Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint Version 4.5 Benutzerleitfaden

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1 Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint Version 4.5 Benutzerleitfaden Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion 1.2 Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Willkommen im Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint Erste Schritte im Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint Datenraum-Server konfigurieren Weitere Einstellungen Der Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint und seine Funktionen In Datenräumen und Ordnern navigieren Den aktuellen Ordner in der Baumansicht öffnen Zuletzt geöffnete Ordner anzeigen Nach einem Dokument oder Ordner in einem Datenraum suchen Datenraum-Inhalte aktualisieren Ein PowerPoint-Dokument aus einem Datenraum öffnen Ein zuletzt geöffnetes PowerPoint-Dokument öffnen Ein PowerPoint-Dokument im Webbrowser öffnen Ein PowerPoint-Dokument in einem Datenraum umbenennen Ein PowerPoint-Dokument im Datenraum löschen Ein PowerPoint-Dokument in einem Datenraum speichern Ein lokales PowerPoint-Dokument in einem Datenraum speichern Ein PowerPoint-Dokument im PDF-Format in einem Datenraum speichern Einen neuen Datenraum-Ordner anlegen Ein PowerPoint-Dokument sicher als Dokumenten-Link versenden Die Dokument-Eigenschaften aus dem Datenraum anzeigen Eine Beschreibung für das aktuelle PowerPoint-Dokument hinzufügen Ein PowerPoint-Dokument im Webbrowser öffnen Ein PowerPoint-Dokument aus dem Datenraum auschecken Ein PowerPoint-Dokument zurück in den Datenraum einchecken Eine Aufgabe für Beteiligte erstellen Anhang: Änderungsprotokoll Seite 2 von 26

3 1 Willkommen im Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint Der Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint ist eine Client-Anwendung, die Microsoft PowerPoint mit dem Brainloop Secure Dataroom verbindet. So können Sie auf sichere Weise zusammen mit anderen Benutzern, die keinen Zugriff auf das Intranet Ihres Unternehmens haben, an PowerPoint-Dokumenten arbeiten. Mit dem Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint navigieren Sie sicher von Microsoft PowerPoint aus in Ihren Datenräumen und können PowerPoint-Dateien direkt aus den Datenräumen heraus öffnen und dorthin zurückspeichern. Je nach Einstellung Ihrer Datenraum-Berechtigungen können Sie außerdem PowerPoint-Dateien aus dem Datenraum auschecken und wieder einchecken sowie Beteiligten Aufgaben zuweisen. Im Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: Brainloop-Funktion im Register Start Der Brainloop Secure Connector für Microsoft Office bietet ein Brainloop-Menü im Register Start in Microsoft PowerPoint an. Dieses Brainloop-Menü in Microsoft PowerPoint teilt die Server-Einstellungen mit dem Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook. Hochladen einer PowerPoint-Datei in einen Datenraum Klicken Sie auf die Brainloop-Schaltfläche, und wählen Sie Speichern, um die aktuell geöffnete PowerPoint-Datei als neues Dokument in einen Datenraum hochzuladen. Wählen Sie im Bereich Dokument im Datenraum speichern einen Zielordner in dem gewünschten Datenraum aus und geben den Dateinamen ein. Durch Aktivieren der Option Als PDF speichern können Sie das PowerPoint-Dokument auch direkt im PDF-Format abspeichern. Öffnen und Bearbeiten eines PowerPoint-Dokuments aus einem Datenraum Klicken Sie auf die Brainloop-Schaltfläche, und wählen Sie Öffnen. Navigieren Sie im Bereich Dokument aus einem Datenraum öffnen zu dem gewünschten Datenraum-Ordner und wählen ein PowerPoint-Dokument aus. Drücken Sie Strg+S, oder wählen Sie Speichern von der Brainloop-Schaltfläche, um Ihre Änderungen in den Datenraum zurückzuspeichern. Alternativ können Sie ein zuletzt geöffnetes PowerPoint-Dokument öffnen, indem Sie im Brainloop-Menü die Maus über die Funktion Öffnen bewegen. Eine Liste der zuletzt geöffneten PowerPoint-Dokumente wird angezeigt. Seite 3 von 26

