Erstellen und Bearbeiten von. PDF-Dokumenten mit. Adobe Acrobat 5

Transkript

1 Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dokumenten mit Adobe Acrobat 5 Franz Jungwirth 2003

2 1. Acrobat Bestandteile Das Acrobat Paket besteht aus: Acrobat Reader nur zum lesen und ausdrucken von PDF-Dokumenten Acrobat Distiller erzeugt aus PS-Dateien eine PDF-Datei PDF-Writer erzeugt eine PDF-Datei ohne Hilfe von PS PDF-Maker nur für MS-Office Produkte zum erzeugen von PDF-Dateien PDF Portable Document File PS PostScript geräteunabhängige Seitenbeschreibungs sprache für Ausgabegeräte von Adobe Weshalb ein PDF erzeugen? PDF-Dokumente lassen sich auf fast jeder Plattform anzeigen und ausdrucken. Das ursprüngliche Layout bleibt im Vergleich zu Web-Seiten nahezu 100%ig erhalten. PDF-Dateien sind meistens kleiner als die ursprüngliche Datei. Einsatzbereiche sind sehr vielfältig: Print, Web, Multimedia, CD-ROM... Zeitungen erhalten mittlerweile 60% ihrer Beiträge als PDF Werbeagenturen geben ihre Druckdaten fast nur noch als PDF an die Druckereien Die Erstellung von PDF mittels Distiller (= RIP-Interpreter) ist im Druckbereich eine der sichersten Ausgabemöglichkeiten. PostScript Dateien müssen von Anfang bis Ende abgearbeitet werden, ein einziger Fehler kann einen Belichter oder Proofprinter zum Absturz bringen. PDF Dateien können seitenweise bearbeitet werden. Schriften können eingebettet werden (TrueType als auch Type 1 von Adobe) RIP Raster Image Prozessor Notizen: Franz Jungwirth

3 3. Wie kommt man zu einer PDF-Datei? Es gibt mittlerweile viele Möglichkeiten ein PDF-Dokument zu erzeugen. Wobei die Qualität der PDF-Datei sehr unterschiedlich sein kann. Zunächst sollte man sich Gedanken machen für welchen Anwendungszweck wird die zu erstellende PDF-Datei gebraucht? zur Darstellung im Web oder auf CD-ROM (Multimedia-Anwendung) hier genügt die niedrigste Bildauflösung (72 dpi), die Bilder sollten im RGB-Modus erstellt werden. zum Download im Web mit späterer Druckausgabe auf Office-Drucker Bildauflösung 150 dpi, RGB-Modus für Druckvorstufe - Offsetdruck Bildauflösung 300 dpi, CMYK-Modus RGB Rot, Grün Blau = additive Grundfarben CMYK Cyan Magenta Yellow Black = subtraktive Grundfarben 3.1 PDF-Writer Der PDF-Writer wird bei der Installation von Acrobat als Druckertreiber installiert und steht dadurch allen Anwendungen zur Verfügung. Man wählt einfach den PDF-Writer als Drucker aus und erzeugt direkt ein PDF-Dokument. Die Einstellungsmöglichkeiten sind sehr begrenzt und die Qualität des erzeugten PDF-Dokuments ist unter Umständen mangelhaft. 3.2 PDFMaker 5.0 Der Adobe PDFMaker ermöglicht eine unmittelbare Erstellung von PDF-Dateien aus den Microsoft Office Programmen. Hierbei wird zunächst eine für den Anwender nicht sichtbare PostScript-Datei erzeugt, die wiederum mit dem Acrobat Distiller zusammenarbeitet. Es können im Prinzip die gleichen Einstellungen gemacht werden wie direkt im Distiller zusätzlich gibt es noch eine Reihe von Einstellungen wie Acrobat mit Überschriften und dergleichen umgeht PDFMaker Einstellungen siehe PDF-Distiller Franz Jungwirth

