Messehandbuch. Beruflichen Schulen Gelnhausen

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1 Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen erstellt 2011 Vorwort Das Handbuch für den Messeauftritt richtet sich an die Beruflichen Schulen Gelnhausen (im weiteren kurz BSG genannt). Kurz und knapp gibt es Hinweise und Informationen, mit denen der Erfolg des Messeausstellers gesichert werden kann. Im Anhang des Handbuches finden sich Entwürfe von Formblättern und Checklisten, die zur Verwendung empfohlen werden. Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 1 von 15

2 Inhalt Vorwort... 1 Inhalt... 2 A Die Vorbereitung... 3 Die Festlegung der eigenen Beteiligungsziele... 3 Die zu erreichenden Zielgruppen... 3 Informationsbeschaffung über Messen... 3 Anmeldung, Formalitäten und Fördermöglichkeiten... 5 Kommunikations- und Werbestrategie für die Messe... 5 Werbemittel und Medien der Messegesellschaften... 7 Werbemittel zum Einsatz vor der Messe... 7 Überwiegend zum Einsatz während der Messe... 7 Pressearbeit... 8 Organisatorisches allgemein... 8 Organisatorisches für Messeauftritt der Beruflichen Schulen Gelnhausen... 9 B Die Ausstellung Früh morgens auf dem Messestand Der Einsatzplan "Standpersonal" Die Dreiminutenerklärung Motivation und "Stand-halten" Protokollierung der Messekontakte Freizeitgestaltung C Die Auswertung D Formulare und Listen Exponatebeschreibung Formular Standpersonal Formular Dreiminutenerklärung (Selbstdarstellung) Formular Kostenermittlung auf separater Datei Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 2 von 15

3 A Die Vorbereitung Die Ausstelleraktivität wird in drei Phasen unterteilt: Vorbereiten - Ausstellen - Auswerten Werden diese drei Phasen durchlaufen, initiieren Sie einen Regelkreis, der die Beruflichen Schulen Gelnhausen mit Schülerinnen und Schülern, sowie Eltern und Ausbildungsunternehmen zusammenführt und verbindet. Ein Entschluss, ob sich die BSG an Messen und Ausstellung beteiligt, hängt von vielen verschiedenen Überlegungen ab. Der erste Schritt ist allezeit, die Beteiligungsziele innerhalb der BSG anschaulich zu benennen. Die erste Ausstellervorbesprechung eignet sich dazu, einen - spätestens drei Monate vor Messebeginn - Zeit- und Aktionsplan abzustimmen. Die Festlegung der eigenen Beteiligungsziele Beteiligungsziele könnten konkret so aussehen: Vorhandene Kontakte zu Ausbildungsunternehmen pflegen und ausbauen die Leistungsfähigkeit der BSG zu präsentieren die aktuellen Bedürfnisse und Erwartungen des Marktes kennenzulernen Test der Absatzchancen neuer Schulformen aus Marktbedürfnissen neue Schulformen zu entwickeln aus Gesprächen Marktinformationen gewinnen Einige oder alle der genannten Beteiligungsziele können interessant sein. Die Bestimmung der Ziele ist von den Schulzielen abhängig. Die aktuelle Marktlage beeinflusst die Auswahl der Beteiligungsziele zeitgemäß. Die zu erreichenden Zielgruppen Die Zielgruppen stehen bei den meisten Messen und Ausstellungen des Unternehmens fest. Es handelt sich und die zukünftigen (oder auch gegenwärtigen) Schülerinnen und Schüler, sowie deren Eltern. Auch Ausbildungsbetriebe könnten auf das Unternehmen über die Veranstaltungen aufmerksam werden, was sich evtl. in einer Zusammenarbeit ausbauen ließe. Informationsbeschaffung über Messen Die meisten Messen und Ausstellungen an denen die BSG teilnimmt stehen schon fest. Da die BSG einen regionalen Anbieter darstellt, wird eine überregionale Teilnahme die Ausnahme sein. Sollte doch einmal die Entscheidung an einer überregionalen Messe kommen, kann die BSG Auskünfte an zentraler Stelle kostenlos anfordern beim: AUMA Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.v. Lindenstraße 8 in Köln; Fon: 0221/ ; Fax 0221/ Website: Im einzelnen sind unter anderem die folgenden Informationen verfügbar: Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 3 von 15

