Schnittstellen zum Großhandel (u.a. UGL, GAEB)

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1 Schnittstellen zum Großhandel (u.a. UGL, GAEB) Anwender-Dokumentation Stand: Telefon Hotline Personalwesen 04261/ Rechnungswesen 04261/ Branchen-Service 04261/ Mobilität & KDW Service 04261/ Fax 04261/

2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. Schnittstellen zum Großhandel Seite 2 / 20

3 Inhaltsverzeichnis 1. Dateiaustausch im Bestellwesen Allgemein Voraussetzungen für die Online-Übertragung... 4 Lieferanten-Zusatz-Online-Daten eingeben Voraussetzungen um Bestellwesen-Dateien als Mailanhang zu versenden Lieferanten-Zusatzdaten Durchführung der Online-Anfrage / Bestellung Preisvergleich für Anfragen Prüfen von Auftragsbestätigungen Durchführung der Rechnungsprüfung... 9 Rechnungsprüfung... 9 Rechnungsprüfung über UGL... 9 Belege bearbeiten Dateiaustausch im Preisspiegel Allgemein Voraussetzungen für die Online-Übertragung Durchführung der Online-Lieferantenausschreibung und Preisübernahme Online-Lieferantenausschreibung Preisübernahme Übersicht abweichender Positionen Dateiaustausch im Angebotswesen Angebotserfassung Einlesen von GAEB-Preisangeboten ins Angebotswesen Einlesen von UGL-Preisangeboten ins Angebotswesen PDS-UGL-Konverter Auswahlmöglichkeiten im Menü des PDS-UGL-Konverters Schnittstellen zum Großhandel Seite 3 / 20

4 1 Dateiaustausch im Bestellwesen 1. Dateiaustausch im Bestellwesen 1.1 Allgemein Über den Dateiaustausch ist die direkte Übertragung von Anfragen/Bestellungen bzw. Preisangeboten/Auftragsbestätigungen aus dem PDS-Bestellwesen an und vom Großhändler möglich. 1.2 Voraussetzungen für die Online-Übertragung Im PDS-Bestellwesen unter Stammdaten, Bestellschema im Bereich Ausgabe Datei/Online schlüsseln Sie das Feld AUSGABE DATEI/ONLINE auf JA. Durch diese Schlüsselung erfolgt die Ausgabe des Beleges in eine Datei, parallel zur Druckausgabe. Die Übertragung der Daten erfolgt nach dem Einzel-Beleg-Druck. Des Weiteren bedarf es einiger Schlüsselungen im Bestellwesen unter Stammdaten im Menüpunkt Lieferanten-Zusatzdaten. Sobald Sie sich dort auf dem Feld OK befinden, steht Ihnen die Taste [Zusatzdaten] zur Verfügung. Die Lieferanten-Zusatzdaten enthalten einen Auswahl-Punkt: Online-Zugriff. Sie erhalten bei der Anwahl das Eingabefenster: Lieferanten-Zusatz-Online-Daten. Lieferanten-Zusatz-Online-Daten eingeben Die eingegebenen Daten sind Voraussetzung für die korrekte Verbindung zum Großhändler- Rechner und den Datenfluss. So schlüsseln Sie die Lieferanten-Zusatz-Online-Daten 1. Feld ONLINE-ZUGRIFF Für den Datenaustausch können Sie die Domain (Internet-Adresse) oder die IP- Nummer des Lieferanten-Rechners hinterlegen. 0= kein Online/FTP Die Daten können nicht direkt übertragen werden, die Ausgabe lt. Schema- Schlüsselung z.b. per Mail jedoch möglich. Lesen Sie dazu bitte Voraussetzungen um Bestellwesen-Dateien als Mailanhang zu versenden. 2 = Eingabe Domain-Name oder IP-Nummer Direkter Zugriff auf den Lieferanten-Server über die IP-Nummer oder die Eingabe des Domain-Namens 2. Feld AUSWAHL MEDIUM Sie haben hier zwei Möglichkeiten, die Daten für den Austausch auszugeben. Schnittstellen zum Großhandel Seite 4 / 20

