Erste Schritte mit Mamut One

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1 Erste Schritte mit Mamut One Diese Einführung hilft Ihnen bei Ihren ersten Schritten mit den Produkten und Services von Mamut One. Komplette Unternehmenssoftware- und Informationssysteme für kleine und mittlere Unternehmen

2 2 Willkommen bei Mamut One Herzlichen Glückwunsch zum Kauf von Mamut One. Mit unserer Komplettlösung können Sie sich über Produkte und Services freuen, die Ihre Anforderungen an die Buchhaltung, an ERP, Kommunikation und Wissen abdecken und das alles in einer einzigen Lösung. Diese kurze Einführung soll Ihnen dabei helfen, die in Ihre Lösung eingebundenen Produkte und Services zu installieren und zu aktivieren. Weitere Informationen oder besondere Details zur Verwendung der Produkte und Services finden Sie in den Einführungshandbüchern zu Mamut One, die Ihrer Produktbox beigelegt sind.viel Erfolg mit Mamut One und dem verbesserten Überblick über Ihre gesamten Unternehmensabläufe! Seite Inhalt Willkommen bei Mamut One Software and Services Mamut One ein Überblick Mamut Business Software Mamut Online Desktop Mamut Validis Active Domain und Webhosting Active BusinessMail Mamut ez Publish Microsoft SharePoint Mamut Online Backup Mamut Online Survey Reach Your Goals!

3 Software + Services 3 Mamut One kombiniert eine preisgekrönte Unternehmenssoftware mit webbasierten Services und Unternehmens-Know-how in einer kompletten und benutzerfreundlichen Lösung. Mit Mamut One haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf alle wichtigen Geschäftsdaten; egal ob über Ihren PC im Büro, per Laptop oder Mobiltelefon. Wenn Sie nähere Informationen wünschen oder Mamut One bestellen möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren Fachhändler, rufen Sie uns kostenfrei an unter Tel oder schicken Sie eine an Und das bekommen Sie mit Mamut One: Software + Services Management/Berichte: Mehrere hundert Berichte und Analysen Finanzen/Buchhaltung: Belegerfassung, Hauptbuch, Jahresabschluss u. v. m. Kontaktmanagement (CRM): Management von Aktivitäten, Dokumenten, Angeboten u. v. m. Vertriebsunterstützung: Auftragsmanagement, Fakturierung, Produktmanagement u. v. m. Einkauf/Logistik: Einkaufsmanagement, Lagerverwaltung, Inventur u. v. m. Personal: Mitarbeiterregister, Fehlzeitenverwaltung, Personaldokumente u. v. m. Lexware lohn+gehalt pro: Für die einfache und sichere Lohn- und Gehaltsabrechnung Website/E-Commerce: Mit Designvorlagen, Produktregister, Webshop mit Warenkorb u. v. m. Mamut Online Desktop: Webbasierter Zugang zur Unternehmenssoftware ProFirma Professional: Online-Portal mit Wissen und Werkzeugen für Unternehmer Mamut Validis: Online-Prüfung Ihrer Buchhaltungsdaten Website- und E-Commerce-Services: Inkl. Publikationstool Mamut ez Publish Active BusinessMail: Kombination von Microsoft Outlook und Hosted Exchange 2007 Mamut Online-Informationsportal: Basiert auf Microsoft SharePoint Online-Besprechungen und Webkonferenzen: Basiert auf Microsoft Live Meeting Mamut Online Survey: Professionelle Kundenbefragungen Support und Service: inkl. Updates Mamut Online Backup: Automatische, verschlüsselte Online-Datensicherung Internetseite:

4 4 Mamut One ein Überblick Hier finden Sie einen Überblick über die innovativen und zukunftsweisenden Services, die Ihnen mit Mamut One zur Verfügung stehen. In Kombination mit unserer preisgekrönten Unternehmenssoftware werden sie zu einer unschlagbaren IT-Lösung. Buchhaltung und Finanzen Erledigen Sie Routineaufgaben im Bereich Buchhaltung und Finanzen sowie detaillierte Analysen mit minimalem Zeitaufwand. Online-Besprechungen Sparen Sie Zeit und Geld durch Online-Besprechungen mit Microsoft Live Meeting. Echtzeitgespräche und Dokumentenaustausch erleichtern die Zusammenarbeit. Kunden- und Kontaktmanagement (CRM) Verschaffen Sie sich zentral einen schnellen Überblick über Kunden, Lieferanten, Aktivitäten, s und Termine. Einkauf und Logistik Sie kennen stets alle Lieferbarkeiten und planen effizienter dank eines kompletten Lagerund Beschaffungsmanagements. Online-Status und -CRM Mit Mamut Online Desktop haben Sie überall und jederzeit den Überblick über Ihre Kennzahlen sowie Kunden- und Kontaktdaten und liefern besseren Service. Mamut Online Backup Sichert kontinuierlich Ihre wichtigen Daten automatisch und AESverschlüsselt. Synchronisierung und gemeinsame Nutzung von Dateien und Ordnern online.

