Administration Institution

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2 Inhaltsverzeichnis Administration Institution Kurzanleitung für den Institutions-Administrator...4 Institution...5 Eigenschaften editieren...5 Basisfunktionen...6 Passwort ändern...6 Quotenverwaltung...6 Lehrpersonen...7 Neue Lehrperson anlegen...7 Liste der Lehrpersonen importieren...8 Zuordnungen verwalten...9 Angezeigte Zuordnung...10 Rechte in dieser Institution...10 Basisfunktionen...11 Zuordnung ändern...11 Passwort ändern...12 Quotenverwaltung...12 Löschen...12 Liste exportieren...13 Lernende...14 Neue/n Lernende/n anlegen...14 Liste der Lernenden importieren...15 Zuordnungen verwalten...16 Angezeigte Zuordnung...17 Rechte in dieser Institution...17 Basisfunktionen...18 Zuordnung ändern...18 Passwort ändern...19 Quotenverwaltung...19 Löschen...19 Liste exportieren...20 Externe...21 Externes Mitglied hinzufügen...21 Externe Mitgliederliste importieren...22 Rechte in dieser Institution...22 Löschen...23 Liste exportieren...23 Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 2

3 Gruppen...24 Neue Gruppe anlegen...24 Zuordnungen verwalten...25 Angezeigte Zuordnung...26 Eigenschaften editieren...26 Basisfunktionen...26 Zuordnung ändern...27 Passwort ändern...27 Quotenverwaltung...28 Moderator festlegen...28 Mitgliederliste...28 Mitglied hinzufügen...31 Mitgliederliste importieren...31 Löschen...32 Liste exportieren...32 Klassen...33 Neue Klasse anlegen...33 Zuordnungen verwalten...34 Angezeigte Zuordnung...35 Eigenschaften editieren...35 Basisfunktionen...35 Zuordnung ändern...36 Passwort ändern...36 Quotenverwaltung...37 Moderator festlegen...37 Mitgliederliste...37 Mitglied hinzufügen...40 Mitgliederliste importieren...40 Löschen...41 Liste exportieren...41 Direktzugriff...42 Anhang...43 Profil bearbeiten...43 Stundenplan...44 Mailservice...45 Weitere Empfehlungen...45 Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 3

4 Administration Institution Kurzanleitung für den Institutions-Administrator (1) Loggen Sie sich ein und klicken Sie auf den Reiter Institution. (2) Danach klicken Sie links im Menü auf Administration. Sie sind nun im Administrationsbereich Ihrer Institution, der sich in folgende sieben Bereiche (3) unterteilt: Institution, Lehrpersonen, Lernende, Externe, Gruppen, Klassen, Direktzugriff. Zwischen diesen Administrationsbereichen können Sie jederzeit wechseln. Der aktuell ausgewählte Bereich wird in roter Schrift hervorgehoben. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 4

5 Institution Die erste Ansicht ist der Administrationsbereich Institution. Hier sehen Sie unter Funktion vier Icons sowie den Institutionsnamen (mit -Adresse) und die Beschreibung der Institution. Zum Editieren der Institutionseigenschaften, Festlegen der Basisfunktionen, Änderung des Passwortes und zur Quotenverwaltung klicken Sie auf das entsprechende Icon. Eigenschaften editieren Hier können Sie verschiedene Eigenschaften Ihrer Institution editieren bzw. ansehen. Unter Institutionsname wird der Login, d.h. die vollständige E- Mail-Adresse, Ihrer Institution angezeigt. Diese setzt sich bei Institutionen aus "info" und der Domain der Institution zusammen. Der Institutionsname kann nicht verändert werden. Tragen Sie im Textfeld Angezeigter Institutionsname den Namen Ihrer Institution ein. Dabei können Sie auch Leerzeichen verwenden 20 Zeichen sollten aber nicht überschritten werden. Der Name, den Sie hier eingeben, erscheint auf allen Seiten Ihrer Institution und links im Menü. Beachten Sie, dass wenn Sie dieses Textfeld nicht ausfüllen, die vollständige -Adresse Ihrer Institution, angezeigt wird. Unter Beschreibung sollten Sie kurze Informationen zu Ihrer Institution wie die Hausanschrift und/oder Postadresse eingeben. Sichern Sie anschliessend Ihre Eingaben indem Sie auf den Button Daten speichern klicken. (Weiterführende Informationen finden Sie im Anhang unter Profil bearbeiten.) Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 5

6 Basisfunktionen Hier bestimmen Sie die individuellen Basisfunktionen Ihrer Institution, mit denen Sie festlegen welche Funktionen Sie den Mitgliedern Ihrer Institution maximal zuweisen können. Unter "Basisfunktionen von" sehen Sie mit dem Namen (z.b. Musterschule) und der -Adresse (z.b. Angaben zu Ihrer Institution, auf die sich die Basisfunktionen beziehen. Zum Einschalten einer Funktion klicken Sie die jeweilige Checkbox an und aktivieren sie. Bestimmte Funktionen sind bereits voreingestellt. Ihre Auswahl kann aber jederzeit geändert werden. Nach Eingabe der Basisfunktionen klicken Sie auf Speichern. Passwort ändern Das Passwort wird in einer Institution benötigt, um den Mailservice mit externen Tools, d.h. mit einem eigenen -Programm, abzurufen und um Dateien via FTP hochzuladen. Wenn Sie das Passwort ändern wollen, geben Sie im Textfeld Passwort das neue Passwort ein und klicken Sie auf den Button Speichern. Hinweis: Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Ist kein Passwort gesetzt, werden Mailservice und FTP-Service deaktiviert. Quotenverwaltung In der Quotenverwaltung legen Sie fest wie viel Speicherplatz (in Kilobyte) Ihre Institution im Mailservice (Mail-Quote), im Webspace (Web-Quote) und in der Dateiablage (Datei-Quote) zur Verfügung hat. In Klammern stehen die jeweiligen Maximalwerte, die vom System- Administrator eingegeben werden. Nachdem Sie die Werte verändert haben, klicken Sie auf Speichern. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 6