4 Öffnen Sie ein Worddokument aus dem Übungsordner oder erstellen Sie ein neues PDF-Dokument. Wählen Sie den Menüpunkt Acrobat in Word und gehen auf den Punkt Konvertierungseinstellungen. Im Register Einstellungen wählen Sie den Press oder Druck aus. Wählen Sie das Register Lesezeichen aus und wählen Word-Überschriften zu Lesezeichen konvertieren. Diese Einstellung gibt es nur in Word und funktioniert nur wenn auch Überschriften vorhanden sind. Zum Schluss erzeugen Sie die Datei indem Sie in Adobe PDF konvertieren in Word auswählen. 3.3 GhostScript und GSview GhostScript ist ein Freewaretool mit dem man PDF-Dateien erzeugen kann. Zur einfacheren Bedienung gibt es zusätzlich die grafische Benutzeroberfläche GSview. GhostScript benötigt wie der Distiller eine PostScript- Datei zur Berechnung der PDF-Datei. Erstellung einer PS-Datei siehe Kapitel Acrobat Distiller Der Distiller ist das zentrale Programm zur Erzeugung von funktionsfähigen PDFs. Die Einstellungsmöglichkeiten sind sehr vielfältig und ermöglicht viele Fehler. Es ist immer schwierig dann herauszufinden ob der Fehler bereits in der PostScriptdatei liegt oder erst im Distiller erzeugt wurde. Die wichtigsten Einstellungen werden in Kapitel 5 vorgestellt. Notizen: Franz Jungwirth

5 3.5 Export als PDF-Datei Einige Programme bieten die Funktion Export als PDF an. Hierbei greifen sie meistens auf zugekaufte Programmbibliotheken zu, aus denen dann ein PDF berechnet wird. Hierbei sollte man äußerst kritisch sein, da die Qualität oft nicht ausreichend ist. Es gibt auch Programme, die wie Word auf den Distiller zugreifen und dann gute Ergebnisse liefern. Eines der unbeliebtesten Programme für die Druckvorstufe war Corel Draw, da es sowohl schlechten PostScript-Code als auch schlechte PDFs erzeugte. Erst in den zwei letzten Versionen war dieser Fehler behoben. 4. Erzeugung einer PostScript-Datei Um eine PostScript-Datei zu erzeugen braucht man einen Druckertreiber für einen PostScript-fähigen Drucker. Welchen Druckertreiber man auswählt spielt keine so große Rolle - es sollte allerdings ein 4-Farbdrucker mit höheren Qualitätseinstellungen sein. Gute Erfahrungen liegen mit 4-Farblaserdruckern von HP und QMS vor. Adobe selbst bietet ebenfalls einen PostScript-Drucker an Sie finden ihn im Internet unter Wählen Sie im Betriebssystem unter Einstellungen, Drucker, neuer Drucker aus. Als Anschluss wählen Sie: File. Geben Sie dem Drucker einen entsprechenden Namen z-b. AdobePS-Drucker. Schauen Sie die Einstellunsmöglichkeiten des Druckers genau an. Wenn irgenwo der Punkt Schriften beifügen auswählbar ist sollte dies unbedingt angewählt werden. Notizen: Franz Jungwirth

6 5. Acrobat 5 Distiller Einstellungen Die nachfolgenden Screenshots zur Distillereinstellung sind nur Anhaltswerte. Je nach Einsatzbereich muss man die Einstellungen ändern 5.1 Einstellungen Acrobat Distiller hat von vornherein einige Voreinstellungen für die wichtigsten Anwendungsbereiche. Sobald man aber eine Änderung durchführt sollte man diese unter einer neuen Bezeichnung absichern. 5.2 Grundeinstellungen Datei/Grundeinstellungen: Übernehmen Sie die nebenstehenden Einstellungen. 5.3 Voreinstellungen/Schriftordner Der Distiller benötigt Zugriff auf alle Schriften, die auf dem Rechner installiert sind um sie gegebenenfalls einzubetten. Franz Jungwirth

