ABBYY PDF Transformer

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1 ABBYY PDF Transformer Version 2.0 Benutzerhandbuch 2006 ABBYY Software. Alle Rechte vorbehalten.

2 Inhalt Informationen zu ABBYY PDF Transformer... 3 Neue Funktionen in ABBYY PDF Transformer Unterstützte Formate...4 Try&Buy Version von ABBYY PDF Transformer Installation und Start... 5 Systemvoraussetzungen...5 Installieren von ABBYY PDF Transformer...5 Ausführen von ABBYY PDF Transformer...6 Aktivierung und Registrierung von ABBYY PDF Transformer Informationen zur Aktivierung von ABBYY PDF Transformer Informationen zur Registrierung von ABBYY PDF Transformer Datenschutzrichtlinien zur Aktivierung und Registrierung...8 PDF Sicherheitseinstellungen... 9 Konvertieren von PDF Dokumenten Dialogfeld "PDF Umwandlung"...10 Konvertieren von PDF Dokumenten in ABBYY PDF Transformer Konvertieren von PDF Dokumenten in Microsoft Word...11 Konvertieren von PDF Dokumenten in Microsoft Excel...11 Konvertieren von PDF Dateien aus Microsoft Outlook...12 Konvertieren von PDF Dateien aus Windows Explorer...12 Umwandlungsoptionen...13 Verbessern der Konvertierungsergebnisse...14 Bestimmen der zu konvertierenden Bereiche...15 Manuelles Auswählen und Anpassen von Bereichen...16 Erstellen von PDF Dokumenten Erstellen von PDF Dokumenten in ABBYY PDF Transformer Erstellen von PDF Dokumenten aus Microsoft Office Anwendungen...19 Erstellen von PDF Dokumenten aus Windows Explorer...20 Erstellen von PDF Dokumenten aus anderen Anwendungen...20 PDF Erstellungsoptionen...20 Produkt erwerben Informationen zum Kauf von ABBYY Produkten...22 Info zu ABBYY...22 ABBYY Vertretungen...22 Technischer Support

3 Informationen zu ABBYY PDF Transformer ABBYY PDF Transformer basiert auf dem weltweit bekannten Optischen Zeichenerkennungssystem (OCR) ABBYY FineReader, was ABBYY PDF Transformer zum vielseitigsten PDF Konvertierungsprogramm macht, das alle Arten von PDF Dateien verarbeiten kann. Wichtigste Funktionen: 1. PDF Konvertierung ABBYY PDF Transformer ermöglicht das Konvertieren von allen Arten von PDF Dateien in DOC, RTF, XLS, HTML, TXT oder Durchsuchbares PDF, wobei die ursprüngliche Formatierung erhalten bleibt. Dank der Integration in Microsoft Office können Sie PDF Dateien direkt in Microsoft Word oder Microsoft Excel öffnen. Beim Konvertieren von PDF Dateien erkennt ABBYY PDF Transformer automatisch Internet Hyperlinks und E Mail Adressen und überträgt sie in die Ausgabedokumente. 2. PDF Erstellung ABBYY PDF Transformer ermöglicht das Konvertieren von DOC, RTF, XLS, PPT, VSD, HTML, VSD und TXT Dateien in PDF. Sie können die Größe der Ausgabedatei bestimmen und sie vor unberechtigtem Zugriff schützen. Dank der Integration in Microsoft Office können Sie PDF Dateien direkt aus Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint und Microsoft Visio erstellen. Mit ABBYY PDF Transformer können Sie Ausgabedateien auf Festplatte speichern oder als E Mail Anhang versenden. Flexible Einstellungen und einfacher Einsatz: Beschleunigte PDF Konvertierung durch Konvertieren ausgewählter Seiten Verbesserte Konvertierungsqualität durch Angeben der im PDF Dokument genutzten Sprachen und der zu konvertierenden Bereiche Bestimmen der Größe der ausgegebenen PDF Dateien Schützen erstellter PDF Dateien vor unbefugtem Zugriff. Neue Funktionen in ABBYY PDF Transformer 2.0 Erstellen von PDF Dateien direkt aus Microsoft Office Anwendungen ABBYY PDF Transformer kann jetzt beides: Mit den Umwandlungsfunktionen für PDF in Text und Text in PDF sind keine weiteren Hilfsprogramme erforderlich. ABBYY PDF Transformer 2.0 erstellt direkt aus einem Microsoft Word Dokument, aus einer Excel Tabelle, aus einer PowerPoint Präsentation oder einem Visio Diagramm eine PDF Datei. Sie können die PDF Datei falls erforderlich außerdem durch ein Passwort schützen. Mit dem neuen PDF XChange für die ABBYY PDF Transformer 2.0 Ausgabe kann aus nahezu allen Anwendungen eine PDF Datei erstellt werden. Neue Benutzeroberfläche Mit der komplett neu konzipierten Benutzeroberfläche können Sie eine PDF Datei durchblättern und nur die relevanten Seiten und Teile zum Umwandeln auswählen. Sie bietet außerdem optimal aufeinander abgestimmte Umwandlungsoptionen und benutzerfreundliche Tools für verbesserte Umwandlungsergebnisse. Perfektes Beibehalten des Seitenlayouts Mit den neuen Bereichsauswahl Tools wird das Layout von Dokumenten bei der Umwandlung in PDF Dateien perfekt beibehalten, auch bei kompliziert formatierten Dokumenten mit Grafiken und Tabellen. Wählen Sie einfach den Text, Bild oder Tabellenbereich auf einer Seite aus und Sie können sich darauf verlassen, dass die gesamte Formatierung im Ausgabedokument (beispielsweise in Microsoft Word) erhalten bleibt. Speichern als durchsuchbare PDF Datei Mit diesem neuen Speicherformat ist es jetzt möglich, jede per Scanner oder MFP Gerät generierte PDF Datei mit einem Mausklick in ein durchsuchbares PDF Dokument umzuwandeln. Beibehalten von Hyperlinks 3