5 1 Dateiaustausch im Bestellwesen Entscheiden Sie, welches Medium von Ihrem Lieferanten unterstützt wird. Bei der Ausgabe auf FET/X ARBEITSPLATZ werden die Daten auf die Festplatte des Arbeitsplatzes ausgegeben. Die Auswahl FTP-ÜBERTRAGUNG ist für die direkte Übertragung an den Großhändler-Rechner. Werden beide Abfragen mit JA geschlüsselt, so erhalten Sie bei der Ausgabe eine Abfrage, welche Variante Sie durchführen möchten. 3. Feld BENUTZER-NAME Geben Sie hier den Benutzernamen (Login) ein, der Ihnen vom Großhändler mitgeteilt wurde. Erfolgt keine Angabe wird bei der Ausgabe der Bestellung oder Anfrage eine entsprechende Eingabe verlangt. 4. Feld BENUTZER-KENNUNG Geben Sie hier Ihre Benutzerkennung (Passwort) ein, die Ihnen vom Großhändler mitgeteilt wurde. Erfolgt keine Angabe wird bei der Ausgabe der Bestellung oder Anfrage eine entsprechende Eingabe verlangt. 5. Feld AUSGABE-PFAD Bitte wählen Sie, welcher Pfad für die Übertragung eingesetzt werden soll. Dieser Pfad ist die Adresse auf dem Großhändler-Rechner, der die Daten empfangen soll. 0 = Manuelle Eingabe des Pfades Der Pfad muss manuell eingegeben werden 1 = Pfad lt. GC-Gruppe für UGL Pfad wird automatisch gesetzt, besteht u.a. aus Firmen- und Kunden-Nummer 2 = Pfad lt. GFT Gesellschaft Fernmeldetechnik, datanorm.kom 6. Feld ABHOL-PFAD Bitte geben Sie hier den Pfad für die Abholung der Daten ein. Es handelt sich um den Pfad auf dem fremden Server für die Ausgabe bzw. Abholung der Auftragsbestätigung, des Preisangebotes oder der Rechnung. 0 = Manuelle Eingabe des Pfades Der Pfad muss manuell eingegeben werden 1 = Pfad lt. GC-Gruppe für UGL Pfad wird automatisch gesetzt, besteht u.a. aus Firmen- und Kunden-Nummer 2 = Pfad lt. GFT Gesellschaft Fernmeldetechnik, datanorm.kom 7. Feld FIRMEN-NUMMER Geben Sie hier die Nummern ein, die Sie von Ihrem Lieferanten (Bieter) für den Datenaustausch erhalten haben. 8. Feld KUNDEN-NUMMER Geben Sie hier die Nummern ein, die Sie von Ihrem Lieferanten (Bieter) für den Datenaustausch erhalten haben. Zurzeit sind diese Eingaben nur für die GC-Gruppe (UGL) mit 3 bzw. 6 Stellen relevant. 9. Feld AUSGABEART Geben Sie hier ein welche Datenaustauschform mit Ihrem Lieferanten vereinbart ist. Schnittstellen zum Großhandel Seite 5 / 20

6 1 Dateiaustausch im Bestellwesen 1.3 Voraussetzungen um Bestellwesen-Dateien als Mailanhang zu versenden Lieferanten-Zusatzdaten Falls Ihr Lieferant keinen FTP-Transfer unterstützt, können Sie im PDS-Programm folgende Einstellungen vornehmen und dann automatisch eine Mail absenden. So schlüsseln Sie die Sachbearbeiterdaten in den Lieferanten-Zusatzdaten: 1. Im Bestellwesen gibt es im Bereich Stammdaten die Lieferanten-Zusatzdaten. Hier können über die Taste [Zusatzdaten] die Sachbearbeiter des jeweiligen Lieferanten eingetragen werden. Zu den Sachbearbeitern muss die -Adresse eingetragen werden. 2. Des Weiteren entscheiden Sie sich bitte im SENDE-KZ für per Mail (Datei als Anhang). Wenn diese Einstellungen vorgenommen wurden und ein Online-Schema (lesen Sie dazu 1.2 Voraussetzungen für die Online-Übertragung ) genutzt wird, wird beispielsweise eine Bestellung zusätzlich zum PDF-Anhang auch als Datei-Anhang in der Mail an den Lieferanten-Sachbearbeiter geschickt. Das Dateiformat wird aus den Online-Daten zum Lieferanten bestimmt. Hinweis Um eine Kopie der ausgehenden Bestell/Anfrag s zu erhalten, füllen Sie bitte unter Funktionen (aus dem PDS-Menü) im Bereich Benutzer- Einstellungen / Kontaktdaten. Hier kann im Punkt 2. die EIGENE E- MAILADRESSE angegeben und im Punkt 3. KOPIE AN EIGENE ADRESSE Ja entschieden werden. 1.4 Durchführung der Online-Anfrage / Bestellung So führen Sie die Online-Anfrage/Bestellung durch 1. Erfassen Sie Ihre Anfrage/Bestellung wie gewohnt. Beachten Sie dabei bitte, dass in Ihrem Bestellschema im Bereich Ausgabe Datei/Online im Punkt 1 Ausgabe Datei/Online ein JA schlüsselt ist. 2. Nachdem der Druck-Vorgang durchlaufen wurde, erhalten Sie ein Auswahl-Fenster. Sie können dort zwischen FET/X Arbeitsplatz oder ftp-transfer wählen (je nach Auswahl in den Lieferanten-Zusatz-Online-Daten ). 3. Wählen Sie hier ftp-transfer aus um die Daten online übertragen zu können oder FET/X-Arbeitsplatz, wenn Sie die Dateien auf Ihrem PC gespeichert haben. 4. Sofern Sie in den Lieferanten Zusatzdaten keine Benutzerdaten wie Benutzer-Name und Benutzer-Kennung hinterlegt haben, werden Sie nun zur Eingabe dieser Daten aufgefordert. Schnittstellen zum Großhandel Seite 6 / 20

