Themenforum Public Knowledge Management

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1 Themenforum Public Knowledge Management 3. Treffen, , 9:00-12:00, Magistrat der Stadt Wien, Magistratsabteilung 25, Muthgasse 62, 1190 Wien Agenda 1. Vorstellungsrunde 2. Wissensmanagement in der MA 25 (Stadterneuerung und Prüfstelle für Wohnhäuser) Ing. Ernst Koprax, Stadt Wien 3. Demokratisierung des Wissens durch OpenGovernmentData - Mag. Bernhard Krabina, KDZ 4. Positionspapier: Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 5. Allfälliges: nächste Termine 1 Vorstellungsrunde/TeilnehmerInnen Name Organisation Mag. OSR Renate Balic- Benzing Manfred Baschiera Stadt Wien, Magistratsdirektion nleiterin Verwaltungsakademie und Personalentwicklung BMF, Abteilung V/5 ID, Leiter Informations- und Dokumentationssysteme (ID) renate.balic-benzing@wien.gv.at Manfred.BASCHIERA@bmf.gv.at Dr. Andreas Brandner Knowledge Management Austria andreas.brandner@km-a.net Dr. Peter Glanninger BMI, Sicherheitsakademie Zentrum für Unterrichtsmedien peter.glanninger@bmi.gv.at Mag. Daniela Gruber Stadt Baden daniela.gruber@gmx.at Mag. Michael Kallinger BKA, Abteilung III/7, Verwaltungsreform michael.kallinger@bka.gv.at DI Renate Kapelari Stadt Wien, Magistratsabteilung 25 renate.kapelari@wien.gv.at Ing. Ernst Koprax Stadt Wien, Magistratsabteilung 25 ernst.koprax@wien.gv.at Mag. Bernhard Krabina KDZ Zentrum für Verwaltungsforschung krabina@kdz.or.at Mag. Margret Lammert BKA, III/6: Verwaltungsakademie des Bundes margret.lammert@bka.gv.at Dipl.-Ing. Dr. Sabine Mitterer DI Peter Reichstädter Mag. Dr. Arnold Schoba Stadt Wien, Koordinatorin für Qualitätsmanagement und Projektkoordination, Magistratsabteilung 36 BKA, Abteilung I/11: E-Government Recht, Organisation und Internationales BKA, Leiter Referat III/6/b Ausbildung Personal, Recht und E-Government, Verwaltungsakademie des Bundes sabine.mitterer@wien.gv.at peter.reichstaedter@bka.gv.at arnold.schoba@bka.gv.at Mag. Karl Seyfried BKA, Leiter Abt. I/7 - Revision karl.seyfried@bka.gv.at Elisabeth Steinböck BMG - Abt. 4 Organisationsmanagement, Vergabewesen, Aus und Fortbildung elisabeth.steinboeck@bmg.gv.at Sandra Tscheliesnig BMF sandra.tscheliesnig@bmf.gv.at Stefan Vetter Lebensministerium, II/1, Forschung und Entwicklung stefan.vetter@lebensministerium. at Mag. Ulla Weinke Österreichischer Städtebund ulla.weinke@staedtebund.gv.at Eva Wotawa-Hahlheimer Dr. Christian Wurm BmeiA, VI.8 Informationsvermittlung Stadt Wien, MA 27 - EU-Strategie und Wirtschaftsentwicklung eva.wotawahahlheimer@bmeia.gv.at christian.wurm@wien.gv.at Mag. Kallinger erwähnt in der Vorstellungsrunde, dass das BKA gemeinsam mit dem KDZ eine Untersuchung zu Wissensmanagement in den Ministerien durchgeführt hat. Dabei ist sichtbar geworden, dass es unterschiedliche Wege und Zugänge zum Thema gibt. Das BKA sieht hier Koordinationsbedarf wird diesen auch wahrnehmen. 1

2 Vorstellung des Themenforums Ziele Bewusstsein für Wissensmanagement in Politik & Verwaltung fördern Gemeinsames Verständnis für Wissensmanagement schaffen und kommunizieren Best Practices sichtbar machen, voneinander lernen Vernetzung und Zusammenarbeit Nutzung von Synergien Vorschläge machen, Initiativen setzen Konkrete Maßnahme Positionspapier zum Thema Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung (Fokus Nutzen & Ziele) erstellen Format/Organisation Lose Treffen ca. 4x pro Jahr, Ort je nach Einladung (Räumlichkeiten) Inhalte je nach Vorschlag/Anlass Moderation/Organisation Mag. Bernhard Krabina, KDZ Agenda Wissen: Wissenspartnerschaft mit Community-Treffen und Konferenz 1x/Jahr, mehrere Themenforen Teilnahme kostenlos, vorherige Anmeldung per erbeten Feb-11 KDZ - Zentrum für Verwaltungsforschung, Managementberatungs- und Weiterbildungs GmbH 3 2 Wissensmanagement in der MA 25 Stadterneuerung & Prüfstelle für Wohnhäuser WISSENS- MANAGEMENT in der MA 25 Praxisbeispiel Koprax Ing. Ernst 1194 Wien, Muthgasse 62, 1. OG Tel.: Fax.: Wissensmanagement in der MA 25 (Stadterneuerung und Prüfstelle für Wohnhäuser) wurde von der Arbteilungsleitung gewünscht und es wurden auch Ressourcen dafür zur Verfügung gestellt. Es gibt 105 MitarbeiterInnen in der MA 25, sie ist eine "Patchwork-Abteilung", die im Zuge von Umstrukturierungen im laufe der Jahre aus vielen anderen Abteilungen zusammengesetzt wurde. Gegenseitiges Interesse für die Arbeit der anderen Abteilungen war und ist aber vorhanden. Hilfreich war, dass vor Einführung des Wissensmanagements bereits Qualitätsmanagement (ISO 9001) aufgestellt war. 2

