Benutzer verwalten. Dieses Tutorial zeigt, wie der Kundenadministrator eines Kunden die ihm zughörigen Benutzer verwalten kann.

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1 Benutzer verwalten Dieses Tutorial zeigt, wie der Kundenadministrator eines Kunden die ihm zughörigen Benutzer verwalten kann. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 1/32

2 Inhalt 1. Allgemeines zur Benutzerverwaltung Benutzer Servicepaket Kundenadministrator 2. Start der Kunden- und Benutzerverwaltung 3. Suchen eines Benutzers 4. Benutzerdaten ändern und Benutzer löschen 5. Rollen zuweisen 6. Kennwort eines Benutzers ändern 7. Benutzer-ID eines Benutzers ändern 8. Benutzer anlegen BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 2/32

3 1. Allgemeines zur Benutzerverwaltung Abhängig vom gewählten Servicepaket des Kunden, kann der Kundenadministrator weitere Benutzer anlegen. Bei der Registrierung wird automatisch der erste Benutzer angelegt. Dieser erste Benutzer bekommt automatisch die Rolle des Kundenadministrators. Zu jedem Kunden muss es mindestens einen Kundenadministrator geben. Nur Kundenadministratoren haben das Recht, alle Benutzerdaten des Kunden in der Kunden- und Benutzerverwaltung einzusehen und zu ändern. Außerdem kann der Kundenadministrator weitere Benutzer anlegen (bis zur maximal vorgesehenen Anzahl, die mit dem Servicepaket festgelegt wird). BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 3/32

4 2. Start der Kunden- und Benutzerverwaltung Dieser Abschnitt zeigt, wie ein Kundenadministrator die Kunden- und Benutzerverwaltung startet, die als Ausgangspunkt für alle weiteren Aktionen in diesem Tutorial dient. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 4/32

5 2. Start der Kunden- und Benutzerverwaltung 1. Login des Benutzers (wird im Tutorial Benutzeranmeldung erläutert). 2. Klicken auf den Menüpunkt Konto (Pfeil 1.). 3. Klicken auf den Menüpunkt Kundendaten (Pfeil 2.). Nun wird in einem neuen Fenster die Kunden- und Benutzerverwaltung gestartet. 1. Hinweis: Der Menüpunkt Kundendaten zum Starten der Kundenund Benutzerverwaltung steht nur Kundenadministratoren zur Verfügung. Bei einemneu registrierten Kunden erhält automatisch der erste Benutzer die Rolle des Kundenadministrators. 2. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 5/32

6 3. Suchen eines Benutzers Dieser Abschnitt zeigt die Vorgehensweise beim Suchen eines bestimmten Benutzers. Außerdem wird gezeigt, wie man alle Benutzer des Kunden auflisten kann. Diese Liste dient als Ausgangspunkt für die späteren Abschnitte. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 6/32

7 3. Suchen eines Benutzers 1. Nachdem die Kunden- und Benutzerverwaltung gestartet wurde (s. Kap. 2.), kann man mit einem Klick auf den Menüpunkt Benutzerdaten in der rechten Menüleiste (Pfeil) nach Benutzern suchen oder zur Liste aller Benutzer des Kunden gelangen. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 7/32

8 3. Suchen eines Benutzers 2. Um nach einem Benutzer zu suchen, von dem man die vollständige Benutzer-ID ( -Adresse) kennt, trägt man diese in das Suchfeld (Pfeil) ein und klickt anschließend auf den Button Suchen. 3. Um nach einem Benutzer zu suchen, von dem man nur einen Teil der Benutzer-ID kennt, trägt man diesen Teil folgendermaßen in das Suchfeld ein: *Teil der Benutzer-ID* oder %Teil der Benutzer-ID% und klickt anschließend auf den Button Suchen. 4. Um nach einem Benutzer zu suchen, von dem man nur den Vornamen oder Familiennamen kennt, gibt man diese/n in das vorgegebene Feld ein und klickt anschließen auf den Button Suchen. 5. Um zur Liste aller Benutzer dieses Kunden zu gelangen, lässt man die Suchfelder leer und klickt auf den Button Suchen. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 8/32

9 3. Suchen eines Benutzers War die Suche erfolgreich, werden in dieser Liste alle gefundenen Benutzer angezeigt. Diese Seite ist die Ausgangsposition für die Bearbeitung von Benutzerdaten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 9/32