7 1 Dateiaustausch im Bestellwesen 1.5 Preisvergleich für Anfragen Auch den Preisvergleich können Sie aufgrund der per Datei zur Verfügung gestellten Preisangeboten der Großhändler bzw. Lieferanten durchführen. So führen Sie den Preisvergleich mittels Dateitransfer durch 1. Wählen Sie Bestellwesen, Anfrage/Bestellung, Preisvergleich für Anfragen und dort Preiserfassung aufgrund Anfragen 2. Legen Sie nun die Voreinstellungen fest. 3. Bestätigen Sie im nachfolgenden Fenster die Taste [Datenaustausch] und wählen eine der Austauscharten z.b. UGL Geben Sie den Lieferanten ein, für den Sie die Dateien einlesen möchten. 5. Sie erhalten ein Auswahl-Fenster. Dort können Sie zwischen FET/X-ARBEITSPLATZ oder FTP-TRANSFER wählen (je nach Schlüsselung in den Lieferanten-Zusatz- Online-Daten ). 6. Wählen Sie hier FTP-TRANSFER aus um die Daten online übertragen zu können oder FET/X-ARBEITSPLATZ, wenn Sie die Dateien auf Ihrem PC gespeichert haben. 7. Haben Sie FET/X-ARBEITSPLATZ gewählt, erhalten Sie nun ein Explorer-Fenster. Von hier können Sie die einzulesende Datei auswählen und übernehmen. 8. Haben Sie FTP-TRANSFER gewählt, werden nun die Daten vom ftp-server des Lieferanten geholt. Sofern Sie in den Lieferanten Zusatzdaten keine Benutzerdaten wie Benutzer-Name und Benutzer-Kennung hinterlegt haben, werden Sie nun zur Eingabe dieser Daten aufgefordert. Alle gefundenen Dateien werden jetzt tabellarisch dargestellt. Belege, die Rechnungsdaten enthalten, haben in der Spalte Typ einen Vermerk (enthält Rechnungsdaten) Hinweis Werden keine neuen Daten geholt, werden alle noch nicht verarbeiteten Rechnungen angezeigt bzw. die nachfolgende Tabelle bleibt leer. In der Tabelle haben Sie die Möglichkeit, durch Markieren einzelner oder mehrerer Dateien diese zu löschen. Die Dateien werden lediglich auf Ihrem Server gelöscht, nicht aber auf dem FTP-Server des Lieferanten und werden beim nächsten Download erneut herangezogen. Einmal herunter geladene Dateien werden nicht erneut heruntergeladen, sondern verbleiben auf dem PDS-Server, bis sie verarbeitet wurden. Es werden Ihnen immer nur die Dateien des aktuellen Downloads angezeigt. Um alle anderen Dateien ebenfalls zu betrachten, steht Ihnen die Taste [Alles anzeigen] zur Verfügung. Schnittstellen zum Großhandel Seite 7 / 20

8 1 Dateiaustausch im Bestellwesen Um eine Datei zu übernehmen, markieren Sie diese und bestätigen Sie mit [ENTER]. Nun erfolgt die Verarbeitung wie gewohnt. 1.6 Prüfen von Auftragsbestätigungen Das Programm Prüfen von Auftragsbestätigungen finden Sie im Bestellwesen unter Anfrage / Bestellungen. So führen Sie die Prüfung von Auftragsbestätigungen per Dateitransfer durch 1. Wählen Sie Bestellwesen, Anfrage/Bestellung und dort Prüfen von Auftragsbestätigungen. 2. Legen Sie nun die Voreinstellungen fest. 3. Bestätigen Sie im nachfolgenden Fenster die Taste [Datenaustausch] und wählen eine der Austauscharten aus. 4. Geben Sie den entsprechenden Lieferanten ein. 5. Sie erhalten ein Auswahl-Fenster. Dort können Sie zwischen FET/X-Arbeitsplatz oder ftp-transfer wählen (je nach Schlüsselung in den Lieferanten-Zusatz-Online-Daten ). 6. Wählen Sie hier FTP-TRANSFER aus um die Daten online übertragen zu können oder FET/X-ARBEITSPLATZ, wenn Sie die Dateien auf Ihrem PC gespeichert haben. 7. Haben Sie FET/X-ARBEITSPLATZ gewählt, erhalten Sie nun ein Explorer-Fenster. Von hier können Sie die einzulesende Datei auswählen und übernehmen. 8. Haben Sie FTP-TRANSFER gewählt, werden nun die Daten vom ftp-server des Lieferanten geholt. Sofern Sie in den Lieferanten-Zusatzdaten keine Benutzerdaten wie Benutzer-Name und Benutzer-Kennung hinterlegt haben, werden Sie nun zur Eingabe dieser Daten aufgefordert. Alle gefundenen Dateien werden jetzt tabellarisch dargestellt. Belege, die Rechnungsdaten enthalten, haben in der Spalte Typ einen Vermerk (enthält Rechnungsdaten). Hinweis Werden keine neuen Daten geholt, werden alle noch nicht verarbeiteten Rechnungen angezeigt bzw. die nachfolgende Tabelle bleibt leer. In der Tabelle haben Sie die Möglichkeit, durch Markieren einzelner oder mehrerer Dateien diese zu löschen. Die Dateien werden lediglich auf Ihrem Server gelöscht, nicht aber auf dem FTP-Server des Lieferanten und werden beim nächsten Download erneut herangezogen. Einmal herunter geladene Dateien werden nicht erneut heruntergeladen, sondern verbleiben auf dem PDS-Server, bis sie verarbeitet wurden. Es werden Ihnen immer nur die Dateien des aktuellen Downloads angezeigt. Um alle anderen Dateien ebenfalls zu betrachten, steht Ihnen die Taste [Alles anzeigen] zur Verfügung. Schnittstellen zum Großhandel Seite 8 / 20

