Das erste Kapitel ist das, in dem Sie Ihre Füße im Office 2010-Meer nass machen. Gehen

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1 g g g g g g g Das A und O von Office In diesem Kapitel Einführung in die Office-Programme Ein Office-Programm starten Ein Blick auf die neue Office-Oberfläche Speichern und automatisches Wiederherstellen von Dateien Eine Office-Datei öffnen und schließen Die Eigenschaften einer Datei aufzeichnen Eine Datei mit einem Kennwort schützen 1 Das erste Kapitel ist das, in dem Sie Ihre Füße im Office 2010-Meer nass machen. Gehen Sie hinunter zum Ufer und strecken Sie Ihre Zehen langsam ins Wasser. Keine Angst! Ich werde Sie nicht von hinten schubsen. In diesem Kapitel treffen Sie die Office-Programme und lernen einige Methoden kennen, mit denen SieProgramme unddateien schnellöffnen können. Ich zeige Ihnen das Menüband, die Symbolleiste für den Schnellzugriff und andere Merkmale von Office-Programmen. Außerdem zeige ich Ihnen, wie Sie Dateien öffnen, speichern und mit einem Kennwort schützen können. Office-Programme in der Übersicht Office 2010, manchmal auch die Microsoft Office Suite genannt, ist eine Sammlung von Computerprogrammen. Warum heißt es Office? Ich glaube, dass diejenigen, die es erfunden haben, Software entwickeln wollten, mit der sich die Aufgaben erledigen lassen, die typischerweise in einem Büro, also neudeutsch im Office, anfallen. Wer von»office«oder»office-programm«spricht, redet eigentlich über verschiedene Programme: Word: Ein Textverarbeitungsprogramm, mit dem man Briefe, Berichte und so weiter erstellen kann; eine Word-Datei ist ein Dokument (siehe Buch II). Outlook: Ein Personal Information Manager (PIM), Terminplaner und -Programm in einem (siehe Buch III). PowerPoint: Ein Werkzeug zum Erstellen von Folienvorträgen, die man vor einem Publikum hält; eine PowerPoint-Datei ist eine Bildschirmpräsentation oder kurz eine Präsentation (siehe Buch IV). Excel: Ein Zahlenjongleur, mit dem sich numerische Analysen durchführen lassen; eine Excel-Datei ist eine Arbeitsmappe (siehe Buch V). 43

2 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Access: Ein Datenbankprogramm zum Verwalten von Daten (siehe Buch VI). Publisher: Ein Werkzeug zum Erstellen von Desktop-Publishing- oder DTP-Produkten wie Flyer, Broschüren, Flugblätter, Newsletter und so weiter (siehe Buch VII). Zu Office 2010 gehört außerdem noch der Clip Organizer, mit dem man ClipArt-Grafiken verwalten und in Dateien einfügen sowie Mediendateien auf dem Computer verwalten kann, der Picture Manager, mit dem man Bilder einfügen und bearbeiten kann, sowie OneNote 2010, ein Programm zum Notizenmachen und Ideensammeln. Diese Programme werden in Buch VIII beschrieben. Wenn Office noch ganz neu für Sie ist, lassen Sie sich nicht von der großen Anzahl der Programme einschüchtern, die Sie alle lernen müssen. Tatsächlich haben die einzelnen Programme viel gemeinsam und Sie finden in den verschiedenen Office-Programmen die gleichen Befehle. Zum Beispiel ist die Auswahl einer Schrift in Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Access und Publisher gleich. Und das Erzeugen von Diagrammen funktioniert in Word, PowerPoint undexcel auch gleich.in Buch I werden Aufgabenstellungen beschrieben, die in allen oder den meisten Office-Programmen vorkommen. Wenn Sie erst einmal ein Office-Programm im Griff haben, beherrschen Sie schon bald ein zweites. Ein Office-Programm starten Sie müssen ein Office-Programm starten, um ein Dokument erzeugen, eine Arbeitsmappe erstellen oder eine Datenbank einrichten zu können. Viele haben in der Vergangenheit schon versucht, diesen Vorgang zuerst in der Theorie mit Papier und Bleistift durchzuführen, ohne zunächst ein Programm zu starten, aber alle sind bisher gescheitert. Dies sind die verschiedenen Arten, um ein Office-Programm zu starten: Auf die altmodische Tour: Klicken Sie auf die Schaltfläche START, wählensiealle PRO- GRAMME9 MICROSOFT OFFICE und wählen Sie den Namen des Programms im Untermenü aus. Übers Startmenü: Klicken Sie auf den Namen des Programms im Startmenü, wie in Abbildung 1.1 zu sehen. Das Startmenü ist das Menü, das Sie sehen, wenn Sie auf die Schaltfläche START klicken. Wenn Sie ein Programm ins Startmenü legen, können Sie es einfach starten, indem Sie das Startmenü öffnen und dann auf den Namen des Programms klicken. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Office-Programm ins Startmenü aufzunehmen: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche START und wählen Sie ALLE PROGRAMME 9 MICROSOFT OFFICE. 2. Um den Programmnamen auszuwählen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen des Programms im Untermenü, aber klicken Sie nicht. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Programmnamen und wählen Sie im Kontextmenü die Option AN STARTMENÜ ANHEFTEN. Um den Namen eines Programms wieder aus der Liste zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Eintrag und wählen dann die Option VOM STARTMENÜ LÖSEN aus. 44

3 1 z Das A und O von Office Klicken Sie auf einen Programmnamen im Startmenü. Doppelklicken Sie auf ein Verknüpfungssymbol. Klicken Sie auf ein Symbol in der Schnellstartleiste. Abbildung 1.1: Drei von mehreren Möglichkeiten zum Starten eines Office-Programms Verknüpfungssymbol auf dem Desktop: Doppelklicken Sie auf das Verknüpfungssymbol des Programms (siehe Abbildung 1.1). Ein Verknüpfungssymbol ist dann sehr nützlich, wenn es einmal schnell gehen muss. Mit einem Verknüpfungssymbol können Sie ein Office-Programm direkt vom Windows-Desktop mit einem Doppelklick starten. Und so platzieren Sie ein Verknüpfungssymbol auf dem Desktop: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche START und wählen Sie ALLE PROGRAMME 9 MICROSOFT OFFICE. 2. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen des Programms im Untermenü, aber klicken Sie nicht darauf. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Programmnamen und wählen Sie im Kontextmenü die Option SENDEN AN9 DESKTOP (VERKNÜPFUNG ERSTELLEN). Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Namen eines Programms klicken, das Sie an das Startmenü angeheftet haben, und die Option SENDEN AN 9 DES- KTOP (VERKNÜPFUNG ERSTELLEN) wählen. Um ein Verknüpfungssymbol vom Windows-Desktop zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Symbol. Wählen Sie die Option LÖSCHEN und klicken Sie im Dialogfeld LÖSCHEN DER VERKNÜPFUNG BESTÄTIGEN auf 45