7 Lehrpersonen Klicken Sie auf den Reiter Lehrpersonen, gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Hier sehen Sie unter Funktion sechs Icons sowie den Login (= - Adresse) und den Namen der jeweiligen Lehrperson. Die übersichtliche Liste umfasst eine Zeile pro Lehrperson. Möchten Sie eine neue Lehrperson anlegen oder eine Liste der Lehrpersonen importieren, klicken Sie auf die gleichnamigen Textlinks in dem rot unterlegten Balken. Zum Anlegen bzw. Verwalten von Zuordnungen, gehen Sie entsprechend vor. Über die Auswahlbox Angezeigte Zuordnung können Sie sich die Lehrpersonen jeweils nach den verschiedenen Zuordnungskriterien anzeigen lassen. Über die Icons kommen Sie zu den Funktionen Rechte in dieser Institution und den Basisfunktionen der jeweiligen Lehrperson. Ausserdem können Sie hier nach Klicken auf das entsprechende Icon Zuordnung und Passwort ändern sowie die Quoten verwalten. Auch das Löschen von Lehrpersonen ist hier möglich. Einige dieser Funktionen können Sie auch für mehrere Lehrpersonen gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Lehrpersonen über die Checkboxen, klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Sie haben zwei Möglichkeiten, um Accounts für Lehrpersonen anzulegen: Über Neue Lehrperson anlegen, legen Sie neue Lehrpersonen im Einzelmodus an. Sie haben aber auch die Möglichkeit mehrere Lehrpersonen in Listenform, d.h. gleichzeitig anzulegen (Liste der Lehrpersonen importieren). Neue Lehrperson anlegen Hier können Sie einzelne, neue Lehrpersonen anlegen. Fügen Sie nacheinander den Usernamen, den vollständigen Namen der Person sowie zweimal das Passwort ein und wählen Sie bei Bedarf eine Zuordnung aus. Der Username darf nur Buchstaben, Ziffern und Punkte (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 7

8 Username und Domain der Institution die -Adresse des Benutzers die auch der Login ist zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Username nicht mehr verändert werden. Beim Namen können Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt werden. 20 Zeichen sollten aber nicht überschritten werden. Geben Sie dann das Passwort ein und wiederholen Sie es im dafür vorgesehenen Textfeld noch einmal. Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Das Passwort benötigt der User für seinen Login, das Abrufen seiner s über ein eigenes -Programm und das Hochladen von Dateien via FTP. Unter Zuordnung können Sie Ordnungskriterien auswählen. Diese müssen zuvor von Ihnen unter Zuordnungen verwalten festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Wählen Sie keine Zuordnung aus, wird das vom System voreingestellte Ordnungskriterium Keine Zuordnung ausgewählt. Die Zuordnung dient lediglich der strukturierten Übersicht des Institutions-Administrators im jeweiligen Administrationsbereich. Speichern Sie anschliessend Ihre Eingabe. Liste der Lehrpersonen importieren Hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Lehrpersonen in Listenform und somit auf einmal zu importieren. Dabei können Sie auch auf eine bestehende Excel- Tabelle zurückgreifen, die Sie nur kopieren und im Textfeld einfügen müssen. Dazu geben Sie jeweils getrennt durch ein Leerzeichen, Komma oder Semikolon den Usernamen, das Passwort und den Namen der Personen ein (Reihenfolge bitte beachten!). Jeder User muss dabei mit seinen entsprechenden Angaben in einer eigenen Zeile stehen. Die vorgegebene Reihenfolge lautet: Username Passwort Name Beispiel: peter.mueller blau Peter Müller joerg.meier rot Jörg Meier Der Username darf nur Buchstaben, Ziffern und Punkte (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Username und Domain der Institution die -Adresse des Benutzers die auch der Login ist zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Username nicht mehr verändert werden. Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Das Passwort benötigt der User für seinen Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 8

9 Login, das Abrufen seiner s über ein eigenes -Programm und das Hochladen von Dateien via FTP. Beim Namen können Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt werden. Aus der Auswahlbox können Sie eine Zuordnung für Ihre Liste auswählen. Dabei bekommen alle neuen Benutzer, die Sie über die Liste eingeben, die gleiche Zuordnung zugewiesen. Die Zuordnungen müssen zuvor unter Zuordnungen verwalten festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Klicken Sie anschliessend auf Importieren. Danach sehen Sie oberhalb des Textfeldes eine Liste der soeben angelegten Lehrpersonen. Bleiben im Textfeld Einträge stehen, sind die angegebenen Usernamen bereits vergeben (siehe auch Hinweis über dem Textfeld). Ändern Sie die Usernamen entsprechend ab und klicken Sie erneut auf Importieren. Hinweis: Die Anzahl der importierten User sollte bei einem Vorgang 100 nicht überschreiten. Zuordnungen verwalten Hier haben Sie die Möglichkeit, je nach Grösse Ihrer Institution, bestimmte Zuordnungen, wie beispielsweise eine Unterteilung in männliche und weibliche Lehrpersonen oder auch eine Extra- Rubrik für Referendare, festzulegen. Nachdem Sie die erste Zuordnung im Textfeld Neue Zuordnung eingetragen haben, klicken Sie auf den Button Neue Zuordnung erstellen. Darauf erscheint Ihre Zuordnung in der Übersicht des Pop-up-Fensters und Sie können mit der Eingabe der nächsten Zuordnung fortfahren. Ihre Zuordnungen sind jederzeit beliebig editier- und erweiterbar. Möchten Sie eine unbenutzte Zuordnung löschen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und klicken Sie auf den Button Änderungen speichern, markierte Einträge löschen. Um die Bezeichnung einer Zuordnung zu ändern, schreiben Sie Ihre Änderungen in das vorhandene Textfeld und betätigen Sie den Button Änderungen speichern, markierte Einträge löschen. Die Zuordnungen sind im Administrationsbereichen Lehrpersonen über eine Auswahlbox auswählbar. Die verschiedenen Lehrpersonen können dadurch den Kategorien einfach zugeordnet werden. Die Zuordnung dient lediglich der strukturierten Übersicht des Institutions- Administrators im jeweiligen Administrationsbereich. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 9

10 Angezeigte Zuordnung Über die Auswahlbox können Sie sich die Lehrpersonen jeweils nach der unterschiedlichen Zuordnung anzeigen lassen. Die Standardanzeige stellt die nicht zugeordneten Lehrpersonen dar. Rechte in dieser Institution Hier werden für jede angelegte Lehrperson jeweils bezogen auf Ihre Institution individuelle Rechte festgelegt. Unter Mitglied steht der Name der Lehrperson und die -Adresse (Login). Weiterhin sehen Sie unter Bezogen auf Angaben zu Ihrer Institution. Alle Ihrer Institution maximal zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Rechteverwaltung untereinander aufgelistet. Befindet sich in der Spalte "Verfügbar" ein Häkchen, gehört sie zu den Basisfunktionen Ihrer Institution, die Sie im Administrationsbereich Institution eingestellt haben. Nur für diese Funktionen können Sie den Lehrpersonen verschiedene Nutzungsrechte zuweisen. Einige Funktionen sind bereits voreingestellt, können aber jederzeit editiert werden. Die Nutzungsrechte unterteilen sich der Reihe nach in Aus/Aktiv/Schreiben/Admin und können durch Anklicken der Radiobuttons zugewiesen werden. Klicken Sie auf Aus, steht der Lehrperson diese Funktion nicht zur Verfügung. Aktiv bedeutet, dass die Funktion bei der jeweiligen Lehrperson aktiviert, aber in manchen Fällen nur eingeschränkt nutzbar ist. Die Auswahl des Nutzungsrechts Aktiv kann je nach Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 10