9 1 Dateiaustausch im Bestellwesen Um eine Datei zu übernehmen, markieren Sie diese und bestätigen Sie mit [ENTER]. Nun erfolgt die Verarbeitung wie gewohnt. Hinweis Wenn Sie eine Bestellung telefonisch durchgeführt haben, können Sie trotzdem per Datentransfer die Auftragsbestätigung vom Lieferant einlesen. Dann wird automatisch eine interne Bestellung erzeugt. Dazu führen Sie den Datentransfer wie gewohnt durch und erfassen anschließend dazu einen neuen Beleg (ohne Bestellung). 1.7 Durchführung der Rechnungsprüfung Ebenso wie ein Austausch von Anfragen und Bestellungen ist es möglich auch Rechnungen im UGL-Format automatisch zu prüfen und zu verarbeiten. Den Belegtyp Rechnungen gibt es bisher nur in der Schnittstelle UGL 2.0 und UGL 4.0. Dafür stellt der Lieferant seine Rechnung im Dateiformat UGL zur Abholung bereit. Bitte klären Sie direkt mit Ihrem Lieferanten, ob diese Vorgehensweise möglich ist. Die Möglichkeit der Rechnungsprüfung mit Hilfe der UGL-Datei steht Ihnen in zwei Bereichen zur Verfügung: Rechnungsprüfung Rechnungsprüfung über UGL Rechnungsprüfung Wählen Sie das Programm Rechnungsprüfung an. Nach der Bestätigung der Vorlaufdaten können Sie die Taste [Datenaustausch] nutzen. Hier ist eine Einzelprüfung von Belegen möglich. Hinweis Wenn Sie eine Bestellung telefonisch durchgeführt haben, können Sie trotzdem per Datentransfer die Rechnung vom Lieferant einlesen. Dann wird automatisch eine interne Bestellung erzeugt. Dazu führen Sie den Datentransfer wie gewohnt durch und erfassen anschließend dazu einen neuen Beleg (ohne Bestellung). Rechnungsprüfung über UGL Im Programm Rechnungsprüfung über UGL haben Sie die Möglichkeit der Einzelprüfung genauso und zusätzlich eine schnelle Belegprüfung aller Belege. Schnittstellen zum Großhandel Seite 9 / 20

10 1 Dateiaustausch im Bestellwesen So wenden Sie das Programm Rechnungsprüfung über UGL an 1. Wie aus dem Programm Rechnungsprüfung gewohnt, gelangen Sie zunächst in die Vorlaufdaten um grundsätzliche Einstellungen vorzunehmen. Sind für Ihr Login bereits Standard-Vorlaufdaten gespeichert, gelangen Sie direkt in den Verarbeitungsbildschirm. Mit der Taste [zu Vorlaufdaten] können Sie von dort aus wieder zurück in die Vorlaufdaten wechseln. 2. Nach Eingabe und Bestätigung der Lieferantennummer entscheiden Sie, ob und welche Rechnungen abgeholt werden sollen. Hier ist eine Eingrenzung VON / BIS DATUM möglich. Gemäß dem bei diesem Lieferanten in den Zusatzdaten hinterlegten Abholpfad werden alle verfügbaren Rechnungsdateien abgeholt. 3. Sofern verschiedene Möglichkeiten vorhanden sind, müssen Sie nun den Datenträger auswählen, auf dem die Rechnungen des Lieferanten vorgehalten werden (Arbeitsplatz oder ftp). 4. Haben Sie FET/X-ARBEITSPLATZ gewählt, so wählen Sie nun den Ort aus, wo die Dateien gespeichert sind. Markieren Sie hier eine Datei und anschließend [Auswahl]. Alle Dateien werden nun tabellarisch dargestellt. 5. Haben Sie FTP-TRANSFER gewählt, so werden nun alle auf dem ftp-server des Lieferanten vorliegenden Dateien heruntergeladen. Alle gefundenen Dateien werden jetzt tabellarisch dargestellt. Belege, die Rechnungsdaten enthalten, haben in der Spalte Typ einen Vermerk (enthält Rechnungsdaten). Hinweis Werden keine neuen Daten geholt, werden alle noch nicht verarbeiteten Rechnungen angezeigt bzw. die nachfolgende Tabelle bleibt leer. In der Tabelle haben Sie die Möglichkeit, durch Markieren einzelner oder mehrerer Dateien diese zu löschen. Die Dateien werden lediglich auf Ihrem Server gelöscht, nicht aber auf dem FTP-Server des Lieferanten und werden beim nächsten Download erneut herangezogen. Einmal herunter geladene Dateien werden nicht erneut heruntergeladen, sondern verbleiben auf dem PDS-Server, bis sie verarbeitet wurden. Es werden Ihnen immer nur die Dateien des aktuellen Downloads angezeigt. Um alle anderen Dateien ebenfalls zu betrachten, steht Ihnen die Taste [Alles anzeigen] zur Verfügung. Um eine Datei zu übernehmen, markieren Sie diese und bestätigen Sie mit [ENTER]. Nun erfolgt die Verarbeitung wie gewohnt. Belege bearbeiten In der tabellarischen Darstellung können Sie die Belege mit Hilfe der angebotenen Funktionen bearbeiten. Schnittstellen zum Großhandel Seite 10 / 20