4 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band VERKNÜPFUNG LÖSCHEN. Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, dass Sie beim Löschen des Verknüpfungssymbols womöglich das Programm entfernen. Wenn Sie die Option LÖSCHEN wählen, wird lediglich das Verknüpfungssymbol vom Desktop entfernt und Ihr Desktop wird etwas übersichtlicher. Schnellstartleiste (nur Windows Vista und XP): Klicken Sie auf ein Verknüpfungssymbol in der Schnellstartleiste (siehe Abbildung 1.1). Die Schnellstartleiste wird in der Windows-Taskleiste angezeigt und ist ganz leicht zu finden. Wohin auch immer Ihre Arbeit Sie führen mag, Sie können immer die Schnellstartleiste mit ihren Symbolen zum Starten von Programmen sehen. Erstellen Sie ein Verknüpfungssymbol und befolgen Sie diese Anweisungen, um eine Kopie davon in die Schnellstartleiste zu bringen: 1. Klicken Sie auf das Verknüpfungssymbol, um es auszuwählen. 2. Drücken Sie die (Strg)-Taste und halten Sie sie gedrückt. 3. Ziehen Sie das Verknüpfungssymbol auf die Schnellstartleiste. Um die Position eines Symbols in der Schnellstartleiste zu ändern, ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste nach links oder rechts.umeswiederausderleistezuentfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen dann die Option LÖSCHEN. Ein Programm zusammen mit dem Computer starten Es gibt noch eine weitere Möglichkeit zum Starten eines Office-Programms: Lassen Sie es beim Einschalten Ihres Computer immer automatisch starten. Wenn Sie die Vorsitzende des Office-Fanclubs sind und möchten, dass jedes Mal, wenn Sie Ihren Computer einschalten, Outlook automatisch startet, erstellen Sie für Outlook ein Verknüpfungssymbol und kopieren es in den Ordner Autostart. Je nachdem, welches Windows-Betriebssystem Sie haben, kopieren Sie das Verknüpfungssymbol in den Ordner Autostart in einem der folgenden Speicherorte: Windows 7 und Vista: C: 9 Benutzer 9 Benutzername 9 AppData 9 Roaming 9 Microsoft 9 - Windows 9 Startmenü 9 Programme 9 Autostart Windows XP: C: 9 Dokumente und Einstellungen 9 Benutzername 9 Startmenü 9 Programme 9 Autostart Die Office-Oberfläche kennenlernen Interface, auch User Interface genannt, ist in der Computersprache ein Begriff, der beschreibt, wie sich ein Programm dem Anwender präsentiert, und wird deshalb im Deutschen oft mit Benutzeroberfläche oder kurz Oberfläche übersetzt. Auf den folgenden Seiten machen wir einen kurzen Rundgang durch die Office-Oberfläche und ich erkläre Ihnen dabei die unterschiedlichen Elemente der Oberfläche. Sicher freut es Sie zu erfahren, dass die Oberfläche aller Office-Programme mehr oder weniger gleich ist. Am besten probieren Sie alles parallel zum Rundgang gleich aus, dann wissen Sie am Ende dieses Abschnitts schon, was was ist. 46

5 Die Registerkarte»Datei«Ganz links im Fenster befindet sich die Registerkarte DATEI (siehe Abbildung 1.2). Auf dieser Registerkarte finden Sie Befehle zum Erstellen, Öffnen und Speichern von Dateien sowie für andere Dateiverwaltungsaufgaben. Beachten Sie den Befehl OPTIONEN. Mit diesem Befehl können Sie das Dialogfeld OPTIONEN öffnen und dem Programm, mit dem Sie gerade arbeiten, mitteilen, wie es arbeiten soll. Registerkarte DATEI Symbolleiste für den Schnellzugriff 1 z Das A und O von Office Abbildung 1.2: Die Registerkarte DATEI und die Symbolleiste für den Schnellzugriff sind immer verfügbar. Wenn Sie die Registerkarte DATEI verlassen möchten, klicken Sie auf eine andere Registerkarte im Menüband, zum Beispiel START oder EINFÜGEN. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI aber nicht irrtümlich auf den Befehl BEENDEN. Damitwird nämlich das Office-Programm beendet, mit dem Sie gerade arbeiten. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Ganz egal, wo Sie sich in einem Office-Programm gerade befinden, Sie sehen immer die Symbolleiste für den Schnellzugriff in der linken oberen Ecke des Fensters (siehe Abbildung 1.2). Diese Symbolleiste enthält drei wichtige Schaltflächen: SPEICHERN, die allerwichtigste Schaltfläche, RÜCKGÄNGIG, die verlässliche Schaltfläche, und WIEDERHOLEN, die praktische Schaltfläche. Sie können noch mehr Schaltflächen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff unterbringen, und Sie können die Symbolleiste an eine Stelle weiter unten im Fenster verschieben. Wie Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an Ihre Wünsche anpassen können, erkläre ich Ihnen in Buch VIII, Kapitel 1. Übrigens: Anstatt sich immer die Zunge an»symbolleiste für den Schnellzugriff«zu verknoten, können Sie auch einfach»schnellzugriffsleiste«sagen. Das ist zwar nicht wesentlich kürzer und bietet immer noch genügend Herausforderung für Ihre Artikulationswerkzeuge, klingt aber auf jeden Fall besser als eine Abkürzung wie»slsz«. Das Menüband mit den Registerkarten Am oberen Programmfensterrand befindet sich das Menüband, eine Ansammlung verschiedener Registerkarten. Klicken Sie auf eine Registerkarte, um eine Aufgabe auszuführen. Klicken Sie beispielsweise auf die Registerkarte START, um Text zu formatieren, oder klicken Sie auf EIN- FÜGEN, wenn Sie eine Tabelle oder ein Diagramm einfügen möchten. Abbildung 1.3 zeigt Ihnen, was Sie sehen, wenn Sie in Word im Menüband auf die Registerkarten START, EINFÜGEN und SEITENLAYOUT klicken. Jede Registerkarte enthält andere Schaltflächen, Menüs und Kataloge. 47

