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1 Der Easytrans24.com-Ratgeber Datei für Übersetzung vorbereiten In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie die gängigsten Dateien optimal für Ihre Übersetzung vorbereiten können. PDF-Dateien (.pdf) PDF-Dateien sind für Übersetzungen, egal in welche Sprache, absolut ungeeignet, denn PDF-Dateien lassen sich nicht editieren und das Layout lässt sich im Rahmen der Übersetzung nicht ohne Weiteres übernehmen. Sie dienen lediglich der optischen Darstellung des Originaldokumentes. Verwendet wird das Format beispielsweise bei E-Books, Broschüren, Präsentationen, Flyern etc. und soll dem Leser exakt das darstellen, was der Urheber des Originals entworfen hat. Somit werden PDF-Dateien beispielsweise häufig von Designern, Grafikagenturen oder Verlagen erstellt und verbreitet. Bevor Sie eine PDF-Datei für eine Übersetzung einreichen, sollten Sie in jedem Falle versuchen, das Original zu organisieren. Kontaktieren Sie dazu den Urheber des Dokumentes und bitten Sie darum, Ihnen für die Übersetzung das Original zur Verfügung zu stellen. In den meisten Fällen wird es sich um Word- oder Powerpoint-Dateien handeln oder bei grafisch aufwendigen Dokumenten (z. B. Flyern, Broschüren) InDesign-Dateien. Sollte das Original nicht organisierbar oder ein eingescantes Printmedium sein, dann werden wir Ihnen nur eine reine Fließtextübersetzung ohne 1 von 7

2 jegliches Layout liefern können. Sie müssten die Übersetzungen anschließend sehr aufwändig manuell in das Ziellayout übertragen, wodurch Ihnen weitere Kosten in Form von Zeit oder Fremdleistungen entstehen. Planen Sie dies bei Einreichung Ihres Projektes bitte ein. Word-Dateien (.doc &.docx) Word-Dateien sind die am häufigsten eingereichten Dateien und das hat seinen Grund: Sie sind perfekt editierbar und lassen sich hervorragend übersetzen. Dennoch gibt es eine einige Punkte, die Sie bei der Einreichung von Word-Dateien beachten sollten. (1) Soll das gesamte Dokument übersetzt werden, oder nur Teilbereiche? Wenn nur Teilbereiche der Word-Datei übersetzt werden sollen, dann müssen Sie die nicht zu übersetzenden Texte ausblenden: Markieren Sie den Text, der nicht übersetzt werden soll Öffnen Sie mit STRG+D (Windows) bzw. Apfel+D (Mac) das Formatierungsfenster Setzen Sie den Haken bei "Ausgeblendet" und klicken Sie auf OK Speichern Sie die Datei und reichen Sie diese zur Übersetzung bei uns ein Word für Windows Word für Mac 2 von 7

3 Ausgeblendete Texte werden in MS Word unterpunktet dargestellt. Nur so können die nicht zu übersetzenden Texte aus der Kalkulation exkludiert werden. Nach Erhalt der Übersetzungen können Sie alle ausgeblendeten Texte wieder einblenden. Wenn Sie der Meinung sind, dass die ausgeblendeten Texte für den Übersetzer wichtige Inhalte (Wordings, Erklärungen, ähnliche Übersetzungen) enthalten, legen Sie Ihrer Anfrage einfach eine Referenzdatei des vollständigen Textes, z. B. als PDF-Datei, bei. (2) Sind Tabellen von Excel integriert? Wenn in dem Word-Dokument Excel-Tabellen integriert sind, die ebenfalls übersetzt werden müssen, dann reichen Sie bitte zusätzlich die originale Excel-Datei ein. Bitte beachten Sie, dass Inhalte von eingebetteten Excel- Tabellen ansonsten nicht übersetzt werden können. (3) Sind Bilder mit integriertem Text enthalten? In Bildern enthaltene Texte können nicht ausgelesen und somit auch nicht übersetzt werden. Erfassen Sie diese Texte bitte in einer gesonderten, editierbaren Datei wie z. B. MS Word, RTF oder TXT. 3 von 7