11 Funktion unterschiedliche Auswirkungen haben teilweise kann der User die Funktion zwar sehen (z.b. Mitteilungen lesen), hat aber keine Schreibrechte. Um Schreibrechte zu erhalten, muss das Nutzungsrecht Schreiben aktiviert sein. Admin bedeutet, dass die Lehrperson die Rechte hat, die entsprechende Funktion zu administrieren (z.b. Mitteilungen löschen). Nach Zuweisung der Rechte klicken Sie auf Speichern und bestätigen somit die Eingaben. Funktion auf ausgewählte Lehrpersonen anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Rechte für mehrere Lehrpersonen, dass Sie in jeder Zeile ein Nutzungsrecht zuweisen. Eine nicht ausgefüllte Zeile ist gleichbedeutend, mit einem ausgewählten Aus. Basisfunktionen Hier bestimmen Sie die individuellen Basisfunktionen der jeweiligen Lehrperson. Unter Basisfunktionen versteht man die Funktionen, die der Lehrperson im Bereich Privat zur Verfügung stehen. Unter "Basisfunktionen von" sehen Sie mit Angabe des Namens (z.b. Maria Mustername) und der -Adresse (z.b. auf welches Mitglied Ihrer Institution sich die Basisfunktionen beziehen. Zum Einschalten einer Funktion klicken Sie die jeweilige Checkbox an und aktivieren sie. Bestimmte Funktionen sind bereits voreingestellt. Ihre Auswahl kann aber jederzeit geändert werden. Nach Eingabe der Basisfunktionen klicken Sie auf Speichern. Funktion auf ausgewählte Lehrpersonen anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Basisfunktionen für mehrere Lehrpersonen, dass Sie alle Funktionen aktivieren, die aktiv sein sollen. Eine nicht ausgefüllte Zeile deaktiviert die jeweilige Funktion. Zuordnung ändern Hier können Sie mit Hilfe der Auswahlbox die Zuordnung der Lehrpersonen jederzeit ändern. Die Zuordnungen müssen zuvor unter Zuordnungen verwalten festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 11

12 Um Änderungen durchzuführen, wählen Sie die neue Zuordnung aus und klicken Sie anschliessend auf den Button Speichern. Funktion auf ausgewählte Lehrpersonen anwenden: Die Zuordnungen können auch für mehrere Lehrpersonen gleichzeitig editiert werden. Passwort ändern Das Passwort benötigt eine Lehrperson für seinen Login, um den Mailservice mit externen Tools, d.h. mit einem eigenen -Programm, abzurufen und um Dateien via FTP hochzuladen. Wenn Sie das Passwort ändern wollen, geben Sie im Textfeld Passwort das neue Passwort ein und klicken Sie auf den Button Speichern. Hinweis: Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Ist kein Passwort gesetzt, werden Mailservice und FTP-Service deaktiviert. Quotenverwaltung In der Quotenverwaltung legen Sie fest wie viel Speicherplatz (in Kilobyte) eine Lehrperson im Mailservice (Mail-Quote), im Webspace (Web-Quote) und in der Dateiablage (Datei-Quote) zur Verfügung hat. In Klammern stehen die jeweiligen Maximalwerte, die vom System- Administrator eingegeben werden. Nachdem Sie die Werte verändert haben, klicken Sie auf Speichern. Funktion auf ausgewählte Lehrpersonen anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Quoten für mehrere Lehrpersonen, dass Sie in jedem Eingabefeld Angaben in Kilobyte (KB) eintragen. Ein nicht ausgefülltes Eingabefeld ist gleichbedeutend, mit 0 KB Speicherplatz. Löschen Über das "Papierkorb"-Icon wird die ausgewählte Lehrperson gelöscht. Zuvor erfolgt eine Sicherheitsabfrage, die bestätigt oder abgebrochen werden kann. Bestätigen Sie diese mit OK, dann wird die Lehrperson komplett mit allen Daten aus dem System gelöscht. Dazu gehören u.a. sein Mailservice inklusive aller s seine über die Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 12

13 Dateiablage auf dem Server abgelegten Dateien und sein Webspace. Der Lösch-Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Je nach Menge der abgelegten Daten kann der Löschvorgang einige Sekunden dauern. Funktion auf ausgewählte Lehrpersonen anwenden: Sie können auch mehrere Lehrpersonen gleichzeitig löschen. Liste exportieren Nachdem Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere Lehrpersonen ausgewählt haben, klicken Sie auf dieses Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up- Lehrpersonen anzeigen lassen, um diese anschliessend zu kopieren und Fenster, in dem Sie bestimmen können, welche Eigenschaften Sie sich von den ausgewählten exportieren. Unter Angezeigte Felder auswählen bestimmen Sie, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Liste anzeigen. Im Textfeld Ausgabe markieren Sie alle Zeilen (Strg+A), kopieren diese in die Zwischenablage (Strg+C) und fügen sie dann in das Zielprogramm ein (Strg+V). Auf diese Art und Weise können Sie z.b. einfach eine Tabelle von Benutzern in Excel kopieren. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 13

