Borland Management Suite. Borland TeamFocus 2008

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1 Borland Management Suite Borland TeamFocus 2008

2 Borland Software Corporation 8303 N. Mopac Expressway Austin, TX USA Die Borland Software Corporation hält möglicherweise Patente und/oder anstehende Patentanmeldungen, die sich auf Informationen in diesem Dokument beziehen. Lesen Sie bitte die Liste anwendbarer Patente auf der Produkt-CD oder im Dialogfeld Info nach. Die Inhalte dieses Dokuments erteilen Ihnen keinerlei Lizenz für diese Patente. Copyright Borland Software Corporation und/oder deren Tochtergesellschaften. Alle Marken- und Produktnamen von Borland sind Marken oder eingetragene Marken der Borland Software Corporation in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Übertragung ins Deutsche: Krieger, Zander & Partner GmbH, München September 2008 PDF 2

3 Einführung Einführung Überblick über Geschäftsprozesse

4 Konzepte Konzepte Repository-Verbindungen Synchronisieren von Backlogs Synchronisieren von Projekten Verwalten von Projekten Projektimport und -export mit Microsoft Excel Projekt-Seite (Dialogfeld) Allgemeine Informationen Dokument-Rollup Formularübersicht Zusammenfassender Bericht Projektabhängigkeit Diskussionsbeiträge Alle Änderungen Projektanalyse Projekterstellung Projekterstellung mit dem Experten für neue Anfragen Neues Projekt (Schnelles Hinzufügen)) Projekt-Stapelerstellung Kopieren von Projekten Schutz vertraulicher Daten Vertrauliche Projekte Kontrollierter Datenzugriff Verwalten von Ressourcen Ressourcenauswahl Ressourcenzuweisungsstatus Ressourcenkategorien Stapeleinstellungen für Ressourcenstatus Ressourcenanalyse Manuell verteilte geplante Stunden für mehrere Ressourcen Ressourcen für Aufgaben Exportieren von Ressourcen Zeiterfassungsverwaltung Ausführen von Agile Backlog-Verwaltung Exportieren von Stories Story-Hierarchie Sprint-Verwaltung Versionsverwaltung Story-Verwaltung Sprint-Ausführung Das Team Board Agile-Aufgabenverwaltung Hindernisverwaltung Burndown Charts Ausführen von Waterfall Verwalten von Aufgaben Aufgaben (Registerkarte) Aufgabenressourcen Bearbeiten von Aufgaben mit dem Inline-Editor Unterstützte Terminplanung Stapeländerungen an Aufgaben

5 Unterstützte Terminplanung Stapelmodus Aufgabenabhängigkeit Aufgabenressourcen Informationen zu Benutzerressourcen Projektstrukturplan Vorlagen Gantt-Diagramme Import und Export von Aufgaben mit Microsoft Excel Import und Export von Aufgaben mit Microsoft Project Rollups Aufgabenhierarchie

6 Anleitungen Anleitungen Projektmanagement Projektmanagement ALM-Berichte Verknüpfung mit gespeicherten Berichten auf der Projekt-Seite Konfigurieren und Erstellen von TeamAnalytics-Berichten auf der Projekt-Seite Ändern von ALM-Berichten auf der Projekt-Seite Bearbeiten von Projekten Bearbeiten von Projekten Ausführen einer Aktion für ein Projekt Aktualisieren des Namens und der Beschreibung eines Projekts Aktualisieren der Einstellungen für Projektkategorie und -typ Aktualisieren von Projektabhängigkeiten Ändern der Benutzerzuordnung eines Projekts Überschreiben der Währung eines Projekts Dokumente anzeigen und zu Projekten hinzufügen Anzeigen der Änderungshistorie eines Projekts Durchführen von Stapeländerungen an Projekten Hinzufügen von Benachrichtigungsempfängern für ein Projekt Erstellen von Diskussionen für Projekte Hinzufügen von Diskussionen Anzeigen und Exportieren von Diskussionen Erstellen von Projekten Erstellen von Projekten mit dem Experten für neue Anfragen Erstellen von Projekten mit der Funktion Schnelles Hinzufügen Stapelerstellung von Projekten Kopieren von Projekten Exportieren von Projekten Festlegen der Währungseinstellung für ein Projekt Importieren von Projekten Löschen von Projekten Suchen nach Projekten Überprüfen von Projekten Anzeigen von Projektinformationen Anzeigen, Drucken und Exportieren von Projektformularen Bewerten des Projektfortschritts Erstellen eines ausführlichen Projektberichts Anzeigen der Aufgaben eines Projekts Überwachen von Projekten Anzeigen der Änderungshistorie eines Projekts Zuweisen des Projektstatus "Vertraulich" Agile-Verwaltung Backlog-Verwaltung Anzeigen verbundener Repositories Verwalten von Backlogs Anzeigen von Backlogs Aktualisieren von Backlogs Hinzufügen von Backlogs Bearbeiten von Backlogs Festlegen des Standarddatenspeichers Sichtbar machen von Backlogs Verbergen von Backlogs

7 Synchronisieren von Backlogs Löschen von Backlogs Sprint-Verwaltung Planen von Sprints Anzeigen von Stories beim Planen von Sprints Zuweisen von Prioritäten an ausgetragene Stories beim Planen von Sprints Hinzufügen von Versionen Hinzufügen von Sprints Anzeigen der Kapazitätsmetriken für Sprints Zuordnen von Backlog-Stories zu Sprints Zuweisen von Prioritäten an eingetragene Stories beim Planen von Sprints Verschieben von Stories in einen anderen Sprint Zuordnung zwischen Story und Sprint aufheben Bearbeiten von Versionen Bearbeiten von Sprints Hinzufügen von Stories beim Planen von Sprints Bearbeiten von Stories beim Planen von Sprints Kopieren von Stories beim Planen von Sprints Sprint-Ausführung Anzeigen des Burndown Charts Anzeigen von Stories im Team Board Bearbeiten von Agile-Aufgaben Bearbeiten von Stories im Team Board Hinzufügen von Agile-Aufgaben Hinzufügen von Stories zum Team Board Kopieren von Stories im Team Board Verwaltung von User Stories Bearbeiten von Stories beim Planen von Sprints Bearbeiten von Stories im Backlog Bearbeiten von Stories in der Story-Hierarchie Entfernen von Stories Exportieren von Stories im XML-Format Exportieren von Stories nach Buy a Feature Online Festlegen der Story-Priorität Hinzufügen untergeordneter Stories Hinzufügen von Stories beim Planen von Sprints Hinzufügen von Stories zum Backlog Kopieren von Backlog-Stories Kopieren von Stories beim Planen von Sprints Kopieren von Stories in der Story-Hierarchie Synchronisieren von Projekten Verschieben von Stories in einen anderen Sprint Zuordnen von Backlog-Stories zu Sprints Zuordnung zwischen Story und Sprint aufheben Agile-Aufgabenverwaltung Bearbeiten von Agile-Aufgaben Hinzufügen von Agile-Aufgaben Hindernisverwaltung Anzeigen von Hindernissen Bearbeiten von Hindernissen Hinzufügen von Hindernissen zu Aufgaben Löschen von Hindernissen Versionsverwaltung Bearbeiten von Versionen Hinzufügen von Versionen

8 Hinzufügen von Versionen als verwaltete Projekte Waterfall-Verwaltung Verwaltung von Projektstrukturplänen Arbeiten mit der Projektstrukturplan-Tabelle Anzeigen einer Projektstrukturplan-Tabelle Erstellen einer benutzerdefinierten Projektstrukturplan-Tabelle Erstellen von Zusammenfassungs- und Unteraufgaben Organisieren der Projektstrukturplan-Tabelle Einbeziehen von Aufgaben zum Rollup Arbeiten mit Projektstrukturplan-Vorlagen Erstellen einer Projektstrukturplan-Vorlage Importieren einer Projektstrukturplan-Vorlage Generieren einer Projektstrukturplan-Vorlage Einbeziehen von Aufgaben zum Rollup Erstellen von Zusammenfassungs- und Unteraufgaben Verwaltung externer Anwendungen Arbeiten mit Aufgaben und Microsoft Excel Importieren von Aufgaben im Microsoft Excel-Format Exportieren von Aufgaben in Microsoft Excel-Dateien Synchronisieren mit Microsoft Excel Arbeiten mit Aufgaben und Microsoft Project Importieren von Aufgaben im Microsoft Project-Format Exportieren von Aufgaben in Microsoft Project-Dateien Synchronisieren mit Microsoft Project Aufgabenverwaltung Anwenden des Arbeitsverteilungsmodells Anschubstunden (Front-Load) für die Planung von Aufgaben Hinzufügen von Aufgaben zu Projekten Hinzufügen einer Ressource zu einer Aufgabe Planen von Aufgaben mit dem Arbeitsverteilungsmodell Anschubstunden (Front-Load) Hinzufügen von Bemerkungen und Diskussionsbeiträgen zu einer Aufgabe Hinzufügen von Aufgabenabhängigkeiten Bearbeiten und Löschen von Aufgaben Bearbeiten von Aufgaben mit dem Inline-Editor Durchführen von Aufgaben-Stapeländerungen Einbeziehen von Aufgaben zum Rollup Erstellen von Aufgaben Hinzufügen von Aufgaben zu Projekten Erstellen von Übersichtsinformationen für eine Aufgabe Hinzufügen einer Ressource zu einer Aufgabe Hinzufügen von Bemerkungen und Diskussionsbeiträgen zu einer Aufgabe Hinzufügen von Aufgabenabhängigkeiten Erstellen von Zusammenfassungs- und Unteraufgaben Verwenden der Funktion Unterstützte Terminplanung im Stapelmodus Ressourcenverwaltung Ressourcenverwaltung Analysieren von Ressourcen Anzeigen von Aufgaben für Ressourcen Bearbeiten von manuell geplanten Stunden für mehrere Ressourcen Durchführen von Status-Stapeländerungen Exportieren von Ressourcen Verwalten von Benutzerzeiterfassungen Auswählen von Zeiterfassungen zum Verwalten Eingeben von Stunden in eine Benutzerzeiterfassung

9 Übermitteln von Benutzerzeiterfassungen Genehmigen von Benutzerzeiterfassungen Verwalten von Ressourcenauswahlen

10 Referenz TeamFocus-Referenz Referenz des Projektmanagements Stapelerstellung für Projekt (Dialogfeld) Projekt: Schnelles Hinzufügen (Dialogfeld) Experte für neue Anfragen Agile-Referenz Backlog hinzufügen (Dialogfeld) Hindernis hinzufügen (Dialogfeld) Aufgabe hinzufügen (Dialogfeld) Version hinzufügen (Dialogfeld) Sprint hinzufügen (Dialogfeld) Story hinzufügen (Dialogfeld) Backlog bearbeiten (Dialogfeld) Hindernis bearbeiten (Dialogfeld) Version bearbeiten (Dialogfeld) Sprint bearbeiten (Dialogfeld) Story bearbeiten (Dialogfeld) Aufgabe bearbeiten (Dialogfeld) Backlogs verwalten (Dialogfeld) Hindernisse (Dialogfeld) Product Backlog (Seite) Sprint-Planung (Seite) Story-Hierarchie (Seite) Team Board Waterfall-Referenz Stapeleinstellungen für Aufgabe (Dialogfeld)

11 Einführung 11

12 Einführung Dieser Abschnitt enthält eine Einführung in TeamFocus. In diesem Abschnitt Überblick über Geschäftsprozesse Dieser Abschnitt beschreibt das Konzept verwalteter Geschäftsprozesse. 12

13 Überblick über Geschäftsprozesse Ein verwalteter Geschäftsprozess beschreibt eine Reihe von Verfahrensweisen, die in einem Unternehmen bei einer bestimmten Art von Aufgabe angewendet werden. Ein IT-Unternehmen kann dadurch die Leistung von Prozessen analysieren und Daten erfassen, die letztlich das gesamte Verfahren verbessern. TeamFocus ist die Softwarekomponente einer Prozessverwaltungslösung, die es den Kunden erlaubt, IT-Funktionen als verwaltete Geschäftsprozesse auszuführen. Daraus ergeben sich Vorteile für IT-Führungskräfte Produktmanager Entwicklungsteams Vorteile für IT-Führungskräfte Eine IT-Führungskraft benötigt eine genaue Auskunft über den Status verschiedener Projekte. Ein verwalteter Geschäftsprozess stellt die dafür benötigte Detailgenauigkeit bereit. Die Informationen reichen aus, um zu entscheiden, ob bei einem Projekt nachgebessert werden muss. Einzelne Details sind jedoch nur sichtbar, wenn sie auch benötigt werden. Vorteile für Produktmanager Ein Produktmanager möchte einen maximalen Geschäftswert erreichen, indem er Funktionen verwendet, die zum Erreichen des Unternehmensziels beitragen. Verwaltete Geschäftsprozesse sorgen dafür, dass die Funktionen nach ihrer Priorität eingestuft werden können und bei Bedarf in der gewünschten Zeit zur Verfügung stehen. Vorteile für Entwicklungsteams Mit Hilfe verwalteter Geschäftsprozesse kann ein Entwicklungsteam den Umfang einer Aufgabe besser einschätzen und sie in überschaubare Einheiten aufteilen. Ein Team, das sich an solchen Prozessen orientiert, kann besser planen, welche Tätigkeiten für die Implementierung neuer Funktionen nötig sind. Die Teammitglieder können Fertigstellungszeiträume genauer einschätzen und sich ihre Zeit entsprechend einteilen. Dies trägt zu einem gleichmäßigen Ablauf bei und verhindert, dass die Arbeiten mit zunehmender Projektdauer immer umfangreicher werden. 13

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15 Konzepte 15

16 Konzepte Dieser Abschnitt enthält alle konzeptuellen Informationen zu TeamFocus. In diesem Abschnitt Repository-Verbindungen Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Anforderungen, Anfragen, Fehler und andere Daten aus Fremdanwendungen verwalten können. Synchronisieren von Backlogs Dieser Abschnitt beschreibt, wie Daten aus externen Repositories in Ihrem Product Backlog auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Synchronisieren von Projekten Dieser Abschnitt beschreibt, wie Daten aus externen Repositories auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Verwalten von Projekten In diesem Abschnitt finden Sie begriffliche Informationen über die Funktionen, mit denen Sie Projekte und andere Elemente in BMS effektiv verwalten können. Verwalten von Ressourcen Dieser Abschnitt beschreibt, wie in der Anwendung Ressourcen verwaltet werden. Ausführen von Agile Dieser Abschnitt beschreibt, wie mit Hilfe von TeamFocus Agile-Projekte ausgeführt werden. Ausführen von Waterfall Dieser Abschnitt beschreibt, wie mit Hilfe von TeamFocus Waterfall-Projekte und Aufgaben ausgeführt werden. 16

17 Repository-Verbindungen In TeamFocus können Sie sich Anforderungen und weitere Daten anzeigen lassen, die aus Fremdanwendungen wie StarTeam, CaliberRM und anderen Repositories stammen. Daten können auch in einer lokalen Datenbank abgelegt werden. Wie Projekte Verbindungen verwalten Damit in TeamFocus externe Daten angezeigt werden können, muss beim Erstellen eines Projekts eine Verbindung zu einer externen Datenquelle festgelegt werden. Diese Verbindung bezeichnet den Ort, an dem Anforderungen, Aufgaben und andere Daten für ein bestimmtes Projekt gespeichert oder von dem sie abgerufen werden. Projekte können über Verbindungen zu einer einzigen oder zu mehreren externen Datenquellen verfügen. Ebenso kann jede externe Datenquelle wahlweise mit einem oder mehreren Projekten verbunden sein. Für Daten in der lokalen Datenbank brauchen keine Verbindungen festgelegt zu werden (Sie können in TeamFocus Daten erstellen, die dann in der lokalen Datenbank gespeichert werden). Wie Backlogs Daten filtern Backlogs in TeamFocus stellen einen Mechanismus zum Anzeigen von Elementen dar, die bestimmte Kriterien erfüllen. Ein Backlog gibt Ihnen die Möglichkeit, sich eine logisch aufgebaute Sammlung von Benutzeranforderungen oder -stories anzeigen zu lassen. Ein Backlog wird benötigt, um sich Daten aus dem Repository anzeigen zu lassen, das beim Erstellen des Projekts festgelegt wurde. Wenn Sie ein Backlog erstellen, wählen Sie ein Projekt aus, und die Repository-Verbindungen dieses Projekts stehen Ihnen zur Verfügung. Wenn Sie die Repository-Verbindungen für bestimmte Daten auswählen, werden die Daten abgerufen und auf der Seite Product Backlog angezeigt, sobald Sie das entsprechende Backlog auswählen. 17