4 Dokumenten-Eigenschaften einsehen oder ändern Wenn Sie ein PowerPoint-Dokument aus dem Datenraum in Microsoft PowerPoint geöffnet haben, klicken Sie auf die Brainloop-Schaltfläche, und wählen Sie Eigenschaften anzeigen. Die Eigenschaften-Ansicht erlaubt Ihnen, den Dokumentnamen und die Dokumentbeschreibung im Datenraum einzusehen und zu ändern. Bei neu erstellten Dokumenten können Sie auch den Dokumentennamen ändern. Darüber hinaus werden in dieser Ansicht der Datenraum-Zugriffspfad, der Dokumentenstatus, die Versionsnummer, die Versionshistorie, das Erzeugungs- und Änderungsdatum wie im Datenraum gespeichert angezeigt. Mit anderen Datenraum-Mitgliedern an einem PowerPoint-Dokument arbeiten Wenn Sie und Ihre Kollegen den Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook und Microsoft PowerPoint installiert haben, vereinfacht sich die gemeinsame Bearbeitung von PowerPoint-Dokumenten. Sie können einen sicheren Link auf ein PowerPoint-Dokument direkt aus Microsoft PowerPoint an die entsprechenden Personen versenden. In der , die Sie dann erhalten, bietet Ihnen der Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook die Aktion Bearbeiten an, sodass Sie das PowerPoint-Dokument direkt zum Bearbeiten in Microsoft PowerPoint öffnen können. PowerPoint-Dokument aus einem Datenraum auschecken und wieder einchecken Wenn für den entsprechenden Datenraum die Option Check-In/Check-Out aktiviert ausgewählt ist, können Sie eine PowerPoint-Datei direkt in Microsoft PowerPoint auschecken, um sie zu bearbeiten, und sie anschließend wieder in den Datenraum einchecken. Aufgaben erstellen und an Beteiligte senden Wenn für den entsprechenden Datenraum die Option Aufgaben aktiviert ist, können Sie Aufgaben erstellen und diese aus Microsoft PowerPoint heraus über den sicheren - Versand an die entsprechenden Beteiligten senden. Integrierte Datenraum-Suchfunktion Die Suche nach Dokumenten in einem Datenraum direkt aus Microsoft PowerPoint heraus wurde stark vereinfacht. Sie können in den Ansichten Dokument aus einem Datenraum öffnen und Dokument im Datenraum speichern ganz einfach und schnell nach Dokumenten suchen, indem Sie auf die neue Schaltfläche Suchen eingeben. klicken und den Suchbegriff Seite 4 von 26

5 Einen Ordner oder ein Dokument im Webbrowser öffnen In den Ansichten Dokument aus einem Datenraum öffnen und Dokument im Datenraum speichern können Sie mit einem einfachen Rechtsklick auf einen Ordner oder ein Dokument das Detailfenster dieses Ordners bzw. Dokuments im Brainloop Secure Dataroom Service öffnen. Neue Option zum Umbenennen von Dokumenten im Datenraum In den Ansichten Dokument aus einem Datenraum öffnen und Dokument im Datenraum speichern können Sie ein Dokument aus einem Datenraum ganz einfach per Rechtsklick auf das entsprechende Dokument umbenennen. Neue Option zum Löschen von Dokumenten im Datenraum In den Ansichten Dokument aus einem Datenraum öffnen und Dokument im Datenraum speichern können Sie ein Dokument aus einem Datenraum ganz einfach per Rechtsklick auf das entsprechende Dokument löschen. Seite 5 von 26