14 Lernende Klicken Sie auf den Reiter Lernende, gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Hier sehen Sie unter Funktion sechs Icons sowie den Login (= - Adresse) und den Namen der/des jeweiligen Lernenden. Die übersichtliche Liste umfasst eine Zeile pro Lernende/n. Möchten Sie eine/n neue/n Lernende/n anlegen oder eine Liste der Lernenden importieren, klicken Sie auf die gleichnamigen Textlinks in dem rot unterlegten Balken. Zum Anlegen bzw. Verwalten von Zuordnungen, gehen Sie entsprechend vor. Über die Auswahlbox Angezeigte Zuordnung können Sie sich die Lernenden jeweils nach den verschiedenen Zuordnungskriterien anzeigen lassen. Über die Icons kommen Sie zu den Funktionen Rechte in dieser Institution und den Basisfunktionen der/des jeweiligen Lernenden. Ausserdem können Sie hier nach Klicken auf das entsprechende Icon Zuordnung und Passwort ändern sowie die Quoten verwalten. Auch das Löschen von Lernenden ist hier möglich. Einige dieser Funktionen können Sie auch für mehrere Lernende gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Lernenden über die Checkboxen, klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Sie haben zwei Möglichkeiten, um Accounts für Lernende anzulegen: Über Neue/n Lernende/n anlegen, legen Sie neue Lernende im Einzelmodus an. Sie haben aber auch die Möglichkeit mehrere Lernende in Listenform, d.h. gleichzeitig anzulegen (Liste der Lernenden importieren). Neue/n Lernende/n anlegen Hier können Sie einzelne, neue Lernende anlegen. Fügen Sie nacheinander den Usernamen, den vollständigen Namen der Person sowie zweimal das Passwort ein und wählen Sie bei Bedarf eine Zuordnung aus. Der Username darf nur Buchstaben, Ziffern und Punkte (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 14

15 Username und Domain der Institution die -Adresse des Benutzers die auch der Login ist zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Username nicht mehr verändert werden. Beim Namen können Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt werden. 20 Zeichen sollten aber nicht überschritten werden. Geben Sie dann das Passwort ein und wiederholen Sie es im dafür vorgesehenen Textfeld noch einmal. Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Das Passwort benötigt der User für seinen Login, das Abrufen seiner s über ein eigenes -Programm und das Hochladen von Dateien via FTP. Unter Zuordnung können Sie Ordnungskriterien auswählen, wie beispielsweise eine Unterteilung in Schuljahrgänge. Diese müssen zuvor unter Zuordnungen verwalten festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Wählen Sie keine Zuordnung aus, wird das vom System voreingestellte Ordnungskriterium Keine Zuordnung ausgewählt. Die Zuordnung dient lediglich der strukturierten Übersicht des Institutions-Administrators im jeweiligen Administrationsbereich. Speichern Sie anschliessend Ihre Eingabe. Liste der Lernenden importieren Hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Lernende in Listenform und somit auf einmal zu importieren. Dabei können Sie auch auf eine bestehende Excel- Tabelle zurückgreifen, die Sie nur kopieren und im Textfeld einfügen müssen. Dazu geben Sie jeweils getrennt durch ein Leerzeichen, Komma oder Semikolon den Usernamen, das Passwort und den Namen der Personen ein (Reihenfolge bitte beachten!). Jeder User muss dabei mit seinen entsprechenden Angaben in einer eigenen Zeile stehen. Die vorgegebene Reihenfolge lautet: Username Passwort Name Beispiel: peter.mueller blau Peter Müller joerg.meier rot Jörg Meier Der Username darf nur Buchstaben, Ziffern und Punkte (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Username und Domain der Institution die -Adresse des Benutzers die auch der Login ist zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Username nicht mehr verändert werden. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 15

16 Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Das Passwort benötigt der User für seinen Login, das Abrufen seiner s über ein eigenes -Programm und das Hochladen von Dateien via FTP. Beim Namen können Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt werden. Aus der Auswahlbox können Sie eine Zuordnung (Ordnungskriterien wie beispielsweise Schuljahrgänge) für Ihre Liste auswählen. Dabei bekommen alle neuen Benutzer, die Sie über die Liste eingeben, die gleiche Zuordnung zugewiesen. Die Zuordnungen müssen zuvor unter Zuordnungen verwalten festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Klicken Sie anschliessend auf Importieren. Danach sehen Sie oberhalb des Textfeldes eine Liste der soeben angelegten Lernenden. Bleiben im Textfeld Einträge stehen, sind die angegebenen Usernamen bereits vergeben (siehe auch Hinweis über dem Textfeld). Ändern Sie die Usernamen entsprechend und klicken Sie erneut auf Importieren. Hinweis: Die Anzahl der importierten User sollte bei einem Vorgang 100 nicht überschreiten. Zuordnungen verwalten Hier haben Sie die Möglichkeit bestimmte Zuordnungen, wie beispielsweise eine Unterteilung in Schuljahrgänge, festzulegen. Die Zuordnungskriterien sollten gerade bei grossen mehrzügigen Schulen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Lernenden entsprechend ausdifferenziert sein. Überlegen Sie sich gründlich, bevor Sie anfangen Zuordnungen zu erstellen, nach welcher Strukturierung Sie vorgehen möchten bzw. welche Zuordnungskriterien für Ihre Institution die Sinnvollsten sind. Nachdem Sie die erste Zuordnung im Textfeld Neue Zuordnung eingetragen haben, klicken Sie auf den Button Neue Zuordnung erstellen. Darauf erscheint Ihre Zuordnung in der Übersicht des Pop-up-Fensters und Sie können mit der Eingabe der nächsten Zuordnung fortfahren. Ihre Zuordnungen sind jederzeit beliebig editier- und erweiterbar. Möchten Sie eine unbenutzte Zuordnung löschen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und klicken Sie auf den Button Änderungen speichern, markierte Einträge löschen. Um die Bezeichnung einer Zuordnung zu ändern, schreiben Sie Ihre Änderungen in das vorhandene Textfeld und betätigen Sie den Button Änderungen speichern, markierte Einträge löschen. Die Zuordnungen sind im Administrationsbereichen Lernende über eine Auswahlbox auswählbar. Die verschiedenen Lernenden können dadurch den Kategorien einfach zugeordnet werden. Die Zuordnung dient lediglich der strukturierten Übersicht des Institutions- Administrators im jeweiligen Administrationsbereich. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 16

17 Angezeigte Zuordnung Über die Auswahlbox können Sie sich die Lernenden jeweils nach der unterschiedlichen Zuordnung anzeigen lassen. Die Standardanzeige stellt die nicht zugeordneten Lernenden dar. Rechte in dieser Institution Hier werden für jede/n angelegte/n Lernende/n jeweils bezogen auf Ihre Institution individuelle Rechte festgelegt. Unter Mitglied steht der Name der/des Lernenden und die -Adresse (Login). Weiterhin sehen Sie unter Bezogen auf Angaben zu Ihrer Institution. Alle Ihrer Institution maximal zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Rechteverwaltung untereinander aufgelistet. Befindet sich in der Spalte "Verfügbar" ein Häkchen, gehört sie zu den Basisfunktionen Ihrer Institution, die Sie im Administrationsbereich Institution eingestellt haben. Nur für diese Funktionen können Sie den Lernenden verschiedene Nutzungsrechte zuweisen. Einige Funktionen sind bereits voreingestellt, können aber jederzeit editiert werden. Die Nutzungsrechte unterteilen sich der Reihe nach in Aus/Aktiv/Schreiben/Admin und können durch Anklicken der Radiobuttons zugewiesen werden. Klicken Sie auf Aus, steht der/dem Lernenden diese Funktion nicht zur Verfügung. Aktiv bedeutet, dass die Funktion bei der/dem jeweiligen Lernenden aktiviert, aber in manchen Fällen nur eingeschränkt nutzbar ist. Die Auswahl des Nutzungsrechts Aktiv kann je nach Funktion unterschiedliche Auswirkungen haben teilweise kann der User die Funktion zwar sehen (z.b. Mitteilungen lesen), hat aber keine Schreibrechte. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 17