18 Verwandte Anleitungen Backlog-Verwaltung 18

19 Synchronisieren von Backlogs In TeamFocus können Sie sich Anforderungen und weitere Daten anzeigen lassen, die aus Fremdanwendungen wie StarTeam oder CaliberRM stammen. Aus Gründen der Datenintegrität ist es wichtig, dass die im Product Backlog angezeigten Daten mit den Daten in den externen Quellen übereinstimmen. Damit die Daten stets aktuell sind, müssen sie synchronisiert werden. Daten können auch in einer lokalen Datenbank gespeichert werden. In diesem Fall ist keine Synchronisierung erforderlich. Lokal gespeicherte Daten brauchen nur aktualisiert zu werden. So arbeitet die Synchronisierung Wenn Sie Projekte erstellen, werden Verbindungen zu externen Datenquellen eingerichtet. Diese Verbindungen werden in TeamFocus über Backlogs dargestellt. In TeamFocus müssen Daten über Backlogs synchronisiert werden. Wenn Sie eine Synchronisierung auslösen und eine Verbindung zu einer externen Datenquelle besteht, laufen je nach Szenario die folgenden Vorgänge ab: User Story wird zu TeamFocus hinzugefügt: Kann in lokaler Datenbank oder externer Datenquelle gespeichert werden. Anforderung oder anderes Datenelement wird aus externer Datenquelle gelöscht: Das entsprechende Datenelement wird aus TeamFocus gelöscht. User Story oder anderes Datenelement wird aus TeamFocus gelöscht: Die Zuordnung des Datenelements zum Backlog in TeamFocus wird aufgehoben. Das Datenelement wird jedoch nicht aus der externen Datenquelle gelöscht. User Story oder anderes Datenelement in TeamFocus wird geändert: Anforderungsspezifische Attribute werden in der externen Datenquelle geändert. 19

20 Anforderung oder anderes Datenelement wird in externer Datenquelle geändert: Story-spezifische Attribute werden in TeamFocus geändert. Wenn Backlogs über gemeinsame externe Repository-Verbindungen verfügen, werden bei der Synchronisierung eines der Backlogs die Datenelemente für beide Backlogs synchronisiert. Weitere Verbindungen innerhalb dieses Backlogs werden jedoch nicht synchronisiert. Den Zeitpunkt der letzten Synchronisierung eines Backlogs finden Sie im Dialogfeld Backlogs verwalten. So wird die Synchronisierung ausgelöst Die folgende Tabelle beschreibt die verschiedenen Arten der Synchronisierung. Wenn Sie neue öffentliche Backlogs erstellen, werden die Daten von der externen Datenquelle (festgelegt über die Repository-Verbindungen) abgerufen, sobald Sie das Backlog speichern. Wenn Sie vorhandenen öffentlichen Backlogs Repository-Verbindungen hinzufügen, werden die Daten mit der externen Datenquelle (festgelegt über die Repository-Verbindungen) synchronisiert, sobald Sie das Backlog speichern. Beim Verwalten von Backlogs ist es wichtig, ausgewählte Backlogs regelmäßig zu synchronisieren, damit die im Product Backlog angezeigten Daten mit den externen Datenquellen übereinstimmen. Hinweis: Fügen Sie einem Backlog nicht allzu häufig neue Repository-Verbindungen hinzu, da bei jeder dieser Aktionen die Daten neu geladen werden. Verwandte Anleitungen Synchronisieren von Backlogs Verwandte Referenzinformationen Backlogs verwalten (Dialogfeld) 20

21 Synchronisieren von Projekten In TeamFocus können Sie sich auf der Seite Story-Hierarchie Anforderungen anzeigen lassen, die aus Fremdanwendungen wie StarTeam, CaliberRM usw. stammen. Aus Gründen der Datenintegrität ist es wichtig, dass die in der Story-Hierarchie angezeigten Daten mit den Daten der externen Quellen übereinstimmen. Damit die Daten stets aktuell sind, müssen sie synchronisiert werden. So arbeitet die Synchronisierung Wenn Sie Projekte erstellen, werden Verbindungen zu externen Datenquellen eingerichtet. Diese Verbindungen werden in TeamFocus über Backlogs dargestellt. In TeamFocus müssen Daten über Backlogs oder Projekte synchronisiert werden. Die Synchronisierung auf Projektebene stellt sicher, dass die Hierarchie auf der Seite Story- 21

22 Hierarchie genau den externen Datenquellen entspricht. Dabei werden alle aktiven Repository-Verbindungen, alle Backlogs und alle lokalen Stories der Backlogs synchronisiert. Starten der Projektsynchronisierung auf der Seite "Story-Hierarchie" Klicken Sie auf der Seite Story-Hierarchie auf Synchronisieren. Dadurch starten Sie die Synchronisierung auf Projektebene. Hinweis: Führen Sie die Synchronisierung auf Projektebene nicht zu häufig durch, da die Daten jedes Mal neu geladen werden. Verwandte Konzepte Synchronisieren von Backlogs Story-Hierarchie Verwandte Anleitungen Bearbeiten von Stories in der Story-Hierarchie Kopieren von Stories in der Story-Hierarchie Hinzufügen untergeordneter Stories Synchronisieren von Projekten 22

23 Verwalten von Projekten In BMS können Projekte und andere Elemente verwaltet werden. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Projekttypen zu definieren und so eine Vielzahl von Geschäftszielen zu verwalten. Nützliche Projekttypen, die Sie erstellen können, sind beispielsweise Änderungsanforderungen für Projekte, Zeileneinträge für die Zeitplanung, Fehler oder andere Projekte, die Ihren allgemeinen Geschäftszielen entsprechen. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. BMS stellt für Projekte verschiedene Prozesskategorien bereit, z. B. Agile und Waterfall. Waterfall-Projekte müssen von den Teammitgliedern mit Hilfe des Projektstrukturplans verwaltet werden. Für die Verwaltung von Agile- Projekten ist dagegen das Team Board vorgesehen. In dieser Hilfe wird zwischen Waterfall- und Agile-Prozessen unterschieden. In diesem Abschnitt Projektimport und -export mit Microsoft Excel Dieser Abschnitt beschreibt den Import und Export von Projekten mit Microsoft Excel. Projekt-Seite (Dialogfeld) Dieser Abschnitt beschreibt die Funktionen des Dialogfeldes Projekt-Seite. Projekterstellung Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Projekte oder andere Elemente erstellen. Schutz vertraulicher Daten Dieser Abschnitt beschreibt die Funktionen für den Schutz vertraulicher Daten in Projekten und anderen Elementen. 23

24 Projektimport und -export mit Microsoft Excel Wenn Sie über die entsprechende Richtlinie verfügen, können Sie in der Anwendung Projekte aus einer Microsoft Excel-Tabelle importieren. Zu diesem Zweck richten Sie eine entsprechend definierte Tabelle zum Importieren von Projekten ein. Der Import umfasst zentrale Begriffe, benutzerdefinierte Kategorien sowie Fragen und Antworten. Sie können auch eine automatisch generierte Vorlage für zentrale Begriffe und benutzerdefinierte Kategorien erstellen. Fragen und Antworten können der Tabelle manuell hinzugefügt werden. Nachdem Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie sie speichern und in Microsoft Excel überprüfen. Bevor Sie Daten importieren, haben Sie die Möglichkeit, sich im Dialogfeld Aus MS Excel-Datei (XLS) importieren eine Vorschau anzeigen zu lassen. In diesem Dialogfeld können Sie die meisten Daten bearbeiten. Nur Fragen und Antworten können hier nicht geändert werden. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Importieren von Fragen und Antworten Um Fragen und Antworten importieren zu können, müssen Sie eine Übersichtsbeschriftung festlegen, wenn die Frage konfiguriert wird. Diese Beschriftung muss dem Spaltentitel der Frage in der importierten Tabelle entsprechen. In der Tabellenspalte, deren Titel die Übersichtsbeschriftung enthält, können Antworten eingegeben werden. Ist die Übersichtsbeschriftung ungültig, findet kein Import statt. Die Anwendung unterstützt die folgenden Typen von Fragen und Antworten: Einzeiliger Text Mehrzeiliger Text Numerisch, mit Währung Tipp: Wenn Sie Fragen und Antworten importieren, die numerische Werte in Textzellen enthalten, schließen Sie die Zahlen in einfache Anführungszeichen ein, um sie als Zeichenfolge zu importieren. Achten Sie beim Importieren von Fragen und Antworten darauf, dass die importierten Daten das richtige Format haben. Beispielsweise werden Daten, die Sie aus einer Textzelle in ein numerisches Feld der Anwendung importieren, nicht gespeichert. Stattdessen wird im Vorschaudialogfeld Import aus MS Excel- Datei (XLS) die Meldung -NICHT FESTGELEGT- angezeigt. Vorlagen Die manuelle Eingabe der korrekten Spaltentitel aus der Anwendung in eine Microsoft Excel-Tabelle ist sehr zeitraubend. Aus diesem Grund stellt die Anwendung eine Tabellenvorlage bereit, die Sie über das Menü Tools der Menüleiste generieren können. Diese Vorlage enthält die zentralen Begriffe und die benutzerdefinierten Kategorien der Projekte. Die Vorlage, die die Anwendung zum Anlegen von Projekten in Microsoft Excel bereitstellt, enthält die folgenden Spaltentitel und alle in der Anwendung festgelegten benutzerdefinierten Kategorien: Eintrag Beschreibung Status Typ 24

25 Gruppe Organisation Anfragender Übermittelt an Manager Eigentümer Sponsor Startdatum Fertigstellungsdatum Geplante Stunden Aufgewendete Stunden Geplante Kosten Aufgewendete Kosten Hinweis: Zentrale Begriffe, die "ausgeschaltet" sind, werden beim Importieren nicht angezeigt. Einschränkungen Die Verwendung von Microsoft Excel mit der Anwendung unterliegt einigen Einschränkungen, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden. Importierte Währungen Wenn die aus Microsoft Excel importierten Daten Währungen enthalten, basiert der importierte Währungstyp auf Ihrem Benutzerprofil. Dies gilt nicht, wenn Sie in der Microsoft Excel-Tabelle einen anderen unterstützten Währungscode angeben. Wenn im Benutzerprofil keine Währung festgelegt oder das System auf eine einzige Währung beschränkt ist, verwendet die Anwendung die Einstellung im Dialogfeld Regionale Standardeinstellungen. Wenn Daten mit Währungen importiert werden, die nicht der Einstellung im Benutzerprofil entsprechen, erfolgt die Festlegung über das Kontextmenü der Excel-Zelle, die den Währungswert enthält. Gehen Sie dazu in Microsoft Excel folgendermaßen vor: (1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle. (2) Wählen Sie Zellen formatieren. (3) Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen. (4) Wählen Sie den gewünschten Währungscode. Die Währungen in den folgenden Beispielen werden nicht unterstützt: Währungen mit Symbolen wie z. B. dem Dollarzeichen ($). Währungen, die nicht mit einem Währungscode aus dem Listenfeld Symbol in Microsoft Excel formatiert wurden. Währungen, die von der Anwendung nicht unterstützt werden. Hinweis: Wenn Sie sich im Dialogfeld Aus MS Excel-Datei (XLS) importieren eine Währungsvorschau anzeigen lassen, wird diese unabhängig von der Einstellung (Original, Original/Umgerechnet oder Umgerechnet) immer in Ihre lokale Währung umgerechnet. Die ursprüngliche Währung wird jedoch immer gespeichert. 25

26 Lokalisierte Sprachen Wenn Sie für Importe, Exporte und Synchronisierungen in Excel eine andere Sprache als Englisch (USA) verwenden, müssen Sie auf einige Einschränkungen achten. Dazu gehören: Umgerechnete Werte aus Microsoft Excel-Importen werden nicht kursiv dargestellt, sondern ohne Formatierung angezeigt. Umgerechnete Werte aus Microsoft Excel-Importen werden nicht kursiv dargestellt, sondern ohne Formatierung angezeigt. Die Spaltentitel der Microsoft Excel-Datei müssen mit der Sprache der entsprechenden Spaltentitel in der Anwendung übereinstimmen. Die Vorlagen für den Microsoft Excel-Import oder -Export müssen mit den regionalen Einstellungen in der Anwendung übereinstimmen. Verwandte Konzepte Verwalten von Aufgaben Verwandte Anleitungen Importieren von Projekten 26

27 Projekt-Seite (Dialogfeld) Das Dialogfeld Projekt-Seite ist der zentrale Zugriffsort für die Anzeige und Bearbeitung der Informationen eines bestimmten Projekts oder anderen Elements. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Die Anwendung ermöglicht Ihnen, Benutzern Anweisungen zu erteilen, die ihrer Rolle in einer bestimmten Phase des Projekt-Workflows entsprechen. Im Bereich Aktion ausführen des Dialogfeldes Projekt-Seite befinden sich Aktionsschaltflächen, die den erwarteten Statuswerten der aktuellen Projektphase im Workflow zugeordnet sind. Mit Hilfe dieser Statuszuordnungen lässt sich ein Projekt durch den Workflow bewegen. Sie können sich auf dieser Seite auch alle unvollendeten Aufgaben eines Projekts anzeigen lassen und ihren Status und die Priorität überprüfen. Außerdem werden auf der Seite alle Formulare angezeigt, die Sie gegenwärtig für ein Projekt beantworten können. Ein graues oder grünes Uhrsymbol neben einem Formular zeigt an, dass das Formular evtl. optional ist. Ist das Symbol gelb, muss das Formular überprüft und (durch Speichern oder Aktualisieren) bestätigt werden. Wenn neben einem Formular ein rotes Uhrsymbol angezeigt wird, haben Sie das Formular möglicherweise noch nicht beantwortet, oder eine Überprüfung/Aktualisierung/Bestätigung ist überfällig. Im Dialogfeld Projekt-Seite können Sie sich grundlegende Informationen anzeigen lassen (Name, Beschreibung, Status, Zuordnungen usw.). Außerdem können Sie von hier aus auf die Seiten Ausführlicher Bericht und Projektanalyse zugreifen, um projektspezifische Berichte anzuzeigen und zu speichern. Ein Bericht bietet die Möglichkeit, Informationen aus mehreren Ansichten im System anzuzeigen (z. B. Übersicht, Asset-Management und Berichtserstellung und Überwachung). Auf der Seite Projektanalyse können Sie einen Bericht aufrufen, der über eine URL mit dem Projekt verknüpft und einer bestimmten Kategorie für ALM-Berichte zugeordnet ist. Abhängig von Ihrer Rolle und Richtlinie stehen im Dialogfeld Projekt-Seite die folgenden Ansichten zur Verfügung: Dialogfeld Projekt-Seite Enthält Informationen über den Status und die Aufgaben des Projekts. Allgemeine Informationen Enthält Überprüfungs- oder Änderungsinformationen über Projektkategorien, Zuordnungen, Fortschritt, Zugriff, Benachrichtigungen und allgemeine Einstellungen. Formularübersicht Zeigt die Formulare an, die dem Projekt zugeordnet sind. Die Formulare können überprüft, exportiert und gedruckt werden. Ausführlicher Bericht Stellt konfigurierbare Informationen aus den verfügbaren BMS-Ansichten bereit. Projektstrukturplan / Agil Zeigt die Schaltfläche Projektstrukturplan an, wenn Sie im Listenfeld Prozess auf der Registerkarte Kategorien des Dialogfeldes Projekt: Schnelles Hinzufügen oder auf der Registerkarte Kategorien des Dialogfeldes Allgemeine Informationen die Option Waterfall gewählt haben. Außerdem wird die Schaltfläche Agil angezeigt, wenn Sie im Listenfeld Prozess auf der Registerkarte Kategorien des Dialogfeldes Projekt: Schnelles Hinzufügen oder auf der Registerkarte Kategorien des Dialogfeldes Allgemeine Informationen die Option Agil gewählt haben. Abhängigkeiten Hier können Sie Beziehungen und Abhängigkeiten für das Projekt festlegen und beschreiben. Diskussion Ein Forum, in dem alle Benutzer Kommentare zum Projekt abgeben oder Fragen stellen können. Alle Änderungen Enthält die Änderungshistorie des Projekts. Projektanalyse Enthält einen Link zu einem projektspezifischen Bericht, der über eine URL aufgerufen werden kann, oder zu einem TeamAnalytics-Bericht. 27