4 AUMA-Messe-Guide Deutschland Internationale, überregionale und regionale Messen und Ausstellungen in Deutschland. Termine, Angebotsgruppen, Preise, Besucher-, Aussteller- und Flächenzahlen sowie Besucherstrukturen. Erscheint in Deutsch im September. AUMA- Trade Fair Guide Worldwide Für die deutsche Wirtschaft wichtige Messen und Ausstellungen in Europa und Übersee mit Informationen über Veranstalter, Warenangebot, Aussteller- und Besucherstruktur, Teilnahmebedingungen u.a.. Messen made in Germany 2004/2005 Kurzfassung des Messe-Guides Deutschland für ausländische Interessenten. Die internationalen Messen in Deutschland mit Terminen, Angebotsschwerpunkten, statistischen Angaben und Stichwortverzeichnis. Basisinformationen zum Messeplatz Deutschland. FKM-Bericht 2003 Geprüfte Aussteller-, Flächen- und Besucherzahlen sowie Besucherstrukturanalysen von Messen und Ausstellungen in Deutschland. Erfolgreiche Messebeteiligung Detaillierte Information für den Aussteller von der Messeauswahl bis zur Erfolgskontrolle - Broschüre mit zahlreichen Abbildungen. (Nur als PDF-Datei erhältlich) Power-Point-Präsentation "Erfolgreiche Messebeteiligung" Farbige Umsetzung der Grafiken in der Broschüre "Erfolgreiche Messebeteiligung Made in Germany". CD-ROM "Messe fit - Ready for Trade Fairs" Der Ratgeber für die ausstellende Wirtschaft beantwortet umfassend Fragen nach dem Wie und Warum von Messebeteiligungen und den Stärken des Messestandortes Deutschland. Das CD-Booklet stellt anschaulich die Vorteile des Mediums Messe gegenüber anderen Absatzinstrumenten heraus. Erfolg auf Auslandsmessen - Ein Ratgeber für Auslandsmessebeteiligungen Tipps für die Planung und Durchführung von Auslandsmessebeteiligungen mit Stichwörtern und Checklisten sowie Informationen über die Förderung von Auslandsmessebeteiligungen des Bundes und der Länder. Messeplanung mit FKM-Daten Broschüre mit Tipps für die richtige Nutzung von Messezahlen und Besucheranalysen Ist die Auswahl für eine geeignete Messe gefallen, sollte man sich immer und unbedingt, den Messekatalog der letzten Veranstaltung beschaffen. Der Katalog vermittelt einen Eindruck, ob und wie die BSG sich auf der ausgewählten Messe platzieren kann. Das Programm der Begleitveranstaltungen, Tagungen und Workshops ist nützlich und hilft, die Schwerpunkte und das Publikum einer Messe abzuschätzen. Der Messekatalog ist auch ein wirkungsvolles Werbeinstrument. Dieser wird vielfach von Messebesuchern aller Art zur Hauptinformation benutzt. Von oberster Bedeutung ist dabei das "Produktverzeichnis", welches häufig auch als "Nomenklatur" bezeichnet wird. Hier schon vorweg: der von der BSG richtig gewählte Eintrag im Produktverzeichnis ist für jeden potentiellen Interessenten während und auch nach der Messe der direkte Wegweiser zu Ihnen. Daher ist empfehlenswert, sich mit dem Messekatalog mit diesem wichtigen Werkzeug rechtzeitig vertraut zu machen! Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 4 von 15

