Elektronische Zustellung

Transkript

1 Elektronische Zustellung Kostengünstig und nachweislich! Maria Enzersdorf Dr. Bernhard Karning Bundeskanzleramt Abt. I/11

2 Die elektronische Zustellung Anwendungsbereich gemäß 28 ZustG Übermittlung von Dokumenten in Vollziehung der Gesetze (vgl. 1 ZustG) d.h. keine Privatwirtschaftsverwaltung Möglichkeit für den Verfahrensgesetzgeber abweichende Regelungen zu treffen 99 BAO für Finanzbereich ( Databox ) 89a GOG für Gerichte (Elektronischer Rechtsverkehr - ERV) Elektronische Zustellung

3 Elektronisch zustellen / zusenden hoheitlich privatwirtschaftlich nachweislich Brief eingeschriebener Brief mit Rückschein RSb-Brief RSa-Brief

4 Elektronisch zustellen / zusenden hoheitlich privatwirtschaftlich nachweislich od. Fax Elektronisches Kommunikationssystem der Behörde ( 37 Abs. 1 ZustG) Unmittelbare elektronische Ausfolgung ( 37a ZustG) Elektronischer Zustelldienst ( 35 und 36 ZustG)

5 Zustellgesetz Elektronisch zustellen Taxative Aufzählung! 1. (Elektronische Zustelladresse) nur wenn -Adresse vom Empfänger der Behörde für die Zustellung in einem anhängigen oder gleichzeitig anhängig gemachten Verfahren angegeben wird ( 2 Z 6 ZustG) nur nicht-nachweisliche Zustellung möglich 2. Kommunikationssystem der Behörde eigenes System nur für eigene Zustellungen jede Behörde muss eigenes Postfach zur Verfügung stellen nur nicht-nachweisliche Zustellung möglich 3. Unmittelbare elektronische Ausfolgung faktisch nur für Registerabfragen möglich nicht-nachweisliche und nachweisliche Zustellung möglich 4. Elektronische Zustelldienste für jede Behörde als Versender zugänglich nur ein Postfach für Empfänger nicht-nachweisliche und nachweisliche Zustellung möglich Elektronische Zustellung

6 Arten der elektronischen Zustellung Zustellung an eine elektronische Zustelladresse - normales oder Fax - muss von der Empfängerin bzw. vom Empfänger der Behörde für die Zustellung in einem anhängigen Verfahren bekanntgeben werden ( 2 Z 5 ZustG) - Zweifel über Einlangen Tatsache und Zeitpunkt durch Behörde festzustellen ( 37 Abs. 1 ZustG) - keine nachweisliche Zustellung möglich Elektronische Zustellung

7 Arten der elektronischen Zustellung Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst - vom Bundeskanzler zugelassen und beaufsichtigt (ZustDV) - Anmeldung der Benutzerin bzw. des Benutzer nur mit Bürgerkarte - nachweisliche Zustellung möglich Elektronische Zustellung

8 System der elektronischen Zustelldienste geht davon aus, dass es mehrere Zustelldienste gibt Elektronische Zustellung

9 System der elektronischen Zustelldienste geht davon aus, dass es mehrere Zustelldienste gibt werden von der Wirtschaft von Unternehmen - betrieben, die vom BKA mit Bescheid zugelassen werden darf auch für private Zusendung genutzt werden Registrierung als potentieller Empfänger (freiwillig, kostenfrei) bei einem Zustelldienst ist jedoch ausreichend, um alle (behördlichen) Dokumente zu erhalten wie in der realen Welt hat man nur ein Briefkastl für alles Elektronische Zustellung

10 Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst A) Behördensicht 2 Zustellkopf 3 Zustelldienst A Zustelldienst B Zustelldienst C 1 1. Voraussetzung: Anmeldung der Empfängerin bzw. des Empfängers bei einem Zustelldienst 2. Abfrage der Behörde beim sogenannten Zustellkopf / Rückantwort des Zustellkopfes 3. Übermittlung des zuzustellenden Dokuments an den entsprechenden Zustelldienst Elektronische Zustellung