28 Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Allgemeine Informationen Formularübersicht Zusammenfassender Bericht Projektstrukturplan Projektabhängigkeit Diskussionsbeiträge Alle Änderungen Verwandte Anleitungen Projektmanagement 28

29 Allgemeine Informationen Sie können in der Anwendung je nach Richtlinieneinstellung allgemeine Informationen über Projekte und andere Elemente anzeigen und verwalten. Zu diesem Zweck steht die Seite Allgemeine Informationen zur Verfügung, die über die Projekt-Seite aufgerufen wird. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Sie haben folgende Möglichkeiten: Durchführen von Aktionen zur Dokumentverwaltung (Hinzufügen und Bearbeiten von Dokumenten, Abrufen der neuesten Dokumentversionen, Bearbeiten der Inventurliste, Sperren, Wiederherstellen und Löschen von Dokumenten) Anzeigen und Auswählen von Kategorien (z. B die Prozesstypen Agil oder Waterfall). Anzeigen und Auswählen von Zuordnungen Anzeigen und Bearbeiten von Fortschrittsinformationen Zuweisen des Projektstatus "Vertraulich" Festlegen von Benachrichtigungsempfängern Konfigurieren diverser Einstellungen (Kalender, Gebietseinstellungen usw.) Dokumentverwaltung Informationen zu einem Projekt können über die Registerkarte Beschreibung angezeigt werden. Mit Hilfe dieser Registerkarte können Sie außerdem Dokumente anzeigen und speichern, die bestimmten Projekten zugeordnet sind. Die Dokumente des Projekts können von allen Benutzern angezeigt werden. Benutzer mit der Richtlinie Kann Systemdokumente verwalten haben außerdem die Möglichkeit, die Dokumente zu verwalten und zu bearbeiten (einschließlich Auschecken, Versionieren, Aktualisieren und Löschen). Versionskontrolle für Dokumente Die Anwendung unterstützt eine Versionskontrolle für Dokumente. Zum Ein- und Auschecken von Dokumenten ist die Richtlinie zum Verwalten und Bearbeiten von Anlagen erforderlich. Sperren Bevor Sie ein bearbeitetes Dokument auf der Registerkarte Beschreibung speichern können, müssen Sie es auschecken (sperren). Nach dem Auschecken ist das Dokument in der Statusspalte mit einem grünen Sperrsymbol markiert. Enthält die Statusspalte ein rotes Sperrsymbol, wird das Dokument gerade von einem anderen Benutzer verwendet. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das rote Sperrsymbol zeigen, wird der Name des Benutzers angezeigt, der das Dokument ausgecheckt hat. Ein Dokument kann immer nur von einer Person ausgecheckt werden. Zurücksetzen und Löschen Sie können beim Einchecken eines Dokuments den Zustand wiederherstellen, den es vor dem Auschecken hatte. Die vorgenommenen Änderungen werden dann nicht gespeichert. Außerdem besteht die Möglichkeit, ein Dokument zu löschen. Dadurch wird nicht nur die aktuelle Version des Dokuments gelöscht, sondern es werden alle im System vorhandenen Versionen entfernt. 29

30 Registerkarten der Seite "Allgemeine Informationen" Die Seite "Allgemeine Informationen" besteht aus mehreren Registerkarten, die im Folgenden beschrieben werden. Beschreibung Sie können einem Projekt in der Anwendung eine Beschreibung zuweisen. Die gleiche Registerkarte dient zur Verwaltung von Dokumenten, die mit dem Projekt verknüpft sind. Kategorie Kategorien legen fest, auf welche Weise Benutzer Projekte für die Erstellung von Portfolios und für Sortier- und Analysezwecke gruppieren können. Typ, Prozess, Gruppe und Organisation sind Standardkategorien. BMS zeigt außerdem die benutzerdefinierten Kategorien an. Die Kategorien Typ, Gruppe und Organisation umfassen die benutzerdefinierten Werte, die der Administrator auf der Registerkarte Kategorien der Ansicht Verwaltung festgelegt hat. Es hängt von der Kategorie ab, in welchen Portfolios ein Projekt gruppiert wird und welche Formulare im Projekt zur Verfügung stehen. Das Feld Prozess zeigt die Werte an, die für die Option ALM-Prozess im Bereich ALM-Kategorien zur Verfügung stehen. Der Wert im Feld Prozess bestimmt die Methode und das Werkzeug, mit dem die ausführbare Arbeit für Projekte überwacht wird. Wenn Sie z. B. Agil wählen, wird im Dialogfeld Projekt- Seite das Team Board mit dem aktuellen Sprint angezeigt, und das System generiert ein Backlog und eine Version für das Projekt. Wählen Sie dagegen Waterfall, zeigt das gleiche Dialogfeld die Projektstrukturplan-Tabelle an. Zuordnungen Der Workflow wird mittels Zuordnungen automatisiert, die bestimmte Beziehungen eines Benutzers wiedergeben. Beispiele für Zuordnungen sind die Manager, Anfragenden und Sponsoren eines Projekts. Mit Hilfe entsprechender Regeln kann festgelegt werden, dass das System bei einer Änderung des Projektstatus durch berechtigte Benutzer automatisch diejenigen Benutzer ändert, für die verschiedene Zuordnungen existieren. Wenn ein Benutzer per Zuordnung mit einem Projekt verknüpft ist, wird das Projekt automatisch zu einem nachverfolgten Projekt dieses Benutzers. Zuordnungen können auch in Rollendefinitionen verwendet werden, um Richtlinien zu definieren. In der Rolle eines Benutzers kann beispielsweise vorgesehen werden, dass er Fortschrittsinformationen für ein Projekt bearbeiten darf, sobald er diesem als Projektmanager zugeordnet wird. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Anzeige von Formularen davon abhängig zu machen, ob eine Status-, Zuordnungs- oder Rollenbedingung erfüllt ist. Fortschritt Der Ablauf eines Projekts kann durch die Definition des Status, des Startdatums, des Fertigstellungsdatums und weiterer Informationen festgelegt werden. Vertraulich Ein Projekt mit dem Status "Vertraulich" steht nur Benutzern, die dem Projekt zugeordnet sind, Benutzern mit der passenden Richtlinie und Benutzern in der Zugriffsliste zur Verfügung. Die Vertraulichkeitseinstellung für ein Projekt kann jederzeit geändert werden. Benachrichtigungsempfänger Benachrichtigen legen fest, wer die Änderungsbenachrichtigung erhält, die das System ausgibt, wenn sich der Status eines Projekts ändert. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Änderungsbenachrichtigung mit Kommentaren zu versehen. Einstellungen Auf dieser Registerkarte können verschiedene Projekteinstellungen definiert werden. Sie können beispielsweise festlegen, ob aufgewendete Ressourcenstunden in Zeiterfassungen berechnet werden, Gebiets- und 30

31 Währungseinstellungen konfigurieren und Ressourcenkalender hinzufügen. Bei Projekten, deren Prozess auf Agil gesetzt ist, können Sie das vom System generierte Backlog veröffentlichen und auf der Seite Einstellungen eine Verbindung zu einem Datenspeicher festlegen, in dem die hochgestufte User Story gespeichert werden soll. Durch die Veröffentlichung des Backlogs und die Angabe der Verbindung zu einem Datenspeicher auf der Seite Einstellungen können Sie Anfrageartefakte zu User Stories hochstufen, ohne die Registerkarte Agil der Ansicht ALM-Projektmanagement zu öffnen. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Verwandte Anleitungen Stapelerstellung von Projekten 31

32 Dokument-Rollup Auf der Seite Dokumente des Dialogfeldes Projekt-Seite können alle Dokumente eines Projekts oder anderen Elements (einschließlich der Dokumente für Aufgaben und Formulare) aufgelistet und angezeigt werden. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Die Ansicht enthält alle Versionen eines Dokuments und den aktuellen Status. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten 32

33 Formularübersicht Mit der Funktion Formularübersicht im Dialogfeld Projekt-Seite können Sie die Formulare eines Projekts oder anderen Elements anzeigen, exportieren und drucken. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Die Übersicht enthält eine Liste aller Projektformulare. Wenn Sie auf den Namen eines Formulars klicken, werden die aktuellen Antworten für jede Frage in zusammengefasster Form angezeigt. Mit dem Umschalter Benutzerantworten anzeigen/verbergen können die Eingaben, die der Zusammenfassung zugrunde liegen, angezeigt werden. Formulare können im PDF-Format oder im RTF-Format (Rich Text Format) exportiert werden. RTF wird von den meisten Textverarbeitungsprogrammen erkannt. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten 33

34 Zusammenfassender Bericht Der Bericht ist ein formatiertes Dokument, das Sie drucken können und das alle aktuellen Informationen der Anwendung über ein Projekt oder anderes Element enthält. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Sie können für jeden Bericht festlegen, welche Informationen ausgegeben werden. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Verwandte Anleitungen Projektmanagement 34

35 Projektabhängigkeit Oft bestehen zwischen den in BMS verfolgten Projekten bestimmte Abhängigkeiten, oder Projekte hängen von einer Aktion ab, die außerhalb des Systems stattfindet. Diese Abhängigkeiten werden auf der Seite Abhängigkeiten durch die folgenden Projektabhängigkeitstypen definiert: Datum Das Startdatum des Projekts hängt von der Beendigung eines bestimmten anderen Projekts ab. Diese Abhängigkeit wird im Feld "Start" auf der Registerkarte "Fortschritt" des Dialogfeldes "Projekt-Seite" festgelegt. Einfach Das Projekt hängt entweder auf eine nicht datumsbezogene Art von einem anderen Projekt im System ab, oder es besteht eine Abhängigkeit zu einer Aktion außerhalb des Systems. Mit Hilfe der Option Allgemein (Nicht spezifisch für Projekt) im Feld Abhängig von des Dialogfeldes Details für Abhängigkeit von Projekt können Sie Abhängigkeiten von Aktionen außerhalb des Systems festlegen. Beispiele für eine allgemeine Abhängigkeit: sicherer Serverraum, unterbrechungsfreie Stromversorgung oder ausreichende Kühlung. Hauptprojekt Das Projekt verfolgt ein bestimmtes anderes Projekt. Dieser Typ wird normalerweise vom Benutzer zugewiesen, um die Abhängigkeit zwischen einer Agile-Version und einem Agile-Projekt darzustellen. Agile-Versionen mit dieser Abhängigkeit werden in den Listenfeldern Version der Registerkarten Sprint-Planung und Team Board für das ausgewählte Projekt angezeigt. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Auf der Seite "Abhängigkeit" können Sie außerdem alle Projekte verfolgen, von denen dieses Projekt abhängt, Projekte anzeigen, die von diesem Projekt abhängen, und sich die Änderungshistorie der Abhängigkeiten für dieses Projekt ansehen. Abhängigkeiten können nur Projekten zugewiesen werden, die in der Ansicht Tracker verfolgt werden. Abhängigkeiten vom Typ Hauptprojekt sollten nur für Projekte vom Typ Agile-Prozess verwendet werden. Auf der Registerkarte Diagramm der Seite Abhängigkeiten können Sie sich eine grafische Darstellung der Projektabhängigkeiten anzeigen lassen. Das gleiche Diagramm finden Sie auf der Registerkarte Beziehungsdiagramm der Ansicht Berichtserstellung und Überwachung. Das Diagramm zeigt die Beziehungen durch grafische Symbole zwischen abhängigen Projekten an. Die Projekte sind so angeordnet, wie es der Stapelebene des betreffenden Projekttyps entspricht. Die Stapeleinstellung wird in der Ansicht Verwaltung auf der Registerkarte Kategorien festgelegt. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Verwandte Anleitungen Projektmanagement Aktualisieren von Projektabhängigkeiten 35

36 Diskussionsbeiträge Im Dialogfeld Projekt-Seite können Benutzer, die über die entsprechende Richtlinie verfügen, an einem Projektdiskussionsforum teilnehmen. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Im Diskussionsforum können Sie Diskussionen verfolgen und Kommentare hinzufügen. Jeder Kommentar ist mit einem Zeitstempel und einer Signatur versehen. Sie können sich auch eine Rollup-Ansicht aller Diskussionen eines Projekts anzeigen lassen. Dort finden Sie neben den Einträgen aus dem Aufgabendiskussionsforum auch solche aus dem Projektdiskussionsforum. Sie können den Text einer Diskussion im RTF- oder PDF-Format exportieren. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Verwandte Anleitungen Projektmanagement Hinzufügen von Diskussionen 36

37 Alle Änderungen Auf der Projekt-Seite können alle Änderungen in der Änderungshistorie eines Projekts oder anderen Elements überprüft werden. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Neue Änderungen werden hervorgehoben. Sind Änderungen vorhanden, die noch nicht angezeigt wurden, wird der Name des Projekts in der Ansicht Tracker hervorgehoben. Nach dem Anzeigen der Änderungen können diese bei Bedarf markiert werden. Wenn Sie mehrere Attribute in einem Schritt ändern, zeigt die Anwendung in der Spalte Kommentar nur einen einzigen Eintrag für alle Änderungen an. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Projekt-Seite (Dialogfeld) Verwandte Anleitungen Projektmanagement Anzeigen der Änderungshistorie eines Projekts 37

38 Projektanalyse Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Zur Verwaltung eines Projekts oder anderen Elements gehört normalerweise das Verfassen zahlreicher Berichte über das Projekt. Auf der Seite Projektanalyse können Sie zentral und bequem eine Referenz auf alle Berichte speichern, die mit einem bestimmten Projekt zu tun haben. Sie benötigen dafür lediglich die Richtlinie Projektbericht. Die Richtlinie Projektbericht wird auf der Registerkarte Ansichten des Dialogfeldes Richtlinien- Manager zugewiesen. Auf die Berichte, die auf der Seite ALM-Berichte referenziert werden, kann über eine URL zugegriffen werden. Wenn Sie die Anwendung TeamAnalytics verwenden und über die benötigte Richtlinie verfügen, können Sie außerdem einen Bericht ausführen, der spezielle Informationen über das Projekt analysiert. Die Art der durchgeführten Analyse hängt von dem Bericht ab, der generiert werden soll. Ihr TeamAnalytics-Administrator installiert oder erstellt die speziellen Berichte, die Sie benötigen. Bevor Sie Ihre Daten mit einem TeamAnalytics-Bericht analysieren können, müssen Sie selbst oder der Administrator einen Link zu dem speziellen TeamAnalytics-Bericht erstellen, den Sie verwenden möchten. Jeder TeamAnalytics-Bericht erfordert einen eigenen Link in der Tabelle ALM-Berichte auf der Registerkarte ALM- Analyse. Der URL-Link für jeden Bericht muss neben dem genauen Standort des Servers, auf dem der Berichtdienst läuft, auch den entsprechenden Port, den Namen des Berichtdienstes und den Namen des gewünschten Berichts enthalten. Der Port braucht in der URL nur angegeben zu werden, wenn das System nicht den üblichen Port 80 verwendet. Die URL verweist standardmäßig auf Port 80, wenn kein anderer Port angegeben ist. Eine Standard- URL für einen Analysebericht setzt sich folgendermaßen zusammen: [Port_für_tomcat_Dienst]/Xcelsius/[Unterverzeichnis_fuer_Berichte]/[Name_des_Berichts].html, z. B. Alle Berichte werden der benutzerdefinierten Kategorie ALM-Berichte zugeordnet, die dazu dient, die Berichte in BMS zu filtern und zu gruppieren. Die Kategoriewerte, die Sie einem Bericht zuweisen können, werden im Bereich ALM-Kategorien der Ansicht Verwaltung festgelegt. Verwandte Konzepte Projekt-Seite (Dialogfeld) Verwandte Anleitungen Verknüpfung mit gespeicherten Berichten auf der Projekt-Seite 38