5 Anmeldung, Formalitäten und Fördermöglichkeiten Ist die entsprechende Messe ausgewählt, an der Sie als Aussteller teilnehmen wollen, folgen die nächsten Schritte. Anmeldung als Einzelaussteller Treten Sie direkt an die veranstaltende Messegesellschaft, von der man das Anmeldeformular erhält. Den sogenannten Serviceordner erhalten die Einzelaussteller nach der Anmeldung. Darin werden sehr übersichtlich die nicht kostenlosen, aber teilweise durchaus nützlichen und preiswürdigen Werbeinstrumente vorgestellt. Die veranstaltende Messegesellschaft bietet diese an. Anmeldung als Gemeinschaftsaussteller Wenden sich an Ihr Wirtschaftsministerium oder die zuständige Landesagentur bzw. die IHK. Dort erhalten Sie Informationen und ggf. das Formular, mit dem Sie sich als Aussteller auf einem Gemeinschaftsstand des Landes anmelden können. Formalitäten Die zuständige Einrichtung koordiniert für die Aussteller des Gemeinschaftsstandes sämtliche Formalitäten mit der jeweils veranstaltenden Messegesellschaft. Dies vereinfacht die Organisation. Förderung In vielen Bundesländern existiert eine Förderung. Ist Ihre Schule antragsberechtigt bzw. die Messe gelistet, kann eine finanzielle oder anderweitige Unterstützung gewährt werden. Kommunikations- und Werbestrategie für die Messe Die Ziele Kommunikation und Werbung sind Marketinginstrumente und richten sich an den entsprechenden Zielsetzungen der BSG aus. Für die Zielsetzung sollte man aber die Erfordernisse von Markt und Schülerinnen und Schüler im Blick behalten. Die Schulziele, Markt und Schülerinnen und Schüler zusammen müssen bei der Auswahl der Messe und weiter auch bei der Werbungs- und Kommunikationsstrategie berücksichtigt werden. Einzelne Werbeinstrumente sind grundlegend und trivial und somit für nahezu alle Unternehmen auf Messen gleichermaßen verbindlich. Angeboten werden von den Messegesellschaften viele verschiedene Werbemittel, auf die die BSG - neben denen, die ihm selbst verfügbar sind - gezielt zugreifen kann. Ihren Wert erhalten die Werbemittel jedoch erst im Zusammenhang mit den Botschaften, die die BSG kommunizieren will. Zunächst ist es sinnvoll die Botschaften und ihre Präsentation anzusprechen, bevor mit die Werbeinstrumente behandelt werden. Botschaften... sind verständlich, wenn sie einfach, klar, deutlich, übersichtlich - und dabei möglichst - bildhaft sind. Diese Feststellung ist für den Messeaussteller mehr als ein Allgemeinplatz. Es wird sichtbar, wenn der mit Informationsreizen überfrachtete Besucherstrom den Messestand passiert. Eine klare, einfache, ruhige und dabei deutlich und prägnante Präsentation der BSG ist hier entscheidend. Der Satz "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte" ist da durchaus Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 5 von 15

6 wörtlich zu nehmen: Die großformatige Abbildung einer Kuh zieht einen Landwirt auf den Messestand, wo Software für die Milchwirtschaft angeboten wird. Ein Grafiker kann Sie dabei unterstützen. Eine geeignete Darstellung lässt sich für beinahe jedes Unternehmen finden. Das sogenannte Alleinstellungsmerkmal gehört auch in den Zusammenhang. Wenn das Angebot, die Schulformen oder Dienstleistungen und deren mögliche Anwendungen Eigenschaften aufweisen, die es von anderen Wettbewerbern der Branche deutlich abheben, so stellen Sie das heraus. Branchenkundige wird dies interessieren. Exponate Für die ausgestellten Schulformen (oder Messeexponate) gilt ähnliches. Technisch erklärungsbedürftige, komplizierte Produkte können zwar faszinieren, sie ermüden auch und behindern die Konzentration auf ein offenes Gespräch. Demonstrationen am Produkt sollen daher praxisnah sein und nicht zu viel Aufmerksamkeit verlangen. Auch garantieren zu ausführliche textliche Produktbeschreibungen (Textwüsten also), dass der potentielle Gesprächspartner vorbeiläuft. Es sollten aber die Informationsbroschüren für die jeweiligen Schulformen sichtbar aufgestellt werden, damit die Besucher auch im Vorbeigehen mal einen Blick darauf werfen und evtl. Informationen mitnehmen können. Kommunikation Die Zielgruppe muss im Vordergrund stehen beim Austausch von Informationen über die Schulformen. Häufig interessieren sich die Besucher für die Anwendungsmöglichkeiten der angebotenen Schulformen und Dienstleistungen und das sonstige "Drum und Dran". Stellen Sie dies zielgruppengerecht in den Vordergrund. Wenn es gelingt, die Aufmerksamkeit des Besuchers klar und einfach zu orientieren, wird es Ihnen leichter fallen ins Gespräch zu kommen. Training Wenn möglichst viele Kontakte hergestellt werden sollen, sind diejenigen am erfolgreichsten, die den Besucher von sich aus ansprechen. Dazu gibt es hilfreiche Regeln. Der Besucher ist immer in den Mittelpunkt zu stellen. Mit einer solchen inneren Einstellung wird man lieber "Sie erhalten" als "Wir bieten Ihnen" sagen, oder "Hier sehen Sie" statt "Ich zeige Ihnen". Doch meist kommt es gar nicht erst zu einem Gespräch. Experten schätzen das auf Messen bis zu 70 Prozent der Besucher gar nicht angesprochen werden und 80% der Aussteller das Gespräch beenden, wenn der Besucher sich abweisend verhält. Wird der Besucher doch angesprochen, dann wird bei 50 bis 90% dieser seltenen Ereignisse das Gespräch mit der Killerfrage "Kann ich Ihnen helfen?" eröffnet. Soll der Besucher wirklich dem Aussteller erklären, ob der Ihm helfen kann??? Landes- oder Wirtschaftseinrichtungen vermitteln häufig einen speziell auf die Bedürfnisse von Messeausstellern zugeschnittenen Informationsworkshop. Die Teilnehmer erfahren, ihre Aussagen knapp, prägnant und für den Standbesucher interessant zu formulieren und Fragen zu stellen, die das Gespräch öffnen. Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 6 von 15