4 Beim Konvertieren von PDF Dateien behält ABBYY PDF Transformer 2.0 alle Links und Hyperlinks in einem PDF Dokument bei. Wenn zum Beispiel die Seite Inhaltsverzeichnis einer PDF Datei aus Verknüpfungen mit den entsprechenden Seiten besteht, so werden diese dokumenteigenen Links im Microsoft Word Ausgabedokument nacherstellt. Beibehalten von Dokumenteigenschaften ABBYY PDF Transformer 2.0 behält jetzt beim Umwandeln von PDF Dateien in durchsuchbare PDF, DOC/RTF, XLS und HTML Formate noch mehr Dokumenteigenschaften bei, wie z. B. Titel, Autor, Thema und Stichwörter. Diese Eigenschaften können vom Betriebssystem und von Anwendungen für die Indizierung und das Suchen gespeicherter Dateien verwendet werden. Unterstützte Formate Konvertieren von PDF-Dokumenten ABBYY PDF Transformer ist ein einfach zu bedienendes Programm zum Konvertieren ganzer PDF-Dokumente oder PDF-Seiten in andere Formate (z. B. Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML, RTF, TXT oder Durchsuchbares PDF). ABBYY PDF Transformer 2.0 unterstützt die folgenden Formate: Microsoft Word-Dokument (*.doc) Microsoft Word 2003/XP/2000 Rich Text Format (*.rtf) Microsoft Word 2003/XP/2000 Nur-Text(*.txt) Microsoft Excel-Arbeitsblatt (*.xls) Microsoft Excel 2003/XP/2000 HyperText Markup Language (*.htm, *.html) Durchsuchbares PDF-Dokument (*.pdf) Erstellen von PDF-Dokumenten ABBYY PDF Transformer ist ein einfach zu bedienendes Programm zum Erstellen von PDF-Dokumenten aus Microsoft Word-, Microsoft Excel-, HTML-, RTF-, Microsoft Visio- und TXT-Dokumenten. ABBYY PDF Transformer 2.0 unterstützt die folgenden Formate: Microsoft Word Dokument (*.doc) Microsoft Word 2003/XP/2000 Rich Text Format (*.rtf) Microsoft Word 2003/XP/2000 Nur Text (*.txt) Microsoft Excel Arbeitsblatt (*.xls) Microsoft Excel 2003/XP/2000 HyperText Markup Language (*.htm, *.html) Microsoft PowerPoint Präsentation (*.ppt) Microsoft PowerPoint 2003/XP/2000 Microsoft Visio Zeichnung (*.vsd) Microsoft Visio 2003/XP/2000 Hinweis: Verwenden Sie zum Erstellen von PDF Dokumenten den virtuellen Drucker "PDF XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0". Try&Buy Version von ABBYY PDF Transformer 2.0 Einschränkungen in der Try&Buy Version In der Try&Buy Version von ABBYY PDF Transformer 2.0 können Sie nur eine beschränkte Anzahl von Dokumenten bearbeiten. Das Programm läuft ab dem ersten Ausführen 15 Tage lang. Sie können nicht mehr als 50 PDF Seiten konvertieren Die PDF Dokumente werden mit einem Stempel versehen, der angibt, dass sie mit einer Try&Buy Version erstellt wurden. Nachdem der Testzeitraum abgelaufen ist oder die verfügbaren Konvertierungen ausgeführt wurden, müssen Sie eine Lizenz erwerben und das Programm aktivieren, um es weiterhin nutzen zu können. 4

5 Installation und Start Dieser Abschnitt enthält wichtige Informationen zur Installation und Ausführung von ABBYY PDF Transformer 2.0. Auf der ABBYY PDF Transformer CD ROM finden Sie ein Installationsprogramm, das Sie durch die Installation führen wird. Systemvoraussetzungen Systemvoraussetzungen für ABBYY PDF Transformer 2.0: 1. PC mit Intel Pentium /Celeron /Xeon, AMD K6/Athlon /Duron oder kompatiblem Prozessor. Die Taktfrequenz muss mindestens 200 MHz betragen 2. Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Windows XP, Microsoft Windows 2000 (SP2 oder höher) MB RAM oder mehr empfohlen MB Festplattenspeicher zum Installieren und 70 MB zum Ausführen des Programms 5. SVGA Grafikkarte und Monitor (min. Auflösung 800 x 600 dpi) Hinweis: Damit Sie PDF Dateien aus Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint Dokumenten erstellen können, muss auf Ihrem System die entsprechende Microsoft Office Anwendung installiert sein. Installieren von ABBYY PDF Transformer Wir empfehlen, vor der Installation von ABBYY PDF Transformer 2.0 alle laufenden Anwendungen zu schließen. So installieren Sie ABBYY PDF Transformer 2.0: 1. Legen Sie die ABBYY PDF Transformer 2.0 CD ROM in das CD ROM Laufwerk ein. 2. Wenn das Installationsprogramm nicht automatisch gestartet wird, doppelklicken Sie auf die Datei setup.exe, die Sie auf der ABBYY PDF Transformer 2.0 CD ROM finden. 3. Befolgen Sie die Anweisungen im Installationsprogramm. oder 1. Legen Sie die ABBYY PDF Transformer 2.0 CD ROM in das CD ROM Laufwerk ein. 2. Klicken Sie auf Start und wählen Sie Einstellungen>Systemsteuerung. 3. Doppelklicken Sie auf das Symbol Hinzufügen/Entfernen. 4. Klicken Sie auf Neue Programme hinzufügen und dann auf CD oder Diskette und führen Sie die Anweisungen im Assistenten aus. Installationsoptionen Wählen Sie eine der Installationsmethoden: Typisch (empfohlen) Installiert alle Programmkomponenten. Die während der Installation verwendete Sprache wird auch in der Anwendung verwendet. Wenn Sie ABBYY PDF Transformer 2.0 installieren, wird das Programm automatisch mit den Microsoft Office Anwendungen verknüpft. Dies bedeutet, dass ein ABBYY PDF Transformer 2.0 Befehl zum Kontextmenü in Windows Explorer und ABBYY PDF Transformer 2.0 Schaltflächen in Office Anwendungen hinzugefügt werden. Benutzerdefiniert Installiert nur die gewählten Komponenten. Benutzerdefinierbare Installationsoptionen: 1. PDF Umwandlung Installiert die Komponente zum Umwandeln von PDF Dateien in andere Formate. Wählen Sie die Anwendungen, in die ABBYY PDF Transformer 2.0 integriert werden soll. Die Integration ist in folgende Anwendungen möglich: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Windows Explorer. 2. PDF Erstellung Installiert die Komponente zur Erstellung von PDF Dateien. Wählen Sie die Anwendungen, in die ABBYY PDF Transformer 2.0 integriert werden soll. Die Integration ist in folgende Anwendungen möglich: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio, Windows Explorer. So installieren Sie zusätzliche Komponenten: 1. Klicken Sie auf Start und wählen Sie Einstellungen>Systemsteuerung aus. 2. Doppelklicken Sie auf Hinzufügen/Entfernen. 5

6 3. Klicken Sie auf Programme ändern oder entfernen, wählen Sie ABBYY PDF_Transformer 2.0 in der Liste der installierten Programme aus, dann klicken Sie auf Ändern und führen Sie die Instruktionen des Setup Programms aus. 4. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Installation die gewünschten Komponenten. 5. Befolgen Sie die Anweisungen im Installationsprogramm. Hinweis: Achten Sie bei der Installation zusätzlicher Komponenten darauf, dass Sie den Installationsordner von ABBYY PDF Transformer 2.0 wählen. So entfernen Sie ABBYY PDF Transformer 2.0 von Ihrem Computer: 1. Klicken Sie auf Start und wählen Sie Einstellungen>Systemsteuerung. 2. Doppelklicken Sie auf das Symbol Hinzufügen/Entfernen. 3. Klicken Sie auf Programme ändern oder entfernen und dann auf Entfernen und führen Sie die Anweisungen im Assistenten aus. 4. Befolgen Sie die Anweisungen im Installationsprogramm. Ausführen von ABBYY PDF Transformer Sie haben folgende Möglichkeiten zum Ausführen von ABBYY PDF Transformer 2.0 zum Konvertieren einer PDF Datei: Wählen Sie Start > Programme > ABBYY PDF Transformer 2.0 und dann PDF Datei umwandeln in... oder Klicken Sie in Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf die zu konvertierende PDF Datei, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl ABBYY PDF Transformer 2.0 und wählen Sie dann den gewünschten Vorgang oder Klicken Sie in Microsoft Word oder Microsoft Excel in der Symbolleiste auf PDF Datei umwandeln oder Markieren Sie in Microsoft Outlook die E Mail mit der gewünschten angehängten PDF Datei und klicken Sie in der Symbolleiste auf PDF Datei umwandeln. Sie haben folgende Möglichkeiten zum Ausführen von ABBYY PDF Transformer 2.0 zum Erstellen einer PDF Datei: Wählen Sie Start > Programme > ABBYY PDF Transformer 2.0 und dann PDF Datei erstellen oder Klicken Sie in Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf die gewünschte DOC, RTF, XLS, PPT, HTML, VSD oder TXT Datei, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl ABBYY PDF Transformer 2.0 und wählen Sie dann den gewünschten Vorgang oder Klicken Sie in einer Microsoft Office Anwendung in der ABBYY PDF Transformer 2.0 Symbolleiste auf den gewünschten Vorgang. Hinweis: Damit Sie PDF Dateien aus Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint Dokumenten erstellen können, muss auf Ihrem System die entsprechende Microsoft Office Anwendung installiert sein. 6