39 Projekterstellung Die Anwendung ermöglicht Ihnen, wichtige Informationen über Projekte oder andere Elemente zu definieren und zu beobachten. Sie können den Projektmanager, die Dauer, die Zuständigkeit und das Budget beobachten. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Nachdem Sie ein Projekt erstellt haben, können Sie ihm Aufgaben und Ressourcen hinzufügen und den Ablauf über die gesamte Projektdauer beobachten. Projekte werden auf eine der folgenden Arten erstellt: Experte für neue Anfragen Neues Projekt (Schnelles Hinzufügen)) Stapelerstellung für Projekt Kopieren eines vorhandenen Projekts Hochstufen eines Anfrageartefakts zu einem Projekt Hinweis: Weitere Informationen über das Hochstufen von Anfrageartefakten zu einem Projekt finden Sie in der TeamDemand-Hilfe. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Experte für neue Anfragen Verwandte Anleitungen Erstellen von Projekten mit dem Experten für neue Anfragen Erstellen von Projekten mit der Funktion Schnelles Hinzufügen Stapelerstellung von Projekten Kopieren von Projekten Verwandte Referenzinformationen Stapelerstellung für Projekt (Dialogfeld) 39

40 Projekterstellung mit dem Experten für neue Anfragen Mit dem Experten für neue Anfragen können Benutzer mit der entsprechenden Richtlinie ein neues Projekt oder anderes Element erstellen. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Sie können den Experten verwenden, um in der Phase "Neue Anfrage" des Projektlebenszyklus ein Projekt einzugeben. Der Projektlebenszyklus beginnt normalerweise mit der Phase "Neue Anfrage", durchläuft dann die Phasen der Dimensionierung, Rechtfertigung, Priorisierung, Ausführung und Genehmigung und endet schließlich mit der Fertigstellung oder der Post Mortem-Analyse. Der Experte für neue Anfragen stellt die folgenden Seiten bereit, auf denen Sie ein Projekt definieren können: Seite Beschreibung Seite Formulare und Fragen Seite Übermittelt an Beschreibung Auf der Seite Beschreibung werden die grundlegenden Elemente des neuen Projekts festgelegt, z. B. der Name und die Organisationskategorie. Die Seite Beschreibung enthält folgende Felder: Eintrag Typ Beschreibung Dokumente Formulare und Fragen Die Seite Formulare und Fragen bietet eine Reihe von vordefinierten Fragen, die Ihnen helfen, die Zuständigkeiten, den Impact und die Kosten des Projekts zu bestimmen. Für einen Teil der Fragen stehen in einem Listenfeld vordefinierte Antworten bereit. Einige Fragen müssen in einem Textfeld beantwortet werden. Hinweis: Sie müssen alle erforderlichen Felder auf dieser Seite ausfüllen, bevor Sie mit der nächsten Seite des Experten für neue Anfragen fortfahren können. Ein Sternchen zeigt an, dass in dieses Feld Informationen eingegeben werden müssen. Übermittelt an Auf der Seite Übermittelt an können Sie die Projektanfrage an einen Benutzer übermitteln, der über die Richtlinie zum Genehmigen verfügt. Je nach Ihrer Richtlinie zeigt die Anwendung automatisch einen Benutzer für Sie an. Sie können den angebotenen Benutzer jederzeit ändern. 40

41 Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Experte für neue Anfragen Verwandte Anleitungen Erstellen von Projekten mit dem Experten für neue Anfragen Erstellen von Projekten mit der Funktion Schnelles Hinzufügen 41

42 Neues Projekt (Schnelles Hinzufügen)) Im Dialogfeld Neues Projekt (Schnelles Hinzufügen) können Sie schnell und effizient ein neues Projekt oder anderes Element erstellen. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Das Dialogfeld Neues Projekt (Schnelles Hinzufügen) stellt eine schnelle Möglichkeit dar, im Projektlebenszyklus ein neues Projekt anzufordern. Im Gegensatz zum Experten für Anfragen, wo der Benutzer zahlreiche Formulare ausfüllen muss, werden im Dialogfeld Neues Projekt (Schnelles Hinzufügen) nur sehr wenig Informationen benötigt. Das Dialogfeld Neues Projekt (Schnelles Hinzufügen) enthält folgende Registerkarten: Beschreibung Kategorie Zuordnungen Fortschritt Vertraulich Benachrichtigungsempfänger Einstellungen Hinweis: Die hier eingegebenen Informationen werden auf den entsprechenden Registerkarten der Seite Allgemeine Informationen des Projekts angezeigt. Beschreibung Auf der Registerkarte Beschreibung werden die grundlegenden Elemente des neuen Projekts festgelegt. Außerdem werden hier Dokumente für das Projekt verwaltet. Die Registerkarte Beschreibung enthält folgende Felder: Name Beschreibung Dokumente Kommentare (werden nur protokolliert, wenn Änderungen durchgeführt werden) Kategorie Auf der Registerkarte Kategorien legen Sie fest, wie Projekte für die Erstellung von Portfolios und für Sortier- und Analysezwecke organisiert werden. Die Standardkategorien sind Typ, Prozess, Gruppe und Organisation. Daneben werden auch die benutzerdefinierten Kategorien angezeigt. Die Kategorien Typ, Gruppe und Organisation umfassen auch die benutzerdefinierten Werte, die in der Option ALM-Prozess des Bereichs ALM- Kategorien der Ansicht Verwaltung verfügbar sind. Es hängt von der Kategorie ab, in welchen Portfolios ein Projekt gruppiert wird und welche Formulare im Projekt zur Verfügung stehen. Das Feld Prozess zeigt die Werte an, die für die Option ALM-Prozess im Bereich ALM-Kategorien der Ansicht Verwaltung zur Verfügung stehen. Der Wert im Feld Prozess bestimmt die Methode und das Werkzeug, mit dem die ausführbare Arbeit für Projekte überwacht 42

43 wird. Wenn Sie z. B. Agil wählen, wird im Dialogfeld Projekt-Seite das Team Board mit dem aktuellen Sprint angezeigt. Wählen Sie dagegen Waterfall, zeigt das gleiche Dialogfeld die Projektstrukturplan-Tabelle an. Zuordnungen Auf der Registerkarte Zuordnungen werden die Zuordnungen zwischen Benutzerbeziehungen und speziellen Projekten hergestellt, die den automatisierten Workflow definieren. Beispiele für Zuordnungen sind die Manager, Anfragenden und Sponsoren eines Projekts. Zuordnungen können auch in Rollendefinitionen verwendet werden, um Richtlinien zu definieren. In der Rolle eines Benutzers kann beispielsweise vorgesehen werden, dass er Fortschrittsinformationen für ein Projekt bearbeiten darf, sobald er diesem als Projektmanager zugeordnet wird. Fortschritt Auf der Registerkarte Fortschritt wird der Projektfortschritt definiert, indem der Standardstatus eines neuen Projekts zugewiesen wird. Außerdem können Sie hier festlegen, ob das Start- und Fertigstellungsdatum, die Stunden und die Budgetinformationen in BMS manuell eingegeben oder aus der Projektstrukturplan-Tabelle berechnet werden. Vertraulich Auf der Registerkarte Vertraulich können Sie das Projekt als "Vertraulich" kennzeichnen und den Zugriff nur für bestimmte Benutzer erlauben. Die Vertraulichkeitseinstellung für ein Projekt kann jederzeit geändert werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Zugriffseinstellungen mit Kommentaren zu versehen. Benachrichtigungsempfänger Auf der Registerkarte Benachrichtigungsempfänger wird festgelegt, wer die Änderungsbenachrichtigung erhält, die das System ausgibt, wenn sich der Status eines Projekts ändert. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Änderungsbenachrichtigung mit Kommentaren zu versehen. Einstellungen Auf dieser Registerkarte können verschiedene Projekteinstellungen definiert werden. Sie können beispielsweise festlegen, ob aufgewendete Ressourcenstunden in Zeiterfassungen berechnet werden, Gebiets- und Währungseinstellungen konfigurieren und Ressourcenkalender hinzufügen. Bei Projekten, deren Prozess auf Agil gesetzt ist, können Sie das vom System generierte Backlog veröffentlichen und auf der Seite Einstellungen eine Verbindung zu einem Datenspeicher festlegen, in dem die User Story gespeichert werden soll. Durch die Veröffentlichung des Backlogs und die Angabe der Verbindung zu einem Datenspeicher auf der Seite Einstellungen können Sie Anfrageartefakte zu User Stories hochstufen, ohne die Registerkarte Agil der Ansicht ALM-Projektmanagement zu öffnen. 43

44 Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Allgemeine Informationen Experte für neue Anfragen Verwandte Anleitungen Erstellen von Projekten mit dem Experten für neue Anfragen Erstellen von Projekten mit der Funktion Schnelles Hinzufügen Verwandte Referenzinformationen Stapelerstellung für Projekt (Dialogfeld) 44

45 Projekt-Stapelerstellung Mit dem Dialogfeld Stapelerstellung lassen sich in einem Schritt mehrere Projekte oder andere Elemente erstellen. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Wenn Sie dieses Dialogfeld verwenden, können Sie unabhängig von Ihren Benutzerrichtlinien jedes beliebige Kriterium für ein Projekt festlegen. Nachdem Sie das Projekt gespeichert haben, können Sie nur noch Änderungen vornehmen, die Ihnen durch Ihre Benutzerrolle und Ihre Richtlinie gestattet sind. Im Dialogfeld Stapelerstellung können Sie die folgenden Projektattribute hinzufügen: Beschreibung Status Typ des Projekts Gruppe Organisation Anfragender und Benutzer, an den das Projekt übermittelt wird Projektmanager, Entwicklungsmanager und Geschäftssponsor Geplante Stunden Budget Kunden Verwandte Konzepte Stapelerstellung für Projekt (Dialogfeld) Stapelerstellung von Projekten Verwalten von Projekten Verwandte Anleitungen Durchführen von Stapeländerungen an Projekten 45

46 Kopieren von Projekten Wenn Sie Projekte oder andere Elemente hinzufügen, sollen diese manchmal dieselben Komponenten enthalten wie ein bereits vorhandenes Projekt oder Element, z. B. die gleichen Aufgaben, Zuordnungen und benutzerdefinierten Kategorien. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Anstatt neue Projekte über die Funktion Schnelles Hinzufügen oder mit Hilfe des Experten für neue Anfragen zu erstellen und dabei immer wieder dieselben Komponenten einzugeben, können Sie das ursprüngliche Projekt kopieren und die Komponenten auswählen, die in das neue Projekt übernommen werden sollen. Da die Projekterstellung von den vergebenen Richtlinien abhängt, können Sie die Funktion Projekt kopieren nur verwenden, wenn Sie über die Richtlinie Projekt kopieren verfügen. Sie finden diese Richtlinie auf der Registerkarte Projektaktionen des Dialogfeldes Richtlinien-Manager. Um aus einem vorhandenen Projekt ein neues zu erstellen, geben Sie den Namen und das Startdatum ein und wählen die Komponenten, die vom ursprünglichen Projekt übernommen werden sollen. Die Anwendung unterstützt bei Bedarf zwei Projekte mit demselben Namen. Nachdem das neue Projekt aus dem vorhandenen erstellt wurde, wird der Status als Neue Anfrage angezeigt. Werden die Aufgaben kopiert, wird der Aufgabenstatus als Neue Aufgabe angezeigt. Das Startdatum der kopierten Aufgaben entspricht der Zeitdifferenz zwischen dem Startdatum des ursprünglichen Projekts und dem Startdatum der ursprünglichen Aufgabe. Angenommen, Sie erstellen ein kopiertes Projekt mit dem Startdatum 1. August. Das ursprüngliche Projekt hatte den 10. Januar als Startdatum, die ursprüngliche Aufgabe den 15. Januar. In diesem Fall wird das Startdatum der kopierten Aufgabe auf den 5. August gesetzt, damit die ursprüngliche Differenz von fünf Tagen zwischen Projekt- und Aufgabenstart erhalten bleibt. Der Zeitraum zwischen Start- und Fertigstellungsdatum ist bei den kopierten Aufgaben derselbe wie bei den ursprünglichen Aufgaben. Waren für eine ursprüngliche Aufgabe beispielsweise drei Tage geplant, so gilt dies auch für die kopierten Aufgabe. Kopierte Aufgaben behalten auch alle Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben im kopierten Projekt und zu Aufgaben, die externen Projekten zugeordnet sind. In den meisten Fällen behält das kopierte Projekt die Einstellung des ursprünglichen Projekts im Feld Startdatum auf der Registerkarte Fortschritt. Außerdem wird das Startdatum übernommen, das beim Kopieren des Projekts eingegeben wurde. Wenn das ursprüngliche Projekt jedoch die Einstellung Aus Projektstrukturplan berechnen hat und noch keine Aufgaben übernommen oder kopiert wurden, übernimmt die Anwendung das Startdatum, das Sie beim Kopieren eingegeben haben, und setzt die obige Einstellung auf Manuell eingeben. Sie können das ursprüngliche Projekt beliebig oft kopieren und dabei beliebig viele Projektkomponenten übernehmen. Das neue Projekt übernimmt vom ursprünglichen Projekt grundsätzlich die Beschreibung und den Typ. Außerdem finden Sie auf der Seite Alle Änderungen des kopierten Projekts zu Referenzzwecken die Projekt- ID des ursprünglichen Projekts. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Allgemeine Informationen Experte für neue Anfragen Verwandte Anleitungen Erstellen von Projekten mit dem Experten für neue Anfragen Erstellen von Projekten mit der Funktion Schnelles Hinzufügen Kopieren von Projekten Verwandte Referenzinformationen Stapelerstellung für Projekt (Dialogfeld) 46

47 Schutz vertraulicher Daten BMS ist eine dynamische Unternehmenssoftware, mit der Benutzern Rollen zugewiesen werden können, die den Zugriff auf Daten in Projekten und anderen Elementen regeln. Zusätzlich zur rollenbasierten Berechtigung können bei Bedarf weitere Kriterien für den Zugriff auf Daten spezifiziert werden. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Der Schutz vertraulicher Daten wird auf zwei Arten sichergestellt: Vertraulicher Projektbericht Kontrollierter Datenzugriff Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Vertrauliche Projekte Kontrollierter Datenzugriff 47

48 Vertrauliche Projekte BMS ermöglicht Ihnen, Projekte oder andere Elemente als vertraulich zu kennzeichnen. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Sie können Personen in eine Zugriffsliste aufnehmen und Kommentare mit den Vertraulichkeitseinstellungen verknüpfen (Kommentare werden nur im Fall einer Änderung protokolliert). Sie können die Einstellung für die Vertraulichkeit auf Ja oder Nein setzen. Bei der Einstellung Ja ist das Projekt nur für die folgenden Personen sichtbar: Mitarbeiter mit einer beliebigen Verbindung zum Eintrag. Mitarbeiter mit einer Richtlinie, die Sichtbarkeit zulässt. Mitarbeiter, die der Zugriffsliste hinzugefügt wurden. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten Verwandte Anleitungen Anzeigen der Änderungshistorie eines Projekts Ändern der Benutzerzuordnung eines Projekts 48

49 Kontrollierter Datenzugriff Es gibt Situationen, in denen den Benutzern der Zugriff auf bestimmte Informationen innerhalb eines Projekts oder anderen Elements verwehrt werden soll. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Mit den Funktionen für den kontrollierten Datenzugriff können Informationen auf der Registerkarte Zentrale Begriffe sowie Fragen und Berechnungen als Vertraulich gekennzeichnet werden. Sie sind dann nur noch für Benutzer sichtbar, die über die Richtlinie für das Anzeigen vertraulicher Daten verfügen. Standardmäßig sind diese Informationen für alle Benutzer sichtbar. Als Vertraulich markierte Daten werden in allen Formularen, Berichten und Ansichten von BMS ausgeblendet und sind nur noch für Benutzer mit der entsprechenden Richtlinie sichtbar. Diese Richtlinie wird rollenbasiert zugewiesen. Verwandte Konzepte Verwalten von Projekten 49

50 Verwalten von Ressourcen BMS stellt eine Reihe von Tools zur Verfügung, mit denen sich Ressourcenfestlegungen optimal verwalten lassen. Damit Sie den Kostenaufwand eines Projekts oder anderen Elements überblicken können, teilt BMS alle Ressourcen in Kategorien ein, z. B. Aufgabentyp, Aufgabenstatus, Kostenstellen, Qualifikations-Level und Budgetklasse. Ressourcen lassen sich außerdem mit Hilfe von Filtern über ihren Zuweisungsstatus ("Planung", "Angefragt", "Zugewiesen" oder "Abgelehnt") gruppieren. Auf diese Weise können Sie die Auswirkungen der Ressourcen auf die einzelnen Projektphasen beobachten. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. In diesem Abschnitt Ressourcenauswahl Dieser Abschnitt beschreibt, wie eine Ressourcenauswahl verwendet wird. Stapeleinstellungen für Ressourcenstatus Dieser Abschnitt beschreibt, wie der Zuweisungsstatus mehrerer Ressourcen in einem Projekt oder einem anderen Element geändert werden kann. Ressourcenanalyse Dieser Abschnitt beschreibt, wie auf der Registerkarte Ressourcen die Verwendung von Ressourcen analysiert wird. Manuell verteilte geplante Stunden für mehrere Ressourcen Dieser Abschnitt beschreibt, wie geplante Stunden für mehrere Ressourcen im Ressourcenbericht manuell bearbeitet und verteilt werden. Ressourcen für Aufgaben Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie auf der Registerkarte Ressourcen für Aufgabe Ressourcen bewerten, die Aufgaben zugeordnet sind. Exportieren von Ressourcen Dieser Abschnitt beschreibt, wie Ressourcen exportiert werden. Zeiterfassungsverwaltung Dieser Abschnitt beschreibt, wie Zeiterfassungen verwaltet werden. 50