5 5 Online-Dokumentenportal Teilen Sie Informationen, Dokumente und Listen mithilfe einer Lösung, die auf Microsoft SharePoint aufbaut, und arbeiten Sie so effizienter. gul Professionelles -System Sie sind stets informiert dank , Kalendern und Adressbüchern auf Ihrem PC, über das Internet oder Ihr Mobiltelefon mit Mamut BusinessMail, einer Kombination von Microsoft Outlook und Hosted Exchange Wir haben unsere Verkäufe innerhalb eines Jahres verdoppelt! Mamut one Sort 542 CV MellomCyan Cyan Website und Webshop Locken Sie mehr Besucher auf Ihre Website durch professionelle Gestaltung, einen Webshop, Intraund Extranet mit Mamut ez Publish. Erlend Mebust, partner Interactive Norway AS Lexware lohn+gehalt pro Lohn- und Gehaltsabrechnung nach aktuellen Gesetzen. Erstellung wichtiger Unterlagen: Lohnkonten, Lohnsteueranmeldungen, Beitragsnachweise u. v. m. Haufe ProFirma Professional Mit diesem Wissensportal von Haufe profitieren Sie von topaktuellem Praxis-Wissen, Werkzeugen und Trends für Ihr Unternehmen. Prüfung Ihrer Buchhaltung Sparen Sie Zeit bei Verwaltungsaufgaben mit Mamut Validis, der webbasierten Prüfung und Analyse Ihrer Buchhaltungsdaten.

6 6 Mamut Business Software 1 Mamut Business Software ist die Haupt- Softwarekomponente von Mamut One. Darin enthalten finden Sie Buchhaltung, Kontaktmanagement, Vertriebsmanagement, Logistik, E-Commerce und vieles mehr. Mit den folgenden Schritten können Sie schnell in das Programm einsteigen: Sie werden das Programm installieren, wichtige Einstellungen vornehmen und einige grundsätzliche Informationen dazu erhalten, wie Sie Ihr Programm nutzen können. Wir empfehlen Ihnen, die Benutzerhandbücher und das Heft Erste Schritte mit Mamut zu lesen, bevor Sie das System im Detail verwenden. Legen Sie Ihre Mamut-CD in das CD-/DVD- Laufwerk Ihres Rechners oder laden Sie die neueste Version aus dem Internet über herunter. Es gibt einen Unterschied zwischen Einbenutzerinstallationen für einen einzelnen Rechner und Installationen in einem Netzwerk mit mehreren Rechner (Mehrbenutzerinstallationen). Folgen Sie allen Schritten. Die Installation kann einige Zeit in Anspruch nehmen. 3 4 Mamut hat immer Wert auf Benutzerfreundlichkeit gelegt. Daraus ist das intuitive Design mit vielen Tastenkombinationen und selbsterklärender Navigation von heute entstanden: Wählen Sie im Menü links den Fokusbereich, den Sie auf dem Desktop sehen möchten. Sie können die Module natürlich auch über das Hauptmenü am oberen Fensterrand öffnen, indem Sie auf Funktionen klicken. Wenn Sie unter Funktionen auf Einstellungen klicken, erhalten Sie Zugriff auf sämtliche Einstellungen im System sowohl Firmenals auch Benutzereinstellungen. Sie können hier sowohl die in den einzelnen Modulen enthaltenen Inhalte als auch verschiedene Tastenkombinationen anpassen. 2 Nach der Komplettinstallation starten Sie Mamut Business Software über die Verknüpfung auf dem Desktop oder über das Startmenü unten auf Ihrem Bildschirm. Beim Erststart des Programms führt Sie ein Installationsassistent durch die ersten Schritte: Sie können wählen, ob Sie das Produkt zunächst testen oder eine Vollversion registrieren möchten. Nachdem Sie Mamut One gekauft haben, erhalten Sie einen Lizenzcode per (oder auf Anfrage per Post). Tragen Sie den Lizenzcode hier ein. TIPP Testen Sie Ihr System mit der Beispieldatenbank: Wir empfehlen Ihnen, einige Tests durchzuführen, bevor Sie das System für Ihr Unternehmen verwenden. Wählen Sie hierfür Datei Datenbankwerkzeuge Beispieldatenbank installieren (999)

