Leistungsbeschreibung

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1 Az: ZVS-2014/12 - Anlage 1 - Leistungsbeschreibung 1 Vorbemerkung Das ZBFS-Integrationsamt betreibt im Rahmen der gesetzlich vorgesehenen Aufklärungsmaßnahmen Öffentlichkeitsarbeit, zu der auch die Präsenz auf den Messen ConSozial und Werkstättenmesse zählt. Hierfür hat das ZBFS-Integrationsamt einen eigenen Messestand. Auf den genannten Messen ist der Messestand des ZBFS- Integrationsamtes ein Anlaufpunkt für schwerbehinderte Menschen, Arbeitgeber und sonstige Institutionen, die in der Behindertenarbeit tätig sind, um sich über das Angebot des Integrationsamtes informieren zu lassen. Letztendlich sollen die vermittelten Informationen helfen, schwerbehinderte Menschen in Arbeit zu bringen bzw. Arbeitsplätze für schwerbehinderte Menschen zu erhalten. 2 Gegenstand der Vergabe Das ZBFS-Integrationsamt vergibt Leistungen zur Betreuung seines Messestandes und seines Messeauftritts für den Zeitraum vom 1. Januar 2015 bis 31. Dezember Für die Kalenderjahre 2017 und 2018 besteht jeweils eine Verlängerungsoption um ein Jahr. Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer spätestens zum 1. Oktober 2016 bzw. ggf. zum 1. Oktober 2017 darüber informieren, ob die Verlängerungsoption für das nächste Kalenderjahr ausgeübt wird. 3 Vorhabensbeschreibung 3.1 Auftrag im Allgemeinen Der Auftrag umfasst die Betreuung des Messestandes und des Messeauftritts bei den Messen ConSozial und Werkstättenmesse. Folgende Termine für diese Veranstaltungen sind bereits veröffentlicht: Werkstättenmesse 2015: 12. bis 15. März 2015 ConSozial 2015: 21. bis 22. Oktober 2015 ConSozial 2016: 26. bis 27. Oktober 2016 Seite 1 von 6

2 Die weiteren Termine entsprechen diesen voraussichtlich in etwa hinsichtlich Lage und Dauer. Das bedeutet, dass im Jahr 2016 etwa im März noch eine Werkstättenmesse stattfinden wird. In den Jahren 2015 und 2016 sind also insgesamt vier Messeauftritte zu bedienen, in den Jahren 2017 und 2018 jeweils zwei Messeauftritte. Der Auftrag gliedert sich in die Lagerung und Organisation der Instandhaltung des Messestandes, die Organisation des Messeauftritts mit Transport des Messestandes zum und vom Messeort, den Auf- und Abbau des Messestandes sowie die Betreuung während des Messeauftritts. Die Vergabe umfasst den Zeitraum vom 1. Januar 2015 bis 31. Dezember 2016 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption jeweils für die Kalenderjahre 2017 und Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer spätestens zum 1. Oktober 2016 bzw. ggf. zum 1. Oktober 2017 darüber informieren, ob die Verlängerungsoption für das nächste Kalenderjahr ausgeübt wird. Die im Zusammenhang mit den zu erbringenden Leistungen auftretenden Aufwände und Kosten trägt der Auftragnehmer, es sei denn, es ist ausdrücklich im Folgenden die Kostenübernahme durch den Auftraggeber vermerkt. 3.2 Vorhaben im Einzelnen Das ZBFS-Integrationsamt tritt als Aussteller bei den Messen ConSozial und Werkstättenmesse, beide organisiert von der Messe Nürnberg, auf. Dazu hat das ZBFS-Integrationsamt einen eigenen Messestand, der derzeit bei einer Spedition in Würzburg eingelagert ist. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Funktionalität des Messestandes, für den Transport zu den Messen nach Nürnberg und wieder zurück sowie für Auf- und Abbau des Messestandes. Die mit dem Messeauftritt verbundenen Vor- und Nacharbeiten übernimmt der Auftragnehmer. Außerdem sorgt der Auftragnehmer für die Betreuung während des Messeauftritts (s.u.). Der Messestand setzt sich gegenwärtig aus einem alten Messestand mit Küche sowie einem neuen Messestand zusammen. Der Messestand kann damit in verschiedenen Variationen aufgebaut werden, was durch den Auftragnehmer in Absprache Seite 2 von 6