4 Excel-Dateien (.xls &.xlsx) (1) In Excel-Tabellen kommt es sehr häufig vor, dass komplette Spalten/ Zeilen nicht übersetzt werden müssen. Zum Beispiel Artikelnummern, Eigennamen oder Spaltenüberschriften. Ähnlich wie bei Word-Dateien können auch in Excel Zeilen und Spalten ausgeblendet werden: Markieren Sie die nicht zu übersetzende Spalte oder Zeile (z. B. Spalte B) Öffnen Sie mit Rechtsklick auf die Spalte/Zeile das Kontextmenü Wählen Sie "Ausblenden" Excel für Windows Excel für Mac Ausgeblendete Zellen, Spalten oder Zeilen werden aus der Kalkulation exkludiert und nicht übersetzt. Nach Erhalt der Übersetzungen können Sie alle ausgeblendeten Elemente wieder einblenden. 4 von 7

5 (2) Wenn Sie in Excel einen zweisprachigen Aufbau, z. B. in Spalte A die Originaltexte und in Spalte B die Übersetzungen wünschen, dann gehen Sie wie folgt vor: Legen Sie eine Spalte mit der Quellsprache an, z. B. in Spalte A Legen Sie eine weitere Spalte für die Übersetzung an, z. B. Spalte B Kopieren Sie sowohl in die Spalte für die Quellsprache als auch in die Spalte für die Zielsprache die zu übersetzenden Texte Blenden Sie sie die Spalte der Quellsprache wie oben beschrieben komplett aus Quelltexte in zwei Spalten kopieren Quellspalte ausblenden Wir übersetzen dann nur die sichtbare Spalte und Sie erhalten ein zweisprachiges Dokument geliefert. Bitte beachten Sie, dass mehrere Zielsprachen nicht in einer einzigen Datei übersetzt werden, da die Übersetzer nicht gleichzeitig in einer Datei arbeiten können. (3) Wenn Sie mehr als eine Zielsprache in Auftrag geben möchten, dann reichen Sie pro Zielsprache bitte jeweils eine Excel-Datei ein. 5 von 7

6 Powerpoint-Dateien (.ppt &.pptx) Powerpoint-Präsentationen übersetzen wir problemlos direkt im Original. Geben Sie bei Ihrer Anfrage bitte an, ob wir nur die Folien oder auch die zugehörigen Notizen übersetzen sollen. Notizen sind diejenigen Texte, die nur der Referent auf seinem Bildschirm sieht, nicht aber das Publikum auf der Leinwand. InDesign-Dateien (.indd) Inhalte von InDesign-Dateien können von uns problemlos übersetzt werden. Alles was wir brauchen, ist ein Export im IDML-Format. Nach Fertigstellung liefern wir Ihnen die übersetzte IDML-Datei, welche Sie anschließend wieder in InDesign importieren können. Das Ergebnis ist eine 100%ig lokalisierte InDesign-Datei, die Sie dann nach Belieben noch optisch anpassen können. Internetseiten (.html) Bitte beachten Sie, dass wir Ihre Internetseite nicht direkt innerhalb Ihres Content Management Systems übersetzen können. Für die Übersetzung Ihrer Website gibt es einen ganz einfachen Weg: Exportieren Sie die Texte Ihrer Website in eine HTML-Datei Legen Sie pro Seite oder Abschnitt jeweils eine HTML-Datei an Benennen Sie die Dokumente mit eindeutigen Dateinamen, damit Sie diese später zuordnen können Wir übersetzen ohne die Codestruktur zu beschädigen Anschließend übertragen Sie die übersetzten HTML-Inhalte über Ihr Content Management System wieder. 6 von 7

7 Weitere Informationen Dieser Ratgeber wird zur Verfügung gestellt vom Online-Übersetzungsbüro Easytrans24.com. Weiterführende Informationen zum Thema Übersetzungen und Lokalisierung können auf abgerufen werden. 7 von 7

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