7 Mamut Business Software Bevor Sie das System im Detail verwenden, sollten Sie alle Einstellungen kontrollieren und das System an Ihre Anforderungen anpassen. Grundlegende Firmeninformationen können Sie über Funktionen Einstellungen Firma ändern. Sämtliche Kontakte, z. B. Lieferanten sowie bestehende und potenzielle Kunden, werden im Kontaktregister hinterlegt. Wählen Sie links im Programmfenster den Fokusbereich Kontaktmanagement und klicken Sie auf Kontakt. Es wird daraufhin die zuletzt verwendete Kontaktkarte geöffnet. Klicken Sie in der Symbolleiste oben links auf Neu. Sie können jetzt auf der neuen Kontaktkarte die den Kontakt betreffenden Informationen eintragen. Die Informationen im Kontaktregister werden automatisch mit den anderen Modulen abgeglichen. Achten Sie deswegen immer darauf, dass die hier eingetragenen Informationen korrekt sind. Bevor Sie eine Rechnung erstellen können, müssen Sie Produkte anlegen: Wählen Sie also links im Programmfenster den Fokusbereich Produkt & Lager. Klicken Sie dann auf die Produkt-Kachel, um das Produktregister zu öffnen. Dort klicken Sie in der Symbolleiste oben links auf Neu. Sie können jetzt auf der neuen Produktkarte die das Produkt betreffenden Informationen wie z. B. Preise eintragen. Nun ist alles vorbereitet, um eine Rechnung zu erstellen. Rechnungen werden auf der Grundlage von Aufträgen erstellt. Wählen Sie links im Programmfenster den Fokusbereich Vertrieb. Wenn Sie zunächst ein Preisangebot erstellen möchten, klicken Sie auf Preisangebot. Um einen Auftrag anzulegen, klicken Sie auf Auftrag. Fügen 9 10 Sie die betreffenden Produkte hinzu, indem Sie in der Symbolleiste der Registerkarte Produktzeilen auf Neu klicken. Sie können die Produktnummer jetzt entweder direkt eintragen oder aus der Produktliste auswählen. Um für den Auftrag eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf Fakturieren. Mamut Business Software ist eine Komplettlösung, aus deren Bandbreite wir hier einige kleine Beispiele gezeigt haben. Sie können hier einfach ohne jegliche Vorkenntnisse Ihre eigene Website mit einem Webshop erstellen. Bestellungen und Anfragen werden direkt in Mamut Business Software importiert, sodass sie direkt zur Weiterverarbeitung bereit liegen. Den Webshop finden Sie, wenn Sie links im Programmfenster den Fokusbereich E-Commerce auswählen. Datensicherungen: Die Bedeutung von Datensicherungen kann nicht oft genug unterstrichen werden. Mamut Business Software kann so konfiguriert werden, dass bei jedem Programmabschluss automatisch eine Datensicherung erstellt wird. Die Einstellungen hierfür geben Sie unter Funktionen - Einstellungen Sicherheit Einstellungen an. Nutzen Sie Mamut Online Backup, wenn Sie diese Datensicherungen automatisch und in Echtzeit erstellen möchten. Weitere Informationen zu Mamut Online Backup finden Sie in diesem Heft. Internetseite:

8 8 Mamut Online Desktop Mit Mamut Online Desktop können Sie online auf Informationen und Funktionalitäten von Mamut Business Software zugreifen und zusätzlich die neuen Services von Mamut One nutzen. Kontrollieren, erstellen und bearbeiten Sie Informationen mithilfe von Mamut Online Desktop von jedem beliebigen PC mit Internetanschluss aus jederzeit und überall. So einfach ist es, Informationen mit Kollegen zu teilen oder Informationen aus Ihrem Mamut-System abzurufen, obwohl Sie nicht im Büro sind. Um Mamut Online Desktop zu aktivieren, benötigen Sie Mamut Business Software Version 12 oder neuer und einen aktuellen Servicevertrag für Mamut One. Auf welche Services in Mamut Online Desktop Sie zugreifen können, richtet sich nach Ihrem Mamut One Servicevertrag. Um ein Upgrade für Ihren Mamut One Servicevertrag zu bestellen, wenden Sie sich bitte an Mamut. 1 2 Bevor Sie mit Mamut Online Desktop arbeiten können, muss Ihr Benutzer in Mamut Business Software als Mitarbeiter im Mitarbeiterregister hinterlegt werden. Neue Mitarbeiter können Sie anlegen, indem Sie in Mamut Business Software auf Funktionen Mitarbeiterregister gehen und in der Symbolleiste auf Neu klicken. Wichtig ist, dass Sie eine gültige -Adresse besitzen, die Sie als Mamut-ID für Mamut Online Desktop verwenden können. Wenn Sie noch keine Mamut- ID besitzen, müssen Sie eine anlegen. Erst danach können Sie sich bei Mamut Online Desktop einwählen. Öffnen Sie in Mamut Business Software Funktionen Einstellungen Firma Einstellungen pro Modul 3 4 Mamut Online Desktop. Zum Aufbau der Verbindung benötigen Sie Ihre Mamut-ID und das dazugehörige Passwort. Wenn Sie noch keine Mamut-ID besitzen, können Sie über dieses Fenster eine anlegen. Wenn Sie eine neue Mamut-ID registrieren, erhalten Sie eine mit einem Link. Rufen Sie den Link auf und folgen Sie den Anweisungen zum Erstellen des Passworts. In den Firmeneinstellungen für Mamut Online Desktop können Sie die Verbindung zu Mamut Online Desktop aufbauen und trennen, mögliche Synchronisierungskonflikte einsehen und den Benutzer oder den Rechner für die Synchronisierung ändern. Einer Ihrer Netzwerkrechner dient zur 5 6 Synchronisierung mit Mamut Online Desktop. Es wird allgemein empfohlen, hierfür den Rechner zu verwenden, auf dem die Datenbank liegt. Wählen Sie den betreffenden Rechner aus der Auswahlliste. Öffnen Sie die Website und melden Sie sich mit Ihrer neuen Mamut-ID und dem Passwort an. Unter dem Arbeitsbereich Kontakt in Mamut Online Desktop können Sie Ihre Kontakte verwalten: Sie können die in Mamut Business Software angelegten Kontakte und Kontaktpersonen einsehen und bearbeiten und darüber hinaus neue Kontakte oder Kontaktpersonen erstellen. Fortsetzung auf der nächsten Seite

