SenInn Berlin, den ZS C Fernruf: Bearbeiter: Herr Löper intern:

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1 SenInn Berlin, den ZS C Fernruf: Bearbeiter: Herr Löper intern: An den Vorsitzenden des Hauptausschusses 2756 B über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei G Sen Haushalts- und Vermögensrechnung von Berlin für das Haushaltsjahr 2001 Drucksachen 15/837 und 15/2848, hier: IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung Rote Nummern: 2756 und 2756A 52. Sitzung des Abgeordnetenhauses vom 3. Juni 2004 Das Abgeordnetenhaus hat in seiner oben bezeichneten Sitzung folgendes beschlossen: Das Abgeordnetenhaus erkennt gemäß 114 Landeshaushaltsordnung unter Annahme der im Bericht des Hauptausschusses enthaltenen Auflagen und Missbilligungen den durch die Haushalts- und Vermögensrechnung von Berlin für das Haushaltsjahr 2001 sowie über das Vermögen und die Schulden zum 31. Dezember 2001 an und erteilt dem Senat für das Haushaltsjahr 2001 Entlastung. Missbilligungen und Auflagen Zu Punkt 3: IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung (T 74-84), 1. Absatz Das Abgeordnetenhaus erwartet, dass der Senat das IT- Finanzierungsmodell auf der Grundlage des Verursacherprinzips weiterentwickelt und ihm bis zum 30.November 2004 berichtet. Der Unterausschuss Haushaltskontrolle des Hauptausschusses hat in seiner 28. Sitzung am 26. August 2005 Folgendes beschlossen: Der Unterausschuss nimmt den Zwischenbericht zur Kenntnis und erwartet einen Schlussbericht nach der angekündigten Entwicklung von Finanzierungsmodellen und Konzepten zeitnah zum Juni Hierzu wird berichtet: Seite 1 von 5

2 1. Übergeordnete Zielsetzung Für das zu entwickelnde Finanzierungsmodell sind u. a. die nachfolgenden übergeordneten Zielsetzungen maßgebend: Die gesamte Finanzierung von IT-Maßnahmen in der Berliner Verwaltung ist unter Wahrung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung auf eine sichere Grundlage zu stellen. Damit sind insbesondere der Betrieb von IT-Infrastruktur und IT-Verfahren auf Dauer zu gewährleisten sowie Projektplanungen abzusichern. Die wirtschaftliche Verwendung der eingesetzten Mittel ist sicherzustellen. Das Finanzierungsmodell soll eine größere Einheitlichkeit und die notwendige Konsolidierung bei der IT-Ausstattung unterstützen sowie die Vergleichbarkeit von IT- Dienstleistungen ermöglichen. 2. Fortsetzung der Arbeiten an einem Finanzierungskonzept Entsprechend den in den bisherigen Zwischenberichten aufgezeigten Zielen hat die Senatsverwaltung für Inneres im Jahr 2005 gemeinsam mit Vertretern der Hauptverwaltung und der Bezirke Anforderungen an ein IT-Finanzierungsmodell erarbeitet und die in diesem Zusammenhang relevanten Rahmenbedingungen aufgezeigt. Dazu gehören insbesondere Finanzierungsregelungen einschließlich Regelungen für die Veranschlagung von Haushaltsmitteln für - die IT-Infrastruktur, einschließlich standardisierter IT-Dienste und - die IT-Verfahren. Entsprechend den in der Verwaltungsvorschrift für den IT-Einsatz (VV-IT) getroffenen Festlegungen ist diese Unterscheidung von IT-Infrastruktur und IT-Verfahren auch bestimmend für die Entwicklung entsprechender Finanzierungskonzepte. Besondere Anforderungen sind bei der Finanzierung von Projekten zu beachten. Hier ist wiederum nach Projekten zu unterscheiden, die innerhalb des Zuständigkeitsbereichs einer Verwaltung umgesetzt werden und solchen, die während der Entwicklung und/oder nach der Einführung verwaltungsübegreifend von Bedeutung sind. 3. Ausgangssituation Für die Berliner Verwaltung sind besondere Rahmenbedingungen maßgebend, die die Vergleichbarkeit mit Finanzierungskonzepten und praktiken anderer Landes- und/oder Kommunalverwaltungen erschweren und besondere Lösungsansätze erfordern. Dazu gehören insbesondere - die derzeitige heterogene IT-Infrastruktur und Verfahrenslandschaft, - unterschiedliche Beschaffungs-, Entwicklungs- und Betriebskonzepte für IT- Infrastruktur und IT-Verfahren in den einzelnen Verwaltungsbereichen, Seite 2 von 5

