Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format

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1 Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format

2 Austausch elektronischer Rechnungen Rahmenbedingungen, Nutzen und Lösungen. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (kurz: FeRD) ist ein Zusammenschluss aus nationalen Verbänden, Ministerien und Unternehmen. FeRD hat das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt. Das Ziel von ZUGFeRD ist der schnelle, komfortable und elektronische Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen bzw. zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Die Vereinfachung geschäftlicher Prozesse in der öffentlichen Verwaltung sind Ziele, die sich die Bundesregierung mit Einführung des Gesetzes zu E-Government gesetzt hat. Ein konsequenter und notwendiger Schritt stellt dabei das Steuervereinfachungsgesetzt dar: Seit 2011 ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Die öffentliche Verwaltung ist ab dem 27. November 2018 sogar dazu verpflichtet, Rechnungen vollständig digital bearbeiten zu können. So wurde es in der europaweit einheitlichen Richtlinie 2015/55/EU für alle Mitgliedstaaten festgelegt. Bereits seit vielen Jahren gibt es Lösungen für den elektronischen Rechnungs- und Datenaustausch zwischen Firmen, z.b. EDI (electronic data interchange) die eine hohe Funktionalität aufweisen und sich in der Praxis bewährt haben. Die Lösungen der Vergangenheit haben jedoch den Nachteil, dass es keinen wirklich allumfassenden Standard gibt und sie sehr aufwändig implementiert werden müssen. Die Folge ist, dass sie ausschließlich in der Industrie benutzt werden, die ein großes Volumen an Lieferungen und Bestellungen zu verarbeiten hat. Für den Mittelstand oder die öffentliche Verwaltung verbieten sich solche Lösungen aufgrund der Komplexität und der Kosten. Mit ZUGFeRD wurde jedoch nun ein umfassender Standard geschaffen, der sich sehr pragmatisch in die Arbeitsabläufe der Rechnungsbearbeitung integrieren lässt: ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich analog jeder anderen Rechnung verarbeiten, indem sie ausgedruckt und in papiergestützte Bearbeitung eingespeist werden. Dies ist natürlich keine ganz saubere Handhabung von elektronischen Rechnungen, stellt jedoch heute die gängige Praxis bei digitalen Rechnungen dar, wenn z.b. kein elektronischer Rechnungsworkflow vorhanden ist. ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich digital als reines Bild der Rechnung verarbeiten, so, als wäre eine Papierrechnung gescannt worden. Dies ist ebenfalls keine optimale Handhabung, ermöglicht jedoch die durchgehend digitale Bearbeitung ohne Medienbrüche. ZUGFeRD-Rechnungen können über die ZUGFeRD- Lösungen der ekom21 arbeitsentlastend, schnell und transparent bearbeitet werden und spielen damit die Effizienzvorteile des Standards komplett aus. Das ZUGFeRD-Konzept hat in den letzten Monaten eine beispiellose Resonanz erfahren und wird mittlerweile von vielen Anbietern von Finanzbuchhaltungssystemen, Fakturierungsprogrammen, Warenwirtschaftslösungen, Workflow- und DMS-Lösungen unterstützt. Es ist sicher, dass sich ZUGFeRD als neuer, praxisgerechter Standard sehr rasch verbreitet, bzw. hat er es bereits getan.

3 Wie sieht die Umsetzung von ZUGFeRD aus organisatorischer Sicht aus? ZUGFeRD ist eine digitale Rechnung, die typisch als versendet wird. Hierfür wird eine -Adresse eingerichtet (z.b. an die alle -Rechnungen der Lieferanten gesendet werden. Eine Software prüft laufend, ob Rechnungen im definierten Postfach eingegangen sind. Ist eine neue Rechnung eingegangen, wird sie automatisch aus diesem Postfach abgeholt und ein Rechnungsworkflow in rw21 damit gestartet. Was ist ZUGFeRD aus technischer Sicht? Jede ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF-Datei. Diese ist ganz normal lesbar und druckbar. Die PDF-Datei (genauer: PDF/A-3) enthält zusätzlichen und für den Benutzer nicht sichtbaren XML-Code mit allen Kopf- und Positionsdaten der Rechnung. Das XML dient dazu, die Rechnungsdaten anderer Programme direkt verarbeiten zu können. Die Daten sind im Format UNCEFACT vorhanden und damit international kompatibel. Was bringt ZUGFeRD für meine Arbeitsabläufe? Für die komplette Verwaltung, insbesondere für Benutzer von rw21, bringt ZUGFeRD eine enorme Arbeitsersparnis. Die komplette Datenerfassung der Rechnungsdaten (Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Einzel- und Gesamtpreise usw.) fällt weg. Durch die automatische Übernahme der Rechnungsdaten sind manuelle Erfassungsfehler ausgeschlossen und eine Prüfung der Rechnungserfassung kann entfallen. Die anschließende automatische Ablage der digitalen Rechnung in der dms21-e-akte erspart die komplette Papierablage und -verwaltung. ZUGFeRD erspart also sowohl die manuelle Rechnungserfassung als auch die anschliessende manuelle Ablage! Welche ZUGFeRD-Lösungen gibt es generell? Für Rechnungsversender, bzw. Versender von Bescheiden gibt es die Lösung ERP-2-ZUGFeRD. Darüber hinaus bieten verschiedene Dienstleister die Entgegennahme von digitalen Rechnungen, die Umwandlung in das ZUGFeRD-Format und die Versendung an den Rechnungsempfänger an. Rechnungsversender die per ZUGFeRD Rechnungen versenden, sparen Porto, die aufwändige manuelle Postverarbeitung und bieten ihren Kunden einen komfortablen und modernen Service. Rechnungsempfänger profitieren hauptsächlich von ZUGFeRD, indem Zusatzprogramme die erhaltenen Rechnungen automatisch der weiteren Bearbeitung im Rechnungsworkflow oder der Buchung in der Finanzbuchhaltung zuführen. Auch für dieses Aufgabengebiet haben Dienstleister Angebote, die Rechnungen elektronisch empfangen, diese in das ZUGFeRD-Format wandeln und sie anschließend an den Rechnungsempfänger weiterleiten.

