Änderungen im IFG-Antrag durch die Novellierung des BremIFG vom 5. Mai 2015

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Klaudia Böhm
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1 Vortrag Die Senatorin für Finanzen Änderungen im IFG-Antrag durch die Novellierung des BremIFG vom 5. Mai 2015 Technische Anforderungen an die Umsetzung

2 Ausgangssituation: BremIFG 22. April 2015: Bürgerschaft beschließt Novellierung des Bremischen Informationsfreiheitsgesetzes (BremIFG) Einbringung des Entwurfs durch die Regierungsfraktion, d.h. keine Einbringung durch den Senat - Verpflichtung des Senats zum Erlass der Rechtsverordnungen - Verschärfung der Pflicht zur aktiven Veröffentlichung - Ausweitung des Katalogs der zu veröffentlichen Informationen, u.a. bestimmte Verträge ab Gegenstandswert von Euro - Einführung eines einklagbaren Rechts auf Erfüllung der Pflicht zur aktiven Veröffentlichung - Änderungen im Antragsverfahren, u.a. bzgl. weiterverarbeitbarer und maschinenlesbarer Formate 1

3 Ausgangssituation: SV v Um den gesetzlichen Verpflichtungen aus dem novellierten BremIFG nachkommen zu können, schlägt SF in der Senatsvorlage Umsetzungskonzept zum Bremischen Informationsfreiheitsgesetz vom vor, ein Projekt zur Umsetzung des BremIFG einzusetzen. Das Projekt soll ein entsprechendes Umsetzungskonzept erarbeiten und die Schaffung der Rechtsverordnungen sicherstellen. Im Rahmen der Erarbeitung des Umsetzungskonzeptes sollen die konkreten rechtlichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen ermittelt und mit den Ressorts abgestimmt werden, um sie dann dem Senat als Entscheidung vorzulegen. 2

4 Aktueller Sachstand beim IFG-Antragsverfahren 3

5 Aktueller Sachstand beim IFG-Antragsverfahren Bürger/in füllt IFG-Antrag im Internet aus Parallel werden IFG-Anträge per Post, telefonisch oder per gestellt. Antragsdaten werden in eine überführt und an eine festgelegte Ziel- -Adresse geschickt. Rückmeldung an Bürger/in erfolgt per , Telefon oder Postweg. 4

6 Änderungen im IFG-Antrag durch die Novellierung des BremIFG vom 5. Mai 2015 Veröffentlichungspflicht für Anträge auf Informationszugang - Behörden und öffentliche Stellen im Sinne des BremIFG haben künftig alle in Schriftform oder in elektronischer Form an sie gerichteten Anträge auf Informationszugang unverzüglich zu veröffentlichen und dem zentralen Informationsregister zu melden, vgl. 11 Absatz 1 BremIFG. Unverzügliche Veröffentlichung im zentralen Informationsregister - Ausdrücklich geregelt ist nunmehr schließlich, dass dem zentralen Informationsregister gemeldete Informationen unverzüglich in diesem zu veröffentlichen sind, 11 Absatz 7 BremIFG. 5

7 Prüfung Begriff unverzüglich durch (SF 02-5) Bei dem Begriff unverzüglich handelt es sich um einen so genannten unbestimmten Rechtsbegriff. Dieser ist aber in 121 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) legal definiert mit ohne schuldhaftes Zögern. Ein schuldhaftes Zögern von Seiten der Behörde liegt jedoch bei der Aufnahme eines zusätzlichen Prüfungsschritts zur Identifizierung und Unkenntlichmachung von personenbezogenen Daten und Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen nicht vor. Der Aufnahme eines solchen Prüfungs-/Bearbeitungsschritts steht die Pflicht zur unverzüglichen Veröffentlichung schriftlicher und elektronischer Anträge daher nicht entgegen. 6

8 Vorschlag für das zukünftige IFG-Antragsverfahren (Verfahrens bei elektronischem Eingang über das Transparenzportal) Bürger/in füllt IFG-Antrag im Internet aus Antragsdaten werden im Transparenzportal gespeichert. Zuständige Stelle (IFG-Beauftragte/r) erhält eine mit Link zu Antragsdaten im Transparenzportal. Zuständige Stelle (IFG-Beauftragte/r) bearbeitet den IFG-Antrag im Transparenzportal und veröffentlicht die Ergebnisse. Zuständige Stelle (IFG-Beauftragte/r) schließt IFG-Antrag auch formal im Internet ab (Statusänderung). 7

9 Das IFG-Antragsverfahren im Einzelnen 1. Der Bürger/die Bürgerin füllt das IFG-Antragsformular aus: 1. Betreff des Antrags 2. Antragstext 3. Empfangende Stelle, an die der Antrag geschickt wird 4. Daten des Antragstellers: Name, usw. 2. Der Bürger/die Bürgerin schickt den Antrag ab und erhält eine standardisierte Rückmeldung, dass der Antrag an die zuständige Stelle verschickt wurde. Zusätzlich erhält der Bürger/die Bürgerin einen Link zur Veröffentlichung des Antrags (in Kurzform) im Internet. 8