6 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Das Menüband Klicken Sie zum Aufrufen einer Registerkarte im Menüband auf den jeweiligen Namen. Abbildung 1.3: Auf jeder Registerkarte des Menübands befinden sich andere Befehle. In der Praxis ist es so, dass Sie bei jeder neuen Aufgabe als Erstes auf eine Registerkarte im Menüband klicken müssen. Es dauert eine Weile, bis manweiß, auf welcher Registerkarte sich welche Befehle befinden, aber die Bezeichnungen der Registerkarten START,EINFÜGEN,ANSICHT und so weiter geben einen Hinweis, welche Befehle zu ihnen gehören. Sie können das Menüband ausblenden, um mehr Platz für Ihre Dokumente, Arbeitsblätter, Folien und so weiter auf dem Bildschirm zu bekommen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche MENÜBAND MINIMIEREN oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(F1). Diese Schaltfläche befindet sich auf der rechten Seite des Menübands, links neben der Hilfeschaltfläche. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf das Menüband klicken und im Kontextmenü die Option MENÜBAND MINIMIEREN wählen oder auf eine Registerkarte im Menüband doppelklicken. Um das Menüband wieder anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche MENÜBAND ERWEITERN, drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(F1), doppelklicken Sie auf eine Registerkarte im Menüband oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen einer Registerkarteoderauf die Symbolleistefürden Schnellzugriff und deaktivieren Sie im Kontextmenü die Option MENÜBAND MINIMIEREN. Wenn das Menüband minimiert ist, können Sie auf den Namen einer Registerkarte klicken, um die Registerkarte vorübergehend anzuzeigen. Wenn Sie dann einen Befehl etc. auf der Registerkarte gewählt haben, zieht sie sich wieder ganz dezent zurück. 48 Wie viele Schaltflächen auf einigen Registerkarten angezeigt werden, hängt von der Auflösung des Bildschirms ab. Auf kleinen Monitoren findet Office manchmalnicht genügend Platz, um alleschaltflächen einer Registerkarte anzuzeigen. In diesem Fall präsentiert es Ihnen eine Hauptschaltfläche, die Sie anklicken müssen, um an die anderen Schaltflächen heranzukommen. Im Verlauf dieses Buches werde ich mich bemühen, Ihnen jedes Mal mitzuteilen, welche Schaltflächen Sie auf einem kleinen und welche Sie auf einem großen Bildschirm sehen. Aber wenn die Anweisungen in diesem Buch Sie auffordern, eine Schaltfläche anzuklicken, die Sie nicht sehen, kann es sein, dass Sie zunächst auf eine Hauptschaltfläche klicken müssen.

7 Kontextbezogene Registerkarten Wenn Sie ein Element auswählen oder einfügen, 1 z Das A und O von Office Es tut mir leid, dass ich Sie mit dem Begriff kontextbezogen belästigen muss. Normalerweise vermeide ich diese schrecklichen Wortungetüme aus der Computersprache, aber in diesem Fall ist das schlicht unmöglich, weil Microsoft einige Registerkarten genau so nennt, und zum Donnerwetter! dann bleibt mir eben auch nichts anderes übrig, als die Dinger genau so zu nennen. Damit das Menüband nicht zu überladen wird, erscheinen einige Registerkarten nur im Kontext, das heißt, sie werden nur angezeigt, wenn Sie etwas eingefügt oder auf etwas geklickt haben. In Abbildung 1.4 habe ich zum Beispiel eine Tabelle eingefügt und daher erscheinen nundie beidenkontextbezogenen RegisterkartenENTWURF und LAYOUT im Menüband unter der Überschrift TABELLENTOOLS. Diese kontextbezogenen Registerkarten enthalten Befehle zum Entwerfen und Layouten von Tabellen. Wenn ich beispielsweise wie in Abbildung 1.4 auf die Registerkarte (TABELLENTOOLS) ENTWURF klicke, erscheinen Befehle, mit denen man Farben und Ränder von Tabellen festlegen kann. Die Idee hinter kontextbezogenen Registerkarten ist, dass Ihnen auf diese Weise Befehle nur dann angezeigt werden sollen, wenn Sie sie für die Erfüllung der aktuellen Aufgabe gerade benötigen. erscheinen die zugehörigen Registerkarten. Abbildung 1.4: Nachdem Sie ein Element eingefügt oder ausgewählt haben, erscheint im Menüband eine kontextbezogene Registerkarte. Wenn Sie eine bestimmte Registerkarte nicht finden können, handelt es sich vermutlich um eine kontextbezogene Registerkarte. Damit bestimmte Registerkarten im Menüband angezeigt werden, müssen Sie ein Element einfügen oder auswählen. Kontextbezogene Registerkarten werden auf der rechten Seite des Menübands angezeigt und erhalten immer eine Bezeichnung, die das Wort Tools beinhaltet. 49

8 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Die Bezeichnungen von kontextbezogenen Registerkarten können manchmal verwirrend sein, denn sie lauten in manchen Fällen genau wie die von anderen Registerkarten. Wenn ich mich im Buch auf eine kontextbezogene Registerkarte beziehe, setze ich ihre Überschrift in Klammern davor, wenn es Unsicherheit geben könnte, welche Registerkarte ich meine. In PowerPoint gibt es beispielsweise immer die Registerkarte ENTWURF, aber nach dem Einfügen einer Tabelle wird auch die Registerkarte (TABELLENTOOLS) ENTWURF angezeigt. Struktur und Aufbau von Registerkarten Registerkarten unterscheiden sich hinsichtlich der Befehle, die sie enthalten. Gemeinsam ist ihnen jedoch, dass diese Befehle ähnlich angeordnet und strukturiert sind. Auf jeder Registerkarte gibt es Schaltflächen und Gruppen. Einige Registerkarten enthalten auch Kataloge. Gruppen, Schaltflächen, Kataloge was soll das sein? Gruppen Die Befehle auf jeder Registerkarte sind in Gruppen zusammengefasst. Die Namen dieser Gruppen werden auf den Registerkarten unter den Schaltflächen und Katalogen angezeigt. In Excel enthält die Registerkarte START beispielsweise die Gruppen ZWISCHENABLAGE, SCHRIFTART, AUSRICHTUNG, ZAHL, FORMATVORLAGEN, ZELLEN und BEARBEITEN (siehe Abbildung 1.5). Gruppennamen Gruppenschaltflächen Abbildung 1.5: Jede Registerkarte ist in Gruppen gegliedert. Einige Gruppen verfügen über Gruppenschaltflächen. Gruppen haben zwei Funktionen: Gruppennamen sagen Ihnen, wozu die Schaltflächen und Kataloge in einer Gruppe verwendet werden. In Excel beispielsweise dienen die Befehle der Gruppe SCHRIFTART auf der Registerkarte START zum Formatieren von Text. Lesen Sie die Gruppennamen, um schnell eine Idee zu bekommen, wozu die Befehle einer Gruppe gedacht sind. Viele Gruppen haben eine Gruppenschaltfläche, die auf Klick ein Dialogfeld oder einen Aufgabenbereich öffnet. (Microsoft nennt diese kleinen Steuerelemente offiziell»startprogramm für Dialogfelder«, aber wir sind ja schließlich alle erwachsen, nicht wahr?) Gruppenschaltflächen befinden sich rechts vom Gruppennamen (siehe Abbildung 1.5). Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Gruppenschaltfläche zeigen, wird ein Hilfefenster eingeblendet, das eine Beschreibung und ein Bild des Dialogfelds oder Aufgabenbereichs enthält, die auf Klick geöffnet werden. 50

