Datenaufbereitung im Vorfeld der Übernahme ins Archiv: Beispiel für einen Pre-Ingest-Workflow

Transkript

1 Datenaufbereitung im Vorfeld der Übernahme ins Archiv: Beispiel für einen Pre-Ingest-Workflow Franziska Schwab Frankfurt a. M., 13. Oktober 2016 Nestor for Newbies

2 Agenda mit Hintergrundgrafik 1. Digitale Bestände der TIB 2. Pre-Ingest-Verfahren an der TIB Bestandsanalyse Stategische Entscheidungen Vorbereiten der Objekte für den Ingest Dokumentation 3. Policies 4. Anwendbarkeit in der eigenen Institution

3 Technische Informationsbibliothek für Technik und Naturwissenschaften Zentrale Fachbibliothek für Technik und Naturwissenschaften Anzahl Mitarbeiter: ca. 500 Bestand: Nationale und internationale analoge und digitale Objekte aus dem TIB- Fächerspektrum Verlagsliteratur Graue Literatur Deutsche Forschungsberichte AV-Portal Hochschulschriften der Leibniz-Universität Hannover Bestände des Instituts für den wissenschaftlichen Film (IWF) Seite 3

4 Digitale Bestände der TIB Entsprechend dem TIB Fächerspektrum: Textdateien Bilddateien Audiodateien Videodateien 3D-Objekte CD-Images Retrodigitalisate Seite 4

5 Digitale Bestände der TIB u.v.m. Seite 5

6 Pre-Ingest-Verfahren an der TIB Seite 6

7 Bestandsanalyse - Fragen über Fragen Was haben wir eigentlich? Und wieviel davon? Gibt es unterschiedliche Erscheinungsformen eines Objektes? Wo sind die Objekte gespeichert? Liegen die Objekte strukturiert vor? Wie unterscheiden wir die Objekte voneinander? Was dürfen wir damit machen? Handelt es sich um Altbestand? Wenn ja, was haben wir bisher damit gemacht? Wenn nein, haben wir Einfluss darauf, was abgeliefert wird? Einsatz eines normierten Fragenkatalogs für jede Bestandsanalyse. Seite 7

8 Bestandsanalyse Was haben wir eigentlich? Und wieviel davon? Das steht doch alles im Katalog... Oder? Die bibliographischen Angaben im Katalog sind nicht immer konform mit den Anforderungen eines digitalen Archivars (DA). Die Katalogisierungsregeln selbst sind stellenweise problematisch, z.b. bei der Erfassung von Beilagen-CDs. Alte Katalogisierungsregeln und unterschiedliche Möglichkeiten von Katalogsystemen erschweren eine einheitliche Beschreibung des Bestandes. Die Konversion von Katalogaltdaten ist prinzipiell fehleranfällig. Ggf. sind Objekte überhaupt nicht katalogisiert. Seite 8

9 Strategische Entscheidungen Mandat: Was müssen/wollen wir bewahren? Erscheinungsformen: Was ist für uns das Original? Wollen und können wir alle Erscheinungsformen bewahren? Dateiformate: Wollen und können wir alles bewahren, was abgeliefert wird? Dateiformatpolicy? Normalisierung? Aufbereitung der Objekte: Wie viele Ressourcen können wir in die Aufbereitung unstrukturierter Bestände investieren? Alles ist eine Ressourcenfrage. Seite 9

10 Strategische Entscheidungen Beispiel TIB Kriterium Mandat Was ist das Original? Weitere Erscheinungsformen erhalten? Dateiformatpolicy? Normalisierung? Wie viele Ressourcen können wir in die Aufbereitung unstrukturierter Bestände investieren? Entscheidung TIB Wir archivieren alles, was dem TIB Fächerspektrum entspricht. Das Original ist das Objekt, das ursprünglich an das Erwerbungsteam abgeliefert wurde. Wir bewahren: Das Original, ggf. modifizierte Kopien des Originals, Nutzungskopien auf unserem Volltextserver. Nur für ein Team, wo wir Einfluss darauf nehmen können, was abgeliefert wird. Für Produzenten gibt es eine niedrigschwellige Anleitung zur Erstellung valider PDF-Dateien. Nein Wenn Originale vorhanden sind, ziehen wir diese Dateien den Dateien auf dem Volltextserver vor und bereiten stattdessen unstrukturierten Altbestand auf. Seite 10

11 Vorbereiten der Objekte für den Ingest Auf Basis der Ergebnisse der Bestandsanalyse und der strategischen Entscheidungen werden die Objekte manuell/automatisiert aufbereitet: Objekte nach relevanten Kriterien der Bestandsanalyse sortieren Erscheinungsformen definieren und entsprechend kennzeichnen Voranalyse der Objekte mit DROID und JHOVE Objektstruktur für den automatisierten Ingest erzeugen Seite 11

12 Dokumentation Brauchen wir nicht? Brauchen wir doch! Dokumentation der Bestandsanalyse Grundlage für die Paketierung der Objekte im Pre-Ingest UND Dokumentation, was geingestet wurde. Dokumentation des Bearbeitungsprozesses der Objekte dient auch zur Gewährleistung der Authentizität Mehrwert: Nachnutzbarkeit für weitere Bestandsanalysen keine unnötige Mehrarbeit Grundlage für Policies Schulungsmaterial für neue Mitarbeiter Transparenz Arbeitsgrundlage für Spezifikationen Verbesserung von Arbeitsprozessen Grundlage für Zertifizierung Seite 12

13 Beispieldokumentationen Prozessdiagramme (BPMN 2.0) Wiki/Intranet FAQ Policies Seite 13

14 Policies Dokumentation von Prozessen und Entscheidungen Transparenz nach innen und außen Verbindlichkeit Handlungssicherheit Beispiele: Preservation Policy ( ) Dateiformatpolicy Dateinamenpolicy Datenschutzpolicy Security Policy Übernahmepolicy Theorie: Erst die Policy festlegen und danach die Prozesse ausrichten. Praxis: Die Policy dokumentiert die vorhandenen Prozesse. Seite 14

15 Anwendbarkeit in der eigenen Institution Mandat? Sind die Ressourcen vorhanden, um die Objekte angemessen zu erhalten? Wenn nein, können die Objekte an eine andere Institution übergeben werden? Fragestellungen zur Bestandsanalyse sind übertragbar Entscheidung: Was ist das Original? Sollen mehrere Erscheinungsformen erfasst werden? Struktur des Bestandes Sind Nacharbeiten erforderlich? Können die Nacharbeiten automatisiert werden? Wenn nicht, sind Ressourcen vorhanden, um die Nacharbeiten durchzuführen? Seite 15

16 Pre-Ingest als Bestandteil der LZA- Dienstleistung an der TIB Dienstleistung umfasst u.a.: Beratung bei der Bestandsanalyse Beratung zur Erstellung von SIP/AIP und der Bereitstellung von Metadaten Pre-Ingest Für weitere Informationen zur Dienstleistung: Seite 16

17 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 17

18 MEHR INFORMATIONEN Kontaktdaten Franziska Schwab T , franziska.schwab@tib.eu