18 Um Schreibrechte zu erhalten, muss das Nutzungsrecht Schreiben aktiviert sein. Admin bedeutet, dass die/der Lernende die Rechte hat, die entsprechende Funktion zu administrieren (z.b. Mitteilungen löschen). Nach Zuweisung der Rechte klicken Sie auf Speichern und bestätigen somit die Eingaben. Funktion auf ausgewählte Lernende anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Rechte für mehrere Lernende, dass Sie in jeder Zeile ein Nutzungsrecht zuweisen. Eine nicht ausgefüllte Zeile ist gleichbedeutend, mit einem ausgewählten Aus. Basisfunktionen Hier bestimmen Sie die individuellen Basisfunktionen der/des jeweiligen Lernenden. Unter Basisfunktionen versteht man die Funktionen, die der/dem Lernenden im Bereich Privat zur Verfügung stehen. Unter "Basisfunktionen von" sehen Sie mit Angabe des Namens (z.b. Maria Mustername) und der -Adresse (z.b. auf welches Mitglied Ihrer Institution sich die Basisfunktionen beziehen. Zum Einschalten einer Funktion klicken Sie die jeweilige Checkbox an und aktivieren sie. Bestimmte Funktionen sind bereits voreingestellt. Ihre Auswahl kann aber jederzeit geändert werden. Nach Eingabe der Basisfunktionen klicken Sie auf Speichern. Funktion auf ausgewählte Lernende anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Basisfunktionen für mehrere Lernende, dass Sie alle Funktionen aktivieren, die aktiv sein sollen. Eine nicht ausgefüllte Zeile deaktiviert die jeweilige Funktion. Zuordnung ändern Hier können Sie mit Hilfe der Auswahlbox die Zuordnung der/des Lernenden jederzeit ändern. Die Zuordnungen müssen zuvor unter Zuordnungen verwalten festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Um Änderungen durchzuführen, wählen Sie die neue Zuordnung aus und klicken Sie anschliessend auf den Button Speichern. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 18

19 Funktion auf ausgewählte Lernende anwenden: Die Zuordnungen können auch für mehrere Lernende gleichzeitig editiert werden. Passwort ändern Das Passwort benötigt ein/e Lernende/r für ihren/seinen Login, um den Mailservice mit externen Tools, d.h. mit einem eigenen -Programm, abzurufen und um Dateien via FTP hochzuladen. Wenn Sie das Passwort ändern wollen, geben Sie im Textfeld Passwort das neue Passwort ein und klicken Sie auf den Button Speichern. Hinweis: Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Ist kein Passwort gesetzt, werden Mailservice und FTP-Service deaktiviert. Quotenverwaltung In der Quotenverwaltung legen Sie fest wie viel Speicherplatz (in Kilobyte) ein/e Lernende/r im Mailservice (Mail-Quote), im Webspace (Web-Quote) und in der Dateiablage (Datei-Quote) zur Verfügung hat. In Klammern stehen die jeweiligen Maximalwerte, die vom System- Administrator eingegeben werden. Nachdem Sie die Werte verändert haben, klicken Sie auf Speichern. Funktion auf ausgewählte Lernende anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Quoten für mehrere Lernende, dass Sie in jedem Eingabefeld Angaben in Kilobyte (KB) eintragen. Ein nicht ausgefülltes Eingabefeld ist gleichbedeutend, mit 0 KB Speicherplatz. Löschen Über das "Papierkorb"-Icon wird die/der ausgewählte Lernende gelöscht. Zuvor erfolgt eine Sicherheitsabfrage, die bestätigt oder abgebrochen werden kann. Bestätigen Sie diese mit OK, dann wird die/der Lernende komplett mit allen Daten aus dem System gelöscht. Dazu gehören u.a. ihr/sein Mailservice inklusive aller s ihre/seine über die Dateiablage auf dem Server abgelegten Dateien und ihr/sein Webspace. Der Lösch-Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Je nach Menge der abgelegten Daten kann der Löschvorgang einige Sekunden dauern. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 19

20 Funktion auf ausgewählte Lernende anwenden: Sie können auch mehrere Lernende gleichzeitig löschen. Liste exportieren Nachdem Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere Lernende ausgewählt haben, klicken Sie auf dieses Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie bestimmen können, welche Eigenschaften Sie sich von den ausgewählten Lernenden anzeigen lassen, um diese anschliessend zu kopieren und exportieren. Unter Angezeigte Felder auswählen bestimmen Sie, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Liste anzeigen. Im Textfeld Ausgabe markieren Sie alle Zeilen (Strg+A), kopieren diese in die Zwischenablage (Strg+C) und fügen sie dann in das Zielprogramm ein (Strg+V). Auf diese Art und Weise können Sie z.b. einfach eine Tabelle von Benutzern in Excel kopieren. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 20

21 Externe Klicken Sie auf den Reiter Externe, gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Externe Mitglieder sind Mitglieder, die in einer anderen Institution bereits angemeldet sind. Hier sehen Sie unter Funktion zwei Icons sowie den Login (= -Adresse) und den Namen des jeweiligen externen Mitglieds. Die übersichtliche Liste umfasst eine Zeile pro Externe/n. Möchten Sie ein externes Mitglied hinzufügen oder eine externe Mitgliederliste importieren, klicken Sie auf die gleichnamigen Textlinks in dem rot unterlegten Balken. Über das erste Icon kommen Sie zu der Funktionen Rechte in dieser Institution des jeweiligen externen Mitglieds. Ausserdem können Sie hier nach Klicken auf das entsprechende Icon externe Mitglieder auch Löschen. Einige dieser Funktionen können Sie auch für externe Mitglieder gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Externen über die Checkboxen, klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Sie haben zwei Möglichkeiten, um Accounts für Externe anzulegen: Über Externes Mitglied hinzufügen, legen Sie Externe im Einzelmodus an. Sie haben aber auch die Möglichkeit mehrere Externe in Listenform, d.h. gleichzeitig anzulegen (Externe Mitgliederliste importieren). Externes Mitglied hinzufügen Hier können Sie einzelne, externe Mitglieder Ihrer Institution hinzufügen. Externe Mitglieder sind Mitglieder, die in einer anderen Institution bereits angemeldet sind. Tragen Sie dazu den vollständigen Login (= -Adresse) in das Textfeld ein und klicken Sie anschliessend auf den Button Hinzufügen. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 21