10 4. Benutzerdaten ändern und Benutzer löschen Dieses Kapitel zeigt, wie man Benutzerdaten wie z. B. Benutzerstatus, Adressdaten, Bestelleinschränkungen, usw. eines Benutzers ändern kann. Außerdem wird die Vorgehensweise zumlöschen eines Benutzers dargestellt. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 10/32

11 4. Benutzerdaten ändern und Benutzer löschen 1. Nachdem die Kunden- und Benutzerverwaltung (Kap. 2.) gestartet und Benutzerdaten bearbeiten (Kap. 3.) geöffnet wurde, wird die Seite Benutzerdaten ändern mit einem Klick auf den Link ändern (Pfeil) in der Spalte Benutzerdaten geladen. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 11/32

12 4. Benutzerdaten ändern und Benutzer löschen 2. Mit den Auswahlfeld neben Benutzerstatus (Pfeil) kann man den gewählten Benutzer sperren oder nach einer Sperre wieder aktivieren. (Wenn ein Benutzer gesperrt ist, kann er sich nicht mehr am Portal anmelden). Zusätzlich gibt es noch den Status ändern. Hat ein Benutzer diesen Status, muss er beim nächsten Login sein Kennwort ändern. Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 12/32

13 4. Benutzerdaten ändern und Benutzer löschen 3. Um einen Benutzer ab einem bestimmen Datum automatisch sperren zu können, kann imfeld Sperrdatum (Pfeil) ein Datum eingegeben werden. Ab diesemzeitpunkt kann sich der Benutzer nicht mehr am Portal anmelden; er hat dann den Status gesperrt. Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 13/32

14 4. Benutzerdaten ändern und Benutzer löschen 4. Möchte man den Betrag, um den ein Benutzer in den Shops einkaufen darf, einschränken, kann im Feld Maximalbetrag (rotes Rechteck) ein Summenbetrag eingegeben werden. Der Maximalbetrag ist als Gesamtbudget zu verstehen. Jede Bestellung des Benutzers wird davon abgezogen und der verminderte Betrag wird dann als neuer Maximalbetrag angezeigt. Es ist nicht möglich, eine Bestellung abzugeben, deren Kosten den vorhandenen Maximalbetrag übersteigen. Der Administrator des Kunden kann den Betrag jederzeit neu festlegen oder den Wert löschen, wenn keine Beschränkungen mehr erwünscht sind. Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 14/32

15 4. Benutzerdaten ändern und Benutzer löschen 5. Zusätzlich kann man mit den Feldern Bestellstartdatum und Bestellenddatum (rotes Rechteck) den Zeitraum, in dem ein Benutzer Bestellungen durchführen kann, einschränken. Bestellungen außerhalb dieses Zeitraumes sind für den Benutzer nicht möglich. Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 15/32

16 4. Benutzerdaten ändern und Benutzer löschen 6. Im unteren Teil der Seite kann die Lieferadresse des Benutzers geändert werden. Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 16/32

17 4. Benutzerdaten ändern 7. Mit einem Klick auf den Button Speichern können die auf der Seite geänderten Daten gespeichert werden. 8. Mit einem Klick auf den Button Löschen ist es möglich, einen Benutzer zu löschen. 9. Mit einem Klick auf den Button Zurück werden alle Änderungen auf der Seite verworfen und man kehrt auf die Liste aller Benutzer des Kunden zurück. 10.Ein Kundenadministrator kann sich selbst nicht löschen, dies kann nur ein anderer Kundenadministrator (desselben Kunden) oder ein BEV-Administrator. Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 17/32

18 5. Rollen zuweisen Dieser Abschnitt zeigt die Rollenvergabe an die Benutzer eines Kunden. Die Rollenzuweisung dient der Vergabe von Rechten an die Benutzer eines Kunden. Derzeit können Administratoren von Kunden folgende Rollen an die Benutzer vergeben: Kundenadministrator ega_role_kundenadmin Ermöglicht das Arbeiten mit der Applikation Kunden- und Benutzerverwaltung. Unter anderem können Benutzer angelegt und deren Rechte eingestellt werden. Außerdem können die Kundendaten verwaltet werden, wie z.b. die Rechnungsadresse und das Servicepaket.Weiters kann die Rechnungshistorie des Kunden und die Bestellhistorie aller zum Kunden gehörigen Benutzer eingesehen werden. Diese Rolle kann an mehrere Benutzer vergeben werden und muss zumindest einem Benutzer zugeordnet sein. Diese Rolle wird automatisch an den ersten Benutzer vergeben, der bei der Registrierung angelegt wird. Es ist aber möglich, die Rolle manuell zu deaktivieren, falls die Rolle für einen anderen Benutzer aktiviert wurde. BEV Shop PLUS ega_role_exp_rech Ermöglicht die Verwendung der Shops, die für fortgeschrittene Benutzer entwickelt wurden: BEV Shop PLUS, mybev Shop und BEV Shop APOS. Diese Rolle wird automatisch an alle registrierten Benutzer vergeben. Es ist aber möglich, die Rolle manuell zu deaktivieren. BEV WebGIS (SVC_ASP_00) ega_role_iar Ermöglicht die Verwendung des BEV WebGIS, wenn dieser Dienst dem Kunden zugewiesen ist. (Derzeit nicht verfügbar). BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 18/32