6 2 Erste Schritte im Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint 2.1 Datenraum-Server konfigurieren Nach der Installation des Brainloop Secure Connector für Microsoft Office ist die Anwendung direkt in Microsoft PowerPoint verfügbar. Wenn Sie Microsoft PowerPoint nach der Installation des Brainloop Secure Connector zum ersten Mal öffnen, müssen Sie mindestens einen Datenraum-Server konfigurieren. Hinweis: Falls die Datenraum-Server bereits im Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook konfiguriert sind, sind diese auch in Microsoft PowerPoint verfügbar. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Einstellungen. 2. Klicken Sie auf die Option Server und klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen. 3. Das Dialogfenster Server einrichten wird angezeigt. 4. Öffnen Sie die Dropdown-Liste Brainloop Server-URL und wählen einen Datenraum-Server aus oder geben die URL in das Feld ein. Hinweis: Die bekanntesten Datenraum-Server (.NET,.US und.ch) können direkt aus der Liste ausgewählt werden. Andere URLs müssen manuell in das Feld eingetragen werden. a. Um sich mit Ihrer -Adresse und Ihrem Passwort zu authentifizieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Geben Sie in der Registerkarte Benutzername & Passwort Ihren Benutzernamen (Ihre -Adresse, die Sie bei der ersten Registrierung im Datenraum verwendet haben) und Ihr Passwort ein. Seite 6 von 26

7 b. Um sich mit Ihrem Datenraum-Zertifikat zu authentifizieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie die Registerkarte Zertifikat. Klicken Sie auf Zertifikat auswählen, und wählen das richtige Zertifikat aus der Liste aus. Die Zertifikatsdetails werden in den entsprechenden Feldern angezeigt. c. Um sich mit Ihren SAML-Anmeldedaten zu authentifizieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie die Registerkarte SAML. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein (Ihre - Adresse, die Sie bei der ersten Registrierung im Datenraum verwendet haben). 5. Klicken Sie auf OK, um Ihre Eingaben zu speichern. 6. Sobald die Verbindung mit dem Datenraum-Server hergestellt wurde, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. 7. Bestätigen Sie diese Meldung mit OK. 8. Das Dialogfenster Einstellungen ändern wird angezeigt. Der Bereich Server ist hier standardmäßig geöffnet. 9. Sie können nun weitere Datenraum-Server hinzufügen. 10. Wenn dies nicht erforderlich ist, schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK. Seite 7 von 26

8 2.2 Weitere Einstellungen Nähere Informationen zu weiteren Einstellungen im Dialogfenster Einstellungen ändern finden Sie in unserem Client Installation and Setup Guide. Bitte beachten Sie, dass dieser Leitfaden nur in englischer Sprache zur Verfügung steht. Seite 8 von 26

9 3 Der Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint und seine Funktionen 3.1 In Datenräumen und Ordnern navigieren In den Ansichten Dokument aus einem Datenraum öffnen und Dokument im Datenraum speichern werden die verschiedenen Datenräume, Datenraum-Ordner bzw. PowerPoint-Dateien angezeigt. In diesem Bereich können Sie durch einen Datenraum navigieren und ein PowerPoint- Dokument auswählen, das Sie in Microsoft PowerPoint öffnen oder speichern möchten. Hinweis: Die Dateiliste in der Datenraum-Anzeige bleibt sieben Tage im Zwischenspeicher. Klicken Sie auf, um die aktuelle Datenraum-Anzeige im Brainloop Secure Connector zu aktualisieren und alle Objekte aus dem Zwischenspeicher zu entfernen. Doppelklicken Sie auf eine Server-URL, um die Datenräume auf diesem Server anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf einen Datenraum, um dessen Ordner anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf einen Ordner, um dessen Inhalt anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf Nach oben navigieren, um zur vorherigen Ebene zurückzuspringen. Tipp: Sie können auch mit einem Klick auf das Symbol in Ihren Datenräumen und deren Inhalten navigieren. Siehe Den aktuellen Ordner in der Baumansicht öffnen, Seite 10. Seite 9 von 26

10 3.1.1 Den aktuellen Ordner in der Baumansicht öffnen Klicken Sie auf anzuzeigen., um die Inhalte Ihrer Datenräume und Datenraum-Ordner in der Baumansicht Navigieren Sie in der Baumansicht durch die verschiedenen Datenräume und Ordner. Klicken Sie auf OK, um zur Anzeige des Bereichs Dokument aus einem Datenraum öffnen zurückzukehren Zuletzt geöffnete Ordner anzeigen Klicken Sie auf, um Ihre zuletzt geöffneten Ordner in einer Liste anzuzeigen. Klicken Sie auf, um einen Ordner aus dieser Liste zu löschen. Der Ordner selbst wird dadurch nicht aus dem Datenraum gelöscht. Seite 10 von 26