22 Externe Mitgliederliste importieren Hier haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe einer Liste mehrere externe Mitglieder, d.h. Mitglieder einer anderen Institution, auf einmal Ihrer Institution hinzuzufügen. Tragen Sie dazu die vollständigen Logins (= - Adressen) untereinander in das Textfeld ein und klicken Sie anschliessend auf den Button Importieren. Rechte in dieser Institution Hier werden für jedes externe Mitglied jeweils bezogen auf Ihre Institution individuelle Rechte festgelegt. Unter Mitglied steht der Name des externen Mitglieds und die -Adresse (Login). Weiterhin sehen Sie unter Bezogen auf Angaben zu Ihrer Institution. Alle Ihrer Institution maximal zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Rechteverwaltung untereinander aufgelistet. Befindet sich in der Spalte "Verfügbar" ein Häkchen, gehört sie zu den Basisfunktionen Ihrer Institution, die Sie im Administrationsbereich Institution eingestellt haben. Nur für diese Funktionen können Sie den Externen verschiedene Nutzungsrechte zuweisen. Einige Funktionen sind bereits voreingestellt, können aber jederzeit editiert werden. Die Nutzungsrechte unterteilen sich der Reihe nach in Aus/Aktiv/Schreiben/Admin und können durch Anklicken der Radiobuttons zugewiesen werden. Klicken Sie auf Aus, steht dem externen Mitglied diese Funktion nicht zur Verfügung. Aktiv bedeutet, dass die Funktion bei dem jeweiligen Externen aktiviert, aber in manchen Fällen nur eingeschränkt nutzbar ist. Die Auswahl des Nutzungsrechts Aktiv kann je nach Funktion unterschiedliche Auswirkungen haben teilweise kann der User die Funktion zwar sehen (z.b. Mitteilungen lesen), hat aber keine Schreibrechte. Um Schreibrechte zu erhalten, muss das Nutzungsrecht Schreiben aktiviert sein. Admin bedeutet, dass das externe Mitglied die Rechte hat, die entsprechende Funktion zu administrieren (z.b. Mitteilungen löschen). Nach Zuweisung der Rechte klicken Sie auf Speichern und bestätigen somit die Eingaben. Die Rechte können jederzeit geändert werden. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 22

23 Funktion auf ausgewählte Externe anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Rechte für mehrere externe Mitglieder, dass Sie in jeder Zeile ein Nutzungsrecht zuweisen. Eine nicht ausgefüllte Zeile ist gleichbedeutend, mit einem ausgewählten Aus. Löschen Über das "Papierkorb"-Icon wird das ausgewählte externe Mitglied aus Ihrer Institution entfernt. Zuvor erfolgt eine Sicherheitsabfrage, die bestätigt oder abgebrochen werden kann. Bestätigen Sie diese mit OK, dann wird das externe Mitglied aus Ihrer Institution entfernt. Funktion auf ausgewählte Externe anwenden: Sie können auch mehrere externe Mitglieder gleichzeitig entfernen. Liste exportieren Nachdem Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere Externe ausgewählt haben, klicken Sie auf dieses Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie bestimmen können, welche Eigenschaften Sie sich von den Externe anzeigen lassen, um diese anschliessend zu kopieren und exportieren. Unter Angezeigte Felder auswählen bestimmen Sie, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins und/oder den Namen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Liste anzeigen. Im Textfeld Ausgabe markieren Sie alle Zeilen (Strg+A), kopieren diese in die Zwischenablage (Strg+C) und fügen sie dann in das Zielprogramm ein (Strg+V). Auf diese Art und Weise können Sie z.b. einfach eine Tabelle von Benutzern in Excel kopieren. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 23

24 Gruppen Klicken Sie auf den Reiter Gruppen, gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Hier sehen Sie unter Funktion zehn Icons sowie den Gruppennamen (mit -Adresse) und den Namen des Moderators (mit -Adresse) der jeweiligen virtuellen Gruppe. Die übersichtliche Liste umfasst eine Zeile pro Gruppe. Möchten Sie eine neue Gruppe anlegen oder Ihre Zuordnungen verwalten, klicken Sie auf die gleichnamigen Textlinks in dem rot unterlegten Balken. Über die Auswahlbox Angezeigte Zuordnung können Sie sich die Gruppen jeweils nach den verschiedenen Zuordnungskriterien anzeigen lassen. Über die Icons kommen Sie zu den Funktionen Gruppeneigenschaften editieren und den Basisfunktionen der jeweiligen Gruppe. Ausserdem können Sie hier nach Klicken auf das entsprechende Icon Zuordnung und Passwort ändern sowie die Quoten verwalten und den Moderator festlegen. Auch das Einsehen und Editieren der Mitgliederliste, das Hinzufügen von Mitgliedern einzeln oder per Import einer Mitgliederliste und das Löschen von Gruppen ist hier möglich. Einige dieser Funktionen können Sie auch für mehrere Gruppen gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Gruppen über die Checkboxen, klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Neue Gruppe anlegen Hier können Sie neue Gruppen anlegen. Fügen Sie nacheinander den Gruppennamen sowie den angezeigten Gruppennamen ein und wählen Sie bei Bedarf eine Zuordnung aus. Der Gruppenname darf nur Buchstaben, Ziffern und Punkte (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus dem Gruppennamen und der Domain der Institution die -Adresse einer Gruppe zusammensetzt (z.b. Im Nachhinein kann der Gruppenname nicht mehr verändert werden. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 24