7 Werbemittel und Medien der Messegesellschaften Werbemittel zum Einsatz vor der Messe Vorbemerkung: Die folgenden Werbemittel bieten die Messegesellschaften kostenpflichtig an. Man kann sie verwenden, um die Zielgruppe(n) schon vor Beginn der Messe auf die Beteiligung aufmerksam zu machen. Die Aussteller finden die entsprechenden Bestellformulare in den Serviceordnern der Messegesellschaften. In viele der nun folgenden Werbemittel druckt der Veranstalter gegen Selbstkostenbeteiligung zusätzlich Ihre Anschrift, sowie Halle und Standnummer ein: Einladungsbrief mit Antwortkarte. Einladungsprospekt mit Antwortkarte. Eintrittskartengutschein. Nur die eingelösten Gutscheine werden dem Aussteller mit ermäßigtem Preis später in Rechnung gestellt. Aufkleber für Ihre Anschreiben mit Messesignet, Angaben der Veranstaltung mit Hallen und Standnummer. Reprovorlagen des Messesignets und des Geländeplanes zur Verwendung in eigenen Werbemitteln der BSG. Werbeplakat der Messe. Postkarte zur Information Ihrer Schülerinnen und Schülern über Ihre Messebeteiligung. Überwiegend zum Einsatz während der Messe Vorbemerkung: Die folgenden Informationen betreffen die Werbemittel im Umfeld der Messe selbst. Die Aussteller finden die Werbeinstrumente in den Serviceordnern der Messegesellschaften. Obligatorisch ist die Grundeintragung in das alphabetische Ausstellerverzeichnis des Katalogs und ist zugleich die einzige kostenlose Eintragung. Darin steht die genaue Benennung der BSG, Anschrift, Kommunikationsverbindungen und die Angabe des Standortes auf der Messe. Sie können die Mindesteintragung auf Antrag noch erweitern mit Angaben zur Dienstleistung und Schulformen. Diese Erweiterung ist jedoch kostenpflichtig aber meist nicht unbedingt sinnvoll. Der Messebesucher, der nach interessanten Ausstellern Ausschau hält, wird sich nicht mit dem langen alphabetischen Verzeichnis herumschlagen. Der Besucher wird in dem bereits oben angesprochenen und übersichtlichen Produktverzeichnis (auch "Nomenklatur" genannt) nachsehen. Eintragungen unter einem oder auch mehreren Stichworten sind zwar kostenpflichtig, erfahrene Aussteller sehen diese Eintragung jedoch als ein Muss und nehmen die moderaten Kosten also in Kauf! Das EBI = Elektronisches Besucher-Informationssystem wird während der Messe stark genutzt. Ein (kostenpflichtiger) Eintrag kann sinnvoll sein. Der Eintrag in die Online-Datenbank ist kostenpflichtig. Er ist über das Internet erreichbar und für ein Jahr festgelegt. Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 7 von 15