9 Mamut Online Desktop 9 Unter dem Arbeitsbereich Kontakt in Mamut Online Desktop können Sie Ihre Kontakte verwalten Hinweis! Mamut Online Desktop und Mamut Business Software werden laufend synchronisiert. Auf diese Weise hat Ihr Unternehmen stets Zugang zu den aktuellen Informationen. 7 8 Nutzen Sie die Pfeilsymbole im Fenster rechts, um die einzelnen Informationsbereiche zu erweitern oder zu verbergen und das Navigieren zu vereinfachen. Um alle Informationsbereiche gleichzeitig anzuzeigen oder zu verbergen, klicken Sie im Fenster oben rechts auf Alle zeigen bzw. Alle verbergen. Wenn Sie den Jahresplaner öffnen möchten, klicken Sie auf Arbeitsbereiche Jahresplaner. Mithilfe des Jahresplaners können Sie einen Geschäftsjahresplan für Ihr Unternehmen erstellen. Hier können Sie festlegen, welche Ziele Sie mit Ihrem Unternehmen im nächsten Geschäftsjahr erreichen möchten Um Ihre Zielsetzungen zu erreichen, müssen Sie den Zielen Maßnahmen zuordnen, d. h. Aufgaben und Handlungen zum Erreichen der Ziele erforderlich sind. Maßnahmen können sich auf frühere Unternehmensdaten stützen, die sie unter 2. Analyse finden. Diese Kerndaten werden mit den Daten aus Mamut Business Software synchronisiert. Wenn Sie z. B. auf Gewinn pro Jahr klicken, können Sie den Entwicklungsverlauf für Kosten, Erlöse und Gewinne in Ihrem Unternehmen einsehen. Im Planungsbereich können Sie Ihre Maßnahmen und Ihr Budget einsehen. Der aktuelle Stand aller geplanten Ziele und Maßnahmen kann auch im Statusbereich eingesehen werden. Dort finden 11 Sie einen Verwaltungsteil, der sämtliche Kerninformationen grafisch aufbereitet enthält. Ist der Jahresplan fertiggestellt, können Sie ihn in wesentlichen Teilen oder vollständig ausdrucken und den relevanten Interessenten präsentieren. Klicken Sie hierfür auf Home und wählen Sie im Hauptbereich Jahresplan. Über Mamut Online Desktop können Sie die verschiedenen Module von Mamut One aufrufen. Wählen Sie im Hauptmenü den Eintrag Arbeitsbereiche und klicken Sie dann z. B. auf Webmail, Mamut Online Survey oder Webhosting. Internetseite:

10 10 Mamut Validis Mamut Validis ist ein Service für die Analyse Ihrer Buchhaltungsdaten und die Aufdeckung potenzieller Anomalien. Mamut Validis ist in Ihrer Mamut One Lösung enthalten und kann über Mamut Online Desktop geöffnet werden. Der Name Validis ist ein Konstrukt aus den englischen Begriffen Validate (dt. validieren) und Discover (dt. entdecken). In diesem Sinne analysiert und identifiziert Mamut Validis Buchhaltungsdaten, die unvollständig, ungültig, unpräzise oder inkonsistent sind. Auf diese Weise können Sie eventuelle Fehler in der Buchhaltung schnell aufspüren, z. B. Fehlbuchungen, Druckfehler, mögliche Revisionsanmerkungen oder auch fehlerhafte Umsatzsteuersätze. Beachten Sie dabei, dass Mamut Validis Ihre Buchungssätze nicht ändert, sondern sie lediglich zum Zweck der Fehleridentifizierung protokolliert. Erste Schritte mit Mamut Validis 1 2 Bevor Sie mit Mamut Validis starten, sollten Sie unter Funktionen - Buchhaltung eine vorläufige Eröffnungsbilanz erstellen. Sie stellen darüber sicher, dass für das zu analysierende Jahr eine Eröffnungsbilanz existiert. Ohne vorhandene Eröffnungsbilanz könnten Ihre Ergebnisse beeinträchtigt werden. Klicken Sie im Benutzermenü von Mamut Online Desktop auf Arbeitsbereiche - Mamut Validis Mamut Validis Desktop. Sie werden in den Arbeitsbereich für Mamut Validis weitergeleitet Klicken Sie auf Analysieren & Validieren, um Ihre Buchhaltungsdaten zu laden. Bitte haben Sie etwas Geduld, während Ihre Daten von Mamut Business Software zu Mamut Validis hochgeladen werden. Der Verlaufsbalken auf dem Mamut Validis Desktop zeigt den Status für den Upload an. Wenn Sie die Analyseeinstellungen für Konten für Mamut Validis ändern möchten, öffnen Sie in Mamut Business Software Funktionen - Buchhaltung - Kontenplan. Wechseln Sie zur Registerkarte Detailliert. Dort finden Sie eine Auswahlliste zu Mamut Validis. Hierüber werden Konten mit Gruppen verknüpft, die unter Mamut Validis zur Wertezuweisung verwendet werden. Wählen Sie die gewünschte Einstellung für das Konto und klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie das nächste Mal in Mamut Validis über Analysieren & Validieren Ihre Daten hochladen, werden die neuen Einstellungen berücksichtigt.