7 5.4 Voreinstellungen/Einstellungen/Allgemein Wählen Sie zur Kompatibilität immer eine Stufe niedriger als die aktuellste Acrobat Version, damit Besitzer älterer Reader auch die Seite sehen können. - Wenn Sie für schnelle Web-Anzeige auswählen entfernt Distiller mehrfach vorhandene Daten und erstellt statt dessen einen Verweis. Dadurch werden vor allem Powerpoint Dateien sehr klein. - Piktogramme einbetten erzeugt automatisch kleine Abbildungen der Seite. - Seite automatisch drehen: die Seitenlage wird nach der vorherrschenden Textflussrichtung ausgerichtet. - Auflösung: belassen Sie die Einstellung auf 2400dpi. Sie hat keine Auswirkung auf die Dateigröße sondern dient der internen Berechnung. 5.5 Voreinstellungen/Einstellungen/Komprimierung Diese Einstellungen dienen zur Verringerung der Dateigröße durch Komprimierung von Bild, Text und Vektorgrafiken. - Farbbilder: Einstellung auf bikubische Neuberechnung belassen, Auflösung für Laserdruckerausgabe auf 300 dpi stellen, für obige 450 dpi bedeutet: erst Bilder ab einer Auflösung von 450 dpi werden runtergerechnet. Bilder mit geringerer Auflösung werden nicht hochgerechnet. - Komprimierung: automatisch oder ZIP 8 Bit - Graustufenbilder: wie Farbbilder - Schwarzweißbilder Verwendung nur 2 Bit zur Speicherung, Einstellung wie Screenshot übernehmen. - Komprimierung CCITT Group 4 ist die rationellste - Text und Grafik komprimieren auswählen Franz Jungwirth

8 5.6 Voreinstellungen/Einstellungen/Schriften - Alle Schriften einbetten garantiert, dass die Schrift später auch angezeigt werden kann. Dies funktioniert nur bei TrueType, Type1 oder OpenType-Schriften. - Untergruppen aller eingebetteten Schriften: es werden nur die Zeichen einer Schrift eingebettet, die auch im Text vorkommen. Der Prozentwert gibt an ab wann alle Zeichen eingebetten werden. 50% bedeutet, wenn mehr als die Hälfte der in einem Zeichensatz vorhandenen Zeichen im Text vorkommen wird der ganze Zeichensatz eingebettet. Stellt man also den Wert auf 100 wird fast nie der ganze Zeichensatz eingebettet - dies gibt besonders kleine Dateien fürs Web. - Wenn einbetten fehlschlägt: Warnen und weiter. Problematik bei Schriften Einige Schriften lassen sich nicht einbetten oder weitergeben, da dies vom Hersteller untersagt wurde. Der Distiller erkennt dies und weigert sich diese Schrift einzubetten. Wenn dies der Fall ist sollt auf eine andere Schrift im Ursprunsdokument ausgewichen werden. Falls man eine Mehrplatzlizenz für solche geschützten Schriften besitzt kann man die Schrift als Datei mit dem PDF-Dokument weitergeben. Man muss sie dann allerdings auf dem Zielrechner installieren damit der Acrobatreader auf die Schrift beim Öffnen des Dokuments zugreifen kann. Diese Schrift gibt keine Problem (Screenshot aus Schriftprogramm Typograf ) Nicht alle Schriften lassen sich einbetten Diese Schrift gibt keine Problem, darf aber als Datei nicht weitergegeben werden (Screenshot aus Schriftprogramm Typograf ) Franz Jungwirth

9 Diese Schrift lässt sich nicht einbetten. Auch wenn man eine Lizenz hat. (Screenshot aus Schriftprogramm Typograf ) 5.7 Voreinstellungen/Einstellungen/Farbe Stellen Sie das Farbmanagement auf Farbe nicht ändern und übernehmen Sie die nebenstehenden Einstellungen. Nur für Internetanwendungen ist die Einstellung srgb sinnvoll, da CMYK Daten in RGB umgewandelt werden. 5.8 Voreinstellungen/Einstellungen/Erweitert Übernehmen Sie die nebenstehenden Einstellungen. Achten Sie darauf, dass Post- Script-Datei darf Einstellungen überschreiben nicht angewählt ist. Franz Jungwirth

10 7. Acrobat - Bearbeitung fertiger PDF-Dateien 7.1 Dokumenteneigenschaften Die Möglichkeiten eine PDF-Datei zu bearbeiten ist sind sehr vielfältig. Wenn man ein PDF-Dokument öffnet wird es zunächst immer in der Standardgröße der Grundeinstellungen von Acrobat angezeigt. In einigen Fällen ist es wünschenswert die Datei in einer anderen Darstellung zu öffnen. - Gehen Sie zu Datei/Dokumenteneigenschaften/Option zum öffnen von Dateien. - Wählen Sie: Lesezeichen und Seite, Vergrößerung: ganze Seite, Seitenlayout: einzelne Seite Hier lassen sich auch Dokumente so einstellen, dass keine Steuerungselemente zu sehen sind. Acrobat im Kiosk Modus 7.2 Sicherheitsinformationen Hier können Sie die Datei so verändern, dass weder gedruckt noch Veränderungen durchgeführt werden können. Wählen Sie: Datei/Sicherheitsinformationen Verschlüsselung Franz Jungwirth