3 - unterschiedliche Formen der Finanzierung und der Veranschlagung von Haushaltsmitteln für investive und konsumtive Maßnahmen im IT-Bereich, - (bisher) landesweit unterschiedliche Formen bei der Handhabung der Kostenträgerrechnung, die es verhindert haben, Finanzierungskonzepte und - maßnahmen auf eine vergleichbare kostenrechnerische Grundlage zu stellen, - aufgrund der Budgetierung und der Wertigkeit der IT in der Behörde unterschiedliche finanzielle Schwerpunktsetzungen in Behörden mit gravierenden Auswirkungen bei der IT-Ausstattung der Behörden, - neue Mehrwertdienste ( Formularservice, esignatur, Portaldienste ), die im Hinblick auf die Entwicklung und den Betrieb finanziell abzusichern sind. Als wesentliche Voraussetzung für die Einführung eines einheitlichen IT- Finanzierungsmodells ist auch zu prüfen, ob und durch welche besonderen Maßnahmen die derzeitige heterogene IT-Infrastruktur- und IT-Verfahrenslandschaft so konsolidiert werden kann, dass ein landesweit einheitliches Finanzierungskonzept auch auf vergleichbaren Voraussetzungen in den verschiedenen Verwaltungsbereichen aufsetzen kann bzw. welche Übergangsregelungen im Hinblick auf diese Situation ggfs. festgelegt werden müssen. Finanzierungsregelungen und entsprechende Regelungen für die Veranschlagung von Haushaltsmitteln müssen berücksichtigen, dass IT-Infrastruktur, standardisierte IT- Dienste und IT-Verfahren einem Lebenszyklus unterworfen sind, der eine ständige Pflege, Weiterentwicklung und ggfs. Erneuerung von Komponenten erfordert. Auch erscheint es sinnvoll, bestimmte Bereiche des IT-Einsatzes (Infrastruktur, Dienste,...) nach der Art der erbrachten Leistungen eher dem Facility Management zuzuordnen und sowohl im Rahmen der Kostenrechnung wie der vertraglichen Regelungen zum Bezug dieser Leistungen entsprechend zu behandeln. Besondere Anforderungen und Rahmenbedingungen gelten darüber hinaus für Neuentwicklungen und Lösungen, wie sie in den letzten Jahren z.b. im Bereich des egovernment vorgenommen wurden. Bei den bisherigen Arbeiten zu einem Finanzierungskonzept wurde die o.a. Ausgangssituation beschrieben und hinsichtlich der Anforderungen an ein zukünftiges Finanzierungskonzept für den IT-Einsatz aufbereitet. 4. Grundlegendes Verständnis der Inanspruchnahme von IT-Dienstleistungen Übergeordnetes Ziel ist es, den anforderungsgerechten, wirtschaftlichen und sicheren Einsatz von Informationstechnik zu gewährleisten. Dazu ist es erforderlich, für die Bereiche - IT-Infrastruktur, einschliesslich standardisierter IT.Dienste, und - IT-Verfahren eine auskömmliche Finanzierung in den Phasen Entwicklung/Aufbau, Einführung und Betrieb sicherzustellen. Finanzierungsregelungen und entsprechende Regelungen für die Veranschlagung von Haushaltsmitteln müssen berücksichtigen, dass IT-Infrastruktur, standardisierte IT- Seite 3 von 5