51 Ressourcenauswahl Eine Ressourcenauswahl ist ein Filterkriterium, das Sie auf Grundlage ausgewählter Ressourcenkategorien und Zuweisungsstatus erstellen, um Zuordnungen von Projekten und anderen Elementen besser beobachten zu können. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Sie finden die Ressourcenauswahl auf der Registerkarte Ressourcen, auf der Registerkarte Ressourcen für Aufgabe, auf der Registerkarte Zeiterfassung der Ansicht ALM-Projektmanagement und auf der Registerkarte Ressourcen der Ansicht Portfolio-Analysen. Sie dient folgenden Zwecken: Erstellen einer Ressourcenauswahl, die über eine oder mehrere Ressourcenkategorien definiert ist. Erstellen einer Ressourcenauswahl, die über einen oder mehrere Ressourcenzuweisungsstatus definiert ist. Erstellen einer Ressourcenauswahl, die über eine(n) oder mehrere Ressourcenkategorien und - zuweisungsstatus definiert ist. Bearbeiten einer Ressourcenauswahl. Filtern der Ressourcenansicht durch eine Ressourcenauswahl. Verwandte Konzepte Ressourcenzuweisungsstatus Verwalten von Ressourcen Ressourcenkategorien Verwandte Anleitungen Verwalten von Ressourcenauswahlen 51

52 Ressourcenzuweisungsstatus Der Zuweisungsstatus definiert die Phasen eines Projekts oder anderen Elements und ihre Verwendung bei Rollup- Berechnungen. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Der Zuweisungsstatus wird in der Spalte Status der Registerkarte Ressourcen im Dialogfeld Details für Aufgabe von Projekt festgelegt. Nur Benutzer mit der Richtlinie Aufgaben verwalten können einen Status aktualisieren. Mit Hilfe der folgenden Statuswerte können Sie den Status einer Ressource festlegen und Ressourcen selektiv filtern, um den Impact des Planungsprozesses auf die Organisation zu beobachten: Planung Der Status einer Ressource vor der Anfrage oder Zuweisung. Angefragt Der Status einer Ressource, für die eine Anfrage vorliegt, die aber noch nicht zugewiesen wurde. Zugewiesen Der Standardstatus einer eingetragenen Ressource. Abgelehnt Der Status einer Ressource, deren Zuweisung nicht genehmigt wurde. Hinweis: Die Filterung nach Ressourcenzuweisungsstatus ist nur auf der Registerkarte Ressourcen der Ansicht Aufgaben möglich. In der Ansicht Projektstrukturplan können Sie für jede Aufgabe, die dem ausgewählten Zuweisungsstatus zugeordnet ist, die Gesamtstunden, die aufgewendeten Stunden und die verbleibenden Stunden berechnen. Die Ressourcenstunden eines Projekts werden dann berechnet, indem die übernommenen Aufgabenressourcen summiert werden, die dem ausgewählten Zuweisungsstatus zugeordnet sind. In der Ansicht ALM-Projektmanagement können Sie für jedes Projekt, das dem ausgewählten Zuweisungsstatus zugeordnet ist, die Gesamtstunden, die aufgewendeten Stunden und die verbleibenden Stunden berechnen. Auch die Ressourcenstunden eines jeden Projekts werden in der Ansicht ALM-Projektmanagement berechnet, indem die übernommenen Aufgabenressourcen addiert werden, die dem ausgewählten Zuweisungsstatus zugeordnet sind. Hinweis: Werden die Stunden auf der Registerkarte Fortschritt der Seite Allgemeine Informationen manuell festgelegt, geben sie nicht mehr die Rollups wieder, die aus den Aufgabenressourcen berechnet wurden. Verwandte Konzepte Projektstrukturplan Verwalten von Aufgaben Verwalten von Ressourcenauswahlen Verwandte Anleitungen Hinzufügen einer Ressource zu einer Aufgabe Verwalten von Ressourcenauswahlen 52

53 Ressourcenkategorien Kategorien definieren die verschiedenen Möglichkeiten, mit denen die für Projekte oder andere Elemente aufgewendeten und nach Aufgaben erfassten Ressourcen nachverfolgt und gruppiert werden können. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Für die folgenden Ressourcenkategorien wurde bei der Implementierung des Systems eine Wertemenge eingerichtet: Aufgabentyp Wenn für eine Investition Aufgaben erstellt werden, wird ein Typ aus einer Liste zugewiesen. Dadurch können beim Ressourcen-Balancing die aufgewendete Zeit und die aufgelaufenen Kosten nach Aufgabentyp sortiert werden. Aufgabenstatus Während der Bearbeitung in einem Workflow wird den Aufgaben ein Status zugewiesen, damit die Aufgabenphase und der für diese Phase Verantwortliche nachverfolgt und der nächste Schritt geplant werden kann. Kostenstellen Wenn Aufgaben zur Planung und Erfassung von Zeit und Kosten verwendet werden, kann einer oder beiden Komponenten eine Kostenstelle zugeordnet werden. Dadurch können beim Ressourcen- Balancing die aufgewendete Zeit und die aufgelaufenen Kosten nach Aufgabentyp sortiert werden. Qualifikations-Level Mit Hilfe von Qualifikations-Leveln kann das System die Qualifikation der Benutzer aufzeichnen und nachverfolgen. Dadurch ist es möglich, einen Bericht mit den Kapazitäten von Benutzern mit unterschiedlichem Qualifikations-Level basierend auf Zuordnungen zu erstellen. Einem Benutzer können ein oder mehrere Qualifikations-Level zugeordnet werden. Neben dem Namen und der Beschreibung kann für den Qualifikations-Level auch ein Stundensatz festgelegt werden. Wenn Aufgaben Benutzern zugeordnet sind bzw. von Benutzern ausgeführt werden, verwendet das System die Kriterien Aufgabeneigentümer, Qualifikations-Level und Stundensatz, um die aufgewendeten oder eingetragenen Mannstunden bzw. Kosten pro Zeiteinheit nach Qualifikations-Level im Ressourcen-Balancing anzuzeigen. Budgetklasse Wenn Aufgaben zur Planung oder Erfassung verwendet werden, besteht die Möglichkeit, eine Budgetklasse zuzuweisen. Die aufgelaufenen Kosten können dann nach der Budgetklasse sortiert werden. Änderungen, die Sie am Namen oder an der Beschreibung eines Ressourcenkategoriewertes vornehmen, werden sofort wirksam. Wenn Sie einen Ressourcenkategoriewert löschen, wird für Aufgaben, die diesem Kategoriewert zugeordnet sind, als aktueller Wert "Überholt" angezeigt. Verwandte Konzepte Verwalten von Aufgaben Ressourcenauswahl Verwandte Anleitungen Aufgabenverwaltung Verwalten von Ressourcenauswahlen 53

54 Stapeleinstellungen für Ressourcenstatus Ein Benutzer mit der Richtlinie Aufgaben verwalten kann die Funktion Ressourcenstatus zuweisen im Dialogfeld Stapeleinstellungen für Aufgabe verwenden, um vollständige Pläne einfacher beantragen, genehmigen oder ablehnen zu können. Mit dieser Funktion lässt sich der Ressourcenstatus für mehrere Ressourcen oder für eine Einzelperson ändern. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Wenn Sie die Funktion Ressourcenstatus zuweisen auswählen, wird ein Dialogfeld mit folgenden Statuswerten angezeigt: Planung Der Status einer Ressource vor der Anfrage oder Zuweisung. Angefragt Der Status einer Ressource, für die eine Anfrage vorliegt, die aber noch nicht zugewiesen wurde. Zugewiesen Der Standardstatus einer eingetragenen Ressource. Abgelehnt Der Status einer Ressource, deren Zuweisung nicht genehmigt wurde. Wenn Sie unter Ressourcenstatus zuweisen einen Status aktivieren, wird die Tabelle Ressource/Status angezeigt. Die Spalte Ressource dieser Tabelle zeigt alle Ressourcen an, die für die ausgewählte Aufgabe dem aktivierten Status zugeordnet sind. Die Option Alle stellt für die ausgewählte Aufgabe alle Ressourcen mit dem aktivierten Status dar. In der Spalte Status wird das Listenfeld Status angezeigt. Mit diesem Listenfeld können Sie der Ressource anstelle ihres aktuellen Status den Status zuweisen, der im Listenfeld Status ausgewählt ist. Wenn die Ressource ihren aktuellen Status behalten soll, wählen Sie im Listenfeld Status die Option Nicht ändern. Die Option Alle erlaubt es, den Status aller Ressourcen mit dem aktivierten Status in einem Schritt zu ändern. Um den Status aller Ressourcen mit einer oder zwei Ausnahmen zu ändern, legen Sie den Status über die Zeile Alle fest. Danach wählen Sie im Listenfeld Status eine andere Option für die einzelnen Ressourcen, die nicht geändert werden sollen. Hinweis: Die Anwendung weist Ressourcenstatus in der Reihenfolge zu, in der die Änderung implementiert wurde. Wenn Sie beispielsweise zuerst alle Ressourcen mit dem Status Planung in Angefragt und anschließend alle Ressourcen mit dem Status Angefragt in Abgelehnt ändern, behalten Ressourcen, die ursprünglich den Status Planung hatten, den Status Angefragt, wenn die Änderung initiiert wird. Verwandte Konzepte Ressourcenzuweisungsstatus Ressourcenauswahl Verwandte Anleitungen Durchführen von Status-Stapeländerungen Verwalten von Ressourcenauswahlen 54

55 Ressourcenanalyse Wählen Sie ALM-Projektmanagement (Ansicht) Ressourcen (Registerkarte), um die Verwendung der Ressourcen zu analysieren und zu vergleichen, die in der Anwendung verschiedenen Aufgaben zugeordnet sind. Die Tabelle auf dieser Registerkarte wird als Ressourcenbericht bezeichnet. Sie ermöglicht die Auswertung geplanter, verbleibender, und aufgewendeter Arbeitskosten und Stunden. Die Registerkarte zeigt Zuordnungen, Verfügbarkeiten und Gesamtsummen für Ressourcen an. Die Anzeige der Daten auf der Registerkarte setzt eine spezielle Konfiguration voraus. Damit die geplanten Werte angezeigt werden, müssen Sie für die Option Geplanten Wert in Registerkarte Ressourcen einbeziehen im Dialogfeld Systemstandardeinstellungen die Einstellung Vorgabe ist Ein wählen. Im Dialogfeld Systemstandardeinstellungen können Sie auch eine der Optionen "Geplant" verwenden oder Verbleibend plus aufgewendet im Listenfeld Ressourcenansicht: Verfügbare Kapazität wählen, um die verfügbare Kapazität zu berechnen. Das System berechnet verfügbare Kapazitäten, indem die Anzahl der geplanten Stunden oder die Summe der verbleibenden und aufgewendeten Stunden von der Gesamtkapazität subtrahiert wird. Die Gesamtkapazität ist die Stundenanzahl pro Tag, die der Ressource pro Woche zugewiesen ist. Sie können sich die verfügbare Kapazität auch in der Ressourcenzuteilungstabelle anzeigen lassen. Sie können auch festlegen, wie viele Spalten auf der Registerkarte Ressourcen maximal angezeigt werden. Geben Sie den gewünschten Wert im Feld Maximale Spaltenanzahl in Registerkarte Ressourcen des Dialogfeldes Systemstandardeinstellungen ein. Mit dieser Funktion können Sie die Anzahl der Spalten verringern, um eine bessere Leistung zu erzielen. Dies gilt besonders dann, wenn Sie das Intervall "Täglich" ausgewählt haben. Der Wert, den Sie im Feld Maximale Spaltenanzahl in Registerkarte Ressourcen eingeben, hat Vorrang vor den Einstellungen des Datumsbereichs, die Sie durch Klicken auf das Kalender-Symbol einblenden können. Versucht ein Benutzer beispielsweise, sich auf der Registerkarte Ressourcen 100 Spalten anzeigen zu lassen, während der Wert im Feld Maximale Spaltenanzahl in Registerkarte Ressourcen 50 beträgt, werden nur 50 Spalten angezeigt. Obwohl Einträge (auch verwaltete Einträge genannt) in erster Linie als Projekte verwendet werden, können sie vom BMS-Administrator als beliebiger Typ definiert werden. In diesem Hilfesystem sind die Begriffe Projekt und Eintrag daher austauschbar. Neben der Konfiguration der Systemeinstellungen können Sie auch die Parameter im Dialogfeld Einstellungen der Ressourcenansicht definieren, um sich spezielle Ressourceninformationen zu Analysezwecken anzeigen zu lassen. Sie können sich die Daten innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs anzeigen lassen und filtern, indem Sie alle im Portfolio vorhandenen Ressourcen oder eine ID-Nummer im Listenfeld Projekt auswählen. Auf der Registerkarte Ressourcen wird immer das Listenfeld Seitengröße angezeigt, mit dem Sie die Anzahl der angezeigten Datensätze festlegen können. Die folgenden Abschnitte dieses Themas beschreiben, welche Informationsarten im Dialogfeld Einstellungen der Ressourcenansicht konfiguriert werden können. Beachten Sie, dass die Ressourcenauswahl in einem eigenen Thema behandelt wird. Kategorie Auf der Registerkarte Ressourcen können Sie sich die Zuordnung, die Verfügbarkeit und die Gesamtsummen für Ressourcen auf verschiedene Art anzeigen lassen. Verwenden Sie dazu das Listenfeld Kategorisieren nach, das dem Listenfeld Anzeigen entspricht. Hinweis: Im Ressourcenbericht steht eine Ressourcenauswahl zur Verfügung, mit der Sie die verfügbaren Ressourcen filtern können. Die folgenden Kategorien stehen im Ressourcenbericht zur Auswahl: Projekte Bei der Kategorisierung nach Projekten können Sie sich folgende Attribute und ihre Gesamtsummen anzeigen lassen: Stunden Geplante Stunden, prognostizierte Stunden und aufgewendete Stunden für jedes im Portfolio angegebene Projekt. 55

56 Arbeitskosten Verbleibende Arbeitskosten, Geplante Arbeitskosten und Tatsächliche Arbeitskosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Kosten Prognostizierte und aufgewendete Kosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Alle Kosten Alle verbleibenden und aufgewendeten Kosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Hinweis: Wenn Sie auf Ressourcen die Kategorie Projekt anwenden, wird über der Tabelle Ressourcen das Listenfeld Spalten angezeigt. Mitarbeiter Bei der Kategorisierung nach Mitarbeitern können Sie sich folgende Attribute und ihre Gesamtsummen anzeigen lassen: Stunden Prognostizierte und aufgewendete Stunden für jede im Portfolio angegebene Ressource. Arbeitskosten Verbleibende Arbeitskosten, Geplante Arbeitskosten, Tatsächliche Arbeitskosten und verfügbare Kapazität für jede Ressource im Portfolio. Qualifikations-Level Bei der Kategorisierung nach Qualifikations-Level können Sie sich folgende Attribute und ihre Gesamtsummen anzeigen lassen: Stunden Prognostizierte und aufgewendete Stunden für jeden im Portfolio angegebenen Qualifikations- Level. Arbeitskosten Verbleibende Arbeitskosten, Geplante Arbeitskosten, Tatsächliche Arbeitskosten und verfügbare Kapazität für jeden Qualifikations-Level im Portfolio. Arbeitsdetails Bei der Kategorisierung nach Arbeitsdetails können Sie sich die Ressourcenstunden anzeigen lassen. Die Informationen werden in den Spalten "Projekt", "Person", "Kostenstelle", "Qualifikations-Level" und "Werte" dargestellt. Die Anwendung berechnet die prognostizierten und aufgewendeten Stunden und zeigt sie an. Wenn Sie im Feld Geplanten Wert in Registerkarte Ressourcen einbeziehen des Dialogfeldes Systemstandardeinstellungen die Option Vorgabe ist Ein gewählt haben, werden die geplanten Stunden in der Spalte Werte der Zeile Geplante Stunden angezeigt. Wenn Sie nach Arbeitsdetails kategorisieren, die Spalte Geplant auf der Registerkarte Ressourcen der Seite Details für Aufgabe von Projekt auf Manuell verteilte Stunden setzen und auf die Schaltfläche Geplante Stunden bearbeiten klicken, wird in der Tabelle die Zeile Geplante Stunden bearbeiten angezeigt. Hier können Sie geplante Stunden für die Ressource eingeben oder bearbeiten. Wenn Sie nach Arbeitsdetails kategorisieren, wird die Schaltfläche Geplante Stunden bearbeiten mit der Spaltenauswahl über der Tabelle Ressourcen und nicht im Dialogfeld Einstellungen der Ressourcenansicht angezeigt. Wenn Sie auf Ressourcen die Kategorie Arbeitsdetails anwenden, wird über der Tabelle Ressourcen die Schaltfläche Geplante Stunden bearbeiten und das Listenfeld Spalten angezeigt. Budgetklasse Bei der Kategorisierung nach Budgetklasse werden prognostizierte und aufgewendete Kosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt angezeigt. Auch die Gesamtsummen werden ausgegeben. 56

