Eine Formularvorlage für einen Muster-Kostenvoranschlag erstellen

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1 Eine Formularvorlage für einen Muster-Kostenvoranschlag In diesem Leitfaden erfahren Sie o o o o was Mustervorlagen sind wie Sie eigene Mustervorlagen und bearbeiten wie Sie eine Mustervorlage für neue Arbeitsmappen nutzen wie Sie Mustervorlagen aus dem Internet beziehen Ein Excel-Muster für einen Kostenvoranschlag können Sie sich hier herunterladen: Vorlagen für Formulare: Eine Tabelle als Vorlage für neue Arbeitsmappen nutzen Sie haben ein Formular in Excel erstellt, in dem Sie und Ihre Kollegen die Kostenvoranschläge erfassen. Pro Kunde soll eine neue Excel- Arbeitsmappe erstellt werden. Sie möchten das ganze narrensicher machen. Niemand soll aus Versehen einen bestehenden Kostenvoranschlag überschreiben. Speichern Sie die Arbeitsmappe mit dem Formular als Vorlage für neue Arbeitsmappen. In Excel werden diese Vorlagen als Mustervorlagen bezeichnet. Was sind Mustervorlagen? Mustervorlagen dienen als Grundlage für neue Arbeitsmappen. In einer Mustervorlage können viele Informationen enthalten sein. Wenn Sie eine neue Arbeitsmappe auf Basis einer Mustervorlage, können Sie alle Daten stehen lassen oder mit aktuellen Werten überschreiben. Diese aktuellen Werte werden in der neuen Arbeitsmappe gespeichert. Die Mustervorlage wird durch Ihre Arbeit nicht verändert und steht Ihnen für neue Arbeitsmappen zur Verfügung. Ein Muster für einen Kostenvoranschlag 1

2 Mustervorlagen können Folgendes enthalten: Werte Formeln Grafiken Formatierungen Kopfzeilen, Fußzeilen Seitenlayouteinstellungen u.v.m. Jede Excel-Tabelle kann eine Mustervorlage werden. Mustervorlagen besitzen die Dateiendung.xltx. (Das t steht für Template, englisch für Vorlage) Tabellen als Mustervorlagen speichern Die Arbeitsmappe vorbereiten Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die das Formular für Ihren Kostenvoranschlag enthält. Prüfen Sie alle Eingaben, Formatierungen und Formeln. Die Arbeitsmappe als Mustervorlage speichern Drücken Sie die Taste [F12], um das Fenster Speichern unter zu öffnen. Wählen Sie im Listenfeld Dateityp den Eintrag Excel-Vorlage. Standardmäßig wird der Ordner Vorlagen bzw. Benutzerdefinierte Office-Vorlagen für die Speicherung eingestellt. Ändern Sie diese Vorgabe nicht. Geben Sie den Namen für die neue Mustervorlage in das Feld Dateiname ein, z. B. Formular Kostenvoranschlag. Die Dateiendung.xltx wird automatisch ergänzt. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Speichern. Schließen Sie Ihre Mustervorlage mit der Befehlsfolge Datei Schließen. Eine Mustervorlage speichern 2

3 Eine neue Arbeitsmappe auf Basis der Mustervorlage Wählen Sie die Befehlsfolge Datei Neu. Für Excel 2010: Klicken Sie auf das Symbol Meine Vorlagen. Ab Excel 2013: Klicken Sie auf den Link Persönlich. Jetzt sehen Sie Ihre Mustervorlagen. Doppelklicken Sie auf Ihre Vorlage Formular Kostenvoranschlag.xltx. Excel 2010 Neuen Kostenvoranschlag mit einer Mustervorlage (Excel 2010) Ab Excel 2013 Neuen Kostenvoranschlag mit einer Mustervorlage (Ab Excel 2013) 3

