Color WordMap Generator

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1 stallwanger IT.dev process and controlling controlling development implementation Color WordMap Generator Copyright (C) ,. All rights reserved. Vorwort: Für Management Entscheidungen und Controlling Aktivitäten findet man bei internationalen Unternehmen oft eine PowerPoint Präsentation mit einer visualisierten Weltkarte, wo die Standorte oder die Länder entsprechend hervorgehoben sind. Beispiel: Weltkarte mit Auslastungskapazität oder die produktivsten Niederlassungen. In der Regel kostet es oft sehr viel Zeit und Mühe, diese Diagramme zu generieren und Pflegen, vor allem, wenn diese in Microsoft PowerPoint umgesetzt werden sollen. Daher haben wir uns entschlossen einen Color WorldMap Generator zu entwickeln, um die Dateneingabe so einfach wie möglich also in Form einer Excel Tabelle zu editieren und später mit dem Color WorldMap Generator in PowerPoint Datei zu visualisieren. Der Color WorldMap Generator ist nicht als Softwarekomplettlösung sondern als hilfreiches Zusatztool zu verstehen, dass das umständliche, manuelle Einfügen von Shapes, Rechtecken, Textelementen und Animationseffekte in PowerPoint Präsentation automatisiert. PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 1 11

2 Systemvoraussetzungen: Der Color WorldMap Generator wurde unter Microsoft Office 2007 (SP2) unter Windows XP entwickelt und getestet mit Office 2007 und Office Mindestvoraussetzung: Microsoft Excel 2007 und Microsoft PowerPoint 2007 oder höher. Quickstart: Die Datei Weltkarte_v021_demo.xls ist mit Beispielswerten gefüllt und enthält die Struktur für die spätere Visualisierung in PowerPoint. Hier können Sie Ihre eigenen Werte einfügen. Die Datei Weltkarte_v021_demo.ppt enthält das Makro und die Einstellungsoptionen um die Weltkarte einzufärben oder zusätzliche Optionen hinzuzufügen. Öffnen Sie die Weltkarte_v021_demo.ppt Datei Starten Sie das Makro Color_WorldMap und stellen Sie ihre individuellen Optionen ein. Makro aktivieren: Eine aktuelle Online Version finden Sie immer unter Kleines Tutorium zum aktiveren von Makros (Office 2007) Einstellungen in den Office Produkten 2007 Starten Sie die gewünschte Office 2007 Anwendung. Klicken Sie vor dem öffnen der Datei auf den Start Button (Knopf) im Programmfenster oben links und wählen dort die Schaltfläche PowerPoint, Excel oder Access Optionen an. PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 2 11

3 Im jetzt erscheinenden Dialogfenster der Office Anwendung Optionen wählen Sie unter dem Menüpunkt Vertrauensstellungscenter den Button Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter aus. Im Nachfolgenden Dialogfenster muss jetzt unter dem Menüpunkt Einstellungen für Makros die Option Alle Makros aktivieren angewählt werden (gilt nur für stallwanger.net Makros. Bei anderen Software Firmen bitte gesondert nachfragen, falls Sie sich unsicher sind oder wenden Sie sich an Ihren IT Berater. PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 3 11

4 Bestätigen Sie diese Auswahl abschließend zweimal mit OK. Jetzt können Sie die Datei mit dem gantt.ppt öffnen und das Makro Color_WorldMap und ausführen. Tipp: Mit der Tastenfunktion ( ALT + F8) können Sie ebenfalls das Makrofenster öffnen. PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 4 11

5 Einstellungen und Optionen: Fensterübersicht für die Einstellungsoptionen Als Quelldatei können Sie Ihre individuelle Excel Datei auswählen. Es spielt keine Rolle ob Sie noch das.xls oder.xlsx Format verwenden. Achten Sie auf die Datenstruktur gem. Vorgabe bzw. Muster und Beispiel Dateien. PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 5 11

6 Add Ons. Add Ons sind Zusätze, die sich auf die PowerPoint Präsentation auswirken und keinen Einfluss auf die Excel Datei hat; diese aber als Ursprungsquelle zur Visualisierung verwendet wird. Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen den Unterschied zwischen den Begriffen Dynamisch, Statisch und <leer> Einstellungsoptionen Beschreibung Preview <leer> Es werden keine zusätzlichen Features generiert. Dynamisch Statisch Es werden Kreise in Abhängigkeit der Spalten Werte visualisiert. Je größer der Wert, desto größer der Kreisradius. Die Kreise werden als Harvey Balls dargestellt. Der Kreisradius bleibt erhalten. Add Text. Mit der Add Text Option können Sie individuelle Text hinzufügen. Die Platzierung erfolgt in Höhe des Länder Shape Objektes. I.d.R. ist es ca. um 2/3 in der vertikalen und horizontalen verschoben, um das Objekt selbst zu erkennen. PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 6 11

