Inhalt. Beleglayout schnell und einfach Möglichkeiten der Layouterstellung Gesellschaftsangaben Beleglayout schnell erstellen...

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1 Beleglayouts

2 Inhalt Beleglayout schnell und einfach... 4 Möglichkeiten der Layouterstellung... 4 Gesellschaftsangaben... 5 Beleglayout schnell erstellen... 5 Beleglayout individuell... 7 Beleglayout individuell erstellen... 7 Beleglayout auswählen... 8 Beleglayout in Open Office öffnen... 8 Beleglayout verstehen... 9 Beleglayout individualisieren Kopfzeilen, Fußzeilen und Tabellen Einheitliche Kopf- und Fußzeilen Tabellen im Beleglayout Spalten der Positionstabelle ändern Spalten löschen Neue Spalte hinzufügen Neue Spalte einrichten Tabellen verbinden Zeilen aus der Positionstabelle löschen Schrift und Seitenlayout anpassen Platzhalter und Textbausteine Platzhalter verwenden Was ist der Unterschied zwischen Platzhaltern und Textbausteinen? Textbausteine erstellen und verwenden Die Registerkarte Belegtext Beleglayout in Scopevisio verwenden Individualisiertes Layout in Scopevisio bereitstellen Standardbeleglayouts festlegen Belege ausgeben Belege nachbearbeiten Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 29

3 Regelassistent für Beleglayouts Automatisieren durch Regelassistent Regeln für Beleglayouts definieren Bedingungen und Aktionen Beispiele Beleglayout-Regeln anzeigen, exportieren, importieren Regeln importieren Zeiterfassungs-Layout hochladen Zeiterfassungslayout finden Zeitabrechnung Leistungsnachweis Zeiterfassungslayout individualisieren Zeiterfassungslayout verwenden Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 29

4 Beleglayout schnell und einfach Global > Stammdaten > Beleglayouts Wenn Sie Rechnungen oder andere Belege versenden, möchten Sie, dass diese individuell aussehen. Hierfür sind in Scopevisio die Beleglayouts da. Möglichkeiten der Layouterstellung Sie können Beleglayouts schnell erstellen (Abb. links) oder individuell erstellen (Abb. rechts). In der obigen Abbildung sehen Sie die Unterschiede. Beide Methoden werden im Folgenden beschrieben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 29

5 Gesellschaftsangaben Global > Stammdaten > Beleglayouts > Gesellschaftsangaben für Schnell-Layout Die Angaben zu Ihrer Gesellschaft (Absender) werden aus den Daten entnommen, die Sie beim Einrichten Ihrer Gesellschaft hinterlegt haben. Im Abschnitt Fußtext finden Sie mehrere Angaben, die mit einem $-Zeichen beginnen. Diese sind Textbausteine. Sie werden bei Ausgabe der Belege durch die entsprechenden Daten ersetzt. Wenn Sie z. B. nur eine statt zwei Bankverbindungen haben, löschen Sie den Textbaustein $Bankverbindung2. Speichern nicht vergessen. Beleglayout schnell erstellen Global > Stammdaten > Beleglayouts > Beleglayout schnell erstellen Dieser Menübefehl öffnet den Layoutassistenten. Hier können Sie in wenigen Schritten das Design für Ihre Belege erstellen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 29

6 Füllen Sie die Angaben im Formular Schnell-Layout aus und haken Sie die anzuzeigenden Felder an. Dann lassen Sie sich Ihren Beleg in der Vorschau anzeigen. Das Beleglayout wird angezeigt. Wählen Sie PDF ausgeben, um den gedruckten Beleg zu sehen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 29

7 Beleglayout individuell Global > Stammdaten > Beleglayouts Wenn Sie Rechnungen oder andere Belege versenden, möchten Sie, dass diese individuell aussehen. Hierfür sind in Scopevisio die Beleglayouts da. Beleglayout individuell erstellen Wenn Sie Inhalt und Eigenschaften der Kopf-, Absender- und Fußzeilen, Schriftart und -größe sowie die Position Ihres Firmenlogos festlegen und/oder Tabellen, Textblöcke und Platzhalter einfügen möchten, verwenden Sie Beleglayouts im odt-format. Dieses Format wird von dem kostenlosen Programm OpenOffice angelegt. Wir haben uns für OpenOffice entschieden, da diese Software auf Windows, Mac OS oder Linux gleichermaßen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 29

