Mobiles Arbeiten dank Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen. P. Wirz, Stadtpolizei Zürich, August 2015

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1 Mobiles Arbeiten dank Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen P. Wirz, Stadtpolizei Zürich, August 2015

2 Agenda History Gestellte Anforderungen (Basis 2011) Eingesetzte Clienttypen (Stand Mitte August 2015) Client Beschreibung Einbettung in die bestehende System-, Projekt- und Gremienlandschaft Ordnungssystem / Intranet Publikationsprozess Mobiler Datenzugriff (Demo) Knacknüsse der Einführung Erfolgsfaktoren Seite 2

3 History Bis 2011, Einsatz Novell Groupwise als / Kalender Anwendung inkl. vollintegriertem DMS Client (2 200 Benutzer) Ablösung Groupwise mit MS Outlook/Exchange im Rahmen der neuen städtischen IT Strategie. Als städtische Lösung für ein DMS steht nur ELO zur Verfügung, ohne reife Integration ins Outlook 2011 Ablösung Groupwise ohne gleichwertiges DMS, Verstärkte Nutzung der Fileserver für die Ablage Ab Anfang 2013 Einführung DMS Outlook Client, Produkt ab 2014 (mehrheitlich) marktreif. Ab Mitte 2015 Einführung MS-Office 2013 auf allen Arbeitsplätzen Seite 3

4 Gestellte Anforderungen (Basis 2011) In Outlook integriertes DMS, analog zur Arbeitsweise mit Groupwise Zentrale Ablage von Office Dokumenten und s in einer gemeinsamen Ordnerstruktur Aufbewahrungsdauer unbeschränkt, Ablage von grossen Datenmengen (Archiv) Ausgefeilte Suchfunktionen (Titel, Volltext, etc.) Differenzierte Zugriffsberechtigungen (Freigaben) Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten (Versionierung) Individuelle, organisations- und themenbezogene Sicht auf Ablage Zugriff via mobile Endgeräte (iphone und ipad) Seite 4

5 Eingesetzte Clienttypen (Stand Mitte August 2015) Mobiler Einsatz ipad + iphone Ca Installationen SIBAP Einsatz Scanner Lokal und FollowMe Outlook Client 1600 Installationen Java Full Client 600 Installationen DMS-System Basisarchitektur WebClient Keine Installation notwendig Seite 5

6 Einbettung in die bestehende System-, Projektund Gremienlandschaft Legende: Fileablage P:\ DMS Intranet Sharepoint Projekt IntraZH Stapo Systeme Projekte, Gremien IntraDPS (Ablösung LageFIS, abgeschlossen 2014) - Pflege Themenbaum - Koordination Inhalte - Metadaten IntraQM AGK Konsul bzw. Geschäftskontrolle Projekt IntraQM Projekt ECM PD Steuerungsausschuss Informationsarchitektur Seite 7

7 Ordnungssystem DMS Seite 8

8 Ordnungssystem Intranet Seite 9

9 Publikationsprozess INTRAZH / ELO Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Original PDF-Ablage Themenordner ELO IntraZH (Share) - Referenzieren? - Word - Excel - PPT etc. (Kopie) Referenzieren oder - DOK Ablage NUR in Ordner ORGANISATION Nie in - Eigene Ordner oder - Themen Ordner 800 Diverses Publikation Seite 10

10 Mobiler Datenzugriff (Demo) ELO for Mobile Devices iphone und ipad Voraussetzung vorhandene Infrastruktur für Mobile Devices Seite 11

11 Knacknüsse der Einführung (DMS-Basissystem) Konkurrenzsysteme wie SharePoint, Intranet, SAP Anlauf eines «Records Management» Projektes Definition von «Geschäftsrelevanten Daten» und festlegen der «Strukturen» Einsatz von «Metadaten» ELO ECD Links vs. ELO Web Links Schnittstellen und notwendige Systemanpassungen Berechtigungen, AdHoc vs. Strukturiert Prozess Dokument neu erstellen Seite 12

12 Knacknüsse der Einführung (MobileDevices) Kosten der Mobilen Infrastruktur bestehend aus Zusätzlicher Infrastruktur (MobileIron + ios Geräte) Mobile Verwaltung SIM Telekom-Abonnemente (Swisscom) laufender Betrieb da Gerätedefekte, Abokosten MS Office 365 für Mobile Devices, neue Technologie da MS-Cloud basierend. Sicherheitsbedenken, Aufbau einer sicheren Firmencloud notwendig Lebensdauer der Geräte und der ios Installationen Kosten über alles (Infrastruktur, Geräte, Abos, Betrieb) Seite 13

13 Erfolgsfaktoren Vorhandene Infrastruktur für Mobile Devices Einsatz von ELO for Mobile Devices Stabilität und Verfügbarkeit des Systems 7x24hrs Steuerungsausschuss Informationsarchitektur Seite 14