Access Grundlagen für Anwender. Sabine Spieß, Andrea Weikert. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, September Trainermedienpaket ACC2010_TMP

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1 Sabine Spieß, Andrea Weikert Access 2010 Grundlagen für Anwender 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, September 2012 Trainermedienpaket ACC2010_TMP

2 3 Access Grundlagen für Anwender 3 Daten in Formularen bearbeiten Trainerhinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 3.1 Grundlagen zu Formularen 5 min Folien Daten eines Formulars anzeigen 5 min Felddatentypen in einem Formular 15 min Folien Neue Datensätze eingeben 5 min H1_Tasten Formularansicht 3.5 Besonderheiten bei der Dateneingabe 5 min A1_Daten eingeben 3.6 Die AutoKorrektur-Funktion 5 min Folie Die Rechtschreibprüfung 5 min Folie Datensätze bearbeiten und löschen 5 min Schnellübersicht Übung 20 min A2_Daten bearbeiten Gesamtzeit 70 min Methodisch-didaktische Hinweise Abschnitt 3.1 Grundlagen zu Formularen (S. 26) Zur Erläuterung der prinzipiellen Bestandteile eines Formulars können Sie die Folie 12 verwenden. Verdeutlichen Sie Ihren Teilnehmern jedoch, dass der Datenbankentwickler festlegen kann, welche Bestandteile ein Formular enthält, und dass beispielsweise der Datensatzindikator, die Navigationsschaltflächen oder auch die Bildlaufleisten nicht vorhanden sein können. Weisen Sie Ihre Teilnehmer darauf hin, dass Formulare ganz unterschiedlich gestaltet und aufgebaut sein können. Meist zeigen Formulare einen Datensatz an. Formulare können jedoch auch als Tabelle angelegt sein und sehen dann sehr ähnlich wie eine Tabelle in der Datenblattansicht aus. Zur Erläuterung können Sie die Folie 13 einsetzen. Verdeutlichen Sie den Teilnehmern, dass die Daten eines Formulars immer in der zugrunde liegenden Tabelle gespeichert werden, dass Formulare in erster Linie zur Anzeige, Eingabe und Bearbeitung der Daten dienen. III-1 HERDT-Verlag

3 Daten in Formularen bearbeiten - Trainerhinweise 3 Abschnitt 3.3 Übersicht über wichtige Datentypen (S. 28 und S. 29) Weisen Sie darauf hin, dass im Kursbuch die Bezeichnungen "Felddatentypen" und "Datentypen" synonym verwendet werden. Mithilfe der Folie 14 können Sie die wichtigsten Datentypen erläutern und mit der Folie 15 einige Beispiele zeigen. Abschnitt 3.4 Daten in ein Formular eingeben (S. 30 und S. 31) Am Ende des Abschnitts können Sie das Handout H1_Tasten Formularansicht an Ihre Teilnehmer austeilen. Es enthält nützliche Tastenkombinationen zum Eingeben und Bearbeiten von Daten in Formularen. Abschnitt 3.5 Besonderheiten bei der Dateneingabe (S. 31) Erläutern Sie Ihren Teilnehmern, dass der Datenbankentwickler für jedes Feld bestimmen kann, ob eine Dateneingabe möglich, zwingend notwendig oder freigestellt ist. Auch kann jedes Feld ein festgelegtes Eingabeformat oder auch Formatierungsregeln besitzen. Um mit den Teilnehmern die Dateneingabe zu üben, können Sie das Arbeitsblatt A1_Daten eingeben austeilen. Abschnitt 3.6 Hinweise zur AutoKorrektur (S. 32 und S. 33) Anhand der Folie 16 können Sie die prinzipielle Funktion der AutoKorrektur erläutern. Abschnitt 3.7 Hinweise zur Rechtschreibprüfung (S. 34 und S. 35) Mithilfe der Folie 17 können Sie die prinzipielle Funktion der Rechtschreibprüfung erklären. Ergänzend zum Kursbuch können Sie noch folgende Informationen weitergeben: Die Rechtschreibprüfung kann keine grammatikalischen Fehler (wie z. B. Des betrieblichen Anlagen anstelle von Die betrieblichen Anlagen) oder inhaltlichen Fehler finden (wie z. B. Stranddekoration anstelle von Standdekoration). Das Hinzufügen von Wörtern, Begriffen, Personennamen etc. zum persönlichen Benutzerwörterbuch ist möglich. Dieses steht global in allen Microsoft-Office-Programmen zur Verfügung. Einstellungen zur Rechtschreibprüfung sind über das Register DATEI, Schaltfläche OPTIO- NEN, Kategorie DOKUMENTPRÜFUNG, Bereich BEI DER RECHTSCHREIBKORREKTUR IN MICROSOFT OFFICE-PROGRAMMEN möglich. Die Einstellungen zur Rechtschreibprüfung sowie zur AutoKorrektur gelten für alle Microsoft-Office-Programme. HERDT-Verlag III-2