8 funktioniert und unseren Anwendern keine zusätzlichen Kosten verursacht. Unter folgendem Link können Sie OpenOffice kostenfrei herunterladen: Textbausteine, die mit einem $-Zeichen beginnen, werden bei Ausgabe der Belege durch die hinterlegten Angaben ersetzt. Am einfachsten erstellen Sie ein Beleglayout, indem Sie eines der mitgelieferten Muster an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dies wird im Folgenden geschildert. Beleglayout auswählen Öffnen Sie Global > Stammdaten > Beleglayouts > Beleglayout individuell erstellen Suchen Sie sich aus den vielen mitgelieferten Layouts das aus, das dem Gewünschte am nächsten kommt. Dann speichern Sie es unter einem aussagekräftigen Namen auf Ihrem Computer. Beleglayout in Open Office öffnen Klicken Sie auf Ihrem lokalen Computer die gespeicherte odt-datei mit der rechten Maustaste an. Dann wählen Sie Öffnen mit und als Programm den OpenOffice Writer. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 29

9 Beleglayout verstehen Das Beleglayout enthält zwei verschiedene Arten von Daten: Solche, die bei jedem Beleg gleich bleiben - z. B. Ihre Firma, Ihr Logo, Ihre Absenderadresse. Diese Daten können im Klartext angegeben werden, oder als Textbaustein. Textbausteine beginnen mit einem $-Zeichen. Sie beziehen sich auf einen bestimmten Eintrag in der Datenbank und werden beim Ausdrucken des Belegs durch diese Daten ersetzt - z. B. $Logo durch Ihr Logo. Solche, die bei jedem Beleg anders sind - z. B. der Rechnungsempfänger und die Rechnungspositionen. Diese Daten werden mit Platzhaltern angegeben und für jede Rechnung passend ausgefüllt (ähnlich wie bei einem Serienbrief). Platzhalter stehen in geschweiften Klammern. Hier finden Sie alle Platzhalter, die Scopevisio zur Verfügung stellt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 29

10 Beleglayout individualisieren Markieren Sie die den Briefkopf und löschen Sie die Anweisungen. Fügen Sie stattdessen Ihr Logo und Ihre Daten ein. Tipp: Fügen Sie eine Grafik über Einfügen > Bild ein. Auf dieselbe Weise individualisieren Sie die übrigen Bestandteile des Layouts. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 29

11 Kopfzeilen, Fußzeilen und Tabellen Global > Stammdaten > Beleglayouts Wenn Sie Rechnungen oder andere Belege versenden, möchten Sie, dass diese individuell aussehen. Hierfür sind in Scopevisio die Beleglayouts da. Einheitliche Kopf- und Fußzeilen In OpenOffice können Sie Ihrem Beleg eine Kopfzeile über Einfügen > Kopfzeile > Standard hinzufügen. Klicken Sie in die Kopfzeile der ersten Seite und drücken Sie auf F Wenn Sie nur auf der ersten Seite eines Belegs die Kopfzeile ausgeben möchten, wählen Sie hier Seitenvorlagen > Erste Seite. Wenn Sie möchten, können Sie für die folgenden Seiten eigene Kopf-/Fußzeilen einrichten. 2. Wenn Sie auf jeder Seite dieselbe Kopf-/Fußzeile ausgeben möchten, wählen Sie Standard. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 29

12 Tabellen im Beleglayout In den Standard-Beleglayouts ist eine Positionstabelle mit den Angaben zu Ihren Produkten und Preisangaben und eine weitere Tabelle mit Angaben zu Kundennummer und Leistungsdatum vorhanden. Diese Tabellen können bearbeitet werden, Sie können Spalten und Zeilen hinzufügen und entfernen sowie weitere Tabellen erstellen. Möchten Sie mehrere Tabellen in einem Layout anzeigen, müssen die zusätzlichen Tabellen in Rahmen eingebettet werden, da sie ansonsten bei der Dokumentenausgabe mit der Positionstabelle verwechselt werden. In der folgenden Abbildung sind zwei Tabellen enthalten (beide rot markiert). Die blau markierte Tabelle wurde in einen Rahmen eingefügt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 29

13 Um eine weitere Tabelle in einem OpenOffice Dokument einzufügen, muss zuerst ein Rahmen auf die gewünschte Position der Tabelle gesetzt werden. Klicken Sie auf Einfügen > Rahmen und platzieren Sie den Rahmen an die Position, an die die Tabelle gesetzt werden soll. Klicken Sie einmal neben (um die Position zu fixieren) und danach in den Rahmen und wählen Sie dann Einfügen > Tabelle. Legen Sie die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl fest und klicken Sie auf OK. Spalten der Positionstabelle ändern Sehen Sie hier am Beispiel von Layout_Angebot.odt, wie man die Spalten Rabatt und USt. entfernt und eine Spalte namens Seriennummer einfügt. Öffnen Sie in OpenOffice die Datei Layout_Angebot.odt. Um die Spalten in der Tabelle zu löschen, ohne die folgenden Zeilen zu beeinflussen, muss die Tabelle zuerst geteilt werden. Markieren Sie dazu die gesamte dritte Zeile, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen Sie Tabelle auftrennen > Keine Überschrift. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 29