25 Beim angezeigten Gruppennamen können Leerzeichen verwendet werden. 20 Zeichen sollten aber nicht überschritten werden. Der Name, den Sie hier eingeben, erscheint auf allen Seiten Ihrer Gruppe und links im Menü. Beachten Sie, dass wenn Sie dieses Textfeld nicht ausfüllen, die vollständige -Adresse Ihrer Gruppe, angezeigt wird. Unter Zuordnung können Sie Ordnungskriterien auswählen, wie beispielsweise eine Unterteilung nach Themenschwerpunkten der Gruppen. Diese müssen zuvor unter Zuordnungen verwalten festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Wählen Sie keine Zuordnung aus, wird das vom System voreingestellte Ordnungskriterium Keine Zuordnung ausgewählt. Die Zuordnung dient lediglich der strukturierten Übersicht des Institutions-Administrators im jeweiligen Administrationsbereich. Speichern Sie anschliessend Ihre Eingabe. Zuordnungen verwalten Hier haben Sie die Möglichkeit bestimmte Zuordnungen, wie beispielsweise eine Unterteilung nach Themenschwerpunkten der Gruppen, festzulegen. Nachdem Sie die erste Zuordnung im Textfeld Neue Zuordnung eingetragen haben, klicken Sie auf den Button Neue Zuordnung erstellen. Darauf erscheint Ihre Zuordnung in der Übersicht des Pop-up-Fensters und Sie können mit der Eingabe der nächsten Zuordnung fortfahren. Ihre Zuordnungen sind jederzeit beliebig editier- und erweiterbar. Möchten Sie eine unbenutzte Zuordnung löschen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und klicken Sie auf den Button Änderungen speichern, markierte Einträge löschen. Um die Bezeichnung einer Zuordnung zu ändern, schreiben Sie Ihre Änderungen in das vorhandene Textfeld und betätigen Sie den Button Änderungen speichern, markierte Einträge löschen. Die Zuordnungen sind im Administrationsbereich Gruppen über eine Auswahlbox auswählbar. Die verschiedenen Gruppen Ihrer Institution können dadurch den Kategorien einfach zugeordnet werden. Die Zuordnung dient lediglich der strukturierten Übersicht des Institutions- Administrators im jeweiligen Administrationsbereich. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 25

26 Angezeigte Zuordnung Über die Auswahlbox können Sie sich die Gruppen jeweils nach der unterschiedlichen Zuordnung anzeigen lassen. Die Standardanzeige stellt die nicht zugeordneten Gruppen dar. Eigenschaften editieren Hier können Sie verschiedene Eigenschaften einer Gruppe editieren bzw. ansehen. Unter Gruppenname wird der Login, d.h. die vollständige - Adresse, einer Gruppe angezeigt. Diese setzt sich bei Gruppen aus dem Gruppennamen und der Domain der Institution zusammen. Der Gruppenname kann nicht verändert werden. Beim angezeigten Gruppennamen sollten Sie beachten, dass 20 Zeichen nicht überschritten werden. Leerzeichen dürfen hier verwendet werden. Der Name, den Sie hier eingeben, erscheint auf allen Seiten der Gruppe und links im Menü. Beachten Sie, dass wenn Sie dieses Textfeld nicht ausfüllen, die vollständige -Adresse der Gruppe, angezeigt wird. Unter Beschreibung können Sie kurze Informationen zur Gruppe eingeben. Sichern Sie anschliessend Ihre Eingaben indem Sie auf den Button Daten speichern klicken. Basisfunktionen Hier bestimmen Sie die individuellen Basisfunktionen der jeweiligen Gruppe, mit denen Sie festlegen welche Funktionen Sie den Mitgliedern der Gruppe maximal zuweisen können. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 26

27 Unter "Basisfunktionen von" sehen Sie mit Angabe des angezeigten Gruppennamens und der -Adresse (z.b. auf welche Gruppe Ihrer Institution sich die Basisfunktionen beziehen. Zum Einschalten einer Funktion klicken Sie die jeweilige Checkbox an und aktivieren sie. Bestimmte Funktionen sind bereits voreingestellt. Ihre Auswahl kann aber jederzeit geändert werden. Nach Eingabe der Basisfunktionen klicken Sie auf Speichern. Funktion auf ausgewählte Gruppen anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Basisfunktionen für mehrere Gruppen, dass Sie alle Funktionen aktivieren, die aktiv sein sollen. Eine nicht ausgefüllte Zeile deaktiviert die jeweilige Funktion. Zuordnung ändern Hier können Sie mit Hilfe der Auswahlbox die Zuordnung der Gruppe jederzeit ändern. Die Zuordnungen müssen zuvor unter Zuordnungen verwalten festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Um Änderungen durchzuführen, wählen Sie die neue Zuordnung aus und klicken Sie anschliessend auf den Button Speichern. Funktion auf ausgewählte Gruppen anwenden: Die Zuordnungen können auch für mehrere Gruppen gleichzeitig editiert werden. Passwort ändern Das Passwort wird in einer Gruppe benötigt, um den Mailservice mit externen Tools, d.h. mit einem eigenen -Programm, abzurufen und um Dateien via FTP hochzuladen. Ausserdem wird das Passwort bei der Anmeldung zu einer geschlossenen Gruppe als Zugangspasswort benötigt. Für eine offene Gruppe vergeben Sie kein Passwort. Wenn Sie das Passwort ändern wollen, geben Sie im Textfeld Passwort das neue Passwort ein und klicken Sie auf den Button Speichern. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 27

28 Hinweis: Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Ist kein Passwort gesetzt, werden Mailservice und FTP-Service deaktiviert. Quotenverwaltung In der Quotenverwaltung legen Sie fest wie viel Speicherplatz (in Kilobyte) eine Gruppe im Mailservice (Mail-Quote), im Webspace (Web-Quote) und in der Dateiablage (Datei-Quote) zur Verfügung hat. In Klammern stehen die jeweiligen Maximalwerte, die vom System- Administrator eingegeben werden. Nachdem Sie die Werte verändert haben, klicken Sie auf Speichern. Funktion auf ausgewählte Gruppen anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Quoten für mehrere Gruppen, dass Sie in jedem Eingabefeld Angaben in Kilobyte (KB) eintragen. Ein nicht ausgefülltes Eingabefeld ist gleichbedeutend, mit 0 KB Speicherplatz. Moderator festlegen Hier können Sie den Moderator einer Gruppe festlegen. Schreiben Sie dazu den Login ( -Adresse) des Moderators in das Textfeld und klicken Sie anschliessend auf Speichern. Bei der Festlegung des Moderators werden ihm automatisch Administrationsrechte vergeben. Soll der Moderator diese nicht haben, müssen Sie ihm die Administrationsrechte in der Rechteverwaltung manuell entziehen. Beachten Sie, dass bei der Änderung des Moderators dem vorherigen Moderator nicht automatisch die Administrationsrechte entzogen werden. Mitgliederliste (mit Liste exportieren / Löschen / Rechte in dieser Gruppe / Lernerfolgskontrolle) Über die Mitgliederliste eine automatische Auflistung aller Gruppenmitglieder können Sie die Rechte der Mitglieder ansehen und editieren, die Lernerfolgskontrolle abrufen sowie Mitglieder aus der Gruppe löschen. Mit Hilfe einer Liste können Sie sich diverse Eigenschaften der Gruppenmitglieder anzeigen lassen, um diese anschliessend zu kopieren. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 28