7 Aktivierung und Registrierung von ABBYY PDF Transformer 2.0 ABBYY schützt Ihre Produkte und Ihre geistigen Eigentumsrechte vor Softwarepiraterie. Softwarepiraterie schadet sowohl den Softwareherstellern als auch den Endbenutzern. Beim Kauf einer legalen Softwarekopie können Benutzer sicher sein, dass Sie ein Qualitätsprodukt erwerben, das in keiner Weise von Dritten verändert wurde. Illegale Produkte sind niemals sicher. Um den vollen Funktionsumfang von ABBYY PDF Transformer 2.0 nutzen zu können, müssen Sie die Anwendung möglicherweise aktivieren. In diesem Fall werden Sie nach der Installation in einer entsprechenden Meldung dazu aufgefordert. Nicht aktivierte Kopien dieses Produkts werden im Testmodus ausgeführt. ABBYY empfiehlt Ihnen, Ihre Kopie von ABBYY PDF Transformer 2.0 zu registrieren, da Sie dann Anspruch auf kostenlosen technischen Support haben. Sie können das Programm bei der Aktivierung, aber auch später registrieren. Informationen zur Aktivierung von ABBYY PDF Transformer 2.0 Wichtig! Nicht aktivierte Kopien dieses Produkts werden im Testmodus ausgeführt. Wenn Sie nicht aufgefordert werden, Ihre Kopie von ABBYY PDF Transformer 2.0 zu aktivieren, ist keine Aktivierung erforderlich. Wie wird die Aktivierung durchgeführt? Die Aktivierung erfolgt schnell und wird mithilfe des integrierten Aktivierungsassistenten durchgeführt. Der Aktivierungsassistent verfügt über eine leicht bedienbare Benutzeroberfläche und sendet die zur Aktivierung erforderlichen Informationen an ABBYY. Die Aktivierungsinformationen werden als Code (Installations ID) gesendet, der anhand der Informationen über den Computer, auf dem das Programm installiert wird, erstellt wird. Es werden keine persönlichen Informationen über den Benutzer oder Computer zur Erstellung dieses Codes genutzt und der Code kann nicht zur Identifizierung des Benutzers verwendet werden. Aktivierungsmethoden Über das Internet (empfohlen) Die Aktivierung erfolgt automatisch und dauert nur wenige Sekunden. Sie benötigen hierfür eine Internetverbindung. Per E Mail Sie müssen eine von der Anwendung erstellte E Mail schicken, die die zur Aktivierung erforderlichen Informationen enthält. Nehmen Sie keine Änderungen am Betreff oder dem Text der E Mail vor, damit die Anfrage automatisch verarbeitet werden kann. Per Telefon oder Fax Wenden Sie sich an die nächstgelegene ABBYY Vertretung oder einen ABBYY Partner und geben Sie die Installations ID und Seriennummer an.in den meisten Ländern können Sie dies per Fax machen. Die Nachricht mit allen zur Aktivierung erforderlichen Informationen wird automatisch erstellt. Sie brauchen sie nur auszudrucken und per Fax an die nächstgelegene ABBYY Vertretung oder einen ABBYY Partner zu senden. In der Antwort erhalten Sie einen Aktivierungscode, mit dem Sie die Anwendung freischalten können. Nachdem die Aktivierung abgeschlossen ist, kann das Programm ohne Einschränkungen auf dem Computer verwendet werden. ABBYY PDF Transformer kann auf demselben Computer beliebig oft neu installiert werden, ohne dass die Aktivierung erneut durchgeführt werden muss. Wenn Sie jedoch größere Änderungen an der PC Konfiguration vornehmen, die Festplatte formatieren oder das Betriebssystem neu installieren, müssen Sie evtl. die Aktivierung erneut durchführen. Informationen zur Registrierung von ABBYY PDF Transformer 2.0 Registrieren Sie Ihr Exemplar von ABBYY PDF Transformer 2.0, damit Sie folgende Vorteile nutzen können: Kostenloser technischer Support für ABBYY PDF Transformer 2.0 Preisnachlass auf andere Produkte von ABBYY Informationen über ABBYY Produktupdates Wenn Sie das Programm nicht während der Aktivierung registriert haben, können Sie dies später nachholen. So führen Sie die Registrierung aus: Klicken Sie im Informationsfenster auf den Link Jetzt registrieren! und füllen Sie das Registrierungsformular aus. Dieser Link wird nur angezeigt, wenn Sie ABBYY PDF Transformer aktiviert haben. Sie können das Programm auch auf der ABBYY Website registrieren. 7

8 Datenschutzrichtlinien zur Aktivierung und Registrierung Datenschutzrichtlinien zur Aktivierung Damit Sie den gesamten Funktionsumfang dieser Anwendung nutzen können, müssen Sie sie aktivieren. Während der Aktivierung erstellt der ABBYY PDF Transformer Aktivierungsassistent eine eindeutige Installations ID, die die Konfiguration Ihres PCs zum Aktivierungszeitpunkt beschreibt. Die Installations ID enthält weder persönliche Informationen, noch Informationen über Software oder Daten, die sich auf Ihrem PC befinden oder Informationen zum Hersteller oder Modell Ihres PCs. Sie identifiziert lediglich den PC für Aktivierungszwecke. Zusammen mit der Installations ID gibt der Assistent den Namen, die Seriennummer, die Versionsnummer und die Sprache der Benutzeroberfläche Ihrer Kopie von ABBYY PDF Transformer an den ABBYY Aktivierungsserver weiter. Diese Informationen werden ausschließlich zur Auswahl der korrekten Sprache und für den Inhalt der Antwort E Mail verwendet, in der Sie über die Aktivierungsergebnisse informiert werden. Datenschutzrichtlinien zur Registrierung ABBYY garantiert, dass keine Ihrer persönlichen Daten ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben werden. Diese Informationen können von der ABBYY Gruppe verwendet werden, um Sie über neue Versionen, Preisänderungen oder Sonderangebote zu informieren, jedoch nur, wenn Sie die entsprechende Option bei der Registrierung aktivieren. 8