10 Das IFG-Antragsverfahren im Einzelnen 3. Der Antrag wird im Transparenzportal vollständig gespeichert. 4. Der Betreff des Antrags wird anonymisiert im Frontend angezeigt, der zugehörige Antrag erhält den Status neu, eingegangen: Datum und Uhrzeit. 5. Die zuständige Stelle erhält einen Link, der direkt zu dem bearbeitbaren IFG-Antrag führt (nach Anmeldung am Redaktionssystem). Dort kann der Antrag bearbeitet werden. Alternative: die zuständige Stelle erhält per auch bereits die Antragsdaten. 6. Die zuständige Stelle prüft den Antrag und editiert diesen für die Veröffentlichung (entfernt z.b. personenbezogene Daten Dritter im Antrag). 9

11 Das IFG-Antragsverfahren im Einzelnen 7. Die zuständige Stelle veröffentlicht den Antrag nach Prüfung vollständig (inkl. Antragsdaten/Beschreibungstext). 8. Die zuständige Stelle bearbeitet den Antrag und dokumentiert das Ergebnis: - Kommentar/Rückmeldung (Freitextfeld) über das Ergebnis - Link/s zu den veröffentlichten Dokumenten auf der Webseite oder im Transparenzportal (externer Link) 9. Die zuständige Stelle schließt den Antrag formal ab (Status: abgeschlossen). 10. Der Bürger/die Bürgerin erhält eine automatische , dass der IFG- Antrag abschließend bearbeitet wurde (mit Antwort und Link zum Ergebnis). 10

12 Vorschlag für das zukünftige IFG-Antragsverfahren (Verfahrens bei postalischem oder elektronischem Eingang per Mail) Bürger/in sendet IFG-Antrag postalisch oder per Zuständige Stelle (IFG-Beauftragte/r) trägt IFG-Antragsdaten im Transparenzportal nach. Zuständige Stelle (IFG-Beauftragte/r) bearbeitet den IFG-Antrag und veröffentlicht die Ergebnisse. Zuständige Stelle (IFG-Beauftragte/r) schließt IFG-Antrag auch formal im Internet ab (Statusänderung). 11

13 Das IFG-Antragsverfahren im Einzelnen bei - oder postalischem Eingang Die Bearbeitung erfolgt durch die zuständige Stelle: - Eintragung der Antragsdaten im Redaktionssystem im Transparenzportal - Bearbeitung und Abschluss im Redaktionssystem - Ggf. Rückmeldung an den Bürger/die Bürgerin (falls keine -Adresse angegeben wurde). 12

14 Offene Fragen Sollen alle IFG-Beauftragten alle Anträge sehen können? So könnten Weiterleitungen im Redaktionssystem abgebildet werden können. Oder darf jeder IFG-Beauftragte nur seine Anträge sehen? Sollen die Rückmeldungen an die Bürger/innen ebenfalls automatisiert über das System erfolgen? Muss es personalisierte Rückmeldungen geben oder reicht es aus, die gewünschte Information bereit zu stellen und dorthin aus dem veröffentlichten Antrag zu verlinken? Was macht man bei Melderegisterauskünften (dies sind keine Seltenheit und es handelt sich eher um eine Dienstleistung). Da will/darf man das Ergebnis ja nicht veröffentlichen. Kommentarfeld. Welche statistischen Informationen müssen technisch erfasst werden: Anzahl (aufgeteilt nach Stelle), Antragsart (Postweg, , Online) 13

15 Offene Fragen Müssen SPAM, Beleidigungen usw. erfasst oder besonders behandelt werden? Ist ein Löschen eines fehlerhaften Antrags möglich? Was macht man mit unvollständigen Anträgen im System? Oder wenn - Adressen nicht mehr funktionieren? Müssen Änderungen im Antragstext hervorgehoben oder besonders gekennzeichnet werden (z.b. das Entfernen von personenbezogenen Daten). Soll technisch damit umgegangen werden (Mechanismen greifen), wenn das Fristende erreicht und der Antrag nicht bearbeitet wurde? Muss auch die Rückmeldung in zweifacher Ausfertigung gespeichert werden: einmal für die Veröffentlichung, einmal für den Bürger/die Bürgerin (einmal mit und einmal ohne personenbezogenen Daten)? 14

16 Offene Fragen Wie lange müssen die Anträge im Internet aufbewahrt werden (Archiv, Suche usw.) Wie und wie lange müssen Beleidigungen, SPAMS usw. aufbewahrt und im Internet präsentiert werden? Welche Anpassungen sind für den postalischen oder -Antragsweg zu berücksichtigen? Beispiel: Information zur Veröffentlichung. 15

17 Das weitere Vorgehen KW 8: Rückmeldung der Ressorts zu den Fragen bzw. Lieferung weiterer Anmerkungen und offener Punkte. (Frist: ) KW 9: Umsetzung der technischen Anforderungen in das Pflichtenheft. KW 9: Klärung der rechtlichen Fragen und Übertragung der Ergebnisse in das Pflichtenheft. KW 12: Abstimmung des Pflichtenheftes mit den IFG-Beauftragten. Senatsbefassung für die Umsetzung (extra Projekt) für April 2016 geplant. 16

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihr/-e Ansprechpartner/-in: Isabella Schicktanz Freie Hansestadt Bremen Die Senatorin für Finanzen Referat 02 / 02-2 Rudolf-Hilferding-Platz Bremen Telefon: Fax: Isabella.Schicktanz@finanzen.bremen.de Internet: 17

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