7 Beispiel Ausrichtung Office Paraguay 60,61% In der beigefügten Excel Datei ist es die Spalte D. Add Animation Effekt. Falls Sie im Bildschirmpräsentationsmodus einzelne Länder hervorheben oder animieren wollen können Sie hier ein Häckchen setzen. Als Effektfilter haben wir uns für den Eingangseffekt Zoom entschieden. Der Effekt wird per Klick während der Laufzeit aktiviert. PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 7 11

8 Je nach Bedarf können Sie diese individuell mit den klassischen PowerPoint Funktionen anpassen. Anzeige Werte (Values) Mit Values können Sie sich die ursprünglichen Werte oder Prozentzahlen sich anzeigen lassen. Für die Ermittlung der Prozentzahl wird die Spalte D verwendet über die gesamte Datenreihe (Zeile). Es werden nur Summen bzw. Prozentzahlen ermittelt in denen Werte vorhanden sind. Arithmetische Mittelwerte oder statische Werte werden nicht verwendet. Wollen Sie keine Prozentzahl oder Werte publizieren, verwenden Sie das Feld <leer>. In Kombination mit Add Text werden die Zahlen am Ende gestellt. Beispiel Office Paraguay 60,61% Mit der Preview Ansicht können Sie die eingestellten Optionen im Vorfeld sehen. Es werden noch keine Daten oder Zahlen berechnet. Sollte Ihnen die Einstellungen nicht zusagen, können Sie mit der klassischen PowerPoint Funktion (Rückgängig Button) oder mit der Tastenkombination STRG+Z die Einstellungen vom Makro zurücksetzen. PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 8 11

9 Die Anzahl der Rückgängigkeitsschritte kann je nach Office Konfiguration unterschiedlich ausfallen. Daher empfehlen wir Ihnen direkt nach dem Makroaufruf die Visualisierung zu kontrollieren und ggf. mit STRG+Z wieder zurückzusetzen. Tip: Einstellen der Rückgängig Funktion für den Schnellzugriff (Office 2007 und Office 2010) PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 9 11

10 Excel Datei Aufbau und Struktur des Excel Sheet Objektes. Für die Kommunikation zwischen der Excel und PowerPoint Datei empfehlen wir ihnen folgende Struktur in Ihrer Excel Datei beizubehalten. Name Spalte Bemerkung ISO-SHORT A Internationale ISO ALPHA 3 Namensdefinition für die jeweilige Länderzuordnung. Bitte ändern Sie die Namen nicht ab. ISO-NAME_US B ISO Länderbezeichnung. WERT C Werte als Zahl. Free/Add Text D Zusatztext Das Feld ISO Name US ist mit den Standard US Namen gefüllt zum jeweiligen ISO ALPHA 3 Code. Sie können jederzeit die Namen ändern (z.b. in DE). Wollen Sie die Hintergrundfarbe der Länder einfärben, ändern Sie bitte im Excel Sheet (Spalte ISO NAME US) die Hintergrundfarbe in der Zelle ab. Es wird der RGB Farbton übertragen. PowerPoint Excel Vorlage PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 10 11

11 Sollte keine Zellen Hintergrundfarbe ausgewählt werden, wird die ursprüngliche Länderfarbe beibehalten. Format Treue Für die Textdarstellung (Add Text: Visible Free Text) können Sie die Textelemente direkt in der Excel Datei formatieren (z.b. Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Fett und Kursiv), die später in der PowerPoint Datei publiziert werden sollen. ISO-SHORT ISO-NAME_US WERT Free/Add Text AFG AFGHANISTAN 40 Not Activ AUS AUSTRALIA 50 CAN CANADA 60 Eventmanagment DEU GERMANY 600 Backoffice DE PRY PARAGUAY 100 Office Paraguay TUR TURKEY 80 Preview Markt ARE UNITED ARAB EMIRATES 300 Representive Gov. GBR UNITED KINGDOM 60 Office UK USA UNITED STATES 50 Offic e US Impressum and Copyright Copyright (C) ,. All rights reserved. stallwanger IT process and controlling Heilmannstraße 7 DE München PowerPoint und Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation 11 11