4 Dienste und IT-Verfahren einem Lebenszyklus unterworfen sind, der eine ständige Pflege, Weiterentwicklung und ggfs. Erneuerung von Komponenten erfordert. Als allgemeine, grundlegende Anforderung an ein neues Finanzierungskonzept gilt, dass die tatsächliche Inanspruchnahme von IT-Dienstleistungen durch die IT-einsetzende Stelle eine entsprechende Kostenübernahme und verrechnung gegenüber der die Dienstleistung anbietenden Stelle auslöst. ( Verursacherprinzip ). Dieses Grundprinzip ist im Hinblick auf die o. a. Bereiche IT-Infrastruktur/Infrastrukturdienste und IT-Verfahren in praktikabler und angemessener Form auszugestalten. Demgegenüber ist es nach dem derzeitigen Stand der Diskussion angemessen, im Bereich der IT-Verfahren das Verursacherprinzip im Hinblick auf die grundsätzlichen Verfahrenskosten (Beschaffung, ggfs. Entwicklung, Betrieb) eher bei den jeweiligen Verfahrensverantwortlichen zu belassen. Die Diskussion dazu ist noch nicht abgeschlossen. Besondere Anforderungen sind bei der Finanzierung von Projekten zu beachten. Hier ist wiederum zu unterscheiden nach Projekten, die innerhalb des Zuständigkeitsbereichs einer Verwaltung umgesetzt werden und solchen, die während der Entwicklung und/oder nach der Einführung verwaltungsübergreifend von Bedeutung sind. Eigene Anforderungen und Rahmenbedingungen gelten darüber hinaus für Neuentwicklungen und Lösungen, wie sie in den letzten Jahren z.b. im Bereich des egovernment vorgenommen wurden. Bei den bisherigen Arbeiten zu einem Finanzierungskonzept wurde die o. a. Ausgangssituation beschrieben und hinsichtlich der Anforderungen an ein zukünftiges Finanzierungskonzept für den IT-Einsatz aufbereitet. 5. Rahmenbedingungen Die bisherige Diskussion hat eine Reihe von Rahmenbedingungen aufgezeigt, die für ein zukünftiges Finanzierungsmodell von Bedeutung sind. Zu diesen Rahmenbedingungen zählen u. a.: Die IT-Dienstleistungen (Beschaffungs-, Entwicklungs- und Betriebsleistungen) sind standardisiert. Standardleistungsbeschreibungen sind verfügbar. Die bisher Verfahren bei der Budgetermittlung ist so zu gestalten, dass Ausstattungsunterschiede vermieden werden können. Das IT-Controlling zusammen mit der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist Grundlage für Planung und Zuweisung. Konsolidierungsmaßnahmen sind durchgeführt. Einsparpotenziale sind aufgezeigt/realisiert. 6. Eckpunkte eines zukünftigen Finanzierungskonzepts Aus dem gegenwärtigen Diskussionstand bei der Senatsverwaltung für Inneres lassen sich bereits einige Eckpunkte und konkrete Zielsetzungen eines Finanzierungskonzeptes ableiten, die im weiteren Verlauf der Arbeit mit den übrigen Verwaltungen abzustimmen sind. Seite 4 von 5

5 Dazu zählen u. a.: Die erforderliche Transparenz zur Steuerung des IT-Einsatzes ist gegeben: die Entscheider (Politik, Verwaltungsführungsebene) kennen die Ausgaben und Kosten der IT-Infrastruktur und der IT-Verfahren. Der Prozess der Haushaltsplanung, Haushaltsaufstellung und der Durchführung für IT-Maßnahmen wird auf der Grundlage der o.g. Transparenz und der zu entwickelnden Finanzierungsregeln durchgängig gestaltet Die gesamten IT-Dienstleistungen des Landes Berlin werden in einem Leistungskatalog erfasst. Jeder Dienstleistung wird ein Preis zugeordnet. Die Preistransparenz bei den zu nutzenden IT-Dienstleistungen ist gegeben und die Methoden der Preisgestaltung werden akzeptiert Jede Behörde hat diesen Preis entsprechend ihrem Bedarf haushaltsmäßig einzustellen. Hierbei muss der Weg der Mittelzuweisung noch geklärt werden. Grundsätzlich sollten die Personalkosten beim neuen Finanzierungsmodell mitbetrachtet werden, weil sie den größten Kostenblock darstellen. Bei Querschnittsverfahren oder -diensten können die Entwicklungskosten entweder über einen revolvierenden Fonds finanziert oder Einzelentscheidungen zum Budget über das Parlament herbeigeführt werden. 7. Weiteres Vorgehen bei der Entwicklung und Einführung eines Finanzierungskonzepts für IT-Maßnahmen Angesichts der aufgezeigten Komplexität der Aufgabe sowie der damit einhergehenden Notwendigkeit der Entwicklung eines grundlegend anderen Finanzierungsmodells für künftige IT-Maßnahmen war es nicht möglich, die Aufbereitung der Rahmenbedingungen und der Eckpunkte eines solchen Modells in der ursprünglich vorgegebenen Frist abzuschließen. Voraussetzung für den Erfolg eines neuen Finanzierungskonzeptes ist auch die breite Diskussion und Abstimmung innerhalb der Verwaltung. Dazu wird das Finanzierungskonzept im weiteren Verlauf der Arbeit den IT-Gremien gemäß der VV IT-Steuerung zur Entscheidung vorgelegt, die auch das weitere Vorgehen, ggf. Senatsbeschluss mit RdB- Befassung, festlegen. Die Senatsverwaltung für Inneres strebt an, die notwendigen Umsetzungskonzepte und die entsprechenden Vorgaben für die Handhabung eines neuen Finanzierungsmodells in Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Finanzen rechtzeitig zu den Haushaltsvorbereitungen und beratungen für das Jahr 2008 ff. bereitzustellen. Ich bitte darum, den o. a. Sachstand als Zwischenbericht zur Kenntnis zu nehmen. In Vertretung F r e i s e Senatsverwaltung für Inneres Seite 5 von 5