9 PDF Sicherheitseinstellungen PDF (Portable Document Format) ist ein weit verbreitetes Format für elektronische Dokumente. Dateien in diesem Format werden aufgrund der enthaltenen ausführlichen Informationen über im Dokument enthaltenen Formatierungen, Zeichensätze, und Grafiken unter allen Plattformen gleich angezeigt und gedruckt. Der Nachteil ist jedoch, dass den Text, die Formatierung oder numerischen Daten in PDF Dateien nicht bearbeiten können. ABBYY PDF Transformer 2.0 kann ein beliebiges PDF Dokument in ein bearbeitbares Format umwandeln, wobei die Formatierung des Originals erhalten bleibt. Sie können auch eigene PDF Dokumente erstellen. ABBYY PDF Transformer nutzt einen von Tracker Software Products Ltd. entwickelten Druckertreiber zum Erstellen von PDF Dokumenten. Kennwortgeschützte PDF Dateien Es kann sein, dass der Autor einer PDF Datei das unberechtigte Öffnen und/oder Extrahieren von Daten verhindert hat. Nur Benutzer, die das Kennwort kennen, können auf solche PDF Dateien zugreifen, wodurch das Urheberrecht der Autoren gewahrt bleibt. Die folgenden Kennwörter werden zum Schutz von PDF Dateien verwendet: Öffnungskennwort Dieses Kennwort schützt das Dokument vor unberechtigtem Öffnen: Der Benutzer muss das Kennwort eingeben, damit er die Datei öffnen kann. Berechtigungskennwort Dieses Kennwort schützt das Dokument vor unberechtigtem Bearbeiten und Drucken. Der Benutzer muss das Kennwort eingeben, damit er das Dokument bearbeiten oder drucken kann. ABBYY PDF Transformer bietet folgende Funktionen: Konvertieren von kennwortgeschützten PDF Dateien Wenn Sie versuchen, eine kennwortgeschützte PDF Datei zu öffnen, werden Sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben. Die Datei wird nur geöffnet und konvertiert, wenn Sie ein gültiges Kennwort eingeben. Einrichten von Kennwörtern beim Erstellen von PDF Dokumenten Beim Erstellen einer PDF Datei können Sie es durch eines (d. h. ein Öffnungskennwort oder ein Berechtigungskennwort) oder beide Kennwörter schützen. 9

10 Konvertieren von PDF Dokumenten ABBYY PDF Transformer ist ein einfach zu bedienendes Programm zum Konvertieren ganzer PDF Dokumente oder PDF Seiten in andere Formate (z. B. Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML, RTF, TXT oder Durchsuchbares PDF). Das folgende Flussdiagramm zeigt den Konvertierungsvorgang: Der Aufbau und die Eigenschaften der Ausgabedokumente werden durch die ausgewählten Konvertierungsoptionen bestimmt. Sie sollten die richtigen Konvertierungsoptionen wählen, um eine optimale Konvertierungsqualität zu erhalten. Der folgende Abschnitt enthält ausführliche Anweisungen zum Konvertieren von PDF Dokumenten aus Microsoft Office Anwendungen, gibt Hinweise zum Auswählen der optimalen Konvertierungsoptionen und zum Verbessern der Konvertierungsergebnisse. Dialogfeld "PDF Umwandlung" Im Dialogfeld PDF Umwandlung können Sie Konvertierungsoptionen festlegen: Konvertieren von PDF Dokumenten in ABBYY PDF Transformer Führen Sie ABBYY PDF Transformer 2.0 aus (Start>Programme>ABBYY PDF Transformer 2.0>PDF Datei umwandeln). 10

11 2. Klicken Sie auf PDF Datei umwandeln und wählen Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, die zu konvertierende Datei aus. Hinweis: Falls die PDF Datei kennwortgeschützt ist, werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben. Wenn Sie dreimal ein ungültiges Kennwort eingeben, wird das Kennwortdialogfeld geschlossen und die PDF Datei nicht geöffnet. 3. Wählen Sie das Ausgabeformat: 4. Überprüfen Sie die Optionen zur PDF Konvertierung (weitere Informationen zu PDF Umwandlungsoptionen finden Sie unter Umwandlungsoptionen ). 5. Klicken Sie auf Umwandeln, um die Konvertierung zu starten. Das Ausgabedokument wird im gewählten Format gespeichert und in der entsprechenden Anwendung geöffnet. Hinweis: 1. Wenn Sie auf Umwandeln klicken, wird ein Konvertierungsdialogfeld geöffnet, das eine Statusanzeige,Tipps und etwaige während der Konvertierung angezeigte Warnmeldungen enthält. Klicken Sie zum Öffnen einer Seite, für die eine Warnung ausgegeben wurde, auf die entsprechende Seitennummer. 2. Unterscheidet sich das Ausgabedokument vom Original, passen Sie die Konvertierungsoptionen entsprechend an und/oder markieren Sie Text, Tabellen und Bildbereiche manuell. Weitere Informationen finden Sie unter Verbessern der Konvertierungsergebnisse. Konvertieren von PDF Dokumenten in Microsoft Word Wenn Sie ABBYY PDF Transformer 2.0 installieren, wird das Programm automatisch mit Windows Explorer und Microsoft Office verknüpft. In Microsoft Word wird eine ABBYY PDF Transformer Schaltfläche eingeblendet. So konvertieren Sie eine PDF Datei in Microsoft Word: 1. Starten Sie Microsoft Word. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche PDF Datei konvertieren. Wählen Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, die zu konvertierende Datei aus und klicken Sie auf PDF Datei öffnen. Hinweis: Falls die PDF Datei kennwortgeschützt ist, werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben. Wenn Sie dreimal ein ungültiges Kennwort eingeben, wird das Kennwortdialogfeld geschlossen und die PDF Datei nicht geöffnet. 3. Wählen Sie in der Dropdownliste eine der folgenden Optionen: Umwandeln in Microsoft Word Dokument Die konvertierte Datei wird in einem neuen Word Dokument geöffnet. Umwandeln in aktuelles Microsoft Word Dokument Das Konvertierungsergebnis wird nach dem Cursor in das aktuelle Word Dokument eingefügt. 4. Überprüfen Sie die Optionen zur PDF Konvertierung (weitere Informationen zu PDF Umwandlungsoptionen finden Sie unter Umwandlungsoptionen ). 5. Klicken Sie auf Umwandeln, um die Konvertierung zu starten. Hinweis: 1. Wenn Sie auf Umwandeln klicken, wird ein Konvertierungsdialogfeld geöffnet, das eine Statusanzeige,Tipps und etwaige während der Konvertierung angezeigte Warnmeldungen enthält. Klicken Sie zum Öffnen einer Seite, für die eine Warnung ausgegeben wurde, auf die entsprechende Seitennummer. 2. Unterscheidet sich das Ausgabedokument vom Original, passen Sie die Konvertierungsoptionen entsprechend an und/oder markieren Sie Text, Tabellen und Bildbereiche manuell. Weitere Informationen finden Sie unter Verbessern der Konvertierungsergebnisse. Konvertieren von PDF Dokumenten in Microsoft Excel Wenn Sie ABBYY PDF Transformer 2.0 installieren, wird das Programm automatisch mit Windows Explorer und Microsoft Office verknüpft. In Microsoft Excel wird eine ABBYY PDF Transformer Schaltfläche eingeblendet. So konvertieren Sie eine PDF Datei in Microsoft Excel: 1. Starten Sie Microsoft Excel. 11