57 Kostenstelle Bei der Kategorisierung nach Kostenstelle können Sie sich für Ressourcen die folgenden Attribute und ihre Gesamtsummen anzeigen lassen: Stunden Prognostizierte und aufgewendete Stunden für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Arbeitskosten Verbleibende Arbeitskosten, Geplante Arbeitskosten und Tatsächliche Arbeitskosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Kosten Prognostizierte und aufgewendete Kosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Alle Kosten Alle verbleibenden und aufgewendeten Kosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Aufgabentyp Bei der Kategorisierung nach Kostenstelle können Sie sich für Ressourcen die folgenden Attribute und ihre Gesamtsummen anzeigen lassen: Stunden Prognostizierte und aufgewendete Stunden für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Arbeitskosten Verbleibende Arbeitskosten, Geplante Arbeitskosten und Tatsächliche Arbeitskosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Kosten Prognostizierte und aufgewendete Kosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Alle Kosten Alle verbleibenden und aufgewendeten Kosten für jedes im Portfolio angegebene Projekt. Intervall Die folgenden Intervalle stehen zur Auswahl: Täglich Die Daten werden in täglichen Intervallen angezeigt. Wöchentlich Die Daten werden in wöchentlichen Intervallen angezeigt. Monatlich Die Daten werden in monatlichen Intervallen angezeigt. Vierteljährlich Die Daten werden in vierteljährlichen Intervallen angezeigt. Jährlich Die Daten werden in jährlichen Intervallen angezeigt. Datum und Modus Klicken Sie auf das Kalender-Symbol, um einen Datumsbereich festzulegen. Die folgenden Optionen stehen zur Auswahl: Festgelegte Daten für erste und letzte Spalte verwenden Gibt einen Datumsbereich an. Festgelegte Spaltenanzahl anzeigen, mit der ersten beginnen Gibt ein Datum für die erste angezeigte Spalte an. Festgelegte Spaltenanzahl anzeigen, mit der letzten beginnen Gibt ein Datum für die letzte angezeigte Spalte an. Hinweis: Die Werte zur Berechnung der Kapazität und der Kosten pro Arbeitsstunde für einen Benutzer und einen bestimmten Datumsbereich hängen von den Kosten und der Kapazität ab, die dem Benutzer im Dialogfeld 57

58 Benutzerprofil Details zugewiesen wurden. Wenn ein Benutzer z. B. mit 20,00 pro Stunde bei vier Stunden täglich beginnt und dann sechs Monate später auf 30,00 pro Stunde bei acht Stunden täglich heraufgestuft wird, gibt der Ressourcenkalender für den anfänglichen Datumsbereich die ersten Werte wieder, und der Datumsbereich im Kalender nach der Höherstufung berechnet die Kapazität und die Arbeit mit den neuen Werten. Verwandte Konzepte Verwalten von Ressourcen Manuell verteilte geplante Stunden für mehrere Ressourcen Stapeleinstellungen für Ressourcenstatus Ressourcenauswahl Verwandte Anleitungen Analysieren von Ressourcen Verwalten von Ressourcenauswahlen 58

59 Manuell verteilte geplante Stunden für mehrere Ressourcen Sie können wählen, ob das System geplante Stunden für eine Ressource automatisch verteilen soll oder ob Sie die geplanten Stunden für eine einzelne Ressource im Dialogfeld Details für Aufgabe von Projekt manuell verteilen möchten. Zur manuellen Verteilung der geplanten Stunden für mehrere Ressourcen verwenden Sie die Funktion Geplante Stunden bearbeiten der Ressourcentabelle der Registerkarte Ressourcen in der Ansicht ALM- Projektmanagement. Sie können diese Funktion nur aktivieren, wenn Sie im Feld Geplanten Wert in Registerkarte Ressourcen einbeziehen des Dialogfeldes Systemstandardeinstellungen die Option Vorgabe ist Ein und im Listenfeld Kategorisieren nach die Option Arbeitsdetails sowie im Listenfeld Intervall des Dialogfeldes Einstellungen der Ressourcenansicht die Optionen Täglich, Wöchentlich oder Monatlich gewählt haben. Die Funktion steht auch nur zur Verfügung, wenn Sie entweder über die Richtlinie Aufgaben verwalten verfügen oder ein Aufgabeneigentümer mit der Richtlinie Ressourcen für Aufgabe verwalten sind. Wenn Sie auf die Schaltfläche Geplante Stunden bearbeiten über der Tabelle Ressourcen klicken, wird in der Ressourcenberichtstabelle die Zeile Bearbeiten: Geplante Stunden angezeigt. Die Zeile enthält Zellen zur Eingabe und Bearbeitung der täglich, wöchentlich oder monatlich geplanten Stunden für jede Ressource, die einer Aufgabe mit manuell verteilten geplanten Stunden zugewiesen ist. Die im Ressourcenbericht bearbeiteten Stunden werden auch im Dialogfeld Details für Aufgabe von Projekt angezeigt. Wenn Sie in der Ressourcentabelle beispielsweise sechs Stunden für den und drei Stunden für den eingeben, werden genau diese Stunden im Dialogfeld Details für Aufgabe von Projekt angezeigt und aktualisiert. In der Zeile Bearbeiten: Geplante Stunden werden auch geplante Stunden angezeigt, die die entsprechenden Ressourcenkalender berücksichtigen. Wenn Sie z. B. das Intervall für eine Ressource, der Sie 20 Stunden in einem 5-Tage-Kalender mit freiem Samstag und Sonntag zugeordnet haben, im Ressourcenbericht von Wöchentlich in Täglich ändern, zeigt die Anwendung in jeder Zelle vier Stunden an. Die Zellen für Samstag und Sonntag behalten den Wert 0. Im Modus Manuell verteilte Stunden benötigt die Anwendung ein vom Benutzer zugewiesenes Start- und Fertigstellungsdatum, um die Zellen für die Tage, die bearbeitet werden können, korrekt anzuzeigen. Normalerweise wird das Start- und das Fertigstellungsdatum nicht zu Aufgabenvorlagen hinzugefügt. Der Modus Manuell verteilte Stunden steht daher nicht zur Verfügung, wenn Sie in der Ansicht Details für Aufgabe von Projekt des Dialogfeldes Vorlage für Aufgabe eine Aufgabenvorlage erstellen. Wenn Sie im Dialogfeld Stapeleinstellungen für Aufgabe für eine Aufgabe, die im Modus Manuell verteilte Stunden geplante Stunden erfasst, die Funktion In Vorlage kopieren verwenden, übernimmt die Anwendung den Modus Manuell für die Aufgabe in der Vorlage. Nachdem Sie die Änderungen in Geplante Stunden bearbeiten gespeichert haben, werden die neuen geplanten Stunden in der Zeile Geplante Stunden angezeigt. Die Zeile Bearbeiten: Geplante Stunden wird ausgeblendet. Verwandte Konzepte Verwalten von Ressourcen Ressourcenanalyse Aufgabenressourcen Verwandte Anleitungen Analysieren von Ressourcen Bearbeiten von manuell geplanten Stunden für mehrere Ressourcen Hinzufügen einer Ressource zu einer Aufgabe 59

60 Ressourcen für Aufgaben Wählen Sie ALM-Projektmanagement (Ansicht) Ressourcen für Aufgabe (Registerkarte), um Ressourcen aufgrund der Aufgaben zu bewerten, die ihnen in der Anwendung zugeordnet sind. Durch das Filtern von Ressourcen können Sie sich einen Überblick verschaffen, wie die Anwendung Ressourcen innerhalb der Organisation verteilt. Um beispielsweise die Anzahl der verfügbaren Ressourcen festzustellen, die derzeit mit Aufgaben im Status "In Bearbeitung" verknüpft sind, filtern Sie nach allen Aufgaben, die einer Ressource zugeordnet sind und zugleich den Status In Bearbeitung haben. Im Listenfeld Ressource können Sie Ressourcen nach Aufgaben-Ressource nicht festgelegt oder nach Alle Aufgaben-Ressourcen filtern. Im Listenfeld Aufgabe können Sie zwischen den folgenden Filtern wählen: Alle Aufgaben Zeigt alle Aufgaben an. Neue Aufgaben Zeigt Aufgaben mit dem Status Neu an. Aktuelle Aufgaben Zeigt Aufgaben mit dem Startdatum Nicht festgelegt oder Aufgaben im Status In Bearbeitung oder Neu mit einem Startdatum innerhalb der nächsten 30 Tage an. Aufgaben in Bearbeitung Zeigt Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung an. Offene Aufgaben Zeigt Aufgaben mit dem Status Neu oder In Bearbeitung an. Abgelaufene Aufgaben Zeigt Aufgaben im Status Neu mit einem Startdatum vor dem heutigen Datum und Aufgaben im Status Neu oder In Bearbeitung mit einem Fertigstellungsdatum an, das vor dem heutigen Datum liegt. Abgeschlossene Aufgaben Zeigt Aufgaben mit dem Status Abgeschlossen an. Kürzlich aktualisierte Aufgaben Zeigt Aufgaben an, die innerhalb der letzten 14 Tage aktualisiert wurden (gilt für Änderungen an allen Aufgabenelementen mit Ausnahme von Diskussionen). Gestrichene Aufgaben Zeigt Aufgaben mit dem Status Gestrichen an. Aufgaben, die noch abgeschlossen werden müssen Zeigt Aufgaben mit einem Fertigstellungsdatum an, das innerhalb der nächsten sieben Tage liegt. Aufgaben, die in den letzen 7 Tagen abgeschlossen wurden Zeigt Aufgaben mit einem Fertigstellungsdatum an, das innerhalb der letzten sieben Tage liegt. Auf dieser Registerkarte können Sie nicht nur den Zeitrahmen überprüfen, in dem die Aufgabe abgeschlossen werden soll, sondern auch die Gesamtstunden, die der Aufgabe zugeordnet sind, die Stunden, die bisher für die Aufgabe aufgewendet wurden, und alle weiteren Ressourcen, die der Aufgabe zugeordnet sind. Die Informationen werden in einer nicht konfigurierbaren Tabelle oder in einem Gantt-Diagramm angezeigt. Verwandte Konzepte Ressourcenanalyse Aufgaben (Registerkarte) Verwalten von Ressourcen Verwandte Anleitungen Analysieren von Ressourcen Anzeigen von Aufgaben für Ressourcen Hinzufügen einer Ressource zu einer Aufgabe 60

61 Exportieren von Ressourcen Über ALM-Projektmanagement (Ansicht) Ressourcen (Registerkarte) Datei Export können Sie Ressourcen und Ressourcendaten nach Microsoft Excel exportieren. Die Daten können dort für Analysezwecke verwendet werden. Auf der Registerkarte Ressourcen können Sie die Daten eines bestimmten Datumsbereichs anzeigen und filtern, indem Sie alle im Portfolio vorhandenen Ressourcen oder eine ID-Nummer im Listenfeld Projekt auswählen. Die Registerkarte zeigt Zuordnungen, Verfügbarkeiten und Gesamtsummen für Ressourcen an. Wenn Sie Daten exportieren, haben Sie die Möglichkeit, sie in einer neuen Datei namens export.xls zu speichern. Ist auf Ihrem Computer Microsoft Excel installiert, können Sie export.xls öffnen und sich die Ressourcen in einer Excel-Tabelle anzeigen lassen. Die Darstellung der Daten ähnelt der ursprünglichen Anzeige in der Anwendung. Bei Währungen werden Symbole wie z. B. das Dollarzeichen in Währungscodes umgewandelt (z. B. "USD"). Hinweis: Für das Intervall "Täglich" wird der Export gegenwärtig nicht unterstützt. Verwandte Konzepte Verwalten von Ressourcen Ressourcenanalyse Verwandte Anleitungen Exportieren von Ressourcen 61

62 Zeiterfassungsverwaltung Wenn Sie über die Richtlinie "Alle Zeiterfassungen genehmigen", "Zeiterfassungen für Abteilung genehmigen" oder "Zeiterfassungen für Kostenstelle genehmigen" verfügen, können Sie die Zeiterfassungen von Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen eingeben, vorlegen und genehmigen. Die Zeiterfassung selbst funktioniert auf die gleiche Weise wie die Zeiterfassung in der Ansicht Tracker. Zeiterfassungsfilter Es stehen verschiedene Filter zur Verfügung, mit denen nach bestimmten Benutzern gesucht werden kann. Folgende Filter stehen zur Wahl: Ressourcenauswahl Mit dieser Funktion können bestimmte Ressourcen als Filterkriterien erstellt werden. Portfolio Mit dieser Funktion können bestimmte Ressourcen als Filterkriterien ausgewählt werden. Aufgaben-Ressource In diesem Listenfeld unterhalb der Portfolioauswahl können Sie bestimmte oder alle Zeiterfassungen für die Filterung auswählen. Aufgabe In diesem Listenfeld rechts neben dem Filter für die Aufgabenressource können Sie einen bestimmten Aufgabenstatus für die Filterung auswählen. N/A einblenden / N/A verbergen Mit dieser Schaltfläche in der Zeitplan-Symbolleiste können Sie unveränderliche Zellen, die nicht zwischen Start- und Fertigstellungsdatum einer Aufgabe liegen, bei Bedarf ein- oder ausblenden. Ausblenden / Alle anzeigen Mit dieser Schaltfläche in der Zeitplan-Symbolleiste können Sie die Funktion aktivieren bzw. deaktivieren, die einem Benutzer ermöglicht, eine Zeit einzugeben, bevor eine Aufgabe begonnen hat oder nachdem sie abgeschlossen wurde. Wenn Sie die Einstellung deaktivieren, zeigt die Anwendung Zeiteinträge, die nicht zwischen Start- und Fertigstellungsdatum liegen, in schreibgeschützten Zellen an, die als N/A gekennzeichnet sind. Ist die Einstellung aktiviert, werden Zeiteinträge, die nicht zwischen Start- und Fertigstellungsdatum liegen, in Zellen angezeigt, die gelb unterlegt sind und bearbeitet werden können. Vorlegen, Zurücknehmen und Genehmigen von Zeiterfassungen Nachdem die Zeiterfassungen festgelegt wurden, können Sie alle geeigneten Zeiterfassungen genehmigen. Eine Zeiterfassung kann erst dann genehmigt werden, wenn sie vom Eigentümer vorgelegt wurde. In bestimmten Situationen müssen Sie möglicherweise eine andere Zeiterfassung für einen Benutzer vorlegen oder zurücknehmen. Wenn Sie über eine oder alle Richtlinien zur Zeiterfassungsgenehmigung verfügen, können Sie Zeiterfassungen ohne Einschränkungen vorlegen und zurücknehmen. Eine Zeiterfassung muss vorgelegt werden, bevor sie genehmigt werden kann. Alle drei Funktionen können im Listenfeld Zeiterfassungsstatus ausgewählt werden. Genehmigen der Zeiterfassung Im Dialogfeld Zeiterfassungsgenehmigungen können Sie frühere, aktuelle und zukünftige Zeiterfassungen anzeigen und ändern. Durch die Möglichkeit, alle Benutzer in einer Ressourcenauswahl anzuzeigen und Stapeländerungen am Status ihrer Zeiterfassungen vorzunehmen, lässt sich ein übersichtlicher und einfach zu verwaltender Zeiterfassungsbestand einrichten. Tabelle "Zeiterfassungsgenehmigungen" In der ersten Spalte der Tabelle Zeiterfassungsgenehmigungen sind die Benutzer in der angegebenen Ressourcenauswahl aufgeführt. Sie können alle Benutzer in dieser Spalte auswählen oder einzelne Benutzer, für die Sie Änderungen vornehmen möchten. Sie können in diesem Dialogfeld auch die aktuelle Woche, die vier vorhergehenden Wochen und die Folgewoche ändern. Für jede Woche/Spalte kann der Zeiterfassungsstatus per Stapeländerung in "Nicht übermittelt", "Übermittelt" und "Genehmigt" geändert werden. Der Status der Zeiterfassung 62