19 5. Rollen zuweisen 1. Nachdem die Kunden- und Benutzerverwaltung (Kap. 2.) gestartet und der Meüpunkt Benutzerdaten bearbeiten (Kap. 3.) geöffnet wurde, kann man mit einem Klick auf den Link zuweisen (Pfeil) in der Spalte Rollen die Seite Benutzerrollen zuweisen laden. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 19/32

20 5. Rollen zuweisen 2. Um eine deaktivierte Rolle zu aktivieren klickt man in der Spalte Rolle auf den Link aktivieren. Deaktivierte Rollen sind an der roten Fettschrift zu erkennen (z.b.: Kundenadministrator ). 3. Um eine aktive Rolle zu deaktivieren klickt man in der Spalte Rolle auf den Link deaktivieren. Aktivierte Rollen sind an der schwarzen Schrift zu erkennen (z.b.: BEV Shop Plus ). 4. Mit einem Klick auf den Button Aktualisieren kann die Seite Benutzerrollen zuweisen aktualisiert werden. 5. Mit einem Klick auf den Button Zurück kommt man zur Seite Liste aller Benutzer zurück. Zum Deaktivieren auf deaktivieren klicken. Hinweis: Die verfügbaren Rollen können je nach dem gewählten Servicepaket des Kunden variieren. Zum Aktivieren auf aktivieren klicken. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 20/32

21 6. Kennwort eines Benutzers ändern Dieses Kapitel zeigt, wie man das Kennwort eines Benutzers ändern kann. Weil der Benutzer sein neues Kennwort nicht selbst gewählt hat und weil er es außerdem per im Klartext erhält, wird bei diesem Vorgang der Status des Benutzers auf ändern gesetzt. Daher wird der Benutzer beim nächsten Anmelden aufgefordert, sein Kennwort zu ändern. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 21/32

22 6. Kennwort eines Benutzers ändern 1. Nachdem die Kunden- und Benutzerverwaltung (Kap. 2.) gestartet und der Menüpunkt Benutzerdaten bearbeiten (Kap. 3.) geöffnet wurde, kann man mit einem Klick auf den Link ändern (Pfeil) in der Spalte Kennwort die Seite Kennwort ändern laden. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 22/32

23 6. Kennwort eines Benutzers ändern 2. Um das Kennwort eines Benutzers zu ändern, muss man das neue Kennwort in das Feld Neues Kennwort eintragen. (Will der Kundenadmin sein eigenes Kennwort ändern, sollte er dies unter Meine Daten / Kennwort ändern tun. Dann bekommt er kein mit dem neuen Kennwort und wird beim nächsten Login nicht aufgefordert, dieses wieder zu ändern). 3. Um Tippfehler auszuschließen, muss das neue Kennwort nochmals in das Feld Kennwort wiederholen eingetragen werden. 4. Mit einem Klick auf den Button Speichern wird das neue Kennwort für den aktuell gewählten Benutzer übernommen. (Der Benutzer wird nach dem nächsten Login zum Ändern des Kennworts aufgefordert). 5. Mit einem Klick auf dem Button Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen. Das alte Kennwort bleibt bestehen. Hinweis: Das Kennwort wird aus Sicherheits gründen nicht in Klartext dargestellt. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 23/32

24 7. Benutzer-ID eines Benutzers ändern Dieser Abschnitt erläutert die Vorgehensweise zum Ändern der Benutzer-ID ( -Adresse) eines Benutzers. Hinweis: Ein Kundenadministrator kann seine eigene Benutzer-ID nicht selbst ändern. Dies muss entweder von einem anderen Kundenadministrator desselben Kunden oder von einem BEV-Administrator durchgeführt werden. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 24/32