11 7.3 Lesezeichen Lesezeichen sind ein nützliches Navigationsmittel in umfangreichen Dokumenten - Klappen Sie hierzu link die Seitenleiste auf Lesezeichen auf. - Navigieren Sie auf eine beliebige Seite und/oder verwenden das Vergrößerungswerkzeug um einen Teil besonders hervorzuheben. - Klicken Sie auf Lesezeichen/Neues Lesezeichen und geben einen Text ein. Wenn Sie zuvor einen Text mit dem Textauswahlwerkzeug markiert haben wird dieser Text automatisch übernommen. Öffnen Sie die Datei direkt10_03_roh.pdf und erstellen Sie Lesezeichen für das Inhaltsverzeichnis, für das Impressum und für die Seiten 2 und 3. Geben Sie dem Lesezeichen für das Inhaltsverzeichnis über Lesezeicheneigenschaften eine andere Farbe 7.4 Verknüpfungen Mit dem Verknüpfungswerkzeug lassen sich Verknüpfungen zu anderen Seiten im Dokument, anderen Dokumenten oder ins Internet durchführen. - Ziehen Sie die Stelle, an der die Verknüpfung erscheinen soll, mit dem Verknüpfungswerkzeug eine entsprechende Fläche auf. Öffnen Sie die Datei direkt10_03_roh.pdf, wählen Sie das Verknüpfungswerkzeug, ziehen Sie auf der ersten Seite eine Fläche über dem Text: auf. Wählen Sie als Vorgang WWW-Verknüpfung aus. Geben Sie die URL einschl. ein. Erstellen Sie das gleiche für das Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite rechts. Wählen Sie aber als Vorgang Anzeige. Damit auch die Seite 2 angezeigt wird navigieren Sie zur Seite 2, danach aktivieren Sie Verknüpfung festlegen. 7.5 Textkorrektur Mit dem Distiller können im geringen Umfang Textkorrekturen durchgeführt werden. Verwenden Sie hierzu das Touchup-Textwerkzeug. Öffnen Sie die Datei flugblatt_fehler.pdf suchen Sie die Rechtschreibfehler und korrigieren Sie sie - ändern Sie DM in EUR um. Franz Jungwirth

12 7.6 Seite drehen Wurde eine Seite im Distiller in die falsche Richtung gedreht können Sie diese einfach mittels: Dokument Seiten drehen in die richtige Lage bringen. Testen Sie dies mit der ersten Seite des Dokuments: drucker_fehler.pdf. 7.7 Seiten beschneiden Unnötige Teile lassen sich Seite für Seite leicht entfernen. Verwenden Sie hierzu das Beschneidungswerkzeug. Öffnen Sie die Datei statistik.pdf, sie enthält lauter Grafiken, die künftig einzeln dargestellt werden sollen. Schneiden Sie jede Grafik einzeln aus und stellen die Datei so ein, dass beim Öffnen jede Seite einzeln gezeigt wird. 7.8 Videoclip einfügen In Acrobat können Sie Videoclips im Format avi und mov einfügen. Wenn Sie dies vorhaben sollten Sie bereits im ursprünglichen Dokument Platz für das Video lassen. Bei avi Videos ist es hilfreich sich bereits im Ursprungsdokument mit Hilfslinien genau markieren wie groß das Video in Pixel ist. Ziehen Sie dann im PDF- Dokument eine entsprechend große Fläche auf. Beim mov-format ist brauchen Sie nur in die Fläche zu klicken, die Größe des Videos wird automatisch übernommen. Öffnen Sie die Datei flugblatt_fehler.pdf, suchen Sie ein freie Fläche. Platzieren Sie mit dem Videowerkzeug die Dateien: Cyclers.avi und benz.mov. Notizen:... Franz Jungwirth