Mein Geschenk für Sie: PRAKTISCHER MESSEPLANER. Michael Kleinert

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1 Mein Geschenk für Sie: PRAKTISCHER MESSEPLANER Michael Kleinert

2 Das gilt auch für eine Messebeteiligung. Vor der Messeplanung steht die Analyse: Bevor Sie mit der eigentlichen Messeplanung beginnen, lohnt es sich, Antworten auf die folgenden Fragen zu finden: Was lief gut bei der letzten Messe? 12. Was war absolut herausragend? Zum Beispiel: 2.1 die Zahl der Kontakte 2.2 die Qualität der Besucher 2.3 die Zahl der Abschlüsse 2.4 die Lage des Messestandes 2.5 die technische Umsetzung Ihrer Messestandidee 13. Wie kam es zu diesen guten Ergebnissen? 14. Wo gab es Bereiche der Verbesserung? 4.1 Worauf sollten Sie dieses Mal zwingend achten? 4.2 Zum Beispiel Einladungen früher verschicken? 4.3 Vorher intensiver Termine mit VIPs abstimmen? 15. Was haben Sie diese Bereiche der Verbesserung gekostet? 5.1 Stress (wegen vergessener Ausstellerausweise) 5.2 Komfort (z.b. wegen Anfahrt, Unterbringung) 5.3 Umsatz (aufgrund mangelnden Standpersonals) 5.4 Geld (aufgrund von Last-Minute-Dispositionen) 5.5 Ärger (z.b. mit GEMA wegen nicht angemeldeter Musik)

3 Jetzt lenken Sie Ihren Fokus auf die anstehende Messe und finden Antworten auf die folgenden Fragen: Was wollen Sie dieses Mal erreichen? 12. Was ist Ihr eigentliches Ziel? 13. Welche Produkte oder Dienstleistungen sollen mit welcher Priorität beworben oder verkauft werden? 14. Wie sehen Ihre Messeangebote aus? 15. Wieviel Verhandlungsspielraum hat der Vertrieb? 16. Wer sind Ihre A-, B- und C-Kunden? In welchen Zielgruppen? 17. Mit wem möchten Sie besonders intensiv sprechen oder verhandeln? 5.1 mit Altkunden (neue Kunden sind Silber, alte Gold)? 5.2 mit neuen Interessenten? 18. Wie planen Sie, Ihre VIPs und Kunden einzuladen?

4 Jetzt lenken Sie Ihren Fokus auf den zu bauenden Messestand und finden Antworten auf die folgenden Fragen: Wie groß soll der Messestand sein? 12. Wie soll dieser aussehen? Reihenstand Eckstand Offen nach allen Seiten 13. In welcher Halle oder welchem Bereich sollte dieser sein? 14. Wurde die Messefläche bereits geordert und bestätigt? 15. Wer soll den Messestand bauen? 16. Auf welche Fragen sollten Sie vorbereitet sein? 6.1 Wieviel Verkehrsfläche benötigen Sie? 6.2 Wieviel Kommunikationsfläche benötigen Sie? 6.3 Wieviel Präsentationsfläche benötigen Sie? 6.4 Wieviel Platz ist für Küche und Catering erforderlich? 17. Welche Form der Energieversorgung wird benötigt? 7.1 Wechselstrom? Für wieviel Steckdosen? 7.2 Wechselstrom? Für wieviel Strahler? 7.2 Drehstrom? 7.3 Wasser? Zufluss/Abfluss 7.4 Luft? Frischluft/Pressluft/Abluft 18. Messestand-Ausstattung 8.1 Boden 8.2 Wände 8.3 Displays 8.4 Blenden 8.5 Himmel

5 Fortsetzung Messestand Finden Sie Antworten auf die folgenden Fragen: Welche Sonderanfertigungen benötigen Sie? 10. Welche Mietmöbel benötigen Sie? 10.1 Theke 10.2 Kühlschrank 10.3 Spüle 10.4 Tische 10.5 Stühle 10.6 Hocker 10.6 Regale 10.7 Prospektständer 11. Welche Blumen oder Pflanzen wünschen Sie an Ihrem Stand? 12. Planen Sie ein (bedrucktes) Sonnensegel? Mit welchem Text? 13. Planen Sie sonstige Eyecatcher? 14. Benötigen Sie Mikrophon, Lautsprecher oder Videotechnik?