8 Eine weitere Möglichkeit ist die Anzeige im Messekatalog. Die Kosten sind weit höher als bei den zuvor genannten Werbe- und Informationsmedien. Pressearbeit Pressearbeit wird von den Messegesellschaften unterstützt. Sie können Ihr Presseinformationsmaterial an die von den Messegesellschaften unterhaltenen Presseinformationszentren am Ausstellungsort weiterreichen. Auch am Messestand sollte man für interessierte Journalisten das Pressematerial griffbreit halten. Das Presseinformationsmaterial sollte einigen fachmännischen Mindestanforderungen genügen. Ist keine PR-Agentur vorhanden, können Sie einer Bildungseinrichtung ein Praktikum für angehende Referenten/innen für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit anbieten bzw. den Kontakt zu einem Praktikanten über eine Anzeige suchen. Das Informationsmaterial für die Fachpresse sollte 2-3 Monate vor Messebeginn rausgehen. Organisatorisches allgemein Die Abwicklung der organisatorischen Belange kann sich der Aussteller mit Hilfe von Formblättern erleichtern. Auch die Kostenplanung. Entsprechende Formblätter finden Sie im Anhang des Handbuches. Um die Messeteilnahme planen zu können folgen nun Hinweise, wie sich die erforderlichen Planungsdaten beschaffen lassen: Grundlegende Informationen finden sie im Besucherprospekt. Der Prospekt ist von der veranstaltenden Messegesellschaft zu beziehen. Darin sind alle wissenswerten Details vorhanden: - Anreisemöglichkeit - Verkehrsanbindung am Messeort - Rahmenprogramme - Unterkunftsbestellungen Alle Messestädte haben Vermittlungsstellen die Zimmerbuchungen vornehmen. Von Ausstellern und Besuchern wird das Angebot der Privatunterkünfte (mit Frühstück) sehr stark genutzt. Privatunterkünfte sind preisgünstig und liegen in der Nähe des Veranstaltungsortes. Das Standpersonal benötigt Ausstellerausweise. Diese werden dem Aussteller zusammen mit einer größeren Zahl von Messeplänen kostenlos zugeschickt. Parkplatzausweise für Austeller sind kostenpflichtig und müssen beim Veranstalter geordert werden. Die technische Exponatebeschreibung (auf einem Formular der Messegesellschaft) ist von Ihnen zu erstellen und enthält Angaben über Abmessungen, Gewicht, Emission und die erforderliche Versorgung Ihres Exponats mit Energie und Hilfsstoffen (siehe Anhang-->Exponatebeschreibung) Den Transport zum Messeort wird durch Speditionen von der Messegesellschaft vermittelt. Da nur den zugelassenen Speditionen die Zufahrt auf das Messegelände gestattet ist. Für die Zufahrt einer eigenen Spedition sollte sich vorher informiert werden. Eine Ausstattung mit Telekommunikationseinrichtungen kann gegen Gebühr auch vom Messeveranstalter gebucht werden. Eine Standbewachung für die Nachtzeit sowie eine Standreinigung kann ebenfalls beim Veranstalter geordert werden. Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 8 von 15