12 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche PDF Datei konvertieren. Wählen Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, die zu konvertierende Datei aus und klicken Sie auf PDF Datei öffnen. Hinweis: Falls die PDF Datei kennwortgeschützt ist, werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben. Wenn Sie dreimal ein ungültiges Kennwort eingeben, wird das Kennwortdialogfeld geschlossen und die PDF Datei nicht geöffnet. 3. Überprüfen Sie die Optionen zur PDF Konvertierung (weitere Informationen zu PDF Umwandlungsoptionen finden Sie unter Umwandlungsoptionen ). 4. Klicken Sie auf Umwandeln, um die Konvertierung zu starten. Das Ausgabedokument wird im Microsoft Excel Format gespeichert und in Microsoft Excel geöffnet. Hinweis: 1. Wenn Sie auf Umwandeln klicken, wird ein Konvertierungsdialogfeld geöffnet, das eine Statusanzeige,Tipps und etwaige während der Konvertierung angezeigte Warnmeldungen enthält. Klicken Sie zum Öffnen einer Seite, für die eine Warnung ausgegeben wurde, auf die entsprechende Seitennummer. 2. Unterscheidet sich das Ausgabedokument vom Original, passen Sie die Konvertierungsoptionen entsprechend an und/oder markieren Sie Text, Tabellen und Bildbereiche manuell. Weitere Informationen finden Sie unter Verbessern der Konvertierungsergebnisse. Konvertieren von PDF Dateien aus Microsoft Outlook Wenn Sie ABBYY PDF Transformer 2.0 installieren, wird das Programm automatisch mit Windows Explorer und Microsoft Office verknüpft. In Microsoft Outlook wird eine ABBYY PDF Transformer Schaltfläche eingeblendet. So konvertieren Sie eine an eine E Mail angehängte PDF Datei: 1. Starten Sie Microsoft Outlook und markieren Sie die E Mail mit der angehängten PDF Datei. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche PDF Datei umwandeln und wählen Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, die zu konvertierende PDF Datei aus. Hinweis: Sie können immer nur eine PDF Datei zum Konvertieren auswählen. Falls die PDF Datei kennwortgeschützt ist, werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben. Wenn Sie dreimal ein ungültiges Kennwort eingeben, wird das Kennwortdialogfeld geschlossen und die PDF Datei nicht geöffnet. 3. Wählen Sie das Ausgabeformat: 4. Überprüfen Sie die Optionen zur PDF Konvertierung (weitere Informationen zu PDF Umwandlungsoptionen finden Sie unter Umwandlungsoptionen ). 5. Klicken Sie auf Umwandeln, um die Konvertierung zu starten. Das Ausgabedokument wird im gewählten Format gespeichert und in der entsprechenden Anwendung geöffnet. Hinweis: 1. Wenn Sie auf Umwandeln klicken, wird ein Konvertierungsdialogfeld geöffnet, das eine Statusanzeige,Tipps und etwaige während der Konvertierung angezeigte Warnmeldungen enthält. Klicken Sie zum Öffnen einer Seite, für die eine Warnung ausgegeben wurde, auf die entsprechende Seitennummer. 2. Unterscheidet sich das Ausgabedokument vom Original, passen Sie die Konvertierungsoptionen entsprechend an und/oder markieren Sie Text, Tabellen und Bildbereiche manuell. Weitere Informationen finden Sie unter Verbessern der Konvertierungsergebnisse. Konvertieren von PDF Dateien aus Windows Explorer Beim Konvertieren von PDF Dateien aus Windows Explorer nutzt das Programm die Optionen (Dokumentsprache, Beibehaltung des Layouts), die während der vorherigen Sitzung mit aus Windows Explorer gestarteten ABBYY PDF Transformer 2.0 ausgewählt wurden. 1. Öffnen Sie Windows Explorer und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei. Wählen Sie im Kontextmenü "ABBYY PDF Transformer 2.0" und dann die gewünschte Funktion: Öffnen in Microsoft Word Die PDF Datei wird konvertiert und in Microsoft Word geöffnet. Öffnen in Microsoft Excel Die PDF Datei wird konvertiert und in Microsoft Excel geöffnet. Umwandeln in durchsuchbare PDF Konvertiert die PDF Datei in eine durchsuchbare PDF, damit Sie so Volltextsuchvorgänge ausführen können. 12

13 Umwandeln mit benutzerdefinierten Einstellungen... Startet ABBYY PDF Transformer 2.0, damit Sie Konvertierungsoptionen oder Text, Tabellen und Bildbereiche manuell auswählen können. Hinweis: Sind in Windows Explorer mehrere Dateien ausgewählt, ist ABBYY PDF Transformer 2.0 nicht im Kontextmenü verfügbar. Falls das PDF Dokument kennwortgeschützt ist, werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben. Wenn Sie dreimal ein ungültiges Kennwort eingeben, wird das Kennwortdialogfeld geschlossen und die PDF Datei nicht geöffnet. 2. Nachdem der Vorgang gestartet wurde, wird ein Konvertierungsdialogfeld geöffnet. Das Dialogfeld enthält folgende Informationen: den Namen des zu konvertierenden Dokuments und den Namen des Ausgabedokuments eine Statusanzeige Die ausgewählten Optionen (Ausgabeformat, Dokumentsprache, Beibehaltung des Layouts) Tipps und Warnmeldungen. Klicken Sie zum Öffnen einer Seite, für die eine Warnung ausgegeben wurde, auf die entsprechende Seitennummer. Hinweis: Unterscheidet sich das Ausgabedokument vom Original, passen Sie die Konvertierungsoptionen entsprechend an und/oder markieren Sie Text, Tabellen und Bildbereiche manuell. Weitere Informationen finden Sie unter Verbessern der Konvertierungsergebnisse. Umwandlungsoptionen Eine Reihe von PDF Umwandlungsoptionen sind vom bearbeitbaren Ausgabeformat, das Sie gewählt haben, abhängig. Wenn Sie die erforderlichen Optionen korrekt angeben, entspricht das umgewandelte Dokument gänzlich Ihren Erwartungen. Hinweis: Beim Konvertieren in durchbares PDF wird standardmäßig das gesamte Layout des Originals beibehalten. Für alle bearbeitbaren Formate zur Verfügung stehende Optionen 1. Dateiname (außer beim Umwandeln in das aktuelle Microsoft Word Dokument) Das Dokument wird standardmäßig im Quellordner unter demselben Namen wie das Quelldokument gespeichert. Wenn Sie einen anderen Ordner oder Namen wählen möchten, klicken Sie auf Ändern Seitenbereich: Mit den Optionen unter Umzuwandelnde Seiten können Sie die ganze PDF Datei oder nur bestimmte Seiten konvertieren: Alle Konvertiert das gesamte PDF Dokument. Ausgewählt Konvertiert die ausgewählten Seiten. Geben Sie die Seitenzahlen bzw. Seitenbereiche durch Kommata getrennt ein (z. B. 1,2, 4 12). 3. Dokumentsprachen Die Liste darf ur die Sprache, die in der PDF-Datei verwendet werden, enthalten. Wenn Sie ABBYY PDF Transformer zum ersten Mal ausführen, enthält diese Liste zwei Sprachen: Englisch und die Sprache der Benutzeroberfläche. Klicken Sie zum Ändern der Dokumentsprachen auf Ändern... Hinweis:Es wird empfohlen, nicht mehr als zwei oder drei unterschiedliche Sprachen gleichzeitig zu verwenden. Bei mehr als drei Sprachen können mehr Fehler im Text der Ausgabedatei entstehen. 13