9 1 z Das A und O von Office Gruppenschaltflächen sind wie einige Registerkarten im Menüband kontextbezogen. (Schon wieder dieses Wort!) Ob Sie auf eine Gruppenschaltfläche klicken können, um ein Dialogfeld oder einen Aufgabenbereich zu öffnen, hängt vom Kontext ab, in dem Sie arbeiten. Manchmal werden die Gruppenschaltflächen grau dargestellt, weil sie nicht zu der Aufgabe gehören, die Sie gerade erledigen. Schaltflächen Auf jeder Registerkarte finden Sie Schaltflächen in allen Größen und Formen. Quadratische und rechteckige, große und kleine, einige mit Bezeichnungen andere ohne. Gibt es einen bestimmten Grund für das Aussehen dieser Schaltflächen? Nein, es gibt keinen. Wichtig ist nicht die Größe oder Form einer Schaltfläche, wichtig ist allein, ob darauf ein Pfeil zu sehen ist, der nach unten zeigt: Eine Schaltfläche mit Pfeil: Wenn Sie auf eine Schaltfläche mit einem Pfeil klicken, wird eine Dropdownliste mit verschiedenen Optionen zur Auswahl angezeigt. Eine Schaltfläche ohne Pfeil: Wenn Sie auf eine Schaltfläche ohne Pfeil klicken, können Sie eine bestimmte Aktion ausführen. Eine Hybrid-Schaltfläche mit Pfeil: Einige Schaltflächen dienen sowohl als Schaltfläche als auch als Zugang zu einer Dropdownliste. Bei ihnen kommt es darauf an, auf welche Stelle Sie klicken: Mit einem Klick auf das Symbol im oberen Teil der Schaltfläche führen Sie eine Aktion aus. Klicken Sie dagegen auf den Pfeil unterhalb des Symbols, öffnet sich eine Dropdownliste. So reagiert beispielsweise die Schaltfläche EINFÜGEN auf der Registerkarte START unterschiedlich, je nachdem, worauf Sie klicken. Durch einen Klick auf den oberen Bereich wird der Inhalt der Zwischenablage eingefügt, ein Klick auf die untere Hälfte öffnet dagegen eine Dropdownliste mit den Einfügeoptionen. Sie können herausfinden, was ein Klick auf eine Schaltfläche bewirkt, indem Sie mit dem Mauszeiger auf die betreffende Schaltfläche zeigen. Nach einem kurzen Moment wird in einem Fenster eine Beschreibung der Funktion eingeblendet. Kataloge Einige Registerkarten verfügen über integrierte Kataloge, wie Abbildung 1.6 zeigt. Der Katalog in dieser Abbildung bezieht sich auf Diagramme: Der Katalog DIAGRAMMFORMATVORLAGEN dient zum Formatieren von Diagrammen. Ein Katalog präsentiert Ihnen anschaulich die Optionen zum Verändern eines Elements. Das Element auf Ihrer Seite sei es eine Tabelle, ein Diagramm oder beispielsweise eine SmartArt-Grafik ändert seine Erscheinungsform, während Sie den Mauszeiger über die verschiedenen Katalogoptionen bewegen. Auf diese Weise können Sie unterschiedliche Optionen in einer Vorschau ansehen, bevor Sie sich für eine der Varianten entscheiden. 51

10 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITERE um den Katalog in einer Dropdownliste zu öffnen. Abbildung 1.6: Kataloge machen die angebotenen Varianten anschaulich. So können Sie die Variantenpalette in einem Katalog ansehen und Ihre Wahl treffen: Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Katalogoptionen und sehen Sie, wie sich das Element auf dem Bildschirm verändert die sogenannte Livevorschau. Klicken Sie auf einen Bildlaufpfeil, damit weitere Katalogoptionen auf der Registerkarte angezeigt werden. KlickenSie auf die Schaltfläche WEITERE (siehe Abbildung 1.6), um alle Katalogoptionenin einer Dropdownliste auf einmal anzuzeigen. Klicken Sie auf eine Katalogoption, um sie zu übernehmen. Livevorschau Dank der Livevorschau können Sie das Ergebnis einer Menüoption oder einer Katalogoption sehen, bevor Sie die Wahl tatsächlich treffen. Und so funktioniert die Livevorschau: Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf eine Option in einem Katalog oder in einer Dropdownliste und schauen Sie auf Ihre Seite oder Folie. Dort können Sie das Ergebnis dieser Auswahl sehen, zum Beispiel eine andere Schriftart oder Formfarbe. So können Sie sofort beurteilen, ob diese Option Ihren Vorstellungen entspricht, ohne sie erst tatsächlich zuweisen zu müssen. Die Livevorschau befreit Sie davon, wiederholt Befehle aufzurufen, wieder rückgängig zu machen und es wieder und wieder versuchen zu müssen, bis es endlich stimmt. 52

11 Minisymbolleisten 1 z Das A und O von Office Eine Minisymbolleiste ist eine Art Geistermenü, das von selbst auf dem Bildschirm erscheint, um Sie bei einer Aufgabe zu unterstützen (siehe Abbildung 1.7 oben). Sobald Sie mit dem Mauszeiger auf eine Minisymbolleiste zeigen, beendet sie ihr Geisterdasein und tritt wie in Abbildung 1.7 unten gezeigt deutlich hervor. Nun können Sie eine Option in einer Dropdownliste auswählen oder in der Minisymbolleiste auf eine Schaltfläche klicken, um eine Aufgabe zu erledigen. Abbildung 1.7: Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Minisymbolleiste, damit sie aktiviert wird. Die Minisymbolleiste in Abbildung 1.7 wird angezeigt, wenn Sie Text markieren und dann mit dem Mauszeiger auf den markierten Text zeigen. Erschrecken Sie nicht vor den Minisymbolleisten, halten Sie lieber nach ihnen Ausschau. Minisymbolleisten sind sehr praktisch und ersparen es Ihnen, zum Erledigen einer Aufgabe andere Registerkarten aufrufen zu müssen. Ein Kontextmenü per Rechtsklick öffnen Die Kontextmenüs, die sich mit einem Rechtsklick öffnen lassen, ähneln den Minisymbolleisten. Rechtsklick bedeutet dabei, mit der rechten Maustaste zu klicken statt wie üblich mit der linken. Mit einem Rechtsklick wird fast überall ein Kontextmenü aufgerufen. Je nachdem, worauf Sie mit der rechten Maustaste klicken, unterscheiden sich jedoch die Optionen dieser Menüs. Wenn Sie mit der rechten Maustaste klicken, gelangen Sie manchmal direkt zu einem benötigten Befehl, ohne eine andere Registerkarte auswählen zu müssen. Ich verwende die rechte Maustaste in Office jedenfalls häufiger als sonst, um mir den Wechsel zwischen den Registerkarten im Menüband zu ersparen. Office 2010 für Tastaturliebhaber Wer Befehle gern per Tastenkombination ausführt, fragt sich nun vielleicht:»wo sind die Tastenkombinationen in Office geblieben?«die Antwort ist: Sie sind immer noch da. Drücken Sie beispielsweise die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(F) für Fettschrift und (Strg)+(ª)+(U) für Unterstreichen. 53