11 3.1.3 Nach einem Dokument oder Ordner in einem Datenraum suchen 1. Um in einem Datenraum nach einem Dokument oder Ordner zu suchen, klicken Sie auf. Das Feld Suchbegriff wird angezeigt: 2. Geben Sie ein Wort ein, das im Namen oder im Inhalt der PowerPoint-Datei, nach der Sie suchen, enthalten ist, und klicken auf Los oder drücken die Eingabetaste. Tipp: Wenn Sie nur einen Teil des Wortes wissen, der im Namen oder Inhalt der PowerPoint- Datei enthalten ist, geben Sie die Buchstaben gefolgt von einem Sternchen * ein, z. B. test*. 3. Um zu Ihren zuletzt geöffneten Ordnern zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche. 4. Um das Feld Suchbegriff zu schließen, klicken Sie erneut auf Datenraum-Inhalte aktualisieren Datenraum-Anzeige wird für 7 Tage zwischengespeichert. Daher wird empfohlen, die Anzeige regelmäßig manuell zu aktualisieren. Klicken Sie auf, um die aktuelle Datenraum-Anzeige im Brainloop Secure Connector zu aktualisieren und alle Objekte aus dem Zwischenspeicher zu entfernen. Seite 11 von 26

12 3.2 Ein PowerPoint-Dokument aus einem Datenraum öffnen 1. Öffnen Sie Microsoft PowerPoint. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Öffnen. 3. Navigieren Sie im Bereich Dokument aus einem Datenraum öffnen zum gewünschten Datenraum-Ordner. 4. Wählen Sie ein PowerPoint-Dokument aus der Liste und klicken auf, oder doppelklicken Sie auf ein Dokument in der Liste, um es in Microsoft PowerPoint zu öffnen. Tipp: Sie können auch ein Dokument aus der Liste der zuletzt geöffneten PowerPoint-Dokumente neben der Option Öffnen im Menü auswählen (siehe Ein zuletzt geöffnetes PowerPoint-Dokument öffnen, Seite 13), oder klicken Sie auf ( Zuletzt geöffnete Ordner anzeigen ) in der oberen rechten Ecke des Bereichs, um ein Dokument zu finden. Seite 12 von 26

13 3.2.1 Ein zuletzt geöffnetes PowerPoint-Dokument öffnen 1. Öffnen Sie Microsoft PowerPoint. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom. 3. Bewegen Sie die Maus auf die Option Öffnen. Die Liste der zuletzt geöffneten PowerPoint- Dokumente wird rechts von der Option Öffnen im Menü angezeigt: 4. Wählen Sie das gewünschte PowerPoint-Dokument von der Liste. Seite 13 von 26

14 3.3 Ein PowerPoint-Dokument im Webbrowser öffnen Um ein PowerPoint-Dokument in Brainloop Secure Dataroom Service über Ihren Webbrowser zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rechtsklicken Sie auf ein Dokument in der Liste und wählen Im Webbrowser öffnen. 2. Sie gelangen nun auf die Login-Seite von Brainloop Secure Dataroom Service. 3. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken auf Login. 4. Geben Sie bei einem TAN-geschützten Datenraum zusätzlich die TAN ein, die Sie per oder per SMS erhalten haben, und klicken auf OK. 5. Sie gelangen zum Dokument in der Ordneransicht. Das Detailfenster des Dokuments ist geöffnet. Siehe auch Ein PowerPoint-Dokument im Webbrowser öffnen, Seite 22. Seite 14 von 26

15 3.4 Ein PowerPoint-Dokument in einem Datenraum umbenennen Um ein PowerPoint-Dokument im Datenraum direkt über den Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint umzubenennen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rechtsklicken Sie auf ein Dokument in der Liste und wählen Umbenennen. 2. Überschreiben Sie im Dialogfenster Umbenennen den Dateinamen mit einem neuen Namen. 3. Klicken Sie zum Speichern auf OK. Seite 15 von 26

16 3.5 Ein PowerPoint-Dokument im Datenraum löschen Um ein PowerPoint-Dokument direkt über den Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint aus einem Datenraum zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rechtsklicken Sie auf ein Dokument in der Liste und wählen Löschen. 2. Wenn Sie sicher sind, dass Sie das Dokument aus dem Datenraum löschen wollen, beantworten Sie die angezeigte Sicherheitswarnung mit Ja. Seite 16 von 26