4 3 Access Grundlagen für Anwender 3 Daten in Formularen bearbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie in einem Formular zwischen den einzelnen Datensätzen navigieren was Felddatentypen sind wie Sie einen neuen Datensatz in einem Formular anlegen wie Sie die Felder eines Formulars ausfüllen wie Sie die AutoKorrektur-Funktion und die Rechtschreibprüfung nutzen wie Sie Daten eines Formulars bearbeiten und löschen Voraussetzungen Objekte einer Datenbank kennen Mit dem Navigationsbereich arbeiten 3.1 Grundlagen zu Formularen Wozu dienen Formulare? 12, 13 Ein Formular stellt die Informationen einer oder mehrerer Tabellen dar. In der Regel wird jeder Datensatz einzeln angezeigt, die Informationen des Datensatzes sind auf einzelne Felder verteilt. Mit einem Formular können die Datensätze einer Tabelle übersichtlich angezeigt und einfach bearbeitet werden. Formulare unterstützen verschiedene Formatierungen der Daten in Schrift und Farbe, das Einbinden von Grafiken und vieles mehr. Formulare sind, je nach Aufgabe, vom Datenbankentwickler unterschiedlich gestaltet. Die Dateneingabe kann z. B. durch verschiedene Hilfsmittel wie Listenfelder, Optionsfelder und Kontrollfelder vereinfacht werden. Darüber hinaus ist es möglich, Schaltflächen in Formulare einzubinden, über die bestimmte Aktionen schnell durchgeführt werden können (z. B. einen Datensatz drucken). Titel Datum Grafik Feld Beispiel für die Gestaltung eines Formulars (Beispieldatenbank "Kontaktverwaltung") 26 HERDT-Verlag

5 Daten in Formularen bearbeiten Daten eines Formulars anzeigen Formular öffnen Öffnen Sie die Beispieldatenbank Kontaktverwaltung. Klicken Sie im Startformular auf die Schaltfläche Kontaktpersonen anzeigen/eingeben. oder Klicken Sie im Navigationsbereich in der Gruppe FORMULARE doppelt auf das Formular Kontaktpersonen. Das Formular Kontaktpersonen, über das Sie die Datensätze der Tabelle Kontaktpersonen anzeigen und bearbeiten können, wird geöffnet. In den entsprechenden Feldern wurden Informationen zu einem bestimmten Reiseveranstalter (z. B. der Vorname und Name der Kontaktperson, der Firmenname und die Adresse) erfasst. Navigationsschaltflächen Das Formular "Kontaktpersonen"(Beispieldatenbank "Kontaktverwaltung") Standardmäßig werden nach dem Öffnen eines Formulars die Felder des ersten Datensatzes der Tabelle eingeblendet, auf der das Formular basiert. HERDT-Verlag 27