9 Der Aussteller ist grundsätzlich verpflichtet, selbst für ausreichenden Versicherungsschutz aller möglicherweise durch seine Messebeteiligung entstehenden Risiken zu sorgen. Der Messeveranstalter trägt lediglich das allgemeine Haftpflichtrisiko für Personen und Sachschäden. Eine Ausstellungsversicherung kann vom Veranstalter angeboten werden. Darin sind alle Gefahren abgedeckt, die durch Ausstellungsgüter, der Stand und die Standausrüstung vom Abtransport bei der Ausstellerfirma an über den Aufbau, die Ausstellungszeit, den Abbau bis zur Rückkehr der Güter zum Lagerort des Ausstellers ausgesetzt sind. Die Versicherung tritt für Schäden ein, die beim Be- und Entladen, während des Transports ober beim Aufenthalt, beim Aufbau oder während der eigentlichen Ausstellung entstehen. Auch Schäden durch Messepublikum werden ersetzt. Zusätzlich kann eine Aussteller- Haftpflichtversicherung abgeschlossen werden. Organisatorisches für Messeauftritt der Beruflichen Schulen Gelnhausen Hier sind Punkte aufgeführt, die bei der Berufsmesse 04/2010 in Hanau aufgetreten sind: Plan für Messestand erstellen, der den Platzbedarf und die Anordnung der Gegenstände darstellt Liste für Anschlussmöglichkeiten Strom (220V oder 400V), Stellmöglichkeit für einen Kompressor (für die Stanzvorrichtung, Achtung: laute Geräusche, wenn möglich in einen Nebenraum zu betreiben) Örtliche Gegebenheiten begutachten (Parkmöglichkeiten für 2-3 Fahrzeuge und 1 Anhänger (Schulanhänger) Kostenklärung für Benutzung privater Fahrzeuge zum Transport des Messeequipments Herstellung von Kupferblechstreifen für die Stanzvorrichtung (Maße 15mm x105mm x0,5mm) Planungen für Messeaufbau Transportmittel (Anhänger, oder Transporter) organisieren Transportsicherungen (Zurrgurte nicht vergessen) Faltdisplay, Prospektständer, Theke und Stehtische bereitstellen Exponate und Zubehör bereitstellen Min. 2 Personen für Aufbau und Transport einplanen Planungen für den Messeablauf Bewirtung von Gästen Getränke für die Standmitarbeiter Essensgutscheine?? Liste mit Telefonnummern von allen Mitarbeitern und von zuständigen Personen der Messegesellschaft selbst Planung für Messeabbau und Transport Messeende analysieren, bzgl. der Abbaugegebenheiten (evtl. ½ Stunde früher abbauen, da sehr viel Andrang im Lieferbereich entsteht.) Anhänger abstellen, Ausräumen am nächsten Schultag mit Schülern (Bewegen von vielen Gegenständen in kurzer Zeit möglich) Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 9 von 15

10 B Die Ausstellung Als Ansprechpartner für den Stand wird ein Standleiter eingeteilt. Doch auch das Standleben verlangt, dass jemand sich bereit findet, verschiedene Aktivitäten verantwortlich zu koordinieren. Dies beginnt früh morgens auf dem Messestand. Früh morgens auf dem Messestand Die Messezeit ist die wertvolle Zeit und gehört dem Standbesucher. Am Morgen ist in der Regel wenig Besucherverkehr präsent. In der Zeit kann die Besetzung durch das Standpersonal vorausgeplant werden. Es zeigt sich, dass Messen und Ausstellungen eine gerngesehene Abwechslung und manchmal sogar Abenteuer bieten kann. Messearbeit bedeutet jedoch auch, bestimmte Arbeitsroutinen einzuhalten. Der Einsatzplan "Standpersonal" Die Einsatzplanung des Standpersonales ist die erste Aktivität am Morgen auf dem Messestand. Sie kann auch schon im Vorfeld stattfinden und wird auf dem Formblatt Standpersonal festgehalten. Es kann sich über die Arbeits- und Pausenzeiten ausgetauscht werden, da der Stand zu keiner Zeit unbesetzt sein darf. Personalplanung für Messeauftritt der BSG (min. 2 Mann Aufbau, min. 3 Personen in der heißen Phase wo Schülerinnen und Schüler die Messe besuchen und auch Fragen zur Sozialpädagogik oder kaufmännischen Interessen stellen, sollte aus diesem Bereich jemand anwesend seien) Die Dreiminutenerklärung Oft haben es Messebesucher eilig und möchten im ersten Kontakt in möglichst kurzer Zeit feststellen können, wo Sie die BSG einordnen und zuordnen können. Dabei interessieren keine Details, sondern nur ein allgemeiner und doch aussagefähiger Überblick über die BSG. Hieraus können sich Ansatzpunkte für gezielte Fragen des Standbesuchers ergeben. Daher ist es üblich, eine sogenannte Dreiminutenerklärung (Formblatt Dreiminutenerklärung im Anhang) einzuüben. Da der Mitarbeiter der BSG in der Regel aus der Innensicht her kennt, ist es unter Umständen schwierig, einen kurzen und allgemein Überblich zu geben. Es ist höchst sinnvoll, um sich nicht in Einzelheiten zu verlieren, eine solche Erklärung zu entwerfen und mit Kollegen einzuüben. Nach einer solchen Vorbereitung werden alle keine unbekannten und fremden Größen repräsentieren, die im Laufe des Tages auf Sie zukommen. So läuft die BSG auch nicht Gefahr, als ein Wesen vom anderen Stern dazustehen. Die Morgenroutine hat noch einen schönen Nebeneffekt: Die gemeinsame und engagierte Vorbereitung Ihres Messetages kann Spaß machen und schafft frischen Teamgeist auf dem Messestand! Motivation und "Stand-halten" Der Kontakt mit dem Messebesucher verlangt Konzentration. Die Konzentration lässt im Laufe des Tages zwangsläufig nach. Unkonzentriertheit führt zu Misserfolgen im Gespräch. Misserfolge erhöhen die Anspannung, was wiederrum zur noch mehr Unkonzentriertheit führt. Dann ist eine Pause notwendig, die eine Erholung bietet. Jeder, der schon mal über eine Messe gegangen ist, kann sich an Aussteller erinnern, die sichtlich "groggy" waren. Die von der Einsatzplanung vorgegebenen Pausen lassen sich bei Bedarf flexibel ändern. Wenn ein frischer Standmitarbeiter "seine" Pause einem erholungsbedürftigen Kollegen Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 10 von 15