17 3.6 Ein PowerPoint-Dokument in einem Datenraum speichern Ein lokales PowerPoint-Dokument in einem Datenraum speichern 1. Erstellen Sie in Microsoft PowerPoint ein neues Dokument oder öffnen ein lokal vorhandenes PowerPoint-Dokument. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Speichern. 3. Navigieren Sie im Bereich Dokument im Datenraum speichern zum gewünschten Datenraum- Ordner. 4. Geben Sie bei einem neuen PowerPoint-Dokument den gewünschten Namen des Dokuments in das Feld Bezeichnung ein. 5. Klicken Sie auf. 6. Das Dokument wird nun im ausgewählten Datenraum-Ordner gespeichert. Ein Fortschrittsbalken am unteren rechten Rand zeigt den Verlauf dieser Aktion an: Seite 17 von 26

18 Tipp: Wenn Sie wollen, dass Informationen aus dem Brainloop Datenraum in den Eigenschaften des Dokuments angezeigt werden, aktivieren Sie die Option Datenraum-Informationen in Dokumente einbetten in den Allgemeinen Einstellungen Ein PowerPoint-Dokument im PDF-Format in einem Datenraum speichern 1. Öffnen Sie in Microsoft PowerPoint ein lokal gespeichertes Dokument. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Speichern. 3. Navigieren Sie im Bereich Dokument im Datenraum speichern zum gewünschten Datenraum- Ordner. 4. Aktivieren Sie die Option Als PDF speichern. 5. Wählen Sie einen Ordner aus der Liste und klicken auf. 6. Das Dokument wird jetzt in eine PDF-Datei umgewandelt und im gewählten Datenraum-Ordner gespeichert. Ein Fortschrittsbalken am unteren rechten Rand zeigt den Verlauf dieser Aktion an: Seite 18 von 26

19 3.7 Einen neuen Datenraum-Ordner anlegen 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Speichern. 2. Klicken Sie auf. 3. Geben Sie im Dialogfenster Ordner anlegen den Namen des Ordners in das Feld Bezeichnung ein. 4. Im Feld Beschreibung können Sie optional eine Ordnerbeschreibung eingeben. 5. Klicken Sie auf OK, um den neuen Ordner zu speichern. Seite 19 von 26

20 3.8 Ein PowerPoint-Dokument sicher als Dokumenten-Link versenden Um ein PowerPoint-Dokument direkt aus Microsoft PowerPoint heraus per an Datenraum- Mitglieder zu versenden, verwenden Sie die PowerPoint-Option Speichern & Senden. 1. Öffnen Sie das PowerPoint-Dokument, das Sie versenden wollen. 2. Wählen Sie die Registerkarte Datei in PowerPoint. 3. Wählen Sie die Option Speichern & Senden auf der linken Seite. 4. Klicken Sie auf die Option Per senden im mittleren Bereich Speichern und Senden. 5. Klicken Sie auf die Option Als Anlage senden im rechten Bereich Per senden. 6. Eine neue wird erstellt und ein Link für das aktuelle Dokument in die platziert. 7. Geben Sie die -Adressen der Datenraum-Mitglieder ein, geben einen Betreff für die an und klicken auf die Schaltfläche Senden. Tipp: Sie können Ihre auch per Klick auf die Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff von Microsoft PowerPoint versenden. Nähere Informationen zum Umgang mit dem Brainloop Secure Mail Assistant finden Sie in unserem Benutzerleitfaden für den Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook. Seite 20 von 26

21 3.9 Die Dokument-Eigenschaften aus dem Datenraum anzeigen Zum Anzeigen der Datenraum-Eigenschaften des geöffneten PowerPoint-Dokuments klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen. In diesem Bereich können Sie die Beschreibung anzeigen und ggf. ändern. Zusätzlich können Sie hier den vollständigen Pfad für den Datenraum, den Dokumentenstatus, die Versionsnummer, die History der Versionen sowie das Anlage- und Änderungsdatum - wie im Datenraum gespeichert - anzeigen Eine Beschreibung für das aktuelle PowerPoint-Dokument hinzufügen Um eine Beschreibung für das aktuelle Dokument hinzuzufügen, geben Sie Ihren Text in das Feld Beschreibung ein und klicken am oberen Rand des Bereichs auf die Schaltfläche. Seite 21 von 26