6 3 Access Grundlagen für Anwender Zwischen den einzelnen Datensätzen eines Formulars Am unteren Rand eines Formulars befinden sich die sogenannten Navigationsschaltflächen. Mit diesen Schaltflächen können Sie zwischen den einzelnen Datensätzen oder ein leeres Formular anzeigen, um einen neuen Datensatz einzugeben. Gewünschte Aktion Zum ersten Datensatz Zum vorherigen Datensatz Zum nächsten Datensatz Zum letzten Datensatz Navigationsschaltfläche Sie können ebenfalls zwischen den einzelnen Datensätzen, indem Sie im Register START in der Gruppe SUCHEN auf die Schaltfläche klicken und in der anschließend geöffneten Liste den gewünschten Eintrag wählen. Zu einem bestimmten Datensatz Klicken Sie im Bereich der Navigationsschaltflächen in das Feld mit der aktuellen Datensatznummer und markieren Sie den aktuellen Eintrag. Geben Sie die Nummer des Datensatzes, z. B. 15, ein, zu dem Sie wollen. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste. Wenn Sie eine nicht vorhandene Datensatznummer eingeben, erscheint eine Fehlermeldung. Nachdem Sie diese mit OK bestätigt haben, können Sie eine neue Datensatznummer eingeben. 3.3 Felddatentypen in einem Formular Was versteht man unter Felddatentypen? Jedes Feld einer Tabelle - und damit auch jedes Feld des Formulars, das auf der entsprechenden Tabelle basiert - besitzt einen bestimmten Felddatentyp (bzw. Datentyp). Der Felddatentyp legt fest, welche Daten (z. B. Text oder Zahlen) eingegeben werden können und wie diese Daten angezeigt werden. Sie können deshalb in den einzelnen Feldern einer Tabelle bzw. eines Formulars nur Eingaben tätigen, die den zugewiesenen Felddatentypen entsprechen. So lässt sich beispielsweise in einem Feld des Felddatentyps ZAHL kein Text eingeben. 28 HERDT-Verlag

7 Daten in Formularen bearbeiten 3 Übersicht wichtiger Felddatentypen Access bietet unter anderem folgende Felddatentypen: Felddatentyp Beschreibung AUTOWERT TEXT ZAHL JA/NEIN HYPERLINK Spezielles numerisches Feld. Die angezeigte Nummer wird für jeden neuen Datensatz automatisch angelegt. Sie wird nur einmal vergeben und kann nicht verändert oder gelöscht werden. Eingabe von Text, Sonderzeichen und Zahlen möglich. Sie können in Feldern, denen dieser Felddatentyp zugewiesen wurde, maximal 255 Zeichen eintragen. Nur Eingabe von Zahlen möglich. Sie dürfen in den entsprechenden Feldern jedoch keine Null als erste Ziffer eingeben. Darstellung durch ein Kontrollfeld. Haken bedeutet "Ja", kein Haken bedeutet "Nein". Ein Hyperlink stellt einen Verweis auf ein Sprungziel (Internetadresse oder Datei) dar, zu dem Sie, wenn Sie das Feld mit dem Hyperlink anklicken. DATUM/UHRZEIT Eingabe von Datums- oder Zeitangaben. Sie können Datums- bzw. Uhrzeiteingaben meist auf verschiedene Art und Weise vornehmen. Anschließend wird das Datum bzw. die Uhrzeit automatisch in das vom Datenbankentwickler festgelegte Format (beispielsweise bzw. 13:15:00) umgewandelt. MEMO WÄHRUNG BERECHNET Beliebige Eingabe von Text und Zahlen (maximal Zeichen). Innerhalb eines Memofeldes können Sie mit der Tastenkombination S Ü einen Zeilenumbruch erzeugen. Eingabe von Zahlen. Sie können Währungsbeträge in der Regel auf unterschiedliche Art und Weise eingeben. Anschließend wird die Eingabe automatisch in das vom Datenbankentwickler festgelegte Währungsformat (z. B ,00 ) umgewandelt. Ergebnis einer Berechnung. Dieser Felddatentyp wurde in Access 2010 neu eingeführt. Ein berechnetes Feld enthält eine Formel, die sich auf andere Felder derselben Tabelle bezieht und das Ergebnis der Berechnung anzeigt. Beispiel D oder ISBN oder oder Finkenweg ,78 oder 3.456,78 oder c:/korrespondenz/versicherung.docx 15/2/10 oder oder oder 13: oder oder 3456,00 Frau Brunner Formel: [Anrede] & "" & [Nachname] 14, 15 Weitere Informationen zu Felddatentypen finden Sie in Abschnitt HERDT-Verlag 29