11 Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst Zustellkopfabfrage vor jeder Zustellung ( 34 Abs. 2 ZustG) - Name bzw. Bezeichnung der Empfängerin bzw. des Empfängers - bei natürlichen Personen das Geburtsdatum - die zur eindeutigen Identifikation des Empfängers im Bereich Zustellwesen erforderlichen Daten a) bei natürlichen Personen das bereichsspezifische Personenkennzeichen ( 9 E-GovG) b) sonst die Stammzahl ( 6 E-GovG) - Adresse (mehrere Adressen möglich) - inländische Abgabestelle (Postadresse) Die Suchkriterien können beliebig kombiniert werden Behörde sucht mit den Daten, die ihr zur Verfügung stehen Elektronische Zustellung

12 Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst Rückantwort vom Zustellkopf nicht erreichbar - nicht angemeldet - vorübergehend abgemeldet - Adresse des Zustelldienstes erreichbar - akzeptierte Dateiformate des Empfängers - allfällige Verschlüsselungsdaten Falls mehrere ZD in Betracht kommen: - Vorzug für ZD mit Verschlüsselungsdaten; sonst freie Wahl der Behörde Elektronische Zustellung

13 Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst B) Bürgersicht 2) Verständigung wird geschickt 0) Registrierung des Bürgers 1) Zustellstück trifft ein 3) Login mit Handy-Signatur/Bürgerkarte (bzw. automatisiert ausgelöste Signatur) Übernahmebestätigung wird signiert 4) Nachricht speichern oder weiterleiten Elektronische Zustellung

14 Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst Verständigungen durch den Zustelldienst elektronische Verständigung (unverzüglich und an alle elektr. Verständigungsadressen) 2. elektronische Verständigung (wenn nicht innerhalb von 48 Std. abgeholt) 3. postalische Verständigung (wenn nicht innerhalb der nächsten 24 Std. abgeholt und der Empfänger eine Abgabstelle bekannt gegeben hat) Elektronische Zustellung

15 Zustellverständigung elektronisch Elektronische Zustellung

16 Zustellverständigung Papier Elektronische Zustellung

17 Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst Eintritt der Zustellwirkung Dokument gilt spätestens mit seiner Abholung als zugestellt ( 35 Abs. 5 ZustG) ansonsten am ersten Werktag nach der Versendung der 2. elektr. Verständigung ( 35 Abs. 6 ZustG) ansonsten am dritten Werktag nach der Versendung der (3.) postalischen Verständigung, sofern eine Abgabestelle bekannt gegeben wurde ( 35 Abs. 7 ZustG) Verzögerung durch Abwesenheit von der Abgabestelle bis zur der Rückkehr folgenden Tag möglich Elektronische Zustellung

18 Rechtssicherheit für Behörden Über elektronischen Zustelldienst kann elektronisch mit Zustellnachweis (RSa oder RSb, eingeschrieben) zugestellt werden kann elektronisch ohne Zustellnachweis (Brief) zugestellt werden Zustellung tritt auch ohne Abholung des Zustellstücks durch den Empfänger ein (nur bei Anwendbarkeit ZustG) = Zustellfiktion Elektronische Zustellung

19 Zustellnachweis - Rückschein Zeitpunkt der Zustellwirkung wird immer dokumentiert (elektr. Rückschein) Zeitpunkte der Verständigungen bzw. Zeitpunkt der Abholung durch den Empfänger (mit seiner elektronischen Signatur) Zustellnachweis wird vom Zustelldienst an Versender elektronisch rückübermittelt Versender kann diesen Rückschein automatisiert verarbeiten bzw. Akt / Vorgangsnummer zuordnen. Elektronische Zustellung

20 Kosten nachweisliche / einfache Zustellungen Entgelt für behördlichen Zustellungen gem. ZustG (zu bezahlen von den zustellenden Behörden): Hälfte des gültigen Standardbriefportos (derzeit 0,68) + USt = 0,408 Euro + eventuell postalische Verständigung = 0,816 Euro = max. 1,224 Euro für RSa oder RSb Papierzustellung: ca. 5,00 Euro (RSa) bzw. ca. 3,00 Euro (RSb) + Papier- und Kuvertierungskosten! Elektronische Zustellung