11 Mamut Validis 11 Mamut Validis prüft Ihre Buchhaltungsdaten. HINWEIS: Validis nimmt niemals Änderungen an Ihren Buchhaltungsdaten vor. Potenzielle Anomalien werden nach bestimmten Regeln identifiziert und protokolliert. 6 7 Bitte bedenken Sie: Mamut Validis nimmt selbst keine Änderungen in Ihren Buchhaltungsdaten vor. Es ist ein reines Analyse-Tool, das mögliche Fehler und Unebenheiten aufdeckt, aber nicht behebt. So behalten Sie selbst volle Kontrolle über Ihre Buchungsdaten. Denn nicht jede Abweichung von Trends, nicht jede unübliche Kombination ist ungewollt. Die Analyseergebnisse von Mamut Validis werden in Mamut Online Desktop unter Mamut Validis Ergebnisse angezeigt. Um eine Zusammenfassung der 8 Ergebnisse einzusehen, klicken Sie auf Ergebnisse unter Mamut Validis Desktop. Oder Sie klicken auf eines der Symbole für die vier verschiedenen Analysearten: Trendregeln, Buchhaltungsregeln, Ausnahmewerte, Ungewöhnliche Kombinationen. Die Detailergebnisse werden daraufhin direkt angezeigt. Auf welche Informationen Sie zugreifen können, richtet sich nach Ihrer Lizenz. Die angezeigten Ergebnisse richten Sie nach der durchgeführten Analyse. Die Zusammenfassung unter Analyseberichte zeigt alle Ergebnisse der Mamut Validis Analyse. Über einen Link können Sie weitere Informationen aufrufen. Die folgenden Bereiche werden angezeigt, wenn Sie auf den Link Klicken Sie hier, um Details zu den Ergebnissen einzusehen klicken. Internetseite:

12 12 Active Domain und Webhosting Sämtliche Mamut One Lösungen enthalten eine Domain. Wenn Sie das Produkt erwerben, sollten Sie bereits eine Domain ausgewählt haben, mit denen Ihre Webservices verknüpft werden. -Adressen einrichten, Websites erstellen, Ihren Webserver aktivieren, Subdomains hinzufügen oder ändern usw. all dies können Sie unter MyAccount, dem Hosting-Verwaltungsbereich in Mamut One erledigen. Ihre Domain wird im Standard so eingerichtet, dass Sie auf Mamuts Web- und -Services zeigt. 1 2 Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort bei MyAccout an. Ihre Login-Daten werden Ihnen in einer separaten von Active 24, einer Mamut-Tochtergesellschaft, zugeschickt. Um Ihren Webserver zu aktivieren, klicken Sie links im Menü unterhalb von Windows Web und Ihrer Domain auf den Link Website erstellen. Danach wählen Sie aus, ob Sie Host-Name verweisen soll (tragen Sie z. B. ez als Host-Name ein und wählen Sie ez Web als Plattform, damit ez.domain.com auf Ihre Mamut ez Publish Website verweist.) b) Um bereits vorhandene Host-Names zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol zum a) einen neuen Host-Name (Subdomain) für Ihr Windows Web erstellen möchten (z. B. web.domain.com). Tragen Sie hierfür den Host-Name ein und klicken Sie dann auf Website erstellen. 3 b) einen bereits existierenden Host-Name (Subdomain) zu Ihrem Windows Web hinzufügen möchten. Wählen Sie hierfür den gewünschten Host-Name aus der Auswahlliste. Klicken Sie danach auf Website erstellen. Um Ihre Domain zu verwalten, klicken Sie im linken Menü unterhalb von Domain und Ihrer Domain auf Domain Administration. a) Um mit einem Host-Name auf aktivierte Mamut-Services zu verweisen, tragen Sie einen Host-Name (Subdomain) ein und wählen Sie dann die Plattform, auf die der

13 Active Domain und Webhosting 13 Bearbeiten rechts neben dem Host-Name (Subdomain) und der Plattform. Sie können den Host-Name nun bearbeiten und ab schließend speichern. c) Um einen vorhandenen Host-Name zu löschen, klicken Sie auf das Symbol zum 4 Löschen rechts neben dem Host-Name (Subdomain) und der Plattform. Für fortgeschrittene Benutzer: Um die Zone-Datei unter Domain Administration zu bearbeiten, klicken Sie auf Erweiterte Administration anzeigen: a) Sie können A, CNAME und MX als Eintragstyp auswählen. Füllen Sie dann die leeren Felder aus und klicken Sie auf Eintrag hinzufügen. b) Um einen vorhandenen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol rechts neben dem Eintrag, geben Sie die erforderlichen Änderungen ein und speichern Sie die Änderungen. c) Um vorhandene Einträge zu löschen, klicken Sie rechts neben dem betreffenden Eintrag auf das rote Löschsymbol. 5 Beachten Sie, dass bis zu 24 Stunden vergehen können, bevor Änderungen an der Domain wirksam werden. Internetseite:

14 14 Active BusinessMail Mit Active BusinessMail können Sie Ihre s und Kontakte auf Ihrem Handy abrufen, Ihren Kalender synchronisieren und mit Kollegen teilen. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort bei MyAccout an. Klicken Sie unter auf Ihre Domain und dann auf GetStarted (Einfacher Modus); oder klicken Sie unter und Ihrer Domain auf GetStarted (Erweiterter Modus). Klicken Sie auf die Schaltfläche Konto erstellen, um ein neues -Konto zu erstellen. Füllen Sie die für die Erstellung des -Kontos benötigten Felder aus: a) Benutzername: Geben Sie an, wie das -Konto heißen soll, und benutzen Sie dabei die Buchstaben a-z und die Ziffern 0-9. Beispiel: Wenn Sie die Domain domain.com haben und der Benutzername/ die -Adresse lauten soll, geben Sie hier peter ein. Der Benutzername wird bei der Anmeldung zu Webmail und für die Einrichtung eines lokalen -Clients (z. B. Microsoft Outlook) verwendet. b) Anzeigename: Geben Sie an, welche Information die Empfänger Ihrer s angezeigt bekommen sollen. Beispiel: Peter Schmidt. c) Vorname, Zweiter Vorname, Nachname, Initialen: Vorname und Nachname sind Pflichtfelder, während Zweiter Vorname und Initialen optional sind. d) Passwort/Passwort wiederholen: Geben Sie das gewünschte Passwort für das -Konto ein und verwenden Sie dabei mindestens 6 Buchstaben/Ziffern. Dieses Passwort wird bei der Anmeldung zu Webmail und für die Einrichtung eines lokalen -Clients (z. B. Microsoft Outlook) verwendet. e) Beschreibung: Falls Sie z. B. Notizen zum Zweck des -Kontos ergänzen möchten, nutzen Sie dafür dieses Feld. f) typ: Wählen Sie zwischen POP und Business Mail (auch bekannt als Hosted Exchange). g) Quota (Speicherplatz): Nutzen Sie das - und +, um den Speicherplatz für das -Konto zu verringern oder zu erweitern. Wir empfehlen ein Minimum von 100 MB. h) Forward (Weiterleiten): Falls Sie s an ein anderes Konto weiterleiten möchten, geben Sie in dieses Feld bitte die Adresse ein, an die die s weitergeleitet werden sollen. Falls Sie mehrere Adressen angeben möchten, trennen Sie diese durch Komma. i) Alias: Falls Sie einen Alias (eine Namensalternative) zu der -Adresse hinzufügen möchten, geben Sie hier die benötigten Alternativen an und trennen Sie diese mithilfe der Return-Taste/durch Zeilenumbrüche. Beispiel: Wenn Sie möchten, dass s an peters und an die -Adresse geliefert werden, geben Sie peters und peterschmidt als Aliasse ein. j) Wenn Sie alle mit Sternchen markierten Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Mailbox erstellen. Ihr -Konto wird jetzt erstellt.

15 Active BusinessMail Um sich über einen Webbrowser zu Ihrem -Konto anzumelden, gehen Sie zu https://mamutmail.com und geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Bei der ersten Anmeldung müssen Sie die Sprache und die Zeitzone auswählen. Einrichten Ihres BusinessMail-Kontos in Microsoft Outlook: a) Öffnen Sie Microsoft Outlook. Klicken Sie auf Extras - Kontoeinstellungen. Klicken Sie unter der Registerkarte auf die Schaltfläche Neu. b) Wählen Sie die Einrichtung eines neuen Exchange-Kontos aus und füllen Sie die Felder aus: - Microsoft Exchange Server: mbxvs01 (und kreuzen Sie Exchange-Cache- Modus verwenden an). - Benutzername: Das, was bei Ihrem Konto vor steht (also z. B. peter). c) Klicken Sie auf Weitere Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte Verbindungen: - Kreuzen Sie Über das lokale Netzwerk verbinden (LAN) und Exchange- Verbindung mit HTTP herstellen an. - Klicken Sie auf die Schaltfläche Exchange-Proxyeinstellungen. - Geben Sie in das URL-Feld mamutmail.com ein - Kreuzen Sie Bei langsamen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP an. - Wählen Sie in der Auswahlliste Standardauthentifizierung aus. - Klicken Sie OK d) Melden Sie sich dann bei MS Outlook an, indem Sie Ihren Benutzernamen und das Passwort eingeben und auf OK klicken. Einrichten Ihres BusinessMail-Kontos auf einem Mobiltelefon, das Microsoft Hosted Exchange unterstützt: a) Benutzername: Ihre -Adresse, z. B. Falls Sie Windows Mobile 5 oder eine ältere Version haben, müssen Sie Ihren Mobile Mail Benutzernamen verwenden, den Sie in MyAccount unter - GetStarted - Mobile Mail Benutzername finden. b) Passwort: Das Passwort, das von Ihnen oder dem Administrator in MyAccount eingerichtet wurde. c) Domain: hosting01 d) Exchange-Server: https://mamutmail.com Mit BusinessMail können Sie Ihre s jetzt über Ihren lokalen Client, über das Internet und Ihr Telefon abrufen. Zusätzlich können Sie über BusinessMail Ihren Kalender synchronisieren und mit Ihren Kollegen teilen. Falls Sie einen Silver oder Gold Servicevertrag haben, können Sie über Ihren MyAccount eine Client-Version von Microsoft Outlook 2007 herunterladen. Um -Konten hinzuzufügen, zu bearbeiten, upzugraden oder zu löschen, gehen Sie in Ihren MyAccount und klicken Sie unter und Ihrer Domain auf Exchange Admin.