4 Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format Die ZUGFeRD-Lösungen der ekom21 Die ekom21, als zukunftsweisender kommunaler Dienstleister, bietet alle erforderlichen Software-Bausteine für die Arbeit mit ZUGFeRD an. Sie können sofort von der optimierten einfacheren Arbeitsweise mit ZUGFeRD profitieren: Rechnungsworkflow mit rw21 und ZUGFeRD Der bewährte Rechnungsworkflow rw21 wurde um die ZUGFeRD-Verarbeitung ergänzt. Rechnungen, die per in der Verwaltung eingehen, werden automatisch aus dem Rechnungspostfach (z.b. der Kommune oder des Landkreises abgeholt. Jede mit einer Rechnung startet einen Rechnungsworkflow in rw21. Bei ZUGFeRD- Rechnungen entfällt die komplette Datenerfassung der Rechnungsdaten Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Einzel- und Gesamtpreise usw. müssen nicht mehr manuell erfasst werden, sondern sind sofort beim Start des Workflows (fehlerfrei!) vorhanden. Vom Eingang der Rechnung per über die Anordnung bis zur Buchung und späteren Ablage in der E-Akte (elektronische Akte) bleibt der komplette Vorgang digital, flexibel und schnell. ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und im Workflowsystem weiterverarbeiten

5 ERP-2-ZUGFeRD Rechnungen (Bescheide) automatisch als ZUGFeRD- Rechnungen versenden Wenn Sie Ihre Kunden bereits heute in die Zukunft mitnehmen möchten und damit beweisen, dass Sie als moderne Verwaltung Ihren (Firmen-)Kunden Vorteile verschaffen, dokumentieren Sie dies durch Bescheide, die Sie als ZUGFeRD-Rechnungen versenden. ZUGFeRD Rechnungen (i.e. Bescheide) sind typischerweise nur für Firmen interessant. Welcher Bürger arbeitet schon mit einem Finanzbuchhaltungsprogramm? Dementsprechend bieten sich Bescheide im Bereich Grundbesitzabgabe oder Gewerbesteuer für die ZUGFeRD Übermittlung an. ekom21 liefert Rechnungen im ZUGFeRD Format Damit die Kommunen und Landkreise in Hessen bereits frühzeitig von ZUGFeRD profitieren können, versendet die ekom21 ihre Rechnungen zukünftig elektronisch per als ZUGFeRD-Rechnungen. Kunden der ekom21 die rw21 einsetzen profitieren damit sofort durch sichere und schnellere Verarbeitung des neuen Standards. ERP-2-ZUGFeRD wandelt Ihre Bescheide in das ZUGFeRD Format um und versendet diese Rechnungen automatisch an die definierte -Adresse des Empfängers. ekom21 versendet Rechnungen im ZUGFeRD-Format ZUGFeRD-Rechnungen automatisch erstellen und versenden

6 Sven Herbert Kunden- und Produktmanagement egovernment und Dokumentenmanagement ekom21 KGRZ Hessen Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Thomas Ellenberger Kunden- und Produktmanagement Finanz- und Rechnungswesen Produktmanagement und Fachunterstützung ekom21 KGRZ Hessen Knorrstraße Kassel KGRZ HESSEN Körperschaft des öffentlichen Rechts Sitz Gießen Geschäftsstelle Darmstadt Geschäftsstelle Kassel Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon: Telefax: Robert-Bosch-Straße Darmstadt Telefon: Telefax: Knorrstraße Kassel Telefon: Telefax: Stand: Mai 2015

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