11 1 Dateiaustausch im Bestellwesen Taste [zurückstellen] Rechnungen, die erst später geprüft werden sollen, werden hiermit aus der Ansicht in der Liste entfernt. Bei erneuter Anwahl des Programms mit Auswahl des gleichen Lieferanten werden diese Rechnungen wieder angezeigt. Taste [Einzelbearbeitung] Das Programm zeigt bei Übereinstimmung die Gesamtsummen der gewählten Rechnung. Bei Abweichung bzw. auf Wunsch können Sie von hier aus direkt zu den enthaltenen Positionen wechseln, um diese einzeln zu bearbeiten/prüfen. Taste [Alle Belege prüfen] Alle Belege werden automatisch durch das Programm bearbeitet. Belege, in denen alle Angaben zum bisherigen Vorgang passen, werden automatisch verbucht. Belege, bei denen es Unstimmigkeiten gibt (z.b. fehlendes Fibu-Konto, Beleg wurde bereits verbucht usw.), werden nicht verbucht. Es erscheint ein Fehlerhinweis in der Spalte geprüft. Alle Infos zu diesem Buchungslauf finden Sie im Protokoll der Rechnungsprüfung, welches automatisch erstellt wird. Taste [Beleg löschen] Mit dieser Funktion können einzelne markierte Rechnung gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass diese Löschung nicht im Abholpfad des Lieferanten erfolgt. Stimmen Sie sich bitte mit dem Lieferanten ab, wann und von wem die Daten dort gelöscht werden, damit vorhandene Rechnungen nicht wiederholt abgeholt werden. Um ein erneutes Abholen von Rechnungen zu vermeiden, können Sie auch schon nach Auswahl des Lieferanten die Funktion zum Eingrenzen des Datums nutzen. Hinweis Wenn für telefonische Bestellungen nachträglich eine Bestellung im System erfasst wurde, kann diese jetzt manuell bei der Rechnungsprüfung per UGL dem Rechnungssatz zugeordnet werden. Eine entsprechende Abfrage erfolgt, wenn vom Programm kein Beleg automatisch zugeordnet werden kann. Schnittstellen zum Großhandel Seite 11 / 20

12 2 Dateiaustausch im Preisspiegel 2. Dateiaustausch im Preisspiegel 2.1 Allgemein Für den Preisspiegel kann über den Datenaustausch eine Ausschreibung an den Bieter (Lieferant) übertragen werden. Dieser erstellt ein Preisangebot, das er zurückschickt. Dieses Programm unterstützt die Schnittstellen UGL im Rahmen von UGL 2.0 auch UGL und über MWM-Primo - so wie Sie es im Angebotswesen nutzen - auch im Preisspiegel die GAEB-Austauscharten Preisanfrage und Preisangebot Voraussetzungen für die Online-Übertragung Abhängig von der internen Organisation des Lieferanten können die Daten online per FTP oder als Datei per übertragen werden. Bitte setzen Sie sich zur Klärung dieser Modalitäten mit dem gewünschten Großhändler in Verbindung. In den Bieterstammdaten müssen die beiden Felder AUSSCHREIBUNG und PREISÜBERNAHME auf die gewünschte Ausgabeart geschlüsselt werden. Im Folgenden finden Sie Erläuterungen zu den Ausgabearten. MWM-Primo-Schnittstelle GAEB Um diese Schnittstelle nutzen zu können, muss auf Ihrem Arbeitsplatz das FET-X- Zusatzmodul MWM-Primo installiert sein. Die Installation wird automatisch im Preisspiegel-Arbeitsprogramm gestartet, wenn MWM-Primo noch nicht vorhanden ist. Sie können die Installation auch separat vornehmen: Service-Programme PDS, FET-X Zusatzmodule, DIS-X, MWM-Primo. Bei der Ausgabe der Ausschreibung nach GAEB können Sie individuell entscheiden, ob die Datei nach GAEB90 oder GAEB2000 erstellt werden soll (über MWM-Primo). Dateien mit Endung D94/P94 = Preisangebot können mit und ohne Positionsnummer verarbeitet werden. Die Positionsnummer wird in diesen Dateien als OZ-Nr. = Ordnungszahl des Leistungsverzeichnisses bezeichnet. Wird die Preisanfrage aus dem PDS-Preisspiegel heraus als P93 erstellt, so enthält die Datei keine OZ-Nummern. Schickt der Lieferant nun diese Datei versehen mit Preisen zurück, so kann eine ordnungsgemäße Übernahme nur erfolgen, wenn die Anzahl oder Reihenfolge der Artikel nicht geändert wurde. Deshalb erscheint bei der Übernahme von GAEB2000-Dateien ohne OZ-Nummer ein entsprechender Hinweis. Erstellt der Lieferant eine Datei mit OZ-Nr., so ist eine eindeutige Identifizierung möglich. Bei der Ausgabe mit OZ-Nummer können pro Position außerdem mehrere Artikel verarbeitet werden. Es empfiehlt sich daher, die Preisanfrage beim Lieferanten mit Positionsnummer zu erstellen, z.b. per GAEB90. UGL-GC-Datenaustausch Bei der UGL-Übernahme wird die UGL-Version 2.0 und im Rahmen von UGL 2.0 auch die UGL-Version 4.0 unterstützt. Datanorm.Kom Des Weiteren haben Sie die Schnittstelle Datanorm.Kom im Angebot. Schnittstellen zum Großhandel Seite 12 / 20