14 4. Beibehaltung des Seitenlayouts Optionen für das Umwandeln in Microsoft Word, HTML, oder RTF Hier können Sie angeben, ob die ursprüngliche Formatierungen und/oder Bilder beibehalten werden sollen: Originallayout Dieser Modus erstellt ein Ausgabedokument, das genauso aussieht wie das Original. Textfluss Dieser Modus behält den Textfluss des Originals bei, wobei jedoch ein Teil der Formatierung verloren gehen kann. Das Ausgabedokument behält die ursprünglichen Absätze und Schriftarten bei, aber Spalten, Positionen von Objekten und Abstände bleiben jedoch nicht erhalten. Bilder behalten Dieser Modus behält die Bilder des Originals bei. Wenn die Quell PDF Datei viele Bilder enthält, kann die Ausgabedatei sehr groß werden. Deaktivieren Sie die Option Bilder behalten, um die Größe einzuschränken. Optionen für das Umwandeln in Microsoft Excel Mit diesen Optionen können Sie Tabellen in einem praktischen Format speichern: Text außerhalb Tabelle ignorieren Die Ausgabe XLS Datei behält nur die Tabellen der ursprünglichen PDF Datei bei, der restliche Text wird nicht konvertiert. Zahlenwerte in Nummern umwandeln Die in der PDF Datei enthaltenen Zahlenwerte werden in Microsoft Excel Werte konvertiert, damit Sie Rechenoperationen mit Zahlenzellen ausführen können. Optionen für das Umwandeln in TXT Verbessern der Konv Seitenumbruch Zeichen (#12) als Seitentrennung einfügen Die Seitentrennung wird aus dem ursprünglichen PDF Dokument übernommen. Ist diese Option nicht aktiviert, werden keine Seitenumbrüche eingefügt. Leerzeile als Absatztrennung einfügen Absätze werden durch Leerzeilen getrennt.ertierungsergebnisse Verbessern der Konvertierungsergebnisse Wenn das Format des originalen PDF Dokuments nicht beibehalten wurde: 1. Überprüfen Sie, welcher Modus im Feld Layout übernehmen gewählt wurde. Bei der Konvertierung in die Formate DOC, RTF oder HTML wählen Sie: Originallayout, um das Layout des Originaldokuments zu erhalten. Das Ausgabedokument sieht dann genauso wie das Original aus. Textfluss, wenn das Originallayout nicht erhalten werden muss. Das Ausgabedokument behält die ursprünglichen Absätze und Schriftarten bei, aber Spalten, Positionen von Objekten und Abstände bleiben nicht erhalten. 14

15 Bilder behalten, um Bilder zu erhalten. Wenn die Quell-PDF-Datei viele Bilder enthält, kann die Ausgabedatei sehr groß werden. Deaktivieren Sie die Option Bilder behalten, um die Größe einzuschränken. Bei der Konvertierung in das XLS Format wählen Sie: Text außerhalb Tabelle ignorieren, um nur die Tabelle zu erhalten. Text außerhalb der Tabelle wird nicht berücksichtigt. Zahlenwerte in Nummern umwandeln, um die Zahlenwerte aus der PDF-Datei in Zahlen in Microsoft Excel zu konvertieren, mit denen Sie Rechenoperationen in den Zellen durchführen können. Bei der Konvertierung in das TXT Format wählen Sie: Seitenumbruch-Zeichen (#12) als Seitentrennung einfügen, um im konvertierten Text dieselben Seitenumbrüche wie im Originaltext zu erhalten. Ist diese Option nicht aktiviert, gehen die ursprünglichen Seitenumbrüche verloren. Leerzeile als Absatztrennung einfügen, um Absätze durch Leerzeilen voneinander zu trennen. 2. Passen Sie die vom Programm erkannten Bereiche an oder wählen Sie Text, Tabellen und Bilder manuell aus. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Auswählen und Anpassen von Bereichen. 3. Überprüfen Sie die Textausrichtung in den Textbereichen. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Auswählen und Anpassen von Bereichen. Gehen Sie wie folgt vor, wenn die Ausgabedatei zu viele Fehler enthält: 1. Überprüfen Sie die im Feld PDF Dokumentsprachen gewählten Sprachen. Klicken Sie auf Ändern..., um die gewünschte(n) Sprache(n) auszuwählen. Wenn eine erforderliche Sprache nicht in der Liste enthalten ist, wird sie nicht von ABBYY PDF Transformer 2.0 unterstützt. Eine Liste aller unterstützten Sprachen finden Sie unter Unterstützt Konvertierungssprachen. Tipp: Wenn ein PDF Dokument mehr als drei Sprachen enthält, sollten Sie die Konvertierung schreittweise durchführen. Wählen Sie jeweils nur die Teile in einer Sprache aus und geben Sie die Sprache an (siehe Manuelles Auswählen und Anpassen von Bereichen). Gehen Sie auf diese Weise für alle weiteren Sprachen vor. 2. Wählen Sie im Feld Verarbeitungsmodus die Option PDF als Bild verarbeiten. ABBYY PDF Transformer 2.0 extrahiert die Textdaten aus dem PDF Dokument und verwendet diese in der Konvertierung. Wenn ein PDF Dokument Sonderzeichen oder Sonderschriftarten enthält, werden die entsprechenden Textstücke evtl. falsch im Ausgabedokument angezeigt (d.h. einige Buchstaben werden als "?" oder " " angezeigt). Um das Ergebnis der Konvertierung zu verbessern, können Sie die Option PDF als Bild verarbeiten wählen und das PDF Dokument neu konvertieren. ABBYY PDF Transformer 2.0 verwendet dann eine Optical Character Recognition Techologie (OCR), die alle Arten von PDF Dateien (einschließlich reine Bild PDF Dateien), mit beliebigen Schriftarten, verarbeiten kann. ABBYY PDF Transformer 2.0 analysiert die Seite als Abbild eines Dokuments und nutzt die OCR Funktionen zur Texterkennung. Bestimmen der zu konvertierenden Bereiche ABBYY PDF Transformer 2.0 analysiert vor der Konvertierung die Seiten und sucht auf jeder Seite Bereiche mit Text, Bildern und Tabellen. Die Analyse kann automatisch durchgeführt werden oder Sie können die gewünschten Bereiche auswählen. In den meisten Fällen erkennt ABBYY PDF Transformer 2.0 die Bereiche korrekt. Die Seitenanalyse startet automatisch, wenn Sie auf Umwandeln klicken, aber Sie können sie auch manuell für eine aktuelle Seite starten, indem Sie in der Symbolleiste auf klicken. Das Programm erkennt folgende Bereiche automatisch (Sie können diese auch manuell auswählen): Text Dieser Bereich enthält Text. Der Text muss in einer Spalte stehen. Wenn der Text Bilder enthält, wählen Sie diese als Bildbereich aus (siehe unten). Das Programm versucht sie andernfalls in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umzuwandeln. Bild Dieser Bereich enthält ein Bild. Das Bild in diesem Bereich wird wie vorliegend gespeichert. Sie können damit also Bereiche des Texts auswählen, die nicht konvertiert werden sollen. Tabelle Dieser Bereich enthält eine Tabelle oder Text in Tabellenform. Das Programm analysiert diesen Bereich und speichert die Zeilen und Spalten im Ausgabedokument als Tabelle. Sie können sie auch auswählen und Tabellen manuell bearbeiten. 15