6 Messepromotion Messestand-Einladungen Finden Sie Antworten auf die folgenden Fragen: Was unternehmen Sie, um Messebesucher einzuladen? 15.1 Mailings s 15.3 Telefonate 15.4 Anzeigen 15.5 Aufkleber 15.6 Webseite 15.7 Social Media 15.8 Vertrieb 16. Was könnten Sie Ihren Besuchern ausloben? Z.B.: Sonderkonditionen, Tombola-Teilnahme, Werbegeschenke usw. 17. Welche Werbegeschenke möchten Sie verteilen? 17. Womit reizen Sie Besucher, ihre Visitenkarte abzugeben? 18. Welche Kommunikationsmedien sind noch zu erstellen? 18.1 Flyer 18.2 Prospekte 18.3 Kataloge 18.4 Displays 18.5 Aufkleber 18.6 Visitenkarten 18.6 Namensschilder 18.7 Beschriftungen 18.8 Videos

7 Mitarbeiter Standbesatzung Finden Sie Antworten auf die folgenden Fragen: Wer ist für die verschiedenen Resorts verantwortlich? 19.1 Messeplanung 19.2 Messebau 19.3 Werbung 19.4 Marketing 19.5 Personal 19.6 Technik 19.6 Equipment 19.7 Catering 19.8 Unterkunft 19.9 Transport 20. Wer wird wann Standdienst haben? 21. Wer übernimmt das Messetraining? 22. Welche Garderobenordnung gilt während der Messe? 23. Wieviel Ausstellerausweise werden benötigt? 24. Wieviel Eintrittskarten für VIPs werden benötigt? 25. Wie sieht die Zeitleiste für alle Aktivitäten aus?

8 Öffentlichkeitsarbeit Public Relation Tue Gutes und rede darüber! 8 12 Ein wichtiger Bestandteil der Verkaufsförderung ist Öffentlichkeitsarbeit. Gerade Messen bieten sich an, bestehende Kontakte zur Presse zu vertiefen oder neue zu knüpfen. Auch hier gilt: Erfolg ist eine Frage Falls es im Unternehmen keine eigene PR- oder Marketingabteilung gibt, die für Öffentlichkeitsarbeit zuständig ist macht es Sinn, in einem solchen Fall mit einem externen PR-Berater zusammen zu arbeiten. Und das aus einem ganz bestimmten Grund: Redaktionelle Beiträge werden von Lesern zwar kritisch, jedoch durch eine objektive Brille gelesen. Genau das Gegenteil ist beim Studieren von Anzeigen der Fall, denn diese werden meist subjektiv bewertet, nach dem Motto: Hier versucht jemand, mir etwas zu verkaufen! Folgende PR-Maßnahmen werden empfohlen: 1. Zuständigen für Pressearbeit bestimmen und ggf. schulen 2. Pressemitteilungen schreiben, Themen-/Produktvorschläge 3. Pressefotos machen lassen 4. Pressemappen konfektionieren 5. Vor der Messe Presseeinladungen verschicken 6. Auf der Messe Pressefach beschicken und Füllstand überwachen 7. Bei Produktneuvorstellungen Pressekonferenz abhalten

9 Manpower Gute Geister Tipp: Sorgen Sie für Harmonie gute Stimmung in Ihrem Team! 9 12 Wer soll teilnehmen? Aus Ihrem Unternehmen: Messehostessen Übersetzerinnen bei Auslandsmessen Moderatoren Entertainer Promotoren Jazzband für Get-to-gether-Party Standbewachung Fotografen für Messestandaufnahmen Catering Standreinigung