21 Kosten private Zusendung Entgelt für private nachweisliche Zusendung (zu bezahlen vom Versender): Privatrechtliche Vereinbarung also frei verhandelbar Richtwert wohl wie bei behörderlicher Zustellung ca. 0,40 0,50 Euro für Einschreiben mit Rückschein Papierzusendung: 4,98 Euro (Einschreiben mit Rückschein) bzw. 2,88 Euro (Einschreiben) + Papier- und Kuvertierungskosten! Elektronische Zustellung

22 Zustellstücke Bund und Kosten Kosten Papierbrief nicht nachweislich 0,832 Kosten pro Rsa - Papier 5,132 Kosten pro RSb - Papier 3, Mio. Zustellstücke 15% nachweisliche Zustellung: 6,9 Mio. Zustellstücke 85% nichtnachweisliche Zustellungen: 39,1 Mio. Zustellstücke 33% Rsa: 2,3 Mio. Zustellstücke = 11,8 Mio 67% RSb: 4,6 Mio. Zustellstücke = 13,94 Mio. = 32,53 Mio. Elektronische Zustellung Gesamt 58,27 Mio. 24

23 Zustellstücke 10% elektronisch Kosten Papierbrief nicht nachweislich 0,832 Kosten pro Rsa - Papier 5,132 Kosten pro RSb - Papier 3,032 Kosten pro Rsa - ezustellung 0,408 Kosten pro RsB - ezustellung 0,408 Kosten gelber Zettel bei ezustellung 0,680 Kosten Mischsatz ezustellung 4% gelber Zettel 0, Mio. Zustellstücke: 58,27 Mio. 10% elektronische Zustellungen 90% Papierzustellungen = 2,0 Mio = 52,45 Mio. Gesamt 54,45 Mio., d.h. 3,82 Mio. Ersparnis Elektronische Zustellung

24 Zustellstücke 10% elektronisch nachweislich Kosten Papierbrief nicht nachweislich 0,832 Kosten pro Rsa - Papier 5,132 Kosten pro RSb - Papier 3,032 Kosten pro Rsa - ezustellung 0,408 Kosten pro RsB - ezustellung 0,408 Kosten gelber Zettel bei ezustellung 0,680 Kosten Mischsatz ezustellung 4% gelber Zettel 0, Mio. Zustellstücke: 58,27 Mio. 10% elektronische Zustellungen (nur nachweisliche) 90% Papierzustellungen = 2,0 Mio = 41,04 Mio. Elektronische Zustellung Gesamt 43,04 Mio., d.h. 15,23 Mio. Ersparnis 26

25 Zustellstücke 50% elektronisch Kosten Papierbrief nicht nachweislich 0,832 Kosten pro Rsa - Papier 5,132 Kosten pro RSb - Papier 3,032 Kosten pro Rsa - ezustellung 0,408 Kosten pro RsB - ezustellung 0,408 Kosten gelber Zettel bei ezustellung 0,680 Kosten Mischsatz ezustellung 4% gelber Zettel 0, Mio. Zustellstücke: 58,27 Mio. 50% elektronische Zustellungen 50% Papierzustellungen = 10,0 Mio = 29,14 Mio. Elektronische Zustellung Gesamt 39,14 Mio., d.h. 19,13 Mio. Ersparnis 27

26 Vorteile für Behörden elektronische Zustellung mit Zustellnachweis (RSa oder RSb) oder auch ohne Zustellnachweis (einfacher Brief) Identität des Empfängers durch Bürgerkarte / Handy-Signatur gesichert ( bloß Vermutung bzw. nicht klar wer abruft) unterschriebene Übernahmebestätigung (Rückschein) bei Abholung gesicherte Übermittlung an Empfängerpostfach ( Sendeprotokoll eigne sich zur Erbringung des Zugangsbeweises nicht, obwohl es eine standardkonforme OK-Meldung enthalte, OGH 2Ob108/07g vom ). vollständig elektronischer Prozess inkl. automatisierter Verarbeitung des Rückscheins billiger als Standardbrief! Elektronische Zustellung