12 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Office enthält außerdem Tastenkombinationen mit der (Alt)-Taste. Wenn Sie die (Alt)-Taste drücken, werden über den Namen der Registerkarten Buchstaben angezeigt, die als Zugriffstasteninfos bezeichnet werden (siehe Abbildung 1.8). Drücken Sie die (Alt)-Taste und gehen Sie wie folgt vor, um Zugriffstasteninfos zu nutzen: Zu einer Registerkarte wechseln: Drücken Sie eine Zugriffstaste, um zu einer Registerkarte zu wechseln. Abbildung 1.8: Drücken Sie die (Alt)-Taste zum Anzeigen der Zugriffstasteninfos. Zugriffstasteninfos für Menüelemente anzeigen: Drücken Sie die Zugriffstaste auf einer Schaltfläche oder auf einem Katalog, um Zugriffstasteninfos für Menüelemente anzuzeigen. Ihre Dateien speichern WennSieeineneueDateierstellen,solltenSie sie schon bald speichern. Achten Sie auch darauf, die Datei im Laufe der Arbeit immer wieder zu speichern. Bis Sie Ihre Arbeit speichern, befindet sie sich im Arbeitsspeicher Ihres Computers, einem gefährlichen Ort. Wenn der Strom ausfällt oder Ihr Computer abstürzt, verlieren Sie Ihre gesamte Arbeit seit dem letzten Speichern. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Dateien etwa alle zehn Minuten zu speichern sowie jedes Mal, wenn Sie einen wichtigen Arbeitsschritt abgeschlossen haben. Auf den folgenden Seiten wird beschrieben, wie Sie eine Datei speichern, eine Datei benennen, den Ordner auswählen, in dem eine Datei gespeichert werden soll, angeben, wo Dateien standardmäßig gespeichert werden sollen, Dateien für die Verwendung mit den Office-Versionen 97 bis 2003 speichern und mit Dateien umgehen, die bei einem Computerabsturz automatisch gespeichert wurden. Eine Datei speichern Gehen Sie wie folgt vor, um eine Datei zu speichern: KlickenSieaufdieSchaltflächeSPEICHERN (indersymbolleistefürdenschnellzugriff). Drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(S). Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf SPEICHERN. 54

13 Eine Datei zum ersten Mal speichern Wenn Sie eine Datei zum ersten Mal speichern, wird das Dialogfeld SPEICHERN UNTER angezeigt. Hier können Sie der Datei einen Namen geben und einen Ordner auswählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Geben Sie in das Textfeld DATEINAME einen aussagekräftigen Namen ein. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie einen Ordner zum Speichern Ihrer Präsentation finden, lesen Sie den Abschnitt»In den Dialogfeldern Speichern unter und Öffnen navigieren«weiter hinten in diesem Kapitel. Den Speicherort einer Datei festlegen 1 z Das A und O von Office Wenn Sie eine Datei zum ersten Mal speichern, wird das Dialogfeld SPEICHERN UNTER mit dem Inhalt des Ordners DOKUMENTE (Windows 7 und Windows Vista) beziehungsweise EIGENE DATEIEN (Windows XP) angezeigt, weil Office annimmt, dass Sie die meisten Dateien an dieser Stelle speichern möchten. Soweit es Office betrifft, ist der Ordner EIGENE DATEIEN das Zentrum des Universums. Aber vielleicht möchten Sie ja die meisten Ihrer Dateien in anderen Ordnern speichern. Was möchten Sie als Erstes im Dialogfeld SPEICHERN UNTER oder ÖFFNEN sehen? Gehen Sie wie folgt vor, um Office zu dem Ordner zu führen, den Sie bevorzugen und der deshalb immer als Erstes im Dialogfeld SPEICHERN UNTER oder ÖFFNEN angezeigt werden soll: 1. Klicken Sie in Word, Excel, PowerPoint oder Access auf der Registerkarte DATEI auf OPTIONEN. Das Dialogfeld OPTIONEN wird angezeigt. 2. Wählen Sie in Word, Excel und PowerPoint die Kategorie SPEICHERN und in Access die Kategorie ALLGEMEIN aus. In Abbildung 1.9 sind die obersten Optionen in dieser Kategorie dargestellt. 3. Geben Sie in das Textfeld STANDARDSPEICHERORT (oder STANDARDDATENBANKORDNER) die Adresse des Ordners ein, in dem Ihre Dateien bevorzugt gespeichert werden sollen. Ein Beispiel: Wenn Sie Ihre Dateien gerne im Ordner MEIN ZEUGS auf Laufwerk C: auf Ihrem Computer speichern möchten, geben Sie C: 9 Mein Zeugs ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN (sofern sie angezeigt wird) und wählen Sie den Ordner MEIN ZEUGS im Dialogfeld SPEICHERORT ÄNDERN aus. 4. Klicken Sie auf OK. Abbildung 1.9: Die Optionen zum Speichern im Dialogfeld OPTIONEN 55

14 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Dateien für frühere Office-Versionen speichern Nicht jeder ist stolzer Besitzer von Office Ehe Sie eine Datei einem Kollegen geben, der noch Office 2003, XP, 2000 oder 97 verwendet, speichern Sie Ihr Dokument so, dass Ihr Kollege es öffnen kann. Wenn Sie Ihre Dateien nicht für frühere Versionen von Office speichern, können die, die ältere Versionen als Office 2010 und 2007 verwenden, Ihre Office-Datei nicht öffnen. An der Dateierweiterung können Sie erkennen, ob eine Word-, PowerPoint-, Access- oder Excel-Datei für ein Programm von Office 2010 oder für ein Programm einer früheren Version von Office formatiert ist. Die Dateierweiterung von PowerPoint-, Excel-, Access- und Word-Dateien besteht nicht aus drei, sondern aus vier beziehungsweise fünf Buchstaben. In Tabelle 1.1 sind die Dateierweiterungen für Office-Programme aufgelistet. Programm 2010, bis 2003 Access.accdb.mlb Excel.xlsx.xls PowerPoint.pptx.ppt Publisher.pub.pub Word.docx.doc Tabelle 1.1: Dateierweiterungen für Office-Programme Dateien für die Verwendung in Office 97 bis 2003 speichern Gehen Sie wie folgt vor, um eine Datei so zu speichern, dass sie mit Office 97, 2000, XP oder 2003 geöffnet werden kann: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI. 2. Klicken Sie auf SPEICHERN UND SENDEN. Das Fenster SPEICHERN UND SENDEN wird angezeigt. 3. Klicken Sie unter DATEITYPEN auf DATEITYP ÄNDERN und wählen Sie die Option WORD DOKUMENT zum Speichern von Dateien aus. Das Dialogfeld SPEICHERN UNTER wird angezeigt. 4. Geben Sie gegebenenfalls für die Datei einen neuen Namen ein. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN. An dem Wort»Kompatibilitätsmodus«in der Titelleiste neben dem Dateinamen können Sie erkennen, wenn Sie an einer Datei arbeiten, die im Format gespeichert wurde. Die Titelleiste befindet sich ganz oben im Programmfenster. Dateien, die im Format gespeichert werden, haben eine andere Dateierweiterung. Anstelle einer Dateierweiterung mit vier beziehungsweise fünf Buchstaben, die mit einem x endet, haben diese Dateien eine Erweiterung mit drei Buchstaben ohne x (siehe Tabelle 1.1 weiter vorn in diesem Kapitel). 56