11 anbietet, ist das mehr als eine freundliche Geste. Es zeigt Teamgeist. Teamgeist hilft "standzuhalten" und Motivation und Konzentration zu bewahren. Protokollierung der Messekontakte Die Protokollierung der Messekontakte ist im Bereich der Schulen nicht von Belange. Die meisten Besucher sind in der Regel Schülerinnen und Schüler, die von abgehenden Schulen kommen, um sich einen Überblick über die weiterführenden Schulen zu gestalten. Die zweite Gruppe sind die Eltern mit Ihren Kindern, die sich ebenfalls einen Überblick der Möglichkeiten verschaffen möchten. Diese Gruppe ist schon mehr auf Detailfragen aus, wie Mindestvoraussetzungen der Noten für einen Übergang in eine weitere Schulform. Als dritte Gruppe werden Ausbilder aus den Betrieben, oder auch Kollegen aus anderen Schulen an den Ständen gesehen. All diese Begegnungen machen es nicht erforderlich, wie in der Industrie, dass die Gespräche zu protokollieren sind. Es ist gerade in der Stoßzeit mit den Schülern unmöglich die Gespräche noch aufzunehmen. Freizeitgestaltung Schön wenn der Feierabend naht, obwohl der Messetag doch optimal verlaufen ist. Die Messesituation ist nicht der Alltag; für viele ist sie immer wieder neu, ungewohnt und anspannend. Abends ist man oft aufgedreht. Um wieder zur Ruhe zu kommen ist es wichtig zu entspannen. Die abendliche Freizeitgestaltung sollte daher nicht "unter Programm" stehen. Der Erholung und Entspannung sollte jeder nach seinen Wünschen und Neigungen nachgehen können. Der nächste Messemorgen kommt bestimmt. Gut für den einzelnen und sein Team, dann ausgeruht zu sein. C Die Auswertung Die in den ersten beiden Kapiteln vorgestellten Überlegungen sind im Hinblick auf eine Auswertung und Verwertung Ihrer Messebeteiligung angestellt worden. Sie können die weiteren Aktivitäten auf die Erfahrungen und Ergebnisse aufbauen, die Ihnen Ihre Ausstelleraktivität eingebracht hat. Da die Auswertung einer Messe für eine Schule weniger von Bedeutung ist, als für ein normales Unternehmen, wird sie nicht so umfangreich ausfallen. Im Gegensatz zur Wirtschaft sind in der Schule keine wirtschaftlichen Unternehmensänderungen vorzunehmen, die als Ergebnis einer Messebeteiligung ausgewertet wurden. Dennoch sollten sich das Standpersonal und die zuständigen Vorgesetzten für ein kleines Resümee zusammensetzen, um ggf. über Probleme zu beraten. Erneute Messebeteiligung Die nächste Messe steht bestimmt schon an, da sollte man rechtzeitig mit der Planung dieser neuen Ausstelleraktivität beginnen. Hier können die Ergebnisse und Erfahrungen der vergangenen Messen genutzt werden. Kontakte zwischen alten und neuem Standpersonal sind unbedingt erforderlich, um die Erfahrungen auszutauschen. Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 11 von 15