27 Vorteile für Bürger / Kunden Kostenlose Anmeldung und kostenlose Benutzung keine elektronische Postkastenflut einfache Bedienung (WAI-Standards rechtliche Vorgabe) Abwesenheit einstellbar Abholung von Dokumenten 24 Std/Tag, 7 Tage/Woche keine Wege mehr zur Post aufgrund Abwesenheit beim Zustellversuch elektronische Stellvertretung möglich (Postvollmacht für die elektronische Zustellung; Elektronische Zustellung

28 Duale Zustellung verbindet konventionelle Zustellung mit elektronischer Zustellung Intention: elektronisch zustellen Wenn elektronische Zustellung nicht möglich: Überführung in konventionelle Zustellung (Druck, Kuvertierung, ) Technisches/organisatorisches Ziel: Integration EINER Schnittstelle Elektronische Zustellung

29 Zustellung bisher: elektronische Zustellung Zustelldienst 1? Zustellkopf?? x Zustelldienst 2 3! Zustelldienst 3? MOA-ZS 1 Fachapplikation Elektronische Zustellung

30 Zustellung bisher: Papier-Zustellung? Zustellkopf?? x x Zustelldienst 1 Zustelldienst 2? û x Zustelldienst 3 MOA-ZS 3 1 û Fachapplikation Elektronische Zustellung

31 Zustellprozess neu: Duale Zustellung? Zustellkopf?? x x Zustelldienst 1 Zustelldienst 2? û x Zustelldienst MOA-ZS Zustelldienst 4 1 Fachapplikation eine Schnittstelle aus Sicht Applikation ein Protokoll für alle Zustellungen Fire-And-Forget-Lösung Elektronische Zustellung

32 Voraussetzungen für das Versenden duale und elektronische Versandarten Nicht nachweislich: der Versand erfolgt wie ein normaler Brief Elektronisch: ist der Empfänger nicht erreichbar, muss der ELAK-Benutzer eine andere Versandart wählen dual: ist der Empfänger nicht erreichbar, geht der Zustellauftrag automatisch an die Druckstraße Nachweislich: ein Rückschein wird erzeugt und befüllt Elektronische Zustellung

33 Voraussetzungen für das Versenden Pflege der Adressaten (1) Fabasoft Feld f. Stammzahl Von einzelnen OEs für deren spez. Zwecke aufbereitete Adressaten Für den ges. EiB angebotene Adressaten Elektronische Zustellung

34 Voraussetzungen für das Versenden Pflege der Adressaten (2) Pflichtfelder bei Personen- Objekten (nat. Personen) Pflichtfeld bei Organisations- Objekten (jur. Personen) Duale Zustellung: Straße, ON, PLZ Ort müssen befüllt werden, da der Auftrag automatisch an die Druckstraße geleitet werden könnte. Elektronische Zustellung

35 Koppelung ERV + elektronische Zustellung Elektronischer Rechtsverkehr der Gerichte (ERV): Kommunikation zwischen Gerichten/Staatsanwaltschaften und Parteien/deren Vertreter (z.b. Rechtsanwälten) ERV Teilnehmer können gem. 29 Abs. 1 Z 11 ZustellG ihren ERV Zugang mit einem elektronischen Zustelldienst koppeln und erhalten dadurch Zustellungen von Verwaltungsbehörden direkt in ihre gewohnte ERV Umgebung = gekoppelte RA, Notare, Gerichte über elektr. Zustellung erreichbar Gerichte an Verwaltung auch möglich RA/Notare an Verwaltung in Vorbereitung Elektronische Zustellung

36 Zusammenfassung Durchgängige (elektronische) Prozesse = Vermeidung von Medienbrüchen Einsparungspotentiale bei Behörde enorm Rechtssicherheit Vorteile für Bürger: 24 Stunden x 7 Wochentage Reduktion von Zustellzeit & -weg Duale Zustellung Gesamtheitliches Konzept (Papier & E-Zustellung) Zustellnachweis elektronisch integrierbar Elektronische Zustellung

37 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Bernhard Karning Bundeskanzleramt Abteilung I/11 Ballhausplatz Wien i11@bka.gv.at