10 Messe-Nachbereitung Finden Sie Antworten auf die folgenden Fragen: Was passiert am Schluss eines jeden Messetages? Bedanken Sie sich bereits während des Messeverlaufs bei den Besuchern des jeweiligen Tages mit einer vorbereiteten entweder für ihren Besuch, ihr Interesse oder ihren erteilten Auftrag? Dies sind Extrameilen, die nicht alle Aussteller bereit sind zu gehen, die jedoch von den Besuchern sehr geschätzt werden und mit dem Sie sich von anderen Unternehmen abheben. 02. Schmiede das Eisen so lange es heiß ist! Was können Sie noch während der Messe initiieren? Könnten Sie Ihren Interessenten, die sich während des Aufenthaltes an Ihrem Stand nicht zu einem Auftrag entschließen konnten, nicht spontan noch Angebote zuschicken lassen, in denen noch einmal ausdrücklich auf den eingeräumten Messerabatt verwiesen wird? Dieses Angebot muss ja nicht unbedingt das Standpersonal schreiben. Das könnten auch Innendienstmitarbeiter/innen übernehmen. Wichtig ist, den Interessenten zu emotionalisieren. Als Aussteller der Boot könnten Sie ihn fragen: Wie würden Sie sich fühlen, mit unserem Speedboot durchs Wasser zu pflügen? Als Maschinenbauer könnten Sie fragen: Wieviel Zeit könnten Sie mit unserer Maschine sparen? 03. Was tun, wenn der Interessent nicht anbeißt? Bleiben Sie am Ball und bringen sich nach der Messe regelmäßig mit guten Tipps oder Referenzen in Erinnerung. Denken Sie stets daran: Der Kunde ist nicht immer bereit zu kaufen, wenn der Verkäufer bereit ist zu verkaufen! Wichtig ist, dass der Kunde, in dem Moment, wo er sich zu einem Kauf oder einer Investition entschließt, an Sie denkt. Wir wünschen Ihnen für Ihre nächste Messe, den Erfolg, den Sie sich selbst wünschen! Vertriebs- und Neukundenservice UG Hohe Straße 35, Düsseldorf, Telefon Copyright Manfred Leyhausen Konzeption, Text und Layout:

11 Feedback Ihre Meinung zu diesem MESSEPLANER würde uns interessieren Ob Sie diese bitte mit uns teilen wollen, weil wir ihn so am besten verbessern können. 3. Mittelfinger Gar nicht gefallen hat mir Ringfinger Damit bleibe ich in Verbindung Zeigefinger Das waren wichtige Hinweise Kleiner Finger Mir ist zu kurz gekommen Daumen Top war Daumen 2. Zeigefinger 3. Mittelfinger 4. Ringfinger 5. Kleiner Finger

12 Notizen Woran sollten Sie sonst noch denken? Die Ratschläge in diesem MessePlaner wurden vom Autoren sorgfältig erwogen und geprüft. Eine Erfolgsgarantie kann jedoch nicht übernommen werden. Der Inhalt dieser Ausgabe darf in unveränderter Form und unveränderter Seitenzahl für den geschäftlichen Gebrauch jedoch für nicht kommerzielle Zwecke vervielfältigt und kostenfrei weitergegeben werden. Die Verwendung der Texte, auch auszugsweise, für kommerzielle Zwecke jeglicher Art und jeglicher Form ist ohne die Zustimmung des Autors urheberrechtswidrig und strafbar. Dies gilt in einem solchen Fall auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen und für die Verarbeitung mit elektronischen Systemen Copyright/Idee/Konzeption/Text/Realisierung by Manfred Leyhausen Am Weberholz Neuss

13 Notizen Woran sollten Sie sonst noch denken?

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