16 Wenn das Programm während der automatischen Analyse Bereiche falsch erkennt, können Sie die Bereiche manuell anpassen. Manuelles Auswählen und Anpassen von Bereichen In den folgenden Fällen sollten Bereiche evtl. manuell ausgewählt werden: 1. Sie möchten nur einen Teil der Seite konvertieren 2. Die automatische Analyse hat Bereiche falsch erkannt Tipp: In manchen Fällen können Sie die Qualität der automatischen Analyse verbessern, indem die korrekten PDF Konvertierungsoptionen wählen. Achten Sie also darauf, die richtigen Optionen für die Datei auszuwählen (siehe Konvertieren von PDF Dokumenten). Wenn das Programm Bereiche falsch erkannt hat, können Sie diese Probleme mit den Werkzeugen zur Bereichsauswahl beheben. So wählen Sie einen Bereich aus: 1. Klicken Sie auf eines der Werkzteuge zur Bereichsauswahl: zur Auswahl eines Textteils zur Auswahl eines Bilds zur Auswahl einer Tabelle 2. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf eine Ecke des auszuwählenden Bereichs. Drücken Sie die Maustaste und ziehen Sie den Mauszeiger diagonal auf die gegenüberliegende Ecke. 3. Lassen Sie die Maustaste los. Der gewählte Bereich wird eingerahmt. Anpassen eines Bereichs Ändern der Bereichsart Klicken Sie mit der rechtem Maustaste auf den zu ändernden Bereich, und wählen Sie die gewünschte Bereichsart aus dem Kontextmenü. Anpassen der Bereichsgrenzen 1. Zeigen Sie mit der Maus auf die Bereichsgrenze, die Sie verschieben möchten. 2. Ziehen Sie die Grenze bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. 3. Lassen Sie die Maustaste los. Hinweis: Wenn Sie mit der Maus auf eine Ecke des Bereichs zeigen, verschieben Sie die beiden dort zusammenlaufenden Seiten. Hinzufügen einer rechteckige Fläche zu einem Bereich 1. Klicken Sie auf. 2. Zeigen Sie mit der Maus in den Bereich, zu dem Sie eine rechteckige Fläche hinzufügen möchten. Drücken Sie die Maustaste und ziehen Sie den Mauszeiger diagonal in die gewünschte Richtung. Lassen Sie die Maustaste los, wenn der gewünschte Bereich ausgewählt ist. Der neue rechteckige Bereich wird zu dem bestehenden hinzugefügt. 3. Passen Sie die Grenzen wie erforderlich an. Hinweis: Mit diesem Werkzeug können Sie keine Teile zu einem Tabellenbereich hinzufügen. Ausschneiden einer rechteckige Fläche aus einem Bereich 1. Klicken Sie auf. 2. Zeigen Sie mit der Maus in den Bereich, aus dem Sie eine rechteckige Fläche ausschneiden möchten. Drücken Sie die Maustaste und ziehen Sie den Mauszeiger diagonal in die gewünschte Richtung. Lassen Sie die Maustaste los, wenn der gewünschte Bereich ausgewählt ist. Der gewählte Bereich wird aus dem bestehenden ausgeschnitten. 16

17 3. Passen Sie die Grenzen wie erforderlich an. Hinweis: 1. Sie können Bereichsgrenzen auch mithilfe von Referenzpunkten festlegen, die Sie durch Linien verbinden. Mit der Maus können Sie diese Linien beliebig verschieben. Zum Hinzufügen eines Referenzpunkts halten Sie die Umschaltaste gedrückt, zeigen mit der Maus an die gewünschte Stelle (der Mauszeiger wird zu einem Kreuz) und klicken mit der rechten Maustaste. 2. Es gibt bestimmte Bedingungen, die sich auf die Form der Bereiche auswirken, da ABBYY PDF Transformer nur fortlaufende Textzeilen konvertiert. Aus diesem Grund passt ABBYY PDF Transformer hinzugefügte Bereiche (oder Bereiche aus denen Sie Teile ausgeschnitten haben) entweder automatisch an oder lässt ein Verschieben der Bereichsgrenzen nicht zu. Beispiel: Wenn Sie einen rechteckigen Bereich aus der Mitten eines Bereichs ausschneiden, entfernt ABBYY PDF Transformer außerdem automatisch den Teil rechts von ausgeschnittenen Bereich bis hin zur Bereichsgrenze. 3. Mit diesem Werkzeug können Sie keine Teile aus einem Tabellenbereich ausschneiden. Auswählen eines oder mehrerer Bereiche Klicken Sie auf und dann auf den gewünschten Bereich oder halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie einen Rahmen um die gewünschten Bereiche. Hinweis: Mit den Werkzeugen zur Bereichsauswahl können Sie einen oder mehrere Bereiche auswählen. Zum Auswählen mehrerer Bereiche klicken Sie auf eines der Werkzeuge, oder, halten die Umschalt bzw. Strg Taste gedrückt und wählen dann alle gewünschten Bereiche. Zum Aufheben der Auswahl von Bereichen klicken Sie auf eines der Werkzeuge, oder, halten die Strg Taste gedrückt und wählen dann alle gewünschten Bereiche. Verschieben eines Bereichs Klicken Sie auf eines der Werkzeuge,, oder, halten Sie die Alt Taste gedrückt und verschieben Sie den Bereich an die gewünschte Position. Erneutes Nummerieren von Bereichen 1. Klicken Sie auf. 2. Wählen Sie die Bereiche in der Reihenfolge aus, in der ihre Inhalte im Ausgabedokument erscheinen sollen. Entfernen eines Bereichs Wählen Sie die zu löschenden Seiten aus und drücken Sie Entf oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Bereich löschen. Löschen aller Bereiche Klicken Sie auf oder. Dadurch werden alle Bereiche aus der aktuellen Seite gelöscht. Wählen Sie alle Bereiche aus und drücken Sie Entf. Ändern der Textausrichtung in einem Bereich Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Textbereich und wählen Sie im Kontextmenü die gewünschte Ausrichtung: Horizontaler Text; Vertikaler Text (von oben nach unten); Vertikaler Text (von unten nach oben); Bearbeiten von Tabellen Automatisches Erkennen von Zeilen und Spalten 17

18 Anstatt die horizontalen und vertikalen Linien in einer Tabelle manuell einzuzeichnen, können Sie das Werkzeug verwenden. Klicken Sie auf das Werkzeug und passen Sie das Ergebnis an. Bearbeiten von Tabellen Zum Bearbeiten einer Tabelle stehen folgende Werkzeuge zur Verfügung: zum Hinzufügen Sie einer senkrechten Linie zum Hinzufügen Sie einer horizontalen Linie zum Löschen einer Linie Wenn eine Tabellenzelle ein Bild enthält, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Gewählte Zellen als Bild behandeln. Wenn eine Zelle ein Bild und Text enthält, erstellen Sie einen zusätzlichen Bereich für das Bild in der Zelle. Zusammenführen gewählter Zellen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewählten Zellen und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Tabellenzellen zusammenführen oder Klicken Sie auf. Trennen von zuvor zusammengeführten Zellen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewählten Zellen und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Tabellenzellen teilen oder Klicken Sie auf. 18