13 2 Dateiaustausch im Preisspiegel Mit der Taste [Zusatzdaten] gelangen Sie in den Auswahl-Punkt: Online-Zugriff. Sie erhalten bei der Anwahl ein neues Eingabefenster für die Lieferanten-Zusatz-Online-Daten. Die hier einzugebenden Daten sind Voraussetzung für die korrekte Verbindung zum Großhändler-Rechner und den Datenfluss. So schlüsseln Sie die Lieferanten-Zusatz-Online-Daten 1. Feld ONLINE-ZUGRIFF Für die Übertragung von Anfragen/Preisangeboten können Sie die Domain (Internet- Adresse) oder die IP-Nummer des Lieferanten-Rechners hinterlegen. 0= kein Online/FTP Die Daten können nicht direkt übertragen werden, jedoch über den FET-X- Arbeitsplatz und dann per Mailanhang möglich. 2 = Eingabe Domain-Name oder IP-Nummer Direkter Zugriff auf den Lieferanten-Server über die IP-Nummer oder die Eingabe des Domain-Namens 2. Feld AUSWAHL MEDIUM Sie haben hier zwei Möglichkeiten, die Daten für den Austausch auszugeben. Entscheiden Sie, welches Medium von Ihrem Lieferanten unterstützt wird. Bei der Ausgabe auf FET/X ARBEITSPLATZ werden die Daten auf die Festplatte des Arbeitsplatzes ausgegeben. Die Auswahl FTP-ÜBERTRAGUNG ist für die direkte Übertragung an den Großhändler-Rechner. Werden beide Abfragen mit JA geschlüsselt, so erhalten Sie bei der Ausgabe eine Abfrage, welche Variante Sie durchführen möchten. 3. Feld BENUTZER-NAME Geben Sie hier den Benutzernamen (Login) ein, der Ihnen vom Großhändler mitgeteilt wurde. Erfolgt keine Angabe wird bei der Ausgabe einer Ausschreibung bzw. einer Anfrage eine entsprechende Eingabe verlangt. 4. Feld BENUTZER-KENNUNG Geben Sie hier Ihre Benutzerkennung (Passwort) ein, die Ihnen vom Großhändler mitgeteilt wurde. Erfolgt keine Angabe wird bei der Ausgabe der Bestellung oder Anfrage eine entsprechende Eingabe verlangt. 5. Feld AUSGABE-PFAD Bitte wählen Sie, welcher Pfad für die Übertragung eingesetzt werden soll. Dieser Pfad ist die Adresse auf dem Großhändler-Rechner, der die Daten empfangen soll. 0 = Manuelle Eingabe des Pfades Der Pfad muss manuell eingegeben werden 1 = Pfad lt. GC-Gruppe für UGL Pfad wird automatisch gesetzt, besteht u.a. aus Firmen- und Kunden-Nummer 2 = Pfad lt. GFT Gesellschaft Fernmeldetechnik, datanorm.kom Schnittstellen zum Großhandel Seite 13 / 20

14 2 Dateiaustausch im Preisspiegel 6. Feld ABHOL-PFAD Bitte geben Sie hier den Pfad für die Abholung der Daten ein. Es handelt sich um den Pfad auf dem fremden Server für die Ausgabe bzw. Abholung der Preisangebote. 0 = Manuelle Eingabe des Pfades Der Pfad muss manuell eingegeben werden 1 = Pfad lt. GC-Gruppe für UGL Pfad wird automatisch gesetzt, besteht u.a. aus Firmen- und Kunden-Nummer 2 = Pfad lt. GFT Gesellschaft Fernmeldetechnik, datanorm.kom 7. Feld FIRMEN-NUMMER Geben Sie hier die Nummern ein, die Sie von Ihrem Lieferanten (Bieter) für den Datenaustausch erhalten haben. 8. Feld KUNDEN-NUMMER Geben Sie hier die Nummern ein, die Sie von Ihrem Lieferanten (Bieter) für den Datenaustausch erhalten haben. Zurzeit sind diese Eingaben nur für die GC-Gruppe (UGL) mit 3 bzw. 6 Stellen relevant. 9. Feld AUSGABEART Entscheiden Sie hier, wie die Ausgabe für den Lieferanten erfolgen soll. Schnittstellen zum Großhandel Seite 14 / 20

15 2 Dateiaustausch im Preisspiegel 2.2 Durchführung der Online-Lieferantenausschreibung und Preisübernahme Online-Lieferantenausschreibung So führen Sie die Online-Lieferantenausschreibung durch: 1. Erfassen Sie Ihre Lieferantenausschreibung wie gewohnt. 2. Im Schema der Lieferanten-Ausschreibung muss bei Drucken/Ausgabe MIT DATEIAUSGABE? JA geschlüsselt werden. 3. Nachdem der Druck-Vorgang durchlaufen wurde, erhalten Sie ein Auswahl-Fenster. Sie können dort zwischen FET/X-ARBEITSPLATZ oder FTP-TRANSFER wählen, je nach Schlüsselung in den Bieter-Zusatzdaten. 4. Wählen Sie hier FTP-TRANSFER aus um die Daten online übertragen zu können oder FET/X-ARBEITSPLATZ, wenn Sie die Dateien auf Ihrem PC speichern möchten. 5. Bei Ausgabe auf den ftp-server bestätigen Sie nun die im Fenster vorgeschlagenen Daten aus den Bieter-Zusatzdaten oder tragen ggf. die entsprechenden Daten ein. Nach Bestätigung bei EINGABEN OK wird die Datei mit der Ausschreibung übertragen. Über die Taste [Abbruch] können Sie die Übertragung abbrechen. Hinweis Falls Sie die Austauschart GAEB nutzen, öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie zwischen GAEB90 und GAEB2000 wählen können. Anschließend werden die erforderlichen Daten für die Ausgabe in einem weiteren Bildschirm abgefragt Preisübernahme So führen Sie je nach Austauschart eine Online-Preisübernahme durch: 1. Die Arbeitsschritte unterscheiden sich zunächst, je nach verwendeter Schnittstelle MWM-Primo-Schnittstelle (GAEB) Im Fenster Auswahl MWM wählen Sie zunächst MWM-Primo starten (LV-Datei einlesen). Wie im Angebotswesen öffnen Sie dann im MWM-Fenster die Datei z.b. auf Ihrem Arbeitsplatz. Nach Export der Daten nach PDS und Schließen des MWM-Fensters wählen Sie MWM Daten in PDS übernehmen. Anschließend werden zunächst Info-Daten zur Übernahme angezeigt. Nach Bestätigung erfolgt die automatische Übernahme. Enthält eine GAEB2000-Datei mehr Preise als Positionen in der Ausschreibung vorhanden sind, so werden diese der letzten Position zugeordnet. Eine Kontrolle der letzten Position ist deshalb zu empfehlen (Taste [Letzte Seite]). Schnittstellen zum Großhandel Seite 15 / 20

