1 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

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1 1 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

2 Beleglesung und d.3 Mandantensystem Optimierung durch Standardisierung Tino Dörstling, BITMARCK Essen, 03. und 04. November Beleglesung und d.3 Mandantensystem

3 Inhaltsverzeichnis Ausgangslage Leistungsinhalte Nutzen Vorteile in der Zusammenarbeit mit BITMARCK 3 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

4 Ausgangslage Anforderungen an Dokumentenmanagement Einfache Administration und Verfügbarkeit Krankenkassen möchten Papierdokumente elektronisch am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters verfügbar machen: einfach handhabbar aus BITMARCK iskv_21c aufrufbar Fallbearbeitung mittels 21c_crm möglichst kostengünstig ausbaubar für die Zukunft Geringe Eigenadministration des Kunden Schnittstellen zwischen den Komponenten sollen vom IT-Dienstleister überwacht werden 4 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

5 Ausgangslage Komplexität von Dokumentenmanagement Umfassendes Dokumentenmanagement enthält viele unterschiedliche Einzelbestandteile Belegerfassung Selbst oder über Scan-Dienstleister, ggf. Vorsortierung Signatur Elektronisch mit Verifizierung für den Nachweis der Dokumentenechtheit. Belegerkennung Barcodeerkennung oder Texterkennung mittels OCR Belegzuordnung Manuelle oder automatische Zuordnung von Dokumentenarten und Attributen Belegverteilung Posteingang des DMS-Systems oder Aufgabensteuerung in BITMARCK_21c ng. Belegablage Fileablage oder revisionssichere Ablage mit und ohne Signatur Belegrecherche In BITMARCK_21c ng oder im DMS-System Fallbearbeitung Fallaktenbildung im DMS-System oder in BITMARCK_21c ng Archivierung Revisionssicher auf unveränderbaren Speichermedien 5 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

6 Ausgangslage Projektkosten bei Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement erfordert diverse Investitionen Projekteinführungskosten Zusammenstellen von unterschiedlichen Produkten von verschiedenen Herstellern Individuelle Einstellungen am Produkt Individuelle Zusatzprogrammierungen, z. B. auch Schnittstellen Projektbegleitung und Schulung Lizenz- und Wartungsgebühren der Software Betriebskosten Je individueller das Projekt, desto höher sind Betriebs- und Betreuungskosten für Hardware und Software Folgekosten bei Versionswechseln, bei fachlichen Änderungen (z. B. neuer AU-Beleg) oder Schnittstellenänderungen Kostenkontrolle durch Standardisierung von Beleglesung und Archivierung 6 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

7 Leistungsinhalte Beleglesung Inhalte Scannen von: AUs mit Erzeugung einer AU-Falldatei Belege mit aufgedrucktem Barcode (z. B. Rückläufer) Belege ohne aufgedrucktem Barcode mit Barcodevorlaufbeleg (Deckblatt) Signatur mit Verifizierung (wenn gewünscht) Prüfungsapplikation zum Nachweis der Signaturgültigkeit Barcodevorlagen werden von BITMARCK vorgegeben Rücktransport der Belege Standarisierter Stammdatenabzug der Kasse für den Scanvorgang Transport der Falldatei vom Scanvorgang ins BITMARCK_21c ng Transport der Image- und Kontakthistoriendatei vom Scanvorgangs ins d.3 Archiv 7 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

8 Leistungsinhalte d.3 Mandantensystem Inhalte Mandantenrechner für d.3 d.3 Basis mit Update innerhalb eines Major-Release 50 GB revisionssicherer Archivspeicherplatz Gewünschte Anzahl concurrent user für d.3 Basis, d.link und d.3 storage manager Integriertes Lichtbildarchiv Vorgegebene Dokumentarten und Attribute Kopplung des Archivs mit dem Stichworten der Kasse für die Kontakteinträge Erweiterte Kontakthistorieneinträge für den Posteingang durch gesonderten Selektionslauf Recherche der Dokumente mit Partnerbezug über BITMARCK_21c ng Recherche der Dokumente ohne Partnerbezug über d.3 Basis Fallaktenbildung im CRM von BITMARCK_21c ng Möglichkeit der Selbsterfassung über d.3 Basis 8 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