15 1 z Das A und O von Office Dateien standardmäßig für frühere Office-Versionen speichern Wenn Sie zu den ganz Schnellen gehören und Dateien daher für Ihre Kollegen immer in einem früheren Format speichern müssen, legen Sie dieses Format als Standardformat fest. So müssen Sie nicht jedes Mal ein neues Format wählen, wenn Sie eine Datei weitergeben möchten. Gehen Sie wie folgt vor, um das Standardformat zum Speichern von Dateien zu ändern: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf OPTIONEN. Das Dialogfeld OPTIONEN wird angezeigt. 2. Wählen Sie in Word, Excel und PowerPoint die Kategorie SPEICHERN und in Access die Kategorie ALLGEMEIN aus. 3. Wählen Sie in der Dropdownliste DATEIEN IN DIESEM FORMAT SPEICHERN das Format aus. 4. Klicken Sie auf OK. Merken Sie sich, dass Sie das Format als Standardformat festgelegt haben. Irgendwann holen die anderen auf und Dateien sind veraltet. Dann ist der Augenblick gekommen, feierlich das Dialogfeld OPTIONEN zu öffnen und das neueste Format als Standardspeicherformat festzulegen. Office Dateien ins Office 2010-Format konvertieren Wenn Sie eine Datei einer früheren Version öffnen, wechselt Office in den Kompatibilitätsmodus. Das bedeutet, dass Programmfunktionen, die frühere Versionen nicht hatten, ausgeschaltet werden. Sie können erkennen, wann eine Datei in diesem Modus ausgeführt wird, denn dann erscheint in der Titelleiste neben dem Dateinamen das Wort Kompatibilitätsmodus. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Datei für die Verwendung in einem Office Programm zu konvertieren: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf KONVERTIEREN. Ein Dialogfeld informiert Sie, was die Konvertierung bewirkt. Wenn die Option KONVERTIEREN nicht angezeigt wird, wurde die Datei bereits konvertiert. 2. Klicken Sie auf OK. 57

16 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Wenn das Unheil zuschlägt Wenn Sie ein Office-Programm nach einem Computerabsturz neu starten, wird der AufgabenbereichDOKUMENTWIEDERHERSTELLUNG mit einerliste von Dateienangezeigt, die geöffnet waren, als der Fehler auftrat: Automatisch gespeicherte Dateien sind Dateien, die Office im Rahmen der AutoWiederherstellung speichert (siehe auch den Abschnitt»AutoWiederherstellen-Informationen speichern«). Originaldateien sind Dateien, die von Ihnen gespeichert werden, wenn Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN klicken. Im Aufgabenbereich DOKUMENTWIEDERHERSTELLUNG wird angezeigt, wann die einzelnen Dateien gespeichert wurden. Wenn Sie sich die angegebenen Uhrzeiten ansehen, können Sie erkennen, welche der Dateien auf dem neuesten Stand ist die von der AutoWiederherstellen-Funktion automatisch gespeicherte oder die Version, die Sie zuletzt selbst gespeichert haben. Öffnen Sie die Dropdownliste für eine Datei und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: ANZEIGEN: Öffnet die Datei, damit Sie sie überprüfen und mit ihr weiterarbeiten können. Wenn Sie die Datei behalten möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN. SPEICHERN UNTER: Öffnet das Dialogfeld SPEICHERN UNTER, damit Sie die Datei unter einem anderen Namen speichern können. Wählen Sie diesen Befehl aus, um eine Kopie der wiederhergestellten Datei für alle Fälle zu haben. SCHLIESSEN: Schließt die Datei. REPARATUREN ANZEIGEN: Zeigt die Reparaturen an, die an der Datei vorgenommen wurden. (Gilt nur für Word-Dokumente.) 58

17 AutoWiederherstellen-Informationen speichern 1 z Das A und O von Office Um sich gegen Datenverlust durch Computerfehler oder Stromausfall zu wappnen, speichert Office Dateien automatisch alle zehn Minuten. Diese Dateien werden in einer AutoWiederherstellen-Datei gespeichert. Wenn Ihr Computer einmal abstürzt, können Sie versuchen, einen Teil der Arbeit, den Sie verloren haben, aus dieser Datei wiederherzustellen. (Lesen Sie dazu auch den Kasten»Wenn das Unheil zuschlägt«.) Office speichert AutoWiederherstellen-Dateien alle zehn Minuten. Wenn Sie möchten, dass die Dateien häufiger oder seltener gespeichert werden, können Sie die Einstellungen für die AutoWiederherstellen-Funktion ändern. Bedenken Sie jedoch, dass die AutoWiederherstellen- Funktion den Arbeitsspeicher Ihres Computers belastet. Wenn Ihr Computer eher langsam ist, sollten Sie vielleicht das Speicherintervall vergrößern. Wenn er dagegen häufig abstürzt und Sie deshalb Datenverluste befürchten, dann lassen Sie ihn die AutoWiederherstellen- Funktion häufiger durchführen. Gehen Sie wie folgt vor, um Office mitzuteilen, wie häufig Daten in einer AutoWiederherstellen-Datei gespeichert werden sollen: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf OPTIONEN. Das Dialogfeld OPTIONEN wird angezeigt. 2. Wählen Sie die Kategorie SPEICHERN aus (siehe Abbildung 1.9). 3. Geben Sie in das Feld AUTOWIEDERHERSTELLEN-INFORMATIONEN SPEICHERN ALLE einen Wert (in Minuten) ein. 4. Klicken Sie auf OK. In den Dialogfeldern»Speichern unter«und»öffnen«navigieren Die Dialogfelder ÖFFNEN und SPEICHERN UNTER bieten eine Reihe unterschiedlicher Möglichkeiten, nach einer Datei zu suchen, die Sie öffnen möchten, oder nach einem Ordner zu suchen, in dem Sie eine Datei speichern möchten. In Abbildung 1.10 ist das Dialogfeld ÖFFNEN dargestellt. Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass die beiden Dialogfelder ÖFFNEN und SPEICHERN UNTER, genau gleich funktionieren. Ihre Suche zurückverfolgen: Klicken Sie auf die Schaltflächen ZURÜCK ZU DOKUMENT und VORWÄRTS (oder öffnen Sie die Dropdownliste zur Schaltfläche ZURÜCK ZU DOKUMENT), um die Suche nach einem Ordner zurückzuverfolgen oder einen zuvor besuchten Ordner erneut zu besuchen. In einem Ordner nach Dateien suchen: Verwenden Sie das Feld SUCHEN zum Suchen nach Unterordnern und Dateien im derzeit angezeigten Ordner. Bereits nach der Eingabe der ersten Buchstaben eines Dateinamens oder des Namens eines Unterordners werden nur noch die Namen der Elemente angezeigt, die mit den eingegebenen Buchstaben beginnen. Damit wieder alle Dateien und Unterordner angezeigt werden, klicken Sie im Feld SUCHEN auf die Schaltfläche SCHLIESSEN (das X). 59