16 2 Dateiaustausch im Preisspiegel UGL-GC-Datenaustausch / Datanorm.kom Bei Auswahlmedium FET/X-Arbeitsplatz öffnet sich das PDS-Explorerfenster und Sie können die gewünschte Datei auswählen. Bei Auswahlmedium FTP-Übertragung wird ggf. Benutzer-Name und Kennung abgefragt, ansonsten startet die Online-Übertragung ohne weitere Abfrage automatisch. Wurden bei Auswahlmedium FET/X-Arbeitsplatz JA und FTP-Übertragung JA geschlüsselt, so erhalten Sie zunächst eine Auswahlmöglichkeit. Die Übernahme einer UGL-Datei wird protokolliert, sie finden dort zusätzliche Positionen mit dem Vermerk Fehler. 2. Nachdem Sie die Ausschreibung und den Bieter ausgewählt, sowie das Eingangsdatum festgelegt haben, können Sie noch weitere Entscheidungen treffen. Die Preisdaten werden anschließend automatisch in das Angebot dieses Bieters eingetragen. 3. Wenn alternative Positionen übertragen werden, sind diese ebenfalls über [Funktionen] und [Positionen erfassen/ zuordnen] sichtbar. Die nicht relevante Position muss hier nun gelöscht werden. Hinweis Über GAEB2000 (Dateien mit Endung D94 oder P94) und über UGL können Texte, Preise und Mengen ausgegeben werden. Die vom Lieferanten angebotenen Artikel werden als zugeordnet gespeichert. Auf dem Bildschirm erscheint der Hinweis: ** Position(en) zugeordnet ** Die Anzeige der zugeordneten Artikel ist über die Taste [zugeordnete Pos.] direkt erreichbar. Wird vom Bieter eine zusammengesetzte Position ( Jumbo") übertragen, erscheinen in dieser Anzeige auch die Teilpositionen ( Unterpositionen ). Enthält der Positionsstamm für den Lieferanten einen Artikel mit der ausgegebenen Bestellnummer, wird der Positionsname dort automatisch eingetragen. Die Bestellnummer ist in der Anzeige der zugeordneten Artikel sichtbar. Werden in einer GAEB2000-Datei mehrere Artikel pro Position ausgegeben, so wird bei der Übernahme automatisch eine Jumbo-Position mit Unterpositionen erzeugt. 2.3 Übersicht abweichender Positionen In den Arbeitsprogrammen können Sie über die Übersicht abweichender Pos. alle Positionen ausdrucken lassen, die von der Original-Ausschreibung abweichen. Dies ist immer dann der Fall, wenn z.b. Positionen durch andere Positionen des Bieters (Lieferanten) ersetzt wurden. Nach der Zuschlagsvergabe an den Bieter können die Daten nun in das Angebot übernommen werden. Schnittstellen zum Großhandel Seite 16 / 20

17 3 Dateiaustausch im Angebotswesen 3. Dateiaustausch im Angebotswesen 3.1 Angebotserfassung Sie haben im Angebot zwei Möglichkeiten Preisangebote vom Großhändler einzulesen. Entweder Sie nutzen den PDS-UGL-Konverter und lesen UGL 2.0-Preisangebote - und in diesem Rahmen auch UGL 4.0-Preisangebote - ein oder Sie lesen über MWM-Primo ein GAEB-Preisangebot (D94/P94) ein Einlesen von GAEB-Preisangeboten ins Angebotswesen Wenn in der GAEB2000-Datei OZ-Nr. = Positionsnummern enthalten sind, dann werden die dementsprechenden Positionen zugeordnet und Menge, Kurztext, und Preise aus der Datei in die Angebotspositionen übernommen. Bei Zusammengesetzten Positionen bleiben die Teilpositionen erhalten, so dass eine Abweichung der gerechneten Preise zu den gespeicherten Preisen entstehen kann. Artikel, deren OZ-Nr. im Angebot nicht vorhanden ist, werden automatisch angehängt. Per Notiz erhalten Sie eine Auflistung der betreffenden Artikel. Artikel, deren OZ-Nr. im Angebot nicht vorhanden ist, werden automatisch angehängt. Hier erhalten Sie ebenfalls per Notiz eine Auflistung der betreffenden Artikel. Einlesen eines GAEB-Preisangebots vom Lieferanten (D94 oder P94) 1. Zur Übernahme einer solchen Datei wählen Sie in der Angebotserfassung im Bereich Druck/Datenaustausch den Auswahlpunkt Übernahme/Ausgabe Ang.. 2. Mit MWM-Primo starten wird die Datei eingelesen und mit MWM/UGL-Daten in PDS übernehmen erfolgt die Übernahme in das Angebot Einlesen von UGL-Preisangeboten ins Angebotswesen PDS-UGL-Konverter Die UGL-Schnittstelle können Sie auch in der Angebotserfassung nutzen. Insbesondere bei kleineren Stücklisten, die Sie z.b. im Online-Bereich der GC-Gruppe zur Verfügung gestellt bekommen. Der PDS-UGL-Konverter ermöglicht es, UGL-Dateien (2.0 und 4.0) vom Großhändler in eine für die PDS-Kalkulation lesbare Datei umzuwandeln und einzulesen. Schnittstellen zum Großhandel Seite 17 / 20

