstellen zu beispielsweise Kfz/Nfz-Auskunftssystemen und Tankabrechnungssystemen. Ein grober Überblick über die Systemarchitektur für diese Lösungsalternative ist in Abbildung 1 zu sehen. Abbildung 1: Grobe Systemarchitektur Buy-Alternative Vorteile Wirtschaftlichste Lösung laut WiBe 1. Hohe Wahrscheinlichkeit, dass sich ausreichend Bieter an der Vergabe beteiligen. Auf Grund der Marktbetrachtung konnte 1 Anbieter identifiziert werden, der voraussichtlich alle Anforderungen erfüllt, ein weiterer Anbieter liegt bei etwa 80% Erfüllungsgrad. Die Anforderung an die Hochverfügbarkeit kann erfüllt werden da die Lösung bei der BD betrieben werden kann.

9 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 9 von Nachteile Allgemeine Vergaberisiken wie z.b.: kein Bieter Zeitplan kann nicht eingehalten werden formale Fehler durch Bieter ein fachlich gut geeigneter Bieter wird ausgeschlossen Bzgl. der Anforderungen müssen bei einem Kaufprodukt im Vergleich zu einer Individualentwicklung ggf. Abstriche von der fachlich optimalen Lösung gemacht werden. Vorab schwer einzuschätzender Aufwand für die Integration des Produktes mit SAP. Die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Vergabe ein Limux-inkompatibles Windows-Produkt den Zuschlag erhält wird auf Grund der Marktbetrachtung als hoch eingeschätzt. In diesem Fall würde gegen die OSS-Strategie der LHM verstoßen. 4.2 MAKE - Individualentwicklung Bei der Make-Alternative wird eine Eigenentwicklung bei auf Basis der Standard-Web- Architektur betrachtet. In der Kalkulation (siehe Anhang I) wird mit externer Unterstützung im Verhältnis 40/60 (intern/extern) gerechnet. Die Option der vollständigen Vergabe einer Individualentwicklung an einen externen Dienstleister ( externer Make ) wird nicht betrachtet da hier der wesentliche Vorteil der verbesserten Wartbarkeit nicht zum Tragen kommt. Die Aufwände für die Eigenentwicklung wurden auf Basis der im Fachkonzept 1 beschriebenen Anwendungsfälle geschätzt. Als Schätzmethodik wurde die Methode der Vergleichsschätzung gewählt wobei als Vergleich die Erfahrungswerte eines aktuell laufenden Entwicklungsprojekts herangezogen wurden Vorteile Vergabeverfahren entfällt die mit einer Vergabe verbundenen Risiken bzgl. Zeitplanung (z.b. wenn niemand anbietet) und Produkteignung (evt. erhält nicht das Wunschprodukt den Zuschlag erhalten) entfallen. Wartbarkeit Know-How ist im Hause, es kann z.b. bei Änderungswünschen in der Zukunft flexibel reagiert werden, KVR-BD ist nicht auf Support und Release-Zyklen eines externen Herstellers angewiesen. Flexibilität Möglichkeit der iterativen Entwicklung, d.h. Anforderungen werden nach Prioritäten umgesetzt und können in einem gewissen Rahmen auch noch während der Entwicklung angepasst werden. Funktionalität alle funktionalen Anforderungen werden implementiert. Die Fachanwendung wird genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten Nachteile Hohe Kosten durch Individualentwicklung im Vergleich zu einem Kaufprodukt. In einem Kaufprodukt stecken üblicherweise viele Personenjahre an Entwicklungskosten die sich auf alle Kunden verteilen. Personalverfügbarkeit bzw. internes Know-How nicht ausreichend verfügbar ggf. ist eine separate Ausschreibung für externe Ressourcen zur Entwicklung der Software notwendig.

10 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 10 von COMPOSE - Customization auf Basis von Standard SAP PM/MM Die Compose-Alternative geht davon aus, dass die FuGeV innerhalb des MKRW SAP-Systems mit Hilfe des Moduls SAP PM (Plant Maintenance) realisiert wird (siehe Abbildung 2 ). SAP PM ist Bestandteil des beim MKRW verwendeten SAP ERP 6.0 und ermöglicht grundsätzlich die rechnergestützte Instandhaltung von technischen Objekten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich hierbei um Fahrzeuge oder Bauwerke handelt. Sie unterliegen alle Anschaffungs-, Wartungsund Reparaturzyklen, die mit Hilfe von SAP PM abgebildet werden können. Das SAP PM auch für die Verwaltung von Fahrzeugen und technischen Geräten benutzt werden kann ist bereits direkt vorgesehen. Es existieren z.b. eingebaute Fahrzeugobjekttypen die direkt benutzt werden können. Abbildung 2: Grobe Systemarchitektur Compose-Alternative Die SAP Affinität für das Vorhaben FuGeV innerhalb des SAP Systemes der Stadtkämmerei (MKRw) wurde mittels der Betaversion der LHM SAP Bewertungsmatrix bewertet. Mit einem Mittelwert von 1,75 auf einer Skala von 0 = keine SAP Affinität bis 3 = sehr hohe SAP Affinität sollte eine Betrachtung von SAP als mögliche Lösungsalternative durchgeführt werden.jedoch wird in keinem Teilbereich der Schwellwert von 2,0 überschritten bei dem eine SAP-Lösung dringend zu empfehlen ist.