18 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Wechseln Sie zwischen Ansichten. Suchen Sie in einem Ordner nach einer Datei. Klicken Sie hier, um den Navigationsbereich anzuzeigen. Abbildung 1.10: Das Dialogfeld ÖFFNEN Ansichten wechseln: Zeigen Sie Ordnerinhalte auf unterschiedliche Weise an, indem Sie in der Dropdownliste ANSICHTEN eine Ansicht auswählen (suchen Sie unter Windows 7 nach dem Pfeil ANSICHTEN in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds). In der Ansicht DETAILS sehen Sie, wie groß Dateien sind und wann sie zuletzt bearbeitet wurden. Einen neuen Ordner erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUER ORDNER, umeinen neuen Unterordner zum Speichern von Dateien zu erstellen. Wählen Sie den Ordner aus, dem der neue Ordner untergeordnet wird, und klicken Sie auf die Schaltfläche NEUER ORD- NER. Geben Sie anschließend für die gespeicherte Datei einen Namen ein. Einen Favoritenordner öffnen (Windows Vista): Wählen Sie in der Liste LINKFAVORITEN einen Ordner aus, um dessen Inhalt anzuzeigen. Im Kasten»Einen Favoritenordner in die Liste Linkfavoriten einfügen«weiter hinten in diesem Kapitel wird erläutert, wie der Name eines Ordners in die Liste eingefügt wird. Zu einem anderen Ordner wechseln: Klicken Sie auf die Leiste ORDNER (in der unteren linken Ecke des Dialogfelds), um den Navigationsbereich zu öffnen und nach Ordnern auf einem anderen Laufwerk, in einem anderen Netzwerkspeicherort oder in einem anderen 60

19 1 z Das A und O von Office Ordner auf Ihrem Computer zu suchen. Wenn die Leiste ORDNER nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche ORGANISIEREN und dann auf LAYOUT 9 NAVIGATIONSFENSTER beziehungsweise NAVIGATIONSBEREICH (Windows 7). Einen Favoritenordner in die Liste»Linkfavoriten«einfügen Über die Favoritenliste (Liste LINKFAVORITEN) im Dialogfeld ÖFFNEN oder SPEICHERN UNTER können Sie blitzschnell zu einem Ordner auf Ihrem Computer oder im Netzwerk gelangen. Sie müssen lediglich auf einen Ordnernamen in der Liste klicken und schon wird der Inhalt des Ordners angezeigt. Wenn es einen Ordner gibt, den Sie häufig besuchen und der den»favoritenstatus«verdient, können Sie diesen Ordner wie folgt zur Liste LINKFAVO- RITEN hinzufügen: 1. Wählen Sie im Dialogfeld ÖFFNEN oder SPEICHERN UNTER den Ordner aus, den Sie der Liste LINKFAVORITEN hinzufügen möchten. 2. Ziehen Sie den Ordner in die Liste LINKFAVORITEN. Ja, ganz recht: Ziehen Sie ihn einfach. Sie können ihn außerdem in der Liste an die Stelle ziehen, an der Sie ihn leicht wiederfinden. Wenn Sieeinen Ordner aus der Liste LINKFAVORITEN entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Link und wählen dann im Kontextmenü die Option LINK ENTFERNEN aus. Dateien öffnen und schließen Damit Sie mit einer Datei arbeiten können, müssen Sie sie erst einmal öffnen. Und natürlich schließen Sie eine Datei, wenn Sie mit der Arbeit fertig sind und mit anderen Tätigkeiten weitermachen möchten. Auf den folgenden Seiten wird ausführlich erläutert, wie Sie Dateien öffnen und schließen können. Auf diesen Seiten finden Sie auch viele Tipps, wie Sie nach einer bestimmten Datei suchen und diese öffnen können. Eine Datei öffnen Office und Windows bieten viele Möglichkeiten, Dateien zu öffnen. Wählen Sie zum Öffnen einer Datei das übliche Verfahren klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf ÖFFNEN oder nutzen Sie eine der vielen Methoden zum schnellen Öffnen von Dateien. Die langsame, konventionelle Art, Dateien zu öffnen Wenn Sie eine Datei nicht auf eine andere Art öffnen können, müssen Sie das Dialogfeld ÖFF- NEN bemühen: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf ÖFFNEN (oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(O)). Das Dialogfeld ÖFFNEN wird angezeigt (siehe Abbildung 1.10). 61

20 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band 2. Wählen Sie die Datei aus, die Sie öffnen möchten. Im Abschnitt»In den Dialogfeldern Speichern unter und Öffnen navigieren«weiter vorn in diesem Kapitel finden Sie einige Tricks, wie Sie im Dialogfeld ÖFFNEN nach einer Datei suchen können. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche ÖFFNEN. Ihre Datei wird geöffnet. Sie können zum Öffnen auch auf den Namen einer Datei doppelklicken. Die schnelle Art, Dateien zu öffnen Wie Sie in Abbildung 1.11 sehen, können Sie eine Datei am schnellsten öffnen, indem Sie auf der Registerkarte DATEI auf ZULETZT VERWENDET klicken und den Namen der Datei in der Liste ZULETZT VERWENDETE DOKUMENTE auswählen. In dieser Liste werden die Namen der 22 Dateien angezeigt, die Sie zuletzt geöffnet haben. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen Namen führen, wird angezeigt, in welchem Ordner die Datei gespeichert ist. Wenn Sie auf den Pin neben einem Namen klicken, bleibt der Namen in der Liste, auch wenn Sie die Datei über längere Zeit nicht öffnen. (Wenn Sie ein zweites Mal auf den Pin klicken, wird diese Funktion wieder aufgehoben.) Klicken Sie auf den Pin, um den betreffenden Dateinamen an die Liste anzuheften. Abbildung 1.11: Eine Datei über die Liste ZULETZT VERWENDETE DOKUMENTE öffnen 62