18 3 Dateiaustausch im Angebotswesen So installieren Sie das Arbeitsplatzmodul UGL-Konverter: Zur Installation des PDS-UGL-Konverters wählen Sie bitte unter ServiceProgramme (PDS), FET-Zusatzmodule, DISxx den Menüpunkt UGL-Konverter an. Das Setup des Arbeitsplatzmoduls startet nun automatisch. Befolgen Sie die Anweisung des Installationsprogramms. So spielen Sie UGL-Dateien ins Angebotswesen ein: Speichern Sie die UGL-Datei des Großhändlers auf Ihrem Arbeitsplatz. Sie haben nun zwei Möglichkeiten: Sie spielen die Datei in ein bestehendes Angebot ohne Ebenen (also z.b. ohne Gewerk, Titel usw.) ein oder Sie legen ein ganz neues Angebot an. Beim Neuanlegen eines Angebots gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor: 1. Wählen Sie das Programm Angebotsbearbeitung an und geben eine neue Angebotsnummer ein. 2. In der Abfrage Verdoppeln aus Angebot benutzen Sie die Taste [Datenübernahme]. 3. Es erscheint ein Auswahlmenü. Wählen Sie den Punkt UGL-Stückliste in PDS konvertieren. 4. Danach öffnet sich der PDS-UGL-Konverter. Klicken Sie auf den Button [UGL-Datei öffnen und konvertieren]. Sie erhalten ein Dateiauswahlfenster. Hier wechseln Sie zu der einzuspielenden UGL-Datei, markieren diese und bestätigen mit [Öffnen]. 5. Je nach Auswahl im Menü Einstellung erhalten Sie nach der Konvertierung ein kurzes Protokoll. Beenden Sie das Protokoll mit der Taste [OK]. 6. Wählen Sie nun im Angebot den Menüpunkt MWM/UGL-Daten in PDS übernehmen. Danach ist der Ablauf genauso wie beim Einlesen von MWM-Dateien. Achtung! In der UGL-Datei stehen Rabatte, Brutto- und Nettopreise. In die Angebotsbearbeitung wird nur der Nettopreis eingelesen. Weitere Preisinformationen erhalten Sie nur aus dem Protokoll der Konvertierung! Hinweis Bei der Übernahme von UGL-Stücklisten in bestehende PDS-Angebote beachten Sie bitte, dass das Angebot keine Ebenen enthalten (also kein Los, Titel, Gewerk usw.) darf. Möchten Sie die Stückliste in ein bestehendes Angebot mit Ebenen einfügen, so spielen Sie die Stückliste zuerst in ein neues Angebot ein. Nutzen Sie nun die Funktion [Verdoppeln] um die Positionen zu kopieren. Um die UGL- Stückliste in ein bestehendes Angebot (ohne Ebenen) einzuspielen, wählen Sie in der Angebotsbearbeitung bitte den Punkt Übernahme-/Ausgabe-Ang. an. Dort entspricht die weitere Vorgehensweise dann der Beschreibung ab Punkt 4.. Schnittstellen zum Großhandel Seite 18 / 20

19 3 Dateiaustausch im Angebotswesen Auswahlmöglichkeiten im Menü des PDS-UGL-Konverters Alle durchgeführten Änderungen im Menü bleiben bis zur nächsten Änderung erhalten. Schnittstellen zum Großhandel Seite 19 / 20

20 Index Index Angebotserfassung Einlesen von UGL-Stücklisten... 19, 20 Angebotswesen PDS-UGL-Konverter UGL-Dateien einspielen Auftragsbestätigungen prüfen... 8 Bestellwesen... 4 Auftragsbestätigungen prüfen... 8 Online-Anfrage / Bestellung... 6 Online-Übertragung... 4 Preisvergleich für Anfragen... 7 Rechnungsprüfung... 9 Lieferanten-Zusatz-Online-Daten eingeben... 4 Online-Anfrage / Bestellung... 6 Online-Lieferantenausschreibung und Preisübernahme PDS-UGL-Konverter Preisspiegel Lieferanten-Zusatz-Online-Daten Online-Lieferantenausschreibung und Preisübernahme Online-Übertragung Übersicht abweichender Positionen Preisübernahme online Preisvergleich für Anfragen... 7 Rechnungsprüfung... 9 Belege bearbeiten Schnittstellen zum Großhandel Seite 20 / 20