19 Erstellen von PDF Dokumenten ABBYY PDF Transformer ist ein einfach zu bedienendes Programm zum Erstellen von PDF Dokumenten aus Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML, RTF, Microsoft Visio und TXT Dokumenten. Das folgende Flussdiagramm stellt den Konvertierungsvorgang aus DOC, RTF, XLS, PPT, HTML, VSD oder TXT in PDF schematisch dar: * Das erstellte Dokument wird im Standard PDF Betrachter geöffnet. Mit ABBYY PDF Transformer 2.0 können Sie die Größe der PDF Dateien festlegen, die Kompatibilität mit verschiedenen Versionen von Adobe Reader gewährleisten und PDF Dokumente vor unberechtigtem Zugriff schützen. Dieser Abschnitt enthält Anweisungen zum Erstellen von PDF Dokumenten und Hinweise zum Auswählen der optimalen PDF Dateioptionen. Erstellen von PDF Dokumenten in ABBYY PDF Transformer Führen Sie ABBYY PDF Transformer 2.0 aus (Start>Programme>ABBYY PDF Transformer 2.0>PDF Datei erstellen). Wählen Sie im Dialogfeld Datei zum Speichern als PDF wählen eine Datei (DOC, RTF, XLS, PPT, HTML, VSD oder TXT) und klicken Sie auf Öffnen. Hinweis: Damit Sie PDF Dateien aus Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint Dokumenten erstellen können, muss auf Ihrem System die entsprechende Microsoft Office Anwendung installiert sein. 1. Überprüfen Sie die Optionen zur PDF Erstellung (weitere Informationen zum Erstellen von PDF Dokumenten finden Sie unter PDF Erstellungsoptionen ). 2. Klicken Sie auf PDF Datei erstellen. Das erstellte PDF Dokument wird in einem PDF Betrachter geöffnet. Hinweis:Sie können den Drucker PDF XChange for ABBYY PDF Transformer zum Erstellen von PDF Dateien verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von PDF Dokumenten aus anderen Anwendungen. Erstellen von PDF Dokumenten aus Microsoft Office Anwendungen Wenn Sie ABBYY PDF Transformer 2.0 installieren, wird das Programm automatisch in Windows Explorer und Microsoft Office verknüpft. Schaltflächen für ABBYY PDF Transformer werden daraufhin in Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, und Microsoft Visio angezeigt. 1. Starten Sie eine Microsoft Office Anwendung. 2. Erstellen oder öffnen Sie ein Dokument, das als PDF gespeichert werden soll. 3. Klicken Sie in der ABBYY PDF Transformer 2.0 Symbolleiste auf eine der folgenden Schaltlflächen: erstellt eine PDF Datei. erstellt eine PDF Datei und sendet sie per E Mail. 4. Überprüfen Sie die Optionen zur PDF Erstellung (weitere Informationen zum Erstellen von PDF Dokumenten finden Sie unter PDF Erstellungsoptionen ). 5. Klicken Sie auf PDF Datei erstellen. Das erstellte PDF Dokument wird gespeichert und in einem PDF Betrachter geöffnet oder an eine E Mail angehängt. Hinweis:Sie können den Drucker PDF XChange for ABBYY PDF Transformer zum Erstellen von PDF Dateien verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von PDF Dokumenten aus anderen Anwendungen. 19

20 Erstellen von PDF Dokumenten aus Windows Explorer Beim Erstellen von PDF Dateien aus Windows Explorer nutzt das Programm die Optionen, die während der vorherigen Sitzung mit aus Windows Explorer gestarteten ABBYY PDF Transformer 2.0 ausgewählt wurden. 1. Öffnen Sie Windows Explorer und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte DOC, XLS, PPT, HTML, RTF, VSD oder TXT Datei. Wählen Sie im Kontextmenü "ABBYY PDF Transformer 2.0" und dann die gewünschte Funktion: PDF Datei erstellen Erstellt eine PDF Datei und speichert sie im Ausgabeordner. PDF Datei erstellen und E Mail senden Erstellt eine PDF Datei und hängt sie an eine E Mail an. PDF Datei mit benutzerdefinierten Einstellungen erstellen... Startet ABBYY PDF Transformer 2.0, damit Sie die PDF Dateioptionen auswählen können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von PDF Dokumenten in ABBYY PDF Transformer. Hinweis: Sind in Windows Explorer mehrere Dateien ausgewählt, ist ABBYY PDF Transformer 2.0 nicht im Kontextmenü verfügbar. 2. Nachdem der Konvertierungsvorgang gestartet wurde, wird der Verlauf in einem Dialogfeld angezeigt. Hinweis: Damit Sie PDF Dateien aus Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint Dokumenten erstellen können, muss auf Ihrem System die entsprechende Microsoft Office Anwendung installiert sein. Sie können den Drucker PDF XChange for ABBYY PDF Transformer zum Erstellen von PDF Dateien verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von PDF Dokumenten aus anderen Anwendungen. Beim Erstellen von PDF Dokumenten aus Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint Dateien bleiben Dokumentstruktur, Lesezeichen und Hyperlinks erhalten. Erstellen von PDF Dokumenten aus anderen Anwendungen Wenn Sie die typische Installation von ABBYY PDF Transformer vorgenommen oder während der benutzerdefinierten Installation die Komponente PDF erstellen gewählt haben, wurde der Drucker PDF XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0 installiert. Mit diesem Drucker können Sie PDF Dokumente aus einer beliebigen Anwendung, in der ein Drucker gewählt werden kann, erstellen: 1. Führen Sie die Anwendung aus und öffnen Sie die Datei, die in ein PDF Dokument konvertiert werden soll. Öffnen Sie das Dialogfeld mit den Druckeinstellungen (dieser Vorgang ist von Anwendung zu Anwendung unterschiedlich, aber i. d. R. wählen Sie Datei > Drucken). 2. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Drucker den "virtuellen" Drucker PDF XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0 und klicken Sie auf Eigenschaften. 3. Wählen Sie im Dialogfeld PDF XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0 die gewünschten PDF Erstellungsoptionen. Tipp: Wenn Sie Fragen zum Einsatz des virtuellen Druckers haben, rufen Sie die Onlinehilfe zu PDF XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0 auf. Drücken Sie entweder F1 oder suchen Sie die Hilfedatei auf der Installations CD. Die Hilfedatei ist nur auf Englisch verfügbar. 4. Klicken Sie auf Drucken, um das Erstellen des PDF Dokuments zu starten. PDF Erstellungsoptionen Mit ABBYY PDF Transformer 2.0 können Sie die Größe der zu erstellenden PDF Dokumente festlegen, die Kompatibilität mit verschiedenen Versionen von Adobe Reader gewährleisten und den Zugriff auf das PDF Dokument einschränken. 1. Dateiname Das Dokument wird standardmäßig im Quellordner unter demselben Namen wie das Quelldokument gespeichert. Wenn Sie einen anderen Ordner oder Namen wählen möchten, klicken Sie auf Ändern... 20