14 Die Tabelle wird oberhalb der Zeile Betrag aufgeteilt. Spalten löschen Um die Spalten USt. und Rabatt zu löschen, markieren Sie beide Spalten und klicken dann in der Tabellensymbolleiste auf das Symbol Spalten löschen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 29

15 Neue Spalte hinzufügen Um der Tabelle eine neue Spalte hinzuzufügen, markieren Sie die Spalte, neben der die neue Spalte gesetzt werden soll und klicken Sie in der Tabellensymbolleiste auf das Symbol Spalte hinzufügen. Neue Spalte einrichten Geben Sie in den Spaltenkopf der neue Spalte Seriennummer ein. Anschließend klicken Sie in die Zelle darunter und geben {Freitext1} ein, um einen Platzhalter zu schaffen. Tipp: Sie können die Spaltenbreite anpassen, indem Sie die Maus auf die rechte oder linke Spaltenbegrenzungslinie fahren, bis der Cursor die Form eines Doppelpfeiles annimmt. Klicken Sie dann auf die Linie und ziehen Sie sie bei gedrückter Maustaste nach rechts oder links, bis die gewünschte Spaltengröße erreicht ist. Tabellen verbinden Um die beiden getrennten Tabellen wieder zu verbinden, positionieren Sie den Cursor zwischen diese und drücken die Entf-Taste. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 15 von 29

16 Zeilen aus der Positionstabelle löschen Sie können Zeilen aus den Positionstabellen löschen, hinzufügen und deren Inhalte ändern. Dies ist z.b. dann sinnvoll, wenn Sie typischerweise keinen Schlussrabatt gewähren oder keine Versandkosten ausweisen müssen. Markieren Sie dazu die entsprechende Tabellenzeile und klicken Sie auf das Symbol Zeile entfernen in der Tabellensymbolleiste. Schrift und Seitenlayout anpassen Scopevisio unterstützt die unten aufgeführten Schriftarten. Wählen Sie aus diesem Pool die Schriftart für Ihre Belege. Sonstige Schriftarten werden diese automatisch durch eine ähnliche Schriftart aus der Liste ersetzt. Hinweis: Der Text, der den Platzhalter ersetzt, wird in der Formatierung des entsprechenden Platzhalters eingefügt. Wenn Sie also die Formatierung fett für den Platzhalter {BetragBrutto} in der odt-datei gewählt haben, wird die Betragszahl im PDF auch fett gedruckt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 16 von 29

17 Platzhalter und Textbausteine Global > Stammdaten > Beleglayouts Wenn Sie Rechnungen oder andere Belege versenden, möchten Sie, dass diese individuell aussehen. Hierfür sind in Scopevisio die Beleglayouts da. Platzhalter verwenden Ein Platzhalter markiert im Beleglayout einen Platz, an dem eine Angabe eingefügt wird. So werden z. B. Adressfelder, Rechnungsartikel, Beträge, Rabatte uvm. automatisch durch die hinterlegten Daten ersetzt. In Scopevisio beginnt ein Platzhalter mit dem $-Zeichen; in einer odt-datei wird er durch geschweifte Klammern { } gekennzeichnet. Sie können Platzhalter nach Bedarf Platzhalter in Ihr Beleglayout einfügen oder daraus löschen. Eine Liste der verfügbaren Platzhalter finden Sie hier. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 17 von 29

18 Was ist der Unterschied zwischen Platzhaltern und Textbausteinen? Platzhalter werden in den odt-dateien hinterlegt, während Textbausteine in Scopevisio selbst erstellt werden. Die Platzhalter {Einleitungstext} und {Schlusstext} markieren die Positionen im Dokument, an denen die Textbausteine eingefügt werden. Textbausteine können für längere Texte verwendet werden, zwischen denen bei Bedarf in der Anwendung schnell gewechselt werden kann. Erstellen Sie beispielsweise einen Rechnungs-Einleitungstext speziell für Erstkunden und fügen Sie diesen in der Rechnungsstellung unter dem Reiter Texte aus. So können Sie unterschiedliche Texte in Ihren Belegen verwenden, ohne dafür das Layout auszutauschen. Auch in einem Textbaustein können Platzhalter verwendet werden, z. B. um eine personalisierte Ansprache zu erstellen. Textbausteine erstellen und verwenden Häufig wiederkehrende Einleitungs- oder Schlusstexte Ihrer Ausgabebelege können Sie in der Anwendung speichern und mit Platzhaltern versehen, die automatisch mit den Rechnungs- oder Auftragsdaten gefüllt werden. Zum Schluss können die so erstellten Texte als Standard für den gewünschten Beleg gewählt werden. Um Standardtexte zu erstellen öffnen Sie Global > Stammdaten > Sprachen und Textbausteine > Textbausteine verwalten und klicken Sie im nächsten Fenster auf Hinzufügen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 18 von 29