25 7. Benutzer-ID eines Benutzers ändern 1. Nachdem die Kunden- und Benutzerverwaltung (Kap. 2.) gestartet und der Menüpunkt Benutzerdaten bearbeiten (Kap. 3.) geöffnet wurde, kann man mit einem Klick auf den Link ändern (Pfeil) in der Spalte Benutzer-ID die Seite Benutzer-ID ändern laden. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 25/32

26 7. Benutzer-ID eines Benutzers ändern 2. Die neue Benutzer-ID in das Feld Neue Benutzer-ID ( ) eintragen. 3. Um Tippfehler auszuschließen, muss die neue Benutzer-ID im Feld Benutzer-ID wiederholen nochmals eingegeben werden. 4. Mit einem Klick auf den Button Benutzer-ID ändern wird die neue Benutzer-ID gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt kann sich der Benutzer nur noch mit der neuen Benutzer-ID anmelden. 5. Mit einem Klick auf den Button Zurück wird der Vorgang abgebrochen und die alte Benutzer-ID bleibt erhalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 26/32

27 8. Benutzer anlegen Dieser Abschnitt zeigt, wie ein Kundenadministrator einen neuen Benutzer anlegen kann. Hinweis: Abhängig vom Servicepaket können unterschiedlich viele Benutzer angelegt werden. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 27/32

28 8. Benutzer anlegen 1. Als Ausgangspunkt dient hier die Kunden- und Benutzerverwaltung Startseite. (Wie man auf diese Seite gelangt, wird in Kap. 2. Start der Kunden- und Benutzerverwaltung genauer erläutert). 2. Mit einem Klick auf den Menüpunkt Benutzer anlegen (Pfeil) wird die Seite Neuen Benutzer anlegen geöffnet. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 28/32

29 8. Benutzer anlegen 3. Als erstes ist im Block Grundlegende Informationen (rotes Rechteck), die Benutzer-ID ( -Adresse) des neuen Benutzers im Feld Benutzer-ID einzugeben. 4. Um Tippfehler auszuschließen, ist die Benutzer-ID im Feld Benutzer-ID wiederholen nochmals einzugeben. 5. Danach ist das Kennwort des neuen Benutzers in das Feld Kennwort einzugeben und im Feld Kennwort wiederholen zu wiederholen. Der neue Benutzer wird nach dem ersten Login zur Änderung seines Kennwortes aufgefordert. (Das Kennwort wird aus Sicherheitsgründen nicht als Klartext dargestellt).. 6. (optional) Zusätzlich kann über die Felder Aktivierungsdatum und Sperrdatum ein Zeitraum eingegeben werden in dem das Benutzerportal aktiv ist (außerhalb dieses Zeitraums kann sich der Benutzer nicht am Portal einloggen). Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 29/32

30 8. Benutzer anlegen 7. Als nächstes werden die Personendetails, Lieferadresse und Ansprechpartner für Lieferung (optional) des neuen Benutzers in die entsprechenden Felder eingetragen. Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 30/32

31 8. Benutzer anlegen 8. (optional) Zusätzlich kann unter Einschränkungen (rotes Rechteck) ein Maximalbetrag und ein Zeitraum für Bestellungen und Einkäufe im Shop festgelegt werden. Der im Feld Maximalbetrag eingebenewert kann vombenutzer nicht überschritten werden. Mit den Feldern Bestellstartdatum und Bestellenddatum kann ein Zeitraum eingestellt werden, in dem der Benutzer Bestellungen durchführen kann. Außerhalb dieses Zeitraums werden dem Benutzer Bestellungen verweigert. Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 31/32

32 8. Benutzer anlegen 9. Mit einem Klick auf den Button Speichern wird der neue Benutzer gespeichert. Dieser bekommt an seine E- Mail-Adresse (Benutzer-ID) ein mit der Information zugesandt, dass sein Benutzerkonto jetzt aktiv ist. Ab diesem Zeitpunkt kann sich der neue Benutzer am Portal anmelden. 10. Mit einem Klick auf den Button Zurück wird der Vorgang abgebrochen. Es wird kein neuer Benutzer angelegt. Hinweis: Abhängig von der Kundenart (privater Kunde, Student, öffentliche Organisation oder gewerblicher Kunde) kann das links abgebildete Fenster unterschiedliche Datenfelder enthalten. BEV Web Based Tutorial Benutzer verwalten, Version 3.0 Seite 32/32