63 lässt sich aufgrund der Farbkodierung sehr einfach überprüfen ("Genehmigt" = Grün, "Übermittelt" = Gelb, "Nicht übermittelt" = Rot). Systemeinstellungen für die Zeiterfassung Bei der Einrichtung von Systemstandards (mit der Richtlinie "Aufgaben verwalten") können Sie angeben, ob eingegebene Zeiten, die nicht den Status "Genehmigt" haben, in der für Ressourcen aufgewendeten Zeit berücksichtigt werden, wenn Sie in der Dropdown-Liste Wenn die von Ressourcen aufgewendeten Stunden aus Zeiterfassungen berechnet werden den Eintrag Nur genehmigte Zeiten verwenden wählen. Wenn Sie im Dialogfeld Systemstandardeinstellungen die Option Zeiteinträge außerhalb des Start-/ Fertigstellungsdatums auf Vorgabe ist Ein setzen, können Sie auch Zeiten für Aufgaben im Status Neue Aufgabe oder In Bearbeitung eingeben, die nicht zwischen Start- und Fertigstellungsdatum liegen. 63

64 Ausführen von Agile Dieser Abschnitt beschreibt, wie mit Hilfe von TeamFocus Agile-Projekte ausgeführt werden. Wenn Sie Agile- Projekte ausführen, können Sie die Agile-Seiten auf folgende Arten aufrufen: ALM-Projektmanagement (Ansicht) Übersicht [Agile-Projekt wählen] Agil (Schaltfläche) (oder) ALM-Projektmanagement (Ansicht) Agil (Registerkarte) (oder) Tracker (Ansicht) Agil (Registerkarte) Verfolgte Projekte (Registerkarte) [Agile-Projekt wählen] Agil (Schaltfläche) In diesem Abschnitt Backlog-Verwaltung Dieser Abschnitt beschreibt, wie Backlogs in TeamFocus verwaltet werden. Zum Verwalten von Backlogs gehört das Erstellen, das Sichtbarmachen für andere Benutzer und das Synchronisieren. Exportieren von Stories Dieser Abschnitt beschreibt, wie User Stories in das XML-Format und nach Buy a Feature Online exportiert werden, einem Innovation Game von Enthiosys. Story-Hierarchie Dieser Abschnitt beschreibt die Hierarchie von User Stories. Sprint-Verwaltung Dieser Abschnitt beschreibt, wie auf der Seite Sprint-Planung Sprints angezeigt, erstellt und bearbeitet werden. Versionsverwaltung Dieser Abschnitt beschreibt, wie Versionen verwaltet werden und wie Versionen die Repository-Verbindung verwalten, für die Aufgaben gespeichert werden. Story-Verwaltung Dieser Abschnitt beschreibt die Verwaltung von User Stories mit TeamFocus und zeigt weitere Möglichkeiten, User Stories zu aktualisieren. Sprint-Ausführung Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie mit dem Team Board Sprints ausführen. Das Team Board Dieser Abschnitt beschreibt das Team Board. Agile-Aufgabenverwaltung Dieser Abschnitt beschreibt, wie Agile-Aufgaben verwaltet werden. Hindernisverwaltung Dieser Abschnitt beschreibt die Verwaltung von Hindernissen oder Blockaden. Burndown Charts Dieser Abschnitt beschreibt die Burndown Charts in TeamFocus und die Möglichkeit, den Zeitraum zu ändern, in dem Daten erfasst werden. 64

65 Backlog-Verwaltung Ein Backlog enthält eine Prioritätenliste aller gewünschten Änderungen an einem in der Entwicklung befindlichen Produkt. In TeamFocus stellen Backlogs einen Mechanismus zum Anzeigen von User Stories dar, die bestimmte Kriterien erfüllen. Ein Backlog gibt Ihnen die Möglichkeit, sich eine logisch aufgebaute Sammlung von User Stories, Anforderungen oder anderen Daten anzeigen zu lassen. Nützliche Backlogs enthalten beispielsweise eingetragene Projekte, geplante Projekte, kundenspezifische Anforderungen usw. Der Zugriff auf die Backlogs, die Sie erstellen, erfolgt über die Seite Product Backlog. Wenn Sie diese Seite öffnen, werden die User Stories angezeigt, die mit dem ausgewählten Backlog verknüpft sind. Sie können sich die Backlogs in einer Tabelle anzeigen lassen und einzelne Backlogs zur Bearbeitung auswählen. Die Tabelle Backlogs hat folgende Spalten: ID Die eindeutige ID für das Backlog. Name Der benutzerdefinierte Titel des Backlogs. Projekt Das dem Backlog zugeordnete Projekt. Sichtbar Die Sichtbarkeit des Backlogs für andere Benutzer im Listenfeld Backlog auf der Seite Product Backlog. Links Die Anzahl der Repository-Verbindungen, die dem Backlog zugeordnet sind. Stories Die Anzahl der User Stories, die dem Backlog zugeordnet sind. Eigentümer Die Person, die als Eigentümer des Backlogs festgelegt wurde. Zuletzt synchronisiert Der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung mit externen Datenrepositories. Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, wird immer auch ein Standard-Backlog hinzugefügt. Sie finden dieses Standard-Backlog im Dialogfeld Backlogs verwalten. Das Standard-Backlog ist anfangs nicht öffentlich verfügbar. Wenn Sie also vorhaben, es als Backlog für Ihr Projekt zu verwenden, müssen Sie den Zugriff darauf ermöglichen. Am besten ändern Sie den Namen des Standard-Backlogs (Standard-Backlog). Wenn die Umstände es erfordern, können Sie auch die anderen Attribute des Standard-Backlogs ändern. Wartung von Backlogs Alle Backlogs werden im Dialogfeld Backlogs verwalten in der Tabelle Backlogs angezeigt. In diesem Dialogfeld können Sie Backlogs erstellen, bearbeiten und löschen. Sie können Backlogs öffentlich sichtbar machen, sodass andere Benutzer sie auswählen können. Sie können ein Backlog, das Sie erstellt haben, auch zu einem späteren Zeitpunkt sichtbar machen. Ist ein Backlog sichtbar, kann es von anderen Benutzern auf der Seite Product Backlog im Listenfeld Backlogs ausgewählt werden. Alle Backlogs werden im Dialogfeld Backlogs verwalten in der Tabelle Backlogs angezeigt. Die sichtbaren Backlogs sind am Eintrag in der Spalte Sichtbar zu erkennen. Aus Gründen der Datenintegrität ist es wichtig, dass die Daten im Product Backlog mit den Daten in den externen Quellen übereinstimmen. Damit die Daten stets aktuell sind, müssen sie synchronisiert werden. Daten können auch in einer lokalen Datenbank abgelegt werden. Bei lokal gespeicherten Daten brauchen Sie keine Synchronisierung vorzunehmen. Wenn aktuelle Informationen nicht sofort angezeigt werden, ist lediglich eine Aktualisierung erforderlich. Wenn Sie einen Standarddatenspeicher für ein Backlog festlegen, brauchen Benutzer beim Erstellen neuer User Stories keinen Datenspeicher für Backlogs anzugeben. Wenn ein Benutzer beispielsweise im Dialogfeld Story hinzufügen eine neue User Story erstellt, zeigt die Liste Link den Standarddatenspeicher an. Die Benutzer können den Standarddatenspeicher bei Bedarf ändern. 65

66 Repository-Verbindungen In TeamFocus können Sie sich Anforderungen und weitere Daten anzeigen lassen, die aus Fremdanwendungen wie CaliberRM, StarTeam usw. stammen. Um sich Daten aus den Repositories anderer Produkte anzeigen zu lassen, erstellen Sie ein Backlog. Beim Erstellen des Backlogs wählen Sie ein Projekt mit verbundenen Repositories und geben die Repository-Verbindungen an, deren User Stories das Backlog anzeigen soll. Die User Stories aller Repository-Verbindungen werden auf der Seite Product Backlog angezeigt, wenn das Backlog zur Anzeige ausgewählt wird. Verwandte Konzepte Repository-Verbindungen Synchronisieren von Backlogs Verwandte Anleitungen Backlog-Verwaltung 66

67 Exportieren von Stories Manchmal sollen User Stories aus der Anwendung exportiert und in eine externe Anwendung importiert werden. Die Anwendung erlaubt das Exportieren von User Stories sowohl in das XML-Format als auch nach Buy a Feature Online, einem Innovation Game von Enthiosys. Exportieren im XML-Format Die Anwendung erlaubt das Exportieren von User Stories auf der Seite Product Backlog in eine Datei im XML- Format. Dieses Format unterstützt eine hierarchische Datenstruktur und ermöglicht das einfache Importieren in Anwendungen wie MS Excel, MS Access oder MS Project. Sie können User Stories mit und ohne Rang exportieren. Die Anwendung exportiert alle User Stories mit und ohne Rang in der Tabelle Stories. Sie können keine Bereiche zum Exportieren auswählen. Die folgende Tabelle zeigt die exportierten XML-Datenfelder. Feld Borland productversion= Beschreibung Version der Borland-Anwendung. productid= Name der Borland-Anwendung. generatedtimestamp= Datum und Uhrzeit des Exports. generatedby= Benutzer, der den Export generiert hat. Project id= Interne Projekt-ID. name Name des für den Export gewählten Projekts. Backlog id ID der User Story zum internen Gebrauch. name Name des für den Export gewählten Backlogs. Story id ID der User Story zum internen Gebrauch. name Name der User Story. description Beschreibung der User Story. notes Bemerkungen zur User Story. modifieddatetime Datums- und Zeitstempel zum internen Gebrauch. 67

68 status Status der User Story. confidence Zuverlässigkeit der User Story. category Kategorie der User Story. size Größe der User Story. submittedby Übermittler der User Story. acceptedby Person, die die User Story annimmt. businessvalue Geschäftswert der User Story. externalreference Externe Referenz der User Story. acceptance criteria Akzeptanzkriterien der User Story. Zur Überprüfung der XML-Datei wird eine XML-Schemadefinitionsdatei (XSD) bereitgestellt. Bei einer normalen Installation finden Sie diese Datei im folgenden Verzeichnis: C:\Programme\Borland\BMS\WAS\webapps\tempoportfolios\WEB-INF\xsd\focus Hinweis: Beim Export wird Rich Text in den Bemerkungen, den Akzeptanzkriterien und der Beschreibung entfernt. Die folgende Tabelle beschreibt die Sonderzeichen in der XML-Datei. Decodiert Codiert < < > > & & ' &apos; " " Exportieren nach Buy a Feature Online Die Anwendung erlaubt das Exportieren von User Stories nach Buy a Feature Online, einem Innovation Game von Enthiosys. Dieses Spiel stellt eine Infrastruktur bereit, in der Produktteams in Zusammenarbeit mit internen 68

69 Stakeholdern, externen Kunden und Benutzergruppen Backlog-Stories priorisieren können. Die Exportfunktion verpackt die Backlog-Stories, sodass sie in Buy a Feature Online verwendet werden können. Wenn Sie an Buy a Feature Online teilnehmen möchten, melden Sie sich unter bei einem Konto an. Nachdem der Produkteigentümer die User Stories exportiert und die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern abgeschlossen hat, kann er anhand der gewonnenen Informationen die User Stories im Product Backlog neu priorisieren. Buy a Feature Online erlaubt das Speichern von User Stories im Excel-Format. In BMS können Sie die Excel-Datei einem Projekt beifügen. Verwandte Anleitungen Verwaltung von User Stories Exportieren von Stories im XML-Format Exportieren von Stories nach Buy a Feature Online 69

70 Story-Hierarchie In manchen Fällen ist es sinnvoll, User Stories in einer User Story-Hierarchie anzuordnen. Eine User Story- Hierarchie unterstützt mehrere Ebenen von User Stories. Dadurch können Sie eine übergeordnete User Story erstellen, der andere User Stories untergeordnet sind. Bei der Arbeit an größeren Projekten mit einer Vielzahl von User Stories ist es nicht einfach, die Beziehungen zwischen den einzelnen User Stories zu verstehen. Eine Anforderung oder User Story, die neu erstellt wird, kann auf einer höheren Ebene angesiedelt werden, bis das Team die Arbeit an der entsprechenden Anforderung aufnimmt. Diese vorrangige User Story, die auch als Ziel-Story bezeichnet wird, stellt eine übergeordnete User Story dar. Alle Unteranforderungen, die Sie erstellen, werden zu untergeordneten User Stories. Ein Produkteigentümer kann übergeordnete Anforderungen in StarTeam oder CaliberRM speichern und dann untergeordnete Anforderungen als User Stories in TeamFocus erstellen. Die untergeordneten Anforderungen können in der lokalen BMS-Datenbank oder in der Datenbank des externen Repository gespeichert werden. Anschließend kann das Agile-Team die untergeordneten User Stories ausführen. Dieser Ansatz stellt Ihnen für den gesamten Lebenszyklus die Konfigurationsmöglichkeiten und die Anforderungstransparenz zur Verfügung, die Sie benötigen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Die Seite "Story-Hierarchie" Die Hierarchie der User Stories wird auf der Seite Story-Hierarchie angezeigt. Alle User Stories, die dem ausgewählten Projekt zugeordnet sind, werden in einer hierarchischen Ansicht dargestellt. Für jeden Story-Knoten in der Hierarchie können die folgenden Aufgaben ausgeführt werden: Bearbeiten von User Stories Kopieren von User Stories. Hinzufügen untergeordneter User Stories Beim Bearbeiten oder Kopieren von User Stories in der Hierarchie gelten folgende Regeln: Wenn Sie eine User Story bearbeiten, werden die gleichgeordneten Stories aktualisiert und alphabetisch sortiert. Wenn Sie eine User Story kopieren, wird die neue Story dem Original gleichgeordnet und auf derselben Ebene erstellt und angezeigt. Wenn Sie eine untergeordnete User Story erstellen, wird die neue Story eine Ebene unter dem Original angezeigt. Wenn Sie eine untergeordnete User Story erstellen, kann die übergeordnete Story keinem Sprint mehr zugeordnet werden. Sie wird auch nicht mehr auf den Seiten Product Backlog oder Sprint-Planung angezeigt. Einer User Story, die in einem Sprint eingetragen ist, kann keine untergeordnete Story hinzugefügt werden. Einer User Story, die nicht in einem Sprint eingetragen ist, der jedoch Aufgaben zugeordnet sind, kann keine untergeordnete Story hinzugefügt werden. Untergeordnete User Stories werden dem Standard-Backlog des Projekts zugeordnet. Tipp: Wenn Sie den Cursor der Maus oder eines anderen Zeigegeräts über den Namen einer User Story bewegen, zeigt ein Kurzhinweis den Namen, die Größe, den Status und die Beschreibung der User Story an. User Story-Hierarchie und externe Repositories Wenn Sie Ihre User Stories nicht in einer lokalen Datenbank, sondern in einem externen Repository speichern, werden untergeordnete User Stories, die Sie auf der TeamFocus-Seite Story-Hierarchie hinzufügen, als 70