19 Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (1). Um den neuen Textbaustein als Standard- Einleitungs- oder -Schlusstext in ein Dokument einzufügen, wählen Sie den passenden Eintrag in der Auswahlliste (2). Geben Sie Ihren Text ein. Sie können auch Platzhalter einfügen (3). Diese Platzhalter werden durch die Angaben z.b. in der Rechnung automatisch ergänzt. Eine Liste mit möglichen Platzhaltern finden Sie unter (4). Speichern Sie Ihren neu erstellten Textbaustein durch Klick auf das Diskettensymbol. Die Registerkarte Belegtext Lesen Sie unter folgendem Link Informationen zur Registerkarte Belegtext im Abrechnungsformular. Beleglayout in Scopevisio verwenden Global > Stammdaten > Beleglayouts Wenn Sie Rechnungen oder andere Belege versenden, möchten Sie, dass diese individuell aussehen. Hierfür sind in Scopevisio die Beleglayouts da. Individualisiertes Layout in Scopevisio bereitstellen 3. Speichern Sie die odt-datei auf Ihrem PC. 4. Um das geänderte Layout wieder in Scopevisio zu importieren, klicken Sie auf Global > Stammdaten > Beleglayouts > Beleglayout individuell erstellen. 5. Laden Sie Ihr Layout im Abschnitt Angepasstes Dokumentenlayout hinzufügen hoch. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 19 von 29

20 Standardbeleglayouts festlegen Für ein schnelleres Arbeiten in Scopevisio können Sie Standarddokumentenlayouts für die einzelnen Belege bestimmen. Haben Sie bspw. ein individuelles Layout für Ihre Rechnungen erstellt und als Standard für Rechnungen eingestellt, können Sie Ihre Rechnungen mit nur einem Klick als PDF-Datei ausgeben lassen. Öffnen Sie Global > Stammdaten > Beleglayouts > Standardbeleglayouts verwalten und wählen Sie Standarddokumentenlayouts festlegen. 1. Ziehen Sie per Drag and Drop das gewünschte Layout auf den Belegtyp, für den es als Standard dienen soll. Jedes Layout kann für beliebig viele Belege verwendet werden. 2. Um eine Layoutverwendung zu löschen, ziehen Sie das Layout zurück auf die Auswahl. 3. Das angelegte Standardlayout wird automatisch zur Erstellung eines PDF-Belegs verwendet, wenn Sie im Arbeitsbereich bei Ausgabe des Belegs die Option Drucken wählen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 20 von 29

21 Belege ausgeben 1. Wenn Sie ein anderes als das als Standard hinterlegte Layout als Grundlage für Ihren Beleg verwenden möchten, öffnen Sie eine bestehende oder erstellen Sie eine neue Rechnung. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 21 von 29

22 2. Klicken Sie auf den Pfeil des Drucken Buttons und wählen Sie Dokumentenlayouts. 3. Im nächsten Fenster werden Ihnen alle verfügbaren Dokumentenlayouts angezeigt. Klicken Sie auf den Namen der der Datei, die Sie für Ihre Rechnung verwenden möchten. Klicken Sie zum Abschluss auf den Button PDF-Datei erzeugen. Das PDF-Dokument öffnet sich in einem separaten Fenster. Belege nachbearbeiten Um die Angaben in den Belege zu bearbeiten, klicken Sie auf Nachbearbeiten. Der Beleg öffnet sich in OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie diese ab. Der geänderte Beleg wird in Scopevisio hochgeladen und als zusätzliches PDF im Reiter Dokumente abgelegt. Hinweis: Wenn Sie einen Beleg per versenden, wird der zuletzt erstellte Beleg als PDF-Datei angefügt. Möchten Sie einen Beleg also vor dem Versenden bearbeiten, so klicken Sie zunächst auf den Button Nachbearbeiten. Dann ändern Sie den Beleg und speichern und schließen die odt-datei. Zu der bearbeiteten Datei wird automatisch ein PDF angelegt, das mit Klick auf Versenden an die angehängt wird. Alle gespeicherten Versionen finden Sie unter dem Reiter Dokumente. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 22 von 29