11 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 11 von Vorteile Verringerung der Komplexität da die SAP-Schnittstelle zu einem Kaufprodukt hier wegfällt. Höherer Automatisierungsgrad von Buchungsprozessen möglich. Synergieeffekte mit FPM-Projekt Nachteile Abbildung 3: SAP-Affinitätsanalyse Hohe einmalige Lizenzkosten für zusätzliche SAP-Client-Lizenzen und dadurch auch hohe laufende Wartungskosten (jährlich 22% der initialen Lizenzkosten). Hochverfügbarkeit nicht gewährleistet: SAP ist für die BD zwingend nur über das städtische Backbone erreichbar. Bei Ausfall des Backbone hätte die Brandirektion keinen Zugriff auf ihre Daten. Die Support-Zeiten von für die SAP-Basis betragen derzeit Mo-Do 08:00 bis 16 Uhr und Fr 08:00 bis 15:00 Uhr. Auch wenn ein Ausfall der SAP-Basis sehr unwahrscheinlich ist, so hätte die Brandirektion in einem solchen Fall außerhalb der Support- Zeiten keinen Zugriff mehr auf ihre Daten. Höhere Integrationsaufwände für die Anbindung vorhandener Prüf- und Diagnosesysteme als bei einem Kaufprodukt diese bieten oft schon eine Vielzahl an Schnittstellen im Produktumfang. Ressourcenverfügbarkeit des CCC der SKA: Die Umsetzung und Wartung der FuGeV würde in wesentlichen Teilen durch das CCC erfolgen. In der derzeitigen Organisationsform hat weder noch die Branddirektion Zugriff auf die Ressourcen des CCC wodurch aus Sicht von ein erhebliches Risiko in der Projektplanung- und Durchführung sowie im nachfolgenden Betrieb als Service besteht. Mit CAFM läuft derzeit ein hoch priores Großprojekt im SAP-Umfeld das auf die Ressourcenverfügbarkeit des CCC erheblichen Einfluss haben kann. Dies stellt aus Sicht von ebenfalls ein erhebliches Risiko für die Projektplanung- und Durchführung einer FuGeV mit SAP dar. Der Betrieb der FuGeV kann nicht bei der Branddirektion erfolgen.

12 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 12 von 14 5 Gegenüberstellung der Lösungsalternativen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Die graphische Darstellung der Nutzwertanalyse ist in Abbildung 3 dargestellt. Die am höchsten bewerteten Kriterien (siehe Nutzwertanalyse in Anhang B) für die FuGeV sind das Kriterium der Verfügbarkeit und das der Kosten. Die Hochverfügbarkeit der FuGeV spielt bei der Branddirektion wegen des einsatzkritischen Aspekts eine sehr wichtige Rolle. Das Kostenkriterium leitet sich ab von den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und wird als ebenso wichtig erachtet. Auf diese beiden Kriterien wird deshalb explizit eingegangen: Ein Blick auf das Kosten-Kriterium im Netzdiagramm zeigt, dass eine Eigenentwicklung aus Kostengründen nicht empfehlenswert ist. Zwischen den Alternativen Compose und Buy gibt es leichte Vorteile zugunsten der Buy-Alternative. Das Kriterium der Verfügbarkeit wird sowohl von der Make-Alternative als auch von der Buy-Alternative erfüllt da beide bei der Branddirektion betrieben werden können. Bei der Compose-Alternative mit SAP kann die Verfügbarkeit nicht sichergestellt werden da ein Betrieb bei der Branddirektion nicht möglich ist und eine 24x365 Verfügbarkeit des SAP- Systems durch nicht garantiert ist. Abbildung 4: Nutzwertanalyse

13 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 13 von 14 Eine qualitative Analyse der wesentlichen Kostenblöcke ist in Abbildung 5 zu sehen. In der Grafik werden neben den Alternativen COMPOSE und MAKE die BUY-Varianten Best Case (Limux-konforme Software) und Worst Case (Windows-Software) nebeneinander gestellt. Besonders hervorzuheben sind: Die Betriebskosten Server sind für die BUY-Variante Worst Case am höchsten, da hier ein nicht-strategie-konformes Windows-Produkt unter einem Terminal-Server betrieben wird. Die Lizenzkosten sind bei der COMPOSE-Alternative am höchsten, da hier hohe Kosten für zusätzliche SAP-Client-Lizenzen anfallen. Bei der MAKE-Alternative existieren keine Lizenzkosten. Die Wartungskosten sind für die COMPOSE- und MAKE-Alternative am höchsten. Bei der COMPOSE-Lösung fallen prozentual zu den hohen Erstlizenzkosten jährlich hohe Wartungsgebühren für SAP an, die MAKE-Lösung erfordert höhere Wartungskosten durch die Softwarepflege bei Die Aufwände sind für die Make-Alternative erwartungsgemäß am höchsten, da eine Eigenentwicklung den höchsten Aufwand erfordert. Abbildung 5: Kostenanalyse Die genaue Kostenaufschlüsselung wurde im Rahmen der WiBe 1 Berechnung (siehe Anhänge E bis H) für alle 4 Alternativen durchgeführt. Die Berechnung hat ergeben, dass der Kauf einer Standardsoftware selbst im Worst Case (Kauf einer Windows-Software mit Betrieb auf Terminal Server) die wirtschaftlichste der drei betrachten Alternativen darstellt. Im Überblick ergeben sich die folgenden Werte aus der WiBe1: BUY-Best Case BUY Worst Case COMPOSE MAKE Kapitalwert , , , ,39 Dringlichkeitskriterien Qualitativ-Strategische Kriterien Externe Effekte

14 MBUC MBUC_FuGeV_1.1.odt V Seite 14 von 14 6 Anlagen A) Fachkonzept Stufe 1 B) Nutzwertanalyse C) Marktanalyse Branchensoftware D) SAP Entscheidungsmatrix E) WiBe 1 Report BUY Worst Case F) WiBe 1 Report BUY Best Case G) WiBe 1 Report COMPOSE H) WiBe 1 Report MAKE I) Schätzung MAKE

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