22 3.9.2 Ein PowerPoint-Dokument im Webbrowser öffnen Um ein PowerPoint-Dokument in Brainloop Secure Dataroom Service über Ihren Webbrowser zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie im geöffneten PowerPoint-Dokument auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Eigenschaften anzeigen. 2. Klicken Sie auf den Link Im Webbrowser anzeigen. 3. Sie gelangen nun auf die Login-Seite von Brainloop Secure Dataroom Service. 4. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken auf Login. 5. Geben Sie bei einem TAN-geschützten Datenraum zusätzlich die TAN ein, die Sie per oder per SMS erhalten haben und klicken auf OK. 6. Sie gelangen zum Dokument in der Ordneransicht. Das Detailfenster des PowerPoint-Dokuments ist geöffnet. Siehe auch Ein PowerPoint-Dokument im Webbrowser öffnen, Seite 14. Seite 22 von 26

23 3.10 Ein PowerPoint-Dokument aus dem Datenraum auschecken Wenn Ihr Datenraum-Manager die Option Auschecken für den betreffenden Datenraum aktiviert hat, können Sie ein Dokument auschecken, um es für andere Benutzer zu sperren und das Dokument vor der Bearbeitung durch andere zu schützen. Hinweis: Das Dokument wird automatisch ausgecheckt, sobald Sie Änderungen am Dokument vornehmen. 1. Öffnen Sie Microsoft PowerPoint. 2. Öffnen Sie das Dokument, das Sie aus dem Datenraum auschecken wollen. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Auschecken. 4. Das Dokument wird aus dem gewählten Datenraum-Ordner ausgecheckt. Ein Fortschrittsbalken am unteren rechten Rand zeigt den Verlauf dieser Aktion an: 5. Der Status des Dokuments ist jetzt Von mir reserviert: Seite 23 von 26

24 3.11 Ein PowerPoint-Dokument zurück in den Datenraum einchecken Wenn Sie ein ausgechecktes Dokument wieder einchecken, wird die von Ihnen bearbeitete Version in den Datenraum übertragen. Die Dokumentensperre wird aufgehoben, und das Dokument kann nun wieder von anderen Benutzern ausgecheckt und bearbeitet werden. Hinweis: Das Dokument wird automatisch eingecheckt, wenn es geschlossen wird. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Einchecken. 2. Das Dokument wird jetzt wieder zurück in den gewählten Datenraum-Ordner eingecheckt. Ein Fortschrittsbalken am unteren rechten Rand zeigt den Verlauf dieser Aktion an: 3.12 Eine Aufgabe für Beteiligte erstellen Wenn Ihr Datenraum-Manager die Option Aufgaben aktiviert hat, können Sie eine Aufgabe erstellen und diese über den sicheren -Versand an die entsprechenden Beteiligten senden. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Aufgabe erstellen. 2. Geben Sie eine Bezeichnung, eine Beschreibung und ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe ein und wählen die gewünschten Beteiligten aus der Liste aus. Seite 24 von 26

25 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Eine Meldung zur Bestätigung, dass die Aufgabe erstellt wurde, wird angezeigt. 4. Gleichzeitig wird an jeden Beteiligten, den Sie unter Beteiligte ausgewählt haben, eine versendet. Nähere Informationen zum Umgang mit Aufgaben und zu deren Erledigung finden Sie im Benutzerhandbuch für Brainloop Secure Dataroom Service. Seite 25 von 26

26 4 Anhang: Änderungsprotokoll Version Änderungsdatum Änderung Januar Juli Oktober 2015 Erste Freigabe für den Brainloop Secure Connector für Microsoft PowerPoint Version 4.3 Aktualisierung auf Version 4.4; keine inhaltlichen Änderungen Aktualisierung auf Version 4.5; keine inhaltlichen Änderungen Seite 26 von 26

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