29 Einige dieser Funktionen können Sie auch für mehrere Gruppenmitglieder gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Gruppenmitglieder über die Checkboxen, klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Nachdem Sie im Pop-up-Fenster per Checkbox mehrere Gruppenmitglieder ausgewählt haben, klicken Sie auf dieses Icon. Es öffnet sich ein weiteres Pop-up-Fenster, in dem Sie bestimmen können, welche Eigenschaften Sie sich von den ausgewählten Gruppenmitgliedern anzeigen lassen, um diese anschliessend zu kopieren und exportieren. Unter Angezeigte Felder auswählen bestimmen Sie, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Liste anzeigen. Im Textfeld Ausgabe markieren Sie alle Zeilen (Strg+A), kopieren diese in die Zwischenablage (Strg+C) und fügen sie dann in das Zielprogramm ein (Strg+V). Auf diese Art und Weise können Sie z.b. einfach eine Tabelle von Gruppenmitgliedern in Excel kopieren. Über das "Papierkorb"-Icon wird das über die Checkbox ausgewählte Gruppenmitglied aus der Gruppe entfernt. Zuvor erfolgt eine Sicherheitsabfrage, die bestätigt oder abgebrochen werden kann. Bestätigen Sie diese mit OK, dann wird das Gruppenmitglied aus der Gruppe entfernt. Beim Löschen von Gruppenmitgliedern müssen Sie beachten, dass nur Gruppenmitglieder ohne Administrationsrechte aus der Mitgliederliste entfernt werden können. Funktion auf ausgewählte Mitglieder anwenden: Sie können auch mehrere Gruppenmitglieder gleichzeitig entfernen. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 29

30 Die Rechteverwaltung der einzelnen Gruppenmitglieder erfolgt über das Icon Rechte in dieser Gruppe. Hier werden für jedes eingetragene Mitglied bezogen auf die ausgewiesene Gruppe individuelle Rechte festgelegt. Alle der Gruppe maximal zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Rechteverwaltung untereinander aufgelistet. Befindet sich in der Spalte "Verfügbar" ein Häkchen, gehört sie zu den Basisfunktionen der Gruppe, die Sie selbst festgelegt haben. Nur für diese Funktionen können Sie dem User verschiedene Nutzungsrechte zuweisen. Die Nutzungsrechte unterteilen sich in Aus/Aktiv/Schreiben/Admin und können durch Anklicken der Radiobuttons zugewiesen werden: Klicken Sie auf Aus, steht dem User diese Funktion nicht zur Verfügung. Aktiv bedeutet, dass die Funktion bei dem jeweiligen Mitglied aktiviert, aber in manchen Fällen nur eingeschränkt nutzbar ist. Die Auswahl des Nutzungsrechts Aktiv kann je nach Funktion unterschiedliche Auswirkungen haben teilweise kann der User die Funktion zwar sehen (z.b. Mitteilungen lesen), hat aber keine Schreibrechte. Um Schreibrechte zu erhalten, muss das Nutzungsrecht Schreiben aktiviert sein. Admin bedeutet, dass das Gruppenmitglied die Rechte hat, die entsprechende Funktion zu administrieren (z.b. Mitteilungen löschen). Nach Zuweisung der Rechte klicken Sie auf Speichern. Funktion auf ausgewählte Mitglieder anwenden: Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Rechte für mehrere Gruppenmitglieder, dass Sie in jeder Zeile ein Nutzungsrecht zuweisen. Eine nicht ausgefüllte Zeile ist gleichbedeutend, mit einem ausgewählten Aus. Über das Icon Lernerfolgskontrolle erhalten Sie ein Feedback, ob ein eingetragenes Mitglied gegebenenfalls vorhandene Onlinekurse absolviert hat. Dabei wird der Name des Kurses angezeigt und es ist erkennbar, ob der Kurs erledigt d.h. von dem Gruppenmitglied vollständig durchgearbeitet wurde. In diesem Fall erscheint in dem Feld ein Häkchen. Anhand der Zahl erkennen Sie, wie viele Aufgaben der Onlinekurs umfasst und wie viele davon bereits erledigt wurden (z.b. 4/16 bedeutet 4 von 16 Aufgaben wurden schon erledigt). Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 30

31 Hat sich das Gruppenmitglied den Kurs bis jetzt nur angesehen, dabei aber keine Aufgaben gelöst, so wird beispielsweise 0/16 angezeigt (d.h. 0 von 16 Aufgaben wurden erledigt). Falls in dem Pop-up-Fenster der Text "Es sind noch keine angefangenen Kurse vorhanden." erscheint, dann hat sich das Gruppenmitglied noch keine Kurse angesehen. Mitglied hinzufügen Über diese Funktion können Sie einer Gruppe einzelne Mitglieder hinzufügen. Tragen Sie dazu in das dafür vorgesehene Textfeld den Login d.h. die vollständige -Adresse des neuen Gruppenmitglieds ein. Anschliessend klicken Sie auf den Button Mitglied hinzufügen. Hinweis: Sie können nur Mitglieder Ihrer Gruppe hinzufügen, die bereits in Ihrer oder in einer anderen Institution als User angemeldet sind. Diese Accounts werden zuvor von Ihnen angelegt. Mitgliederliste importieren (mit User aus einer Auswahlliste übernehmen) Hier können Sie mehrere Mitglieder aus Ihrer oder einer anderen Institution auf einmal in eine Gruppe Ihrer Institution importieren. Dazu tragen Sie entweder zeilenweise die Logins, d.h. die vollständigen -Adressen, der User ein oder Sie übernehmen die Mitglieder automatisch aus der Auswahlliste. Hierzu müssen Sie nur auf das Icon User aus einer Auswahlliste übernehmen klicken. Damit öffnet sich das Pop-up-Fenster mit der Auswahlliste. Die User sind dort übersichtlich in die entsprechenden Rubriken (z.b. Lehrpersonen, Lernende, Externe) unterteilt. Administration Institution: Kurzanleitung für den Institutions-Administrator 31