12 D Formulare und Listen Messeplaner / Handout Checkliste für Messeauftritte 1x Faltdisplay mit Digitaldruck der BSG in Transporttrolley Systemaufbau in großer orangenen Tasche, 21 Leisten in kleiner Tasche, Leuchtmitteltasche mit 5 Lampen und 6-fach Verteiler, 6 Plakate mit Schutzhüllen Ersatzleuchtmittel für die Beleuchtung (Halogenleuchtmittel) Theke für Messestand (noch nicht vorhanden) Prospektständer (mit Tasche) 2ter Tisch als Fläche für Exponate 2x Stehtische (aus pädagogischem Bereich) Computer Kiste mit Bildschirm (Touchscreen), Drucker und allen Informationen die Schule und die Schulformen betreffend (Kleines Programm mit Links) (noch nicht vorhanden) 2x Verlängerungs-Kabel (Trommel mit min 15m Flexkabel) 2x Mehrfachverteiler Rolle Klebeband (der Helfer in der Not) Stempel Schule mit Stempelkissen (mansche Schüler kommen mit einer Checkliste für den Nachweis des Besuches an den Ständen der Schülen) Namensschilder für Standpersonal (aus Personalplan zu entnehmen) Infoblätter für Schulformen (min. 150 Stück, weniger Anmeldungen) Flyer für die Schule mit neuem Logo (Evtl. Erstellung im Kaufmännischen Bereich, oder der Datenverarbeitung) Liste mit Ausbildungsberufen nach weiterführenden Schulen (Berufsbezogene Liste der Ausbildungsbetriebe mit Adressen) Anschauungsstücke/Exponate aus den verschiedenen Bereichen der Schule Spiele als Anziehungspunkt? Visitenkarten von Schule mit neuen Logo (blanko ohne Namen, nur Adresse, Telefonnummern und Internetadresse und kontakt) Catering für Gäste und Standpersonal: Kaffeemaschine Tafelwasser in kleinen Flaschen Exponate: Automatische Biegeanlage aus dem Bereich Steuerungstechnik Kompressor mit 50 Liter Behälter und min 4 bar Druck Werkzeugkoffer Luftschlauch mit 20m Länge für den Betrieb der Stanzvorrichtung Elektro-Abteilung Montagewand und andere Exponate Exponate aus dem Bereich Sozialpädagogik, oder Med. Techn. Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 12 von 15

13 Exponatebeschreibung Die technische Exponatebeschreibung (auf einem Formular der Messegesellschaft) ist von Ihnen zu erstellen und enthält Angaben über Abmessungen, Gewicht, Emission und die erforderliche Versorgung Ihres Exponats mit Energie und Hilfsstoffen. Standplan Energieversorgung Messestand Stanzvorrichtung Kompressor PC oder ähnl. Elektroexponate 230V 230V 230V 230V?????V Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 13 von 15

14 Formular Standpersonal Formular Standpersonal Standpersonal Kürzel Name Anwesende Tage Zeit Zeit Einsatzplan Standpersonal Datum Kürzel für Standbetreuung Einsatzplan Standpersonal Datum Kürzel für Standbetreuung Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 14 von 15

15 Formular Dreiminutenerklärung (Selbstdarstellung) Die Schule Benennnung Berufliche Schulen Gelnhausen Schulgröße Ca Schülerinnen und Schüler Lehreranzahl Ca. 220 Ort Gelnhausen Schulformen Weitere Leistungen Produkte allgemein Ihre Messeziele Zielgruppen Erhoffte / erlebte Resonanz Überleitung zum Gespräch Messehandbuch der Beruflichen Schulen Gelnhausen Seite 15 von 15