9 Leistungsinhalte d.3 Mandantensystem Verarbeitete Dokumente Ausgangpost aus BITMARCK_21c ng mit automatischer Zuordnung Lichtbilder (Zuordnung erfolgt wie im vorherigen d.3 Lichtbildarchiv) Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen über Scan-Dienstleister mit automatischer Zuordnung und AU-Falldatei für BITMARCK_21c ng Papier-Dokumente mit aufgedrucktem Barcode über Scan-Dienstleister mit automatischer Zuordnung z.b. für Rückläufer oder Familienfragebögen Papier-Dokumente ohne Barcode (mit zusätzlichem Barcode-Vorlaufbeleg) über Scan- Dienstleister mit automatischer Zuordnung, z. B. Rechnungen, Mitgliedanträge, etc. Elektronische Dokumente (pdf, doc, txt, jpg, tif) aus dem Filesystem mit manueller Zuordnung ins Archiv über d.3 für selbst gescannte Dokumente eigene elektronische Dokumente s über pdf-umwandlung 9 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

10 Leistungsinhalte d.3 Mandantensystem Funktionsweise Ausgangspost Revisionssicheres Archiv Archivierung von Dokumenten BK/Output System (Brieferzeugung) Bild-Datei d.3 Aufruf von Dokumenten Eintrag Kontakthistorie BITMARCK_21c ng 10 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

11 Leistungsinhalte d.3 Mandantensystem Funktionsweise Eingangsdokumente über Dienstleister Bild-Datei d.3 Revisionssicheres Archiv Attribute Signatur AU-Falldateien Aufruf von Dokumenten Übergabe von Kontakteinträgen Scannen durch Dienstleister BITMARCK_21c ng 11 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

12 Leistungsinhalte d.3 Mandantensystem Funktionsweise elektronische Eingangsdokumente File-Ablage pdf/doc/txt/jpg/tif d.3 Bild-Datei Revisionssicheres Archiv Manuelle Attributvergabe mit d.3 Aufruf von Dokumenten Übergabe von Kontakteinträgen Scannen durch Kunde BITMARCK_21c ng 12 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

13 Nutzen von d.3 Mandantensystem Mehrwert für den Kunden Schnellere Auffindbarkeit und Zugriffsmöglichkeit von Belegen an den unterschiedlichsten Arbeitsplätzen. Sichere und zuverlässige elektronische Dokumentation von wichtigen Unterlagen Druck- und Kopierkosten können bei der neuen Arbeitsweise signifikant reduziert werden Möglichkeit der Signatur von Belegen ohne eigene Anschaffung von Signaturarbeitsplätzen Qualitätsgesicherte Beleglesung mit geringerem Nachbearbeitungsaufwand. Erleichtertes Arbeiten durch Kontakthistorieneintrag und Aufrufbarkeit aus BITMARCK_21c ng Insgesamt eine kostengünstige Einstiegslösung ins Dokumentenmanagement mit der Möglichkeit die Archivsoftware bei weitergehenden Anforderungen weiterhin als Basisarchiv zu nutzen (Investitionsschutz). 13 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

14 Vorteile in der Zusammenarbeit mit BITMARCK Alles aus einer Hand! Beratung bei Projekteinführung und -umsetzung durch unsere Experten Schnellere Einführung und Kostenreduktion durch Standardisierung und Beibehaltung von BITMARCK_ 21c ng als führendes System. Die Überwachung der Funktionsfähigkeit des gesamten Prozesses erfolgt durch BITMARCK. Integration des d.3 Lichtbildarchives durch BITMARCK ohne zusätzliche Migrationskosten in das neue Archiv möglich 14 Beleglesung und d.3 Mandantensystem

15 Vorteile in der Zusammenarbeit mit BITMARCK Alles aus einer Hand! Möglichkeit, die Scandienstleistung auf weitere Anforderungen (z. B. Erweiterung auf neue Dokumentarten) jederzeit anzupassen. Standardisierte Barcode- Vorlaufbelege werden von BITMARCK bereit gestellt Implementierung, Schulung und Einweisung erfolgt ausschließlich durch Mitarbeiter von BITMARCK, die danach auch das System im Betrieb betreuen Der Kunde hat mit BITMARCK nur einen Ansprechpartner 15 Beleglesung und d.3 Mandantensystem