4 Die neue Arbeitsmappe erhält zunächst den Namen der Mustervorlage mit einer fortlaufenden Nummer. Wenn Sie den Befehl Speichern wählen, werden Sie aufgefordert einen neuen Dateinamen zu vergeben. Ihr Muster für einen Kostenvoranschlag wieder bearbeiten Eigene Mustervorlagen ändern: Excel 2010: Öffnen Sie das Fenster mit Ihren persönlichen Mustervorlagen über die Befehlsfolge Datei Neu Meine Vorlagen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Mustervorlage und wählen Sie den Befehl Öffnen mit. Markieren Sie im Fenster Öffnen mit den Eintrag Microsoft Excel und bestätigen Sie beide Fenster mit OK. Jetzt ist Ihre Original Mustervorlage geöffnet und Sie können Änderungen vornehmen. Speichern Sie diese Änderungen und schließen Sie Ihre Vorlage. Mustervorlage zur Bearbeitung öffnen (Excel 2010) Ab Excel 2013: Drücken Sie [Strg]+[O] und klicken im linken Navigationsbereich in der Gruppe Bibliotheken auf den Eintrag Dokumente oder direkt auf den Eintrag Dokumente. Öffnen Sie den Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen. Öffnen Sie die gewünschte Mustervorlage mit einem Doppelklick. Jetzt ist Ihre Original Mustervorlage geöffnet und Sie können Änderungen vornehmen. Speichern Sie diese Änderungen und schließen Sie Ihre Vorlage. 4

5 Mustervorlage Formular Kostenvoranschlag.xltx zur Bearbeitung öffnen (Ab Excel 2013) Jede neue Arbeitsmappe die auf diesen Mustervorlagen basiert, enthält nun die Änderungen. Bestehende Arbeitsmappen werden nicht verändert. Mitgelieferte Mustervorlagen nutzen Excel 2010: Im Lieferumfang von Excel 2010 sind bereits einige Mustervorlagen vorhanden. Nach der Installation von Excel stehen sie Ihnen zur Verfügung. Wählen Sie die Befehlsfolge Datei Neu Beispielvorlagen. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Die mitgelieferten Vorlagen in Excel 2010 Wenn Ihnen diese Vorlagen nicht reichen, wählen Sie noch einmal die Befehlsfolge Datei Neu. Im Bereich Office.com-Vorlagen finden Sie dutzende Vorlagen. 5

6 Die Vorlagen auf Office.com Öffnen Sie beispielsweise den Ordner Geschäftlich. Mit einem Klick auf eine Vorlage erhalten Sie am rechten Fensterrand eine kurze Info zu dieser Vorlage. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Download laden Sie diese Datei auf Ihren Computer. Die Mustervorlagen von Microsoft Ab Excel 2013: Wählen Sie die Befehlsfolge Datei Neu. Die Vorlagen, Sie jetzt sehen, sind nicht auf Ihrem Computer gespeichert. 6

7 Die Mustervorlagen von Microsoft Wenn Sie beispielsweise auf die Vorlage Checkliste für die Karriereplanung klicken, erscheint ein Fenster. Nachdem Sie auf die Schaltfläche Erstellen geklickt haben, wird diese Vorlage auf Ihren Computer geladen. Eine Mustervorlage zur Karriereplanung Zusammenfassung: Mustervorlage für einen Kostenvoranschlag Sie möchten... eine Mustervorlage für Ihren Kostenvoranschlag Einen neuen Kostenvoranschlag auf Basis einer Vorlage eine Mustervorlage bearbeiten Vorlagen aus dem Internet verwenden [F12], Dateityp Excel-Vorlage Excel 2010: Datei Neu, Meine Vorlagen Ab Excel 2013: Datei Neu, Persönlich Excel 2010: Datei Neu Meine Vorlagen, Rechtsklick auf die Vorlage Öffnen mit. Ab Excel 2013: Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen Datei Neu 7

8 Bonus: Und wenn es einmal ganz schnell gehen muss? Eine bestehende Arbeitsmappe schnell als Basis für eine neue Arbeitsmappe einsetzen Starten Sie die Befehlsfolge Datei Zuletzt verwendet bzw. ab Excel 2013 Datei Öffnen. Klicken Sie in der Liste der zuletzt geöffneten Dateien mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei und starten Sie den Befehl Kopie. Die neue Arbeitsmappe erhält den Namen der gewählten Mappe mit einer fortlaufenden Nummer. Wenn Sie den Befehl Speichern wählen, werden Sie aufgefordert einen neuen Dateinamen zu vergeben. Eine Kopie der Mappe öffnen Dem Vorteil, dass Sie die Arbeitsmappe nicht erst als Mustervorlage speichern müssen, steht ein gravierender Nachteil gegenüber: Wenn Sie die Datei, die als Basis dienen soll, aus Versehen normal öffnen, dann ändern Sie diese Datei. 8