Wo ist die Rechnung?

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1 Herzlich willkommen zur Präsentation der codia Software GmbH Wo ist die Rechnung? Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung und archivierung mit dem Dokumentenmanagementund Workflowsystem d.3 Laurenz Stecking, codia Software GmbH

2 Die tägliche Herausforderung in der kommunalen Verwaltung gestern, heute und morgen codia Software GmbH, 2008 Folie 2

3 Folgen des Papierproblems Lange Aufbewahrungsfristen und große Volumina hohe Lagerkosten Aufwändiger Zugriff auf Archivakten lange Reaktions- und Prozesszeiten Paralleler Dokumentenzugriff nicht möglich unflexibles Arbeiten Umläufe nicht zentral nachvollziehbar wenig Kontrolle über Vorgänge Wo ist die Rechnung? codia Software GmbH, 2008 Folie 3

4 Exkurs: Folgen der Zugangseröffnung Sobald die Verwaltung den Zugang eröffnet hat, muss sie elektronisch signierte Dokumente (auch Rechnungen) annehmen und rechtssicher aufbewahren. egovernment braucht Archiv Aufbewahrungsort und zeitraum elektronisch signierter Dokumente (Eine elektronische Signatur kann nicht ausgedruckt und abgeheftet werden.) egovernment funktioniert langfristig nicht ohne elektronisches Archiv! egovernment benötigt ein revisionssicheres Archiv für die langfristige rechtskonforme Aufbewahrung der elektronischen Dokumente. codia Software GmbH, 2008 Folie 4

5 Firmenprofil codia Software GmbH System- und Softwarehaus mit strategischer Ausrichtung auf Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und egovernment Zielmarkt: Öffentliche Verwaltungen mit Schwerpunkt Kommunalverwaltungen und Hochschulen Langjährige Erfahrung mit mehr als 10 Jahren Lösungskompetenz im Zielmarkt Sitz in Meppen, Niederlassung in Berlin, bundesweit tätig Über 100 direkt und indirekt betreute kommunale Anwender codia Software GmbH, 2008 Folie 5

6 codia Technologie-Kompetenzen d.velop competence center (dcc) egovernment ProGOV Certified Partner Microsoft Certified Partner codia Software GmbH, 2008 Folie 6

7 aller guten Dinge sind die drei Grundpfeiler digitale Archivierung Dokumenten Management Workflow Management waren schon 1992 Grundlage der Produktplanung und sind es bis heute geblieben codia Software GmbH, 2008 Folie 7

8 d.3 Document Warehouse technische Dokumente betriebswirtschaftliche Dokumente Format- Normierung sonstige Eingangpost Validierung Bearbeitung Recherche Teamarbeit Attributierung Anmerkungen Redlinings Automatisches Einhängen in Akten Steuerakte Bauakte KFZ Akte.. v1.0 d.velop AG, März 08 Folie 8

9 Rechnungsfreizeichnung mit der Umlaufmappe. codia Software GmbH, 2008 Folie 9

10 Belegarchivierung Belegarchivierung spätes Erfassen Belegarchivierung frühes Erfassen codia Software GmbH, 2008 Folie 10

11 Belegarchivierung spätes Erfassen Rechnungen werden in Papierform den Erfassern zugestellt Rechnungen werden im Finanzverfahren erfasst v1.0 d.velop AG, März 08 Folie 11

12 Belegarchivierung, spätes Erfassen Papier wird nach der Anordnungen werden mit Barcode (Kassenzeichen) ausgedruckt Anordnungen (mit Rechnung) werden in Papierform freigezeichnet Anordnungen mit Rechnungen werden an zentralem Scanarbeitsplatz gescannt Barcode von den Anordnungen wird automatisch ausgelesen. Über den Barcode wird eine Verknüpfung mit dem Finanzverfahren hergestellt, automatische Übernahme der Indexwerte Archivierung vernichtet v1.0 d.velop AG, März 08 Folie 12

13 Rechnungsbearbeitung, frühes Erfassen Eingangsrechnungen werden beim Posteingang oder beim Eingang in einer Abteilung gescannt und elektronisch zur Erfassung und Freizeichnung weitergeleitet. Problem: wie können Belege, die elektronisch am Bildschirm angezeigt werden, im Finanzverfahren erfasst werden? Änderung der Erfassungsmasken 2 Bildschirme Rechnungseingangsbuch (Scannen mit automatischer Klassifizierung und Indizierung) codia Software GmbH, 2008 Folie 13

14 Rechnungsbearbeitung, frühes Erfassen Prozessunterstützung Rechnungsfreizeichnung Strukturierter oder adhoc Workflow Elektronische Signatur, Fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur Lösung unabhängig von Finanzverfahren Kameral, Doppik Vorteile: Direkt nach dem Scannen hat die Verwaltung einen Überblick über offene Rechnungen Kürzere Durchlaufzeiten, keine Hauspost mehr eine höhere Prozess-Sicherheit Zahlungsfristen und -vorteile lassen sich einfach einhalten Standort-übergreifende Lösung differenzierte Genehmigungs- und Informationsverfahren abbildbar festgelegte Eskalationsstufen codia Software GmbH, 2008 Folie 14

15 Für manche Prozesse benötigt man auch weiterhin Papier. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit codia Software GmbH, 2008 Folie 15

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