21 Wenn in der Liste ZULETZT VERWENDETE DOKUMENTE mehr (oder weniger) als 22 Dateinamen angezeigt werden sollen, klicken Sie in Word, Excel oder PowerPoint auf der Registerkarte DATEI auf OPTIONEN. Klicken Sie dann im Dialogfeld OPTIONEN auf die Kategorie ERWEITERT, führen Sie einen Bildlauf durch, bis der Abschnitt ANZEIGEN angezeigt wird, und geben Sie in das Textfeld DIESE ANZAHL ZULETZT VER- WENDETER DOKUMENTE ANZEIGEN die gewünschte Anzahl ein. Hier sind weitere Techniken zum schnellen Öffnen von Dateien: Im Windows-Explorer oder im Fenster ARBEITSPLATZ beziehungsweise COMPUTER: Suchen Sie die Datei in einem dieser Dateiverwaltungsprogramme und doppelklicken Sie auf den Dateinamen. Verknüpfungssymbol: Erstellen Sie eine Verknüpfung zu einer Datei auf dem Windows- Desktop. Klicken Sie dazu im Windows-Explorer oder im Dialogfeld ÖFFNEN mit der rechten Maustaste auf den Namen der Datei und wählen Sie die Option SENDEN AN 9 DESKTOP (VER- KNÜPFUNG ERSTELLEN) aus. Um die Datei schnell zu öffnen, müssen Sie nur auf das entsprechende Verknüpfungssymbol auf dem Desktop doppelklicken. Eine Datei schließen 1 z Das A und O von Office Eine Datei zu schließen ist sicherlich einfacher, als sie zu öffnen. Um eine Datei zu schließen, speichern Sie sie und verwenden eine dieser Methoden: Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf SCHLIESSEN. Das Programm bleibt geöffnet, es wird lediglich die Datei geschlossen. Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN (das X) in der oberen rechten Ecke des Fensters. (Alternativ können Sie auch die Tastenkombination (Alt)+(F4) drücken.) Wenn Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN klicken, werden Programm und Datei geschlossen. Klicken Sie auf das Programmsymbol (in der oberen linken Ecke des Fensters) und dann auf SCHLIESSEN. Wenn Sie versuchen, eine noch nicht gespeicherte Datei zu schließen, erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Änderungen seit dem letzten Speichern beibehalten möchten. Klicken Sie auf SPEICHERN, umdiedatei zu speichern. Manchmal kann es von Vorteil sein, die in einer Datei seit dem letzten Speichern vorgenommenen Änderungen zu verwerfen, zum Beispiel wenn Sie sich beim Bearbeiten einer Datei völlig verrannt haben und lieber noch mal von vorn anfangen möchten. Wenn Sie die Datei das nächste Mal öffnen, sehen Sie die Version, die Sie hatten, ehe Sie die ganzen Fehler gemacht haben. Dateieigenschaften lesen und speichern Eigenschaften sind ein Mittel, um Dateien zu beschreiben. Wenn Sie zwanzig oder mehr Dateien verwalten, solltensie inihremeigenen Interesse Eigenschaften eingeben. Sie werden sich dann bei der Frage leichter tun, worum es bei einer Datei geht. Die Beschreibungen von Eigenschaften werden auf der Registerkarte DATEI im Fenster INFORMATIONEN auf der rechten Seite angezeigt (siehe Abbildung 1.12). 63

22 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Abbildung 1.12: Geben Sie im Fenster INFORMATIONEN Eigenschaften ein. Um weitere Beschreibungen einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN und wählen in der Dropdownliste einen der folgenden Befehle aus: Dokumentbereich anzeigen: Das Fenster DOKUMENTEIGENSCHAFTEN wird angezeigt. Hier können Sie weitere Beschreibungen und Kommentare eingeben. Erweiterte Eigenschaften: DasDialogfeld EIGENSCHAFTEN wird angezeigt. Geben Sie auf den Registerkarten ZUSAMMENFASSUNG und ANPASSEN Informationen zur Datei ein. Sie können die Eigenschaften einer Datei ansehen, ohne die Datei zu öffnen. Klicken Sie hierzu im Windows-Explorer, im ARBEITSPLATZ- beziehungsweise COMPUTER-Fenster oder im Dialogfeld ÖFFNEN mit der rechten Maustaste auf den Namen der betreffenden Datei und wählen Sie im Kontextmenü die Option EIGENSCHAFTEN. Das Dialogfeld EIGENSCHAFTEN wird angezeigt. Auf der Registerkarte DATEIINFO finden Sie die Beschreibungen, die Sie eingegeben haben. In Word, Excel und PowerPoint steht ein Befehl zum Löschen von Dokumenteigenschaften zur Verfügung. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI unter INFORMATI- ONEN auf die Schaltfläche AUF PROBLEME PRÜFEN und wählen Sie die Option DOKUMENT PRÜFEN. Klicken Sie im Dialogfeld DOKUMENTPRÜFUNG auf die Schaltfläche PRÜFEN und dann auf ALLE ENTFERNEN, wenn Sie die Dokumenteigenschaften entfernen möchten. 64

23 Dateien mit einem Kennwort schützen Angenommen, Sie haben ein Dokument erstellt, das Sie einigen Kollegen zur kritischen Durchsicht geben möchten, Sie möchten aber auf keinen Fall, dass Hinz und Kunz in der Firma das Dokument lesen können. In solch einem Fall können Sie die Datei mit einem Kennwort schützen, das Sie nur denjenigen mitteilen, deren Urteil Sie schätzen und respektieren. Auf den folgenden Seiten wird beschrieben, wie Sie einer Datei ein Kennwort zuweisen, eine Datei öffnen, die mit einem Kennwort geschützt ist, und die Datei wieder von dem Kennwort befreien können. Einer Datei ein Kennwort zuweisen 1 z Das A und O von Office Folgen Sie diesen Anweisungen, um eine Datei mit einem Kennwort zu schützen, das andere wissen müssen, um die Datei öffnen zu können: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI. 2. Klicken Sie unter INFORMATIONEN auf die Schaltfläche DOKUMENT SCHÜTZEN (oder ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN oder PRÄSENTATION SCHÜTZEN) undwählensiein der Dropdownliste die Option MIT KENNWORT VERSCHLÜSSELN. Das Dialogfeld DOKUMENT VERSCHLÜSSELN wird angezeigt (siehe Abbildung 1.13). Abbildung 1.13: In diesen Dialogfeldern geben Sie das Kennwort für die Datei ein. 3. Geben Sie in das Feld KENNWORT ein Kennwort ein und klicken Sie auf OK. Wer immer die Datei nun öffnen möchte, muss das Kennwort kennen, ohne Wenn und Aber: Kein Kennwort, keine Datei und damit basta! 65

24 Office 2010 für Dummies, Alles-in-einem-Band Bei der Eingabe von Kennwörtern muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden. Daher müssen Sie darauf achten, das Kennwort in korrekter Schreibweise einzugeben. Wenn das Kennwort Valparaiso lautet (mit großem V), dann wird die Eingabe von valparaiso (mit kleinem v) als falsches Kennwort zurückgewiesen und die Datei bleibt geschlossen. 4. Geben Sie im Dialogfeld KENNWORT BESTÄTIGEN das Kennwort erneut ein. In Abbildung 1.13 ist auch das Dialogfeld KENNWORT BESTÄTIGEN dargestellt. 5. Klicken Sie auf OK. Im Fenster INFORMATIONEN wird darauf hingewiesen, dass ein Kennwort erforderlich ist, um die Datei zu öffnen. Ein Kennwort aus einer Datei entfernen Gehen Sie wie folgt vor, um das Kennwort von einer Datei zu entfernen: 1. Öffnen Sie die Datei, deren Kennwort Sie entfernen möchten. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI im Fenster INFORMATIONEN auf die Schaltfläche DOKUMENT SCHÜTZEN (oder ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN oder PRÄSENTA- TION SCHÜTZEN) und wählen Sie die Option MIT KENNWORT VERSCHLÜSSELN. Das Dialogfeld DOKUMENT VERSCHLÜSSELN wird angezeigt (siehe Abbildung 1.13). 3. Löschen Sie das Kennwort und klicken Sie auf OK.