71 untergeordnete Stories angezeigt, sofern das Repository eine Hierarchie unterstützt. Wenn Ihr System ein Backlog verwendet, das mit einem externen Repository verknüpft ist, werden untergeordnete Stories, die Sie mit dem externen Tool erstellen, auf der TeamFocus-Seite Story-Hierarchie als untergeordnete Stories angezeigt. User Story-Hierarchien Für User Story-Hierarchien gelten folgende Regeln: Container in externen Repositories können hierarchisch sein. ALM-Verbindungen, die Containern in externen Repositories entsprechen, verhalten sich nicht rekursiv. Sie zeigen beispielsweise nur den Container an, der einem Ordner, Anforderungstyp oder anderen Element entspricht, nicht aber die Unterordner. Wenn Sie einem Repository, das die Repository-Verbindung für ein Product Backlog darstellt, eine neue Anforderung mit über- und untergeordneten Beziehungen hinzufügen, wird die Hierarchie der Anforderungen nach der Synchronisation auf der TeamFocus-Seite Story-Hierarchie angezeigt. Wenn Sie einer vorhandenen, nicht lokalen Anforderung im Backlog eine neue untergeordnete Anforderung hinzufügen, die dieselbe Repository-Verbindung wie die übergeordnete Anforderung benutzt, erstellt TeamFocus im externen Repository eine neue untergeordnete Anforderung. Die übergeordnete Anforderung stellt nun kein Blatt mehr dar und wird aus dem Backlog entfernt. (In einer Hierarchie wird jedes Element, dem keine Elemente untergeordnet sind, als Blatt bezeichnet.) Wenn Sie einer nicht lokalen und bereits eingetragenen Anforderung in einem Sprint eine neue untergeordnete Anforderung hinzufügen, die dieselbe Repository-Verbindung wie die übergeordnete Anforderung benutzt, erstellt TeamFocus im externen Repository eine neue untergeordnete Anforderung. Die eingetragene User Story stellt also danach kein Blatt mehr dar. Bei der ersten Synchronisierung werden die User Stories aus externen Repositories zu Stamm-Stories in der lokalen Hierarchie. Das Backlog besteht immer aus User Stories in Form von Blattknoten. Diese werden auf der Seite Story- Hierarchie für die Teilmenge der Projekt-ALM-Verbindungen angezeigt, die für das Backlog ausgewählt wurden. Wenn Sie die Zuordnung zwischen einer ALM-Verbindung und einem Backlog trennen, werden alle lokalen User Stories in diesem Zweig, die der ALM-Verbindung entsprechen, zu Stamm-Stories auf der TeamFocus- Seite Story-Hierarchie. Ihre lokalen untergeordneten Stories werden unverändert übernommen. Repository-übergreifende Hierarchien (d. h. Hierarchien, deren User Stories sich auf verschiedene Repositories verteilen) sind nicht erlaubt. Verschieben und Löschen in User Story-Hierarchien Beim Verschieben und Löschen von User Stories in Hierarchien gelten folgende Regeln: Wenn Sie auf einer beliebigen Ebene eine lokale User Story erstellen, die einer externen User Story untergeordnet ist, und danach die User Story im externen Repository löschen, wird die lokale User Story bei der nächsten Synchronisierung zu einer Stamm-Story auf der Seite Story-Hierarchie. Wenn Sie in der Hierarchie der Seite Story-Hierarchie eine externe User Story innerhalb des Containers verschieben, der der ALM-Verbindung entspricht, verschiebt TeamFocus die User Story und die ihr untergeordneten Stories im gleichen Zweig der Hierarchie auf der Seite Story-Hierarchie. Wenn Sie in der Hierarchie der Seite Story-Hierarchie eine externe User Story aus dem Container verschieben, der der ALM-Verbindung entspricht, löscht TeamFocus die User Story aus der Hierarchie der Seite Story-Hierarchie. Wenn Sie eine eingetragene Story in einem Repository aus dem Container verschieben oder löschen, der der ALM-Verbindung entspricht, erstellt TeamFocus an dieser Stelle eine lokale User Story als Platzhalter für den 71

72 Sprint. Die neue User Story stellt die gelöschte externe User Story in der Hierarchie auf der Seite Story- Hierarchie dar. Eingetragene User Stories Für eingetragene User Stories, die externen Repositories zugeordnet sind, gelten folgende Regeln: Wenn Sie eine in TeamFocus eingetragene User Story in einem externen Repository aus dem Container verschieben oder löschen, der der ALM-Verbindung entspricht, erstellt die Anwendung eine lokale User Story als Platzhalter im Sprint. Die neue User Story stellt die gelöschte externe User Story dar. Wenn Sie den Vorfahren einer in TeamFocus eingetragenen User Story in einem externen Repository verschieben oder löschen, erstellt die Anwendung eine lokale User Story als Platzhalter im Sprint. Die neue User Story stellt die gelöschte externe User Story dar. Sie wird im Stamm der Hierarchie auf der Seite Story- Hierarchie abgelegt. Wenn Sie in einem externen Repository einer in TeamFocus eingetragenen User Story eine oder mehrere untergeordnete User Stories hinzufügen, werden die untergeordneten Stories bei einer Synchronisierung nicht abgerufen. Während der Synchronisierung werden die neuen untergeordneten User Stories aus dem externen Repository ignoriert. Damit die untergeordneten User Stories abgerufen werden, müssen Sie die eingetragene Vorfahr-Story austragen und die Synchronisierung nochmals durchführen. Wenn Sie eine eingetragene User Story austragen, für die es in einem externen Repository eine oder mehrere untergeordnete Stories gibt, stehen diese in TeamFocus erst zur Verfügung, nachdem Sie eine Synchronisierung durchgeführt haben. Nach der Synchronisierung werden alle Stories angezeigt, die der ausgetragenen User Story untergeordnet sind. Verwandte Konzepte Synchronisieren von Projekten Synchronisieren von Backlogs Verwandte Anleitungen Bearbeiten von Stories in der Story-Hierarchie Kopieren von Stories in der Story-Hierarchie Hinzufügen untergeordneter Stories Synchronisieren von Projekten 72

73 Sprint-Verwaltung Auf der Seite Sprint-Planung können Sie User Stories in den entsprechenden Sprints anordnen. Die Seite zeigt im Bereich Stories (links) ausgetragene User Stories mit Rang und im Bereich Version/Sprints (rechts) eingetragene User Stories innerhalb von Versionen und Sprints an. Auf der Seite Sprint-Planung erstellen Sie Versionen und Sprints. Die Sprints werden im Bereich Version/ Sprints (rechts) angezeigt, wenn Sie im Listenfeld Version eine Version auswählen. Sie können Sprints in diesem Bereich ein- und ausblenden und sich so auf die Sprints konzentrieren, die für Sie von Interesse sind. Indem Sie User Stories mit der Maus vom linken in den rechten Bereich ziehen, können Sie sie den entsprechenden Sprints zuordnen. Außerdem können Sie User Stories innerhalb derselben Version von einem Sprint zu einem anderen ziehen. Wenn Sie auf der Seite Sprint-Planung einen neuen Sprint definieren, weisen Sie ihm eine bestimmte Aufgabenverknüpfung für die Speicherung aller Aufgaben zu. Diese Verknüpfung wählen Sie aus einer Liste der Repository-Verbindungen, die zusammen mit der Version festgelegt wurden. Jedem Sprint ist nur eine einzige Repository-Verbindung bzw. Aufgabenverknüpfung zugeordnet. Wenn Sie eine lokale Repository-Verbindung wählen, werden alle Aufgaben dieses Sprints in der lokalen Datenbank gespeichert. Wenn Sie für einen Sprint Aufgaben erstellen (gleichgültig, ob der Sprint einer User Story zugeordnet ist oder nicht), werden diese in dem Repository gespeichert, das dem Sprint zugeordnet ist. Nachdem Sie die Repository-Verbindung für einen Sprint festgelegt haben, kann diese nicht mehr geändert werden. Verwandte Anleitungen Zuweisen von Prioritäten an eingetragene Stories beim Planen von Sprints Zuweisen von Prioritäten an ausgetragene Stories beim Planen von Sprints Verwandte Referenzinformationen Sprint-Planung (Seite) 73

74 Versionsverwaltung Versionen können auf zwei Arten erstellt werden: Mit Hilfe der Seite Sprint-Planung Durch Hinzufügen eines verwalteten Projekts Verwalten von Versionen mit Hilfe der Seite "Sprint-Planung" Auf der Seite Sprint-Planung können Sie auf folgende Weise Versionen verwalten: Erstellen von Versionen. Bearbeiten von Versionen. Festlegen des externen oder lokalen Repository, in dem Aufgaben für Versionen gespeichert werden. Sie können für jede Version das Ziel-Endedatum, die geplante Kapazität, die Einheit der Kapazität und einen Datenspeicher festlegen. Sie können mehrere Versionen erstellen, die im rechten Bereich der Seite Sprint- Planung angezeigt werden. TeamFocus erstellt für jedes neue Backlog eine Standardversion. Der Name der Standardversion ist Standardversion. Sie können diese Version verwenden und ihr einen für Ihr Geschäft passenden Namen geben. Das Beispiel in der folgenden Abbildung zeigt Repository-Verbindungen bzw. Links für Aufgaben, die Projekten zugeordnet sind. Wenn Sie eine Version erstellen, können Sie eine lokale Verbindung oder eine bzw. mehrere Repository-Verbindungen auswählen. Wenn Sie eine Version erstellen, stehen Ihnen alle für ein bestimmtes Projekt definierten Repository-Verbindungen vom Typ "Aufgabe" zur Verfügung. Wenn Sie einen Sprint erstellen, wird dieser nur einer einzigen Repository-Verbindung für Aufgaben zugeordnet. Die Repository-Verbindungen, die Sie beim Erstellen eines Sprints auswählen können, sind eine Teilmenge aller Repository-Verbindungen, die der Version zugeordnet sind. Version 1 ist Lokal, Repository-Verbindung 1 und Repository-Verbindung 2 zugeordnet. Version 2 ist Lokal, Repository-Verbindung 3 und Repository-Verbindung 4 zugeordnet. Wenn Sie Sprints für Version 1 erstellen, können Sie nur eine der Repository-Verbindungen unter Version 1 auswählen. Wenn Sie Sprints für Version 2 erstellen, können Sie nur eine der Repository-Verbindungen unter Version 2 auswählen. Bei der lokalen Verbindung werden die Aufgaben in der lokalen Datenbank gespeichert. 74

75 Erstellen von Versionen in Form verwalteter Projekte Versionen können auch als verwaltete Projekte erstellt werden. Wenn Sie ein neues Projekt mit dem Kategorietyp ALM-Version erstellen, fügt TeamFocus ein neues Projekt hinzu, das Sie auf der Registerkarte Übersicht verwalten können. Um die Version einem Projekt zuzuordnen, erstellen Sie im Dialogfeld Details für Abhängigkeit von Projekt eine Abhängigkeit vom Projekt. Wählen Sie für die Abhängigkeit den Typ "Hauptprojekt". Setzen Sie die Prozesskategorie für die Version und das Projekt auf Agil. Nachdem Sie den Prozess abgeschlossen und das Backlog des Projekts sichtbar gemacht haben, wird die Version in Auswahllisten angeboten, wenn Sie mit Agile- Projekten arbeiten. Nachdem Sie auf die beschriebene Weise eine Version erstellt haben, verwalten Sie die Repository-Verbindungen, indem Sie die Version auf der Seite Sprint-Planung bearbeiten. 75

76 Verwandte Anleitungen Hinzufügen von Versionen Bearbeiten von Versionen Aktualisieren von Projektabhängigkeiten Verwandte Referenzinformationen Sprint-Planung (Seite) 76

77 Story-Verwaltung Die Verwaltung von User Stories ist der hauptsächliche Zweck der Seite Product Backlog. Die Verwaltung der Hierarchie von User Stories ist der hauptsächliche Zweck der Seite Story-Hierarchie. User Stories können in der lokalen Datenbank oder in externen Repositories gespeichert werden. Zur Verwaltung von User Stories dienen die Seiten Story-Hierarchie, Product Backlog, Sprint-Planung und Team Board. Es gibt folgende Möglichkeiten, User Stories zu verwalten: Erstellen neuer User Story-Daten. Bearbeiten von User Story-Daten. Löschen von User Stories. Kopieren von User Stories. Ändern des Status von User Stories. Ändern des Rangs oder der Priorität von User Stories auf der Seite Product Backlog oder Sprint-Planung. Ändern des Links, um das Repository anzugeben, in dem die User Story gespeichert ist. Erstellen einer Hierarchie der User Stories auf der Seite Story-Hierarchie. Wenn Sie User Stories erstellen oder bearbeiten, die in externen Repositories gespeichert werden sollen, ändert TeamFocus das entsprechende Dialogfeld dynamisch und überprüft die Feldlängen und Datentypen der benutzerdefinierten Felder (UDAs) im externen Repository. Liegt die Länge eines externen Feldes unter der von TeamFocus erlaubten Länge, beschränkt das Dialogfeld die Anzahl der Zeichen, die Sie eingeben können, auf die Maximallänge des externen Feldes. Liegt die Länge des externen Feldes über der von TeamFocus erlaubten Länge, können Sie so viele Zeichen eingeben, wie es der Maximallänge des externen Feldes entspricht. Ist im externen Feld eine Eingabe erforderlich, gilt dies auch in TeamFocus. Verwandte Konzepte Story-Hierarchie Verwandte Anleitungen Verwaltung von User Stories 77

78 Sprint-Ausführung Wenn ein Team sich in Agile darauf geeinigt hat, welche User Stories implementiert werden sollen, kann es damit beginnen, die Aufgaben zu verteilen. Die Teammitglieder fügen einer echten Agile-Korktafel Aufgaben hinzu und wählen in Selbstorganisation die Aufgaben aus, die sie für die User Stories implementieren möchten. Eine solche Korktafel befindet sich normalerweise an einer Wand im Teambesprechungsraum. Als weitere Hilfsmittel werden Karteikarten und ein Stift benötigt. Karteikarten für Stories nennt man Story-Karten, Karteikarten für Aufgaben werden als Aufgabenkarten bezeichnet. Die Story-Karten sind vertikal auf der linken Seite der Korktafel angeordnet. Neben jeder Story befinden sich die dazugehörigen Aufgabenkarten. Auf jeder Karte sind die Daten der entsprechenden Story festgehalten. Der Status der einzelnen Aufgaben und die dazugehörigen Schätzungen werden von den Teammitgliedern während des Sprints aktualisiert und angepasst. TeamFocus vereinfacht und erleichtert dieses Verfahren durch eine virtuelle Korktafel. Die virtuelle Korktafel simuliert die echte Korktafel, indem sie dieselben Werkzeuge bereitstellt. Aufgrund ihrer virtuellen Natur bietet sie jedoch zahlreiche Vorteile. In TeamFocus wird die virtuelle Korktafel als Team Board bezeichnet. Sie zeigt die gesamte während eines Sprints durchzuführende Arbeit an. Das Team Board unterstützt die Zielsetzungen des Teams und fördert die Zusammenarbeit. Es ist besonders hilfreich, wenn der Fortschritt eines Sprints anschaulich dargestellt werden soll. Das Team Board eignet sich für verteilte Teams, Manager, Führungskräfte und andere Verantwortliche, die den Stand der Dinge nicht täglich von einer Korktafel in einem Besprechungsraum ablesen können. Die Mitglieder eines Scrum-Teams können das Team Board verwenden, um sich selbst Aufgaben zuzuteilen und deren Fortschritt zu aktualisieren. Ein Scrum-Master, der die tägliche Besprechung leitet, kann auf dieser Seite den Status aller Elemente im Sprint ablesen. Es empfiehlt sich, die Seite in der Besprechung mit Hilfe eines Projektors anzuzeigen. Verwandte Anleitungen Zuweisen von Prioritäten an eingetragene Stories beim Planen von Sprints Zuweisen von Prioritäten an ausgetragene Stories beim Planen von Sprints Verwandte Referenzinformationen Sprint-Planung (Seite) 78

79 Das Team Board Im Team Board können Sie Ihre täglichen Aufgaben anzeigen und aktualisieren, Hindernisse verwalten und den Fortschritt Ihres Sprints beobachten. Das Team Board entspricht einer virtuellen Korktafel und enthält folgende Elemente: Die Listenfelder Projekt, Version und Sprint Die Schaltfläche Aktualisieren Die Karte "Burndown Chart" Story-Karten Aufgabenkarten Kontextmenü des Burndown Charts Hintergrund-Kontextmenü 79

80 Team Board Die folgenden Abschnitte beschreiben die Elemente im obigen Diagramm. Listenfelder "Projekt", "Version" und "Sprint" Die Listenfelder Projekt, Version und Sprint befinden sich im oberen Bereich des Team Board. In diesen Listenfeldern wählen Sie das Projekt, das Version und den Sprint aus, für den Informationen verwaltet werden sollen. 80