3 mit dem Auftraggeber erfolgt. Die Wandelemente entstammen dem Messebausystem Advantec der MERO-TSK International GmbH & Co. KG Würzburg Lagerung und Organisation der Instandhaltung des Messestandes Derzeit ist der Messestand bei einer Spedition in Würzburg eingelagert. Der künftige Lagerort kann vom Auftragnehmer in Absprache mit dem ZBFS-Integrationsamt festgelegt werden. Der Lagerort sollte sich innerhalb Bayerns befinden. Soweit der Auftragnehmer beabsichtigt, den Messestand bspw. in einer Spedition einzulagern, trägt er hierfür die entstehenden Kosten. Die Lagerung hat fachgerecht zu erfolgen, insbesondere dürfen Messestand bzw. die Verpackungseinheiten nicht Feuchtigkeit oder Nässe ausgesetzt sein. Der Messestand ist in insgesamt zehn Verpackungseinheiten untergebracht, die insgesamt ca. 37 Raummeter in Anspruch nehmen. Messestand und Verpackungseinheiten haben insgesamt ein Gewicht von ca Kilogramm. Auf die genauere Aufstellung in der Anlage Messestand Verpackungseinheiten wird Bezug genommen. Die Bestandteile des alten und des neuen Messestandes sind im Wesentlichen in den Anlagen Messestand Elemente alter Messestand und Messestand Elemente neuer Messestand aufgelistet. Im Rahmen der Instandhaltung ist der Auftragnehmer für die Wartung und die Funktionalität des Messestandes verantwortlich. Hierfür anfallende Kosten, wie etwa aufzuwendende Arbeitszeiten u.ä., trägt der Auftragnehmer. Reparaturen und Ersatzbeschaffungen erfolgen nur nach Absprache mit dem Auftraggeber. Infolgedessen anfallende Kosten von Dritten trägt der Auftraggeber Organisation des Messeauftritts Vorbereitung des Messeauftritts Der Auftragnehmer erledigt die für den Messeauftritt notwendigen Anmeldungen und Antragstellungen bei der Messegesellschaft bzw. bei Dritten. Dazu notwendige Unterlagen werden im Regelfall von der Messegesellschaft zur Verfügung gestellt und sind zu verwenden. Seite 3 von 6

4 Zu den hier anfallenden Aufgaben gehören insbesondere: - Erstellen einer Planskizze bzgl. konkreter Ausgestaltung des Messestandes in Absprache mit dem Auftraggeber unter Beachtung der Vorgaben der Messegesellschaft - Anmeldung bei der Messegesellschaft - Beantragung der Anschlüsse für Strom, Wasser, Abwasser, Telefon, Internet - Beantragung zusätzlicher Ausstellerausweise - Einreichen von Plänen/Skizzen - Anmietung von sonstige Ausstattungsgegenständen in Absprache mit dem Auftraggeber - Kauf eines von der Messegesellschaft zugelassenen Bodenbelags für den Messestand (im Regelfall Teppichboden) Die Miete für die Standfläche, die Kosten für die erforderlichen Versorgungsanschlüsse, die Kosten für die dabei anfallenden Verbrauche und die Miete für sonstige Ausstattungsgegenstände trägt der Auftraggeber, der unmittelbar mit dem jeweiligen Dienstleister abrechnet. Die Kosten für den Bodenbelag trägt der Auftragnehmer Transport des Messestandes Der Messestand bei den Messeauftritten setzt sich aus Bestandteilen des alten Messestandes und des neuen Messestandes zusammen (dies wird bei noch näher beschrieben). Die für den Messeauftritt erforderlichen Verpackungseinheiten samt Inhalt sind durch den Auftragnehmer vom Lagerort in Würzburg (bzw. vom einem künftigen neuen Lagerort) zum Messeort nach Nürnberg hin und nach der Messe wieder zurück zu transportieren. Der Auftragnehmer erledigt in diesem Zusammenhang das Ein- und Auslagern, das Be- und Entladen, den eigentlichen Transport und alle damit zusammenhängenden evtl. anfallenden Verwaltungstätigkeiten/Formalitäten. Der Transport ist fachgerecht vorzunehmen, insbesondere dürfen Messestand bzw. die Verpackungseinheiten nicht Feuchtigkeit oder Nässe ausgesetzt sein. Erforderliche Fahrzeuge (Stapler, LKW) stellt der Auftragnehmer. Erfahrungsgemäß ist von einem Ladeflächenbedarf von ca. sieben bis neun Lademeter auszugehen. Seite 4 von 6