23 Regelassistent für Beleglayouts Automatisieren durch Regelassistent Legen Sie durch Regeln fest, welches Layout für welchen Beleg verwendet wird. Haben Sie z. B. Layouts für Belege mit und ohne Rabatt erstellt, können Sie durch Regeln definieren, welches Layout unter welchen Bedingungen zum Einsatz kommt. Regeln für Beleglayouts definieren Global > Stammdaten > Beleglayouts > Regeln verwalten > Hinzufügen Eine Regel besteht immer aus drei Teilen: Name Bedingungen (Unter welchen Umständen soll etwas geschehen?) Aktionen (Was soll unter diesen Umständen geschehen?) Zusätzlich ist es wichtig, dass eine Regel ein- oder ausgeschaltet werden kann, und dass sie eine bestimmte Priorität erhält. Prioritäten legen fest, welche Regeln Vorrang haben, falls sich die Bedingungen gleichen. Am besten ist es "vom Speziellen zum Allgemeinen" vorzugehen. Die Regel Nummer 1 hat die höchste Priorität. Bedingungen und Aktionen 1. Fügen Sie Bedingungen über den Link Neuer Eintrag hinzu. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 23 von 29

24 2. Definieren Sie Bedingungen. 3. Wählen Sie die Symbole + und - am Ende einer Bedingungszeile, um Bedingungen zu erstellen oder zu löschen. 4. Legen Sie fest, ob alle oder nur eine Bedingung zutreffen soll. 5. Definieren Sie Aktionen, die eintreten, wenn die Bedingungen zutreffen. Diese Aktionen bestehen darin, ein komplettes Beleglayout und/oder einen speziellen Einleitungs- oder Schlusstext für den Beleg auszuwählen. Beispiele Beleg enthält Rabatt / ist gleich / Wahr: Wenn Ihr Beleg Rabatt enthält, können Sie automatisch das passende Beleglayout verwenden. Zahlungsart / ist gleich / Lastschrift: Bei SEPA-Lastschrift können Sie eine Rechnung mit dem Text verwenden: Bitte nicht überweisen, Betrag wird vom Konto eingezogen. Kundentyp / ist gleich / USt.-ID in EU Ausland: Hierfür kann ein Beleglayout ohne USt.- Ausweis angelegt werden. Sprache / ist gleich / Englisch: Als Einleitungstext und als Schlusstext werden vorbereitete englische Übersetzungen verwendet. Beleglayout-Regeln anzeigen, exportieren, importieren Global > Stammdaten > Beleglayouts > Regeln verwalten Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 24 von 29

25 Hier finden Sie Ihre Regeln wieder. Über Buttons fügen Sie Regeln hinzu oder führen andere Aktionen mit den Regeln aus. Sie können die markierten Regeln auch exportieren. Regeln importieren Wenn Sie Regeln exportieren, werden diese in einer XML-Datei auf Ihrem PC gespeichert. Möchten Sie diese Regeln (vielleicht in einer anderen Scopevisio-Gesellschaft oder Instanz) wieder importieren, öffnen Sie abermals Global > Stammdaten > Beleglayouts > Regeln verwalten. Klicken Sie den Upload-Button und wählen Sie die exportierte XML-Datei mit einem Doppelklick aus. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 25 von 29

26 Haken Sie die zu importierenden Regeln an (Sie können auch Alle wählen) und klicken Sie auf Auswahl importieren. Fertig. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 26 von 29

27 Zeiterfassungs-Layout hochladen Beleglayouts für die Zeiterfassung sind ein Sonderfall. Sie werden auf einem anderen Weg hochgeladen und bearbeitet. Zeiterfassungslayout finden Wählen Sie OpenScope > Import/Export > Dokumentenlayouts verwalten. Dann zeigen Sie bitte alle Layouts an. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 27 von 29

28 Zeitabrechnung Leistungsnachweis Suchen Sie die Vorlage Layout Zeitabrechnung Leistungsnachweis. Zeiterfassungslayout individualisieren Über den Button Speichern unter können Sie die Formatvorlage auf Ihren lokalen Computer herunterladen. Dort passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, wie in den Abschnitten Beleglayout individuell und folgende beschrieben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 28 von 29

29 Zeiterfassungslayout verwenden Wählen Sie OpenScope > Import/Export > Dokumentenlayouts verwalten und klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Über den Upload-Button können Sie Ihr Layout auf Ihrem lokalen Speicher auswählen und dann hochladen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 29 von 29