16 16 Mamut ez Publish Mit Mamut ez Publish können Sie schnell und einfach professionelle Websites erstellen. Mithilfe der suchmaschinenoptimierten Technologieplattform können Sie die Besuche auf Ihrer Website erhöhen und Sie können Blogs, Bilder und Mediengalerien hinzufügen. Erstellen Sie Ihre Website mit einer neuen und benutzerfreundlichen Lösung, die auf derselben Technologie aufbaut, die auch die NASA, Siemens, Orange und Porsche verwenden. Bevor Sie Ihre ersten Schritte mit Mamut ez Publish starten, müssen Sie Ihre Domain an Active 24 übertragen (vgl. Seite 12/13). Wählen Sie sich über die Active 24 Website bei MyAccount ein, um auf Ihr Hosting Control Panel zuzugreifen, oder gehen Sie alternativ über den Arbeitsbereich Webhosting unter Mamut Online Desktop. 1 2 Klicken Sie im linken Menü unterhalb von ez Publish Web und Ihrer Domain auf ezadmin, wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen möchten oder um die die Rechtevergabe einzusehen. An dieser Stelle können Sie darüber hinaus die Sprache(n) für Ihre Website bestimmen. Um Inhalte Ihrer Website zu ändern, klicken Sie im linken Menü unterhalb von ez Publish Web und Ihrer Domain auf GetStarted. Wählen Sie dann die ez Publish Website zur Bearbeitung aus. 4 3 Wählen Sie die Website, bei der Sie sich anmelden möchten. Geben Sie hiefür Ihren ez Publish Benutzernamen mit dem Passwort an. Beachten Sie, dass diese Anmeldedaten nicht mit den Anmeldedaten für MyAccount identisch sind. Über die Auswahlliste können Sie nun Artikel, Postings, Bildergalerien, Ordner und Kontaktformulare hinzufügen. Wählen Sie einfach den gewünschten Eintrag aus und klicken Sie auf das Symbol mit dem Pluszeichen rechts neben der Auswahlliste (Hier erstellen). Wählen Sie einen Namen und geben Sie die gewünschten Inhalte ein. Um die Änderungen zu übernehmen, müssen Sie sie lediglich mit einem Mausklick veröffentlichen. TIPP: Wenn Sie einen neuen Eintrag hinzufügen, können Sie sich vor der Veröffentlichung eine Vorschau anzeigen lassen.

17 Mamut ez Publish 17 Mit Mamut ez Publish können Sie schnell und einfach professionelle Websites erstellen. TIPP: Sie können einen Webshop mit Mamut Business Software erstellen. Wählen Sie dazu einfach die Produkte, die Sie online verkaufen möchten, aus dem Produktregister aus. Erhöhen Sie Ihre Einnahme und seien Sie rund um die Uhr für Ihre Kunden da. 5 6 Wenn Sie mehrere Bilder gleichzeitig hochladen möchten, wählen Sie zunächst die gewünschte Bildergalerie aus bzw. erstellen eine neue Bildergalerie. Nutzen Sie das Symbol Multi-Upload, um mehrere Bilder gleichzeitig hochzuladen. Abschließend müssen Sie die Seite veröffentlichen. Wenn Sie das Logo der Website ändern möchten, klicken Sie einfach am oberen Fensterrand auf Systemsteuerung. Wählen Sie nun Site-Einstellungen und wählen Sie Neue Bilddatei zum Hochladen. Wählen Sie das gewünschte Logo auf Ihrem 7 Rechner aus und laden Sie es hoch. Veröffentlichen Sie die Seite dann neu. Die Systemsteuerung mit den Site-Einstellungen nutzen Sie auch, um das Layout und das Design für Ihre ez Publish Website zu ändern. Über die Registerkarten Vorlagen und Menüverwaltung können Sie das Design Ihrer Website wunschgemäß verändern. Wählen Sie z. B. Custom Design unter Vorlagen, wenn Sie sämtliche Designmöglichkeiten aktivieren möchten. 8 9 Ein Link mit Ihrem Webshop kann ebenfalls hinterlegt werden. Erstellen Sie hierfür z. B. einfach einen Artikel, der in einem Link auf Ihren Webshop verweist. Zur Optimierung der Suchfunktion können Sie Meta-Tags hinzufügen. Auch diese Einstellung nehmen Sie unter Systemsteuerung Site-Einstellungen vor. Internetseite:

18 18 Microsoft SharePoint Mit Microsoft SharePoint können Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen optimieren, indem Sie Dokumente unter einem einheitlichen Portal gemeinsam nutzen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte, können Kontakte verwalten und mit weiteren, neuen Informationen aktualisieren. Microsoft SharePoint kann den Workflow mit den Produkten von Microsoft Office deutlich verbessern Melden Sie sich bei MyAccount mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an. Klicken Sie links im Menü unterhalb von SharePoint auf SharePoint Administration. Wählen Sie einen Subdomainnamen für die SharePoint-Site. Füllen Sie alle erforderlichen Informationen aus und klicken Sie auf Weiter. Danach können Sie aus der Auswahlliste die Vorlage auswählen, die Sie für Ihre SharePoint-Site verwenden möchten. So haben Sie die Möglichkeit, ein Design zu 4 5 wählen, das optimal zu Ihrem Unternehmen passt. Über MyAccount können Sie Benutzer hinzufügen. Die Anzahl möglicher Nutzer entspricht standardmäßig der Anzahl an -Konten, die Sie erworben haben, aber Sie können beliebig viele Benutzer hinzufügen. Diese Benutzer erhalten dann automatisch Ihre Passwörter. Gehen Sie auf Ihre SharePoint- Site und klicken Sie auf Erstellen im oberen Teil des Portals, um eine Unterseite für Ihr Portal zu erstellen. Es erscheint eine Liste mit vielen verschiedenen Optionen und Services, die Sie nutzen können. Wählen Sie hier Websites und Arbeitsbereiche. Hier können Sie den neuen Titel der Unterseite sowie die URL festlegen. Hinweis: Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Ihre SharePoint-Site unter der Domain verfügbar ist. In der Zwischenzeit können Sie im Verwaltungsmodul einige notwendige Änderungen an Ihrer Site vornehmen.

19 Microsoft SharePoint 19 Mit Microsoft SharePoint können Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen optimieren. TIPP: Bei der Auswahl des Subdomainnamens für Ihre Sharepoint-Site ist es empfehlenswert, einen Namen zu wählen, der sich auf Ihre Unternehmenstätigkeit, den Firmennamen oder eine Abteilung bezieht um die Uhr für Ihre Kunden da. 6 7 Jetzt können Sie auf einfache Weise Dokumente auf das Portal uploaden. In der Menüzeile finden Sie standardmäßig die Dokumentenbibliothek Freigegebene Dokumente. Sie können aber beliebig viele Dokumentenbibliotheken hinzufügen, indem Sie auf Dokumentbibliothek erstellen klicken. Sobald Sie eine Dokumentbibliothek erstellt haben, können Sie jedes beliebige Dokument aus Ihren lokalen Dateien uploaden oder direkt über die Dokumentenbibliothek ein neues Dokument erstellen. Sie können diese Dokumente dann in der 8 9 Dokumentenbibliothek sehen und darauf zugreifen. Über die Pfeiltaste, die sichtbar wird, wenn Sie mit der Maus über das Dokument fahren, gelangen Sie zum Menü Eigenschaften bearbeiten. Dort können Sie den Titel von Dokumenten ändern oder sehen, wann und von wem das Dokument geändert wurde. Neben Dokumentbibliotheken, Diskussionsforen und Listen wie Hyperlinklisten und Kontakte können Sie auch Benutzerdefinierte Listen erstellen. Durch Klick auf Erstellen und 10 Benutzerdefinierte Listen können Sie eine Liste erstellen, deren Spalten Sie selbst festlegen können. Sie können auch eine benutzerdefinierte Liste mit einem Erscheinungsbild ähnlich einer Excel-Liste erstellen oder sogar Excel-Listen direkt importieren. Ihre SharePoint-Site bietet noch viele weitere Möglichkeiten. In der oberen Menüleiste finden Sie die Hilfe-Schaltfläche. Sie bietet Erläuterungen zu allen Themen. Internetseite:

20 20 Mamut Online Backup Mit Mamut Online Backup können Sie einfach und effektiv Datensicherungen erstellen und darüber hinaus benutzerfreundlich und sicher Informationen mit Kollegen oder Partnern austauschen. Sie können Dateien senden, streamen, synchronisieren und mit anderen Benutzern teilen. Mamut Online Backup arbeitet kontinuierlich im Hintergrund. Ihre Dateien werden zunächst verschlüsselt und danach sicher auf einen Server übertragen, auf dem Sie dann im verschlüsselten Zustand gespeichert werden. Mit Mamut One erhalten Sie viel Speicherplatz für Ihre Unternehmensdaten und die Datensicherungen Ihres Mamut Business Software Systems Laden Sie das Installationsset für die Freeware- Version von Mamut Online Backup über folgenden Link herunter: Klicken Sie auf Ausführen, um mit der Installation zu beginnen. Wählen Sie Ihre Sprache. Lesen Sie die Endnutzervereinbarung und bestätigen Sie, dass Sie diese akzeptieren. Warten Sie nun, bis das Programm installiert ist. Wählen Sie Neues Konto, falls Sie den Service zum ersten Mal installieren und nutzen. In diesem Fall wird Ihnen ein Assistent bei den einzelnen Schritten helfen.

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