5 Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die Vollständigkeit des zu transportierenden Materials, das für den Messeauftritt notwendig ist. Bei Abweichungen oder Problemen ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren Auf- und Abbau des Messestandes Aufbau und Inbetriebnahme des Messestandes Für den Messeauftritt bei der Werkstättenmesse und der ConSozial werden die Wandelemente des neuen Messestandes und Einzelteile des alten Messestandes (Theken, Stühle, Tische, Küchenbedarf) verwendet. Der Messestand hat eine Grundfläche bei der Werkstättenmesse von ca. 40 qm und bei der ConSozial von ca. 60 qm. Bezüglich des Aufbaus des Messestands wird auf die Fotos und Skizzen (siehe Anlagen 6 bis 9) aufmerksam gemacht. Zur Klarstellung wird darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber Kosten für Leistungen der Messegesellschaft oder der Servicepartner der Messegesellschaft, die der Auftragnehmer zum Beispiel bei Auf- oder Abbau des Messestandes oder für Lagerzwecke in Anspruch nimmt, nicht trägt. Unter Einhaltung der Vorgaben der Messegesellschaft verlegt der Auftragnehmer den Bodenbelag und baut den Messestand bis zur vollen Funktionalität auf. Dazu gehören auch folgende Arbeiten: - Funktionsfähige Herstellung der Anschlüsse für Strom, Wasser, Abwasser, Internet usw. - Einrichten und Inbetriebnahme der Küche (Kaffeemaschine/Kaffeevollautomat, Tassen, Geschirr, Besteck) - Transport von Informations-/Werbematerialien und der technischen Ausstattung von den Dienststellen des Auftraggebers in Bayreuth und in Nürnberg zum Messeort - Funktionsfähige Installation der technischen Ausstattung (Mediageräte wie Bildschirme, PC, Router) - Bestücken des Messestandes mit den Informations- und Werbematerialien - Ordnungsgemäße Zwischenlagerung der Verpackungseinheiten nach den Vorgaben der Messegesellschaft - Übergabe an den Auftraggeber Seite 5 von 6

6 Abbau des Messestandes Der Auftragnehmer erledigt sämtliche Arbeiten, die mit der Räumung des Messestandes nach Beendigung der Messe in Zusammenhang stehen. Zu diesen Arbeiten zählen insbesondere: o Übernahme des Messestands sofort nach Beendigung der Messe o Rückgabe der gemieteten sonstigen Ausstattungsgegenstände o Rücktransport der Informations-/Werbematerialien sowie der technischen Ausstattung des Auftraggebers zur Dienststelle des Auftraggebers in Nürnberg o Reinigung des gesamten Messestandes (Wände, alle sonstigen Elemente, Poster, Plakatwände) o Ordnungsgemäßes Entsorgen von Abfällen o Ordnungsgemäßer Abbau und Verpacken des Messestandes in die Verpackungseinheiten, so dass Transportfähigkeit vorliegt o Abwicklungsarbeiten mit der Messegesellschaft Betreuung während des Messeauftritts Der Auftragnehmer erbringt während des Messeauftritts des Auftraggebers folgende Leistungen: - Bereitschaftsdienst/persönliche Verfügbarkeit für Notfälle während der gesamten Messedauer - Kleines Catering, d.h. tägliches Bestücken des Messestandes mit frischem Obst (Äpfel, Weintrauben) und frischem Knabbergebäck, Kaffee, Milch, Zucker, Mineralwasser in Absprache mit dem Auftraggeber (die nachgewiesenen Kosten erstattet der Auftraggeber dem Auftragnehmer gesondert) - Reinigung des Messestands jeden Abend und bei Bedarf - Reinigung der Küche, des Geschirrs und des Bestecks usw. jeden Abend - Zur Sicherung gegen Diebstahl abends Abbau der technischen Ausstattung (wie Bildschirme, PC usw. ), morgens Wiederaufbau; Aufbewahrung in der abgeschlossenen Küche - Vorbereitung und Sicherstellung der vollen Funktionalität des Messestandes für den Messetag Seite 6 von 6

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