3 Stadterneuerung & Prüfstelle für Wohnhäuser Abteilungsleitung Fachbereichsleiter - Technik Personalmanagement Kompetenzstelle barrierefreies Planen, Bauen u. Wohnen in Wien Stabsstelle Support und Kommunikation Qualitätsmanagement, Controlling und Datenschutz Wiener Gebietsbetreuungen Technische Ersatzmaßnahmen Referat Technische Administration Haustechnik und ÖKO-Förderungen Miet- und Nutzwertberechnung Referat Mietzins und Nutzwert Stadterneuerung Neubau Bauaufsicht und Flächenprüfung Schlichtung Technik Referat Technische Durchführung Referat Vermessung und Planerstellung Referat Bau- und Installationstechnik 1194 Wien, Muthgasse 62, 1. OG Tel.: Fax.: Die Startseite des Abteilungs-Intranet wird mit Dreamweaver von der EDV-Administration gewartet. Es gibt dort Verzweigungen zu den wichtigsten Systemen wie QM, Wiki, Recht, Normen, Bildung, Protokolle sowie Aktuelles (Blog). Einträge im Blog können von mehreren Personen verfasst werden, das Wiki ist für alle offen. Im Zuge der Wiki-Einführung wurden die besten Beiträge prämiert, alle MitarbeiterInnen wurden geschult, wobei die reine Wiki-Schulung etwa eine halbe Stunde benötigt. Die Bedienung ist sehr einfach, es wird die von Wikipedia bekannte Software Mediawiki eingesetzt. 3

4 Inhalte sind praxisorientierte Beispiele, Probleme und Lösungen zu verschiedenen Themen. Unveränderbare Inhalte wie z. B: Dienstanweisungen werden in andere Systemen (z. B. QM) eingepflegt. Eine gewisse Systematik wurde vorgegeben, es wurde auch in der Schulung sensibilisiert, welche Art von Inhalten gewünscht und gesucht werden, allerdings absichtlich keine schriftlichen Richtlinien, um die Kreativität der MitarbeiterInnen nicht zu sehr einzuschränken. Die MitarbeiterInnen sind bezüglich der Wiki-Anwendung sehr motiviert. Etwa 3/4 der Belegschaft arbeiten aktiv am Wiki mit. Die Bereitschaft zur Mitarbeit zu fördern ist Arbeit an der Unternehmenskultur. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist auch, Inhalte im Wiki zu haben, die unbedingt nötig und in keinem anderen System nötig sind. Es ist geplant, das Wiki um weitere Abteilungen wie die MA 36 (ca. 115 Personen), die MA 37 (ca. 200 Personen) und in Zukunft auch die MA 64 zu erweitern. 4

5 3 Positionspapier Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung Um ein gemeinsames Verständnis zu Wissensmanagement zu schaffen soll Positionspapier zum Thema Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung verfasst werden. In diesem Positionspapier soll der Fokus nicht auf Begriffsdefinitionen, sondern auf der Frage, welchen Nutzen und welche Ziele man mit Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung verfolgt, liegen. Das KDZ hat einen ersten Entwurf verschickt und wird diesen mit einzelnen AG-TeilnehmerInnen (derzeit: Mag. Kallinger/BKA, Dr. Wurm/Stadt Wien, Herr Vetter/Lebensministerium) weiter entwickeln. Falls Interessierte an der Mitarbeit an dem Positionspapier besteht, bitte um Information an Bernhard Krabina, 4 Demokratisierung des Wissens durch Open Government Data (siehe Beilage) 5 Allfälliges: nächster Termin: 7. April, 14:00 17:00 Der vierte Termin des Themenforums Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung findet im Rahmen der Agenda Wissen Wissenspartnerschaft statt: 7. Community-Treffen am 7. April, 14-17:00, BMLVS (genauer Ort und Agenda werden noch bekannt gegeben) Wir bitten zwecks Platzreservierung um Anmeldung per diesmal bitte an die KM-A office@km-a.net. 5